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COMPRAS, MERCANCIAS, EQUIPOS Y SERVICIOS

Cdigo: Procedimiento-3
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COMPRAS
_ MERCANCIAS, EQUIPOS Y
SERVICIOS -

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha

Descripcin del cambio

Documento inicial, para formalizacin del

procedimiento
Marzo 2007 Se incluye formato FQ-023 Orden de
compra y correcciones en la redaccin del
documento
Inclusin de procedimiento de inventario.
Establecimiento y formalizacin
del
procedimiento para la implementacin del
sistema de gestin.
Febrero
2008

Elabor
Cargo

Incorporacin del Cargo de Coordinador de

Gestin.

Incluye el requisito de los criterios SISOMA

en la seleccin del proveedor. Revisin de
definiciones.
Revis
Aprob
Julio 2008 Inclusin en los
numerales 5.8.3 y 5.8.4
Modificacin
Carg de codificacin y cambioCargo
Junio 2009
ogeneral de edicin

Versin

1. OBJETIVO.
Definir la metodologa, requerimientos y condiciones para la adquisicin de bienes y
servicios tanto Mercancas, equipos y servicios comprados, que afectan la calidad
de los procesos y sus resultados, establece los controles a aplicar a los proveedores
durante la prestacin del servicio o el suministro del producto por ellos ofrecido que
afecten o puedan causar un efecto potencialmente adverso en SISOMAC.
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a todas las compras tanto de Mercancas, equipos y
servicios comprados que realiza la organizacin y que afectan la calidad del
producto ,afecta el servicio prestado y puede generar desviaciones en la Poltica y
objetivos SISOMAC.
La seleccin de personal por prestacin de servicios, puede efectuarse como una
compra o como parte de la administracin de recurso humano.
Se considera como una compra, el sub contratar los servicios de Medicin y Ensayo.

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Se considera como una compra, el sub contratar la ejecucin de las actividades

relacionadas con la ejecucin del contrato con el cliente que haya sido firmado
directamente por EMPRESA S.A., o como socio de una Unidad Estratgica de
Negocio o actividades relacionadas directamente a nombre de EMPRESA S.A.
3. Definiciones
Ver glosario de trminos EMPRESA S.A.
4. Responsables en la gestin de compras
Responsables de reas o proyectos Determinar las necesidades de compras
para los proyectos y/o procesos.
Solicitar los bienes y servicios que
requieran acorde con las condiciones del
presente procedimiento a fin de facilitar la
adquisicin efectiva y eficiente de los
mismos.
Controlar las existencias de inventarios de
insumos y equipos para determinar las
compras
necesarias
para
mantener
inventarios mnimos que garanticen la
ejecucin de la obra sin demoras y la
operacin eficaz de equipos.
Revisar que aquello solicitado cumpla con
las condiciones pactadas con el proveedor
al ser recibidos en obra.
Autorizar las remisiones y ajustes de
inventarios entre proyectos o la oficina
central.
Asistente Administrativo

Supervisar
que
los
registros
del
procedimiento de compra que presenten
los funcionarios de la organizacin y
proveedores, cumplan con las condiciones
necesarias para ser tramitados.
Realizar los trmites pertinentes para
formalizar las negociaciones y pagos con
proveedores.

Gerencia

Aprobar las compras mayores, entendiendo

por compra mayor a aquella que afecte la
capacidad de cumplimiento de manera
directa o a aquella cuyos costos superen la
estructura de autonoma en decisin.
Aprobar la evaluacin y seleccin
proveedores de las compras mayores.

5. Desarrollo de procedimiento.

de

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5.1 Generalidades.
En los proyectos de obras civiles los criterios de evaluacin y seleccin de
proveedores estn ligados al producto a adquirir y a las condiciones particulares de
cada proyecto. Acorde con esto los criterios de seleccin no pueden estar
predefinidos, por lo que son establecidos en cada caso en particular teniendo en
cuenta los requerimientos del proyecto en cuanto a requisitos del cliente,
localizacin, duracin del proyecto, forma de ejecucin del proyecto , requisitos de
gestin del Sistema SISOMAC del cliente a cumplir y otros que determine la
organizacin.
5.2

Compras.

