OUTSOURCING

DEFINICIN:
La palabra Outsorscing hace referencia a la fuente externa de suministro de servicio,
es decir, es la contratacin de operaciones de una compaa a contratistas externos.
Con frecuencia se utiliza al Outsourcing como mecanismo para reducir costos, lo
cual en algunos casos alcanza hasta un 40%. Dicha contratacin ofrece servicios
modernos y especializados, sin que la empresa tenga que descapitalizarse por
intervenir en infraestructura.
Mas all de parecer un gasto adicional la contratacin representa la oportunidad de
dejar en manos de compaas expertas la administracin y el manejo eficiente y
efectivo de los procesos que no estn ligados directamente con la naturaleza del
negocio y que por el contrario, permite reducir costos y reorientar los recursos
internos e influir de manera significativa en su nivel de competitividad.
En definitiva no es contrato a corto plazo, no se limita a una asesora puntual en un
rea de especialidad determinada, tampoco consiste en la contratacin de personal
experto por un breve lapso para mejorar puntos especficos del servicio. Al contrario
este servicio es una relacin de largo plazo y va mas all del apoyo puntual, como
sucede en el caso de la consultora legal. En la medida que el volumen de
transacciones de una empresa aumente, aparece la oportunidad de procesarla para
hacerla ms flexible la operacin y es all donde se empieza a dar el verdadero
Outsorcing.
Esta contratacin es un servicio exterior a la compaa y que acta como una
extensin de los negocios de la misma, pero que es responsable de su propia
administracin o tambin como una accin de recurrir a una agencia exterior para
operar una funcin que anteriormente se realizaba dentro de una compaa.
De esta manera podemos mencionar:
Outsourcing es:
1. Es una estrategia de administracin por medio de la cual una empresa delega
la ejecucin de ciertas actividades a empresas altamente especializadas.
2. Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no crticos para un
negocio, a un proveedor ms especializado para conseguir una mayor
efectividad.
3. Accin de recurrir a una agencia externa para operar una funcin que
anteriormente se realizaba dentro de la compaa.
4. Consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos,
mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn o actividad
bsica de su negocio.
5. El Outsourcing es ms que un contrato de personas o activos, es un contrato
para resultados.
Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no crticos para un
negocio, a un proveedor ms especializado para conseguir una mayor
efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compaa a
las necesidades neurlgicas para el cumplimiento de una misin.

DIFERENCIA CON LA SUBCONTRATACIN

Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente a la subcontratacin, ya que en
la subcontratacin el contratista es propietario del proceso y lo controla, es decir, le
dice al suplidor qu y cmo quiere que se desempeen y se fabriquen los productos
o servicios comprados por lo que el suplidor no puede variar las instrucciones en
ninguna forma. En el caso de Outsourcing el comprador transfiere la propiedad al
suplidor, es decir, no instruye al mismo en como desempear una tarea sino que se
enfoca en la comunicacin de qu resultados quiere y le deja al suplidor el proceso
de obtenerlos.
Ejemplos:
Subcontratacin:
Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compaa, la
empresa que solicita el servicio es quien determina qu tipo de equipos y
detergentes (qumicos) utilizar para hacerlo, de qu forma, cuntas personas seran
necesarias y cundo se realizara.
Outsourcing:
En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compaa proveedora,
el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor quien determina cundo y cmo debe
realizar la limpieza, cules detergentes va a utilizar y cuntas personas se necesitan
para ello.
ALCANCES
Considerando el entorno actual en donde se mueven los negocios altamente
competitivos debido a un rpido avance de la globalizacin de los mercados y del
desarrollo de las comunicaciones.
Las organizaciones para jugar un papel fundamental, preponderante y ser
competitivos deben enfrentar estas presiones:

La lucha por los clientes

La disminucin de la ganancia o los recursos financieros

El avance de la tecnologa

La globalizacin de los mercados

El cambio de la cultura de los clientes en cuanto al servicio al cliente, que

desean recibir y como desean recibir, etc.

