Lic.

Javier Lozano Alarcn

Secretario del Ramo
Dr. lvaro Castro Estrada
Subsecretario del Trabajo, Seguridad y Previsin Social
Lic. Patricia Espinosa Torres
Subsecretaria de Inclusin Laboral
Dr. Jaime Domingo Lpez Buitrn
Subsecretario de Empleo y Poltica Laboral
Lic. Lorenzo Martnez Garza
Oficial Mayor
Lic. Luz Argelia Paniagua Figueroa
Directora General de Capacitacin
Lic. Beatriz Pulido Campos
Directora de Capacitacin Tcnica
Lic. Mara Guadalupe Garca Mercado
Lic. Betzi Narah Morales Martnez
Investigacin, escritura y diseo pedaggico
Lic. Beatriz Pulido Campos
Ing. Rafael Escalante Martnez
Revisin tcnica
Lic. Diana Oliva Lpez
Diseo de portada
Gua de capacitacin Elaboracin de programas de capacitacin
2008.
ISBN en trmite
Este programa est financiado con
recursos pblicos aprobados por la
Cmara y queda prohibido su uso
para fines partidistas, electorales o
de promocin personal de los
funcionarios
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reproduccin parcial o total de esta
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y
el
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informtico.
SECRETARA DEL
PREVISIN SOCIAL

TRABAJO

Direccin General de Capacitacin

Paseo de la Reforma No. 93,
Col. Tabacalera. C.P. 06030
Mxico, D.F.

Direccin General de Capacitacin

Tel. (55) 20 00 51 00
www.stps.gob.mx
Impreso en Mxico D.F.

SUBSECRETARA
DE INCLUSIN LABORAL
Direccin General de Capacitacin

Sistema integral de
capacitacin

Gua de capacitacin

ndice

Presentacin

Objetivo

1. Fundamentos tericos

2. Sistema integral de capacitacin

23

Consideraciones finales

45

Anexos

46

Bibliografa

54

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Presentacin
Actualmente existe un mayor nmero de opciones para el
consumidor de un producto, un bien o un servicio. La apertura
comercial permite elegir el que ms se adapte a las
necesidades, de esta manera las empresas son ven inmersas
en contexto de competitividad que les exige asegurar la
elevacin de sus niveles de calidad y productividad.
La capacitacin es un medio que busca incidir en el logro de
las metas de una organizacin, siempre y cuando se lleve a
cabo adecuadamente y se consideren todos los aspectos que
son necesarios, ello implica desde una adecuada planeacin de
las acciones hasta la implantacin de un mecanismo de
evaluacin y seguimiento en el que se analicen los avances,
aciertos y errores cometidos. La capacitacin permite
proporcionar los conocimientos, habilidades y actitudes de los
trabajadores requeridos para el ptimo desempeo del puesto
que ocupan.
En este marco, la Direccin General de Capacitacin y
Productividad pone a disposicin de sus usuarios la presente
Gua tcnica denominada sistema integral de capacitacin,
como opcin metodolgica para organizar y operar las
acciones de capacitacin que coadyuven al cumplimiento de
los objetivos estratgicos de las organizaciones laborales.
El documento se encuentra integrado por dos captulos, el
primero hace referencia a los fundamentos tericos que
soportan y dan razn al sistema integral de capacitacin, y el
segundo describe en forma particular las actividades a realizar
en cada uno de los subsistemas que lo conforman.

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Objetivo

Proporcionar un esquema metodolgico que

permita planear, organizar, integrar, dirigir y
controlar las acciones de capacitacin mediante
su vinculacin con los procesos de calidad
establecidos en las organizaciones.

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

1. Fundamentos tericos
Enfoque sistmico
Se entiende por sistema al conjunto de elementos que
interactan de manera constante para el logro de un mismo
fin. Las organizaciones son consideradas sistemas en cuanto a
que sus partes se relacionan entre s y en conjunto persiguen
un mismo objetivo; estas partes se conocen como
subsistemas.
La teora de sistemas define la organizacin como una
estructura con una capacidad para comprender de manera
objetiva sus interacciones y tomar las decisiones ms
adecuadas para la organizacin en su totalidad. Los recursos
humanos forman parte de la estructura que se caracteriza por
influir y ser influida por el medio ambiente, procurando
alcanzar un estado de equilibrio.
La capacitacin se presenta como uno de los factores que
contribuyen a mantener ese equilibrio al atender a los
recursos humanos de la organizacin y se dirige a aquellas
reas donde se requiere solucionar problemas que
obstaculizan el desarrollo de las actividades e impiden lograr
los objetivos propuestos.
Lo anterior proporciona una base terica para identificar el
papel que juega actualmente la capacitacin en la estructura y
organizacin de las empresas.

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

La teora
premisas:

general

de

sistemas

se

fundamenta

en

tres

Los subsistemas existen dentro de los sistemas

Un subsistema es un conjunto de elementos que

mantienen relaciones entre s, a su vez cada uno de esos
elementos puede considerarse como un sistema en s
mismo.

