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06/01/2012

MANUAL

MANUAL ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE

LA CAJA MENOR

ALCALDIA MUNICIPAL
Santa Rosa del Sur Bolvar
2012

GRUPO OPERATIVO MECI

PROCESO GESTIN FINANCIERA

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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION
1. OBJETIVOS
1.1. GENERALES.
1.2. ESPECIFICOS.
2. D E S C R I P C I N G E N E R A L D E L P R O C E D I M I E N T O
2.1. DEFINICION
2.2. CAMPO DE APLICACIN
2.3. CONSTITUCION
2.3.1. FORMALIDADES
2.3.2. CUANTIAS AUTORIZADAS
2.3.3 REQUISITOS PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR
2.4. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR
2.4.1. RESPONSABLE DEL MANEJO
2.4.2. FUNCIONES DEL RESPONSABLE
2.4.3. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS
2.5. DESTINACION
2.5.2. PROCEDIMIENTOS
2.5.3. COMPROBANTES
2.6. PROHIBICIONES
2.7. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO
2.7.1. SOLICITUD DE REEMBOLSO
2.7.2. GIRO DEL REEMBOLSO
2.8. LEGALIZACION DEFINITIVA
2.9. CANCELACION DE UNA CAJA MENOR
2.10. CONTROL
2.10.1. CLASES DE CONTROL
3. T R A T A M I E N T O C O N T A B L E
3.1. GIRO DE LA CAJA MENOR - CREACIN
3.2. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO
3.3. GIRO DEL REEMBOLSO
3.4. LEGALIZACION DEFINITIVA
3.5. REGISTROS
3.5.1. LIBROS AUXILIARES
3.5.2. SALDOS DIARIOS
3.6. CORRECCION DE ERRORES

GRUPO OPERATIVO MECI

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3
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PRESENTACION
En el ejercicio de las funciones pblicas se presentan necesidades imprevistas,
inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuanta no pueden ser
solucionadas por los canales normales de contratacin, por lo que se hace preciso
mantener mecanismos giles y oportunos que respondan a esas necesidades
concretas, tales como el uso de recursos a travs de CAJAS MENORES.
Para este efecto, la creacin y adecuado uso de las CAJAS MENORES apunta al
cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de
la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur (Bolivar).
El presente manual define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para
la creacin, operacin, control y cancelacin de una CAJA MENOR para la
ALCALDA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR (BOLIVAR), de acuerdo con
la normatividad que para ese fin se ha expedido.
La elaboracin del presente manual, se enmarca dentro de la normatividad vigente
sobre la materia, Estatuto orgnico del presupuesto, y en especial la contenida
en la Resolucin 444 de 1995 por la cual se adopta el Plan General de
Contabilidad Pblica como herramienta indispensable para la uniformidad de los
registros contables, de tal forma, que toda institucin que maneje fondos pblicos
debe establecer sus propios sistemas contables de acuerdo con las directrices
trazadas en el Plan General de Contabilidad Pblica.

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1. OBJETIVOS
1.1. GENERALES.
1.1. Propender porque la Gestin de la Administracin de la ALCALDIA
MUNICIPAL se ajuste a los principios de eficiencia, economa y eficacia,
consagrados en la Constitucin y la Ley.
1.2. Velar porque la asignacin y utilizacin de los recursos de la ALCADIA
MUNICIPAL originados por el uso de la CAJA MENOR, sean los ms apropiados
para maximizar razonablemente sus beneficios.
1.3. Buscar que los bienes y servicios que la ALCALDIA MUNICIPAL adquiera
por este medio, se obtengan de conformidad con la ley 80 de 1993, logrando
resultados oportunos de acuerdo con sus metas y objetivos.
1.2. ESPECIFICOS.
2.1. Reglamentar en forma clara y precisa los mtodos y procedimientos para el
manejo de las CAJAS MENORES.
2.2. Unificar criterios bsicos en torno al manejo de las CAJAS MENORES, de
forma que los funcionarios encargados apliquen los procedimientos establecidos
obteniendo una mayor eficiencia en su labor.
2.3. Dotar a los funcionarios responsables de las CAJAS MENORES de una
herramienta adecuada para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer
y aplicar los procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, as como
sus responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrn ser
complementados y ajustados a las necesidades especficas de esta Entidad.