Todo esto nos lleva a las modificaciones de nuestra estrategia, nos lleva a tomar
decisiones y abocarnos a perfeccionar la organizacin de manera que cada funcin
de la organizacin maximice su contribucin al resultado global.
Las organizaciones actuales se encaminan a dar respuesta a exigencias de
competitividad y de orientacin al servicio y para ello deben establecer medidas de
transformacin
CRITERIO 1: SEGN EL ALCANCE DE LAS DECISIONES
El alcance en cuanto a la toma de decisin, que tipo de decisiones que adoptamos,
el empresario tiene de niveles de decisiones:

Nivel estratgico

Nivel Tctico

Nivel operativo

Cuando el empresario toma la decisin a nivel estratgico estamos dando un

enfoque estratgico al Outsourcing.
Las empresas ya estn entendiendo que la mejor manera de construir sus
estrategias alrededor de un profundo conocimiento en un nmero no muy elevado de
competidores, ejemplo las empresas industriales han llegado a conclusin de que
tienen que crear competencias claves de servicio de pos venta.
Es desde esa concepcin se entiende perfectamente el concepto de Outsourcing, la
delegacin a organizacin externa aquella funciones de negocio en la que no han
decidido cultivar estas competencias claves. Cediendo dichas funciones otra
organizacin es especializada s que son esenciales y estratgicas por construir la
base de sus negocios. Cuando el Outsourcing pasa de ser tctico a ser estratgico
pasa de una relacin proveedor- cliente a una relacin de pathership (sociedad o
socios) una relacin de sociedad ms profunda.
Un carcter muy diferencia de la Outsourcing estratgico, ambas deben entender su
carcter de complementariedad y asumir que cada una comparte con las otras
ciertas decisiones.
Cuando el empresario toma decisiones a nivel tctico, esta decisiones para adecuar
la estructura de la forma ms adecuada en pos de la concrecin de objetivos.
Modificaciones de la estructura, distribucin de los recursos, distribucin de planta,
disminucin de costo. En este sentido se est hablando de un Outsourcing tctico.
La relacin en este tipo de Outsourcing es de proveedor- cliente, se transfiere as los
riesgos a un tercero que puede dar garanta de experiencias. Es un contrato por el
cual busca resultados, bsicamente se trata de una modalidad, segn la cual
determinadas empresa, grupos, o de personas ajenas a la compaa, son
contratadas para hacerse cargo de parte del negocio o de un servicio puntual dentro
de ella.
Este tipo de Outsourcing (derivado de una decisin tctica) debe estar subordinado
a la estrategia de la organizacin.
CRITERIO 2: EN CUANTO AL ALCANCE DE LAS AREAS DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIOHN.
Outsourcing Total: implica la trasferencia de equipo, personas, redes, operaciones y
responsabilidades administrativas al contratista.
Outsourcing Parcial: solo se transfiere algunos de los elementos anteriores.
VENTAJAS DEL OUTSOURCING
Hasta hace un tiempo esta prctica era considerada como un medio para reducir los
costos; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til
para el crecimiento de las empresas por razones tales como:

Es ms econmico. Reduccin y/o control del gasto de operacin.

Concentracin de los negocios y disposicin ms apropiada de los fondos de

capital debido a la reduccin o no uso de los mismos en funciones no
relacionadas con al razn de ser de la compaa.

Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del

cliente al proveedor.

Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de control.

Disposicin de personal altamente capacitado.

Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales,

tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios
de la reingeniera, compartir riesgos y destinar recursos para otros propsitos.
La compaa contratante o compradora se beneficiara de una relacin de
Outsourcing ya que lograra en trminos generales una funcionalidad mayor a la
que tenia internamente con costos inferiores en la mayora de los casos, en virtud
de la economa a escala que obtienen las compaas contratadas.
En estos casos se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las
diferentes reas de su organizacin, dejando que la empresa de Outsourcing se
ocupe de las decisiones de tipo tecnolgicos, manejos de proyectos, implementacin
administrativa y operacin de la infraestructura.
Se puede mencionar los siguientes beneficioso- ventajas:
1. REDUCCION DE COSTOS: rebaja en los costos totales de los bienes y
servicios adquiridos.los costos de manufactura y la inversin en planta y
equipo se reduce. Puede darse:
En forma directa: el costo de contratar un servicio profesional es menor que
mantener el mismo con personas y equipamiento propios.
En forma indirecta: porque los elementos y servicios que demande la puesta
en marcha de la actividad, sern los adecuados y los necesarios.
2. SEGURIDAD Y CONFIANZA: seguridad de contar con un proveedor integral
que mantendr un inventario para realizar suministro de ms de seis mil
referencias para aseo, cafetera, equipos y muebles de oficinas de la marca
ms preferida en el mercado.
3. GENERA VENTA COMPETITIVAS: contribuye una larga ventaja competitiva
sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la
organizacin. El esfuerzo se concentra solo en las actividades especificas que
configuran el negocio principal
4. PROFESIONAL ESPECIALIZADO: la empresa contratista cuenta con
profesionales con experiencia y conocimiento especifico, permitiendo un
trabajo en equipo con el departamento de organizacin y mtodo para
mejoramiento o eliminacin de proceso.
5. AUTORIZACION: permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la
necesidad de entrenar personal de la organizacin para mejorarla ya que las
empresas que prestan servicio de Outsourcing se mantienen constantemente
actualizadas siendo beneficiaria directa la empresa contratista.
6. MAYOR FLEXIBILIDAD ORGANIZATIVA: aumento de la flexibilidad de la
organizacin, ya que permite a la empresa responder con rapidez a los
cambios del entorno.
7. INCREMENTO DE LOS PUNTOS FUERTES DE LA EMPRESA

8. AYUDA CONSTRUIR UN VALOR COMPARTIDO

9. AYUDA A REDEFINIR A LA EMPRESA
10. INCREMENTA EL COMPROMISO HACIA UN TIPO ESPECIFICO DE
TECNOLOGIA: Permitiendo mejorar el tiempo de entrega y la calidad de
informacin para las decisiones criticas.
11. AYUDA A ENFRENTAR DE CAMBIOS DE LA CONDICIONES DE LOS
NEGOCIOS
12. LOS TRABAJADORES DE LA COMPAA PUEDEN DEDICAR SU TIEMPO
AL VERDADERO OBJETO DE SU NEGOCIO.
13. PERMITE DISPOSNER DE SERVICIOS DE INFORMACION EN FORMA
RAPIDA CONSIDERANDO LAS PRESIONES COMPETITIVAS: un solo
estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o
puesto de trabajo estos se hacen posible mediante la implantacin del
intercambio tecnolgico gracias a la conexin en red.
14. UNA MEJORA EN LA CALIDAD DEL SERVICIO OBTENIDO, COMPARADO
CON EL QUE EXISTIA ANTES.
15. REDUCCION DE ESPACIO.

DESVENTAJAS PRINCIPALES DEL OUTSOURCING

Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del
mismo. El Outsourcing no queda exento de esta realidad. Se puede mencionar las
siguientes desventajas:
1) Inadecuada eleccin del proveedor
2) Estancamiento en lo referente a lo innovador por parte del suplidor externo,
es decir, por mala eleccin.
3) La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen
oportunidades para innovar los productos y procesos.
4) El suplidor externo debe aprender y tener conocimiento del producto en
cuestin, existiendo la posibilidad de que los use para empesar una industria
propia y se convierta de suplidor en competidor, podra utilizar la informacin
que obtenga en beneficio personal
5) En caso de que el proveedor no resulte satisfactorio, el cambio de proveedor
genera gasto financiero y te tiempo.
6) Prdida de control directo sobre esa rea.
7) Como se tiene una empresa ajena, las actualizaciones e innovaciones de esa
rea las obtiene la empresa mientras la compaa que contrata no las
adquiere.
8) El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.
9) En el caso de la tercerizacin de sistemas informativos el proveedor al
acceder al manejo de la informacin, el contratante corre el riesgo de que
acceda a la informacin confidencial.

LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING

Los riesgos involucrados en el proceso del Outsourcing pasan de ser riesgos
operativos a riesgos estratgicos:
Los riesgos operacionales afectan mas la eficiencia de la empresa.
Los riesgos estratgicos afectan la direccin de la misma, su cultura, la informacin
compartida, entre otras.
Los principales riesgos son:
No negociar el contrato adecuado.
Eleccin del contratista.
Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista.
Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
Incrementa en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato.
Inexistente control sobre el personal del contratista
Tipos de outsourcing

Deslocalizacin: Se conoce tambin como Off-shoring. Se basa en la

contratacin de servicios a terceros que estn ubicados en pases que ofrecen
costos menores a causa de la legislacin laboral, y/o fiscal entre otros factores.
(Generalmente los llamados pases del tercer mundo o de economas en vas de
desarrollo).

In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la

empresa que contrata el servicio.

Off-site: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la propia

empresa que presta el servicio (fuera de la empresa que lo contrata).

Co-sourcing: Modalidad de outsourcing en la cual, el prestador del servicio

de outsourcing ofrece algn tipo de valor aadido a su cliente, como por ejemplo
compartir los riesgos.

ETAPAS:
Planeacin: la decisin de entregar un proceso interno en outsourcing debe ser
alineada con el planeamiento estratgico de la empresa, es decir debe estar dentro
de los objetivos y metas de las mismas.
Contratacin: esta etapa supone tres sub-etapas:

seleccin del proveedor: supone la seleccin del futuro socio estratgico lo

que implica una evaluacin detallada de la compatibilidad
entre los
requerimientos y las caractersticas de la empresa contratante y las
posibilidades y caractersticas de la empresa proveedora.

Negociacin del contrato: se establecen las condiciones y acuerdos lo que

llevara a conformar una alianza estratgica para obtener beneficios comunes.

Diseo: detalle de todos los elementos que debe contener el contrato para
reducir al mximo las contingencias posibles.

Implementacin: supone la ejecucin de actividades tanto previas como posteriores

a la firma del contrato. .las primeras tienen que ver con aspectos del control del plan
de implementacin por ej. Asignacin de un lder, diseo de trminos de
requerimientos y metodologa, manejo del personal. Las actividades posteriores
tienen que ver con todos los factores que determinan la relacin entre el proveedor y
el cliente, en esta etapa el cliente recibe todos los informes regulares sobre los
avances.
Control: los mecanismos de control deben establecerse en relacin con los
resultados definidos como meta de la relacin. Se pasa de una gerencia de recursos
a una de resultados.
ACTIVIDADES TERCERIZABLES Y NO TERCERIZABLES
Entre algunas de las actividades tercerizables tenemos:
Actividades Financieras
Las compaas al incrementar sus ventas y como consecuencia de sus flujos de
efectivos, encontr mas eficiente trasladar el cuidado de esos fondos a empresas
que tuvieran mayor seguridad para resguardar el dinero, asi como tambin mayor
eficiencia en manejo del mismo. Como por ejemplo tenemos: la evaluacin de
proyecto de inversin, manejo de cuentas bancarias, facturacin, etc.
Actividades administrativas
No significa que la empresa contrate a un tercero para administrar la compaa sino
que existen algunos procesos en esta area en la que se prefiere el apoyo de una
organizacin con alta especializacin en la materia. Como por ejemplo:
Administracin contable: incluye desde el mantenimiento de los registros
contables hasta la presentacin del balance anual.
Administracin impositiva: incluye la liquidacin y prestacin de declaraciones
juradas mensuales y anuales de los diferentes impuestos.
Administracin de recursos humanos: incluye desde el mantenimeinto de
legajo del personal hasta la liquidacin de haberes y aportes patronales,
como tambin capacitacin y perfeccionamiento de los mismos.
Temas legales: litigios, juicios, ect.
Actividades Secundarias
Es aquella que no forma parte de las habiliadades principales de la compaa.
Ejemplo: la vigilancia fsica de la empresa, la limpieza de la misma, el
abastecimiento de papelera, el manejo de eventos y conferencias, etc.
Logstica
Distribucin de productos a clientes (incluye expedicin, entrega y cobranza) y
obtencin de materiales de proveedores (incluye recepcin, transporte y
mantenimiento)
Cuando una empresa requiere mover productos a distancias lejanas o en grandes
cantidades, frecuentemente su nica opcin es contratar a un tercero que se
encargue del transporte, no solo para distinguirlos a su clientes, sino incluso para
abastecerles de los materiales requeridos para su produccin en el caso de que el
proveedor no cuente con un sistema de transporte.

