CATALOGACIN, CODIFICACIN DE MATERIALES

Y CDIGO DE BARRAS
UNJFSC

INDICE

1. Captulo I

2. Captulo II

3. Captulo III

CATALOGACIN DE MATERIALES
1.1. Concepto
1.2. Definicin
1.3. Fundamentos de la Catalogacin
1.4. Beneficios
1.5. Ventajas
1.6. Programa de Catalogacin de Materiales
1.6.1. Preparacin
1.6.2. Ejecucin
1.6.3. Responsabilidad
1.6.4. Participacin
1.6.5. Objetivos de un programa de Catalogacin
1.6.6. Evaluacin
1.6.7. Resultados de un programa de Catalogacin
1.7. Etapas de la Catalogacin
1.7.1. Normalizacin
1.7.2. Identificacin
1.7.3. Clasificacin
1.7.4. Codificacin
CODIFICACIN DE MATERIALES
2.1. Concepto
2.2. Sistema de codificacin
A. Sistema Alfabtico
B. Sistema Alfanumrico
C. Sistema Numrico
2.3. Caractersticas de un sistema de codificacin
2.4. Ventajas
2.5. Codificacin de ubicaciones
CODIGO DE BARRAS
3.1. Historia del cdigo de barras
3.2. Definicin
3.3. Uso del cdigo de barras
3.4. Ventajas
3.5. Beneficios
3.6. Aplicaciones
3.7. Caractersticas de un Cdigo de barras
3.8. Componentes del Cdigo de Barras

INTRODUCCIN

Para poder competir en los actuales mercados mundiales y con tratados de libre
comercio con pases desarrollados en diversos campos econmicos y en el
mercado local, es necesario implementar tecnologa que ayuden a las empresas a
ser ms competitivas.
Los errores y el tiempo que se gasta aumentan de manera notable con la frecuencia
con que un ser humano tenga que identificar objetos, registrar esa informacin en
una base de datos y luego hacer las modificaciones necesarias para seguir los
cambios en la localizacin, el tamao de los empaques, las cantidades, etc.
Mientras menos se dependa de la intervencin humana para identificar artculos,
registrar informacin y hacer seguimiento de datos, ms oportunos y exactos sern
los registros. La codificacin de barras es una valiosa herramienta para capturar
datos importantes con rapidez y precisin.
El tiempo y el dinero que ahorrara una organizacin si pudiera eliminar el tiempo y
los errores mencionados muchas veces pagaran un sistema de codificacin de
barras. La rapidez en la captura de informacin y la precisin del cdigo de barras
suelen ser razones suficientes para justificar, en cuanto a costos, la instalacin de la
codificacin de barras dentro de una operacin.
En

la

actualidad

muchos

de

los

procesos

productivos

actividades

organizacionales son apoyados por plataformas y desarrollos tecnolgicos, y entre

dichas actividades encontramos la logstica, la cual cuenta con la aplicacin de
herramientas como los cdigos de barras, el intercambio electrnico de datos o
EDI.

LOGSTICA
I.
I.1.

CATALOGACIN DE MATERIALES

Concepto:

Catalogar es el proceso, actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto

segn nomas de ordenacin. Entonces podemos denominar catalogacin de un
material a la numeracin, nominacin y especificacin del mismo, de manera de
poder identificarlo mediante un cdigo, un nombre y una descripcin. Con la
catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el
control administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los
mismos.
En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de
dimensin, calidad, estructura, etc. que definen las caractersticas de los
materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalizacin de dichos
elementos, o sea se establece un estndar que define cada producto normal o
tipo.
Para catalogar se clasifican todas las existencias similares identificadas
plenamente, de esta manera agrupando por caractersticas comunes
homogneas,

permitiendo

clasificar

en

clases

subclases. Como todo

proceso, la catalogacin consume recursos; por lo tanto, estos deben

ser

cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una

organizacin compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias
primas, repuestos y materiales de oficina, entre otros; aquello que se compra una
sola vez como terrenos, edificios o maquinarias grandes, no es necesario
catalogarlo, pues se consideran activos fijos.
La catalogacin es sumamente importante en las empresas, por las diferentes
ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los
futuros cambios en la organizacin y en el entorno; se dice que sin catalogacin
no hay organizacin logstica.
I.2.

Definicin:

Es la funcin logstica que establece un lenguaje uniforme para la administracin

de materiales, imponiendo a stos una nica identificacin, denominacin,
clasificacin y codificacin, de manera tal que los administradores y usuarios
puedan individualizarlos inequvocamente". Sea cual fuere el tipo de industria
(extractiva, proceso, servicio, etc.) o su objetivo particular (pintura, refinera

CPITULO I: CATALOGACIN DE
petrolera, fbrica de juguetes, etc.), existe una amplia gama de materiales que le
son comunes.
La catalogacin es la base de la identificacin de los artculos y facilita de mejor
manera su adquisicin. Con la catalogacin se pretende en s, crear un lenguaje
nico que facilite todo el control administrativo de los materiales y/o productos.
I.3.

