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MANUAL DE RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS.

PRESENTADO POR
IVAN ENRIQUE CHAVES CORONEL Y
ABSALON MENESES BENAVIDES

TCNICAS INTEGRADAS MLTIPLES DE OCCIDENTE.

SERVICIO FARMACUTICOS.
MODULO RECIBIR, DESPACHAR Y DISPENSAR MEDICAMENTOS.
SANTIAGO DE CALI.
ABRIL 2015.

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MANUAL DE RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS.

PRESENTADO POR
IVAN ENRIQUE CLAVES CORONEL Y
ABSALON MENESES BENAVIDES

DOCENTE:
ARNOLD SALAS

RECEPCIN DE MEDICAMENTOS

TCNICAS INTEGRADAS MLTIPLES DE OCCIDENTE.

SERVICIO FARMACUTICOS.
MODULO RECIBIR, DESPACHAR Y DISPENSAR MEDICAMENTOS.
SANTIAGO DE CALI.
ABRIL 2015.

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MANUAL DE RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS.
INTRODUCCIN.
La elaboracin del presente manual se realiza con el objetivo de hacer de la actividad de la recepcin de
medicamentos y dispositivos mdicos, sea una funcin gil, practica y segura.
OBJETIVO.
Lograr a satisfaccin las condiciones previas en la actividad receptora de los medicamentos y/ o dispositivos
solicitados tanto en el aspecto fsico como en el documental y legal.
DEFINICIONES.
RECEPCIN.
La recepcin es el proceso por medio del cual, la Institucin realiza una comparacin entre lo pactado con el
proveedor, orden de compra contra factura y lo que l enva. (recepcin Administrativa), y entre lo establecido
por la legislacin vigente, requisitos internos y adems el aspecto del producto (recepcin tcnica)
RECEPCIN ADMINISTRATIVA. Permite constatar si el insumo cumple o no con las condiciones
pactadas entre la Institucin y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si
esta acorde con lo facturado. Debe realizarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra. Entre la
especificacin a revisar esta: nombre genrico del producto, concentracon, forma farmacutica, precios
unitarios y totales (por producto y valor total de la factura). Fechas y formas de entregas y cantidades.
RECEPCIN TCNICA. Permite constatar el grado de acercamiento de las caractersticas tcnicas del
producto a las que estn establecidas como referencia por la legislacin y por la organizacin. Estas
especificaciones se refieren a: fecha de vencimiento, nmero de lote de fabricacin, registro sanitario. (INVIMA),
caractersticas fsicas y organolpticas del producto como tal, caractersticas relacionadas con la etiqueta,
empaque, envase, embalaje y forma farmacolgica, condiciones de almacenamiento, nombre del fabricante y
otros requisitos de informacin acordes a la legislacin colombiana. Para llevar a cabo esta verificacin tcnica
es necesario el significado de algunos trminos:
Inspeccin. Proceso a travs del cual se supervisa si el producto cumple con los requisitos de
calidad. Dependiendo de la etapa del proceso se denomina: inspeccin de entrada o de recepcin,
donde se detectan aquellos insumos que van a ingresar a la produccin y no cumplen las
especificaciones, se evita as posteriores , como retrasos en los planes de produccin o la
elaboracin de productos de baja calidad, permite tomar decisiones para continuar o detener un
proceso o si se acepta o rechaza un insumo. Inspeccin final, que se lleva a cabo para evitar el
envo de un producto defectuoso como una actividad de garanta de calidad.
Medicin. Determinacin de una caracterstica expresada en un valor numrico. Control de
pasa, no pasa. Evala si una caracterstica esta por debajo o por encima de un lmite fijado.
Inspeccin visual. Examina caractersticas de uniformidad o cambios en el color, acabado,
presencia de partculas extraas, etc.
Muestreo. Es un mtodo idneo para investigar caractersticas en diferentes poblaciones que por
su tamao se hace prcticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A travs de l se
llega a conclusiones generalizadas de todo un lote aplicando las leyes de la probabilidad en una
muestra tomada al azar.
Muestra. Es un conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones representativas y pueden
inferirse a toda la poblacin.
Defecto o no conformidad. Cualquier desviacin del producto a las especificaciones previamente
establecidas (legales, internas, del cliente y de acuerdo al aspecto del producto).
a) Defecto Crtico: Es aquel que puede llegar a impedir la utilizacin del producto y atenta contra la

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vida del paciente.
b) Defecto Mayor: Es aquel que sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso
del producto. Defecto Menor: Es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.
c) Defecto Menor: Es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.
DEFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO.

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Fuente: COLOMBIA, MINISTERIO DE SALUD. Manual de Normas Tcnicas de Calidad. Gua tcnica de
Anlisis, 3 revisin. Bogot: INVIMA 2002.
Durante el procedimiento de recepcin se elabora el acta de recepcin, es el documento oficial que evidencia la
actividad realizada, consignando para cada producto y lote los datos encontrados durante la verificacin de
especificaciones tcnicas y administrativas.
Est respaldado por el responsable del procedimiento y es el documento con el cual se carga el inventario en
software.