Actividades Comerciales
Gestin de Ventas, Diseo de campaas promocionales y publicitarias de producto,
organizacin de eventos, investigacin y auditorias de mercados, ect.
CONSEJOS PARA UN BUEN OUTSOURCING
A continuacin se presentan 5 tips para elegir el outsourcing adecuado para su
empresa:
1. No tercerice procesos clave
Pueden existir muchas formas de lograr la eficiencia en la empresa, pero nunca
debe ser sobre aquello que nos hace ser atractivos en el mercado, nos da una
ventaja competitiva o es una pieza clave. Los procesos de distribucin, produccin,
ventas o aquello en lo cual se ha invertido tiempo y dinero no deben ser cedidos a
un tercero, por muy confiable que ste sea y por muchas clusulas en contratos que
se estipulen.
2. Mejor que en casa
Todo buen outsourcing debe tener dos caractersticas para poder ser rentable para
una empresa.
La primera, suponiendo que su compaa tiene la mismas capacidades para ofrecer
el servicio que un proveedor (aunque generalmente no es as), el proceso de
tercerizacin debe ser ms eficiente en costos y tiempo que hacerlo en casa, y debe
contar en su ejecucin con personal de mayor especializacin y conocimiento que la
misma empresa.
La segunda: todo buen outsourcing debe realizar economas de escala. As, el costo
de un empleado muy especializado debe ser distribuido en varios clientes y de igual
forma el costo de ejecucin de un mismo proceso debe ser prorrateado en diferentes
clientes. Esta economa en escala es lo que permite que la idea de tercerizar sea
atractiva. Si su outsourcing es ms caro que realizar el proceso de forma interna,
debera cuestionarse si ha sido una buena eleccin.
3. Proceso estndar
Comnmente los costos de los servicios administrados se ven incrementados por
nuestros deseos de personalizarlos. Toda empresa es nica y enfrenta casos
especiales y singulares, inclusive la filosofa de trabajo es fundamental para
determinar qu es posible o no llevar a cabo en un proceso. Por ejemplo, existen
organizaciones en las que el factor humano es muy importante, por tanto desean
una personalizacin muy profunda en el proceso. En cambio en otras el factor
humano no es tan importante, por lo que pueden prescindir de cualquier
personalizacin y centrar sus esfuerzos en el ahorro.
4. Barato, pero sin control interno
Muchos de los dolores de cabeza y problemas que las compaas enfrentan en
un outsourcing son resultado de la falta de control interno en los proveedores. stos
van desde la prdida de informacin, pagos extemporneos, multas, falta de
operabilidad a causa de contingencias, juicios y demandas. Todo esto como
consecuencia de haber elegido un outsourcing barato, s, pero sin ninguna garanta
de un adecuado funcionamiento.

Cuando un tercero le ofrece un precio mucho ms bajo que sus competidores,

puede ser un sntoma de que algo no est bien en los procesos internos. Los buenos
proveedores "invierten" en un adecuado control interno que ayuda a enfrentar los
problemas de sus clientes de la mejor manera, por lo tanto los costos de esta
inversin elevarn los precios de su trabajo pero garantizarn un mejor servicio.
Actualmente las empresas llevan a cabo grandes esfuerzos para mantener la calidad
y control en sus procesos internos. Lo mnimo que podemos pedir es que nuestros
proveedores de outsourcing tengan la capacidad de mantener la misma calidad que
nosotros.
5. Pida ayuda
Muchas veces pensamos que hacer las cosas por nosotros mismos es mejor. Sin
embargo, a menos de que en su organizacin contrate varios servicios
de outsourcing al ao no tendr el suficiente conocimiento y experiencia para poder
hacer una buena seleccin de un proveedor.
Las relaciones con los proveedores de outsourcing duran al menos 5 aos y una
mala eleccin provocar que ese tiempo se vuelva un infierno para usted. La
recomendacin es que se acerque a empresas con experiencia en este tipo de
asesoras, las cuales harn su transicin mucho ms efectiva, agradable y
placentera.