Fundamentos de la Catalogacin

Lo que se busca con la catalogacin es la clasificacin de los materiales

considerados, con posibilidad de presentar subclasificaciones de manera de
organizarlos de manera jerrquica, facilitando su ubicacin. A la estructura de
clasificacin podramos denominarla de grupos o subgrupos.
En las empresas a veces ocurre que los almacenes estn llenos de mercancas,
pero no de lo que realmente se necesita; reciben materiales que no son
exactamente los que se solicito; dificultad en la identificacion de materiales; los
procesos de procura son lentos por falta de informacion tecnica de los materiales
requeridos y finalmente los costos de administracion y control de inventarios son
altos o se elevan cada vez mas. Esas situaciones es frecuente en las empresas
de todas la industrias, la cuasa principal es no tener un catalago de materiales
estandarizado.
El catalogo de materiales de una empresa es importante porque alrededor del
catalogo o maestro de materiales ira la gran mayoria de areas administrativas y
operativas de la empresa, este catalogo es el lenguaje y la herramienta central de
todo el proceso de abastecimeitno y control de inventarios, por lo cual si esta
conformado por informacion erronea o insuficiente tecnicamente se tendra
algunos inconvenientes como: inventarios que no se ajustan a las necesidades
de la empresa, demoras en la adquisicin de los bienes y servicios y errores a la
hora de analizar costos, presupuestos e historicos de consumo, entre otros.
I.4.

Beneficios

Generar un lenguaje nico para la definicin de tems de manera simple

y accesible para todos los usuarios.

Generar descripciones estndar de cada uno de los elementos de una
familia.

LOGSTICA

Prevenir la generacin de descripciones incompletas de los mismos.

Facilitar el proceso de compra de dichos elementos.
Posibilidad de evaluar el intercambio de artculos provenientes de

distintos fabricantes.
Permitir la correcta identificacin y control de los artculos, posibilitando

la racionalizacin de sus inventarios.

Reducir el nmero de tems duplicados.
Tener un lenguaje nico en toda la compaa.
Reducir el tiempo de gestin de compras, almacenes,
mantenimiento, operaciones y administracin.
Evitar duplicaciones en inventarios y sistemas.
Evitar obsoletos (por no saber que son o donde se usan).
Identificar los componentes de cada equipo.
Estandarizar insumos y repuestos.
Evitar ambigedades y falta de informacin.
Reducir los tiempos de bsqueda en los sistemas y en almacn.
Tener seguridad que lo utilizado es lo necesitado.
Tener confianza en el sistema de informacin.
I.5.

Ventajas:

La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un catlogo de materiales,

obtiene una serie de ventajas en relacin con los inventarios y su administracin,
entre las cuales se citan a continuacin las ms importantes:

Prevenir la emisin de rdenes de compra de materiales innecesarios

sobre

todo cuando estos existan en el almacn con otras

denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto financiero que ello

representa.
Optimizar el uso del espacio fsico en el almacn, El tener el mismo
material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de unos
de otros, impidiendo su consolidacin y aumentando los esfuerzos para

el control de stocks.
Reducir la inversin en inventarios, si en promedio un material tiene dos
nombres entonces el sistema logstico se multiplicara por dos; del
mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad de capital

de trabajo para mantener este nivel de inventarios.

Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los
materiales, evitando as compras innecesarias de material, ya que
pueden existir en el almacn otros que pueden cumplir la misma
funcin.

CPITULO I: CATALOGACIN DE

Mejorar

los

ciclos

de

rotacin

en

los

almacenes,

evitando

obsolescencias, materiales sin uso o sin movimiento. Ello ser posible al

tener los materiales plenamente identificados.

Enfocar al personal del rea de compras y almacenes en una variedad

menor de inventarios, aumento as su eficiencia.

Hacer posible la identificacin y control de los artculos.
Crear un lenguaje nico en el mbito de abastecimiento.
Facilitar la adquisicin y controlarla.
Facilita la gestin y administracin de los almacenes.
Simplificar los inventarios, reduciendo el nmero de artculos y su

variedad.
Obtener un mejor resultado en la administracin de los inventarios
por la reduccin de la influencia del costo de posesin (costo
mantenimiento de inventarios)

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogacin de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la
empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como
muy necesario.
I.6.

Programa De Catalogacin De Materiales

Definido el procedimiento que deber seguirse para realizar la catalogacin de

los materiales, es necesario preparar un programa que sirva de gua al personal
que tendr la responsabilidad de la ejecucin, y que al mismo tiempo permita la
evaluacin de sus actividades, en relacin a los resultados que se obtengan.
Dicho programa estar basado en las siguientes condiciones:

I.6.1. Preparacin

El apoyo de la alta direccin deber mostrarse por su actitud al relievar

la importancia que la catalogacin que tiene para la empresa y por el
nombramiento de personal que, como parte de la organizacin logstica,

llevara a cabo esta actividad en forma permanente.

Nombramiento del comit de normas con la especificacin de las tareas
a realizar, su responsabilidad y la autoridad que les compete y la alta
direccin les otorgue.

LOGSTICA

Designacin de cada uno de los elementos que forman el equipo de

trabajo, al cual se le definir sus funcione, responsabilidades y

autoridad, en la ejecucin del programa.

Preparacin del programa de catalogacin, definiendo las etapas a
realizar, los objetivos por alcanzar en cada una de ellas y el tiempo
aproximado que tomara.

