ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

SISTEMA
DE
CLASIFICACIN,
ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN
El respeto al principio de procedencia y al
principio de orden original de los documentos es
el punto de partida para la adecuada organizacin
de los archivos, entendiendo por organizacin el
conjunto de operaciones intelectuales y mecnica
que se aplican a las agrupaciones documentales
(Fondo, Subfondo, seccin, subseccin, serie,
subserie) Norma General para la Descripcin
Archivstica NTC 4095.
Ordenacin:
Es la forma como se organiza los tipos
documentales dentro de cada una de las unidades
archivsticas (Carpetas Tapas Legajadoras
Dobles), llevando un estricto orden, el cual puede
ser:

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

Descripcin: Es el proceso de anlisis de los
documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializando en representaciones que permitan
identificar, localizar y recuperar la informacin
para la gestin o la investigacin.
Clasificacin Documental

Identificar y agrupar en expedientes todos los

documentos pertenecientes a una dependencia,
teniendo en cuenta las series y subseries
definidas en la tabla de retencin documental.
Este proceso es el que se conoce como
CLASIFICACIN DOCUMENTAL.

AHORA

Las Tablas de Retencin Documental son una

herramienta
gerencial
que
clasifica
la
informacin en series y subseries por diferentes
asuntos (producida esta por una Oficina en
cumplimiento de sus funciones), a la cual se
asigna un tiempo de retencin o permanencia en
cada fase de archivo; es importante tener en
cuenta que siempre estar en proceso evolutivo.

FRANCY JINETH CACERES VARGAS

ANDREA YURLEY RODRIGUEZ ROZO

FRANCY JINETH CACERES VARGAS

ANDREA YURLEY RODRIGUEZ ROZO

FRANCY JINETH CACERES VARGAS

ANDREA YURLEY RODRIGUEZ ROZO

ARCHIVOS DE GESTION O
ADMINISTRATIVO
Qu le permite a l Instituto de estudios del
ministerio pblico su Tabla de Retencin
Documental:
Facilita el manejo de la informacin.
Contribuye a la racionalizacin de la
produccin documental
Permite proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
Facilita el control y acceso a los
documentos, a travs de los
tiempos de Retencin en ella estipulado.
Garantiza la seleccin y conservacin de
los documentos que
tienen carcter permanente.
Regula la transferencia de los documentos
en las diferentes
fases de archivo.
Sirve de apoyo para la racionalizacin de
los procesos
administrativos
Identifica y refleja las funciones
institucionales

Son los Archivos que son consultados

frecuentemente dentro del proceso de
gestin. Se conservan como satlites en las
dependencias por el tiempo que esta as lo
determine, para darle traslado al Central o
Intermedio.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

Serie Documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenidos
homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia de sus
funciones especficas.
SERIE DOCUMENTAL

Cumple su vida til definida segn su frecuencia

de consulta, legislacin o importancia. Este
archivo es depurado normalmente de acuerdo
con la Tabla de Retencin aprobada.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este Archivo son transferidos los documentos
de los Archivos de Gestin cuya consulta no es
tan frecuente, es decir, cuando estn en su
segundo ciclo de vida (Semiactivos).
La documentacin permanecer en el Archivo
Central durante el tiempo estipulado en la Tabla
de Retencin Documental.

Ejemplos de Series Documentales: Ej.

PROYECTOS.
Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por
su cara recta // Operacin incluida en los
trabajos de ordenacin que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.

Criterios para la organizacin de archivos de

gestin.
(Artculo 4. Acuerdo 042 de 2002 Expedido por
el AGN).
La organizacin de los archivos de gestin debe
basarse en la Tabla de Retencin Documental
debidamente aprobada.
La apertura e identificacin de las carpetas debe
reflejar las series y subseries correspondientes a
cada unidad administrativa o dependencia.

ARCHIVO HISTORICO O
PERMANENTE
Es la tercera y ltima etapa del ciclo vital de los
documentos. A este Archivo se transfieren
aquellos documentos que por su valor para la
investigacin, la ciencia y la cultura, deben
conservarse permanentemente.

La ubicacin fsica de los documentos responder

a la conformacin de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarn de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El
documento con la fecha ms antigua de
produccin, ser el primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms
reciente se encontrar al final de la misma.
Los tipos documentales que integran las unidades
documentales de las series y subseries, estarn
debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenacin, consulta y control.

FRANCY JINETH CACERES VARGAS

ANDREA YURLEY RODRIGUEZ ROZO

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