GRUPO DE ESTUDIO N 1

INTRODUCCIN A LA
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Se define la contabilidad administrativa como la informacin

contable generada en una empresa expresada tanto en trminos
monetarios como no monetarios, para la toma de decisiones de la
administracin de un ente econmico. (Robles y Alcerreca, p.178).
En este trabajo investigativo se analizarn temas como:
Antecedentes de la Contabilidad Administrativa, sus objetivos,
caractersticas y ventajas. Estableceremos tambin las diferencias
entre la Contabilidad Administrativa con otras contabilidades.

Grupo de Estudio N 1
CINTHIA L. CRESPN TEJADA
BETTY J. PALMA DIAZ
MISCHELL C. PESANTES ALVEAR

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

ANTECEDENTES

La contabilidad administrativa surge en el momento en que los empresarios se

percatan de que la situacin financiera de la organizacin no puede ni debe darse
como respuesta ante los cambios en el entorno. En el siglo XIX, las empresas se
Es la contabilidad administrativa una herramienta til para desarrollar la
competitividad de las empresas? No. 219, mayo-agosto 2006 149 administraban
mediante un concepto reactivo: los cambios en la produccin, en los niveles de
precios y otras variables de la empresa se decidan como respuesta a los cambios
en el medio ambiente del negocio. La contabilidad administrativa surge cuando

los empresarios deciden actuar internamente en sus organizaciones para dirigirlas

tanto financiera como operativamente (Duarte, 2001).
En la actualidad, un porcentaje de las empresas desarrolla planes de accin
expresados en trminos monetarios conocidos como presupuestos. stos
contemplan la creacin, implementacin y desarrollo de las estrategias que la
empresa debe llevar a cabo para lograr la consecucin de sus objetivos. En la
antigedad, las organizaciones no llevaban a cabo procesos formales de
planeacin. El objetivo primordial era el de incrementar la produccin para no
perder ventas. Se daba escasa atencin a los costos, los cuales se calculaban de
forma muy simple, y al uso eficiente de recursos. Durante la Revolucin Industrial
los empresarios se percataron de los beneficios que podan obtener mediante la
reduccin de costos y el incremento en la eficiencia de sus procesos. Estos
empresarios descubrieron la utilizacin del concepto de economas de escala, el
cual significa la obtencin de reducciones en los costos de produccin cuando un
producto se fabrica en masa (Milgrom y Roberts, 1992).

DEFINICIN
Es aquella que proporciona informes basados en la
tcnica contable que ayuda a la administracin, a la
creacin de polticas para la planeacin y control de las
funciones

de

una

empresa.

Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado

con

lo

planeado,

analizando

por

reas

de

responsabilidad. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones

existentes, para evaluar la eficiencia de cada rea.
La tendencia moderna de los registros y procedimientos contables es la de
facilitar las decisiones de los administradores, pasando del aspecto histrico al de
planeacin y control, desempeando doble papel dentro de las funciones de la
empresa, primero como herramienta bsica de la administracin y segundo, como
parte integrante de la misma.
En nuestros das las cuentas se estn diseando con ms frecuencia para fines
administrativos.
La contabilidad administrativa, incluye a la contabilidad financiera supervisando
los aspectos relacionados con el mantenimiento de cuentas necesarias en los
libros contables, observancia de los requisitos legales, establecimiento y
operacin con razonable exactitud, de acuerdo con los planes y programas de
accin de la compaa.
Esta contabilidad presenta una sola base: la Utilidad de su informacin, no
importando para los directores que los usos que de ella hagan, tengan validez en
otras empresas, interesndoles nicamente lo adecuado del contenido de sus
cuadros y reportes informativos.

TIPOS DE CONTABILIDAD
El propsito bsico de hacer contabilidad es proveer informacin til acerca de
una entidad econmica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes
usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y
gobierno). En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios,

se origina diversas ramas. Ahora bien, tomando en cuenta las diferentes

necesidades de informacin, origen y actividades de los diversos segmentos de
usuarios, podemos determinar la siguiente clasificacin:
Por el Origen de los recursos de la empresa:

Contabilidad Privada

Contabilidad Pblica

Por la actividad que desarrolla:

Contabilidad Comercial

Contabilidad Industrial

Contabilidad de Empresas Extractivas

Contabilidad de Servicios

Por la informacin que maneja, procesa y proporciona:

Contabilidad Financiera

Contabilidad Administrativa

Contabilidad de Costos

Contabilidad Fiscal

En detalle:

Por el Origen de los recursos de la empresa:

Contabilidad Privada

Es aquella que tiene por objeto el registro y control de las operaciones

que realizan las empresas de propiedad particular. Las empresas
privadas a su vez pueden ser de Persona Natural o de Personas
Jurdicas.

