Auditores preparados devem tornar o processo de auditoria mais eficiente.

Mas e o outro lado ?

E o lado de quem est recebendo a auditoria ?
preciso ter algum conhecimento em especial ?
Os tpicos relacionados a seguir, so na verdade, orientaes genricas para
o auditado, de forma a possibilitar que este tenha segurana e tranqilidade
para responder as auditorias, demonstrando todo o potencial do seu sistema
da qualidade:
Antes de mais nada fundamental que o auditado seja aquela pessoa que conhea
profundamente a funo que est sendo auditada. Nada melhor que o prprio gerente,
chefe ou operador, que esto trabalhando no dia-a-dia daquela operao, para responder
bem s perguntas da auditoria;
Lembrar sempre que o auditado est em sua casa, no seu escritrio, no seu posto de
trabalho. A familiaridade com o ambiente onde a auditoria est sendo realizada ponto
positivo para ele;
O auditado est no papel de entrevistado e no no de entrevistador; portanto deve deixar
que o auditor faa as perguntas;
O auditado deve responder estritamente o que lhe foi perguntado, de forma clara e
objetiva. Quanto mais ele tentar fornecer detalhes de sua operao, mais dados o auditor
vai obtendo para lhe fazer perguntas mais profundas.
O auditado no deve subestimar o auditor. O auditado pode ser o especialista na funo,
mas o auditor normalmente uma pessoa que no est presa aos detalhes da funo, e
sim, ao contexto geral da organizao, podendo detectar falhas de integrao ou de interrelacionamento entre funes;
O auditado deve ressaltar os seus pontos positivos. Toda funo ou rea possui pontos de
destaque e estes devem ser convertidos em parmetros de marketing e venda de
confiana;
O auditado deve estar sempre com a documentao organizada e disponvel;
O auditado no deve buscar confrontaes com o auditor. A melhor estratgia ainda a
negociao e o bom senso. Por outro lado, o auditado no deve aceitar todos os
argumentos do auditor, e sim, deve provar atravs de resultados concretos que o seu
sistema da qualidade eficiente e eficaz.
Uma no-conformidade nunca deve ser reconhecida instantaneamente. Muitas vezes
podem existir sistemas auxiliares que podem cobrir alguma deficincia detectada
durante a entrevista. O auditado deve procurar apoio e orientao do responsvel pela
rea de Sistemas da Qualidade.

Manual Bsico do Auditado

Com o objetivo de reforar as orientaes anteriores e descrever com mais detalhes
a postura desejada para os auditados, reproduzimos a seguir um Manual que
normalmente distribudo para as reas nos perodos que antecedem uma auditoria.
Gostaramos de informar que estamos iniciando um processo de auditoria e iremos fazer
algumas perguntas sobre as suas atividades !!!
Esta normalmente uma das primeiras palavras que voc ouve de um auditor da
qualidade iniciando um processo de avaliao. Qual a sua primeira reao ?
MEDO
INSEGURANA
ANSIEDADE
DESESPERO
INCERTEZA
TERROR

CALMA
SEGURANA
TRANQUILIDADE
EQUILBRIO
CERTEZA
SATISFAO

Observando as reaes descritas acima, podemos concluir que as caractersticas da

primeira tabela so de pessoas despreparadas ou mal informadas sobre o processo de
auditoria, ao passo que na segunda tabela as reaes so de pessoas preparadas,
conhecedoras das caractersticas positivas das auditorias.
O nosso objetivo com essas orientaes bsicas, ajudar VOC, auditado, a se
preparar de forma apropriada para ser auditado, determinando as melhores posturas,
comportamentos e prticas durante todo o processo de avaliao. A nossa abordagem ser
realizada em forma de dicas simples e objetivas. Boa leitura !

1 Dica
A auditoria normalmente dividida em
duas etapas: a avaliao da documentao,
que normalmente feita em escritrio e a
avaliao prtica sobre a aderncia aos
procedimentos escritos, que normalmente
feita nos locais de trabalho. Quando um

auditor estiver ao seu lado em um posto de

trabalho, saiba que ele j estudou a
documentao que orienta as suas atividades.
Portanto, responda de acordo com o que est
escrito no seu procedimento.

