GESTSoftware Contable unoIOND

15
CATALOGOS DEL SISTEMA
Introduccin
Objetivos del Mdulo
El objetivo general de este mdulo es permitir a los usuarios definir libremente las
diferentes estructuras y catlogos de la aplicacin, los cuales son bsicos para la operacin
del sistema.
Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin de las
tablas y catlogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores, etc.,
como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos
en la conformacin y ordenamiento de la informacin de la gestin. Esta informacin es
presentada en consultas y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la
operacin y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en
capacidad de hacer las siguientes operaciones:
-
Actualizacin de empresas, centros de utilidad, monedas y tablas de retencin
Definicin y actualizacin de bodegas y grupos de bodegas
Definicin y actualizacin de Grupos de Inventarios, caractersticas y aranceles
Actualizacin de partes de inventario, extensiones y descripciones tcnicas
Actualizacin de referencias alternas, partes equivalentes y lneas
Actualizacin de destinos asociados, destinos y firmas
Actualizacin de maquinas y productos
Actualizacin de tipos de documentos y consecutivos
Definicin y actualizacin de conceptos de Inventarios
Actualizacin de vendedores y rutas
Actualizacin de zonas, sub zonas y sectores
Actualizacin de beneficiarios y sucursales
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
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Actualizacin de aos, lapsos y fechas
17
Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes
programas que conforman el mdulo de Catlogos del Sistema.
La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los

elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a
continuacin:
El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursos
(Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.
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Consideraciones iniciales sobre los catlogos bsicos del CMUNO:

El xito que posteriormente se tenga en el aprovechamiento operativo y gerencial de los
diferentes informes del sistema comercial y la generacin de la interfase contable, depende
de gran parte de los catlogos que se definen.
Es de vital importancia analizar en cada empresa el alcance que se quiera dar a la
aplicacin del CM-UNO, lo que hace necesaria la participacin de gran nmero de
personas y estamentos, directivos y operativos, con el fin de tener en cuenta las
necesidades de informacin de cada rea.
En la estructuracin de los catlogos, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Consideraciones contables de acuerdo con el tipo de empresa en el que se implementar
el sistema:
- Formas de liquidar el Iva y la retencin en la fuente, tanto como en compras como
en ventas.
- Analizar la factibilidad de generar todos los comprobantes contables (ventas, costo
de ventas, compras), de acuerdo con la combinacin de los catlogos de empresas,
bodegas, grupos, destinos y conceptos.
Visin gerencial desde los diferentes puntos de vista que brinda el sistema para
garantizar que la informacin estadstica cumpla con las necesidades de la empresa. Por
ejemplo: anlisis de ventas por familias, lneas, vendedor, actividad del cliente, etc.
El siguiente ejemplo permite ilustrar el concepto y definicin de los trminos que hemos
venido empleando en la creacin de catlogos:
LUIS PEREZ AUDITOR
123 LTDA
CAMPO CAMPO
CAMPO
CAMPO REGISTRO 1
N..
ARCHIVO
PEPE LOPEZ SECRETARIO

ABC LTDA.
CAMPO CAMPO
CAMPO
CAMPO REGISTRO 2
N..
CARLOS PINTO GERENTE

XYZ LTDA
CAMPO CAMPO
CAMPO
CAMPO REGISTRO 3
N..
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Catlogo (archivo):
Es el conjunto de todos los registros de informacin.
Registro:
Es la informacin correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo nombre
funcionario, cargo, nombre de la empresa.
Campo:
Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre, funcionario,
cargo y nombre de empresa.
Las opciones de manejo de los registros y campos que componen cada catlogo son:
Actualizacin:
Consiste en ingresar nuevos registros y modificar retirar los existentes.
Consulta:
Es visualizar el contenido de los registros y campos de un catlogo.
Listado:
Consiste en generar a una impresora el contenido de los registros y campos de un catlogo
en forma de un reporte.
Interaccin con los catlogos

implementacin del sistema:
posteriormente
la
fase
de
No es posible empezar a reportar transacciones si los catlogos no han sido previamente

creados; de ah su nombre: Catlogos Bsicos del Sistema. Una vez se ha iniciado el
reporte de transacciones, la utilizacin de estos es espordica, slo se recurre a ellos
cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catlogos previamente
definidos y aprobados. Situaciones como inclusin de nuevos tems de inventario, nuevos
centros de costos, nuevos tipos de documentos, etc. obligan a actualizar nuevamente estos
procesos. En algunas opciones esta actualizacin de nuevos registros se hace directamente
desde el programa en que est citando.
Tal es el caso que se presenta cuando se est haciendo una factura y se detecta que el
cliente es nuevo, el sistema permite crear un nuevo registro (cliente) sin necesidad de
salirse del programa.
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Catlogo de Empresas
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir y/o actualizar los cdigos de
empresas o entes econmicos a los que se les va a llevar el control de la informacin
comercial (Inventarios, compras, ventas, cuentas por cobrar, produccin). Se define en el
sistema con un cdigo de dos caracteres, una descripcin y complementariamente los datos
bsicos de direccin.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Qu pasa cuando se tienen varias empresas en el mismo directorio?

CM-UNO no tiene restriccin en cuanto al nmero de empresas que se puedan manejar en el
mismo directorio. Cuando se presenta esta situacin, lo que ocurre es que la totalidad de los
catlogos son compartidos por las empresas all definidas.
Empresa
EmpresaNN
Empresa
Empresa22
Empresa
Empresa11
Comparten
Compartenlos
los
mismos
mismos
catlogos
catlogos
Al ingresar por la opcin 1 de Actualizacin de Empresas el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
21
Explicacin de los campos del catlogo de empresas

Cdigo de la Empresa:
Cdigo alfanumrico de dos dgitos que identificar a la empresa en el momento de capturar,
consultar o listar la informacin.
Nombre y/o Razn Social:
Nombre del establecimiento tal como figura en la tarjeta del Nit o como se encuentra
registrado en la cmara de comercio. Esta ser la identificacin de la empresa en los
diferentes informes del sistema.
Nit:
Nmero de identificacin tributaria.
Representante Legal:
Campo de 40 posiciones en el que se indica el nombre del representante legal de la empresa.
Direccin 1 y Direccin 2:
Campos de 40 posiciones, cuya utilizacin es para describir la direccin de la empresa, por
ejemplo:
Direccin 1: Avenida 4 Norte # 34-89
Direccin 2: Cali Valle
Telfono:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Ejemplo: 6654894 - 99.
Fax:
Campo alfanumrico de 15 posiciones.
Apartado Areo:
Campo alfanumrico de 15 posiciones.
22
Liquida retencin en ventas:

Indicador de una posicin que define el estado de la empresa de acuerdo a su situacin
tributaria as:
0=Si, se liquida y contabiliza la retencin en la factura de venta
1= Autoretenedor, la empresa es autoretenedora
2=No, no se liquida ni contabiliza la retencin en la factura de venta
9=No aplica, no se maneja este concepto.
Retenedor de IVA:
tributaria as:
0=No, la empresa no es retenedora de IVA
1=Si, la empresa es retenedora de IVA.
Nivel de Autorizacin:
Valor numrico entre 01 y 99, que es comparado con el nivel de autorizacin del usuario. Se
utiliza para restringir el acceso controlando que el nivel del usuario sea igual o mayor a este.
Nota :
Se recomienda que este catlogo sea igual al definido en la aplicacin CGUNO.
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Actualiza Centros de Utilidad

Este catlogo se utiliza para identificar las transacciones de cada uno de los puntos de venta,
sucursales, agencias, etc. del negocio. Permite hacer el control de los consecutivos de los
documentos.
Es recomendable que este catlogo sea concordante con el definido en CG-UNO.
Se debe ingresar por la opcin de men Actualizacin de Centros de Utilidad:

Al escoger la opcin [04]= Actualizacin [I]= Ingresos, se deben diligenciar los siguientes
campos:
24
Explicacin de los campos del catlogo de centros de utilidad

Centro de Utilidad:
Cdigo alfanumrico de dos posiciones que identificar el centro de utilidad.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones para el nombre de centro de utilidad.
Liquida ICA:
tributaria as:
0=No, la empresa en este centro de utilidad no liquida el impuesto de ICA
1=Si, la empresa en este centro de utilidad Si liquida el impuesto de ICA
2=Si y Autoretenedor, la empresa en este centro de utilidad si liquida el impuesto de ICA
y adems es autoretenedora del mismo.
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Actualiza Tipos de Monedas

Este catlogo es opcional para las empresas que por razn de sus actividades de comercio
internacional necesitan realizar transacciones de compra y venta en moneda extranjera.
Al seleccionar la opcin de men Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben informar los

siguientes campos:
26
Explicacin de los campos del catlogo de monedas extranjeras

Moneda extranjera:
Cdigo alfanumrico de una posicin, que identificar a la moneda.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones, que contiene la descripcin o nombre de la moneda
ltima tasa de cambio:
Valor en pesos al momento de crear este catlogo. Esta tasa se puede cambiar en el momento
de hacer una Orden de Compra o Factura de Venta.
27
Actualiza Tipos de Retefuente

La mayora de los productos que se compra o venden generan impuestos de retencin en la
fuente, variando en su porcentaje, base y el tipo de retencin: por renta, por Iva, por Ica y
retenciones o aportes a gremios. El objetivo de este catlogo es permitirle al usuario crear
tantas tablas de impuestos como se requieran considerando cada una de las variables
mencionadas. Estos catlogos se asocian posteriormente a los catlogos de grupos de
productos, donde se hace una clasificacin por tipo de producto, asocindolos por sus
caractersticas comunes, una de las cuales es el tipo de retenciones que generen.
Se debe ingresar por la opcin de men Actualizacin de Tipos de Retefuente, el

sistema despliega el siguiente formato de pantalla:
28
Explicacin de los campos del catlogo de retefuentes

Tipo de retefuente:
Campo numrico de 1 posicin predeterminada. Define a que tipo de retencin ser aplicado
el catlogo que se est creando. Los valores posibles son:
1=Renta, se refiere a la retencin en la fuente por Renta
2=IVA, se refiere a la retencin en la fuente por IVA
3=ICA, se refiere a la retencin en la fuente por ICA
4=Gremios, Se refiere a los aportes o retenciones para gremios
Cdigo de Retefuente:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Define el cdigo del catlogo a crear con el cual ser
identificado posteriormente.
Descripcin:
Campo alfanumrico de cuarenta posiciones. Se utiliza para el nombre que corresponde al
catlogo.
Tasa Retefuente:
Campo numrico de dos enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor en
porcentaje del catlogo de retencin que se est creando.
Base Mnima para :
Campo numrico de nueve enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor de la base
mnima de retencin para el catlogo.
Interfase de Ventas:
Cuenta a Debitar:
Campo numrico de 8 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de cuenta que corresponda
al cdigo de cuenta donde se desea contabilizar.
Cuenta a Acreditar:
Interfase de Compras:
Cuenta a Acreditar:
29
Actualizacin de Bodegas
Al ser la bodega uno de los catlogos que ms incidencia tiene en el manejo operativo de
los mdulos de compras, inventarios, ventas y produccin, es de vital importancia tener en
cuenta los siguientes criterios:
-Toda transaccin de entrada salida de productos, se hace sobre una bodega.
-En una bodega se controla el inventario de forma fsica. En los sistemas de control de
inventarios igualmente se definen bodegas para registrar la totalidad de las operaciones de
entrada y salida para garantizar el cuadre de saldos entre el inventario fsico y el terico del
sistema.
-En el anlisis que se realice para definir las estructuras y catlogos, se debe estudiar bien las
relaciones que se den entre la bodega, grupo de inventarios, tems, tipo de transacciones y
cuentas contables. El objetivo de esto es definir una estructura que garantice el suministro de
informacin para la contabilidad de la empresa.
-Si dos o ms empresas comparten los inventarios en una sola bodega, el sistema puede
conocer la existencia de la bodega, mas no discriminar los saldos por cada empresa debido a
que en este caso las existencias son compartidas por todas las empresas. Por lo tanto, se
recomienda crear una bodega por cada empresa, con el fin de poder hacer sta
discriminacin de inventarios.
30
Ejemplos de definicin de bodegas, por tipos de empresas