I.6.2. Ejecucin
Para la ejecucin del programa que se establezca, es conveniente tener en
cuenta algunas recomendaciones que ayudaran a efectuar el trabajo. Dichas
recomendaciones son las siguientes:

Guiarse por los hechos

Informar a la alta direccin
Nombrar el comit de normas
Definir las metas

I.6.3. Responsabilidad
Definidas la metas, es esencial que la responsabilidad de dirigir la ejecucin de la
catalogacin, se asigne a una sola persona, la cual asumir su tarea a tiempo
completo y la conducir, de manera tal que la labor sea consistentemente hecha,
provechosa y sin que dae o retarde el programa establecido. En los casos en
que no sea posible disponer de su tiempo total, podr asignrsele la ejecucin a
tiempo parcial, pero exigindole que le dedique tiempo y esfuerzo suficientes
para que logre los objetivos.

I.6.4. Participacin
Durante la ejecucin de la catalogacin, es posible que sea necesario y
conveniente solicitar la ayuda y colaboracin de elementos del rea tcnica,
especialmente en la etapa de la identificacin de los materiales, dada la
familiarizacin con los artculos que utilizan y con las necesidades que tienen.
Este personal, sin embargo, solo podr dedicar parte de su tiempo a esta labor,
ya que su propio trabajo en el rea a la que pertenece no puede ser descuidada y
a pesar de la necesidad de contar con ellos para la catalogacin, su intervencin
ser parcial, para establecer las normas que aplicaran y para identificar los miles
de materiales que emplean al ejecutar sus tareas. Entre los aspectos interesantes
de la participacin del personal de la empresa en la catalogacin de materiales,
que es conveniente hacer notar, se pueden citar los siguientes:

CPITULO I: CATALOGACIN DE

La distribucin del catlogo, una vez concluida e impreso, se efecta de

acuerdo a las clases de materiales que cada elemento emplea en su

trabajo, para facilitarles el uso del catlogo al hacer sus requisiciones.

El empleo de formatos de circulacin para la aprobacin de nuevas
variedades de artculos o de cambios en las normas establecidas,
facilitara las aprobaciones sin que se tenga que reunir el comit de
normas, y sin que el personal que participa pierda el tiempo que debe

dedicar a su labor diaria.

Una vez implementada la catalogacin y ya en uso los catlogos, el
equipo que lo realizo, actuara como seguidor del cumplimiento de las
normas establecidas. Esta permitir constatar dicho cumplimiento y,
adems, estar al tanto de los problemas que se presentan en su

utilizacin y la importancia de efectuar cambios, si fuese necesario.

Toda informacin, sugerencia, problema y resultado, debern tenerse en
cuenta para analizarse y obtener conclusiones que permitan mejorar la
catalogacin efectuada, especialmente en relacin a descripciones,

intercambiabilidad de piezas, nuevas necesidades, etc.

La catalogacin es una labor permanente en la empresa, que no debe
abandonarse al tener el catlogo impreso y en uso, sino que debe
mantenerse en el tiempo para mejorarlo, ya que normalmente con el
avanza de la tecnologa y la aparicin de nuevos equipos y materiales,
se producirn nuevas necesidades y nuevas variedades que incorporan,

as como la eliminacin de aquellos que entran en desuso

4.6. Haya que tener en cuenta que el mayor impacto producido sobre la
empresa con la catalogacin, se encuentra en la etapa inicial debido a la
reduccin de variedades, las que en algunos casos pueden alcanzar
hasta el 50% de los inventarios.

I.6.5. Objetivos de un programa de catalogacin

Al establecer el programa de catalogacin de materiales, se deber definir los
objetivos o metas que pretenden alcanzarse con la ejecucin del programa, los
cuales pueden consistir en:

LOGSTICA

Ayudar mediante la catalogacin, en la solucin de situaciones que

encierran eficiencia y costos excesivos para la empresa, demostrando a

los directores y trabajadores en general la causa de dichas situaciones.

Obtener la colaboracin del personal especialista y de los usuarios en

general.
Asistir a las diferentes dependencias de la empresa y tratar aspectos
relacionados con la catalogacin, especialmente en lo referente a

normas.
Producir y distribuir las normas que se establezcan en la empresa ,

haciendo notar las ventajas de su aplicacin.

Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparacin y

ejecucin del programa.

Difundir el conocimiento de las normas y su aplicacin por el personal,
as como aceptar sugerencias sobre cambios, cuando sean ventajosos

para la empresa.
Revisar los procedimientos y practicas relacionadas con materiales,

para mejorar las ventajas que se obtengan en su aplicacin.

Analizar permanentemente las normas en uso, especialmente las ms
antiguas, para detectar su actualidad o la necesidad de modificarlas en
razn de la aparicin de nuevas tcnicas o de cambios en la aplicacin

o en sus condiciones.
Difundir los resultados de la catalogacin, conforme se presentan,

cuantificndolos, de manera de relevar los ahorros que se obtengan.

Evaluar la ejecucin y cumplimiento del programa, en el tiempo y en el
establecimiento y aplicacin de las normas, emitiendo informes sobre
los avances, estancamiento o retrocesos que se produzcan.

I.6.6. Evaluacin
Una vez puesta en operacin la catalogacin, mediante el uso del catlogo, se
deber evaluar y compara el tiempo y dinero gastado en esta labor, con los
ahorros obtenidos, para emitir resultados que permitan que la alta direccin
mantenga apoyo y el inters en la labor realizada.