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Para finalizar el proceso de la recepcin de medicamentos insumos hospitalarios se presenta un esquema

ilustrativo del mismo con una secuencia lgica de los procedimientos a incluir en este proceso:
RECEPCIN TCNICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS.
La recepcin tcnica se adelantar bsicamente conforme al procedimiento siguiente:

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a) Estudio de la documentacin que contiene el negocio.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico estudiar previamente la
documentacin que permita establecer las condiciones del negocio.
b) Recepcin y estudio de la documentacin entregada.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico comparar el contenido de la
documentacin que contiene el negocio con el contenido de la documentacin entregada, para establecer la
correspondencia entre los productos entregados y los productos especificados en el negocio, respecto de fecha
de entrega, cantidades, condiciones tcnicas, etc.
d) Inspeccin de los productos recibidos.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico proceder a realizar una inspeccin
de los medicamentos y dispositivos mdicos, para verificar: la cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas
de vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante; condiciones de almacenamiento durante el transporte,
manipulacin, embalaje, material de empaque y envase; y, las condiciones administrativas y tcnicas
establecidas en la negociacin.
En caso de encontrar desviaciones de calidad comprobadas, el servicio farmacutico o establecimiento
farmacolgico deber comunicarlo a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la legislacin
vigente.
e) muestreo.
El director del servicio farmacolgico o establecimiento farmacutico definir el plan de muestreo a utilizar y
calcular el tamao de la muestra. La muestra se extrae del total del lote y se proceder de conformidad con lo
estipulado en la Resolucin del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos 2004008172 de
2004. Este requisito es de aplicacin opcional por parte de os distribuidores minoritarios.
f) Acta de Recepcin Tcnica. El director del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico, o quien lo
represente bajo su responsabilidad, elaborar un acta donde recoger detalladamente la informacin que arroje
el procedimiento de recepcin tcnica de los medicamentos y dispositivos mdicos, especialmente, la fecha y
hora de entrega, cantidad de unidades, nmero de lote, registro sanitario y fechas de vencimiento; condiciones
de transporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase; condiciones administrativas y tcnicas
establecidas en la negociacin; y, la que permita identificar en todo momento la muestra tomada para ejercer el
control de calidad. El acta ser firmada por el director del servicio farmacutico o quien lo represente bajo su
responsabilidad y el encargado de la entrega y ser archivada en el sitio previamente designado y en orden
sucesivo.
g) Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdica.
Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en los servicios de la Institucin Prestadora de
Servicios de Salud y en los establecimientos farmacuticos.
h) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico registrar, en los medios existentes para tal fin
preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y
dispositivos mdicos recibidos.
Ordenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos.
Los medicamentos y dispositivos mdicos sern distribuidos dentro del rea de almacenamiento previamente
asignada y debidamente identificada, de acuerdo con la clasificacin farmacolgica y por orden alfabtico,
acorde con los criterios de almacenamiento, en los que bsicamente deben incluirse: la frecuencia de demanda,

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volumen, forma farmacutica y nivel de atencin. Se deben establecer medios de almacenamiento con un
servicio gil y oportuno que permita su identificacin y asignar cdigos a los medios de almacenamiento
(espacios, reas fsicas y estanteras) y a los medicamentos y dispositivos mdicos (normalizacin).
DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS.
Las devoluciones de medicamentos se sometern al procedimiento siguiente:
a) rea especial.
Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la venta y se debe prevenir su redistribucin
hasta hasta una decisin que considere que son disponibles.
b) Condiciones para la reubicacin.
Los productos devueltos solo deben reubicarse en el rea de disponibles para su distribucin, si cumplen con
las condiciones siguientes:

Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

Se demuestra que se han guardado y se han manejado bajo las condiciones apropiadas.

El periodo de vida til restante es superior al mnimo establecido.

Han sido examinados y evaluados por el director tcnico que autoriz su devolucin. Esta valoracin
debe tener en cuenta la naturaleza del producto, cualquier almacenamiento especial requerido y el
tiempo que pas desde que fue despachado. Cuando sea necesario debe solicitare el concepto al titular
del registro o persona calificada de la casa fabricante. En caso de encontrar desviaciones y de calidad
comprobadas, el servicio farmacutico o establecimiento deber comunicarlo a las autoridades
sanitarias competentes, de acuerdo con la legislacin vigente.

c) Registro e identificacin.
Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe identificarse y consignarse en los
registros correspondientes. Los medicamentos devueltos por los pacientes a la farmacia no se deben devolver
al inventario, sino que deben ser destruidos o desnaturalizados.
d) Rotacin.
Los productos devueltos deben cumplir con la rotacin primero en expirar, primero en salir, requisito obligatorio
en toda la cadena del medicamento.
DONACIONES DE MEDICAMENTOS Y DE INSUMOS HOSPITALARIOS ESENCIALES
Por ser los medicamentos productos bsicos en la atencin en salud, es frecuente encontrar donaciones, que
han sido entregadas con el fin de brindar una ayuda en momentos crticos. Las donaciones pasan a crear un
problema cuando no renen las caractersticas necesarias para su utilizacin, por las siguientes razones: los
medicamentos donados no son de utilidad teraputica teniendo en cuenta el tipo de emergencia y las
morbilidades resultantes, a ello se le suma en muchas ocasiones la no utilidad para el nivel de atencin de la
institucin receptora; en muchos casos, la donacin se da por la oportunidad que se le presenta al donante para
deshacerse de insumos poco tiles, de tal manera que no se cubren las necesidades reales; ocurre tambin
que los insumos son donados sin una adecuada clasificacin, etiquetados en idiomas ajenos al del pas
receptor, con nombres comerciales no reconocidos y no llevan impreso el nombre genrico o denominacin
comn internacional; generalmente estn conformadas por medicamentos e insumos vencidos, muestras
gratuitas, devoluciones de las cuales se desconoce su estado y calidad, representando un peligro para quien las
recibe y utiliza; las cantidades donadas sobrepasan las necesidades, lo que exige un lugar adicional para su