Contabilidad Pblica

Esta Contabilidad tiene como objetivo el control del registro de las

operaciones efectuadas por las entidades del sector pblico nacional.

Por la actividad que desarrolla:

Contabilidad Comercial

Es aquella que controla las operaciones que realizan las empresas

dedicadas a la compra-venta de un producto o artculo determinado.

Contabilidad Industrial

Es la que controla las operaciones de la empresa dedicada a la

transformacin de las materias primas en productos elaborados.

Contabilidad de Empresas Extractivas

Es aquella que tiene por objeto el control de las operaciones realizadas

por las empresas que explotan algn bien existente en la naturaleza
para realizar su actividad econmica.

Contabilidad de Servicios

Es aquella cuyo objeto es el control de las operaciones de las empresas

dedicadas a la prestacin de servicios.

Por la informacin que maneja, procesa y proporciona:

Contabilidad Financiera

La necesidad de presentar estados contables para terceros (accionistas,

inversiones, gentes reguladores pblicos, etc.) y la necesidad de que la
informacin presentada a terceros sea uniforme, hizo que la contabilidad
se volcara a la confeccin de los Estados Contables para terceros y no tanto
en colaborar en la confeccin de informacin para la gestin empresarial.
En la actualidad debido a las facilidades existentes como consecuencia de
los grandes avances informticos, tanto la informacin para terceros como
la informacin para la toma de decisiones internas de la empresa deben
salir de un sistema contable nico e integrado.
Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente
informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos
econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de
facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con
dicha entidad econmica. Muestra la informacin que se facilita al pblico
en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como
son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los

sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin

tambin tiene mucho inters para los administradores y directivos de la
empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin
financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la
empresa.

Contabilidad Administrativa

Tambin llamada contabilidad gerencial, diseada o adaptada a las

necesidades

de

informacin

control

los

diferentes

niveles

administrativos. Se refiere de manera general a la extensin de los

informes internos, de cuyo diseo y presentacin se hace responsable
actualmente el contador de la empresa. Est orientada a los aspectos
administrativos de la empresa y sus informes no trascendern de la
compaa, o sea, su uso es estrictamente interno y sern utilizados por los
administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la
entidad a la luz de las polticas, metas u objetivos preestablecidos por la
gerencia o direccin de la empresa; tales informes permitirn comparar el
pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicacin de
herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro de la
entidad. Tambin puede proporcionar cualquier tipo de datos sobre todas
las actividades de la empresa, pero suele centrarse en analizar los ingresos

y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, as como la

cantidad de trabajo o depreciacin de la maquinaria, equipos o edificios. La
contabilidad permite obtener informacin peridica sobre la rentabilidad de
los distintos departamentos de la empresa y la relacin entre las
previsiones efectuadas en el presupuesto; y puede explicar porque se han
producido desviaciones. La contabilidad administrativa no se encuentra
regulada por normas o reglamentos como en la contabilidad financiera, ya
que su propsito es servir a la alta direccin en la elaboracin de informes
gerenciales para la toma de decisiones.
La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes
basados en la tcnica contable que ayuda a la administracin, a la creacin
de polticas para la planeacin y control de las funciones de una empresa.
Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado,
analizando por reas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos
contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada
rea.
Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,
con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planear.

Contabilidad de Costos

La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la

clasificacin, contabilizacin, distribucin, recopilacin de informacin de
los costos corrientes y en perspectiva.
Se encuentran incluidos en el campo de la contabilidad de costos: el diseo
y la operacin de sistemas y procedimientos de costos; la determinacin de
costos por departamentos, funciones, responsabilidades, actividades,
productos, territorios, periodos y otras unidades; as mismo, los costes
futuros previstos o estimados y los costes estndar o deseados, as como
tambin los costos histricos; la comparacin de los costos de diferentes
periodos; de los costos reales con los costos estimados, presupuestados o
estndar, y de los costos alternativos.
El contador de costos clasifica los costos de acuerdo a patrones de
comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan
productos a los que corresponden y otras categoras, dependiendo del tipo
de medicin que se desea. Teniendo esta informacin, el contador de
costos calcula, informa y analiza el costo para realizar diferentes funciones
como la operacin de un proceso, la fabricacin de un producto y la
realizacin de proyectos especiales. Tambin prepara informes que
coadyuvan a la administracin para establecer planes y seleccionar entre
los cursos de accin por los que pueden optarse. En general los costos que
se

renen en las cuentas

sirven

para

tres propsitos generales:

Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el

inventario (estado de resultados y balance general). Ofrecer informacin
para el control administrativo de las operaciones y actividades de la
empresa

(informes

de

control).