Los sistemas son abiertos y cerrados

Se considera un sistema abierto aqul que mantiene un

constante intercambio con su ambiente (suprasistema) es
decir, un incesante flujo de informacin interna y externa.
Un sistema cerrado es aquella estructura relativamente
autosuficiente e independiente de las fuerzas externas sin
embargo, al no existir intercambio con el suprasistema no
hay intercambio de informacin y por tanto se considera
una unidad ficticia.

Las funciones de un sistema dependen de su

estructura

Cada sistema mantiene ciertos lmites que tienen por

objeto conservar su integridad y evitar que los
intercambios con el medio destruyan o entorpezcan su
actividad.

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Caractersticas de un sistema

Propsito u objetivo
Las unidades, elementos u objetos y las relaciones
presentan siempre una situacin para alcanzar un
objetivo.

Globalismo o totalidad
Un sistema al contar con elementos interrelacionados
provocan que cualquier cambio de uno de ellos, con
mucha probabilidad producir modificaciones en las
otras unidades.

Entropa
Es la tendencia que tienen las organizaciones hacia
el desgaste. Para que un sistema se mantenga, el
proceso de comunicacin representa el elemento
sustantivo.

Homeostasis
Se refiere a un estado de equilibrio constante hacia
el cual tienden los sistemas. Este equilibrio es
dinmico y no esttico se podra suponer.

10

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Si las organizaciones laborales son consideradas sistemas

porque existe una interrelacin de elementos y intercambio de
informacin, el sistema integral de capacitacin al estar
fundamentando en la teora general de sistemas propone
involucrar todas las reas de la organizacin en apoyo del
cumplimiento de los objetivos establecidos, en particular, para
el rea de capacitacin.
Proceso administrativo
Administrar implica la realizacin de un esfuerzo coordinado
de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia
y el menor esfuerzo posible.
El proceso administrativo es el conjunto de frases o etapas
sucesivas: planeacin, organizacin, integracin, direccin y
control que se interrelacionan de manera constante.

Planeacin

Organizacin

Control

Integracin

Direccin

11

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

El sistema integral retoma el proceso administrativo debido a

que la capacitacin requiere apoyarse en aspectos tcnicos
como el diseo, la planeacin y el establecimiento de
estrategias. El responsable de capacitacin debe hacerse
cargo de las actividades correspondientes, y la mejor forma de
realizarlas es a travs de dicho proceso.
Planeacin
La planeacin es el primer paso del proceso
administrativo, constituye una funcin relevante para
cualquier administrador ya que da origen y determina
las siguientes etapas.
Planear supone hacer una eleccin de las decisiones ms
adecuadas acerca de lo que se ha de realizar, es decir,
se presumen los cambios que puede deparar el futuro y
se establecen las medidas necesarias para afrontarlo.
La eficiencia en la planeacin depende de gran parte de
una adecuada previsin, ya que establece las bases para
determinar por anticipado el riesgo y la forma de
minimizarlo.
En esta etapa se fijan las estrategias o cursos de accin
que han de seguirse, los propsitos o fines esenciales
que la empresa desea lograr en un tiempo determinado,
las polticas o lineamientos a observar dentro de la
organizacin y los presupuestos destinados a ellos.

12

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

La importancia de la planeacin estriba en que:

Reducir el nivel de incertidumbre que se puede

presentar en el futuro.

Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al

mximo las oportunidades.

Promueve
la
improvisacin.

Permite evaluar opciones antes de tomar una

decisin.

eficiencia

el

eliminar

la

La planeacin est ubicada en los subsistemas anlisis

situacional y diagnstico de necesidades del sistema
integral de capacitacin, en el primero se establece la
misin, objetivos, metas, polticas y normas que orientan
el quehacer de la empresa; en el segundo se determinan
con exactitud las deficiencias del personal en cuanto al
desempeo de las tareas inherentes al puesto de trabajo,
es decir, se especifica la diferencia entre lo que se hace y
deber hacerse.

Organizacin
Una vez establecidos los objetivos a alcanzar durante la
etapa de planeacin, es necesario determinar las
medidas a utilizar para lograr lo que se desea, sto slo
es posible a travs de la organizacin, la cual
proporciona la estructura necesaria que permite
coordinar el adecuado aprovechamiento de los recursos.

13

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Instituidos los niveles de autoridad, actividades y

responsabilidades de cada uno de los miembros de la
organizacin, se procede a la delimitacin de actividades
a fin de realizar las funciones encomendadas con la
mayor precisin y el mnimo esfuerzo dando lugar a la
especializacin, esto se conoce como divisin del trabajo
que incluye la jerarquizacin, el orden, el rango e
importancia de los aspectos y sus funciones.
La departamentalizacin de los mismos comprende el
agrupamiento de las actividades en unidades especficas.
Es importante resaltar que la eficiencia de cualquier
sistema organizacional depende directamente de la
coordinacin, la buena comunicacin y la sincronizacin
de los recursos que integran la empresa para cumplir con
los objetivos establecidos.

La etapa de organizacin en el sistema integral

corresponde al subsistema de plan y programas. El
responsable de capacitacin junto con los responsables
de rea definen y organizan los eventos a realizar, a
partir de las prioridades establecidas en el diagnstico de
necesidades, resultado de ello se elabora el plan maestro
de capacitacin que guiar las acciones a efectuar en la
materia.