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almacenamiento y personal disponible para su conservacin y custodia.
Al analizar los diferentes tipos de donaciones, se encuentra que cada uno podra presentar sus propios
problemas especficos, as:
Donaciones en situaciones de emergencia: una situacin de desastre no siempre conlleva un apoyo objetivo a
las necesidades mdicas, basado en hechos concretos y experiencias pasadas. Un hecho as crea problemas
logsticos porque los insumos donados deben ser seleccionados, almacenados y distribuidos, sobrecargando el
trabajo de quienes estn al frente de su manejo y generando sobre costos que superan el valor de los insumos
recibidos; donaciones entre gobiernos como ayudas para el desarrollo: la eleccin de insumos usualmente est
restringida a los productores y proveedores del pas donante, sin tener en cuenta las necesidades reales en
cuanto a insumos y cantidades por parte del receptor; donaciones por medicamentos e insumos devueltos: este
tipo de donaciones puede frustrar todos los esfuerzos para gerenciar y administrar adecuadamente los
inventarios de insumos de manera racional, ya que se requiere de una inspeccin cuidadosa y la mayora no
pueden utilizarse.
Principios bsicos de las donaciones de medicamentos. Con el fin de dar un mejor uso y aprovechamiento
a las donaciones y obtener su mximo beneficio, es necesario establecer una serie de parmetros a considerar.
La OMS en 1996 trabaj con organismos internacionales de socorro y consult a ms de 100 organizaciones
humanitarias para definir las directrices para manejar las donaciones de medicamentos, los cuales se
fundamentan en 4 principios, aplicables a otros insumos hospitalarios:
1.
2.
3.
4.

Todas las donaciones debern beneficiar a quienes las reciben.

Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
No debe haber discriminacin en la calidad de los productos.
Debe establecerse un mecanismo de comunicacin efectivo entre el donante y el beneficiario.

Directrices para las donaciones de medicamentos e insumos. Aunque hay diferentes escenarios para las
donaciones de medicamentos e insumos, como situaciones de emergencia y ayudas gubernamentales, las
siguientes reglas bsicas planteadas por la OMS para donaciones, pueden aplicarse en todos los casos:
a) Todos los donativos deben basarse en necesidades expresadas por el pas receptor, y no deben
enviarse sin su autorizacin previa. Esta directriz podra exceptuarse en el caso de los medicamentos,
en situaciones agudas de emergencia, siempre y cuando los productos donados figuren en la lista
modelo de medicamentos esenciales establecida por la OMS, integrada en la lista de la Naciones
Unidas de artculos para socorro de urgencias;
b) Todos los medicamentos donados deben ser aprobados en el pas receptor y figurar en la lista nacional
de medicamentos esenciales o en la lista modelo de medicamentos esenciales de OMS. Puede hacerse
una excepcin para los medicamentos e insumos requeridos en los brotes sbitos de enfermedades
raras o de nueva aparicin, pues es posible que en el pas receptor no este autorizado previamente su
uso;
c) La presentacin, dosis y formulacin de los medicamentos deben ser en lo posible anlogos a los
utilizados en el pas receptor;
d) Todos los medicamentos donados deben ajustarse a las normas de calidad del pas donante y del
receptor;
e) Los donativos no pueden ser medicamentos ya facilitados a enfermos y ms tarde devueltos (por
ejemplo a una farmacia), ni tampoco las muestras gratuitas facilitadas a los profesionales de la salud;
f) En el momento de entrada en el pas receptor, todos los medicamentos donados deben tener un plazo
de conservacin de un ao como mnimo;
g) Todos los medicamentos deben estar etiquetados en un idioma que puedan comprender fcilmente los
profesionales de la salud del pas receptor. En la etiqueta debe figurar, por lo menos, la denominacin
comn internacional o nombre genrico, el nmero del lote, la formula farmacutica, la dosis, el nombre
del fabricante, la calidad del envase, las condiciones de almacenamiento y la fecha de caducidad.
h) En la medida de lo posible, los medicamentos donados se deben enviar en los envases de mayor
tamao de que se disponga, as como envases para uso hospitalario;
i) Todos los medicamentos donados se deben envasar de conformidad con los reglamentos

