PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA

Cdigo : PFI.16

PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

Versin : 03
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Revis:

Jefe Divisin Financiera

Jefe Seccin de Presupuesto
Jefe Seccin de Tesorera

Fecha de aprobacin: Diciembre 04 de 2007

Resolucin N 1858

Aprob: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para verificar, comparar y

conciliar la informacin de las cuentas bancarias registradas en el Libro
Auxiliar de Bancos con la de los extractos suministrados por las
entidades bancarias y hacer el anlisis y registro de los ajustes
correspondientes.

Aplica a todas las cuentas bancarias de la Universidad Industrial de

Santander

NORMATIVIDAD

N/A

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

UAA: Unidad Acadmica y/o Administrativa.

SIF: Sistema de Informacin Financiero.

Libro Auxiliar de Bancos: Registro que mantiene la Universidad de las operaciones bancarias que realiza.

Boletn Diario: Relacin de ingresos, egresos e inversiones registrados en libros en forma diaria junto con los documentos soporte.

Conciliacin Bancaria: Comparacin entre el extracto bancario y el Libro Auxiliar de Bancos.

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CONSIDERACIONES

El movimiento de ingresos y egresos que se realiza diariamente se debe registrar en el Libro Auxiliar de Bancos, con base en la informacin que suministran las
Entidades Bancarias a travs de la pgina web y reportan las Unidades Acadmicas y/o Administrativas.

La Universidad debe preferiblemente mantener sus cuentas en las Entidades Bancarias que le permitan, a travs de la pgina web, el acceso diario a la informacin
de las operaciones bancarias.

Las Unidades Acadmicas y/o Administrativas deben enviar oportunamente las consignaciones a la Seccin de Tesorera para su respectivo registro.

Las sedes deben enviar mensualmente el reporte de la conciliacin bancaria a la Seccin de Tesorera de la sede principal de la Universidad.

La Conciliacin Bancaria se debe realizar dentro del mes siguiente a la realizacin de las operaciones bancarias.

Diariamente las Entidades Bancarias suministran a travs de la pgina web, la informacin de las operaciones realizadas y publica los extractos bancarios. De igual
forma, enva fsicamente a Tesorera los extractos en el mes siguiente.

El presupuesto de la Universidad se administra a travs de cinco (5) fondos, con el fin de hacer ms eficiente su manejo y ejercer control sobre la destinacin de los
recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente forma:
Fondo 1 Fondo Comn: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones diarias de la Universidad.
Fondo 3 Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos para el desarrollo de programas de investigacin y proyectos especiales.
Fondo 5 Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que
presentan una difcil situacin econmica.
Fondo 6 Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general.
Fondo 8 Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes de recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinacin especfica es financiar proyectos de inversin.

Para el caso de las Sedes Regionales de Mlaga y Barbosa las conciliaciones bancarias se realizan directamente en la Sede Principal.

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Inicio/Fin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Decisin

Documento

Procesamiento en S.I. o
intranet

Procedimiento predefinido

Conector

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

1. Ingresa a la pgina web de la Entidad Bancaria con la clave

otorgada por la misma y descarga la informacin de las
operaciones bancarias.

Auxiliar Tesorera

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

INICIO

Descarga informacin de
las operaciones bancarias

Para el caso de las Sedes Regionales, la entidad bancaria enva

los extractos del mes correspondiente.

Registra los Ingresos/

Egresos en las UAA
correspondientes

2. Registra los Ingresos en el SIF (manejo ingresos

recepcin de ingresos mantenimiento en Bancos
Ingresos a Bancos) y los Egresos (manejo egresos
recepcin de egresos mantenimiento en Bancos Egresos
a Bancos) en las UAA correspondientes.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

En caso de no identificar la UAA a la que afectan las

operaciones bancarias, antes del cierre de la vigencia y con la
periodicidad que se considere conveniente, provisionalmente
registra el movimiento en los siguientes cdigos:
- Fondo 1 en el 3140 (Divisin Financiera)
- Fondo 6 en el 7850 (Proyectos Varios).
Ingresa a la pgina web de
las Entidades Bancarias y
descarga los extractos

Compara operaciones
registradas en Libro
Auxiliar de Bancos con
informacin de extractos

3. Ingresa a la pgina web de las Entidades Bancarias con la

clave otorgada por la misma y descarga los extractos.
Si no se han publicado los extractos en la pgina web o no han
llegado fsicamente en el tiempo establecido, informa a la
Seccin de Tesorera para que realice la solicitud a la Entidad
Bancaria.