14

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Integracin
Es el punto de unin entre la planeacin y organizacin y
la direccin y control del proceso administrativo.
Integrar implica elegir y disponer de los recursos
materiales, tcnicos y humanos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas y
ejecutar los planes.
En la etapa de integracin la empresa obtiene los
recursos idneos para el desarrollo de sus actividades.
En el caso del sistema integral, el responsable de
capacitacin debe tener a disposicin los recursos
humanos
(instructores
internos,
contratacin
de
instructores externos, listas de participantes que
asistirn a los eventos, avisos a los jefes inmediatos,
etc.) materiales (aulas disponibles, equipo audiovisual
preparado, manuales y papelera listos, etc.) y tcnicos
(programacin y logstica de los eventos).
Con los elementos anteriores, se procede a ejecutar los
programas definidos.

Direccin
Es la funcin administrativa que consiste en dirigir y
coordinar las operaciones mediante la cooperacin y
esfuerzo de los subordinados para alcanzar las metas de
la organizacin.

15

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

La planeacin y la organizacin determinan lo que se

debe hacer, mientras la direccin se orienta a guiar,
conducir, orientar y verificar que se realice lo planeado.
La etapa de direccin se debe considerar como:
La toma de decisiones
Es la eleccin de varias alternativas a fin de
resolver el problema, corregirlo o adaptarlo a las
circunstancias presentes.
La motivacin
Con ayuda de sta se logra la ejecucin del
trabajo.
La comunicacin
Es el aspecto clave en la transmisin y recepcin
de informacin del grupo social de la organizacin,
lo que permite conocer los cambios que se gesten
en las polticas, planes y programas.
La supervisin
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados para
que las actividades se realicen adecuadamente.

16

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Para afectos del sistema integral la etapa de la direccin

se lleva a cabo en el subsistema de ejecucin de las
acciones de capacitacin. El responsable de la funcin
debe dirigir, coordinar y verificar que los eventos
programados sean impartidos, asimismo, requisita los
formatos necesarios para tener un control de los cursos y
gastos que de ellos se generen.

Control
Implica la aplicacin de procedimientos que permitan
medir los resultados obtenidos en relacin con los planes
se identifiquen la razn de las desviaciones y se tomen
las medidas correctivas necesarias.
El control implica:

Establecimiento de estndares
Significan delimitar las normas de ejecucin que
se desean de un producto determinado. En la
etapa de control se da significado a las
discrepancias existentes entre las normas
previstas y los resultados logrados.
Evaluacin de resultados
Consiste en comparar las actividades anteriores
con las actuales y conocer el grado del avance.

17

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Correccin
Es el reajuste de las desviaciones en relacin a los
estndares.
Retroalimentacin
Es el intercambio de informacin recibida para
ajustar el sistema.
La etapa de control tiene su expresin dentro del
subsistema evaluacin y seguimiento, ltimo
elemento del sistema integral y en el que se
evala el costo - beneficio de la capacitacin.

Filosofa de calidad
Actualmente se hace imprescindible producir bienes y servicios
con calidad debido a la creciente necesidad de modernizar la
estructura comercial y econmica del pas, as como
racionalizar los recursos empleados, lo cual determina la
competitividad de una empresa.
La estrategia a seguir en la implantacin de un programa de
calidad deriva del compromiso, esfuerzo y responsabilidad por
integrarla a los procesos productivos de las organizaciones
fundamentado en la filosofa a aprender a cambiar.

18

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Para difundir y comprender esta filosofa se considera a la

capacitacin como el primer paso, ya que es el medio que
contribuye al establecimiento de una cultura de calidad.
Si bien existen diversos autores que describen lo que es una
filosofa de calidad, los ms representativos son: Deming
Juran, Ishikawa y Crosby.

Entre otros autores hay coincidencias, por ejemplo:

El cliente es lo ms importante.

Hay que prevenir.

Reducir desperdicios.

El proceso es a largo plazo.

Medir los resultados.

Dar reconocimiento.

Se requiere de trabajo en equipo.

Participacin de todo el personal.

Precisa de un fuerte y profundo

compromiso de la alta direccin.

Instituir programas de entrenamiento y

capacitacin.

Evitar retrabajos y reprocesos.

19

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

El sistema integral de capacitacin retoma la filosofa de

Crosby ya que considera los aspectos ms sustantivos en
materia de calidad.
La filosofa de Crosby se basa en cuatro principios:
Definicin

Por calidad se entiende cumplir con los

requisitos, es decir, definir las expectativas
que debe cubrir cualquier productivo para
considerarse satisfactor de una necesidad.

Muchas empresas esperan que se hagan

presentes
los
errores
para
corregirlos
establecen
auditoras,
inspecciones,
evaluadores que se encargan de detectarlos y
enviar reportes para que se corrijan las
anomalas.

Sistema

El sistema que se propone para asegurar la

calidad es la prevencin, e implica planificar y
analizar los procesos con el propsito de
determinar en dnde se pueden presentar
errores y actuar antes de su ocurrencia.