Proporcionar

informacin

la

administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones

(anlisis y estudios especiales).

Contabilidad Fiscal

Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada

pas, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel de fiscala.
Es innegable la importancia que reviste la contabilidad fiscal para los
empresarios y contadores; ya que comprende el registro y la preparacin
de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y el pago de
impuestos. Es importante sealar que por las diferencias entre las leyes
fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones
difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera
para llevar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera. Y
de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal, y a su vez
fomentarlo con las acciones que se tengan que llevar a cabo.

Objetivos de la Contabilidad Administrativa

1. Proveer informacin para costeos de servicios, productos y otros aspectos
de inters para la administracin.
2. Mantener un detalle cronolgico.
3. Permitir brindar una informacin cronolgica frecuente.
4. Organizacin de las funciones financieras de una empresa
5. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeacin tanto como
tctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratgica que ante este
entorno de competitividad es cada da ms complejo.
6. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con
informacin relevante.
7. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente
herramienta de retroalimentacin par los diferentes responsables de las
areas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a
sealar errores.
8. Motivar a los administradores hacia el logro de los objetivos establecidos
dentro de las empresas.
9. Diagnosticar sntomas que arrojen luz sobre las areas problemas o areas
de aciertos, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de
corregir una situacin o capitalizar un acierto. En esta forma se logran
determinar los focos conflictivos o de aciertos, utilizndose el control
administrativo

como

un

medio

de

prever,

ms

que

de

corregir

apresuradamente bajo presin. El control administrativo esta tambin

bsicamente orientado a la prevencin de situaciones crticas, pretende

diagnosticar a tiempo para evitar quiebras de empresas.
10. Comunicacin es otro de los objetivos bsicos de la contabilidad
administrativa, es proporcionar un medio de comunicacin entre las
personas que integran la organizacin. Esto se logra informando los
resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la
empresa. Tambin es un medio para que el subordinado conozca las
pautas que servirn de gua y base para que su jefe evalu peridicamente
su actuacin.
11. Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.

Caractersticas de la Contabilidad Administrativa.

De acuerdo con Warren, Reeve, y Fess

la informacin de la contabilidad

administrativa incluye datos histricos y estimados que son utilizados por la

gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear operaciones futuras y
desarrollar

estrategias

generales

de

negocios.

Las

caractersticas

de

la

contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de

la gerencia:

Los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto

medidas objetivas de operaciones pasadas como estimadas subjetivas
sobre decisiones futuras. El uso de estimados subjetivos en los reportes de
contabilidad administrativa ayuda a la gerencia a responder a las
oportunidades comerciales.

Los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo con

los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como slo la
gerencia emplea la informacin de la contabilidad administrativa, el
contador puede suministrar la informacin segn las necesidades de la
gerencia.

Los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados

peridicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier
momento en que la gerencia necesite informacin. Por ejemplo, si la
gerencia directiva desea tomar una decisin sobre una expansin
geogrfica se puede desarrollar un reporte de contabilidad administrativa,
en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para ayudar a la
gerencia en esa decisin.

Los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para

reportar informacin para toda la entidad econmica o un segmento de la
misma, como una divisin, producto, proyecto o territorio.

Como toda herramienta empresarial, la contabilidad administrativa posee

ciertas caractersticas que ayudan a identificarla ya que la misma suele
confundirse con otros trminos correspondientes a la contabilidad. Su
tcnica est basada en la utilidad que proporciona de informacin interna y
externa.
o

Est ms interesada en los detalles, dirigindose a reportar las

actividades de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y
otras subdivisiones de la compaa.

Su utilizacin es opcional. Se aplica cuando los ejecutivos estn

interesados en obtener informacin para basar sus decisiones, ya
sea, para hacer o dejar de hacer determinada accin.

Su informacin debe ser rpida y oportuna, con el fin de tomar

decisiones a su tiempo.

Sus informaciones pueden basarse en la tcnica de los grandes

nmeros. Las cifras con precisin hasta las ltimas cifras no son
importantes para un directivo.

Rendicin de informes a terceras personas sobre el movimiento

financiero de la empresa.

Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma

sistemtica, histrica y cronolgica.

Debe implantarse necesariamente en la compaa para informar

oportunamente de los hechos desarrollados.

Se utiliza de lenguaje en los negocios.

Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el

registro de las operaciones financieras de un negocio.