5.2.1 Determinacin de la necesidad de compra

El responsable del rea o proceso que requiere la compra (bienes, software o
servicio) al planear o durante el desarrollo del proceso o proyecto determina la
necesidad de compras definiendo lo siguiente:
o

Qu se requiere. Incluyendo las caractersticas tcnicas

diferenciadores (especificaciones) del producto a ser comprado.

y/o

Qu cantidad se requiere.

Para cundo se requiere.

Criterios de aceptacin de la compra. De ser necesario se definen en las

fichas de puntos de control, inspeccin y ensayo (por ejemplo, los
ensayos sobre fuentes de materiales ptreos).

Para qu lo requiere (centro de costos, actividad de obra, equipo, etc).

As mismo para poder ser aceptada la compra se debe establecer el

cumplimiento de los siguientes requisitos de compras:

Condiciones especiales de entrega y de transporte.

Fichas de seguridad cuando sean materiales e insumos que hallan

sido identificados como un riesgo o aspecto SISOMA, as como su
manejo, almacenamiento, transporte y manipulacin.

Fichas tcnicas de los equipos y elementos de Emergencias y

proteccin personal.

Competencias de los servicios profesionales comprados.

a) Requisiciones
El responsable del rea o proceso que requiere la compra (bienes, software o
servicio) remite la requisicin correspondiente a ser tramitada. La requisicin debe
ser diligenciada de manera completa y clara (ver Formato-3-a Requisicin de
productos, servicios y equipos).
b) Gestin de compras
Una vez definidas las caractersticas de la compra, existen dos posibles escenarios:
o

Que ya exista un proveedor evaluado y/o seleccionado, y exista un

acuerdo comercial con l.

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o Que no exista proveedor, en ste caso se aplica el numeral 5.2.2 para

evaluar y/o seleccionar el proveedor correspondiente y una vez
seleccionado establecer el acuerdo de condiciones correspondiente con
l.
c) Solicitud a proveedores ya evaluados y/o seleccionados
Una vez determinado el proveedor, se formaliza la compra con la orden de compra
segn Formato-3-b o el acuerdo de condiciones especificando claramente las
caractersticas del producto a comprar y condiciones comerciales.
5.2.2 EVALUACION Y SELECCION DE PROVEEDORES
Cuando el responsable del rea o proceso que requiere el bien o servicio determina
que la compra afecta la calidad de la obra o la capacidad de cumplimiento, se debe
registrar la evaluacin y seleccin de proveedores por parte de quien se encargue
de hacer la gestin de compras.
La evaluacin se refiere a la capacidad de cumplir las especificaciones tcnicas de
la compra y capacidad de suministrar en la oportunidad y capacidad requerida.
Cuando en el listado de proveedores evaluados de la organizacin no exista ninguno
que cumpla los requerimientos correspondientes, quien sea responsable por la
evaluacin (Gerencia, responsable del rea o proyecto o a quien estos deleguen)
establecer los criterios de evaluacin a ser aplicados, empleando para ello el
Formato-3-c. Una vez definidos los criterios de evaluacin se procede a analizar el
nivel de cumplimiento de los posibles proveedores.
Entre aquellos proveedores ya evaluados que cumplan a satisfaccin los criterios
establecidos, se procede a seleccionar el ms adecuado a las necesidades de la
organizacin, consignando en el mismo formato los criterios de seleccin a aplicar y
los resultados de la valoracin de los mismos.
5.3

Proveedores con restricciones de seleccin de origen externo.

Por las caractersticas del sector en que se desempea la organizacin suele ser
requisito del cliente y/o de la comunidad de la zona en que se realizar un proyecto,
emplear proveedores de la regin, e incluso el uso de proveedores especficos
imponiendo restricciones a la evaluacin y seleccin de proveedores.

Proveedores nicos.
Cuando existe un nico proveedor, ya sea por no haber otro disponible en la
zona, por ser el nico existente o porque su empleo es un requerimiento del
cliente, se aplican las siguientes condiciones:
o

Evaluacin del proveedor. Por ser un proveedor nico no aplica la

evaluacin del mismo, sino una evaluacin de los controles a aplicar
acorde con las caractersticas del proveedor, a fin de garantizar el
cumplimiento final al cliente. Estos controles se incorporan a las fichas
de puntos de control, inspeccin y ensayo a aplicar en el proyecto,
definidas en el plan de Gestin SISOMAC.

