CONTROL FINANCIERO Y CONTABLE DE LOS

CRDITOS DE BANCA MULTILATERAL

PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA, TECNOLGICA
Y FINANCIERA
SUBPROCESO: GESTIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
DEL RECURSO FINANCIERO

Versin: 4.0
Fecha: 23/04/2015
Cdigo: GF-P-07

1. OBJETIVO:
Gestionar, controlar, hacer seguimiento a la ejecucin de los recursos otorgados por los
Organismos de Banca Multilateral y realizar el pago de los montos adeudados en desarrollo de los
compromisos financieros adquiridos que permitan conocer en forma oportuna y veraz el nivel de
ejecucin y el cumplimiento de las tareas encomendadas, mediante el registro de las operaciones
y su presentacin a travs de informes intermedios y emisin de estados financieros.
2. ALCANCE:
Inicia el procedimiento con la recepcin de los documentos establecidos como requisitos para
solicitar el trmite y termina con el pago y/ o amortizacin del anticipo (agentes cooperantes),
las legalizaciones de gastos ante el prestatario, la elaboracin de los informes financieros
requeridos por el mismo y el archivo de los documentos soportes.
Aplica para los programas financiados con recursos de la banca multilateral que son ejecutados
por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio; y para las cooperaciones internacionales a los
programas del MVCT.
3. PARTICIPAN:
Todos los funcionarios y contratistas del MVCT y FONVIVIENDA
Entidades Externas, (Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Agentes Cooperantes y
Organismos de la Banca Multilateral).
4. DEFINICIONES:
Banca Multilateral: Entidades del orden internacional que financian el presupuesto nacional a
travs de crditos externos especficos (Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Mundial).
Cooperacin internacional: Ayuda voluntaria de un pas, estado, gobierno local, ONG o una
entidad Internacional a una poblacin (beneficiaria) de otro. Esta poblacin puede recibir la
colaboracin directamente o bien a travs de su estado, gobierno local; entre otros.
Cuenta Especial: Cuenta corriente en el Banco de la Repblica para el manejo del crdito
externo.
Fuente Especfica: Son los recursos que tienen como origen crdito o donacin externa.
Fuente Ordinaria: Son los recursos que tienen como origen los ingresos corrientes de la
nacin.
Orden de Pago: Formato requerido para el trmite de las diferentes obligaciones, el cual sirve
para el control de las actividades realizadas por cada uno de los responsables del proceso de
pagos.
5. GLOSARIOS:
SIIF: Sistema Integrado de Informacin Financiera de la Nacin.
DTN: Direccin Nacional del Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

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6. NORMATIVA
Resolucin 355 de septiembre de 2007 Adopcin del Plan General de Contabilidad Pblica
PGCP.
Ley 1437 de Enero 18 del 2011, Cdigo de Procedimiento Administrativo.
Decreto 1510 de 2013
Ley 1150 de 2007 articulo 20
De carcter especfico:

Contrato de emprstito con la banca multilateral.

Manual Operativo de cada programa.
Manual de Desembolsos del Banco Mundial.
Instructivo de reportes financieros del Banco Mundial.
OP 273-2 Poltica de Gestin Financiera Para Proyectos financiados por el BID
OP 274-2 Gua de Operacin Financiera para Proyectos Financiados por el BID
Gua de Desembolsos del BID
Poltica de adquisiciones BID GN 2349-9 Y GN 2350-9
Gua operacional de adquisiciones OP 272-2
Trminos de referencia para la contratacin de la auditora

7. POLTICAS DE OPERACIN:
La responsabilidad frente al presente procedimiento aplica de acuerdo a la actividad propia del
funcionario o contratista del subgrupo de contabilidad.
Los beneficiarios del pago son responsables frente a las autoridades competentes en lo que se
refiere a sus obligaciones fiscales, contractuales y las dems que llegaren a presentarse.
La solicitud de pago debe contener los documentos seleccionados en la lista de chequeo GF-F05 Lista de chequeo para aplicar a las solicitudes de pago.
8. RIESGOS:

Prdida de documentos en el MVCT y en los agentes cooperantes.