20

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Estndar
de
realizacin

No en pocas ocasiones se escucha decir que el

producto se manufactur bastante bien o que
el desempeo del personal es bueno, estos
trminos tienen tantos significados como
personas lo interpreten: por ello se requiere
un estndar de realizacin que todos puedan
entender, ste estndar es CERO DEFECTOS,
que no significa la perfeccin, sino una actitud
de cumplir con las expectativas del cliente.

Medicin

En todo proceso, la evaluacin y seguimiento

son fundamentos que permiten verificar que
las cosas se llevaron a cabo de acuerdo a lo
planeado; sin embargo, existen mediciones
que son muy vagas. La forma de comprobar el
mejoramiento es calcular el precio del
incumplimiento, calcular el precio de hacer las
cosas mal.

21

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

El siguiente cuadro resume los principios:

22

Definicin

Qu es calidad?

Cumplir con los

requerimientos

Sistema

Qu permitir
obtenerla?

Prevencin

Estndar de
realizacin

Qu norma
debemos aplicar?

Cero defectos

Medicin

Cmo medirla?

Costo de calidad

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Ejercicio de autoevaluacin
INSTRUCCIONES: Responda brevemente a las siguientes
preguntas.

1. Anote las etapas del proceso administrativo.

2. Qu es un sistema?

3. Cules son las caractersticas que rene un sistema?

4. Anote los cuatro principios fundamentales de la filosofa

de calidad, segn Crosby.

23

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

2. SISTEMA INTEGRAL DE CAPACITACIN

En esta segunda parte se describe un sistema de aplicacin

general en el que son considerados los planteamientos
anteriores. La conjuncin de la teora de sistemas, el proceso
administrativo, y la filosofa de calidad se traducen en el
modelo como soporte sustancial, cuya premisa fundamental
radica en considerar la capacitacin como un conjunto de
elementos dinmicos debidamente estructurados que se
relacionan constantemente y se adaptan segn los cambios
generados en su entorno.
Objetivos del sistema integral de capacitacin
Elevar la calidad de la capacitacin para impactar en
los objetivos estratgicos de la organizacin.
Optimizar conocimientos, habilidades y actitudes del
personal con el propsito de apoyar al centro laboral en
el logro de las metas que se ha fijado.
Establecer parmetros sobre los que pueda medirse la
rentabilidad del proceso capacitador.
Demostrar que la capacitacin, lejos de ser un gasto,
es una inversin que redita beneficios y stos son
cuantitativamente medibles.
Proceder a la implantacin del sistema integral implica que el
responsable de capacitacin debe informar y sensibilizar a la
alta direccin para establecer un compromiso de apoyo y
autorizacin.

24

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Estructura del sistema integral

A
Anlisis situacional
de la organizacin

E
Evaluacin y
seguimiento

Subsistemas

D
Ejecucin de las
acciones

Diagnstico de
necesidades

C
Programacin de la
Capacitacin

25

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Anlisis situacional

El anlisis situacional es el primer paso del sistema integral ya

que en l se establecen las bases de los subsistemas
posteriores.
Consiste en un estudio a travs del cual se identifican,
analizan e interpretan los problemas, riesgos, debilidades y
reas de oportunidad existentes, as como las estrategias que
se consideren adecuadas para su ptimo aprovechamiento.

Las actividades a realizar son:

Identificar la misin, objetivo y polticas.

Describir el proceso productivo.
Identificar
las
reas
ocupacionales,
departamentos y puestos de trabajo que la
integran.
Determinar funciones y lneas de autoridad.
Ubicar clientes, competencia y proveedores.
Riesgos, oportunidades, fuerzas y debilidades.
Conocer los recursos humanos, materiales
tecnolgicos con que cuenta la organizacin.

Con base en ello, se identifican los problemas que enfrenta el

26

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

centro de trabajo y que impiden su pleno desarrollo. Lo

anterior permite determinar aquellas situaciones que pueden y
deben ser resueltas con capacitacin, algunas de las
interrogantes que se deben plantear en esta etapa son:

Existe algn riesgo de que la empresa baje

sus volmenes de ventas por mala calidad en
el producto o servicio?

Hay oportunidades de que

capacitada ascienda de nivel?

El estado financiero de la empresa permite

que se contemple un ambicioso programa de
capacitacin?

Se dispone de recursos materiales propios

para impartir capacitacin?

Hay demasiada rotacin de personal en

alguna rea y esto puede ser disminuido, si se
brinda capacitacin?

Se cuenta con personal interno preparado

para fungir como instructor?

Existen problemas para el aseguramiento de

una cultura laboral favorable?

En la estructura ocupacional existe una clara

divisin de puestos?

la

gente

27

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Identificadas las carencias o deficiencias que competen al rea

de capacitacin, se procede a:
Sensibilizar a los gerentes y responsables de rea, para
que se involucren y conozcan las actividades en las que
deben colaborar.
Dar a conocer los objetivos, fundamentos y
caractersticas del sistema a todos los trabajadores que
laboran en la organizacin, desde el nivel directivo
hasta el operativo.
Realizar con calidad el subsistema implica:

Informar con precisin en qu consiste el sistema y en

qu actividades se espera la colaboracin de los
responsables de rea con el departamento de
capacitacin.