I.6.7. Resultados de un programa de catalogacin

Efectuada la catalogacin y puesto en uso el catlogo de materiales, los
resultados que se obtengan pueden observarse en las diferentes dependencias
de la empresa y sus actividades, las que se traducen en ahorros costos que se
mencionan a continuacin:

CPITULO I: CATALOGACIN DE

Ingeniera
Produccin
Logstica
Abastecimiento
Distribucin fsica
General para abastecimiento y distribucin fsica
I.7.

Etapas de la catalogacin:

Para que la catalogacin represente un beneficio para la empresa, se recomienda

su realizacin a travs de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a
continuacin:

I.7.1. Normalizacin
Consiste en la seleccin de aquellas caractersticas fisicoqumicas, tales como
tamao, peso, densidad, textura, entre otras; que van a regir las compras y la
gestin de los mismos en el interior de la empresa., y que se adapten a esta; para
constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceirse las
existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, as como todas
las personas que requieren y soliciten materiales en la empresa. Se define a
norma como el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto
puede ser comprado, el objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios
para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones
de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, en la gestin de un almacn se pueden normalizar los pallets
(estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los productos. Entre las
caractersticas a normalizar pueden estar sus dimensiones externas, su
resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricacin, de manera que cada
vez que se solicite la compra de pallets no se deban redefinir sus caractersticas.
La tarea de normalizar o establecer estndares requiere del uso de recursos de la
organizacin, del personal de compras, de los almacenes, de los usuarios de los
productos e inclusive del apoyo de los proveedores en el establecimiento de la
norma o estndar. Por ello se recomienda realizar la estandarizacin de aquellos
materiales que representen el mayor gasto en compras o de compra repetitiva.
No es necesario establecer normas para todos los materiales.

11

LOGSTICA
I.7.2. Identificacin
Consiste en establecer la descripcin o denominacin del artculo que se va a
utilizar en la empresa, permitiendo precisar las caractersticas particulares de
cada artculo, en relacin con las generales, de manera de estar seguro de su
naturaleza especfica y de sus diferencias con otros artculos del mismo grupo.
Muchas veces una mala identificacin de un material ocasiona la existencia de
distinto nombres para el mismo artculo. La identificacin debe concluir con la
elaboracin de la ficha de identificacin de los materiales. En esta ficha se
registra la informacin relacionada con el producto. Los elementos que
conforman una ficha de identificacin son los siguientes:

Descripcin del material.

Descripcin corta o abreviada.
Cdigo del producto.
Unidad de despacho.
Productos intercambiables
Cdigo de la norma tcnica que rige el material, si es que la tuviera.
Dimensiones del material.
Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
Embalajes y formas de almacenamiento.

I.7.3. Clasificacin
Consiste en la agrupacin de las existencias en base a sus caractersticas
comunes, uso, naturaleza u origen. Los diferentes grupos que ya estn
clasificados deben contener artculos lo suficientemente distintos para evitar
que un artculo pueda ser considerado en ms de dos grupos diferentes, evitando
as la multiplicidad de denominaciones para un mismo artculo. La agrupacin
que se haga puede fraccionarse en clases, subclases y secciones segn la
variedad que pueda presentarse en cada agrupacin que se haya efectuado; el
nmero de grupos definidos, as como las divisiones dentro de un mismo grupo
depender de la variedad de artculos que se tenga en la empresa.

I.7.4. Codificacin
Llamada tambin simbolizacin, es la etapa final de la catalogacin de artculos y
consiste en la asignacin de un cdigo formado por nmeros o letras o un
smbolo que identificara al producto, distinguindolo por las caractersticas que le
pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo, mental, tiempo y
gastos; y evitando errores y equivocaciones.

CPITULO I: CATALOGACIN DE
El empleo de letras en la elaboracin de un cdigo permite un mayor nmero de
combinaciones posibles que los nmeros. En cada espacio o posicin del cdigo
se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en comparacin de los 10 nmeros
posibles, pero debido a que los equipos de cmputo manejan los cdigos
numricos con mayor facilidad, el uso de los nmeros es ms frecuente que el de
las letras. Entre los tipos de cdigo ms usados estn:
Cdigos estructurados: Son aquellos cdigos formados por letras o
nmeros, agrupados por familias o clases segn la etapa de clasificacin. Cada
grupo de dgitos tiene un significado con respecto a su posicin en el cdigo; por
ejemplo:
El cdigo 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen representar la
familias de artculos, las siguientes tres (139) a una clase dentro de la familia 13 y
las ltimas cuatro posiciones (6328) al producto. El nmero de

elementos

posiciones en un cdigo estructurado debe estar planificado de manera tal

que se pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones en los
grupos formados, sean estas familias y/o clases.
Cdigos Secuenciales: Son cdigos relativos utilizados en las facturas, guas de
remisin, formularios, etc. Este tipo de cdigo facilita el conteo del total de
documentos emitidos y por tanto su control.

13

LOGSTICA
II.
II.1.

