Plan De Auditoria En Gestin De Compras

Empresa ELECKTROCASA S.A

Objetivos:
Objetivo general-.
Proveer informacin profesional e independiente a la empresa (cliente), as
mismo una opinin independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad
respecto al buen uso de los fondos de la organizacin en el ciclo del proceso de
compras y detectar actividades no ticas o fraudulentas.
Procesos del rea
de compras

Objetivos
relacionados al
proceso del rea

Determinacin necesidades
Solicitud de bienes
Solicitar mercadera de
acuerdo a la necesidad
de compra.

Solicitud de
mercaderas de
acuerdo al reporte de
los productos
necesarios
Adquisicin
Adquisicin de
mercadera segn
cotizaciones y ofertas

Solicitar mercadera
con la correspondiente
aprobacin de la
necesidad de compra.

Adquirir mercadera con

solicitud de cotizaciones
y elaboracin d estudio
comparativo de ofertas

Objetivos de la
auditoria

Riesgo

Verificacin de
los
requerimientos
segn a
necesidades de
compras.
Sustentar el
requerimiento de
la mercadera
segn el stock en
almacn.

Descontrol y
desorden en el
manejo
presupuestal,
improvisacin en
le flujo d caja.
Compra de
productos in
necesarios y /o
de dudosa
calidad, mal uso
de los bienes.

preparar el
cuadro
comparativo de
ofertas de
proveedores y la
justificacin d la
seleccin

Pagos por
encima del
promedio de
mercado.
Adquisicin de
bienes de
dudosa calidad,
proveedores que
no cumplen con
el nivel de
servicio
requerido,
conflicto de
intereses,
compra de
bienes sin
garantas
necesarias.

Compra de
mercadera autorizada
por gerencia

Comprar mercadera
con el chequeo y firma
del gerente

Tomar en cuenta
la escala de
autorizaciones y
niveles de
decisin

Descontrol y
desordenen el
manejo
presupuestal de
la gerencia,
errores en los
pasos y proceso
logstico.
Cumplir con la
Incumplimiento
emisin de los
en el proceso de
documentos
adquisiciones
correspondientes ,recepcin de
para su
bienes y
adquisicin
servicios con
deficiencias en
cantidad, calidad
y costos,
conflicto de
intereses, falta
respaldo legal
ante el
incumplimiento
de un proveedor

Adquiran de
mercaderas con
orden de compra y /o
contrato

Adquirir mercadera
emitiendo la
correspondiente orden
de compra y/o contrato.

Recepcin y control
Recepcin de
mercaderas
verificando y
almacenando

Recibir mercadera con

la debida verificacin
fsica y adecuado
almacenamiento.

Tomar en cuenta
el control anual
de inventario y
procedimiento
para la recepcin
,almacenamiento
y control de
salidas del
almacn

Recepcin de
mercadera
registrando factura

Recibir mercadera con

el debido registro de la
factura

Tomar en cuenta
la fecha de la
factura en el rea
de contabilidad
de de a empresa

Pago
Compra de
mercadera con el
pago y registro de la

Compra d mediera y
realizar los procesos de
pago y registro contable

Tomar en cuenta
el manual que
contiene los

Bienes y
servicios de mala
calidad ,mal
control de los
activos, deterioro
anticipado de los
inventarios, mal
uso de los
recursos de la
institucin,
deficiente
atencin a los
trabajadores
Deficiencias en
manejo y control
contable, pagos
inadecuados por
errores en
registro de la
informacin,
quejas de
proveedores.
Errores en le
manejo del
gasto,

compra

Pago al proveedor
segn la solicitud de
compra y/o servicio

Entrega del pago al

proveedor indicado en
la solicitud de copra y/o
servicio

Proceso de actualizacin de proveedores

Clasifica a
Obtener informacin
proveedores por
oportuna por
servicio ofertado
proveedores de
acuerdo ala mercadera
requerida
Verifica documentos
para seleccionar
proveedores segn
registro

Verificacin de
documentos mnimos
que sustentan el
registro de proveedor
para su seleccin

reglamentos
contables que
sealan
el
procedimiento a
seguir en los
procesos
contables.
Verificar a
identidad del
proveedor antes
de la entrega del
pago, confirmar
la conclusin del
trabajo
contratado as
como el
comprobante de
pago adjunto al
contrato

inadecuado
manejo
presupuestal

Existencia de un
registro de
proveedores
sistematizado
por tipo de
producto o
servicio.
Verificacin de
archivos de
proveedores que
contengan los
requisitos segn
el reglamento,
para su
seleccin como
tal.

Demora en la
ubicacin de
proveedor por
tipo de servicio o
producto que
oferten .

Entrega de
cheques sin
verificacin de
documentos de
identidad del
proveedor,
entrega de
cheques sin
confirmacin de
termino de
trabajo
contratado.