Considerar los recursos con que cuenta la empresa

para en un futuro prevenir gastos innecesarios.

Tomar en cuenta los objetivos estratgicos, ya que la

capacitacin
debe
orientar
sus
acciones
al
cumplimiento cabal de los mismos.

28

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Diagnstico de necesidades

Consiste en identificar lo que el personal requiere en cuanto a

conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor
desempeo de las funciones laborales que le competen.
En su realizacin, es recomendable se involucren y participen
activamente los responsables de las reas en colaboracin con
el encargado de capacitacin, pues son quienes conocen de
manera precisa los estndares de desempeo del personal
bajo su mando.
La informacin que los
capacitacin precisar:

jefes

proporcionan

al

rea

de

Si las necesidades detectadas se resuelven

con
capacitacin o su satisfaccin atae a otra (s) rea
(s).
Que las reas sean apoyadas de acuerdo a
prioridades, para ello se tomar como criterio el precio
del incumplimiento y la importancia del adecuado
funcionamiento del rea en el logro de los objetivos
empresariales.
Respecto al precio del incumplimiento, Crosby considera la
necesidad de contar con una forma de medir la calidad que
sea comprendida con claridad, aade que la manera de
hacerlo es calcular lo que cuesta hacer las cosas mal; es decir,
determinar cunto cuesta no cumplir con los requisitos del
cliente.

29

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Para facilitar el diagnstico de necesidades se presenta un

formato para conocer - mediante el anlisis de los procesos de
la organizacin* -, el punto donde existen fallas y as
determinar el origen de las deficiencias.
En esta forma se identificaran los indicadores sobre los que se
pueden medir los incumplimientos. Algunos de ellos son:
Desperdicios.
Reprocesos.
Costos por accidentes.
Ausentismos.
Envo de producto equivocado.
Envo a lugar errneo.
El formato que se sugiere es un diagrama de bloques, cuyo
propsito es examinar los requisitos del proceso e identificar
las posibles causas de los problemas. Se presenta el formato
en el anexo 1 y un ejemplo en el anexo 2.

Todo trabajo es un proceso, el cual consiste en una

serie de acciones que producen un resultado. Este
es el producto o servicio que debe satisfacer las
necesidades de los clientes, (sean internos o
externos). Por ello se concibe a la capitacin como
uno de los principales medios para lograr el
mejoramiento de la calidad en los procesos.

*El anlisis de los procesos hace referencia a las actividades que

se deben realizar cada area de la empresa. Dichas actividades
tienen un orden y se involucra a todo el personal de la misma.

30

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Instrucciones para requisitar el diagrama de bloques:

Especificar el rea o
departamento o que
haga referencia el
proceso.

Dar
Nombre al proceso.
1

Identificar al (los)
cliente (s) o personas
que reciben el
resultado del proceso
as como requisitos
que solicitan.
3

Precisar los insumos a

los materiales a
informacin necesarios
apara operar el
proceso.
4

Determinar quien
proporciona los
insumos para el
proceso y de
especificar como se
requieren.
5

Identificar los
estndares de
realizacin o normas
de ejecucin; es decir,
que caractersticas se
requieren del
producto.
6

Identificar las instalaciones y

equipo necesarios para realizar el
proceso.
7

31

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Identificar la
capacitacin y los
conocimientos
necesarios para
realizar el proceso.
8

Anotar el primer paso

del proceso.
9

Especificar las
actividades paso a
paso que realizan los
trabajadores y
describir el proceso,
posteriormente anotar
en la parte inferior de
las internases en
donde existen fallas y
porque.
10

Anotar el paso final del

proceso. Este da lugar
a la actividad inicial de
otro proceso.
11

32

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Se sugiere que el diagrama de bloques lo realicen los

responsables de las reas, debido a que cada una de ellas
tiene su propio proceso que en conjunto permite obtener un
producto terminado.
Asimismo, cada proceso tiene una actividad inicial y una final
con sus interfases.
Para que los procesos puedan funcionar necesitan insumos,
materia prima o informacin que proporciona un proveedor y
un cliente que recibe la parte final del proceso.
Se requiere que el proceso se ejecute bajo determinados
estndares de realizacin con el equipo, herramienta o
maquinaria especfica.
Para identificar los problemas o reas de oportunidad en los
procesos, es fundamental tener identificados: clientes,
insumos, proveedores, normas de ejecucin y equipo, y
despus se desglosa el proceso en actividades, acciones o
pasos. Si en algunas de ellas existen fallas, stas se anotan en
las lneas que aparecen en la parte inferior de las interfases,
con ello se podr identificar qu y en dnde se requiere
mejora, lo que dar lugar a especificar el tipo de capacitacin
necesaria para dar solucin a las mismas.
El diagnstico de necesidades es importante porque da la
pauta y representa el soporte para realizar la programacin.
Si no se efecta de
resultados finales, si la
eventos innecesarios,
trabajador, por lo que
innecesarios.

manera adecuada repercute en los

deteccin es azarosa o se programan
no
mejorar el desempeo del
se corre el riesgo de hacer gastos

33

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Por el contrario, trabajar el subsistema con los niveles de

calidad deseados permite:

Que el encargo de capacitacin informe oportunamente a

los responsables de rea la forma de realizar el diagrama
de bloques para identificar correctamente las reas de
oportunidad.