4. Ingresa al SIF y compara las operaciones registradas en el

Libro Auxiliar de Bancos, con los movimientos reportados en
los extractos y con la Conciliacin Bancaria del mes anterior.

Auxiliar Presupuesto
o Funcionario
Encargado

Auxiliar Presupuesto
o Funcionario
Encargado

Procedimiento
Ingresos por Bancos
Procedimiento Egresos

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

5. Elabora la Conciliacin Bancaria con las diferencias

encontradas, relacionndolas de la siguiente manera:

Elabora Conciliacin
Bancaria

Conciliacin Bancaria

Consignaciones
pendientes
por
registrar:
Consignaciones o notas crdito que aparecen en el
extracto pero no estn registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos o no es fcil su identificacin.
Notas dbito pendientes por registrar: Notas dbito
que aparecen en el extracto y no estn registrados en el
Libro Auxiliar de Bancos o no es fcil su identificacin.
Consignaciones registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos que no cruzan con extractos: Consignaciones
registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen
en los extractos o no es fcil identificarlas.
Notas dbito registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos que no cruzan con extractos: Notas dbito
registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen
en los extractos o no es fcil su identificacin.
Cheques pendientes por cobrar: Cheques girados por la
Universidad que no han sido cobrados y cheques que
aparecen en el extracto con un valor diferente al girado.
6. Imprime conciliacin bancaria y archiva junto con los
extractos. Enva una copia de la conciliacin bancaria a
Tesorera.

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Auxiliar Presupuesto
o Funcionario
Encargado

Formato Conciliacin
Bancaria

Auxiliar Presupuesto

La sede Barrancabermeja y Socorro no realiza la impresin de

la conciliacin, ya que sta se enva al final de todo el proceso.
Verifica los registros que
aparecen pendientes y
realiza cruces, registros y
anulaciones pertinentes

7. Verifica los registros que aparecen pendientes y realiza el

estudio de los mismos en el siguiente orden:
Compara las consignaciones pendientes por registrar en
libros con las consignaciones registradas doblemente, y
realiza los cruces, registros y anulaciones pertinentes.
Compara las notas dbito pendientes por registrar en libros
con las notas dbito registradas doblemente y realiza los
cruces, registros y anulaciones pertinentes.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

Operacin figura en
extracto y Libro
Auxiliar de Bancos?

No

1
Pg 6

Si

Revisa documentos que

soportan la operacin
bancaria

Valor en libro auxiliar

>
valor en extracto?

8. A partir de dichas comparaciones se pueden presentar:

a) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de bancos y en
extracto pero con diferente valor.
b) Operaciones registradas en extracto y no en el Libro
auxiliar de bancos.
c) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de bancos y no
en extracto.
a) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de
bancos y en extracto pero con diferente valor.
Revisa los documentos que soportan la operacin para
determinar en dnde se presenta la inconsistencia.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

Si el valor registrado en el libro auxiliar de bancos es

mayor al valor del extracto, y el valor correcto
corresponde al registrado en el extracto, anula el registro
existente y nuevamente hace el ingreso por el valor real.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

Si el valor correcto es el registrado en el libro auxiliar de

bancos, enva carta a la Entidad Bancaria solicitando
correccin del valor y adjunta documentos que
justifiquen la solicitud.

