INFORME TECNICO N 1

LIC JOSE VILLA CORDOVA

Coordinador Tcnico- Archivos Regionales

De

Josselyn Rojas Zrate

Tecnico- Archivo de la DIGEMID

Asunto :
SANITARIA

Informe Tecnico del Archivo de FISCALIZACION Y VIGILANCIA

Archivo de la DIGEMID

Fecha :

Lima, 17 de Mayo del 2014

Es grato dirigirme a usted con el fin de informarle el diagnostico situacional del

archivo que laboro: Archivo de Vigilancia y Autorizaciones Sanitarias (DCVS) de
la Direccin de Insumos, Medicamentos y Drogas (DIGEMID) con el fin de
identificar posibles dificultades y mejoras en el desarrollo de las funciones y
procedimientos de rea.
I ANTECEDENTES:
1. .ley 25323 ley del sistema nacional de archivos
2. .decreto supremo N 008-92-jus reglamento de la ley N25323
3. .ley 19414 ley de defensa, conservacin e incremento del patrimonio
documental de la nacin
4. .decreto legislativo N681 normas que regulan el uso de tecnologas
avanzadas en materia de archivos
5. .decreto legislativoN827 ampliacion de los enlaces de decreto ley N681
6. .ley N26612 ley que modifica el dlN681
7. .decreto supremoN009-92-jus reglamento del decreto legislativo N681
8. Resolucin jefatura 076-2008-agn/j reglamento de aplicacin de
sanciones administrativos Poe infracciones en contra del patrimonio
documental archivstico y cultural de la nacin
9. .directiva N002-2008-agn/da/hc prevencin de siniestros por incendio
en archivos

II Diagnstico:
.- Estructura organizacional

El archivo de control y vigilancia sanitaria depende orgnicamente de la

direccin de control y vigilancia sanitaria que es parte de los rganos de lnea
de acuerdo a lo establecido por el manual de organizacin y funciones (MOF)
cuyo actual responsable es la Sra. Martha Huamn
Descripcin del archivo
1.- situacin actual del archivo
a.- competencias
.recepcin, verificacin, clasificacin, identificacin, embalaje, almacenamiento
y
conservacin de
documentos.
.atencin de las solicitudes de prstamo de expedientes y documentacin en
general a travs del sistema free flor y entrega fsica.
. digitalizacinDigitalizacin de los documentos con tramitetrmite concluido.

B.- infraestructura
El archivo cuenta con 6 estantes que conservan la documentacin generada ,
asimismo el ambiente es reducido y se aprecia que no cuenta con un extintor
en caso de un posible incendio asimismo los pasadizos no estn totalmente
llenos de documentacin que obstruya los pasadizos. Por otro lado la mayora
del personal, es decir 5 personas cuenta con una PC cada uno para su trabajo,
sin embargo an est pendiente la asignacin de una pc para el operador 3
quien actualmente a falta de una pc comparte la maquina con el operador 1,
mientras este ltimo realiza otra de sus funciones, adems el archivo cuenta
con una escalera metlica para subir hacia los estantes cuando sea necesario
por algn documento.
El rea de archivo es de xx metros cuadrados para un total de yyy metros
lineales de documentos. Asimismo dispone de seis (06) estantes metlicos (?),
Cada pasadizo entre estantera mide ms de 1 m de ancho lo cual permite el
desplazamiento del personal, en concordancia con la
Se cuenta con 05 computadoras personales (PC) de xx gb de memoria ram y
PP de capacidad de disco duro. Uno de los equipos es compartido por dos
trabajadores.
Adicionalmente el archivo cuenta con uu escritorios de (metal madera), rr
impresoras (lser, inyeccin a tinta o matriciales), 06 sillas de (madera o
metal), ventanas () una escalera metlica para subir a los estantes, rutas de
evacuacin (), etc.

c.- personal
el archivo cuenta actualmente con 7 personas, quienes estn distribuidos de la
siguiente forma:
responsable de archivo, encargado de la recepcin, verificacin y clasificacin
de documentos,
atencin de documentos administrativos tales como cartas, oficios;
atencin de llamadas;
supervisin y control de las funciones del personal a su cargo.
Operador 1, recepcin de los documentos provenientes de las regiones,
aduanas, actas de evaluacin fsica, actas de verificacin, DISAS, etc.
Registro de una data de Excel de los documentos decepcionados; encargado
de anexar documentos cuyos antecedentes se hallan en el archivo; y atencin
de las solicitudes de prstamo de documentos.
Operador 2, recepcion y verificacin de los documentos de inspecciones;
registro n una data de Excel de los documentos recepcionados ; y atencin de
las solicitudes de prstamos relacionados a los expedientes de inspecciones.
Operador 3, recepcin y verificacin de los oficios de publicidad; registro en
una data de Excel de los documentos recepciones ;y encargado de llevar el
registro y control de los documentos devueltos al archivo en una data de Excel
y en un cuaderno de cargo.
Operador 4, recepcin y verificacin de los documentos relacionados a las
pesquisas; y registro en una data de Excel de los documentos recepcionados
de pesquisas.
Operador 5, actualizacin en la data de todos los documentos que salen ser
archivo.
Operador 6, encargado de la foliacin de todos los documentos listos para
escanear y digitalizar.

Anlisis de las funciones descritas

Las funciones mencionadas sern replanteadas debido al ingreso de nuevo
personal, sin embargo en la prctica se han definido correctamente las
funciones a desarrollar por el personal no habiendo ningn tipo de duplicidad

de funciones dado que el personal conoce sus funciones no hallndose

conflictos ni retrasos en el trabajo. Adicionalmente se maneja una buena
prctica de rotacin funcional , es decir para los casos de mayor carga de
trabajo para uno de los trabajadores o en caso de ausencia de algunos de ellos
se ha detectado que el personal est preparado para asumir otras funciones a
fin de no interrumpir el ritmo de trabajo en el rea dado que todos os
integrantes del archivo conocen las funciones de otros para sumir estas tareas
cuando el caso requiera a excepcin de responsable de archivo , quien ante un
caso de ausencia designa mediante documento al operador 1 para que asuma
sus funciones cabe apreciar que solo este operador hasta la fecha conoce y
reemplaza las funciones des responsable a diferencia del resto de personal que
conoce las tareas de sus otros compaeros ms responsable de archivo.

Dificultades en el desarrollo de sus funciones en el trabajo

El personal de archivo no presenta complicacin alguna para el desarrollo de
sus funciones contando con los materiales necesarios para su trabajo como
tiles de oficina y las tapas y contratapas para la conservacin de los
documentos a excepcin de algunas veces en que dichos pedidos se retrasan
como ha ocurrido este mes pero fuera de aquellos percances no hay mayores
complicaciones.

D.- ambiente de trabajo

Ubicacin fsica
El ambiente fsico del archivo de control y vigilancia sanitaria se encuentra
ubicado en el primer piso de la DIGEMID custodiando documentos como:
.Actas de pesquisas y antecedentes
.Actas de inspeccin y antecedentes
.Actas de destruccin
.Actas de verificacin
.Actas de inmovilizacin
.Actas de concurrencia
. Notificaciones
.Correspondencia

ANEXOS
EQUIPOS
-

6 computadoras

1 Dispensador de Agua:

Materiales:
-

6 Mdulos

1 mesa de trabajo

6 sillas giratorias

4 sillas para los usuarios

24 estantes de metal de
doble cara de 0, 92 x
2,20 metros unidos entre s; unidos de a tres, tres delante y tres detrs
haciendo 4 bloques