Planear las acciones para prevenir problemas

futuros, tales como retrabajos o reprocesos.

Que el rea de capacitacin proporcione la

informacin que requieran los responsables de
rea para obtener el precio del incumplimiento.

Cuando se tiene la informacin del diagrama de bloques se

procede a llenar el formato diagnstico de necesidades de
capacitacin. (ver anexo 3).
En l, los responsables de rea anotarn:
Grupo ocupacional a que se refiere el diagnstico.
Datos del evaluador.
Datos del coordinador.
Actividades que requieren mejora.

34

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Especificar las actividades que tienen o no solucin con

capacitacin.
El precio del incumplimiento de aquellas actividades que
pueden ser solucionadas con capacitacin.
Priorizar las actividades propuestas.
Anotar las actividades o contenidos propuestos para
subsanar las deficiencias.
Los elementos anteriores dan lugar a la realizacin del
siguiente subsistema.

Programacin de la capacitacin

Los resultados del diagnstico de necesidades constituyen la

materia prima para estructurar el plan de trabajo. El
responsable de elaborarlo es el rea de capacitacin; en caso
de as requerirlo solicitar apoyo de las reas cliente.
Para tener un control administrativo interno, es conveniente
hacer uso del instrumento Plan de Trabajo que se presenta en
el anexo 4 por cada rea o departamento que integra la
organizacin y en el que se habr de tener claro:

Necesidad o problema a subsanar.

Objetivo o fin ltimo que se debe alcanzar al tiempo del

plan.

35

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Meta o alcance a corto plazo en que se desea un logro

determinado, sin olvidar anotar cunto se desea reducir
el precio del incumplimiento.

Cunto y cundo se pretende reducir el precio del

incumplimiento.

Calendarizacin de los eventos a realizar por mes.

Porcentaje de avance de las actividades programadas.

El responsable
informacin para
documento Plan
presenta a la alta

de capacitacin elaborar y reunir la

integrar los planes de trabajo en un slo
maestro de capacitacin, mismo que se
direccin para su aprobacin o correccin.

Este subsistema es importante ya que en l se determinan los

eventos que se impartirn. Su correcta estructuracin
garantizar la consecucin de los resultados esperados en
cuanto a un mejor desempeo del recurso humano.
Obtenida la aprobacin del plan maestro por la direccin, el
responsable de capacitacin deber:
Contratar instructores externos (si se requiere).
Preparar recursos materiales para realizar los eventos.
Seleccionar instructores
desarrollo de eventos).

36

internos

(responsables

del

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Preparar aulas en las que se realizarn los eventos.

Informar a los jefes de rea la calendarizacin y duracin
de los eventos para que lo notifiquen a su personal.

Ejecucin de las acciones

La ejecucin es la puesta en marcha del plan y los programas

de capacitacin e implica la coordinacin de intereses,
esfuerzos, tiempos del personal involucrado en la realizacin
de los eventos as como el registro y control de las actividades
que se lleven a cabo, incluyendo los costos que se generen
por este concepto.
El propsito del subsistema es impartir los eventos,
coordinarlos y dirigir las actividades con la finalidad de cumplir
los objetivos planteados.
Cumplir con calidad las actividades de esta etapa del proceso
conlleva a:

Informar con anticipacin a los trabajadores

responsables de rea la programacin de los eventos.

Prevenir los problemas que puedan surgir para no

interrumpir la programacin, tales como: sustitucin de
instructor, cambio de aula, cambio de horario, etc.

37

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Verificar las necesidades del instructor en cuanto a

equipo, material didctico, etc.

Asegurar la asistencia de los trabajadores a los eventos.

Procurar no afectar el proceso productivo cotidiano.

Hacer efectivo en la prctica lo planeado contribuye en gran

medida a obtener como resultados concretos: mejorar el nivel
de conocimientos, cambio de actitudes y desarrollo de
habilidades de los trabajadores, lo cual repercude en un mejor
desempeo y por ende en el cumplimiento cabal de las metas
productivas definidas.

Por lo anterior, es necesario que el responsable

capacitacin realice las siguientes actividades:

de

Preparar los eventos. Organizar el desarrollo adecuado

de las actividades, incluye:

Verificar datos. Identificar el nombre del curso, taller

seminario, conferencia etc.; nombre del instructor,
objetivos, fecha de realizacin, horario y duracin;
verificar las aulas en cuanto a visibilidad, ventilacin,
colocacin de mesas y sillas, y que est preparado el
servicio de cafetera para los recesos.

38

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Preparar material y equipo. Por cada evento a

impartir, el instructor tendr a disposicin los
recursos
didcticos
que
requiere,
como
retroproyector, pizarrn, rotafolio, televisin y
videocasetera (en caso de que se utilice pelcula).
Tambin que se cuente con los manuales de apoyo
para los participantes y papelera en general.

Identificar a los trabajadores que asistirn a los

eventos. Precisar el rea a la que pertenecen, el nivel
que ocupan, el puesto que desempean, su edad,
escolaridad y horario.