Seleccin del proveedor. Por ser proveedores nicos, no existe gestin de

seleccin,..

Excepciones en la evaluacin y seleccin de proveedores para proyectos.

No requieren registro de evaluacin y seleccin en proyectos:

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Los servicios de transporte ocasional (Volquetas independientes, disponibles en

la zona de la obra) que de no cumplir son retiradas de manera inmediata

Los alquileres de maquinaria por horas para labores especficas que no

correspondan a la ruta crtica del proyecto, o que se requieran para resolver una
contingencia.

La mano de obra no calificada de la regin (Obreros rasos sin referencia

conocida). De no desempearse de manera satisfactoria son retirados del
proyecto

Las ferreteras y depsitos de materiales de la zona empleadas para compras

por Caja Menor y al menudeo.

5.4

Proveedores antiguos. (Disponibles en el listado de proveedores de

la organizacin.)

Cuando se requiera, es posible hacer uso del listado de los proveedores de la

organizacin seleccionando aquel o aquellos que no tengan malas observaciones de
desempeo y se emplea para la comparacin entre los mismos el Formato-3-c,
registrando en l los criterios de seleccin a aplicar y los resultados de la evaluacin
correspondiente para cada proveedor
NOTAS
El nmero de posibles proveedores a evaluar y seleccionar no es fijo. Puede ser
slo uno o la cantidad que la organizacin considere pertinente. En caso de ser
slo uno, debe cumplir a cabalidad los criterios de evaluacin pero no se definen
criterios de seleccin. Se pueden seleccionar varios proveedores para una sola
compra.
Los criterios de evaluacin deberan ser esencialmente tcnicos, es decir, basados
en la experiencia y capacidad de cumplimiento del posible proveedor; sin
embargo, el responsable del rea o proyecto define tales criterios en los que
puede incluir referencias de terceros, muestras, periodos de prueba, etc..
Los criterios de seleccin se deberan fundamentar en las ventajas comerciales de
cada proveedor, sin embargo la gerencia est en la facultad de seleccionar el
proveedor que desee, siempre y cuando cumpla con los requisitos de calidad y
capacidad de suministro establecidos.
En el Formato-3-c se puede desarrollar la evaluacin y seleccin simultnea de
proveedores nuevos y antiguos.
Cuando un posible nuevo proveedor solicite ser tenido en cuenta por la empresa
sin que sta haya solicitado sus servicios, podr ser evaluado si la organizacin lo
considera pertinente.

5.5

REEVALUACIN DE PROVEEDORES

La reevaluacin de proveedores se har empleando el Formato-3-d Reevaluacin

de proveedores. La actividad ser realizada por el responsable del proyecto o
proceso, establecindose que todo proveedor que afecte el sistema de Gestin
utilizado por la organizacin debe ser reevaluado.

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La reevaluacin de proveedores de proyecto se realiza al final del proyecto o

cuando el proveedor termina la actividad para la que fue seleccionado.
El listado de proveedores de la organizacin es un documento controlado y opera
bajo los siguientes criterios:

El resultado de la ltima reevaluacin as como la fecha de la misma ser

incorporado en el listado de proveedores de la organizacin.

Si un proveedor no utilizado es incorporado al listado de proveedores se debe

dejar la anotacin correspondiente.

Ningn proveedor es retirado del listado de proveedores. Si un proveedor se

considera como NO DESEABLE, es mantenido en el listado para evitar su uso no
intencional en el futuro, efectuando la anotacin correspondiente.

5.6

AUDITORIAS Y VISITAS DE EVALUACIN O SEGUIMIENTO.

En algunas ocasiones la organizacin requiere efectuar auditorias o vistas, para

seleccionar o realizar seguimiento de las actividades desarrolladas por algunos
proveedores. Se aplicar en el caso de las auditorias el Procedimiento-15
auditorias Internas.
Si lo que se efecta es una visita de inspeccin y seguimiento, se dejar como
registro de ello un acta de Reunin Formato-1-f en la que se consignarn las
observaciones correspondientes.
5.7

VERIFICACIN DE LAS COMPRAS.