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internacionales de transporte de mercancas, e ir acompaados de una lista detallada de embalaje en
donde se especifique el contenido de cada caja, volumen, peso, nombre genrico del principio activo,
nmero de lote, forma farmacutica. Cada caja no debe pesar ms de 50 kg. En las cajas de
medicamentos no deben figurar otros artculos.
j) A los receptores se le informar de todos los donativos de medicamentos en proyecto, preparados o en
curso;
k) En el pas receptor, el valor declarado del donativo (para las tasas de importacin y derechos de
aduana) se basar en el precio al por mayor de su equivalente genrico a nivel local o, si no se dispone
de esa informacin, en el precio al por mayor en el mercado mundial de su equivalente genrico;
l) Los gastos de transporte internacional y local, depsito y custodia, despacho de aduana y
almacenamiento y manipulacin apropiados deben correr a cargo de la institucin donante, a menos
que se convenga de antemano otra cosa con el pas receptor.
En los casos de donaciones pequeas, hechas por usuarios al servicio de salud y especficamente en el caso
de los medicamentos, es importante verificar siempre las caractersticas organolpticas del producto que se
est recibiendo, la informacin tcnica contenida en el envase y empaque y principalmente, debe investigarse
las condiciones de almacenamiento que dio el donante al producto donado. As podr definirse la real utilidad
del producto recibido. Igualmente conviene almacenar estos productos de manera diferenciada y llevar un
registro de las donaciones recibidas, con fecha, descripcin del producto, cantidad, costo estimado y estado de
los productos con el fin de evitar confusiones con el inventario normal del servicio. En todo caso, es importante
tener presente lo que estipula la legislacin y los organismos de vigilancia y control para este tipo de
donaciones.
Implementacin de una poltica institucional para donaciones. Para una adecuada gestin de donaciones,
tanto los receptores como los donantes necesitan actuar para asegurar el buen uso de las donaciones. Deben
definirse guas nacionales y procedimientos administrativos que en el futuro, orienten a los donantes sobre el
tipo de asistencia y productos que realmente se necesitan, basadas en las directrices de la OMS.
A la vez, los procedimientos administrativos definidos por el receptor, deben servir para definir necesidades,
priorizar los requerimientos, coordinar las donaciones, decidir que documentacin se requiere cuando se
propone hacer una donacin y a quien se dirige, almacenamiento y distribucin de los insumos, definir cmo se
van a incluir las donaciones en los registros de presupuesto y gasto, desechar las donaciones que no sirven.
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS.
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los insumos durante su
permanencia en la bodega, almacn o farmacia, garantizando las condiciones de eficacia y seguridad
requeridas por el fabricante, incluso hasta que el producto es entregado al usuario final. El almacenamiento
considera diferentes aspectos tcnicos como la adecuacin de reas, dotacin requerida, control de factores
ambientales y aspectos administrativos como la gestin del inventario y finalmente las pautas para evaluacin
del almacenamiento. Debe recordarse que cualquier rea que pertenezca a la organizacin servicio
farmacutico, botiquines, bodega, vacunacin, subdepsitos o stoks, por ejemplo en la cual se almacenan
medicamentos e insumos hospitalarios, requiere de pautas mnimas para la adecuada conservacin y custodia
de dichos insumos.
LOGSTICA DE ALMACENAMIENTO.
Tcnicas de almacenamiento. Para establecer el sitio adecuado para el almacenamiento de medicamentos e
insumos, se debe tener en cuenta el tamao de rea requerido para el volumen de almacenamiento, la rotacin
de los insumos, la rotacin y las personas que laboran all; debe establecerse tambin el diseo del rea, con la
sealizacin y demarcacin de cada una de las sub reas o zonas del servicio farmacutico, bodega o
almacn.
Seleccin del sitio de almacenamiento. Para elegir el rea de almacenamiento es indispensable verificar que
sta cumpla con las siguientes recomendaciones:
Alejada de sitios de alta contaminacin.

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Proyeccin de crecimiento de la institucin.

Seguridad. En este aspecto se debe considerar la facilidad de establecer controles tanto internos como
externos tendientes a custodiar adecuadamente el inventario para evitar cualquier fuga y
principalmente para garantizar la seguridad de los colaboradores del rea.
Facilitar la circulacin de personal y de productos (tanto para entrar como para salir).
Preferiblemente primer piso.
Buen estado de los pisos, paredes y techos; impermeables, resistentes, uniformes y que permitan fcil
limpieza.
Buena circulacin de aire que permita mantener la vida til de los insumos.
Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos mdicos, debido
a que adems de deteriorar los productos aumentan la temperatura del rea.
Con humedad relativa baja y temperaturas apropiadas.
Accesibilidad. El sitio de almacenamiento debe estar equidistante de los diferentes servicios internos
de la institucin y con facilidad de acceso fsico y geogrfico tanto para los proveedores y clientes
externos como para los clientes internos;
Drenajes: Se debe contar con un buen sistema de alcantarillado que recoja las aguas eficientemente,
ya sean las aguas lluvias o residuales para evitar inundaciones y por ende perdida de los insumos.
Comunicaciones. No solamente se refiere al servicio telefnico sino a otras formas de comunicacin:
correo, radio, fax, electrnico (internet).
Servicios pblicos, agua, luz, telfono, alcantarillado y recoleccin de basuras y deshechos o productos
averiados o deteriorados.
La institucin puede contar con varias alternativas para el sitio de almacenamiento; para que la
seleccin de dicho sitio sea objetiva, resulta til asignar un valor a cada uno de los parmetros
mencionados anteriormente, de acuerdo a su importancia. Una vez definidos los valores, se inicia la
calificacin de las diferentes iniciativas, escogiendo como sitio de almacenamiento aquel cuyo valor o
porcentaje sea mayor.