Disear instrumentos de evaluacin para el instructor

y el evento. Estos sern aplicados y resueltos por los
participantes.

Ejecucin de los eventos. En esta etapa se coordinar

que los eventos:

Inicien y finalicen puntualmente, que todos los

trabajadores asignados asistan, que se proporcione
el servicio de cafetera; al terminar cada evento se
encargar de aplicar los instrumentos de evaluacin.

Adems de ello es necesario que llene un registro

riguroso de todos los eventos que se efectan mes a
mes en un formato que contenga los siguientes
elementos.

39

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Personal capacitado
Horas / hombre impartidas.
Nmero de eventos realizados.
Costo de los eventos en cuanto a:
a) Honorarios del instructor.
b) Papelera.
c) Material didctico (fotocopia de los
manuales).
d) Viticos de instructor y participantes (en
caso de tener que trasladarse a otro
lugar).
e) Renta de pelculas, etc.

Los datos que de aqu se obtengan dan lugar al subsistema de

evaluacin y seguimiento.

Evaluacin y seguimiento

Evaluar es un proceso sistemtico que consiste en describir,

obtener y suministrar informacin til para analizar los
cambios de conducta de los capacitandos su importancia
estriba en determinar si los objetivos previstos fueron
alcanzados y en qu proporcin.

40

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Se recomienda considerar:

Si se llevaron a cabo las actividades en

cada etapa de acuerdo a lo previsto.

Las dificultades que existieron para

cumplir cada uno de los subsistemas.

Si fue necesario realizar ajustes al

sistema y en qu aspectos.

En cuanto a la evaluacin del proceso instruccional se

retomarn los instrumentos aplicados a los participantes para
evaluar al evento y al instructor, con ello se elabora un
concentrado que contenga los aspectos que se consideraron
en los instrumentos y as conocer los resultados del
desempeo del instructor y de la organizacin de los cursos.

El impacto de las acciones de capacitacin es parte

fundamental de todo el sistema integral, por lo que tiene sus
particularidades para realizarlo. El responsable de su
cumplimiento es el rea de capacitacin con la colaboracin de
los responsables de las reas que integran el centro de
trabajo.

41

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

En primera instancia se deber realizar una evaluacin del

desempeo del trabajador 30 das despus de haber concluido
el plan de capacitacin, esta actividad se encargarn de
realizarla los responsables de rea, deber incluir la obtencin
del precio del incumplimiento posterior a la capacitacin,
tomado en cuenta que los indicadores sern los mismos que
se determinaron en el diagnstico de necesidades.

Con los datos, el responsable de capacitacin elaborar un

informe que contenga el estudio de impacto de las acciones de
capacitacin, as tambin un estudio para obtener el costo beneficio, para lo cual deber considerar los datos de los
formatos en donde se llevaron a cabo los controles de cursos y
los gastos generados.

Con todo lo anterior se estar en posibilidades de preparar un

informe que contenga los resultados obtenidos, mismo que se
entregar a la alta direccin con el propsito de mostrar que
la formacin de recursos humanos es una inversin que trae
consigo ganancias para la empresa.

La informacin que resulte de la evaluacin repercutir en las

actividades que se programen posteriormente, y en caso de
no realizarla correctamente impedir el reciclaje para la
atencin de nuevos requerimientos.

Se sugiere revisar la gua del impacto de las acciones de

capacitacin ya que en ella se detallan las actividades que se
deben realizar paso a paso.

42

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Efectuar con calidad el

seguimiento implica que:

subsistema

de

evaluacin

El cliente es la alta direccin ya que ellos son los que

reciben la informacin de los resultados de la capacitacin;
es la parte sustancial de todo el sistema integral. Lo que
espera el cliente es verificar que todos los beneficios de la
capacitacin (en trminos econmicos, de mejoras en la
calidad y productividad, etc.) son mayores que la inversin.

El responsable de capacitacin debe requisitar los formatos

correspondientes a lo largo del sistema integral para
prevenir situaciones futuras, como gastos incorrectos,
retrasos, etc.

Se debe llevar un control de las actividades realizadas y

entregar el informe final a la alta direccin en el tiempo
sealado.

Demostrar a la alta direccin que la capacitacin es una

inversin y que da a iniciar de nueva cuenta el proceso de
implantacin del sistema integral permitir obtener mejoras
en la organizacin.

43

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Ejercicios de autoevaluacin

INSTRUCCIONES: De las siguientes preguntas, subraye la

opcin correcta.

1. Qu debera tomar en cuenta el responsable de

capacitacin durante el anlisis situacional de la empresa?

a) Diagnstico de capacitacin,
evaluacin y seguimiento.

plan

programas,

b) Plan maestro de capacitacin, diagnstico

capacitacin, evaluacin y seguimiento.

c) Misin, objetivos estratgicos,

materiales y financieros.

recursos

de

humanos,

d) Personal capacitado, horas hombre impartidas, nmero

de eventos y costos de capacitacin.

2. En qu subsistema se debe tomar en consideracin la

medicin y correccin de las acciones para verificar si se
cumpli con lo planeado?

a)
b)
c)
d)

44

Anlisis situacional.
Diagnstico de capacitacin.
Ejecucin.
Evaluacin y seguimiento.

