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Gerencia de Proye

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Gestin de las Comunicaciones
CDIGO
versin #.#
PROYECTO:
GERENTE:
PREPARADO POR:

FECH
A
FECH
A
FECH
A

REVISADO POR:
APROBADO POR:

I.- MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Informac
in

Contenid
o

Iniciacin
del
proyecto

Informaci
n
sobre la
iniciacin
del
proyecto

Formato
Acta de
Constituci
n

Nivel
de
detall
e
Medio

Responsa
ble de
comunica
r
Director de
Proyectos

Grupo
receptor
Sponsor,
Gerentes
funcional
es

Formato
y
tecnolog
a
Documen
to digital
(PDF) va
correo
electrnic
o

Frecuen
cia
Una sola
vez

S
II.- PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLMICAS
(Se especifica la forma de capturarlas y registrarlas, cmo se abordar su
tratamiento y resolucin, la forma de controlarlas y hacerles seguimiento, y el
mtodo de escalamiento en caso de no poder resolverlas).
Ejemplo:
1. Se captan las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna
persona o grupo que los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de Polmicas.
3. El Log de Control de Polmicas contiene.
Cdigo de la Polmica
Descripcin
Involucrados
Enfoque de solucin
Acciones de solucin
Responsable
Fecha
Resultado obtenido
C
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III.- PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE

COMUNICACIONES
Ejemplo:
El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada
vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
informacin de los stakeholders.

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VI.- GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN

(Defina gua para reuniones, conferencias, correo electrnico, etc.)
Ejemplo:
Guas para Reuniones .- Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
Ejemplo:
Guas para Correo Electrnico.- Todos los correos electrnicos debern seguir las
siguientes pautas:
1. Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto de Dharma y el Cliente
debern ser enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para establecer
una sola va formal de comunicacin con el Cliente.
CUNDO, DNDE, Y CON QU.
VII.- GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO
Ejemplo:
Guas para Codificacin de Documentos.- La codificacin de los documentos del
proyecto ser:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Cdigo del Proyecto= PROD
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versin del Documento=v1_0, v2_0, etc.
DDD = Formato del Archivo = doc, exe, pdf, mpp, etc.
Ejemplo:
Guas para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento seguir las
siguientes pautas:
1. Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su
mquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde
guardar en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los
documentos que vaya generando.
VII.- REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS
Identificacin de Leccin Aprendida:
Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida:
Rol en el Equipo del Proyecto:
Grupo de
Iniciaci
Planeamien
Ejecuci
Control
procesos:
n siendo utilizado:
Proceso
Especfico de lanGerencia de to
Proyecto que est
Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada:
Cul fue la accin sucedida, que pas?
Cul fue el resultado o impacto de la incidencia?
Cul es la leccin aprendida?
Qu accin se tom?
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Cierre

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Qu comportamiento se recomienda para el futuro?

Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto
actual?
Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo(s
Gerente(s)
Equipo del
Todo el Personal
)
Proyecto
Proyecto
Cmo debe
ser distribuida
esta leccin aprendida?
(marcar todas las que apliquen)
Intranet/pagina
e-mail
Preguntas Frecuentes
Biblioteca
Web ejemplo(s) y/o material(es)
Ha anexado referencia(s),
si
no
adicional(es)?
Nombre(s) de anexo(s):
1.
2.

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