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Ao de la diversificacin productiva del fortalecimiento de la

educacin
Oficio Nro. 001- 2015-0CI-UNSA
SEOR
VICERECTOR ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN
AGUSTIN
PRESENTE.ASUNTO

: Comunicacin De Hallazgo

REF

: Normas Generales De Control Gubernamental 7.31

Aprobada Por Resolucin De
Contralora Nro 273-2014

__________________________________________________________________________
Previos cordiales saludos, tengo a bien dirigirme a usted en relacin a la
normativa de la referencial y el EXAMEN ESPECIAL SOBRE LA REVISIN Y
EVALUACIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE LOS EQUIPOS DE
COMPUTO COMPRENDIDO EN EL PERIODO FEBRERO-ENERO 2014, con
la finalidad de comunicarle que se han determinado hechos presuntamente
observables ocurridos durante su gestin, por lo que se remite adjunto al
presente en (18) folios, los hallazgos formulados por la comisin auditora.
En tal sentido, agradecer se sirva alcanzar en forma individual y directa
a este rgano de control, sus comentarios adjuntado la documentacin
sustentatoria pertinente debidamente autenticada dentro del plazo perentorio
mximo de 05 das hbiles de recibido del presente .De ser necesario y solo
por nica vez el mencionado plazo se ampliar por 03 das adicionales ms.
Es importe sealar que de no recibirse respuestas en el plazo sealado
esta circunstancia ser revelada en el informe final as como los hechos
materia del presente hallazgo.
Sin otro particular y esperando contar con su valiosa colaboracin nos
despedimos de usted.

Atentamente

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RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

REVISIN Y EVALUACIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE LOS

EQUIPOS DE CMPUTO PARA 47 ESCUELAS PROFESIONALES Y 3
CENTROS ACADMICOS (IDIOMAS, INFOUNSA, CEPREUNSA) DE LA
UNSA SIN HABER ELABORADO UN CUADRO DE NECESIDADES POR EL
REA USUARIA ORIGINA INCUMPLIMIENTO DE DICHO PROCESO Y
PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA
1. Requerimiento
Mediante oficio n119-2013-OULP/UNSA ,expediente n3634 de 22 de febrero
de 2013 la oficina de planificacin solicita al Dr. Valderrama Medina Hoyos
Rector de la Universidad Nacional de San Agustn ,el
requerimiento
de
equipos informticos para cuarenta siete (47) escuelas profesionales y tres (3)
centros acadmicos (Idiomas, Infounsa, Ceprunsa),documento que no
especifica las caractersticas tcnicas mnimas de los equipos .Por lo tanto de la
revisin al expediente de contratacin ,no se encontr la documentacin que
acredite los pedidos y necesidades de las reas usuarias (47 escuelas
profesionales y 3 centros acadmicos ).
1.1 Especificaciones tcnicas de los bienes a adquirir
En el oficio de requerimiento N119-2013-OULP/UNSA
de la oficina de
planificacin, no se establece las caractersticas tcnicas mnimas de los
equipos a adquirir, as como en el oficio n326-2013 OUP/UNAS Expediente
n3634 de 24 de Mayo de 2013 suscrito por el Dr. Gerardo Sotelo Bueno Jefe
de la Universidad de planificacin, tampoco establece tal informacin.
Mediante Resolucin Rectorial N775-2013 de 05 de junio de 2013 es
designado el Comit especial para elaborar Bases y Especificaciones tcnicas y
dems acciones para la ADQUISICIN POR EQUIPOS REPOSICION DE EQUIPOS
BSICOS DE AULAS PARA ESCUELAS PROFESIONALES
Y CENTROS
ACADMICOS ,el mismo que est conformado por:
Ing. Lucy Delgado Barra
Dr. Jos Mlaga Cruz
CPC. Hugo Fausto Cruz Arapa
Asimismo, mediante carta del 01 de octubre de 2013 dirigida al Dr. Valdemar
Medina Hoyos Rector de la universidad Nacional de San Agustn, El comit
Especial ,presento modificacin de cantidad, precio y bases de Licitacin
Pblica N004-2013,1ra convocatoria ,tem:3.1 y 3.2 de las bases presenta las
especificaciones tcnicas mnimos para la adquisicin de equipos de cmputo
como: computadora de escritorio, monitor, computadora porttil, proyector,

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impresoras; al Rector Dr. Valdemar Medina, informacin que fue utilizada en el

convenio Marco tal como lo informa el CPC. Hugo Fausto Cruz Arapa, jefe de la
oficina Universitaria de Logstica, mediante oficio Universitaria de logstica,
mediante oficio 0050-2014-OUL de 20 de enero de 2014.
Cabe precisar que en este informe desglosa el pedido inicial de computadora
de escritorio que inclua el monitor a computadora de escritorio que inclua el
monitor a computadora de escritorio y monitor.
As como, en el tem II (justificacin), propuso :...garantizar la vigencia
tecnolgicay ....se ha considerado tambin la necesidad de la
virtualizacin de muchos procesos ,accesos ...