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2. D E S C R I P C I N G E N E R A L D E L P R O C E D I M I E N T O
2.1. DEFINICION
Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del
presupuesto de gastos de la Entidad, y su finalidad es atender erogaciones de
menor cuanta que tengan el carcter de situaciones imprevistas, urgentes,
imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la Administracin.
2.2. CAMPO DE APLICACIN
Las disposiciones contenidas en el presente manual son aplicables a la ALCALDIA
MUNICIPAL de Santa Rosa del Sur.
2.3. CONSTITUCION
2.3.1. FORMALIDADES
Las CAJAS MENORES se constituyen nicamente para cada vigencia fiscal,
mediante acto administrativo emanado del Alcalde Municipal, en el cual se indicar
claramente la finalidad y la clase de gastos que se podrn efectuar a travs de
ella.
El acto administrativo de constitucin de una CAJA MENOR debe contener
explcitamente los siguientes aspectos:

Cuanta.
Objeto o finalidad de los fondos destinados a la CAJA MENOR.
Discriminacin de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la
normatividad vigente.
Indicacin de los rubros presupuestales que se afectarn y su
cuanta.
Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su
manejo.
Cargo del funcionario designado como ordenador de la caja menor.

En el evento de que una CAJA MENOR quede inoperante no se podr constituir

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otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Si la Alcalda requiere un nmero mayor de CAJAS MENORES, el Alcalde,
mediante acto administrativo podr ordenar la creacin de nuevas cajas menores,
siempre y cuando se ajuste a las disposiciones vigentes en la materia.
Para autorizar un nmero mayor de CAJAS MENORES el Alcalde tendr en
cuenta el presupuesto asignado a la Entidad, sus necesidades y las diferentes
dependencias que la forman.
2.3.2. CUANTIAS AUTORIZADAS
Las cuantas de las Cajas Menores en las entidades para cada vigencia fiscal, se
establecern de acuerdo con la siguiente tabla:
PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD
( EN S.M.M.V.)
MENOS
10.001
20.001

DE
A
A

MXIMA CUANTIA DE LAS

CAJAS MENORES
(EN S.M.M.V)

10.000
20.000
40.000

20
40
60

El Alcalde adoptar mediante acto administrativo las cuantas autorizadas para

cada CAJA MENOR, teniendo en cuenta el rango presupuestal en el que se
encuentre la Entidad y el salario mnimo mensual legal vigente para el ao fiscal
respectivo.
Cuando en la Alcalda exista ms de una CAJA MENOR, la sumatoria de los
montos de las mismas no podr ser superior a las cuantas antes sealadas.
2.3.3 REQUISITOS PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR
El primer giro constituye el inicio operativo de la CAJA MENOR, para el cual se
requiere:

Que exista acto administrativo de creacin, expedido por la Mxima

autoridad del Municipio
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Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al

responsable del manejo y administracin de la CAJA MENOR.

Que el responsable de su manejo y administracin tenga pliza de manejo

vigente, aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total
de la CAJA MENOR.

Que se hayan surtido los trmites bancarios pertinentes, si su manejo se

realiza a travs de una cuenta corriente.

2.4. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR

2.4.1. RESPONSABLE DEL MANEJO
De acuerdo con la normatividad vigente, se designar a un funcionario
responsable de la CAJA MENOR, el cual estar debidamente autorizado mediante
acto administrativo y deber constituir pliza de manejo ante una entidad
aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el 100%
del monto del fondo de caja menor establecido. Esta pliza puede ser individual o
global segn las necesidades concretas de la entidad y el criterio que se
establezca al respecto.
El funcionario designado para esta labor deber estar habilitado y capacitado para
su adecuado manejo. De preferencia este empleado debe ser distinto al Jefe de
bodega o Almacn, Tesorero, Pagador, Jefe o responsable de la Contabilidad, o
quien desempee actividades de control de la Entidad. Un funcionario no podr
manejar ms de una Caja Menor.
Los ordenadores del gasto y responsables del manejo de las CAJAS MENORES
respondern disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y
omisiones, resultantes de sus actuaciones respecto a la administracin de estos
dineros.
2.4.2. FUNCIONES DEL RESPONSABLE
Son funciones del responsable del manejo de las CAJAS MENORES las
siguientes:
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Llevar y mantener al da los libros de Caja menor que se requieran para los
registros contables y control de los fondos.

Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado

en la ley 80 de 1993, las normas administrativas, fiscales y el presente
manual.

Legalizar oportunamente las cuentas para la reposicin de los fondos,

manteniendo liquidez.

Elaborar mensualmente las conciliaciones y presentarlas para la revisin y

aprobacin por parte del ordenador de la Caja Menor.

Responder por el buen manejo y funcionamiento de los fondos entregados.

2.4.3. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS

Las CAJAS MENORES funcionarn contablemente como un fondo fijo, y

nicamente su movimiento tendr relacin directa con la creacin, aumento,
disminucin y su cancelacin definitiva.
El manejo de los dineros se har de la siguiente manera:
Cuando el monto de la CAJA MENOR no exceda los (10) diez salarios mnimos
legales mensuales vigentes, estos dineros podrn manejarse en efectivo. Sin
embargo la apertura y legalizaciones debern efectuarse a travs de una cuenta
corriente.
Aquellas CAJAS MENORES que por necesidades del servicio deban mantener
recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuanta amerite manejo
en cuenta corriente, podrn mantener en efectivo un valor que no supere los (5)
cinco salarios mnimos legales mensuales vigentes.
2.5. DESTINACION
Los fondos que constituyen las CAJAS MENORES solamente pueden utilizarse
para sufragar
gastos generales identificados y definidos
en los conceptos del
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Presupuesto Anual de la ALCALDIA MUNICIPAL y en el acto administrativo que las

constituye, que tengan el carcter de urgentes, imprescindibles, inaplazables e
imprevistos.
En casos excepcionales el Representante Legal de la entidad podr destinar las
cajas menores para sufragar gastos
Podr adquirirse por caja menor los siguientes gastos, que por circunstancias
imprevistas sustentadas no las puedan suministrar aquellos proveedores
autorizados que tienen contratos de suministro de bienes o servicios, o cuando se
requiera un servicio especial. Estos gastos eventuales nicamente son
autorizados por el ordenador de la caja menor y son los siguientes:
Impresos y publicaciones que se requieran de manera urgente.
Mantenimiento y reparacin de muebles, vehculos y equipos cuando se
requiere de un elemento pequeo o servicio especial de manera urgente.
Fotocopias en caso de que la entidad tenga en mantenimiento los equipos o
que por su urgencia y teniendo en cuenta la ubicacin geogrfica se
requiera del servicio.
Adquisicin de repuestos para comunicacin, accesorios y equipos de
computacin.
Servicio de fax en caso de tener dao el equipo o por interrupcin en las
comunicaciones.
Compra de tarjetas de servicio celular en caso de que se agoten los planes.
2.5.1. LIMITES
Los gastos que se efecten en efectivo por CAJA MENOR, considerados
individualmente, no podrn superar en cada operacin el equivalente a un (1)
salario mnimo legal mensual vigente y tampoco podr efectuarse ninguna clase
de fraccionamiento en las compras a travs de estos fondos para poder superar
este monto.
2.5.2. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos para realizar gastos por CAJA MENOR deben ajustarse a lo
normado en la entidad para la adquisicin de bienes y servicios en concordancia
con lo establecido en la Ley de Contratacin Pblica y normas reglamentarias.
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2.5.3. COMPROBANTES
Para efectos de la comprobacin de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y
dems documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio debern
cumplir los siguientes requisitos:
a) Las facturas, recibos y dems comprobantes debern estar elaborados en
original y contendrn los siguientes datos mnimos:

Nombre del beneficiario e identificacin con nmero de NIT o cdula de

ciudadana.
Lugar y fecha. de expedicin.
Detalle y especificacin del gasto.
Valor del servicio o bien, en letras y/o nmeros.
Descuentos de ley vigentes si hubiese lugar a ellos.
Firma del Proveedor del Bien o Servicio
Copia Rut

Nota 1: Los recibos expedidos por Registradoras de los establecimientos

comerciales debidamente autorizados, se aceptarn de acuerdo a su diseo
particular.
Nota 2: Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajera debern
soportarse con las Planillas diseadas para evidenciar la diligencia, en donde
se constate la fecha, entidad, y valor, entre otros aspectos.
b) Los documentos no podrn presentar enmendaduras o tachones.
c) Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe comprobar el ingreso de
la bodega o almacn, mediante los documentos prescritos para tal fin.
d) Los elementos devolutivos adquiridos con fondos de CAJA MENOR sern
entregados al usuario, y el Jefe de bodega o almacn har el movimiento
respectivo en su cuenta.
e) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario

distinto al responsable de la CAJA MENOR, tal movimiento deber soportarse a

travs de recibos provisionales, los cuales sern legalizados ante este ltimo
dentro
de los
(3) tresMECI
das hbiles siguientes alPROCESO
desembolso.
EnFINANCIERA
caso contrario
GRUPO
OPERATIVO
GESTIN
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la responsabilidad total de la compra recaer sobre el funcionario que firm el

recibo provisional y se proceder a determinar la correspondiente
responsabilidad.
2.6. PROHIBICIONES
No se podrn realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones:
a) Comprar elementos cuya existencia est comprobada en las bodegas y
depsitos de la entidad.
b) Fraccionar compras de un mismo bien o servicio en una misma fecha.
c) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,
transferencias, cesantas, pensiones, sueldos, jornales, viticos, prestaciones
sociales y dems gastos similares.
d) Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual est
adscrita la CAJA MENOR.
e) Efectuar prstamos personales.
f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.
g) Cambiar cheques a personas naturales o jurdicas.
h) Contratar obligaciones a crdito.
i) Adquirir bienes y servicios por cuanta superior a los montos autorizados en el
acto administrativo de creacin.
j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto sealado en el
acto de creacin.
k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su
legalizacin.
2.7. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO.
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2.7.1. SOLICITUD DE REEMBOLSO

La solicitud de reembolso se efectuar una vez al mes en la cuanta de los gastos
realizados sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni
del 80% del monto total autorizado. Se har a travs del formato diseado para el
efecto, el cual llevar anexo las facturas, recibos, comprobantes de ingreso al
almacn y dems soportes que justifiquen el gasto, con la firma de cada uno de
los proveedores y del responsable de la caja.
La Tesorera girar al responsable del manejo de la CAJA MENOR el Valor Neto
resultante del Valor Total de las adquisiciones y gastos efectuados en el perodo,
disminuido en el Valor de los Descuentos realizados, los que debern ir
relacionados en el Formato de Reembolso y en los anexos para efectos que la
Tesorera gire el valor de los mismos a las entidades beneficiarias.
Los documentos soportes del reembolso se foliarn o numerarn en orden
ascendente y cronolgico, teniendo en cuenta que la expedicin de ellos debe
corresponder al perodo del reembolso solicitado.
El Formato de Solicitud del Reembolso deber incluir como mnimo:

Identificacin de la CAJA MENOR para la cual se efecta el reembolso.

Cargo del funcionario responsable.

Perodo que cubre el reembolso.

Relacin consecutiva de los comprobantes de egreso indicando:

Nmero del Comprobante

Nombre del Proveedor

Nmero del Documento Soporte (Factura, Recibo, Tiquete Registradora,

etc.)

Imputacin Contable

Imputacin Presupuestal
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Valor Bruto de la Compra o Servicio

Valor de los Descuentos discriminado su naturaleza y porcentaje aplicado

(Retencin en la Fuente a ttulo de Renta, Retencin en la Fuente de
Industria y Comercio y Retencin en la Fuente sobre el Valor Agregado IVA,
entre otros)

Valor Neto (Valor Bruto de la Compra o Servicio menos el Valor de

los Descuentos)

El Valor Total de las Columnas: Valor Bruto, Descuentos, Valor Neto.