COMERCIAL
01
02
03
BODEGA PRINCIPAL
PUNTO DE VENTA MEDELLIN
PUNTO DE VENTA BOGOTA
AGRICOLA
01
02
03
BODEGA DE INSUMOS
HACIENDA SAN JOSE
HACIENDA LOS ALMENDROS
CONSTRUCTORA
01
02
03
MANUFACTURA
01 MATERIA PRIMA
02 REPUESTOS Y SUMINISTROS
03 PRODUCTO TERMINADO
04 ALMACN GENERAL
BODEGA PRINCIPAL
OBRA MELENDEZ
OBRA SAN JOAQUIN
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes
campos:
Explicacin de los campos del catlogo de bodegas

Cdigo de Bodega:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Identificar la bodega en las diferentes transacciones
e informes del sistema.
Descripcin 1:
Campo alfanumrico de treinta posiciones. Se utiliza para escribir el nombre de la bodega.
Descripcin 2:
Campo alfanumrico de treinta posiciones. Se utiliza complementariamente al campo
anterior.
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Empresa asociada:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de la empresa a la
cual pertenece la bodega. Si se desea que la bodega permita registrar transacciones del
mismo inventario por mas de una empresa, este campo se debe dejar en blanco.
Centro de utilidad Asociado:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Identifica el cdigo de sucursal, agencia o punto de
venta al cual pertenece la bodega.
Nivel de Autorizacin:
Campo numrico de dos posiciones. Se define aqu un valor entre 01 y 99. Se utiliza para
restringir el acceso cuando el nivel del usuario es menor a este.
Inventario slo en cantidades:
Campo de una posicin con 2 posibilidades (0=No, 1=Si). Se utiliza 0=No cuando se desea
controlar el inventario en cantidades y costos. Se utiliza 1=Si cuando solo se desea controlar
el inventario en cantidades sin costos.
Actualiza en lnea existencias:
Campo de una posicin con 2 posibilidades (0=No, 1=Si). Se utiliza 0=No cuando no se
desea controlar existencias y saldos de inventario. Se utiliza 1=Si cuando se desea que cada
transaccin que se realice actualice en lnea las existencias y se tenga informacin detallada
de los saldos de inventarios.
Beneficiario:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se valida con el catlogo de beneficiarios. Se utiliza
para asociar un beneficiario en particular a la bodega, de tal forma que la contabilizacin va
interfase y registro de transacciones, solo se harn a nombre del tercero asignado.
32
Actualiza Grupos de bodegas

El objetivo es poder asociar bodegas comunes en diferentes lugares fsicos, de tal forma que
se pueda conocer la informacin asociada en forma consolidada. Por ejemplo asociar en un
grupo todas las bodegas de materias primas del pas, permitir conocer el total de existencias
y costos por cada tem, en forma consolidada de todo el pas. En los diferentes programas de
reportes del sistema se permite la opcin de generar informacin de una bodega, de todas las
bodegas o de un grupo de bodegas en particular.
Se debe accesar el programa Actualiza Encabezado. En este programa se crean los cdigos
y descripcin de los grupos de bodegas que se deseen.
Se debe accesar el programa Actualiza Detalle. En este programa se hace la asociacin de

las bodegas a cada grupo de bodegas previamente creado en la opcin anterior. Una bodega
se puede asociar a varios grupos de bodegas.
33
Explicacin de los campos de los catlogos de grupos de bodegas

Grupo de Bodegas:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para definir el cdigo del grupo de
bodegas con el cual se identificar en el sistema.
Descripcin:
Campo alfanumrico de cuarenta posiciones. Se utiliza para escribir el nombre o titulo que
identificar al grupo de bodegas.
Cdigo de Bodega:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de bodegas. Se utiliza para
asignar el cdigo de bodega al grupo de bodegas.
34
Actualizacin de Grupos
El objetivo principal es el permitir asociar o agrupar los diferentes tems o partes de
inventarios por sus caractersticas comunes, por ejemplo familias de productos, procedencia,
tipo de inventario, tipo de producto, etc., de tal manera que se pueda resumir, consolidar y
organizar la informacin para los diferentes reportes, estadsticos y anlisis de los
inventarios.
En el siguiente grfico se ilustran algunas de las posibilidades de utilizacin de los grupos en
los diferentes reportes del sistema. Se recomienda que el primer nivel sea la cuenta contable
ya definida en el P.U.C.
Anlisis de la Informacin Partiendo de Grupos
Inventarios:
Compras:
Listados para toma de
Listado de la historia
inventario fsico por grupo.
de compras (fuentes) por grupo.
Consulta de transacciones
Listados de requisiciones
por agrupacin.
hechas por grupo.
Listados de existencia por
Listado de ordenes de compra
grupo, discriminando o
por grupo.
consolidando bodegas.
Balance de inventario
por bodega o consolidadamente por grupo
Interfase contable consolidando
por agrupacin.
Ajustes por inflacin.
Ventas:
Listas de precios por
grupo.
Generacin de listas
de precios por grupo.
Listados de ordenes de
ventas por grupo.
Facturacin por grupo.
Resmenes y mrgenes
de ventas por grupo.
Consideraciones de tipo contable y estadstico a tener en cuenta en la

estructuracin del catlogo de grupos
XX Nivel 1
XX.XX Nivel 2
XX.XX.XX Nivel 3
XX.XX.XX.XX. Nivel 4
XX.XX.XX.XX.XX Nivel 5
1.
La codificacin de los grupos de inventarios est diseada para ser manejada por un cdigo,
que como mximo puede llegar a tener 10 dgitos estructurados en 5 niveles de dos dgitos
cada uno:
35
2.
En la definicin de la codificacin es muy importante la participacin de todos los estamentos

administrativos y contables de la empresa, de tal manera que se llegue a una estructura que
cumplan con las necesidades de informacin de todas las reas involucradas.
3.
Para los casos de empresas en los que este catlogo va a tener una doble funcin de
acumulacin de informacin tanto contable como estadstico, es necesario subordinar el
anlisis estadstico, al aprovechar los primeros niveles para efectos de acumulacin en las
cuentas contables; y los niveles siguientes sean utilizados para detalles de tipo estadstico.
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes
campos:
Explicacin de los campos del catlogo de grupos
36
Cdigo de grupo:
Cdigo alfanumrico de 10 posiciones, estructurado en 5 niveles de dos campos cada uno. Se
utiliza para crear un cdigo normalmente numrico y estructurado para clasificar los
diferentes tipos y/o familias de inventarios que tiene una empresa.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para escribir el nombre del grupo que se
esta creando.
Clase de Grupo:
Campo alfanumrico de una posicin con dos posibles valores (T= Titulo, D= Detalle). Se
utiliza T= Titulo para definir que el grupo que se esta creando es padre, es decir que tendr
asociados subgrupos o clasificaciones adicionales. Se utiliza D= Detalle para definir que el
grupo que se esta creando es el ltimo nivel de detalle dentro de la estructura de grupos.
Ejemplo:
01 Inventario de repuestos Ttulo
01.01 Repuestos para automviles Ttulo
01.01.01 Tornillos
Detalle
01.01.02 Agarraderas
Detalle
Cdigos de retencin en la fuente:
Cdigo de rtefte renta:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se
debe digitar aqu el cdigo de retencin por renta que corresponda al tipo de grupo que se
esta creando.
Cdigo de rtefte IVA:
debe digitar aqu el cdigo de retencin por IVA que corresponda al tipo de grupo que se esta
creando.
Cdigo de rtefte ICA:
debe digitar aqu el cdigo de retencin por ICA que corresponda a la empresa y tipo de
grupo que se esta creando.
Cdigo de rtefte Gremios:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones.
Cuando existan aportes a gremios se debe digitar aqu el cdigo de retencin por gremios
que corresponda.
Ejemplos de estructuracin del catlogo de grupos.
37
Caso simple en donde no se ramifica cada agrupacin, simplemente se establecen los grandes
niveles de totalizacin.
Al igual que en el catlogo de bodegas, cuando se definen las agrupaciones en una empresa
manufacturera se deben crear agrupaciones independientes para materia prima, producto en
proceso y producto terminado.
Caso tpico de definicin en una empresa dedicada a la distribucin de productos rancho y licores.
96/10/1
7
CM010
33
SISTEMA COMERCIAL INTEGRADO
PAG :1
CATLOGO DE GRUPOS
GRUPO
DESCRIPCION
CLASE
NIVEL
01.
01.01.
01.02.
01.03.
VINOS
VINOS GRAJALES
VINOS SAN MIGUEL
VINOS FRANCESES
T
D
D
D
1
2
2
2
02.
02.01.
02.02.
02.03.
02.04.
02.05.
BRANDY
BRANDY GRAJALES
BRANDY GERALCO
BRANDY INTERNACIONES
BRANDY OTRAS MARCAS
RON VIEJO DE CALDAS
T
D
D
D
D
D
1
2
2
2
2
2
03.
03.01.
03.02.
03.03.
03.04.
03.05.
WHISKY
WHISKY ATLAS COMERCIAL
WHISKY GERALCO
WHISKY INTERNACIONES
WHISKY MERCANTIL LICORISTA
WHISKY LA CAVA
T
D
D
D
D
D
1
2
2
2
2
2
20.
20.01.01.
20.01.02
20.01.03
20.01.04.
20.01.05.
LNEA DESECHABLES
DE CASINO Y RESTAURANTE
VASOS
PLATOS
TAPAS
LNEA ESTELAR
T
T
D
D
D
D
1
2
3
3
3
3
21.
21.01
21.01.01
21.01.02
21.01.03
21.01.04.
21.01.05.
21.01.06
LNEAS POPULARES COLOMBINA

DULCERIA
CARAMELOS
IMPERIAL
DULCE EXPORTACION
DULCELANDIA
LNEA DE FRUTAS
SPLENDID
T
T
D
D
D
D
D
D
1
2
3
3
3
3
3
3
38
21.01.07
21.01.08
21.01.09
21.01.10.
21.01.11.
21.02
21.02.01
21.02.02
21.02.03
21.02.04.
21.03
21.03.01
21.04
21.04.01
21.04.02
21.04.03
21.04.04.
21.04.05.
21.04.06
21.04.07
21.04.08
KING
CHUPITOS
DUROS ENVUELTOS
RELLENOS ENVUELTOS
HALLOWEEN
GALLETERIA
DE SAL
SURTIDA
MARISA
GALLETAS CARNAVAL
CIGARRILLOS
CIGARRILLOS
CONSERVAS
DULCES
MERMELADAS Y JUGOS
CONDIMENTOS
PROVENZA
REFRESCOS
DURAZNOS
PERAS
COCTEL DE FRUTAS
D
D
D
D
D
T
D
D
D
D
T
D
T
D
D
D
D
D
D
D
D
3
3
3
3
3
2
3
3
3
3
2
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
Nota : Obsrvese que no se llega a definir productos especficos. Como se ver en el

numeral 2.12 , cuando se crea cada tem de inventario se asocia a cada uno de los niveles de
detalle de esta agrupacin.
39
Actualizacin de Caractersticas
El objetivo central de este catlogo es permitirle al usuario establecer una alternativa de
anlisis estadstico de informacin generada en los mdulos del sistema. Es importante tener
en cuenta que esta alternativa es totalmente independiente y complementaria a los anlisis
con base en las agrupaciones de inventario, prueba de ello son las opciones que ya vienen
predefinidas en los mens del sistema, en los que paralelamente se ofrecen anlisis por grupo
y caracterstica.
Anlisis de la Informacin Partiendo de Caractersticas
Inventarios:
Compras:
Listados para toma de

inventario fsico por caracterstica
Consulta de transacciones
por caracterstica.
Listados de existencia por
caracterstica, discriminando o
consolidando bodegas.
Balance de inventario
por bodega o consolidadamente
partiendo de las caractersticas.
Listado de la historia
de compras (fuentes) por caracterstica.
Listados de requisiciones
hechas por caracterstica.
Listado de ordenes de compra
por caracterstica
Ventas:
Listas de precios por
caracterstica
Listados de ordenes de
ventas por caracterstica
Listado de facturacin
por caracterstica.
Resmenes y mrgenes
de ventas por
caracterstica.
Ejemplos de definicin de catlogos de caractersticas dependiendo

del tipo de empresa
-
Marcas: para facilitar el proceso de compras y anlisis de ventas.
Proveedores: para facilitar el proceso de compras y anlisis de ventas.
Unidades de medida: Para anlisis del comportamiento de ventas de acuerdo con un

aspecto determinado del producto.
Ejemplo: En una empresa fabricante de calzado colocar las medidas de los tacones.
Sabores para empresas productoras de alimentos, con el fin de sacar estadsticas de

ventas.
Productos genricos. Por ejemplo en una pasteurizadora todos los que contengan leche.
- Grupos padre, para utilizarlos en los conteos fsicos de acuerdo con el primer nivel del
catlogo de grupos.
40
Consideraciones para definir el catlogo de caractersticas