Todo producto adquirido que afecta la calidad final del proyecto, el bienestar fsico
de los empleados y deteriora el medio ambiente es verificado para determinar si
cumple plenamente con la requisicin o acuerdos de condiciones establecidos. La
evidencia de la verificacin es la firma o visto bueno de quien recibe el producto en
remisiones o documentos de cobro.
La gestin de pagos no se realiza si no existe evidencia de la verificacin de los
criterios de las compras.
Para las compras que el responsable de proyecto o proceso determine como crticas
desde el punto de vista de calidad o capacidad de cumplimiento, los criterios de
verificacin a la calidad del producto recibido se establecern como parte de los
puntos de control, inspeccin y ensayo a aplicar en el proyecto.
Cuando un producto (bien o servicio) no cumple con los requerimientos acordados
con el proveedor, es rechazado hasta que cumpla las condiciones correspondientes.
Cuando el proveedor definitivamente no cumple los requisitos acordados, dicho
incumplimiento se cuantifica en cantidades o valores equivalentes para que solo se
efecten los pagos de la cantidad recibida.
5.8

EXCEPCIONES Y CONDICIONES ESPECIALES.

5.8.1 Compras por contingencia.

Se entender como compra por contingencia aquella que deba realizarse en forma
inmediata para evitar el incumplimiento a la programacin establecida o para
resolver una situacin imprevista de manera inmediata. Las compras por
contingencia corresponden principalmente a alquileres de maquinaria, transportes e
insumos en cantidades pequeas. Para una compra por contingencia existen dos
alternativas:

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Que se realice por caja menor, en cuyo caso en los soportes de la misma debe
estar la justificacin de la compra.

Que se efecte la requisicin correspondiente y telefnicamente o de manera

personal se obtenga aquello requerido. En esta alternativa queda como registro
la requisicin y la factura o cuenta de cobro de aquello requerido, con la firma
de visto bueno de la gerencia.

5.8.2 Compras de servicios de laboratorio y ejecucin de ensayos.

La contratacin de servicios de laboratorio tiene como condicin especial que quien
preste el servicio cuente con equipos adecuados a las necesidades de la
organizacin (Ver procedimiento de Administracin de equipos de medicin y
ensayo Procedimiento-16).
Si el laboratorio a seleccionar est Acreditado ante la Superintendencia de Industria
y Comercio, la vigencia de dicha acreditacin es registro suficiente para la
aceptacin del proveedor. De lo contrario debe presentar certificados vigentes de
calibracin y/o procedimientos y registros de verificacin interna de los equipos con
que cuenta, para poder ser utilizado.
5.8.3 Compras de servicios de Salud.
Los mdicos que realicen las evaluaciones mdicas ocupacionales de ingreso,
control peridico y retiro, debern presentar adems de su licencia mdica, la
licencia de especialista en salud ocupacional.
As mismo el proveedor, deber presentar licencia vigente para prestar servicios de
salud ocupacional, la cual debe ser expedida por la secretaria de salud local en
donde se encuentren registradas sus instalaciones. As mismo, las entidades
debern estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la
Proteccin Social.
5.8.4 Compras de servicios de Asesora en Salud Ocupacional.
La contratacin de servicios de asesora en salud ocupacional tiene como condicin
que el profesional que presta el servicio de asesora cuente con la respectiva
licencia de salud ocupacional Vigente.
5.9

NO CONFORMIDAD Y PRODUCTO NO CONFORME EN GESTIN DE

COMPRAS.