No

Si
No

Correcto el extracto?
Si

Anula ingreso y lo
registra nuevamente por
el valor correcto

Enva carta a la entidad

Bancaria solicitando
correccin del valor

2
Pg 7

Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

No

Correcto el extracto?
Si

Si el valor registrado en el libro auxiliar de bancos es

menor al valor del extracto, y el valor correcto es el que
aparece en el extracto, realiza ajuste en libros mediante
el registro de un ingreso por valor de la diferencia.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

Si el valor correcto corresponde al registrado en el libro

auxiliar de bancos, enva carta a la Entidad Bancaria
solicitando correccin del valor y adjunta documentos
que justifiquen la solicitud.

Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede

Realiza ajuste en libros

mediante registro de un
ingreso por valor de la
diferencia

Enva carta a la Entidad

Bancaria solicitando
correccin del valor

Operacin figura en
extracto y no en Libro
Auxiliar de Bancos?

2
Pg 7

No

Pg 7

Si

Revisa documentos que

soportan la operacin
bancaria

Correcto el extracto?
Si

Realiza registro de la
operacin bancaria

b) Operaciones registradas en extracto y no en el Libro

auxiliar de bancos.

Revisa los documentos que soportan la operacin

bancaria.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

Si efectivamente la operacin reportada por la Entidad

Bancaria no aparece en el Libro Auxiliar de Bancos por
error de la Universidad, registra en el SIF la operacin
bancaria.

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

No

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

Solicita a la Entidad
Bancaria informacin
sobre la operacin

Solicita explicacin de la
inconsistencia y anexa
soportes que demuestren
el ingreso o egreso

Solicita a la Entidad Bancaria le enve informacin sobre

la operacin efectuada.

Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede

c) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de

bancos y no en extracto.
Revisa documentos y solicita por escrito a la Entidad
Bancaria la explicacin de la inconsistencia y correccin
de la misma, anexando los soportes que demuestren el
ingreso o egreso respectivo.

Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede

Nota: La sede Barrancabermeja y Socorro enva

mensualmente la conciliacin Bancaria a la Seccin de
Tesorera.
2

Realiza ajustes e informa

motivos de inconsistencia

9. Realiza los ajustes solicitados por la Seccin de Tesorera o

Coordinadores de Sede a que haya lugar e informa los
motivos de la inconsistencia.

Verifica los ajustes hechos

10. En el extracto bancario del siguiente mes verifica que la

Entidad Bancaria haya realizado los ajustes solicitados y que
aparezcan las consignaciones hechas con la finalidad de
corregir las diferencias entre valores.

Anexa la Conciliacin
Bancaria al Boletn Diario

11. Despus de realizar todos los ajustes pertinentes o

registrar la inconsistencia anexa la Conciliacin Bancaria al
Boletn Diario y los documentos pertinentes.

FIN

Entidad Bancaria

Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado

Auxiliar Tesorera

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

01

Octubre 11 de 2004

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creacin del Documento

Adecuacin del documento al Sistema de Gestin de Calidad segn el Procedimiento

Control de Documentos.
Inclusin del alcance y definiciones.
Modificacin de las consideraciones relacionadas con el envo de las consignaciones que
deben realizar las UAA a la Seccin de Tesorera y la realizacin de la conciliacin
bancaria.
El registro de las operaciones diarias se cambia de realizarse en el Libro Auxiliar de
Bancos a los mdulos de Ingresos y Egresos en el SIF.
Cambian las UAA donde se registran provisionalmente los movimientos bancarios.
Se elimina el uso del Mdulo de Conciliaciones del SIF.
Inclusin y descripcin detallada de los casos que pueden presentarse al realizar el
estudio de los registros que aparecen pendientes.
Actualizacin Formato Libro Auxiliar de Bancos
Modificacin Formato Conciliacin Bancaria

Inclusin de responsables.
Inclusin de una consideracin relacionada con las sedes regionales.
Incluir actividades relacionadas con las conciliaciones bancarias de las sedes regionales.

02

Diciembre 04 de 2007

03

Junio 11 de 2010