Que justifique lo establecido por el Comit Especial respecto al a vigencia

tecnolgica y necesidad de los usuarios
Sin embargo, en el expediente de contratacin, no se encontr documentacin
referida a la evaluacin de:

Necesidad del rea usuaria (47 escuelas y 03 centros acadmicos )

Tecnologas que cubran las necesidades de dichos usuarios.
Criterios de seleccin y/o comparacin de tecnologas posibles

Que justifique lo establecido por el comit Especial respecto al a vigencia

tecnolgica y necesidad de los usuarios
1.2 Cantidad y valor referencial de los quipos
Mediante Oficio N542-A-2013-OUPL/UNSA DE 03 de octubre de 2013 ,el
Comit
Especial solicita al Dr. Valdemar
Medina Hoyos Rector de la
Universidad Nacional de San Agustn ,autorizacin para realizar las
modificaciones presupuestales necesarias para la ejecucin del proceso
:Reposicin de Equipos ,emitindose el Decreto Rectoral N158-2013 de 03 de
octubre de 2013 de aprobacin de modificacin
presupuestal ,asimismo
mediante Resolucin de Consejo Universitario n646-2013 del 04 de octubre de
2013 el Dr. Valdemar Medina ,Rector de la UNAS;..resuelve :modificar el
monto total de la propuesta . Y autorizar a la Oficina universitaria de
Planificacin realizar las modificaciones presupuestales.
Cuadro n01: Modificacin de cantidad de equipos Informticos
te
m

descripci
n

PCs

laptop
proyector
es

requerimie
nto 1(und)

requerimie
nto 2(und)

comit
especial (und)

2500

2500

250

250

200
0
200
0
200

250

250

200

PCs
monitor

convenio
marco (und)

2000
2000
200
200

Pgina 8 de

impresora
s

100

100

100

no hay
informacin

Fuente: Expediente de Contratacin n20468

Elaboracin: comisin Especial

La modificacin efectuada por el Comit Especial, ha disminuido en 20%

menos el nmero que los equipos programados y presupuestados inicialmente
por la oficina de planificacin de la Universidad Nacional de San Agustn,
ejecutndose finalmente las cantidades propuestos por el Comit Especial.
En el tem 4 en el expediente no se encontr orden de compra para estos
equipo, solo se menciona la adquisicin de los mismos en el informe N07272013-OUL-UNSA de Hugo Cruz Arapa Jefe de la oficina Universidad de logstica
Dr. Valdemar Medina, Rector de la UNSA se ha adquirido .100 unidades de
impresoras multifuncionales MARCA EPSON MODELO L355.

requerimiento (1) y (2)

te
m

descripci
on

PCs

2
3
4

cantidad
(und)

c.
unitari
o (s/.)

2500

2300

laptop
proyector
es

250

2100

250

2200

impresora
s

94
6

350
500

comit especial
cantida
d (und)

total
5750000.
00 pc
monitor
525000.0
0
550000.0
0
32900.00
3000.00
6860900.
00

c.
unitari
o (s/.)

convenio marco
total

cantid
ad
(und)

2000
2000

4010.68

6021360.0
0

200

5602.73

1120546.0
0

200

200

2507.07

501414.00

200

100

729.07

72907.00

2000
2000

c.
unitari
o (s/.)
3217.10
5
764.888
5334.48
5
2488.33
7

1.3 Estudio De Mercado

De la revisin al expediente de contratacin, para la determinacin del valor
referencial, se encontr solo cotizaciones.

comit especial

item

p. unitario S/.

PCs

4010.68

laptop

5602.73

convenio marco

descripcion

proyectores
4 impresoras
total estimado

p. unitario S/.

en el expediente, no
se encontr evidencia
documental del
2507.07
estudio de mercado o
729.07 de la ficha producto

9841593.00

no existe informacin

6434209.
6
1529776
1066897
497667.3
6

no hay
informacin

9716227.0
0

Quedando el valor referencial de acuerdo al siguiente detalle:

total

9528549.
96

Pgina 8 de

Fuente: Expediente de Contratacin n20468

Elaboracin: comisin Especial

1.4 Ejecucin Del Proceso De Seleccin

1.4.1 Seleccin De La Modalidad De La Adquisicin Y Justificacin
Con oficio n 0635-2013-OUL-UNAS de 11 de octubre de 2013 Hugo Cruz Arapa
jefe de la oficina universitaria de logstica solicita al Dr. Valdemar medina hoyos
rector de la UNAS se emita la resolucin rectoral de modificacin del plan anual
de contrataciones de la unas del ao 2013, para incluir en el, con el tem 1) el
proceso de seleccin-licitacin publica para adquisicin por reposicin de
equipos en las escuelas profesionales y centros acadmicos de la UNSA y con
resolucin rectoral N 1447-2013 de 11 de octubre de 2013 se aprueba la
modificacin del plan anual de contrataciones de la UNSA del ao 2013, para
incluir en el con el tem 1) el proceso de seleccin-licitacin publica para
adquisicin de reposicin de equipos en las escuelas profesionales y centro
acadmicos de la UNSA.
Por otro lado con informe 0727-2013-OUL-UNAS de fecha 28 de octubre del
103, el Comit especial informa al rector de la UNSA, que la adquisicin se hizo
por convenio marco, asi tambin en el expediente de contratacin no tiene la
documentacin alguna que sustente el cambio de la modalidad del proceso de
seleccin de licitacin pblica al antes mencionado.

1.4.2 Ejecucin Del Convenio Marco:

De la revisin del expediente de contratacin se advirti que no se encontr
documentacin acerca del estudio de mercado de las fichas de producto,
tampoco el flete o costo cero de ala compra, el rgano encargado de las
contrataciones emiti e imprimi las correspondientes rdenes de compra
electrnicas de los equipos las que fueron suscritas por el CPC Hugo Cruz
Arapa, jefe de oficina.

1.4.3. Recepcin De Bienes Y Conformidad El rea Usuaria

Segn carta de referencia orden de compra Nro. 1728, de 17 octubre del 2013
de la empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC, suscrita por sus
respectivos representantes Sergio Marfurt, informa al Vicerrector administrativo
el cambio de los siguientes equipos, sin una razn justificada y sustentada:

NR
MAQUINA SOLICITADA
O
1 EPSON PL X24+

NRO PARTE
V11H4-34021

MAQUINA
ENTREGADA
EPSON PL X24+

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2 Lenovo Think Vision LT2252p

3 Lenovo modelo T430S

2572MB6
2349V94

Lenovo think visin

LT2423
T430

La empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC justifica la

modificacin, amparado en el artculo Nro 4 de los Principios que rigen las
contrataciones inciso J- Principio de la vigencia tecnolgica de la LCE al
amparo del artculo 143 del reglamento que a la letra dicedurante loa
ejecucin del contrato, en caso el contratista ofrezca bienes y /o servicios
satisfagan su necesidad.
Sin embargo, La empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC justifica
el cambio de estas caractersticas mas no solicita a la entidad o al OCE que
acepten dicho cambio, respecto a las modificaciones efectuadas por el
proveedor, y se tiene los siguiente:
-

No se encontr en el expediente del proceso convenio marco, la

documentacin sustentatoria para la modificacin del contrato
No existe documentacin del rea usuaria, que indique que los bienes no
satisfaca su necesidad como criterio, para modificar el contrato
No existe documentacin dela rea usuaria que indique conocimiento y
aceptacin de dichos cambios.

Lo expuesto a lo inobservado a lo establecido en:

LEY N 1017 LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU
REGLAMENTO, que establece lo siguiente:
TTULO II DE LOS PROCESOS DE SELECCIN CAPTULO I DISPOSICIONES
GENERALES
Artculo 13.- Caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras
a contratar Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria
deber requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en
cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con
el fin de asegurar la oportuna satisfacciones de sus necesidades.
Artculo 15.- Mecanismos de contratacin
Los procesos de seleccin son: licitacin pblica, concurso pblico,
adjudicacin directa y adjudicacin de menor cuanta, los cuales se podrn
realizar de manera corporativa o sujeto a las modalidades de seleccin de
Subasta Inversa o convenio marco, de acuerdo a lo que defina el reglamento
Artculo 16.- Licitacin pblica y concurso pblico

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La licitacin pblica se convoca para la contratacin de bienes, suministros y