- Se debe crear como mnimo una caracterstica. Si en el caso particular de la
implementacin se ha determinado la no utilizacin de este catlogo, se recomienda crear la
siguiente:
Cdigo
S/C
Descripcin
SIN CARACTERISTICA
- A diferencia del catlogo de grupos de inventario, la codificacin de las caractersticas es

totalmente secuencial, es decir, no admite niveles en su estructuracin.
- Este catlogo tiene un fin netamente de anlisis estadstico y por lo tanto para nada
influye en los procesos de interfase contable.
- Como se ver en la creacin de un tem de inventario, es obligatorio establecer una
asociacin entre el cdigo de la nueva parte y una componente del catlogo de
caractersticas. De esta manera se garantiza que el usuario al estar utilizando el cdigo de
parte durante todos los procesos, aproveche automticamente esta relacin para realizar los
anlisis de tipo estadstico.
Al ingresar al programa Actualizacin de caractersticas se despliega el siguiente formato

de pantalla:
Explicacin de los campos del catlogo de caractersticas:

Cdigo:
Campo alfanumrico de 4 posiciones no estructurado.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para digitar el nombre de la caracterstica.
41
42
Actualizacin de Aranceles
En el momento de crear un producto cuya procedencia sea Importado, el sistema solicita el
cdigo de posicin arancelaria al cual se va a asociar, con el fin de permitir posteriormente
hacer la liquidacin de aranceles a travs de una nota de sobrecostos de la importacin.
Se debe ingresar por el programa Actualizacin de aranceles y diligenciar los siguientes

campos:
Explicacin de los campos del catlogo de Aranceles:

Posicin Arancelaria :
Cdigo alfanumrico de 14 posiciones. Se utiliza para digitar el cdigo de posicin
arancelaria definido por el gobierno para determinado tipo de artculos.
43
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para el nombre genrico de la posicin
arancelaria.
Porcentaje de arancel:
Valor definido en 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar la tasa asignada a la
posicin arancelaria.
44
Actualizacin de Partes de Inventarios

En este catlogo se define formalmente cada parte de inventario y la relacin que va a tener
con los restantes catlogos del sistema. El siguiente diagrama muestra esta relacin y permite
visualizar el grado de aprovechamiento de las facilidades que brinda el sistema.
P r im e r p u n t o
d e a n lis is c o n t a b le
y e s ta d s t ic o .
S e g u n d o p u n to d e
a n lis is e s t d is tic o
( N o c o n t a b le )
C o m p le m e n ta c i n a la
d e s c r ip c i n in ic ia l d e l
p ro d u c to .
C a t lo g o d e
G rup o s
C a t lo g o d e
C a r a c t e r is tic a s
C a t lo g o d e
D e s c rip c io n e s
T e c n ic a s
C a t lo g o d e P a rt e s
E q u i v a le n te s
C a t lo g o d e
P a rte s
C a t lo g o d e
E x te n s io n e s
P a r te s A lte r n a s
C a t lo g o d e
L in e a s
Partes del inventario que

cumplen la misma funcin
In fo r m e d e lo s d ife re n te s
c o d ig o s p a r a u n a m is m a
p a rte (a p o d o s ).
P u n to d e a n lis is
o p c io n a l p a r a lo s lis t a d o s
d e e x is te n c ia s
P a r t e s d e l in v e n t a r io
q u e s o n ta lla o c o lo r d e
u n ite m p r in c ip a l.
Diagrama de operacin para definir la plataforma de manejo de las

partes en CM-UNO
El siguiente diagrama tiene el propsito de orientar a los usuarios del sistema comercial CMUNO, en la definicin de prioridades para la realizacin de las operaciones de carcter
obligatorio y opcional que implica el aprovechamiento pleno de las facilidades que brinda el
sistema.
Fase
preliminar
obligatoria
definicin de grupos
definicin
de
Fase 2 : Consultas y listados del
catlogo de partes.
45
Fase 1 :
Creacin
bsica de partes de
carcter obligatorio.
Alternativas :
Por parte
Por grupo
Por caracterstica
Por posicin arancelaria
si
Desea
empezar
con
la
parte
transaccional ?
Dependiendo
particular
del
caso
en
Captura de saldos iniciales

Arrancar mdulo de compras
Arrancar mdulo de inventarios
no
Existe ms de un
cdigo para las partes
de inventario ?
si Actualice
el
catlogo de partes
alternas o apodos
no
Es necesario ampliar
las descripciones de
las
partes
de
inventario ?
Actualice el catlogo
descripciones
tcnicas
si de
no
Actualice el catlogo
partes
equivalentes
Desea informar las

partes que cumplen la
misma funcin ?
si de
no
Desea otro punto de
anlisis de existencias
complementario
a
grupos
y
si
Actualice
los
catlogos de lneas y
lneas por parte.
Ver
captu
46
Al escoger la opcin [1], CM-UNO pide al usuario que escoja la forma de actualizacin del
catlogo: Ingreso, M = Modificacin, R = Retiro.
Si el usuario escoge la opcin de ingreso, entra a una secuencia de 4 pantallas de captura que
son:
Pantalla 1:
Pantalla 2:
Pantalla 3:
47
Pantalla 4:
Explicacin de los campos del catlogo de Partes:

Pantalla 1 - Datos Bsicos de la Parte:
Cdigo de parte:
Campo numrico de 5 posiciones asignado automticamente por el sistema. Su control e
incrementos efecta en los parmetros del sistema.
Referencia Principal:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Cuando se utilizan extensiones se reduce a 12 y 3
para extensiones. Es nico, es decir, no pueden existir dos referencias principales repetidas.
Este puede ser el cdigo que ya se tena asignado antes de usar CM-UNO o la referencia del
fabricante. Tambin existe la posibilidad de utilizar el mismo cdigo de parte asignado por el
sistema en el campo anterior.
Fecha de Ingreso:
En formato numrico ao/mes/da. Es asignada por el sistema.
Partes de No_Stock:
Identifica si la parte es de No Stock y tiene los siguientes posibles valores:
O= No: Identifica que la parte que se est creando es un tem de inventario el cual tiene su
propia descripcin, unidad, existencias y costos.
1=Si: Identifica que la parte que se est creando es un tem comodn el cual no tiene
descripcin propia, ni unidad y sus existencias y costos son nicos para todos los usos que
tenga.
48
2= Concesin: Identifica que la parte que se est creando es un tem de inventario en

concesin. El sistema a ste tipo de partes no les controlar existencias ni costos, su uso es
restringido para permitir solamente efectuar registros de ventas.
Nota: Para el manejo de las partes No_Stock, se recomienda una agrupacin de inventario
independiente.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para digitar el nombre completo de la parte
o tem del inventario. Esta debe ser clara, comprensible y homognea para todos los usos en
la empresa
Descripcin Abreviada:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para digitar el nombre abreviado del
producto para ser desplegado en algunas consultas y reportes donde no es factible incluir la
descripcin completa.
Clasificacin A/B/C/D/X:
Campo alfanumrico de 1 carcter previamente definido con valores de A, B, C, D o X. Este
campo se utiliza para definir los tipos de inventario en los anlisis de rotacin de partes. El
indicador X significa inactivo el cual trae como consecuencia que la parte no se pueda volver
a usar en el inventario
Necesita Extensin:
Campo con dos posibles valores:
0=No: Indica que la parte no va a manejar cdigos de extensiones para tallas, colores o
sabores.
1=Si: Indica que la parte va a manejar cdigos de extensiones para tener un control de
existencias, costos y estadsticas por tallas, colores o sabores.
Control por Lote:
Campo con tres posibles valores:
0=No: Indica que la parte de inventarios es normal por lo que no requiere tener control de
nmeros de lotes o seriales.
1=Lote de Produccin: Indica que la parte de inventarios que se est creando va a tener
control de existencias y fecha de vencimiento por cada lote econmico de produccin. Por
ejemplo para productos qumicos, medicamentos, etc.
2= Serial: Indica que la parte de inventarios que se est creando va a tener control de
existencias asociado a nmeros de seriales. Por ejemplo para celulares, electrodomsticos,
motocicletas, etc.
49
Grupo:
Campo alfanumrico de 10 posiciones estructuradas. Se debe digitar aqu el cdigo de grupo
al cual se va a asociar la parte de inventarios que se est creando. Con la tecla de funcin F2
se puede consultar y seleccionar el grupo deseado.
Caracterstica:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de caracterstica al cual
se va a asociar la parte de inventarios que se est creando. Con la tecla de funcin F2 se
puede consultar y seleccionar la caracterstica deseada.
Unidad de Inventario:
Campo alfanumrico de 6. Se utiliza para digitar la unidad mnima unidad para el manejo en
inventarios.
Costo estndar por Unidad de Inventario:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo estndar
unitario de la parte. Este campo permite la valoracin de reportes, interfases contables y
simulaciones de requerimientos de produccin en trminos de costo estndar.
Costo corriente por Unidad de Inventario:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo corriente
unitario de la parte. Este campo se utiliza para hacer simulacin de costos de produccin.
Unidad Adicional:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. Esta unidad es de uso frecuente en aquellas empresas
donde se tiene la necesidad de controlar los inventarios en dos unidades no homogneas
entre si, las cuales estn directamente relacionadas pero no tienen un factor fijo de
conversin entre ellas. Por ejemplo en una empresa Avcola, la unidad de Inventario es Kilo
y la unidad de medida adicional es Pollo (o unidad).
Peso x Unidad:
Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para definir el peso en kilos de la
unidad de inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y documentos
(ejemplo remisiones) en los cuales se requiere conocer el peso total de las transacciones o
informacin de inventarios.
Volumen x Unidad:
Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para definir el volumen normalmente
en DCM3 de la unidad de inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y
documentos (ejemplo remisiones) en los cuales se requiere conocer el volumen total de las
transacciones o informacin de inventarios.
50
Observacin:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza cuando es necesario dejar huella o algn
comentario especial sobre la parte que se est creando.
Procedencia:
Campo alfanumrico de 1 posicin con 4 valores predefinidos:
I= Importado: Indica que la parte es importada directamente por la empresa.
N= Compra Nacional: Identifica que la parte es comprada en el territorio nacional, sin importar su
procedencia original.
M= Manufacturado: Identifica que la parte es manufacturada por el propio usuario. Este indicador
es obligatorio para poder utilizar el mdulo de Ordenes de Produccin.
O= Otros: Indica que la parte no corresponde a ninguna de las tres clasificaciones anteriores.
Pantalla 2 - Informacin para la Compra y/o Manufactura:
Cantidad Mnima a Ordenar:
Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir la cantidad o tamao
mnimo a comprar o producir de la parte.
Incrementos Mnimos:
Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir la cantidad o tamao de
incrementos que se desea tener para comprar o producir la parte. Por ejemplo cuando la
unidad de compra o produccin es por bulto, la cantidad mnima a producir o comprar es el
equivalente a unidades del bulto.
Perodo de Cubrimiento:
Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el perodo de cubrimiento en das de
inventario de la parte.
Tiempo de Reposicin:
Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el nmero de das que se requieren
entre el momento de ordenar y recibir (Compras o Produccin) la parte.
Unidad de Orden:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. Se utiliza para digitar la unidad de compra o de
produccin. Puede ser la misma unidad de inventario, pero en el evento en que sea diferente
a esta, se debe informar adems el factor de conversin entre ambas.
Factor de Conversin:
Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para digitar la cantidad en unidades
de inventario que comprende una unidad de orden.
51
Tamao promedio del lote:

Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el tamao promedio del
lote de Compra o Produccin de la parte.
Porcentaje de Desperdicio:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para informar el porcentaje de
desperdicio de la parte en los procesos de produccin.
IVA Por Compra:
Campo numrico de 1 posicin con 3 posibles valores:
0= No se liquida: Identifica que la parte no esta sujeta a este gravamen.
1= Se liquida y no afecta el costo del inventario: Identifica que la parte tiene el gravamen
citado pero ste no se suma al costo del inventario, sino que por el contrario se contabiliza
en una cuenta de IVA deducible por compras.
2= Se liquida y afecta el costo del inventario: Identifica que la parte tiene el gravamen
citado y ste forma parte del costo del inventario, es decir que la contabilizacin se hace
en la misma cuenta de inventarios como un mayor valor.
Tasa del IVA:
Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para digitar el porcentaje de IVA con el cual esta
gravado la parte en la compra.
Incorporado en el precio de compra:
Campo numrico de una posicin con 2 posibles valores:
0= No: Indica que la parte es gravada pero que este valor no est incluido en el precio de
compra.
1= Si: Indica que la parte es gravada y que en el valor del precio de compra est incluido
el impuesto.
Informacin para la venta:
Parte vendible:
Campo numrico de una posicin con 2 posibles valores:
0= No: Indica que la parte no es vendible. Por ejemplo las materias primas. Cuando se
selecciona este indicador termina la captura de la parte.
1= Si: Indica que la parte es vendible. Cuando se selecciona este campo se deben
diligenciar los siguientes referentes al precio de venta.
52
Tasa del IVA:

Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para digitar el porcentaje de IVA con el cual esta
gravado la parte en la venta.
Sobreprecio por Unidad:
Campo numrico de 9 enteros 2 decimales. Se utiliza para el valor de los impuestos al
consumo en aquellas partes que lo requieran. Por ejemplo para los licores y cigarrillos
cuando la empresa es Importadora o Productora del bien.
Detalle:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza complementariamente al campo anterior,
para definir el nombre del sobreprecio. Por ejemplo Impoconsumos
Unidad de Presentacin:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. Se utiliza para la unidad de venta. Puede ser la misma
de inventario, pero en el evento que sea diferente se debe informar el factor de conversin.
Esta nunca pude ser menor a la unidad de inventario.
Numero de Unidad de Inventario por Unidad de Presentacin:
Campo numrico de 4 posiciones. Se utiliza para definir la cantidad de unidades de
inventario por cada unidad de presentacin.
Precio Base por Unidad:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el precio base necesario
para recalcular los precios de venta por unidad de presentacin. Es informativo.
Descuento:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar un porcentaje de
descuento que se desee considerar en el precio base por unidad de presentacin. Es
informativo.
Precio Base por Unidad:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el precio base necesario
para recalcular los precios de venta por unidad de inventario. Es informativo.
Descuento:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar un porcentaje de
descuento que se desee considerar en el precio base por unidad de inventario. Es informativo.
Precio por Unidad Lista 1 a 6:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el valor del precio de
venta para la lista 1 por unidad de empaque.
Precio por Unidad Lista 1 a 6:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el valor del precio de
venta para la lista 1 por unidad de inventario.
53
IVA Incluido:
Campo numrico con 2 posibles valores:
1= Si: Indica que el valor registrado en la lista de precios tiene el valor del impuesto
incluido.
2= No: Indica que el valor registrado en la lista de precios no tiene incluido el IVA, este
en caso de existir se liquidar como un porcentaje sobre el precio registrado.
Descuento Promocional:
Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar un porcentaje de descuento
promocional, que ocasionalmente se desee de tal forma que el sistema lo considere y liquida
automticamente al momento de registrar una transaccin de venta. Este campo se puede
blanquear a ceros con la tecla de funcin F4.
Referencia Alterna:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar las referencias o cdigos
adicionales con los cuales se desea identificar a la parte. Por ejemplo la referencia de los
proveedores.
Aspectos de inters para lograr un mejor aprovechamiento del

catlogo de partes.
Por el Men de Mantenimiento del sistema, programa es posible condicionar el
funcionamiento del sistema en la siguiente forma:
- Definir el campo de captura, en el sentido de si es por cdigo o por referencia principal.
- Nmero de parte inicial y los incrementos que da al crear cada parte.
-Vale la pena recalcar sobre la importancia de utilizar el indicador de no-stock
adecuadamente, debido a que un cdigo de parte que tenga este indicador con el valor = 1
Si es no-stock , para efectos prcticos ser una especie de olla en la que los productos
entran y se consumen inmediatamente. Por ello cuando se utiliza equivocadamente este
indicador va a ser imposible disminuir los movimientos de inventarios para un producto
normal.
- Los campos de perodo de cubrimiento, tiempo de reposicin y clasificacin a/b/c, es
posible recalcularlos con base en informacin histrica, opcin de parmetros de control.
54
-. Para mayor flexibilidad en los procesos de facturacin, se puede utilizar tanto unidad de
presentacin como la de inventario.
-. Por la opcin de mantenimiento del sistema, se encuentra disponible el proceso de cambio
automtico de una parte por otra, as como tambin el de un beneficiario por otro.
-. En la creacin de una parte, la nica posibilidad de informar costo es cuando se utiliza el
costo estndar. Para los restantes casos donde se utiliza costo promedio o ltimo costo, el
CM-UNO lo lleva automticamente a medida que se hacen transacciones de saldos iniciales,
compras y ventas.
Para el caso de necesitar alterar el costo de un producto, la nica posibilidad es hacer una
nota ya sea por la opcin de otros movimientos de inventario en mdulo 2 o por notas de
compras o ventas.
-. En cuanto al manejo de productos perecederos, se debe organizar la bodega de acuerdo
con las fechas de vencimiento de los lotes.
Las medidas de dimetros y longitudes, por ser un rango infinito, deben ir dentro de la
descripcin del producto, y no como una extensin.
CM-UNO brinda una alternativa de gran utilidad en el manejo de listas en el manejo de listas
de precios llamadas listas extendidas. Estas reemplazan las indicadas en la captura del
cdigo de parte. Este tipo de listas de precios brinda las siguientes facilidades funcionales :
Infinito nmero de listas para un mismo cdigo de parte, independientemente de las 6 listas
que presentan el manejo tradicional.
Definicin del rango de tiempo en el cual tendr vigencia. Esto permite ir preparando
anticipadamente listas de precios para aquellas empresas con altos volmenes de trabajo en
los que no es posible estar modificando el catlogo de parte en jornada de trabajo normal,
caso tpico en cadenas de almacenes con punto de venta P.O.S.
55
Actualizacin de Extensiones
El objetivo de este catlogo es permitir a los usuarios que requieren tener un control de partes
de inventario con tallas, colores o sabores, crear las referencias y descripciones
complementarias para identificar cada una de las partes/ extensiones de la empresa.
Al ingresar por el programa Actualizacin de Extensiones se deben diligenciar los

siguientes campos:
56
57
Explicacin de los campos del catlogo de extensiones:

Cdigo de Parte:
Campo numrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de parte creado previamente en el
men anterior en el cual se activo el indicador para el manejo de extensiones. Con la tecla de
funcin F2 se puede consultar y seleccionar la parte deseada.
Extensin:
Campo alfanumrico de 3 posiciones. Se utiliza para digitar el cdigo de la extensin que se
desea crear. Por ejemplo un mnemnico que identifique a la extensin. BLA de Blanco.
Referencia:
Campo alfanumrico de 12 posiciones ms 3 de la extensin. Esta ltima es colocada
automticamente por el sistema el cual agrega a la referencia principal definida en el
catlogo de partes, el cdigo de extensin digitado.
Fecha de Ingreso:
Campo en formato de AA/MM/DD asignado automticamente por el sistema y
correspondiente a la fecha de creacin de la extensin.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. El sistema trae automticamente la descripcin de la
parte. El usuario debe agregar al final de esta, la descripcin de la extensin de tal forma que
complete la descripcin de la parte / extensin.
Los dems campos son iguales a los explicados en el capitulo 2.14.4 del catlogo de partes. El
usuario puede modificar los campos que requiera de tal forma que los acondicione a la
extensin que est creando.
58
Listados del Catlogo de Partes

CM-UNO brinda cuatro alternativas para obtener listados de las partes creadas en el sistema.
Alternativa 1:
Listado de todas las partes ordenadas por cdigo, referencia principal o

alfabticamente.
Alternativa 2:
Listado por grupos, de acuerdo con la asociacin establecida en el

momento de la creacin del tem de inventario.
Alternativa 3:
Listado por caractersticas, de acuerdo con la asociacin establecida en el

momento de la creacin del tem de inventario.
Alternativa 4:
Listado por posicin arancelaria para las partes que son importadas.
Para el caso de necesitar obtener un listado de acuerdo con la alternativa 1, el siguiente es el

procedimiento a seguir:
La ruta de acceso a los programas que obtienen los listados de partes es:
Al escoger la opcin 4, Listado se debe informar el ordenamiento que va a tener el reporte

de acuerdo con las siguientes opciones:
59
En este momento se tiene la posibilidad de aprovechar o no las relaciones

complementarias hechas sobre el catlogo de partes.
Tiene sentido dar 1, en la discriminacin de extensiones por partes, siempre y cuando se
haya determinado la utilizacin de tallas o colores.
Igualmente, tiene sentido utilizar la discriminacin de referencias alternas siempre y
cuando se hayan realizado las asociaciones correspondientes
Dependiendo del valor del campo A/B/C/D/X, empleado en la creacin de los cdigos de
las partes, y cuyo valor X es utilizado para indicar partes inactivas, se tiene la opcin de
sacar el listado incluyendo o excluyendo estas partes inactivas.
Por ltimo, el usuario debe informar el dispositivo sobre el que se generar el listado.
Para el caso de haber escogido la opcin a disco, seguidamente se informa el nombre del
archivo bajo el cual se generar el archivo.
60
Actualiza Descripciones Tcnicas

Cuando no son suficientes los 40 caracteres del campo de descripcin durante la creacin
bsica de una parte, se tiene la opcin del CATLOGO DE DESCRIPCIONES TCNICAS, que
permite extender la descripcin dada inicialmente por medio de varias lneas adicionales. Es
utilizado frecuentemente en las partes de inventarios de productos qumicos en los cuales es
necesario precisar las variables tcnicas del producto.
Ejemplo de utilizacin del catlogo de descripciones tcnicas

Un producto que se describi en su creacin bsica como: "Archivador vertical ref. 1456". A
travs de este catlogo se pueden precisar ms las especificaciones del producto, por medio
de la facilidad que da de incluir tantas lneas como especificaciones sean necesarias para
describirlo completamente.
Lnea 1:
Lnea 2:
Lnea 3:
Material Madera
Dimensin 80 X 14 X 30
Color Caoba
Posteriormente en los parmetros adicionales se tiene la opcin de incluir estas descripciones

en cada uno de los diferentes formatos de documentos generados en los mdulos de
inventarios, compras y ventas.
Al ingresar por la opcin de men definida en el programa Actualizacin de descripciones

tcnicas se debe diligenciar los siguientes campos:
61
Explicacin de los campos del catlogo de Descripciones Tcnicas:

Parte:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de parte creado en el programa
de captura de partes, asignado por el sistema. Con la tecla de funcin F2 se pude consultar y
seleccionar la parte a la cual se desea agregar descripciones tcnicas.
Cdigo de Lnea:
Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para definir el nmero de lnea posterior a la
descripcin en la cual se desea adicionar informacin.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para digitar la descripcin tcnica de cada
lnea adicional capturada.
62
Actualizacin de Referencias Alternas

El objetivo de este catlogo es permitir al usuario agregar a un cdigo de parte diferentes
codificaciones que garanticen su ubicacin y captura en los registros de transacciones.
Al ingresar al programa de Actualizacin de referencias alternas se deben diligenciar los

siguientes campos:
Explicacin de los campos del catlogo de Referencias Alternas

Referencia alterna:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de referencia que
se desea asociar.
63
Cdigo de parte:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parta a la cual se desea
asociar la nueva referencia alterna.
64
Actualizacin de Referencias Equivalentes

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer equivalencias entre referencias o
partes de inventario, que pueden ser sustitutas o equivalentes entre si.
Al ingresar al programa Actualizacin de referencias equivalentes se deben diligenciar los

siguientes campos:
Explicacin de los campos del catlogo de Referencias Equivalentes

Cdigo de parte:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de parte al cual se
desea asociar una referencia equivalente.
Cdigo equivalente:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parte que se desea asociar
como equivalente.
Las referencias as creadas sern equivalentes entre si.
65
Actualizacin de Lneas
Este catlogo permite al usuario asociar diversas partes bajo un mismo cdigo de lnea, con
la ventaja de que una parte puede estar asociada a varias lneas a la vez. Es una manera de
agrupar las partes de inventario en un catlogo no estructurado y de libre asociacin.
El catlogo de lneas tiene dos componentes, por lo que su creacin se debe hacer en dos
fases.
Fase1: Ingresar por el programa de Actualizacin de Lneas y diligenciar los siguientes
campos:
Explicacin de los campos del catlogo de Lneas:
66
Cdigo de Lnea:
Campo alfanumrico de 8 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual se
identificar la lnea a crear.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo de la
lnea a crear.
67
Actualizacin de Lneas por Parte

Este catlogo es complementario del anterior y conforma la Fase 2: Se debe ingresar por el
programa de Actualizacin de Lneas por Parte y asociar una parte a las lneas que se
requiera.
Al ingresar por la opcin A de Actualizacin de Lneas por Parte se debe diligenciar los
siguientes campos:
Explicacin de los campos del catlogo de Lneas por Parte.