Determinacin del tamao y volumen del rea. Es difcil establecer una medida estndar para el tamao de
un almacn, bodega o servicio farmacutico; en todo caso el tamao del rea donde se almacenen
medicamentos e insumos hospitalarios, debe estar acorde con el volumen de tems, de manera que no se
desperdicie espacio pero que tampoco se acumulen productos mal almacenados por falta de espacio. Debe
considerarse tambin, el espacio necesario para las zonas o sub reas que se requieren para el servicio
farmacutico. Algunas caractersticas puntuales del rea variarn dependiendo de las condiciones propias de la
organizacin.
El servicio farmacutico esta distribuido en diferentes reas, para poder desarrollar todas las actividades
necesarias para el sistema de distribucin por dosis unitaria y para su correcto funcionamiento, las cuales
deben estar definidas, delimitadas y sealizadas, adems de contar con el espacio adecuado; estas reas son
las siguientes:

rea de almacenamiento, recepcin de pedidos y cuarentena, en la que est almacenado el stock

de medicamentos de la farmacia. Esta zona tiene una salida al exterior para la recepcin de los pedidos
y recogida de los productos por parte del proveedor. Se dispone de un espacio para separar los
productos que no se han legalizado, no cumplen especificaciones y estn para devolucin a proveedor
en el rea de cuarentena.

Almacenamiento de medicamentos de control especial con las debidas medidas de seguridad.

rea de dispensacin de medicamentos en dosis unitaria. En esta zona se reciben las copias de las
rdenes mdicas para posteriormente preparar la medicacin dispensada en dosis unitaria. Dispone de
estanteras donde se ubican cajetines con la medicacin que se dispensa en unidosis, la cual va
condicionada para este fin.

rea de dispensacin de medicamentos a pacientes externos. En esta rea se dispensan los

medicamentos a pacientes ambulantes segn dispone la legislacin vigente.

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rea de reenvase de lquidos no estriles y reempaque de formas farmacuticas orales slidas y

laboratorio para preparacin de formulas magistrales no estriles. En esta zona existe un pequeo
almacn de productos qumicos destinados a la elaboracin de frmulas magistrales, as como todo el
material necesario para reenvase de lquidos no estriles y reempaque de slidos.

rea estril con cabina de flujo laminar horizontal para la preparacin de formulas magistrales ,
mezclas intravenosas y nutricin parenteral, y cabina de flujo laminar vertical para la preparacin de
citostticos y otros preparados citotxicos.

rea administrativa. En esta rea se encuentra el despacho del farmacutico responsable, en el que

se ubica el centro de informacin de medicamentos con la bibliografa y documentacin necesaria para

responder a las consultas solicitadas.
Cuenta con computadores conectados al servidor donde se encuentra el programa institucional para
control de inventarios y facturacin a usuarios. En esta zona se procede a la facturacin diaria de la
medicacin dispensada a los pacientes, y se desarrollan todas aquellas actividades (rdenes de
despacho de pedidos, cargo de suministros a pacientes: facturas, etc). Para organizar adecuadamente
las reas, es necesario conocer con antelacin cuales son las sub reas o zonas requeridas, a la vez
que se dispone de cada una de las zonas, es necesario sealizarlas, con letreros no menos de 20 cm
de ancho, con letras de 10 cm de altura, elaborados en diferentes materiales, segn la disponibilidad
econmica. Los colores de la sealizacin son opcionales y pueden variar de acuerdo a la esttica y
estructura de cada entidad y a las normas establecidas en las organizaciones y pases. Sin embargo,
se recomienda que sea en los colores institucionales o en los colores que se relacionan en la tabla
No. 46. Tambin pueden demarcarse las zonas, trazando franjas de 10 cm de ancho sobre el piso, que
delimiten cada una de las sub reas, los colores recomendados para esta demarcacin y sealizacin
se describen en la siguiente tabla.
Codificacin de Colores para la Sealizacin y Demarcacin
COLOR
REA
Verde
rea de Recepcin
Rojo
rea de Revisin
Amarillo
rea de Almacenamiento
Naranja
rea de Cuarentena No. 1
Violeta
rea de Medicamentos de Control Especial
Rojo Rayado
rea de Material Reciclable
Azul
rea de Cadena en Fro
Azul Rayado
rea de Preparados Magistrales
Vinotinto
rea Administrativa
Blanco
rea de Servicios Sanitarios
Amarillo y Naranja Rayado rea de Sustancias Inflamables
Verde Rayado
rea de Alistamiento de Pedidos
Verde Rayado
rea de Entrega de Medicamentos