CODIFICACIN DE MATERIALES

Concepto:

Se conoce como codificar al proceso, actividad de representar cada artculo por

medio de un cdigo que contienen las informaciones necesarias y suficientes por
medio de nmeros y letras. Debido a la gran variedad de productos con los que
se trabaja en empresas, es fundamental tener una codificacin apropiada para la
mercadera que se maneja, esto permite obtener ventajas en lo que se refiere a
las gestiones de compra, almacenamiento y control de stocks. Para un sistema
de control de almacenes, una codificacin completamente numeral y correlativa
es la ms recomendable, sobre todo para efectos de su bsqueda en el catlogo
y su ubicacin en los archivos del sistema.
II.2.

Sistemas de codificacin:

Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:

a) Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada uno de las cuales identifica determinadas caractersticas y
especificacin. Este limita el nmero de artculos y es de difcil
memorizacin, razn por la cuales es un sistema poco utilizado.
b) Sistema Alfanumrico: Es una combinacin de letras y nmeros, que
abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de
material

y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros

representan el cdigo indicador del artculo, por ej: CGR 785

c) Sistema Numrico: Es el ms utilizado en las empresas por su
simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que
abarca.
II.3.

Caractersticas de un sistema de codificacin:

Segn Sols (2005), un sistema de codificacin debe cumplir ciertas

caractersticas, para que se garantice su trabajo de manera eficiente, estas son:

Uniforme: La apariencia debe ser la misma en todos los casos.

Estructurado: Los dgitos del cdigo deben poseer un cierto
significado para el usuario, de manera que, as sea un poco ms fcil de

recordarlo o relacionarlos.
Universal: Los cdigos deben poder ser aplicables a la totalidad de
productos que se encuentran en el almacn.

CPITULO II: CODIFICACIN DE

Permanente: Los cdigos asignados, a cada producto, no deben de ser

cambiados, en ningn momento, mientras est vigente el sistema
utilizado por el almacn. Amigable: Esto se refiere a que se puedan usar

y recordar fcilmente.
nico: Cada producto debe tener un cdigo nico y viceversa, estos es
muy importante ya que de no cumplirse, las consecuencias podran ser

muy graves y generara desorden en el almacn.

Conciso: Esto se refiere a reducir el cdigo al menor de nmero de
dgitos posibles.
II.4.

Ventajas de un sistema de codificacin:

Permite acelerar las operaciones en caja disminuyendo la posibilidad de

error.
Permite extraer rpidamente el precio correspondiente a cada artculo

desde una base de datos.

Los comerciantes y distribuidores cuentan con la posibilidad de
introducir un sistema de gestin de stocks para controlar, producto a
producto, el movimiento de sus mercaderas, facilitando la preparacin
de los pedidos sin fallas.
II.5.

Forma de
materiales:

presentar

el

significado

del

cdigo

de

Uno de los aspectos que es necesario insistir es en el significado del cdigo,

cuando se han dado las instrucciones para que el personal haga la catalogacin.
Por ello es conveniente adoptar una forma de presentacin de dicho significado,
que facilite la comprensin por parte del personal de la empresa.
a) Qu es un cdigo de materiales?
Un cdigo de materiales dentro de la empresa es el requisito indispensable para
que el personal que requiere retirar el artculo del almacn, pueda hacerlo sin
tropiezos y con la seguridad de que le van a entregar lo que l desea. Pedirlo por
su descripcin y caractersticas sera demasiado engorroso y causara prdida de
tiempo y es por ello que cada artculo recibe un cdigo, compuesto generalmente
por nmeros.
Dichos nmeros se fijan de acuerdo con determinada clave, que por su estructura
haga posible determinar en el acto a qu clase de material corresponde,

LOGSTICA
dentro de la clase a que sub-clase; que ordenamiento se ha seguido y en muchos
casos algunas de sus caractersticas.
El conocimiento de la construccin de la clave para asignar los cdigos nos es
ningn secreto destinado a un reducido grupo de personas, sino que debe ser
ominado por todos aquellos que tengan que utilizar materiales. Esto permite que
los nmeros que forman el cdigo no sean grupos de cifras sin vida, sino
elementos que permiten conocer la razn de su existencia y su significado.
b) Elementos que forman el cdigo
El cdigo de materiales se compone de 9 cifras que se agrupa en el siguiente
orden:

Por qu cifras y porque agrupados en esa forma?

1. Los nmeros de cdigo se componen todos de 9 dgitos, para
facilitar la contabilizacin mecanizada. Adems se simplifica con ello,
considerablemente, la confeccin y manipulacin de los documento
relacionados con los materiales.
2. La manera como se agrupan estos nueros hace posible determinar a
primera vista de que material se trata, con bastante exactitud en lo
relacionado a su naturaleza y uso. Tambin puede establecerse
como se han agrupado los artculos en cada sub-clase.
c) Significado de los grupos

1.

Este primer grupo formado por dos dgitos representa la Clase de

Material a la cual pertenece el artculo codificado.Se

utilizan

dos

dgitos a fin de dar al catlogo suficiente flexibilidad para el

mantenimiento futuro, dando la posibilidad de disponer de cien clases
de diferentes materiales:

CPITULO II: CODIFICACIN DE

2. Este grupo formado tambin por dos dgitos, significa la sub-clase que
dentro de la clase contiene el artculo codificado.Como en el caso 1 al
asignar dos dgitos a la sub-clase, se est posibilitando el disponer de
cien sub-clases dentro de cada clase, facilitando as el mantenimiento
futuro del catlogo.