Prdida de comunicacin electrnica con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Error en la afectacin del Registro Presupuestal.
Error en la afectacin fuentes de financiacin.
Error en la afectacin del Crdito, (Contrato de Prstamo Banca Multilateral).
Acceso no autorizado al Sistema y/o Equipos de Cmputo.
Incumplimiento en las fechas de Pago.
Falta de recursos disponibles en las cuentas especiales.
Omisin en la aplicacin de los descuentos tributarios.
Ver mapa de riesgos

9. MEDIDAS DE CONTROL:
La lista de chequeo y orden de pago o transferencia, deben ser legibles, claras y sin tachones ni
enmendaduras.
Verificar que al radicar la solicitud de pago se entreguen los documentos soportes conforme a la
lista de chequeo formato GF-F-05 Lista de chequeo para aplicar a las solicitudes de pago.
Verificar que el cheque y transferencia electrnica por realizar correspondan al beneficiario,
monto y cuenta
solicitada.

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Cumplir con las reglas de seguridad establecidas para el uso de las herramientas informticas
Software Financiero. (Ver manual de Tesorera)
Verificar que los datos registrados en el Software Financiero sean los correspondientes a los
documentos soportes y la orden de pago.
Verificar que los pagos afectados en la asignacin interna, correspondan al programa.
10. CONTENIDO:
DESCRIPCIN

RESPONSABL
E /PROCESO

PUNTO DE
CONTROL

OBSERVACIONES

Revisa
la
informacin
y
documentos entregados por
Profesional
entes externos e internos,
Contabilidad /
verificando que se encuentren
Subdireccin de
dentro de los parmetros
Finanzas y
establecidos en el contrato de
Presupuesto.
prstamo y/o convenio de
cooperacin.

Soportes
entregados
por
los
administradores
de recursos
y
encargos
fiduciarios.

Revisa
en
la
asignacin
Profesional
interna del SIIF, asignada al
Contabilidad /
proyecto,
los
registros
Subdireccin de
automticos (pagos directos
Finanzas y
realizados a travs de la
Presupuesto.
tesorera).

Plan
de
contratacin y/o rdenes de pago emitidas
adquisiciones del por el MVCT.
programa.

Profesional
Realiza los registros contables
Contabilidad /
en la asignacin interna del
Subdireccin de
programa
en
el
sistema
Finanzas y
financiero SIIF.
Presupuesto.

Soportes
entregados
por
los
Administradores
de
recursos
y
encargos
fiduciarios.

Revisa auxiliares contables y

Profesional
el
Libro
de
Saldos
y
Contabilidad /
Movimientos
del programa,
Subdireccin de
emitido por la asignacin
Finanzas y
interna del sistema financiero
Presupuesto.
SIIF

Informes emitidos
por
Sistemas
Financieros SIIF
(asignacin
interna)

Elabora
solicitudes
de
desembolso,
teniendo
en
cuenta
la
reglamentacin
expedida por los prestatarios
Profesional
y tramita ante el Ministerio de Contabilidad /
Hacienda y Crdito Pblico, Subdireccin de
previa validacin y aprobacin
Finanzas y
por parte de la OAP y del Presupuesto.
Ordenador
del
Gasto
autorizado
ante
los
prestatarios.

Informes emitidos
por el sistema
financiero
SIIF
(asignacin
interna).

Hace
seguimiento
a
los
recursos desembolsados por el

Informes emitidos
por el sistema

Profesional
Contabilidad /

La informacin de los pagos

realizados para su registro
contable debe ser enviada
antes de los primeros 12
das del mes.

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RESPONSABL
PUNTO DE
E /PROCESO
CONTROL
prestamista o cooperante a la Subdireccin de financiero SIIF
reporte
de
cuenta especial del Programa
Finanzas y
movimientos
u otro mecanismo cuando los Presupuesto.
cuentas
recursos
se
reciban
sin
Bancarias,
y
situacin de fondos y realiza la
Reporte de pagos
conciliacin de la cuenta
Destinacin
especial.
Especifica.
DESCRIPCIN

Informes emitidos
por el sistema
financiero
SIIF
(asignacin
interna)
e
informes emitidos
por
los
Administradores
de
recursos
y
encargos
fiduciarios.
Informes emitidos
Profesional
por el sistema
Contabilidad / financiero SIIF
de
Subdireccin de reporte
movimientos
Finanzas y
Presupuesto. cuentas
Bancarias.
Informes emitidos
por el sistema
financiero
SIIF
(asignacin
Profesional
e
Contabilidad / interna)
informes emitidos
Subdireccin de
por
los
Finanzas y
administradores
Presupuesto. de recursos y
encargos
fiduciarios.