2 Dica
O processo de avaliao dividido
em trs fases: reunio de abertura, coleta de
evidncias e reunio ps-auditoria.
Geralmente o auditor vai at o seu posto de
trabalho durante a coleta de evidncias. Ele
estar sendo sempre acompanhado de um
guia indicado pela chefia / gerncia da sua
rea. Qualquer dvida sobre a avaliao e
forma de perguntar pode ser esclarecida
com o guia. O guia o seu suporte
para responder as perguntas.

3 Dica
Voc est em seu posto de
trabalho, portanto leva grande vantagem
sobre o auditor.
Sinta-se a vontade pois voc
est qualificado para a funo que est
desempenhando.

4 Dica
Prepare-se para ser avaliado.
O ponto mais bsico da auditoria a
utilizao de documentos oficiais e
atualizados. Certifique-se que voc possui
todos os documentos necessrios e que

esses estejam na verso correta.

Certifique-se, alm disso, que os registros
gerados pela sua rea estejam sendo
coletados, armazenados, indexados,
enfim, controlados de forma adequada.

5 Dica
O auditor utiliza as perguntas diretas a
voc como meio de avaliar o quanto o seu
trabalho est de acordo com o procedimento.
Tome o cuidado de responder apenas o que o auditor
perguntou. No fale de assuntos que vo alm do
necessrio. Por outro lado, no adote tambm uma
postura de poucas palavras, ou respostas do tipo sim
ou no, pois isso pode levar o auditor a pensar que
voc, ou no conhece muito bem a sua atividade ou
est tentando esconder algo. Alm disso lembre-se que,
quando algum est sendo entrevistado, qualquer
interferncia, palpite ou sugesto pode levar a assuntos
que no deveriam estar sendo discutidos. Desta forma,
no tente dar palpite na auditoria de seu colega, a no
ser que ele lhe pea uma ajuda direta.

6 Dica
Receba bem o auditor. Educao,
gentileza e objetividade so aspectos bsicos.
No entre em discusses ou confrontaes
com o auditor. Essa situao pode
causar irritao e levar a atitudes fora do normal.
O auditor um profissional como
outro qualquer e respeita, acima de tudo, o
seu trabalho como profissional. Voc no
est brigando com o auditor, apenas

mostrando a ele como o seu trabalho.

7 Dica
Durante a entrevista com voc,
ocasionalmente pode acontecer de ser constatado
que o trabalho est sendo realizado de forma diferente
do que est definido no documento, ou ento, que falta
um procedimento escrito para disciplinar uma certa
atividade. Nesse instante o auditor vai informar que
foi observada uma no-conformidade. No fique
preocupado ou irritado com este fato. No raro que
alguma pequena irregularidade ocorra no nosso
Sistema da Qualidade. Concentre-se no restante da
entrevista. O guia que est acompanhando a auditoria
j est tomando providncias para que este
pequeno problema seja resolvido.

8 Dica
O auditor pode solicitar que voc
desempenhe o seu trabalho normalmente, para que
seja observado se est de acordo com o que est
definido no documento. No fique nervoso, inseguro
ou ansioso. Estes sentimentos podem fazer com que
voc erre durante a operao ou ento esquea algo
importante. Trabalhe normalmente como em todos os
dias. Concentre-se no trabalho e simplesmente
esquea que tem algum observando.

9 Dica
Muitas vezes as perguntas dos auditores
so subjetivas ou de difcil entendimento. No
hesite em solicitar ao auditor que esclarea melhor a
pergunta antes de comear a falar sobre um assunto
que voc nem sabe se o correto. Quando voc
entender a pergunta no se afobe em responder.
Responda pausadamente, de forma objetiva e clara.
Se tiver que buscar alguma evidncia , como um
documento ou registro, no tenha pressa. V
calmamente at o local onde esto armazenadas
as suas evidncias e localize o assunto desejado.
Depois, apresente a evidncia naturalmente.

10 Dica

Se voc leu com bastante ateno as dicas

anteriores e assimilou as mensagens, podemos
dizer que voc est bem preparado para ser auditado.
Sugerimos agora que voc olhe em seu redor, no seu
posto de trabalho, em sua mesa,
em seu ambiente, enfim, em toda a empresa.
Observe se existe alguma coisa fora do lugar, algum
precisando de orientao ou ento se
existe uma oportunidade de melhoria. Voc se lembra
dos conceitos ligados ao housekeeping, como
manter o local de trabalho limpo e organizado?
Identificou algo importante? Ento no espere mais.
Entre em contato com a sua superviso, gerncia ou
ento com a rea de Sistemas da Qualidade.

Finalmente, desejamos a TODOS um bom t