3. Este grupo compuesto de un solo digito significa el ordenamiento que

tienen los artculos dentro de cada sub-clase, pudiendo ser este
alfabtico, numrico o de acuerdo al catlogo del productor.

4.

El cuarto grupo se compone de cuatro dgitos y es el nmero del

artculo, que se fija segn las caractersticas propias que este tenga o
presente. Puede utilizarse tablas de equivalencias de las dimensiones,
caractersticas de colores, orden correlativo, caractersticas propias,
del artculo, etc., lo que facilita la identificacin plena del artculo por el
personal que usa o maneja el material.
II.6.

Codificacin de ubicaciones:

Segn Sols (2005), de la misma manera que los productos son codificados en un
moderno sistema de almacenes tambin se debe codificar las ubicaciones. En
estos casos si se recomienda usar cdigos alfanumricos, los cuales sirven para
identificar la zona (rea) a la cual pertenecen, luego les siguen las filas en las que
se encuentran la columna dentro de esa fila y el nivel o altura al que esta la
ubicacin, como se puede ilustrar en la siguiente figura.

Debido que, por lo general se trabaja con productos muy distintos entre s, no es
conveniente asignar a los productos ubicaciones de manera aleatoria sin seguir

LOGSTICA
algunas normas bsicas previas para un buen almacenaje. Al respecto, Clamo
(2004) hace mencin de los siguientes aspectos a tener en cuenta:

Valor del Producto: Cuando se trabaja con productos de gran valor. Por
ejemplo aretes, pulseras de oro, o elementos muy pequeos y de gran
costo, cuya prdida podra volverse significativa para el almacn de la
empresa, en este caso se requiere ubicaciones altas, uso de

montacargas para acceder a la mercadera.

Demanda: Si se est trabajando con un producto de gran demanda, lo
ms recomendable es que se ubique una buena parte del stock
disponible en los niveles ms bajos y accesibles del almacn, para

evitar perder tiempo buscndolo.

Configuracin: Cada almacn est dividido por reas, las cuales han
sido sealadas pensando en los riesgos que origina mantener cerca un
producto de otro. El uno ubicar un producto en el rea sealada, para el
mismo, no solo podra ocasionar un desorden, sino podra daarlo y en
lo peor de los casos a los que estn cerca de l.

CPITULO III: CODIGO DE

III.

CDIGO DE BARRAS

Historia del cdigo de barras

III.1.

La primera patente para un cdigo de barras, que tena forma circular, fue
solicitada en 1949 en Estados Unidos por N. J. Woodland; los cdigos de barras
se emplearon por primera vez a principios de la dcada de 1960 para identificar
material rodante ferroviario. y de ah en adelante ha venido avanzando su
aplicacin y desarrollo as:
En los sesenta:

1961 es el ao de aparicin del primer escner fijo de

cdigos de barras instalado por Sylvania General Telephone. Este aparato lea
barras de colores rojo, azul, blanco y negro identificando vagones de ferrocarriles.
Para 1967

la Asociacin de Ferrocarriles de Norteamrica ( EEUU) aplica

cdigos de barras para control de trnsito de embarques. El proyecto no dur

mucho por falta de adecuado mantenimiento de las etiquetas conteniendo los
cdigos.
En 1967 la sucursal de Cincinnati (Ohio, EEUU) instala el primer sistema de
"retail" basado en cdigos de barras. 1969, el lser hace su aparicin. Usando luz
de gas de Helio-Nen, el primer escner fijo es instalado. Su costo: $10 000.Hoy
por hoy el mismo tipo de escner estara costando menos de $ 2 000.
A fines de los aos 60 y comienzos de los 70 aparecieron
las primeras aplicaciones

industriales pero solo para

manejo de informacin. En 1969, Rust-Oleum fue el

primero en interactuar un lector de cdigos con un
computador

(ordenador).

El

programa

ejecutaba

funciones de mantenimiento de inventarios e impresin de

reportes de

embarque.
En los setenta: En 1970 aparece el primer terminal porttil de datos fabricado por
Norand. Este utilizaba un "wand" o lpiz de contacto.

El cdigo Plessey hace su aparicin en Inglaterra ( The Plessey Company,

Dorset, Inglaterra), para control de archivos en organismos militares en 1971. Su
aplicacin se difundi para control de documentos en bibliotecas. Codabar
aparece en 1971 y encuentra su mayor aplicacin en los bancos de sangre,
donde un medio de identificacin y verificacin automtica eran indispensables.
Buick (la fbrica de automviles) utiliz identificacin automtica en las
operaciones de ensamble de transmisiones, tambin por los aos70. El sistema
era utilizado para conteo de los diferentes tipos de transmisin ensamblados
diariamente. Todo un xito.
ITF marca su aparicin en 1972, creado por el Dr. David Allais, en ese entonces
de Intermec.
En el ao 1973 se anuncia el cdigo U.P.C. ( Universal Product Code) que se
convertira en el estndar de identificacin de productos. De esta forma la
actualizacin automtica de inventarios permita una mejor y ms oportuna
compra y

reabastecimiento de bienes. Europa se hace presente con su propia

versin de U.P.C. En 1976, el cdigo EAN (European Article Number).