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CONDICIONES DE LAS REAS DE ALMACENAMIENTO.
Las reas de almacenamiento deben cumplir bsicamente con las especificaciones siguientes:
a) Estar alejadas de sitios de alta contaminacin.
Las reas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminacin, para conservar
adecuadamente los dispositivos mdicos y la estabilidad de los medicamentos que pueden resultar afectados.
b) Facilitar la circulacin de personas y objetos.
Las reas de almacenamiento deben de estar situadas en edificaciones preferiblemente en el primer piso o en
un mismo piso. Las puestas deben situarse de tal manera que se facilite la circulacin de personas y objetos.
c) Pisos.
Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema de drenaje que permita la fcil
limpieza y sanitizacin.
d) Paredes.
Tener paredes o muros impermeables, slidos, de fcil limpieza y sanitizacin y resistentes a factores
ambientales como humedad y temperatura.
e) Techos y cielos rasos.
Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de fcil limpieza y sanitizacin.
f) Iluminacin.
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin adecuada e identificacin de los medicamentos
y dispositivos mdicos y el buen manejo de la documentacin.
g) Ventilacin.
Contar con un sistema de ventilacin natural y/o artificial que conserve la vida til de los medicamentos y
dispositivos mdicos.
h) Rayos solares. Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
mdicos.
i) Condiciones de temperatura y humedad.
Contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por
el fabricante. Se llevarn registros de control de estas variables, con un termmetro y un higrmetro,
respectivamente, adecuados y calibrados.
j) Inexistencia de contacto con el piso.
Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben estar en contacto con el piso, se ubicarn en estibas o
estanteras de material sanitario, impermeable y fcil de limpiar.
k) Mantenimiento de la cadena de fro.
Los medicamentos y dispositivos mdicos que requieren refrigeracin sern almacenados en cuartos fros,
refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de la
cadena de fro, en caso de interrupciones de la energa elctrica y contarn con mecanismos que registren la
temperatura.
l) Medidas de seguridad.
En las reas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos se contar con alarmas sensibles al
humo y extintores de incendios, en ellas no se podrn acumular residuos.
Ordenamiento de los insumos. Organizar sistemticamente los insumos dentro del servicio, permite:
ubicacin fcil, lo que contribuye a agilizar el procedimiento de despacho e inventarios, ayudar a optimizar el
espacio disponible para almacenar y contribuir a mantener agradable las reas. Los medicamentos se sitan
conforme a un principio de organizacin especfico, forma farmacutica, clasificacin farmacolgica o nivel de
atencin. Existen otras formas de ordenamiento de acuerdo con el volumen y la demanda, esto es, colocar ms
prximos a la zona de entrega los medicamentos de mayor movimiento (excluyendo los ms costosos). Al existir
varios mtodos de ordenamiento, ninguno de ellos es ideal. As por ejemplo, el ordenamiento por grupo
teraputico requiere de personal capacitado que identifique los diferentes grupos farmacolgicos; el
ordenamiento por forma farmacutica demanda ms espacio fsico, etc. Lo ms conveniente es utilizar la
combinacin de varios mtodos con el objeto de agilizar la bsqueda de los medicamentos y optimizar al
mximo el espacio. Puede utilizarse la agrupacin farmacolgica y organizar alfabticamente dentro de cada
forma.
De todas formas debe definirse el mtodo ms apropiado de acuerdo con el tamao del rea de

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almacenamiento, la frecuencia de demanda, volumen, forma farmacutica y nivel de atencin. Para el
ordenamiento de los medicamentos se requiere contar con recursos fsicos tales como estanteras para ordenar
de acuerdo con el sistema; estivas de plstico, madera o metal para organizar los medicamentos que conservan
su embalaje original. Esto ltimo se aplica para otras lneas como material mdico quirrgico, odontologa, etc.
Una alternativa para el ordenamiento de otros insumos diferentes a los medicamentos es por orden alfabtico
del nombre genrico. Con la utilizacin de tecnologa como lectores inalmbricos para cdigo de barras el
almacenamiento de embalajes se puede realizar por lneas pero dentro de stas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa su ubicacin en el momento de requerirlo
(almacenamiento catico), esta ltima se utiliza en el almacenamiento de embalajes (grandes volmenes).
Ubicacin de los insumos. La ubicacin de los insumos en las estanteras es de acuerdo al mtodo FIFO, los
primeros en vencerse son los primeros en salir.
Control de la higiene y de factores ambientales. Condiciones higinicas. De las condiciones higinicas
depende en gran medida la estabilidad microbiolgica de los medicamentos y otros insumos almacenados, es
por ello que para contribuir a dicha estabilidad se deben seguir las siguientes recomendaciones: buena
ventilacin libre de gases contaminantes, las paredes y los pisos deben ser de un material de fcil aseo y
limpieza.
Las uniones entre la pared y el piso no deben formar ngulos rectos sino curvas que eviten la acumulacin de
polvo y otras suciedades contaminantes, personal suficiente y sano, buen aseo en todas las reas,
instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos apropiados, estantes limpios y libres de polvo, control
y sanitizacin del ambiente, insumos libres de polvo y partculas adheridas a las cajas y envases, fumigaciones
peridicas del local con el fin de eliminar roedores, insectos, etc., estanteras con buena calidad de gabinetes
que mantengan los medicamentos protegidos de suciedades, nevera limpia y libre de alimentos, no consumir
alimentos, ni fumar en las zonas de almacenamiento. Colocar avisos de no fumar y no comer. Se sugiere
que en la planeacin del control de las condiciones higinicas se elabore un cronograma de limpieza y
desinfeccin (ver tabla 28) dirigido a: mantener los estantes limpios y libres de polvo, mantener los insumos
libres de polvo y de partculas adheridas a sus empaques, mantener el refrigerador limpio y de uso exclusivo
para el almacenamiento de medicamentos que lo requieran, limpieza de estibas por encima y por debajo,
limpieza de ventiladores, aseo, limpieza y desinfeccin de los servicios sanitarios. El servicio farmacutico debe
contar con un plan de contingencia, previendo la conservacin de productos que requieren cadena de fro en
situaciones de fallas elctricas u otras.
Adems los equipos usados para la medicin de temperatura deben ser calibrados y contar con un plan de
calibracin y mantenimiento, que garantice el buen estado del equipo y su calibracin actualizada. Dicho plan
debe tener identificacin del equipo, zona, fecha ltima de calibracin, rango de error permisible, prxima fecha
de calibracin.
La fumigacin del rea debe ser peridica, para un efectivo control de insectos, rastreros o roedores, como
mnimo cada seis meses, obedeciendo a un programa de control (tipo de insecticidas y raticidas a utilizar, forma
y lugares de aplicacin, frecuencia, empresa que va a desarrollar el programa, etc).
Factores ambientales. Las propiedades fsica, qumicas y microbiolgicas de los medicamentos e insumos
almacenados se ven afectados por factores ambientales como son la luz, la temperatura y la humedad.
La luz. Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista fsico qumico por estar en contacto
directo con la luz ya sea natural o artificial, por lo que requieren conservarse siempre en sus empaque
originales; adems para su proteccin contra la luz: el empaque o caja opaca debe mantenerse hasta que
termine el producto; los envases bien cerrados protegen de slidos exteriores (extraos) y de prdidas del
producto durante los procesos de manipulacin, empaque, almacenamiento y distribucin.
Temperatura. La temperatura es otro de los factores crticos que es necesario controlar para evitar deterioros
en la potencia de los productos y en su estructura molecular afectando directamente la efectividad de los
medicamentos. Las temperaturas de almacenamiento son:

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TEMPERAT
RANGO
OBSERVACIN
URA
Calor
Ms de 40o C
excesivo
Caliente
Entre 30o C y 40o C
Ambiente
15o C y 30o C
Registrada Termostcticamente.
Controlado
Un producto que deba ser almacenado en fresco, puede ser
Fresco
Entre 8o C y 15o C directa o alternativamente almacenado en el refrigerador, al
menos que el productor especifique lo contrario.
Es la temperatura de un refrigerador la cual debe registrarse
Fro
Entre 2o C y 8o C
continuamente.
Congelacin en la mayora de productos implica perdida de
la potencia o de la accin teraputica. En el rotulo se
o
Congelacin Menor de 0 C
encuentran indicaciones claras para que el producto no sea
congelado.
Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termmetros calibrados en los
lugares ms crticos como son el refrigerador y el sitio del rea de almacenamiento donde la temperatura es
ms alta y llevar registros de estas temperaturas con las cuales se pueda elaborar grficas de control de
temperatura (ver tabla) registro de temperatura ambiental y de la cadena de fro; al observar la frecuencia de los
picos que se presentan por fuera de los lmites permitidos, con el fin de tomar acciones que disminuyan la
temperatura ambiental del rea o mantengan la temperatura de la nevera dentro de los rangos (Entre 2o C y 8o
C).
Control de Factores Ambientales:
registro de temperatura ambiente.
Termmetro No ____ Zona o rea de almacenamiento. _____
De
Lmite

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25

Registro 3
Registro 12
Registro 8

Observacin: (motivos y accin realizada cuando se presentan picos por fuera del lmite).

Registro de Temperatura Cadena de Fro.

Termmetro de la nevera No. _____
De

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Lmite
Mximo

3:00 PM
12:00 M
8:00AM
Lmite
Mnimo

Observacin: (Motivos y accin realizada cuando se presentan picos por fuera de los lmites permitidos).

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Con el fin de tener una mejor claridad en la tabla se presenta una grfica del registro de temperatura de un
refrigerador. Recomendaciones que disminuyen la temperatura ambiental del rea de almacenamiento:
fortalecer la ventilacin del rea con la utilizacin de ventiladores, aire acondicionado, extractores;
adecuaciones de techos aislantes ejemplo: fibra de vidrio, pinturas especializadas que disminuyen alrededor de
4o C; dejar libre los corredores de circulacin de aire. Para ms informacin ver documento Manejo de Cadena
de fro.
Un indicador semanal, quincenal o mensual es el valor promedio obtenido en los registros de temperatura
ambiente, de refrigeracin y humedad. Antes de ubicar el termmetro se deben hacer mediciones en varios
sitios del almacn y el refrigerador (en la puerta de entrada, cerca a la ventana, en la zona de embalajes
completos, etc), con el objetivo de identificar el punto donde se registra la mayor temperatura, y es all donde
debe ubicarse. En sitios donde la temperatura es muy variable se recomienda hacer mediciones en la maana y
en la tarde.
La humedad. La humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente la estabilidad de los
medicamentos y otros insumos almacenados. Una humedad relativa alta ocasiona deterioro, adems que es un
medio propicio para el crecimiento de bacterias y hongos, favorece reacciones de oxidaciones de los
componentes de los medicamentos que se manifiestan por ablandamiento de las tabletas y cambios de color en
algunas materias mdico quirrgicas como esparadrapos, micropores disminuyen el poder de adhesin, entre
otros deterioros.
El registro de la humedad se hace con la utilizacin de higrmetros (en el mercado existen instrumentos que
miden tanto la humedad relativa como la temperatura). Se deben ubicar, la igual que los termmetros,en los
sitios ms crticos del almacn para llevar los registros y luego elaborar las grficas de temperatura y humedad
en las hojas de control.
Registro de Humedad Relativa.
Higrmetro No. _____ Zona o rea de almacenamiento _____
Das
Lmite
Mximo

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67 67

3:00 PM
12:00 M
8:00AM
Lmite
Mnimo

14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14

Observacin: (Motivos y accin realizada cuando se presentan picos por fuera de los lmites permitidos).

Fuente: procedimiento de la cooperativa de Hospitales de Antioquia. Centro colaborador OPS/OMS 2004.