Valor a reembolsar en Letras y Nmeros (Corresponde al Valor Neto)

Resumen Presupuestal y Contable de acuerdo con la imputacin individual

de cada compra.

Firma del responsable de caja menor con el visto bueno del ordenador del
gasto

La cuenta de reembolso, con todos sus soportes, la presentar el funcionario

responsable del manejo ante el ordenador del gasto, quien con su firma autorizar
el reembolso correspondiente. La solicitud de reembolso se har en original y una
copia as:

Primera copia para Contabilidad

Segunda copia para el responsable de la CAJA MENOR.

No obstante, la entidad puede determinar el nmero de copias que considere

necesarias para ejercer el control administrativo segn procedimientos internos
establecidos.
2.7.2. GIRO DEL REEMBOLSO
Una vez surtidas las etapas para la aprobacin del reembolso, el Tesorero, con
base en la Relacin de Giro y Orden de Pago respectiva girar su valor a nombre
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de la Caja Menor, seguido del nombre del responsable. No se podrn solicitar

reembolsos ms de una vez al mes, en caso de que sta sea necesaria, el
ordenador del gasto mediante acto administrativo podr autorizarlo.
2.8. LEGALIZACION DEFINITIVA
Dado que la Caja Menor opera nicamente durante una vigencia fiscal (ANUAL),
su legalizacin definitiva deber hacerse antes del 28 de Diciembre del ao fiscal
respectivo.
Para el efecto, el funcionario responsable de la CAJA MENOR presentar una
relacin de los gastos diligenciando los formatos establecidos por la
administracin, anexando los comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, los
recibos de consignacin expedidos por la misma Tesorera o por la entidad
bancaria autorizada para tal fin, en donde conste el reintegro de los dineros.
En la legalizacin se deben tener en cuenta las formalidades establecidas para
gestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una
nota resaltante que se trata de la LEGALIZACIN DEFINITIVA, por lo tanto no
habr lugar a reembolso de dinero
El responsable responder fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la
oportuna legalizacin de la CAJA MENOR, situacin que al cierre de la vigencia
fiscal dar lugar a que el Contador, registre el valor no legalizado en el rubro de
responsabilidades en proceso, dndole el tratamiento de faltantes de fondos e
informando al respectivo Organismo de Control para que inicie con las
investigaciones respectivas.
2.9. CANCELACION DE UNA CAJA MENOR
Cuando se considere que el funcionamiento de una CAJA MENOR es innecesario
e inconveniente, sta podr ser cancelada por disposicin de la misma autoridad
que orden su constitucin por voluntad propia o a peticin de autoridad
competente.
La cancelacin se ordenar mediante resolucin despus de haberse legalizado
todos los gastos que se hubieren realizado, de acuerdo con los procedimientos
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prescritos en el presente manual.

El registro contable es idntico al realizado en la legalizacin definitiva por cierre
de vigencia.
2.10.

CONTROL

2.10.1.

CLASES DE CONTROL

CONTROL FISCAL

El Control Fiscal del manejo de las CAJAS MENORES es responsabilidad de la

Contralora Departamental de Bolvar y/o Contralora General del Republica, la
cual ejercer esta funcin de acuerdo con los mtodos y normatividad establecida.

CONTROL ADMINISTRATIVO

La Oficina de Control Interno de la entidad velar por el cumplimiento de las

disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya la responsabilidad que
compete al responsable del manejo de Caja Menor y al Ordenador de la caja, en
todos sus rdenes.