En 1974, nuevamente el Dr. Allais conjuntamente con Ray Stevens de Intermec

inventan el cdigo 39, el primero de tipo alfanumrico. El primer sistema
patentado de verificacin de cdigos de barras por medio de lser aparece en el
mercado en 1978.
En los Ochenta: Revisen su correspondencia postal y muchos observarn lo
siguiente marcado en los sobres:

Esto es el PostNet, aparece en 1980 siendo usado por el Servicio Postal de los
EEUU. La tecnologa de CCD (Charge Coupled Device) es aplicada en un
escner, 1981. En la actualidad este tipo de tecnologa tiene bastante difusin en

CPITULO III: CODIGO DE

el mercado asitico, mientras que el lser domina en el mundo occidental. En ese
ao tambin aparece el cdigo 128, de tipo alfanumrico.
Aparece la norma ANSI MH10.8M que especifica las caractersticas tcnicas de
los cdigos 39, Codabar, e ITF (Interleaved Two of Five).
El Dr. Allais es incansable. En 1987 desarrolla el primer cdigo bidimensional, el
cdigo 49. Le sigue Ted Williams ( Lser Light Systems) con el cdigo 16K
(1988).
En los Noventa:En 1990 se publica

la especificacin ANS

X3.182, que regula la calidad de impresin de cdigos de

barras lineales. En ese mismo ao, Symbol Technologies
presenta el cdigo bidimensional PDF417.
Mas y ms cdigos se estn desarrollando, sobre todo en los del tipo de alta
densidad. La tecnologa de identificacin y manejo de datos a travs de cdigos
de barras, ha logrado convertirse en un estndar "de facto" al ser aplicada, cada
vez con ms frecuencia, tanto en operaciones de distribucin y manejo de
materiales, como en organizaciones de manufactura industrial.
Actualmente, el cdigo de barras permite que cualquier producto pueda ser
identificado en cualquier parte del mundo, de manera gil y sin posibilidad de
error.
III.2.

Definicin

Se puede definir el cdigo de barras como una representacin o grfico que

permite identificar cualquier tipo de productos, cuyo propsito es facilitar el
desarrollo de las actividades logsticas de cualquier organizacin.
Es una herramienta para capturar informacin de manera automtica; permite
identificar productos, servicios, localizaciones y activos de manera nica a nivel
mundial.
Otras definiciones:
El Cdigo de Barras es un arreglo en paralelo de barras y espacios que contiene
informacin codificada en las barras y espacios del smbolo. Esta informacin
puede ser leda por dispositivos pticos, los cuales envan la informacin leda
hacia una computadora como si la informacin se hubiera tecleado.

El cdigo de barras es un lenguaje estandarizado til para la identificacin de

unidades comerciales y logsticas de forma nica. Esta herramienta es til para la
aplicacin de sistemas de captura automtica de informacin.
III.3.

Uso del cdigo de barras

Todo comenz un 3 de abril de 1973, cuando los lderes de la industria

norteamericana de comestibles deciden juntarse para seleccionar un estndar
que les permita identificar sus productos. Es as como eligen al cdigo de barras
lineal, hoy conocido como Cdigo de Barras GS1. Esta decisin signific una
revolucin en la comercializacin de los productos de la industria del retrail as
como de los negocios en general, a tal punto que el cdigo de barras es
considerado uno de los grandes inventos del Siglo XX.
Mary Wong, gerente general adjunta de GS1 Per, explica :Es un agregador de
informacin que sirve, no slo a la industria, sino a todos y cada uno de los
consumidores alrededor del mundo. Desde la trazabilidad al reaprovisionamiento
automtico de las tiendas, permite realizar ms rpidas y eficientes exportaciones
e importaciones, haciendo posible una cadena de suministro hiper eficiente.
Se estima que en el mundo, diariamente se escanean ms de 5 mil millones de
productos. Y su identificacin significa ms que colocar una marca y hacer un
escaneado; pues a travs del cdigo de barras se ha habilitado un mercado
global. El conjunto de la informacin que contiene permite conocer casi en tiempo
real la historia de un producto, diferenciarlo y rastrearlo desde su origen hasta
que llega al consumidor, se trate de una caja de cereal a una bicicleta o un auto.
"A medida que el comercio se va haciendo cada da ms global, se requiere un
mayor uso de los estndares. Esta es la razn por la que GS1 sigue
proporcionando nuevos estndares y soluciones para un nmero creciente de
sectores.
Las organizaciones requieren de la aplicacin de estndares de comunicacin
que les permitan la implementacin de soluciones giles de reduccin de costos,
as como la optimizacin del ciclo del negocio, de la organizacin en particular, de
la Cadena

de

Abastecimiento y

del

consumidor

final.

Dentro

de

las

organizaciones y dada la globalizacin, la principal caracterstica del estndar es

su uso generalizado, es decir, su compatibilidad de adopcin por cada uno de los
miembros de la Cadena de Abastecimiento.

CPITULO III: CODIGO DE

Una de las principales ventajas que obtiene una red de valor de un estndar es
la posibilidad de encontrar en el mercado una amplia gama de productos (de
diversa proveniencia) que satisfagan unas caractersticas comunes, lo cual
redunda en una mayor oferta, en una mayor asequibilidad y un menor costo,
requisitos imperativos de un mercado competitivo.

Garanta de continuidad: Por lo que un cambio en el estndar implica un

cambio en el mercado lo cual generara una situacin catica.