Cdigo de Parte:
Campo numrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parte a la cual se desea
asociar cdigos del catlogo de lneas.
68
Cdigo de Lnea:
Campo alfanumrico de 8 posiciones. Corresponde al cdigo de lnea que se desea asociar a
la parte seleccionada.
69
Actualizacin de Destinos Asociados

Los catlogos de Destinos Asociados y Destinos son auxiliares transaccionales que permiten
acumular informacin referente de los movimientos de inventarios, como por ejemplo los
consumos. Su conformacin se hace en dos archivos, uno de encabezado donde se definen
los diferentes tipos de destinos asociados, por ejemplo Centros de Costos, Obras, Maquinas,
Vehculos, etc., y un registro de detalle donde se crea cada uno de los diferentes destinos, por
ejemplo Administracin, Contabilidad, Produccin, Obra calle 5, Obra edificio XX, Maquina
fresadora XXX, Torno Elctra, Vehculo NNN835, etc.
Conforme a lo anterior, los siguientes interrogantes encuentran respuesta en la aplicacin de
los catlogos de destinos asociados y destinos.
Cules han sido los consumos en los diferentes captulos de la ejecucin de una obra?
Cules han sido los consumos por cada cultivo,
agroindustrial?
suerte y labor en una empresa
Cules han sido los consumos por cada divisin subdivisin y departamento en una
empresa?
Fases para definir los catlogos de destinos asociados y destinos.

Fase1 : Creacin del catlogo de destinos asociados nombre genrico mediante el cual se
definir globalmente cada uno de los entornos a controlar. Ejemplo :
CATLOGO DE DESTINOS ASOCIADOS
Cdigo
Descripcin
CA
CV
CP
CENTRO ADMINISTRATIVO
CENTRO DE MERCADEO Y VENTAS
CENTRO DE PROMOCION
Fase 2 : Creacin del catlogo de destinos : mediante el cual se especifican las componentes
de cada uno de los destinos asociados, definidos en la fase 1,ejemplo :
70
Definicin de destinos para el destino asociado CA Centro administrativo

96/01/22
CM01066

CATLOGO DE DESTINOS
PAG. : 1
CA CENTRO ADMINISTRATIVO
CDIGO
DESTINO
DESCRIPCION
MAQUINA
CENTRO
10.
10.01.
10.02.
10.02.01.
10.02.02
10.02.03
10.02.04
10.02.05
10.03
CENTROS DE ADMINISTRACION
GERENCIA GENERAL
GERENCIA FIANANCIERA
GERENTE FINANCIERO
CONTABILIDAD
AUDITORIA
COSTOS
TESORERIA
GASTOS
GENERALES
ADMINISTRACION
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CLASE
T
D
T
D
D
D
D
D
D
Definicin de destinos para el destino asociado CV Centro de mercadeo y ventas

96/01/22
CM01066

CATLOGO DE DESTINOS
PAG. :
1
CA CENTRO DE MERCADEO Y VENTAS

CDIGO
DESTINO
DESCRIPCION
MAQUINA
CENTRO
20.
20.01.
20.01.01.
20.01.02.
20.01.03.
20.02.
20.02.01.
CENTRO DE VENTAS
MERCADEO
GERENTE DE MERCADEO
PUBLICIDAD
MERCADERISTAS
VENTAS
GERENTE
DE
VENTAS
INSTITUCIONALES
GERENTE DE VENTAS CONSUMO
SUPERVISORES
VENDEDORES
BODEGAS
GASTOS GENERALES VENTA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
T
T
D
D
D
T
D
NO
NO
NO
NO
NO
D
D
D
D
D
20.02.02.
20.02.03.
20.02.04.
20.02.05.
20.03.
CLASE
Definicin de destinos para el destino asociado CP Centro de Produccin

96/01/22
CM01066

CATLOGO DE DESTINOS
PAG. :
1
CA CENTRO DE MERCADEO Y VENTAS

CDIGO
DESTINO
DESCRIPCION
MAQUINA
CENTRO
30.
30.01.
30.01.01.
30.01.02.
30.01.03.
30.01.04.
30.01.05.
30.01.06.
30.01.07.
30.01.08.
30.01.09.
CENTROS DE PRODUCCION
CENTROS DE PRODUCCION
MEZCLADORA
PESA
DESCANSO
FORMADORA
CUARTO DE FERMENTACION
HORNOS
CONVEYOR
TAJADORA
EMPACADORA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CLASE
T
T
D
D
D
D
D
D
D
D
D
30.02.
30.02.01.
30.02.02.
30.02.03.
30.02.04.
30.03.
CENTROS DE SERVICIO
GERENTE DE PRODUCCION
SUPERVISORES
ALMACN
MANTENIMIENTO
GASTOS
GENERALES
MANTENIMIENTO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
71
T
D
D
D
D
D
Notas :
Como se ver posteriormente, adems de la definicin de los destinos asociados y los
destinos como tal, es necesario activar en el catlogo de conceptos un indicador para sealar
que se requiere hacer un seguimiento por Destino Asociado..
En la definicin de los destinos asociados y destinos en el sistema Comercial CM-UNO,
deber tenerse presente las estructuras de estos mismos catlogos en el sistema Contable CGUNO con el fin de evitar problemas a la hora de ejecutar procesos de interfase contable.
Opcionalmente el sistema permite llevar un control ms all de los destinos, al poder
expandir el control a nivel de mquinas y productos, por medio de la asociacin entre los
catlogos de mquinas y productos con el de destino.
La ruta de acceso al programa de Actualizacin de destinos asociados es:
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingresos, se deben informar los siguientes
campos :
72
Explicacin de los campos del catlogo de Destinos Asociados:

Destino Asociado :
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para registrar el tipo de destino asociado a
crear. Por ejemplo CC.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del destino
asociado. Por ejemplo Centros de Costos
Exige estructura :
Campo numrico con dos posibles valores:
1= Si: Implica que se va a utilizar un cdigo estructurado. El sistema permite estructurar
en 4 niveles de 2 dgitos cada uno. XX.XX.XX.XX.
0= No: Implica que se va a utilizar un cdigo secuencial no estructurado de hasta 8
caracteres.
73
Actualizacin de Destinos
Este catlogo es complementario al de Destinos Asociados. En este programa el usuario
podr crear los diferentes destinos de acuerdo a los parmetros definidos en el catlogo
anterior.
Al ingresar por el programa de Actualizacin de destinos se deben diligenciar los

siguientes campos:
Explicacin de los campos para crear el catlogo de Destinos:

Destino Asociado :
Campo alfanumrico de dos posiciones. Corresponde al cdigo del destino asociado creado
previamente, al cual se le desea crear destinos (registros de detalle)
74
Cdigo Destino :
Cdigo alfanumrico de 8 caracteres, estructurable en 4 niveles de dos campos cada uno. Se
utiliza para definir el cdigo con el cual se identificar el destino a crear.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del destino que se
est creando.
Clase de Destino:
Campo Alfanumrico con dos posibles valores:
T= Ttulo: Indica que el destino estructurado a crear va a tener subniveles o subdivisiones
a cargo. En este caso este destino es considerado un destino padre y tendr la capacidad
de acumular valores totales de los subniveles a su cargo.
D= Detalle: Indica que es el ltimo nivel o nivel de captura de informacin del destino
estructurado a crear.
Centro de Utilidad:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Corresponde al cdigo de Centro De Utilidad. Se
utiliza en el evento en que se desea asociar exclusivamente un Destino a un centro de utilidad
especfico. Esta asociacin es restrictiva e implica que solo se podr registrar transacciones
en este destino por el centro de utilidad asignado. Si no se quiere tener este tipo de amarre,
se debe digitar <Enter> que es equivalente a que el destino aceptar transacciones para todos
los centros de utilidad de la empresa.
Exige mquina :
Campo alfanumrico con dos posibles valores:
0= No: Indica que el destino a crear no requiere capturar informacin de consumos por
destino / mquina.
1= Si: Indica que el destino a crear requiere capturar informacin de consumos por
destino / mquina. Parta hacer uso de esta opcin se debe crear tambin el catlogo de
mquinas.
75
Actualizacin de Firmas Autorizadas

Este catlogo esta enfocado a identificar a aquellas personas que al interior de la
organizacin tienen la responsabilidad de autorizar y/o registrar transacciones. Estas firmas
se exigen durante los diferentes procesos de gestin de documentos en los mdulos del
sistema.
Al ingresar por el programa de Actualizacin de firmas se deben diligenciar los siguientes

campos:
Explicacin de los campos del catlogo de firmas:

Cdigo de firma:
Cdigo alfanumrico de 4 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo normalmente en
forma mnemnica de la firma o usuario.
76
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona o
usuario al cual se le esta creando la firma.
Destino :
Campo alfanumrico de 2 y 8 posiciones. Identifica al cdigo del destino, centro de costo o
departamento, al cual se desea asociar el cdigo de firma. Este campo es informativo.
77
Actualizacin de Mquinas
El objetivo de este catlogo es poder brindar al usuario informacin estadstica en forma de
resumen de transacciones, de los diferentes consumos efectuados con cargo a un Destino y
particularmente a una Maquina.
En un esquema grfico de funcionamiento se puede plantear la relacin de la transaccin
desde el momento de salir de la bodega, hasta el registro de la mquina:
Mquina
Mquina11
Bodega
Centro de
costo
Mquina
Mquina22
Mquina
Mquina33
Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Maquinas el usuario debe diligenciar los

siguientes campos:
78
Explicacin de los campos del catlogo de mquinas:

Cdigo de mquinas:
Campo alfanumrico de 7 posiciones. Corresponde al cdigo con el cual se identificar la
mquina en el sistema.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para describir el nombre de la mquina.
Destino Asociado:
Cdigo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del destino asociado (centro de
costos) al cual se desea asociar la mquina.
Destino :
Cdigo alfanumrico de 8 posiciones. Corresponde al cdigo de destino (departamento o
seccin) al cual se desea asociar la mquina.
79
Actualizacin de Productos
El objetivo de este catlogo es brindar, de manera similar al catlogo de mquinas, la
posibilidad de registrar en las transacciones de consumos de inventarios, adems del destino
y la mquina, una referencia que puede ser asociada a un producto que se este elaborando.
Por ejemplo cuando se fabrica una pieza cuya ruta de proceso es a travs de varios Centros
de Costos y Mquinas, se desea conocer cuanto es el consumo por cada Centro de Costo y
por cada Mquina, pero tambin se desea conocer el costo total de los insumos cargados a
ese producto.
A partir de una necesidad como esta, se conforma un cdigo de producto (referencia) el cual
puede ser capturado al momento de hacer un documento de movimientos de inventarios (por
ejemplo consumos), de tal forma que se pueda generar un reporte por el total de las
transacciones registradas en la referencia o producto mencionado. Es importante aclarar que
este catlogo no tiene ninguna asociacin con el catlogo de partes de inventario.
Al ingresar por la opcin de "Actualizacin de Productos se deben diligenciar los siguientes

campos:
80
Explicacin de los campos del catlogo de Productos:

Cdigo del producto:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo del producto a
crear.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Corresponde al nombre o descripcin del producto.
81
Actualizacin de Tipos de Documentos

Toda transaccin de compras, inventarios, ventas y produccin es generada y soportada
por uno o varios documentos. El propsito de ste catlogo es brindar al usuario la
posibilidad de crear y/o definir los diferentes tipos de documento que requiere manejar
en la aplicacin:
Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Tipos de Documentos el usuario debe

diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos del catlogo de tipos de documentos:

Tipo de documento:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza como mnemnico para identificar el
documento que se est creando.
82
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para describir el nombre del
documento que se est creando.
Control de Consecutivo:
0= Manual y automtico: Indica que el sistema va a sugerir y controlar el nmero
consecutivo del documento, pero permite que el usuario digite uno diferente al
emitido por el sistema. Se utiliza principalmente para los tipos de documentos
externos, por ejemplo de Facturas de Proveedores.
1= Slo automtico: Indica que el sistema va a emitir y controlar la numeracin del
documento. En este caso no se permite el ingreso o registro de nmeros.
Se maneja en:
1= Compras: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de compras.
2= Inventarios: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de
Inventarios.
3= Produccin: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de
produccin.
4= ventas: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de ventas.
5= Cuentas por Cobrar: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo
de Caja y Cuentas por Cobrar.
6= Cuentas por Pagar: Indica que el documento slo ser manejado en la causacin
de las Cuentas por Pagar.
Exige informacin de transportador:
0= No: Indica que el tipo de documento no va a solicitar al momento de generarse,
informacin adicional y relativa a un despacho, para lo cual se requerira capturar
informacin del vehculo y transportador.
1= Si: Indica que el documento va a solicitar al momento de ser generado la
informacin del vehculo y transportador.
83
Actualizacin de Consecutivos de Documentos

En este catlogo el usuario define por cada empresa, centro de utilidad y tipo de
documento, el nmero de consecutivo a partir del cual desea registrar sus documentos.
Este puede ser inicializado a partir del nmero 0 directamente desde la captura de
transacciones del mdulo de Generacin de Documentos.
Al ingresar al programa de Actualizacin de Consecutivos de Documentos se deben

84
Explicacin de los campos del catlogo de consecutivos de

documentos:
Cdigo de Empresa:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo de la empresa al cual se le
va a actualizar el consecutivo.
C.U.:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del Centro de Utilidad al
cual se le va a actualizar el consecutivo.
Tipo de Documento:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del tipo de documento al
cual se le va a actualizar el consecutivo.
Consecutivo:
Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el ltimo nmero utilizado
para el tipo de documento que se est actualizando. El sistema iniciar su conteo a
partir del nmero siguiente al reportado. Por ejemplo si se reporta aqu el 00538, el
sistema sugerir que el numero de documento prximo sea 00539.
85
Actualizacin de Resoluciones de Facturacin

El objetivo de ste catlogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o
actualizar cada vez que sea necesario, por cada empresa, centro de utilidad y tipo de
documento, la informacin correspondiente a la resolucin de facturacin exigida por
la Dian.
Al ingresar por el programa de Actualizacin de Resolucin de Facturacin se deben

Explicacin de los campos del catlogo de Resolucin de

Facturacin:
Cdigo de Empresa:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo de la empresa al cual se le
va a reportar la resolucin de facturacin.
86
C.U.:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del Centro de Utilidad al
cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.
Tipo de Documento:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del tipo de documento al
cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.
Aprobacin Dian:
Nmero de documento inicial:
Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero inicial a partir del
cual fue aprobada la resolucin de facturacin.
Nmero de documento final:
Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero final hasta el cual
fue aprobada la resolucin de facturacin.
Nmero de Resolucin:
Campo numrico de 15 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero del documento de
resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando.
Fecha de Resolucin:
Campo numrico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aqu la fecha del
documento de resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando.
Mensaje de precaucin en Documento:
Cuando nmero dcto mayor a:
Campo numrico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la
suficiente anticipacin el momento en que se debe solicitar una nueva resolucin de
facturacin, debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por
ejemplo el nmero de documento inicial es 00001 y el nmero de documento final
es 05000, la resolucin fue aprobada entre este rango de nmeros. El nmero que se
registre en el campo de cuando nmero dcto mayor a: debe estar aproximadamente
entre 04500, de tal forma que se prevea con 500 nmeros de anterioridad la caducidad
o vencimiento de la resolucin y se proceda a solicitar una nueva.
Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura, normalmente solicita una
resolucin con varios prefijos. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la
87
combinacin que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por

ejemplo:
01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento.
01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento.
Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura, normalmente solicita una
resolucin con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. La
recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el
Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo:
Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura con modalidad de ventas
POS, normalmente solicita una resolucin con varios prefijos para cada caja y punto de
venta. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene
entre el Centro de Utilidad + el nmero de la Caja, por ejemplo:
0100100000001 al 0100100005000 donde 01 es el centro de utilidad y 001 el nmero de caja.
0100200000001 al 0100200005000 donde 01 es el centro de utilidad y 002 el nmero de caja.
88
Actualizacin de Conceptos de Inventario

Este catlogo le permite al usuario definir los diferentes tipos de transacciones de
inventarios, compras, ventas, etc. en conceptos. El sistema guarda los registros de
movimiento por cada tipo de transaccin o concepto, permitiendo al usuario obtener
valiosa informacin estadstica y contable. As mismo el sistema restringe el uso de
cada concepto al mdulo o programa respectivo. Quiere decir que se deben crear
conceptos para cada tipo de transacciones, y por ende para cada mdulo.
Ejemplo de estructuracin del catlogo de conceptos.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de definir los conceptos.

En CM-UNO el empleo de conceptos evitan al usuario digitar el cdigo de la cuenta
contable en el momento de realizar cualquier transaccin. Esto es posible gracias a las
equivalencias entre los catlogos de bodegas, agrupaciones de inventario y conceptos,
etc.
89
El criterio para definir los conceptos que realmente se necesitan consiste en tener
presente la direccin contable de cada transaccin comercial. Si dos conceptos tienen
exactamente los mismo parmetros y van a la misma cuenta contable, uno de los dos
sobra.
Se recomienda que los responsables de la contabilidad estn al tanto de la forma como
se obtendrn los comprobantes contables desde las estructuras de los catlogos del sistema
comercial CM-UNO.
Al ingresar a la opcin de Actualiza Conceptos el usuario deber reportar los
siguientes campos:
Explicacin de los campos del Catlogo de Conceptos:

Cdigo del concepto :
Cdigo alfanumrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual se
identificar el concepto o tipo de transaccin en el sistema.
90
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre o descripcin
del tipo de transaccin del concepto.
Naturaleza :
1= Entrada: Indica que el concepto va a hacer un registro de Ingreso o Entrada en
los inventarios.
2= Salida: Indica que el concepto va a hacer un registro de Egreso o Salida en los
inventarios
3= Salida/Entrada. Indica que el concepto va a hacer dos registros, uno de Ingreso o
Entrada y uno de Egreso o Salida del inventario. Se utiliza para transacciones de
transferencias entre bodegas o procesos de transformacin.
Por este concepto se reportan transacciones que afectan:
1= Compras: Indica que el concepto slo se utilizara parar hacer registros de
compras en el mdulo respectivo.
2= Ventas: Indica que el concepto slo se utilizara para hacer registros de ventas en
los mdulos respectivos.
3= Solo inventarios: Indica que el concepto slo se utilizar para hacer registros de
inventarios diferentes a compras y ventas. Cuando este indicador se utiliza, se debe
diligenciar adems el siguiente:
Se ocasiona por:
1= Movimientos de o entre procesos, ensamble, corte: Indica que el concepto se
utilizar para transacciones de inventarios correspondientes a registros de
produccin por procesos y registros de ensamble o desensamble de productos (kits)
2= Prestamos o consignaciones otorgadas: Indica que el concepto se utilizar para
transacciones de inventarios correspondientes a prestamos y consignaciones dadas.
Este tipo de concepto no est habilitado en la aplicacin.
3= Prestamos o consignaciones recibidas: Indica que el concepto se utilizar para
transacciones de inventarios correspondientes a prestamos y consignaciones
recibidas. Este tipo de concepto no est habilitado en la aplicacin
91
4= Otros movimientos de inventarios: Indica que el concepto se utilizar para

transacciones de inventarios diferentes a las 3anteriores.
Parmetros del Concepto:
Orden de Costeo:
Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para procesos de recosteo de
inventarios en los que se requiere dar un orden lgico secuencial de ocurrencia a las
transacciones.
Afecta Consumo Promedio:
0= No: Indica que las transacciones que se registren no sern consideradas para los
clculos de Consumo Promedio del Sistema. Por ejemplo para los conceptos de
Compras, Ajustes de Inventarios, y dems conceptos que no implican consumos.
1= S: Indica que las transacciones que se registren sern consideradas para los
clculos de Consumo Promedio del Sistema. Por ejemplo todos los conceptos que
implican consumos o ventas.
Exige orden de produccin:
0= No: Indica que el concepto no se requiere para acumular informacin relativa al
nmero de la orden de produccin o no se tienen ordenes de produccin.
1= Informativo: Indica que el concepto se requiere para acumular informacin
inherente a consumos, devoluciones o entradas de una orden de produccin. Este
campo ser slo informativo y se podr generar reportes de Resumen de
Transacciones por nmero de Orden de Produccin. No valida la existencia previa
del documento, es slo una referencia informativa.
2= Acumulado: Indica que el concepto se requiere para acumular informacin
inherente a consumos, devoluciones o entradas de una orden de produccin. Este
campo ser exigido para el mdulo de Explosin de Materiales y Ordenes de
Produccin. Se podr generar reportes de Resumen de Transacciones, consultas,
listados y anlisis de Ordenes de Produccin.
Exige destino:
92
0= No: Indica que el concepto no requiere capturar informacin adicional respecto

al destino de la transaccin (Vehculos, Centros de Costos, Obras, etc.)
1= S: Indica que el concepto requiere capturar informacin adicional respecto al
destino de la transaccin (Vehculos, Centros de Costos, Obras, etc.)
Destino Asociado:
Campo alfanumrico de 2 y 8 posiciones. Se utiliza para asociar exclusivamente un
concepto a un tipo de destino asociado y/o destino. Si se desea hacer reporte de
transacciones para varios destinos asociados y destinos, se puede dejar en blanco
pulsando <Enter>.
Exige Producto:
0= No: Indica que el concepto no solicitar cdigos de productos definidos en el
catlogo de productos.
1= S: Indica que el concepto solicitar un cdigo de producto definido previamente
en el catlogo de productos.
Parmetros para el manejo de inventarios:
Forma de Costeo:
1= Se Captura: Indica que las transacciones que se reporten por este concepto
exigirn que se reporte el costo unitario o el costo total. Por ejemplo las
transacciones de compras.
2= Se Calcula: Indica que las transacciones que se reporten por este concepto sern
costeadas por el sistema por el mtodo de costo promedio. Por ejemplo las
transacciones de consumos.
Exige Cantidad:
0= No: Indica que el concepto solo permitir hacer registros de transacciones en
valores.
1= Si: Indica que el concepto slo permitir hacer registros de transacciones con
cantidades y costos.
2= Solo Presentacin: Indica que el concepto slo permitir hacer registros de
transacciones de cantidades en unidades de presentacin y costos.
93
Cuando en el indicador de Se ocasiona por se ha definido 1. Movimiento de o entre

procesos, ensamble, corte, no se pregunta por los Parmetros para el manejo de
Inventarios, sino que por el contrario se debe diligenciar el siguiente formato:
Unidad de Proceso:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. El usuario puede definir libremente la unidad de
costeo en la cual desea reportar su proceso. Por ejemplo Kilos, Unidades o Horas. Si no
se requiere capturar Unidad de Proceso, se debe digitar la tecla de funcin <F4> para
blanquear el campo.
Costo de Entradas por Unidad:
Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar el valor unitario
por el tipo de unidad de proceso creado.
Cuando en el indicador de Se ocasiona por se ha definido 2 o 3 para Prestamos o
Consignaciones, no se solicita informacin de parmetros para el manejo del inventario
ni parmetros para liquidacin del costo de transformacin.
94
Actualizacin de Vendedores
El objetivo de este programa es permitir al usuario establecer la codificacin de
vendedores que servirn para los siguientes anlisis de informacin :
Anlisis de cotizaciones por vendedor
Anlisis de facturacin y rdenes de ventas por :
Vendedor/ zona/ subzona
Vendedor/ zona/ subzona/ cliente
Vendedor/ zona/ subzona/ parte
Vendedor/ sector econmico.
Motivos de devolucin por :
Vendedor/ sector econmico
Anlisis de mrgenes de contribucin por :
Resmenes de venta por :
Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Vendedores se deben reportar los siguientes

campos :
95
Explicacin de los campos del catlogo de vendedores:

Cdigo de vendedor:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Identificar el vendedor.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se usa para registrar el nombre el
y/o razn social.
vendedor
Clasificacin : A/B/C/D:
Campo alfanumrico de 4 posibles valores. Se usa para clasificar libremente a los
diferentes tipos o categoras de vendedores.
96
Actualizacin de Rutas
El objetivo de este catlogo es permitir al usuario asociar a cada ruta que se defina un
cdigo de vendedor para facilitar las operaciones de despacho, cuadre y generacin de
informes de todo tipo por ruta.
Al ingresar por la opcin de Actualiza Rutas el usuario deber diligenciar los siguientes
campos:
97
Actualizacin de Zonas y Sub Zonas

El objetivo de este programa es brindar una posibilidad de clasificacin para los
beneficiarios definidos como Clientes. Normalmente se utiliza como un catlogo de
zonas geogrficas. Se pueden generar informes estadsticos de ventas, Cuentas por
Cobrar y Despachos entre otros a travs de l.
Es un catlogo estructurable a 2 niveles de dos caracteres cada uno. Un ejemplo de
estructuracin de este catlogo es el siguiente:
Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Zonas se debe diligenciar los siguientes

campos:
98
Explicacin de los campos del catlogo de Zonas / Subzonas

Cdigo de Zona / Subzona:
Campo alfanumrico de 4 posiciones, estructurado en 2 niveles cada uno de 2
caracteres. Se utiliza para registrar el cdigo que identificara la Zona o Subzona a
crear.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la Zona o
Subzona.
Clase:
Campo alfanumrico con 2 posibles valores:
T= Titulo: Identifica que se est creando una Zona y que sta va a tener
subdivisiones o niveles para Subzonas.
D= Detalle: Identifica que se est creando una zona de un solo nivel, o una subzona.
99
Actualizacin de Sectores
El objetivo de este catalogo es brindar una herramienta de clasificacin por actividad
econmica o comercial de los beneficiarios, de tal forma que se permita generar
diferentes informes y estadsticos por ste catlogo, por ejemplo: estados de cuentas por
Cobrar, ventas por sector, cumplimiento de cuotas de ventas, etc.
Al ingresar por el programa de Actualizacin de Sectores se deben diligenciar los

siguientes campos:
Explicacin de los campos del catlogo de sectores:

Cdigo del sector:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo que identificar al sector,
normalmente mnemnico.
100
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Corresponde al nombre o definicin del sector
que se est creando.
101
Actualizacin de Beneficiarios
El objetivo de ste catlogo es permitir al usuario definir y actualizar toda la
informacin inherente a personas naturales y jurdicas con las cuales se generen
transacciones, por ejemplo: empleados, clientes, proveedores, acreedores, etc. Este
catlogo ser utilizado en la aplicacin en los mdulos de Compras, Ventas y algunas
transacciones de inventarios.
Cuando un beneficiario, por ejemplo un cliente, tiene varias sucursales o puntos de
venta, el sistema permite crear adiciones a ste catlogo. Estas son llamadas sucursales
y se crean en el siguiente men.
Al escoger la opcin1 de Actualiza Beneficiarios el usuario deber diligenciar los

siguientes formatos de pantalla:
Datos bsicos del Beneficiario:
102
Datos bsicos del proveedor:
Datos bsicos del beneficiario:

Cdigo del beneficiario:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual s
identificar el beneficiario (persona natural o jurdica) en el sistema. Normalmente se
utiliza el nmero de cdula o NIT, debido a que ste es nico y brinda la seguridad de
no repetirse.
Fecha de Ingreso:
Campo numrico en formato AA/MM/DD. Es utilizada por el sistema para asignar
la fecha de ingreso del beneficiario a la base de datos.
Nombre y razn social:
Cdigo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona
natural o jurdica que se est creando. Para el caso de personas naturales se
recomienda crearlos por apellido nombre.
Tipo de identificacin:
Campo alfanumrico con 5 posibles valores:
N= Nit: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un nmero de
NIT. Es una persona jurdica.
C= Cdula: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero
de cdula. Es una persona natural del pas.
T= T.I: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de
tarjeta de identidad. Es una persona natural del pais y menor de edad.
103
E= Extranjera: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un

numero de cdula de otro pas. Es una persona natural de otro pas..
O= Otros: Identifica que el tipo de identificacin del beneficiario que se est
actualizando no corresponde a ninguno de los 4 anteriores.
Nmero de identificacin:
Campo alfanumrico de 11 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero de
documento de acuerdo con el tipo de identificacin seleccionado.
Direccin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o
direccin del beneficiario.
Barrio:
Campo alfanumrico de 12 posiciones: Se utiliza para registrar el nombre del Barrio
donde reside el beneficiario.
Ciudad:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se registra el nombre de la ciudad.
Departamento/ Estado:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del
departamento o estado.
Pas:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del pas.
Areo:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero del apartado
areo.
Telfono :
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar los nmeros
telefnicos del beneficiario. Ejemplo: 6671225-26-33 4461269 4452489.
Fax:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para el nmero de fax.
Contacto :
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para identificar el nombre del
funcionario que sirve como contacto.
104
Sector:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del catalogo de sectores
al que se va a asociar al beneficiario.
Estado:
0= Activo: Indicador asignado automticamente al crear un beneficiario. Es el
estado normal de ste.
B= Bloqueado por Cartera: Indicador de uso manual para el usuario. Permite
restringir la captura de transacciones de ventas para un beneficiario en particular.
X= inactivo: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir el uso total
de transacciones para un beneficiario.
Reg. Simplificado:
0= No: Indica que el beneficiario no es de rgimen simplificado.
1= S: Indica que el beneficiario es de rgimen simplificado.
Liquida Rtefte:
0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisiona retencin en la fuente en
los documentos que emite.
1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisiona retencin en la fuente en los
documentos que emite.
2= Autoret.: Indica que el beneficiario es Autoretenedor.
Liquida ICA:
0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisiona ICA en los documentos
que emite.
1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisiona ICA en los documentos que
emite.
105
Cdigo de ICCA:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se solicita cuando en el parmetro anterior se ha
sealado 1= Si liquida ICA. Se debe digitar aqu el cdigo de la tabla de retencin por
ICA previamente catalogado, correspondiente a la actividad del beneficiario.
Retenedor de IVA:
0= No: Indica que el beneficiario no es retenedor de IVA.
1= S: Indica que el beneficiario S es retenedor de IVA.
2= Exento: Indica que el beneficiario es exento de este gravamen.
Clasificacin:
Campo numrico de un carcter. Se utiliza para clasificar el tipo de beneficiario entre 8
diferentes tipos de beneficiarios a saber: Proveedor, Cliente, Empleado, Acreedor,
Accionista, Interno, Exterior, Otros. Se debe asociar el beneficiario como mnimo a un
tipo de clasificacin, para lo cual se debe escoger entre las opciones 0=No: indica que
no se desea clasificar y 1= Si: indica que se desea clasificar.
Datos bsicos del proveedor:
Das de gracia:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia otorgado
por el proveedor.
Tiempo de entrega:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para registrar el tiempo promedio de
entrega de un proveedor.
Condiciones de pago:
Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres corresponden a
los das promedio de pago del proveedor. Por ejemplo 030. Los 2 siguientes caracteres
corresponden al % de descuento financiero otorgado por el proveedor: Por ejemplo 05
para indicar 5%. Los ltimos 3 caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el
descuento financiero. Ejmp.020. La interpretacin completa del ejemplo 030-05-020
es: Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes de 20
das.
Descuento:
Campo numrico de 2 caracteres. Corresponde al % de Descuento global otorgado por
el proveedor para todas las transacciones de compra.
106
Cupo otorgado:
Campo numrico de 9 caracteres. Se utiliza para registrar el valor del cupo crdito
otorgado por el proveedor. Este campo es informativo.
Clasificacin:
Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para clasificar en
orden descendente de importancia al proveedor.
Contacto:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y apellidos
del representante del proveedor.
Cdigo de moneda:
Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de monedas
extranjeras. Si el proveedor es nacional se digita <Enter> para indicar que la moneda es
Nacional o Corriente.
Zona / Subzona:
Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno.
Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / subzona al cual se desea asociar el
proveedor.
Mtodo de pago:
0= Cheque: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque.
1= Consignacin: Indica que al proveedor se le debe hacer el pago consignando en
su cuenta. Para este caso se debe diligenciar la informacin para consignacin.
2= Cheque Gerencia: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque de
gerencia.
Informacin para Consignacin:
Nombre del Banco:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del banco
donde se le debe consignar al proveedor.
Sucursal:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la sucursal
del banco donde se le debe consignar al proveedor
Cdigo:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del banco.
107
Cta. Corriente:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Corresponde al nmero de la cuenta del
proveedor donde se debe consignar.
Datos bsicos del Cliente:
Direccin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o
direccin de despacho del cliente.
Ciudad:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar la ciudad de despacho
del cliente.
Comisin por distribucin:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el porcentaje de
comisin que ganar un cliente especfico por distribucin sobre la lista de precios. Por
ejemplo, si el precio de un producto es $ 1000,00 y el % de comisin por distribucin
es 5,00%, al reportar la venta del producto el sistema excluir en forma automtica el
valor de este porcentaje, de tal forma que el valor a liquidar es $ 950,00.
Condicin de pago:
Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres corresponden a
los das promedio de pago del cliente. Por ejemplo 030. Los 2 siguientes caracteres
corresponden al % de descuento financiero otorgado al cliente: Por ejemplo 05 para
indicar 5%. Los ltimos 3 caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el
descuento financiero. Por ejemplo 020. La interpretacin completa del ejemplo 03005-020 es: Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes
de 20 das.
Observacin:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Se utiliza para dejar alguna observacin
abreviada en el cliente o en los documentos que se le emitan. Por ejemplo VRCH que
significara Vendedor Recoge Cheque.
Das de gracia:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia
otorgado al cliente.
Descuento global:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para asignar un porcentaje de
descuento global que ser sugerido por el sistema en las transacciones de Ventas.
108
Cupo Asignado:
Campo numrico de 9 enteros. Corresponde al valor del cupo de crdito otorgado al
cliente.
Bloquea por cupo:
Campo numrico con 2 posibles valores; slo se utiliza si se tiene activo el mdulo de
cartera en el sistema comercial.
0= No: Indica que no se validar el valor de cupo y se podr dar crdito as el
cliente no tenga cupo disponible.
1= S: Indica que se va a controlar el valor del cupo al momento de otorgar un
crdito.
Bloquea por morosidad:
Campo numrico con 2 posibles valores; slo se utiliza si se tiene activo el mdulo de
cartera en el sistema comercial.
0= No: Indica que no se validar el estado de morosidad se podr dar crdito as el
cliente no este a da.
1= S: Indica que se va a controlar el estado de morosidad y se restringir al
momento de otorgar un crdito.
Clasificacin:
Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para clasificar en
orden descendente la importancia del cliente.
Lista de precio:
Campo alfanumrico de 3 posiciones (si se usan Listas Extendidas) o de una posicin
entre los valores de 1 y 6 (si se usan precios definidos en el catlogo de partes).
Corresponde al cdigo de lista de precios al que se desea asociar al cliente.
Lista de Descuentos:
Campo alfanumrico de 2 posiciones (si se usan Listas Extendidas) Corresponde al
cdigo de lista de descuentos al que se desea asociar al cliente.
Contacto:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y apellidos
del representante del cliente.
Cdigo de moneda:
Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de monedas
extranjeras para los clientes a los cuales se les facture con esta condicin. Si es nacional
se digita <Enter> para indicar que la moneda es Nacional o Corriente.
109
Zona / Subzona:
Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno.
Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / Subzona al cual se desea asociar al
cliente.
Ruta :
Campo alfanumrico de 3 posiciones. Corresponde al cdigo del catlogo de ruta al
cual se desea asociar al cliente.
Orden :
Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el orden de visita al cliente
dentro de la ruta.
Vendedor:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del vendedor definido
en el catlogo de vendedores, al cual se desea asociar el beneficiario.
110
Actualizacin de Sucursales
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear cdigos asociados a un
beneficiario, para todas y cata una de las sucursales que posea. Este catlogo permite
controlar la informacin de ventas, despachos, cartera y estadsticas por cada una de las
sucursales del beneficiario.
Al ingresar al programa de Actualizacin de sucursales se debe diligenciar los

siguientes campos:
111
Explicacin de los campos del catlogo de sucursales:

Cdigo del beneficiario:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Corresponde al cdigo del catlogo de
beneficiarios que identifica a la persona natural o jurdica a la que se le va a actualizar
sucursales.
Cdigo de sucursal:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se utiliza para identificar a la sucursal que se est
creando. Se debe crear un cdigo de sucursal por las oficinas principales del
beneficiario, y un cdigo para cada una de las sucursales del mismo.
112
Los campos referentes al nombre o razn social, contacto, direccin, etc. se deben
diligenciar para cada sucursal que se cree, conforme a la explicacin definida en el
catlogo de beneficiarios para ellos.
Actualizacin de Aos
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar los cdigos de los aos en
los cuales se registrarn las diferentes transacciones.
Al seleccionar la opcin 1 de Actualiza Aos el usuario deber reportar los siguientes

campos:
Explicacin de los campos del catlogo de aos:
113
Ao:
Campo numrico de 2 posiciones. Se debe digitar aqu los dos ltimos dgitos del ao, por
ejemplo para el caso de 1998 se digita solamente 98. El sistema tiene predefinida una tabla de
rangos de aos para el manejo del milenio. Se pretende que el usuario no tenga que digitar en
todas las transacciones los 4 dgitos del ao, y que solamente capture los dos ltimos que la
aplicacin identificar a que milenio corresponde al ao reportado.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo del
ao. Se recomienda digitarlo por ejemplo Ao de 1.998.
Fecha Inicial:
Campo numrico de 6 posiciones en formato AA/MM/DD. Se utiliza para definir la
fecha a partir de la cual se inicia el ao contable y/o transaccional.
Fecha Final :
fecha hasta la cual se extiende el ao contable y/o transaccional.
114
Actualizacin de Lapsos
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar los cdigos de los lapsos
o perodos contables y/o transaccionales en los cuales se reportaran los diferentes
registros de movimientos.
Al ingresar por el programa de Actualiza Lapsos el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
Explicacin de los campos del catlogo de lapsos:

Ao:
Campo numrico de 2 posiciones. Se debe digitar aqu los dos ltimos dgitos del ao,
por ejemplo para el caso de 1998 se digita solamente 98.
115
Periodo (mes):
Campo numrico de 2 posiciones. Se debe digitar aqu el nmero del periodo
correspondiente al nmero de mes o lapso contable. El sistema permite crear hasta 15
periodos o lapsos. Por ejemplo 01 para indicar Mes 01, es decir Enero.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo del
lapso. Se recomienda digitarlo completo, por ejemplo Enero de 1.998.
Fecha Inicial:
fecha a partir de la cual se inicia el lapso contable y/o transaccional.
Fecha Final :
fecha hasta la cual se extiende el lapso contable y/o transaccional.
% Paag:
Campo numrico para 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el porcentaje de
ajuste al ao gravable correspondiente al mes el cual es requerido para los procesos de
Ajustes por Inflacin.
116
Actualizacin de Fechas
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar y controlar los cdigos de
fechas de las transacciones. El sistema no exige que las fechas sean creadas con
anterioridad, stas se van creando automticamente en la medida en que la aplicacin
interactua con la fecha del computado..
Igualmente brinda la posibilidad de cerrar una fecha de tal forma que no se registren ni
alteren las transacciones sin previa aprobacin del usuario maestro.
Al seleccionar la opcin 1 de Actualiza Fechas el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
117
Explicacin de los campos del catlogo de fechas:

Fecha :
Campo numrico en formato AA/MM/DD. Corresponde a la fecha que se desea
actualizar.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 24 caracteres. Se utiliza para digitar la feche de forma textual.
El sistema la sugiere de acuerdo al calendario.
Lapso Relacionado:
Campo numrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del lapso en formato AA/MM
al cual se desea asociar la fecha que se est actualizando.
118
Cierre de Fechas:
Este proceso se utiliza posteriormente al registro transaccional. La recomendacin es
que se cierre diariamente la fecha anterior, en la cual ya deben haberse registrado las
transacciones del da anterior. De esta forma se evita que se presenten errores en la
captura de transacciones en fechas no correspondientes, y se garantiza la integridad de
la informacin.
Se deben reportar la fecha inicial y final a cerrar. Si se requiere volver a abrir una fecha,
se debe ingresar por el mdulo de mantenimiento, programa para Apertura de Lapsos y
Fechas.
Catlogos del Sistema Comercial CM-UNO

Tabla de Contenido
INTRODUCCIN...................................................................................................................................15
OBJETIVOS DEL MDULO...............................................................................................................................15
MEN MONITOR..................................................................................................................................16
INTERACCIN CON LOS CATLOGOS POSTERIORMENTE A LA FASE DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA:.........18
CATLOGO DE EMPRESAS...............................................................................................................19
QU PASA CUANDO SE TIENEN VARIAS EMPRESAS EN EL MISMO DIRECTORIO?..............................................19
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE EMPRESAS.........................................................................20
ACTUALIZA CENTROS DE UTILIDAD............................................................................................22

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE CENTROS DE UTILIDAD......................................................23
ACTUALIZA TIPOS DE MONEDAS...................................................................................................24

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE MONEDAS EXTRANJERAS..................................................25
ACTUALIZA TIPOS DE RETEFUENTE............................................................................................26

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE RETEFUENTES...................................................................27
ACTUALIZACIN DE BODEGAS.....................................................................................................28
EJEMPLOS DE DEFINICIN DE BODEGAS, POR TIPOS DE EMPRESAS..................................................................29
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE BODEGAS..........................................................................29
ACTUALIZA GRUPOS DE BODEGAS..................................................................................................................31
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DE LOS CATLOGOS DE GRUPOS DE BODEGAS.................................................32
ACTUALIZACIN DE GRUPOS.........................................................................................................33
ANLISIS DE LA INFORMACIN PARTIENDO DE GRUPOS.................................................................................33
CONSIDERACIONES DE TIPO CONTABLE Y ESTADSTICO A TENER EN CUENTA EN LA ESTRUCTURACIN DEL
CATLOGO DE GRUPOS....................................................................................................................................33
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE GRUPOS.............................................................................34
EJEMPLOS DE ESTRUCTURACIN DEL CATLOGO DE GRUPOS..........................................................................35
ACTUALIZACIN DE CARACTERSTICAS...................................................................................38
EJEMPLOS DE DEFINICIN DE CATLOGOS DE CARACTERSTICAS DEPENDIENDO DEL TIPO DE EMPRESA.........38
CONSIDERACIONES PARA DEFINIR EL CATLOGO DE CARACTERSTICAS..........................................................39
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE CARACTERSTICAS:...........................................................40
ACTUALIZACIN DE ARANCELES.................................................................................................41
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE ARANCELES:.....................................................................41
ACTUALIZACIN DE PARTES DE INVENTARIOS.......................................................................43

DIAGRAMA DE OPERACIN PARA DEFINIR LA PLATAFORMA DE MANEJO DE LAS PARTES EN CM-UNO...........43
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE PARTES:............................................................................46
ASPECTOS DE INTERS PARA LOGRAR UN MEJOR APROVECHAMIENTO DEL CATLOGO DE PARTES..................52
ACTUALIZACIN DE EXTENSIONES.............................................................................................54
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE EXTENSIONES:...................................................................56
LISTADOS DEL CATLOGO DE PARTES........................................................................................57
ACTUALIZA DESCRIPCIONES TCNICAS....................................................................................59

EJEMPLO DE UTILIZACIN DEL CATLOGO DE DESCRIPCIONES TCNICAS.......................................................59
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE DESCRIPCIONES TCNICAS:..............................................60
ACTUALIZACIN DE REFERENCIAS ALTERNAS.......................................................................61

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE REFERENCIAS ALTERNAS..................................................61
ACTUALIZACIN DE REFERENCIAS EQUIVALENTES.............................................................63

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE REFERENCIAS EQUIVALENTES...........................................63
ACTUALIZACIN DE LNEAS..........................................................................................................64
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE LNEAS:............................................................................64
ACTUALIZACIN DE LNEAS POR PARTE...................................................................................66

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE LNEAS POR PARTE...........................................................66
ACTUALIZACIN DE DESTINOS ASOCIADOS.............................................................................68

FASES PARA DEFINIR LOS CATLOGOS DE DESTINOS ASOCIADOS Y DESTINOS.................................................68
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE DESTINOS ASOCIADOS:.....................................................71
ACTUALIZACIN DE DESTINOS.....................................................................................................72
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS PARA CREAR EL CATLOGO DE DESTINOS:......................................................72
ACTUALIZACIN DE FIRMAS AUTORIZADAS............................................................................74

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE FIRMAS:............................................................................74
ACTUALIZACIN DE MQUINAS...................................................................................................76
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE MQUINAS:.......................................................................77
ACTUALIZACIN DE PRODUCTOS................................................................................................78
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE PRODUCTOS:.....................................................................79
ACTUALIZACIN DE TIPOS DE DOCUMENTOS.........................................................................80

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE TIPOS DE DOCUMENTOS:...................................................80
ACTUALIZACIN DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS......................................................82

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS:....................................83
ACTUALIZACIN DE RESOLUCIONES DE FACTURACIN.....................................................84

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE RESOLUCIN DE FACTURACIN:.......................................84
ACTUALIZACIN DE CONCEPTOS DE INVENTARIO................................................................87

EJEMPLO DE ESTRUCTURACIN DEL CATLOGO DE CONCEPTOS.....................................................................87

ASPECTOS A TENER EN CUENTA A LA HORA DE DEFINIR LOS CONCEPTOS.......................................................87
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE CONCEPTOS:.....................................................................88
ACTUALIZACIN DE VENDEDORES..............................................................................................93
1.27.3. EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE VENDEDORES:.......................................................94
ACTUALIZACIN DE RUTAS............................................................................................................95
ACTUALIZACIN DE ZONAS Y SUB ZONAS.................................................................................96

EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE ZONAS / SUBZONAS..........................................................97
ACTUALIZACIN DE SECTORES....................................................................................................98
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE SECTORES:........................................................................98
ACTUALIZACIN DE BENEFICIARIOS........................................................................................100
DATOS BSICOS DEL BENEFICIARIO:..............................................................................................................101
ACTUALIZACIN DE SUCURSALES.............................................................................................109
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE SUCURSALES:..................................................................110
ACTUALIZACIN DE AOS.............................................................................................................111
ACTUALIZACIN DE LAPSOS........................................................................................................113
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE LAPSOS:..........................................................................113
ACTUALIZACIN DE FECHAS.......................................................................................................115
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE FECHAS:..........................................................................116
CIERRE DE FECHAS:.........................................................................................................................117

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CATALOGOS DEL SISTEMA

Actualizacin de empresas, centros de utilidad, monedas y tablas de retencin

Definicin y actualizacin de bodegas y grupos de bodegas

Definicin y actualizacin de Grupos de Inventarios, caractersticas y aranceles

Actualizacin de partes de inventario, extensiones y descripciones tcnicas

Actualizacin de referencias alternas, partes equivalentes y lneas

Actualizacin de destinos asociados, destinos y firmas

Actualizacin de maquinas y productos

Actualizacin de tipos de documentos y consecutivos

Definicin y actualizacin de conceptos de Inventarios

Actualizacin de vendedores y rutas

Actualizacin de zonas, sub zonas y sectores

Actualizacin de beneficiarios y sucursales

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

CATALOGOS DEL SISTEMA

Actualizacin de aos, lapsos y fechas

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

CATALOGOS DEL SISTEMA

Consideraciones iniciales sobre los catlogos bsicos del CMUNO:

PEPE LOPEZ SECRETARIO

CARLOS PINTO GERENTE

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Interaccin con los catlogos

No es posible empezar a reportar transacciones si los catlogos no han sido previamente

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

CATALOGOS DEL SISTEMA

Qu pasa cuando se tienen varias empresas en el mismo directorio?

Al ingresar por la opcin 1 de Actualizacin de Empresas el usuario deber diligenciar los

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Explicacin de los campos del catlogo de empresas

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Liquida retencin en ventas:

Se recomienda que este catlogo sea igual al definido en la aplicacin CGUNO.

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Actualiza Centros de Utilidad

Se debe ingresar por la opcin de men Actualizacin de Centros de Utilidad:

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Explicacin de los campos del catlogo de centros de utilidad

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Actualiza Tipos de Monedas

Al seleccionar la opcin de men Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben informar los

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

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Explicacin de los campos del catlogo de monedas extranjeras

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Actualiza Tipos de Retefuente

Se debe ingresar por la opcin de men Actualizacin de Tipos de Retefuente, el

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

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Explicacin de los campos del catlogo de retefuentes

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CATALOGOS DEL SISTEMA