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3. T R A T A M I E N T O C O N T A B L E
Los registros contables para cada etapa del ciclo de una Caja Menor corresponden
a:
3.1. GIRO DE LA CAJA MENOR - CREACIN
CODIGO
11
1105
110502
110502
11
1110
111001
111001xx

NOBRE DE LA CUENTA
Efectivo
Caja
Cajas Menores
Por cada Caja Menor
Efectivo
Bancos y Corporaciones
Bancos
Por cuenta corriente

DEBE

HABER

xxxxx

XXXXX

3.2. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO

CODIGO
16
51 o 52
5110
5110XX

NOBRE DE LA CUENTA
Propiedades, Planta y Equipo o
Administracin o de Operacin
Generales
** Segn el gasto

1105
110502

Caja
Cajas Menores

DEBE

HABER

XXXXX

XXXXXX

La causacin de la contribucin 4 x1000 debe efectuarse en el momento en que

se realice el desembolso correspondiente, registro que debe verificarse al realizar
la conciliacin bancaria.

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3.3. GIRO DEL REEMBOLSO

CODIGO
11
1105
110502
110502

NOBRE DE LA CUENTA
Efectivo
Caja
Cajas Menores
Por cada Caja Menor

11
1110
111001
111001xx

Efectivo
Bancos y Corporaciones
Bancos
Por Cuenta corriente

DEBE

HABER

xxxxx

XXXXX

3.4. LEGALIZACION DEFINITIVA

CODIGO
16
51 o 52
5110
5110XX
11
1105
110502

NOBRE DE LA CUENTA
Propiedades, Planta y Equipo o
Administracin o de Operacin
Generales
** Segn el gasto
Efectivo
Caja
Cajas Menores

DEBE

HABER

XXXXX

XXXXX

Reintegro del dinero disponible al cierre de la vigencia

CODIGO

NOBRE DE LA CUENTA

11
1110
111001
111001xx

Efectivo
Bancos y Corporaciones
Bancos
Por Cuenta corriente

11
1105
110502

Efectivo
Caja
Cajas Menores

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DEBE

HABER

XXXXXX

XXXXX

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110502xx

Por responsable

3.5. REGISTROS
Todo funcionario responsable del manejo y administracin de una Caja Menor
deber llevar libros auxiliares que le permitan controlar las operaciones que realice
con cargo a los recursos del Fondo Fijo.
NOTA 1: El registro contable referente a la clasificacin del gasto debe afectar
correctamente el grupo con relacin al objeto del gasto, cargo diferido, o
propiedad, planta y equipo segn la transaccin.
NOTA 2: El registro presupuestal debe afectarse de acuerdo a los registros en los
certificados de disponibilidad y registro presupuestal, conservando los principios
de presupuesto.
3.5.1. LIBROS AUXILIARES
El funcionario responsable de caja menor, a travs del sistema contable registrara
los asientos correspondientes de caja menor, en cuanto a la causacin, teniendo
accesos al sistema para verificar los libros auxiliares que procese referentes a las
cuentas que se utilizan en las transacciones de cdigos contables, de acuerdo al
plan general de la contabilidad pblica
3.5.2. SALDOS DIARIOS
Los libros auxiliares debern mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a
medida que se vayan utilizando los dineros de la Caja Menor.
Mensualmente se efectuar el cierre de los libros, sumando dbitos y crditos y
determinando su saldo final. Igualmente, al terminar cada vigencia, el funcionario
responsable de la Caja Menor har un corte contable, el cual implica el reintegro
del efectivo y del saldo en cuenta corriente. El reintegro se podr efectuar
directamente en la Tesorera o en el Banco que sta determine para el efecto,
cuyos recibos sern los soportes para el cierre definitivo.
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La sumatoria de los saldos diarios del libro de caja y de bancos, ms los vales no
legalizados y las legalizaciones no reembolsadas ser igual al monto total del
Fondo Fijo de Caja Menor.
3.6. CORRECCION DE ERRORES
Cuando el error cometido es en la partida escrita en la columna dbito o crdito,
se hace la correccin generando un nuevo registro mediante nota de contabilidad
realizando la correccin y nuevamente se contabilizar el registro correcto.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
01

FECHA DE
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
06/01/2012
Creacin del documento

GRUPO OPERATIVO MECI

PROCESO GESTIN FINANCIERA

COMIT SISTEMA INTEGRADO
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