Se considera una humedad relativa adecuada para un buen almacenamiento inferior al 70%. algunos
medicamentos e insumos traen en sus empaque originales una bolsita con silica gel, la cual no conviene
retirarla del frasco porque esta ayudando a mantener el ambiente propicio para su conservacin, desde el punto
de vista de la humedad. Si al revisar las grficas se encuentra un alto porcentaje de puntos fuera de los rangos
lmites, es prudente tomar controles que disminuyan la humedad relativa del rea de almacenamiento, se
recomienda: aire acondicionado, no sacar los insumos de las cajas primarias y en lo posible del embalaje,
utilizar estanteras con puestas, agregar dentro de los embalajes de productos higroscpicos bolsas elaboradas
con papel poroso que contenga slica gel, que ser cambiada cuando cambie de color, garantiza una rotacin
constante de los insumos, buscando un mejor tiempo de almacenamiento.
Talento Humano y Recursos Mnimos para el Almacenamiento. El talento humano adems de ser idneo
debe ser suficiente, se definen los perfiles de cada cargo y las funciones de cada uno de los trabajadores. El

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nmero de personas necesarias para llevar a cabo los procesos del rea dependen directamente del volumen,
frecuencia y complejidad de los insumos manejados y actividades realizadas en cada servicio farmacutico de
acuerdo al grado de complejidad de la institucin de salud y dando cumplimiento a la legislacin.
Recursos materiales mnimos para el almacenamiento. El rea debe dotarse con los elementos y equipos
mnimos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad, algunos de estos elementos y equipos son:
estantes para el almacenamiento de los medicamentos e insumos, estibas para embalaje y para la zona de
cuarentena, neveras, gabinete de seguridad para medicamentos de control especial y productos costosos,
escritorios y sillas para la zona de administracin, dispensacin y recepcin, tablero de contraste para la
revisin de ampolletera, extinguidores, computadora, software, carretillas para el traslado de embalajes,
sumadora, papelera y utensilios de escritorio, lnea telefnica, termmetro y higrmetro y textos de consulta,
entre otros.
CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios, tcnicas y mtodos que ermitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos mdicos, de conformidad con el decreto 2200 de 2005, el presente manual y su
resolucin aprobatoria y las dems normas aplicables a la materia.
CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES.
Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento se tendrn en cuenta que los
medicamentos y dispositivos mdicos presentan algunas caractersticas respecto a la luz, la temperatura,
combustibilidad, legales y de volumen. Se tendrn en cuenta bsicamente las caractersticas siguientes:
a) Fotosensibles.
Deben almacenarse protegidos de la luz.
b) Termolbiles.
Deben almacenarse a temperaturas adecuadas, para evitar su descomposicin con el calor, entre ellos se
encuentran los productos biolgicos, los que se recomienda almacenar a temperaturas de refrigeracin entre 2o
C y 8o C. En climas clidos se recomienda disponer de aire climatizado para su conservacin.
c) Inflamables.
Deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas de ventilacin, temperatura y humedad,
iluminacin adecuada, extintor y suelo con desage.
d) Medicamentos de gran volumen.
Se consideran medicamentos de gran volumen aquellos cuyo volumen es igual o superior a 500 ml.,
encontrndose entre ellos los lquidos endovenosos, expansores del plasma, soluciones para dilisis peritoneal,
etc. El servicio farmacutico debe contar con espacios que permitan su recepcin, almacenamiento y
distribucin y/o dispensacin adecuados.
e) Observaciones de otras evidencias.
Se debe observar cualquier otra evidencia de inestabilidad de los medicamentos, de acuerdo con su forma
farmacutica: precipitados, turbidez y crecimiento de hongos en soluciones y jarabes, separacin de fases de
emulsin (fase acuosa y fase oleosas), cambio de color en soluciones coloreadas, perdida de dureza, indicios
de oxidacin y cambio de color en las tabletas, prdida de la capacidad de re-dispersin al agitar, en el caso de
las suspensiones.

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Medicamentos de control especial.
Deben almacenarse conforme con la normatibidad especial sobre la materia.
Control de existencias.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que
permitan calcular las existencias necesarias para un periodo determinado, fijando los niveles mnimo y mximo
de existencias, punto de reposicin o punto de pedido y presupuesto necesario, para cumplir con la prestacin
oportuna del servicio. Este requisito es de aplicacin opcional por parte de los distribuidores particulares.
Control de inventarios.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que
permitan efectuar el control de inventarios. Este control, especialmente, se har mediante la evaluacin de la
rotacin de inventario y del conteo fsico comparado con el registro de existencias. Se deber realizar inventario
general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente. Este requisito es de aplicacin
opcional por parte de los distribuidores particulares.
Control de fechas de vencimiento.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que
permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos mdicos, para que
sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelacin la
devolucin o cambio al proveedor.
REFERENCIA.
Repblica de Colombia, Ministerio de salud. Decreto 677 de 1995. Santa F de Bogot, 1995.
Repblica de Colombia, Ministerio de Salud. Manual de normas tcnicas de calidad-gua de anlisis. Tercera
revisin. Bogot 2002.
RESTREPO, Guillermo et. al. Gua Integral para el Funcionamiento y Mejoramiento de un Servicio
Farmacutico. Monografa de grado. Especializacin en atencin Farmacutica. Universidad de Antioquia.
Medelln, 1998.
Documento: Recepcin y almacenamiento de medicamentos. Disponible en http://www.emagister.com