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Responda las siguientes preguntas:

3. En qu subsistema se identifican las carencias que

manifiestan el personal para el desempeo de sus
funciones?

4. Por que es importante el subsistema de evaluacin y

seguimiento y que elementos deben tomarse en cuenta
para llevarlo a cabo?

45

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

Consideraciones finales

El sistema integral de capacitacin conjunta las fases del

proceso administrativo, la teora de sistemas y principios de
calidad, lo cual trae como consecuencia un esquema
sistmico, ordenado y secuencial que se retroalimenta en
forma constante; ello permite evaluar de manera objetiva los
resultados obtenidos en el proceso.

Este esquema considera un nuevo enfoque de la capacitacin,

una capacitacin que busca demostrar que a travs del
desarrollo de los recursos humanos la organizacin obtiene
beneficios cuantificables en trminos econmicos, ya que en la
mayora de los centros de trabajo los resultados hacen
referencia al personal que asisti a los eventos, las horas
hombre impartidas, las experiencias de aprendizaje que se
llevaron a cabo y el costo que signific todo ello.

Esto es importante, pero no muestra al empresario ningn

beneficio por su inversin.

Por el contrario, si se logra patentizar que todas las acciones

de capacitacin se dirigen a apoyar el logro de los objetivos
estratgicos de la empresa, a travs de instrumentos de
medicin confiables y con la cooperacin de todas las reas
que conforman la unidad de negocio, se estar dando un gran
paso para demostrar la rentabilidad de la capacitacin y con
ello impulsar a la organizacin hacia la competitividad que se
desea por medio de una capacitacin que refleja los
resultados.

46

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

ANEXOS

47

48

Insumos
4

Actividad Inicial

Clientes

rea o Departamento: 2

Nombre del proceso:

Normas de
Ejecucin
6

Interfases

Proceso

Proveedores

Diagrama de bloques

No. 1

Anexos

Capacitacin

Actividad final

Equipo

Gua de
Capacitacin

Sistema Integral de Capacitacin

Ejemplo de diagrama de bloques

Actividad Inicial

Mquina de
envasado

Horno

Triturador

Equipo

Interfases

Proceso

Curso sobre
manejo
de
equipo
tcnico

8
Capacitacin

Actividad Final

Mquina
selladora

Coloracin ligeramente
ambar
Mquina de
vaciado

Sabor dulce

Consistencia espesa

6
Normas de Ejecucin

Azcar

Depto. de materias
primas

Proveedores

15 gr.

Frascos

Departament
o
de
conservas

Manzanas

Insumos

Clientes

1 Elaboracin de papilla de manzana

rea o Departamento: 2 Produccin

Nombre del proceso:

Anexos
No. 2

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

49

50

10
Disponer mquina de envasado y
verificar que los frascos estn en
su lugar.

10
Disponer el horno a la temperatura y
tiempo establecidos.

Solicitar las materias primas y

frascos limpios para realizar el
producto.

10
Colocar la fruta con el azcar
necesaria en el triturador
correspondiente dentro del
horno.

Interfases
9

Actividad Inicial

Proceso

Gua de
Capacitacin

Sistema Integral de Capacitacin

adecuadamente la mquina

El trabajador no opera

11
Accionar la mquina selladora para
que ejerza la presin necesaria al
tapar el frasco.

10
Operar mquina y subir switch para
iniciar el vaciado de papilla.

Actividad Inicial

Proceso

11
Colocar los frascos envasados en
las cajas y trasladarlas al
departamento de conservas.

Actividad final

10
Verificar que la cantidad de
papilla vaciada en los frascos sea
la establecida.

Interfases

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

51

52

Descripcin
de
actividades
del
puesto. nicamente
anotar en las que
requiere mejora

SI

NO

Se soluciona
con
capacitacin

Nombre de la persona, rea o

grupo ocupacional

Precio
del
incumplimiento
(falta
de
capacitacin)

Puesto:

rea:

Nombre:

Prioridad

Datos del evaluador

Fecha:

Prioridad
d

Eventos y contenidos para

resolver la deficiencia de la
persona, rea o grupo
ocupacional

Nombre del coordinador

Diagnstico de necesidades de capacitacin

No. 3

Gua de
Capacitacin

Sistema Integral de Capacitacin

Programa:

Objetivo:

Duracin del programa:

Necesidad o problema

Actividades

No.

No.
Responsable (s) Enero

Meta:

rea o
departamento:

Empresa:

Febrero

Plan de Trabajo

No. 4

Marzo

Abril

Programacin

Fecha:

Hoja:

Mayo

Junio

de

% Avance

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

53

54

No.

Duracin del
programa:

Empresa:

Actividades

Responsable (s)

Programa:

Programacin

Fecha:

Hoja:

Julio Agosto Septiembre Octubre

rea o
departamento:

Noviembre

Diciembre % Avance

de

Gua de
Capacitacin

Sistema Integral de Capacitacin

Gua de
Capacitacin
Sistema Integral de Capacitacin

BIBLIOGRAFA
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