Horngren, Sundem y Stratton (p.6) resumen las caractersticas en el siguiente

cuadro:

Usuarios principales

Administradores de la

organizacin de distintos

niveles
Libertad para elegir las

No hay ms restriccin que los costos en relacin con

medidas contables

los beneficios para tomar las mejores decisiones

administrativas

Implicaciones de la

La eleccin debe considerar la forma en que las

medicin del

mediciones y reportes influirn en el comportamiento

comportamiento al

cotidiano de los administradores

seleccionar medidas
contables
Enfoque de tiempo

Orientacin al futuro: uso formal de los presupuestos

as

como

de

los

registros

histricos.

Ejemplo:

presupuesto 2002 versus rendimiento real 2002

Horizonte de tiempo

Flexible, vara de una hora a 10 hasta 15 aos

Tipos de reportes

Reportes detallados: Incluyen detalles sobre las partes

de la entidad. productos. departamentos. territorios,
etc.

Descripcin de

El campo de accin est definido con menor claridad.

actividades

Mayor uso de ciencias econmicas. de decisin y de

comportamiento

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes basados en la

tcnica contable que ayuda a la administracin, a la creacin de polticas para la
planeacin y control de las funciones de una empresa.

Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado,

analizando por reas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos
contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada
rea.

Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,

con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planear.

Su fcil aplicacin respeta todos los principios contables.

En pocas de poca inflacin es tan efectivo su mtodo como los otros dos
mtodos de actualizacin.

Provee informacin para costeo de servicios, productos y otros aspectos de

inters para la administracin.

Facilita el proceso de toma de decisiones al generar reportes con

informacin relevante.

Ayuda a evaluar el desempeo, a analizar, a tomar decisiones y ponerlas en

prctica.

Proporciona informacin acerca de lo que la direccin desea que se haga.

Motiva a la organizacin a fin de activar de la forma ms adecuada para

alcanzar los objetivos

DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CON OTRAS CONTABILIDADES

Contabilidad Financiera

Contabilidad Fiscal

Contabilidad de costes

Contabilidad Administrativa

Presenta estados contables a

Se basa en los criterios

Es un proceso para medir o

Suministra datos para

terceros, como podran ser

fiscales establecido por las

estimar, en trminos

usuarios internos. (Ejem.:

inversores, accionistas u

leyes de cada pas

monetarios, los costos de

Gerentes)

organismos pblicos.

los objetivos especficos.

Informacin presentada de

Se debe ajustar los

No tienen un formato

Presenta informacin para el

manera homognea y

documentos e informes

definido para presentar sus

planeamiento y control de la

estandarizada, se enfoca en los

financieros preparados de

resultados, sin embargo

gerencia. (Futuro)

estados financieros

acuerdo con las normas de la

puede hacerse uso de hojas

fundamentales. (Pasado)

contabilidad financiera.

de costos y otras

(Pasado)

herramientas similares.
(Pasado Futuro)

Se utiliza principalmente para

Regula como se deben de

Se interesa por la

La informacin puede

obtener de forma estructurada

preparar los registros e

estimacin de costos,

obtenerse en cualquier

y sistemtica informacin

informes de los cuales

mtodos de asignacin y

momento, y por diferentes

cuantitativa expresada en

depender la cuanta de

determinacin de costos.

reas de la empresa,

unidades monetarias.

impuestos a pagar. Se refiere

expresada en unidades

a la contabilidad de los

monetarias o ndices.

asuntos relacionados con los

impuestos.
Reflejan el rendimiento de los

Se rige por las normas

Abarca conceptos y tcnicas

No se requiere por Ley y no

ltimos ejercicios de la entidad

fiscales establecidas por la

tanto de la contabilidad

est sujeta a los PCGA y a las

y la condicin actual basndose

legislacin fiscal de una

financiera y la

NIIF.

en un conjunto de normas y

jurisdiccin

administrativa.

No proporciona los datos de

La informacin es luego

Es un eslabn entre la

La informacin es utilizada

contabilidad de costes que

utilizada por profesionales

contabilidad financiera y la

para desarrollar estndares,

podra hacer que se copiara el

especializados en impuestos

contabilidad administrativa.

presupuestos, mtodos de

know how de la empresa.

para calcular la

directrices conocidos como

PCGA y tambin en las NIIF.

responsabilidad fiscal de una

empresa y para fines de
planificacin fiscal.

medicin de ejecucin.

BIBLIOGRAFA

Horngren,

Charles

T.,

Sundem,

Gary

L.

Stratton

William

O.

Contabilidad administrativa, Pearson Educacin, 2006, p.5

Robles Valds, Gloria y Alcerreca Joaqun, Carlos. Administracion: un

enfoque interdisciplinario. Pearson Educacin, 2000, p.178