Se entiende como No conformidad a la gestin de compras, a que el cumplimiento a

un cliente o su nivel de satisfaccin se afecten como resultado del desempeo de
los proveedores (su cumplimiento), cuando el proveedor no cumple con algunos de
los requerimientos en SISOMA establecidos por la organizacin, sin embargo dicha
no conformidad es interna y corresponde a deficiencias en la gestin (evaluacin,
seleccin, negociacin, administracin, seguimiento, control) de compras y es
resuelta de tal forma.
Se entiende como producto No Conforme en gestin de compras a aquel producto
suministrado por un proveedor que es recibido, es decir que es aceptado y
posteriormente se detecta que es No Conforme, independientemente de la causa de
que sea No Conforme.
5.10

DISPOSICIONES DE INVENTARIO

5.10.1Definicin de insumos y equipos a controlar

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El responsable de proyecto durante la planeacin de la obra se deber establecer

qu insumos y equipos se necesitan para ejecutarla, y determinar sobre cuales se
har control de inventarios por su criticidad para el desarrollo del proyecto. Se
definirn las cantidades de inventarios mnimos. Entre estos inventarios se deben
incluir equipos y sus piezas importantes, Equipos de seguridad para la atencin de
emergencias.
5.10.2Realizacin de inventarios.
Cada proyecto tendr su propio inventario de insumos, consumibles y equipos. El
control sobre inventarios crticos se hace en los informes diarios o semanales de
obra que se reportan a la oficina central.
Durante el desarrollo de los proyectos, el responsable del proyecto realizar las
actividades necesarias para mantener control de los inventarios en obra, tales como
conteos fsicos y arqueos de existencias.
5.10.3Compras por entrar
Son todos aquellos insumos controlados definidos que ya se compraron pero que
aun no han llegado a la obra. Los registros que se tienen en cuenta para esta
entrada son las rdenes de compra y/o facturas que deben generarse o hacerse
llegar a la oficina central.
5.10.4Compras que entraron.
Son aquellos insumos controlados que ya se encuentran en la obra. Una vez all se
hace la entrada definitiva al inventario previa verificacin de cantidades y
condiciones en las que fueron recibidos los insumos o equipos. Las diferencias entre
lo enviado y lo recibido sern reportadas para las acciones correctivas necesarias.
5.10.5Registros fsicos de salida.
Salida normal
En los inventarios de obra se refiere a la salida de materiales, la que se solicita al
ingeniero residente para la realizacin de una actividad. El encargado de solicitar
estos materiales es el maestro general de la obra u otro personal de produccin
autorizado por el residente.
El registro de salida utilizado es el formato de remisin de almacn Formato-3-e, el
cual es diligenciado por el residente o delegado de almacn o almacenista.
Cierre de inventarios de obra
Cuando se termina un proyecto, sus inventarios pueden pasar a otra obra si se
necesitan, o se envan a bodega en Bogot. Estos inventarios se comparan con los
archivos que reposan en la oficina central y sus diferencias deben ser justificadas
por el encargado de proyecto para poder realizar la entrega y cierre del inventario.
NOTA
La realizacin de inventarios se llevar a cabo en obras donde se tenga que
manejar almacn por el contexto del contrato.
5.11

Controles SISOMA a Mercancas, equipos y servicios comprados.

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Cdigo: Procedimiento-3

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Productos Qumicos:

Fichas de seguridad.

Equipos de emergencias, EPP, y servicios de salud Ocupacional:

Ficha tcnica.
Licencias de funcionamiento.
Licencias de profesionales en salud ocupacional.
Licencias vigentes del establecimiento prestador de servicios de salud
ocupacional (Licencias de salud ocupacional)

Subcontratista de ejecucin de obra y de prestacin de servicios:

Cumplimiento de Normatividad Vigente en SISOMA.

o EPS.
o ARP.
o AFP.
o CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR.
o DOTACIN.
o POLITICAS SISOMA
o REGLAMENTO INETRNO DE TRABAJO
o BRIGADA DE EMERGENCIAS.

La verificacin de los requisitos para los Controles SISOMA a Mercancas, equipos y

servicios comprados, se realizara por Medio de Auditoria segn los criterios del
Procedimiento-15 Auditoria Interna.
Antes de firmar cualquier tipo de contrato o hacer la compra se debe demostrar el
cumplimiento de los anteriores requisitos.
6. Registros generados.
Titulo

Cdigo

Tipo

Requisicin de productos, servicios y equipos

Formato-3-a

Escrito

Orden de compra

Formato-3-b

Escrito

Evaluacin y Seleccin de proveedores

Formato-3-c

Escrito

Reevaluacin de proveedores

Formato-3-d

Escrito

Remisin de almacn

Formato-3-e

Escrito