OBSERVACIONES

Hace
seguimiento
a
los
recursos depositados a los
Profesional
agentes
cooperantes
y
Contabilidad /
encargos fiduciarios para el
Subdireccin de
desarrollo del Programa y
Finanzas y
realiza la conciliacin de estos
Presupuesto.
depsitos.

Da visto bueno confirmando

la
disponibilidad
de
los
recursos en las cuentas del
programa para efectos del
pago o desembolso.

Archiva la copia de los

documentos
soportes
recibidos, comprobantes de
diario,
desembolsos
y
correspondencia.

En lo que se refiere al pago

se aplica lo dispuesto en el
procedimiento de Orden de
Pago y Giro.

FIN

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ELABORACIN DE INFORMES FINANCIEROS

DESCRIPCIN

RESPONSABL
E /PROCESO

Diligencia los formatos preestablecidos para el reporte

de los informes solicitados por
Profesional
los
Prestatarios
y/o
Contabilidad /
Cooperantes
con
la
Subdireccin de
periodicidad establecida en el
Finanzas y
contrato de emprstito o
Presupuesto.
convenio de cooperacin y/o
Manuales Operativos de los
mismos.

Subdirector de
Remite los estados financieros
Finanzas y
e
informacin
financiera Presupuesto.
complementaria en original y
copia, a la OAP para revisin y
Profesional
remisin
a
la
Entidad
asignado
Prestataria,
segn
lo
Banca
establecido en el reglamento
Multilateral /
operativo.
Oficina Asesora
de Planeacin

PUNTO DE
CONTROL

OBSERVACIONES

Informes
emitidos por los
sistemas
financieros SIIF
(asignacin
interna).

Los
informes
financieros van
firmados por el
subdirector de
Finanzas
y
Presupuesto
y
por el Contador
del Prstamo.
Comunicacin
radicada de los
estados
financieros en la
entidad
prestataria
o
cooperante

Saca las copias necesarias y

Profesional
elabora memorando remisorio Contabilidad /
a las dependencias del MVCT Subdireccin de
que
intervienen
con
el
Finanzas y
programa.
Presupuesto.

Esto se hace con el fin de

que las dependencias que
intervienen
en
el
proyecto
tengan
conocimiento
en
la
ejecucin del mismo y
cumplimiento
de
clusulas contractuales.

Informes
emitidos por el
sistema
financiero SIIF
Archiva la copia de los
Profesional
(asignacin
documentos
soportes Contabilidad / interna)
e
recibidos, estados contables e Subdireccin de informes
informes financieros.
Finanzas y
emitidos por los
Presupuesto. administradores
de recursos y
encargos
fiduciarios.

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11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS
Ver Listado maestro de documentos internos
Ver Tabla de retencin documental
Ver Nomograma
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSIN DEL
DOCUMENTO QUE
MODIFICA

VERSIN
ACTUAL DEL
DOCUMENTO

30/09/2013

1.0

2.0

01/08/2014

2.0

3.0

23/04/2015

3.0

4.0

MOTIVO DE LA MODIFICACIN
Actualizacin normativa.
Actualizacin de: normativa, alcance,
definiciones, actividades y responsables de
ejecucin de las mismas.
Se incluye las actividades necesarias para
la informacin de estados financieros.
Actualizacin de los documentos del
Sistema Integrado de Gestin de acuerdo
con las directrices de Presidencia de la
Repblica y el Manual de Identidad Visual
de entidades del gobierno.

13. FLUJOGRAMAS (OPCIONAL)

No aplica
Elabor: Stefanny Paola Melo Revis: Juan Carlos Cortes Aprob: Juan Carlos Cortes
Diaz
Albadan
Albadan
Cargo:
Especializado

Profesional Cargo:
Subdirector
Finanzas y Presupuesto

de Cargo:
Subdirector
Finanzas y Presupuesto

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: 23/04/2015

Fecha: 23/04/2015

Fecha: 23/04/2015

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