obras. El concurso pblico se convoca para la contratacin de servicios de toda
naturaleza.
Artculo 24.- Del Comit Especial
En las licitaciones pblicas y concursos pblicos, la Entidad designar a un
Comit Especial que deber conducir el proceso El Comit Especial estar
integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1) deber pertenecer al
rea usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro
al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Necesariamente
alguno de los miembros deber tener conocimiento tcnico en el objeto de
contratacion.
Artculo 25.- Responsabilidad
Los miembros del Comit Especial son solidariamente responsables de que el
proceso de seleccin realizado se encuentre conforme a ley y responden
administrativa y/o judicialmente, en su caso, respecto de cualquier
irregularidad cometida en el mismo que les sea imputable por dolo, negligencia
y/o culpa inexcusable.
Artculo 26.- Condiciones mnimas de las Bases
Las Bases de un proceso de seleccin sern aprobadas por el Titular de la
Entidad o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad y deben
contener obligatoriamente.
Artculo 27.- Valor Referencial
El Valor Referencial es determinado sobre la base de un estudio de las
posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, efectuado en
funcin del anlisis de los niveles de comercializacin a partir de las
especificaciones tcnicas o trminos de referencia y los costos estimados en el
Plan Anual de
Contrataciones.
Artculo 30.- Presentacin de propuestas y otorgamiento de la Buena
Pro
La presentacin de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro, en los casos
que seale el Reglamento, se realizar en acto pblico en una o ms fechas
sealadas en la convocatoria, con presencia de notario pblico o juez de paz
cuando en la localidad donde se efecte no hubiera el primero.
Artculo 35.- Del contrato
El contrato deber celebrarse por escrito y se ajustar a la proforma incluida en
las bases con las modificaciones aprobadas por la entidad durante el proceso
de seleccin. El Reglamento sealar los casos en que el contrato puede
formalizarse con una orden de compra o servicio.
DIRECTIVA
MARCO

017-2012-OSCE/CD

DIRECTIVA

DE

CONVENIO

7.3. ENTIDAD RESPONSABLE

La Entidad responsable tiene a su cargo el planeamiento, programacin,
coordinacin, evaluacin y conduccin de los procesos de seleccin para la
implementacin de la modalidad de Convenio Marco, no siendo necesaria la
conformacin de un Comit Especial para ello.

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7.5. Publicacin en el SEACE

El desarrollo de la fase de seleccin de los Convenios Marco ser registrado y
notificado oficialmente a travs del SEACE.
VIII. DISPOSICIONES ESPECFICAS
8.1.2. Bienes y/o servicios materia de inclusin en el proceso de
seleccin bajo modalidad de Convenio Marco
La Entidad responsable previa evaluacin, determinar los bienes y/o servicios
que se incluirn en el proceso de seleccin bajo la modalidad de Convenios
Marco.
8.1.7. Aprobacin del Expediente de Contratacin de Convenio Marco
La aprobacin del Expediente de Contratacin de Convenio Marco, ser
realizada por el Titular de la Entidad responsable o el funcionario a quien se le
hubiese delegado dicha funcin.
El Expediente de Contratacin de Convenio Marco deber contener las
condiciones de los bienes y/o servicios a ser considerados para la
implementacin del Catalogo Electrnico respectivo, el informe de demanda, el
informe de oferta, el informe de viabilidad y la determinacin del valor
referencial, de ser el caso.
8.4. DE LA FASE DE EJECUCIN CONTRACTUAL
8.4.8. Procedimiento de compra a travs de los Catlogos Electrnicos
El procedimiento de compra a travs de los Catlogos Electrnicos se efectuar
segn lo establecido en las Bases del proceso de seleccin bajo la modalidad
de Convenio Marco.
8.4.8.3. Del expediente de Contratacin
Es el conjunto de documentos emitidos por la Entidad contratante, que
evidencian el cumplimiento de los requisitos legales necesarios para proceder
con la contratacin, para lo cual debern tener en consideracin lo siguiente:
Para efectuar una compra a travs del Catlogo se debe contar con un
expediente que, por lo menos, se encuentre conformado por i) el
requerimiento, que incluya el listado de bienes y/o servicios por
contratar, ii) el sustento de la decisin de contratar y iii) la disponibilidad
de recursos.

El OEC sustentar su decisin de contratar sobre la base del costo total

del bien o servicio, definidos en la presente directiva. Dicha decisin de
contratar debe tener en cuenta los principios que rigen la contratacin
pblica.

Los bienes y/o servicios incluidos en los Catlogos Electrnicos podrn

ser contratados por paquete, siempre y cuando en los Catlogos
Electrnicos existan proveedores con la capacidad y disponibilidad para
atender dichos bienes y/o servicios. La Entidad deber incorporar en el
expediente de contratacin, las razones debidamente sustentadas de
dicha decisin.

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El expediente referido a bienes o servicios contenidos en los Catlogos

Electrnicos ser autorizado por el funcionario competente quien
asumir la responsabilidad por dichas contrataciones.

8.4.8.4. Validez de la orden de compra o servicio publicada en el

Catlogo Electrnico
La orden de compra o servicio publicada a travs de los Catlogos Electrnicos,
se constituye en un documento vlido y suficiente para acreditar las
obligaciones y derechos de las partes, posee la misma validez y eficacia que
los actos realizados por medios manuales, siempre y cuando no existan
discrepancias entre las partes respecto a las condiciones pactadas en dichos
catlogos. Sin perjuicio de ello, en las reglas de negocio de cada Convenio
Marco podr establecerse que dicha validacin se realice a travs de otro
mecanismo implementado para tal efecto.