Una traduccin nica: La aplicacin de caractersticas comunes.
Reduccin del margen de error: Dado a que todo el mercado se gua por
el mismo parmetro.
III.4.

Ventajas

Capacidad para agilizar la lectura de los artculos en los productos

Propiedad de evitar errores al teclear a mano.
Agilidad al etiquetar precios, pues no es necesario hacerlo sobre el

artculo, sino simplemente en el lineal.

Rpido control del stock de mercancas
El consumidor obtiene una relacin de artculos en el ticket de compra,
lo que permite su comprobacin y eventual reclamacin
o Se imprime a bajos costos
o Permite porcentajes muy bajos de error
o Los equipos de lectura e impresin de cdigo de barras son

flexibles y fciles de conectar e instalar.

Identificacin automtica de los productos.
Evitar errores de digitacin.
Estadsticas comerciales. El cdigo de barras permite conocer las
referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones

de mercadotecnia.
Permite capturar rpidamente los datos..
Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.
Proporciona un lenguaje comn, aceptado mundialmente para el

intercambio de informacin.
Permite identificar, capturar y compartir informacin de forma automtica

y precisa.
Revela informacin vital para realizar trazabilidad de los productos y as

garantizar la seguridad del consumidor.

Ayuda a realizar la ubicacin geogrfica de un producto.
Gestin del inventario de forma ms eficiente.
Proporciona precisin de los datos.
Recopila informacin para informes precisos e inmediatos.

Recoge informacin para cumplir con los requisitos reglamentarios que

afectan los negocios.

Permite un eficaz control de calidad de productos y procesos.
III.5.

Beneficios

Es la mejor tecnologa para implementar un sistema de coleccin de datos

mediante identificacin automtica, y presenta muchos beneficios, entre otros

Virtualmente no hay retrasos desde que se lee la informacin hasta que

puede ser usada

Se mejora la exactitud de los datos
Se tienen costos fijos de labor ms bajos
Se puede tener un mejor control de calidad, mejor servicio al cliente
Se pueden contar con nuevas categoras de informacin.
Se mejora la competitividad.
Optimizacin en el control de inventarios y aumento de productividad en
el punto de pago, eliminando colas y disminuyendo el tiempo de espera.

Mejor servicio al cliente.

Disminucin de los procesos de marcacin de precios, eliminacin de
errores de digitacin y captura de datos de venta en forma rpida y

segura.
Identificacin de las principales reas de mermas
Obtencin de informacin confiable para el manejo del negocio.
Establecimiento de un lenguaje comn con sus proveedores a travs del
cdigo de barras, incrementando la productividad de la relacin
comercial, lo que facilita la implementacin de otras tecnologas como el

Intercambio Electrnico de Documentos (EDI).

Proporciona una identificacin nica a cada producto, servicio o

localizacin.
Permite la captura automtica de la informacin.
Permite la automatizacin de varios procesos a lo largo de la cadena de

abastecimiento.
Permite obtener informacin rpida y oportuna sobre productos servicios

o localizaciones.
Incrementa la productividad y la eficiencia porque optimiza el tiempo en

captura de informacin.
Disminuye la posibilidad del error humano.
Virtualmente no hay retrasos desde que se lee la informacin hasta que
puede ser usada.
III.6.

Aplicaciones

CPITULO III: CODIGO DE

Algunas aplicaciones de los cdigos de barras son:

Control de mercanca.
Control de inventarios.
Control de tiempo y asistencia.
Pedidos de reposicin.
Identificacin de paquetes.
Embarques y recibos.
Control de calidad.
Control de produccin
Facturacin.
Control de material en proceso
Punto de venta
Control de calidad
Control de documentos
Bibliotecas
Bancos de sangre
Hospitales
Control de acceso
III.7.

Caractersticas de un cdigo de barras

Magnificacin: Es la dimensin del cdigo de barras (alto x ancho)

incluyendo las reas de silencio (espacios en blanco en los laterales del
cdigo). El tamao del estndar del cdigo se denomina magnificacin
100%. La ampliacin o reduccin del cdigo de barras, depende del

elemento a identificar.
Truncamiento: Es la reduccin de la altura de las barras. Solo puede

realizarse si la magnificacin del cdigo es igual o mayo al 100%.

Ganancia de impresin: Es la expansin que ocurre en las barras al
realizarse la impresin. Se debe tener en cuenta al momento de
imprimir, debido a que la tinta utilizada tiende a expandirse, deformando

el ancho de las barras.

Identificacin automtica: Los sistemas que utilizan cdigo de barras
se conocen como Sistemas de identificacin automtica (Auto ID). Se
describen a continuacin los principales equipos y accesorios

requeridos por stos sistemas.

Densidad: Es la anchura del elemento (barra o espacio) ms angosto
dentro del smbolo de cdigo de barras. Est dado en mils (milsimas
de pulgada). Un cdigo de barras no se mide por su longitud fsica sino
por su densidad.

III.8.

Componentes del codigo de barras

El cdigo de barras tiene dos componentes:

El cdigo
El smbolo

El cdigo es la representacin numrica, es decir los caracteres humanamente

legibles.
El smbolo es la representacin grfica del cdigo. Est conformado por barras
claras y oscuras de diferente grosor, que permite la captura automtica de la
informacin por medio del lector. Un mismo cdigo puede estar representado en
diferentes simbologas.