Incumplimiento
de reglamento de
adquisiciones de
bienes y
servicios.
Seleccin de
proveedor
inexistente legal
o tributariamente.

Criterios: NORMAS
ISSO 9001
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al

proveedor y al producto adquirido deben depender del impacto del producto

adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final.
La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la
re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas.
7.4.2 Informacin de las compras
La informacin de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo,
cuando sea apropiado:
a) los requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y
equipos,
b) los requisitos para la calificacin del personal, y
c) los requisitos del sistema de gestin de la calidad.
La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los requisitos de compra
especificados antes de comunicrselos al proveedor.
7.4.3 Verificacin de los productos comprados
La organizacin debe establecer e implementar la inspeccin u otras actividades
necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos
de compra especificados.
Cuando la organizacin o su cliente quieran llevar a cabo la verificacin en
las instalaciones del proveedor, la organizacin debe establecer en la informacin
de compra las disposiciones para la verificacin y el mtodo para la liberacin del
producto.
Alcance: parcial
Tomaremos en cuenta nuestro estudio de auditoria en un rea de la
empresa Elecktrocasa S.A rea, gestin de compras.

El trabajo de auditoria incluye la revisin de los procesos de adquisicin de

la empresa en trminos de competitividad transparencia y eficacia para asegurar
que los bienes adquiridos

cumplan con los requerimientos de la organizacin, los

mismos que deben incluir lo siguiente:

Procedimiento de recepcin e inspeccin de bienes para determinar la

conformidad del proceso con las especificaciones acordadas del bien.

Evaluacin de procedimientos establecidos para reducir el riesgo de
compra de equipos que no cumplen con los requerimientos o que se

encuentren defectuosos.
Manejo de control sobre las rdenes de compra.
El trabajo de auditoria en esta rea incluye la utilizacin y aprobacin de

firmas consultoras y la eficacia de procedimientos para obtener personal

calificado con experiencia.
FECHA Y LUGAR: la auditora realizada el da 22 de julio del presente iniciada a
las 8.00 am horas hasta el da23 de julio del presente se realizo a la auditoria
administrativa de manera parcial al rea de compras en la empresa Elecktrocasa
S.A dedicada a la venta de electrodomsticos ubicada en AV. Snchez cerro 333.

CRONOGRAMA
Fecha: 22/07/13-23/07/13.
Auditor:
-Roa Garca, Rina.
-Domnguez Rojas, Noem.
-Ynga Segura, Diana
Norma: NIAS (ISO 9001)

Da
22-07-13

Hora
8.00 am

9:00 a.m
11:00 a.m

Proceso/requisito
Determinacin
necesidades
/observacin,
documentacin
(ordenes de compra,
requerimientos)
Entrevista y
cuestionario
Adquisiciones
(requerimiento de
cotizaciones y el
estudio comparativo
de ofertas )
Cheques debidamente
firmados y contratos.

Auditado
Jefe del rea de
logstica

Trabajadores del
rea

Refrigerio
14:00 pm

Recepcin y
control/verificacin
fsica de de las
adquisiciones
(almacn), facturas y
cardex, revisin del
sistema de stock,
verificacin de guas

Jefe de almacn

de guas de remisin

23-07-13

17:00 pm

Pago/verificacin de
los registros
contables, verificacin
del pago a los
proveedores.

9:000am

Proceso de
actualizacin de
proveedores/solicitar
informacin de los
proveedores ,registro
de proveedores

11:00 am

Cierre y
Presentacin del
informe

Funciones y responsabilidades de los miembros:

Josu Castillo Rodrguez, Jefe Del rea De Logstica.

Carlos Chvez Manrique, Jefe De Almacn.
Juana Orozco Tocto, Asistente Del rea De Compras.

Jefe de logstica:
Encargado de llevar acabo el cumplimiento del de entrega, as como reportar al
gerente administrativo financiero los indicadores de cumplimiento de entrega a
tiempo y sin devoluciones a los clientes .controlar los gastos de logstica y hacer
un seguimiento continuo al presupuesto anual de la seccin. Dirigir la personal de
manera que hagan los despachos del producto en la cantidad, calidad tiempo y
lugar solicitado por los clientes.
Jefe de almacn

1. controla y registra las entradas y salidas de materiales, y otros bienes

propiedad o en custodia de la empresa, de acuerdo a lo establecido por la
empresa para cotejar existencias.
2. verificara que los materiales, equipos, productos, propiedad o en custodia
de la empresa, estn debidamente almacenados para su localizacin y
distribucin adecuada.
3. realiza, tramita y verifica reportes y documentos propios de su especialidad,
para el reabastecimiento de materiales, equipos, y otros bienes propiedad
de la empresa.
4. solicita y tramita los medios o elementos necesarios para carga y descarga
de materiales, equipos, y otros bienes propiedad o en custodia de la
empresa, para el almacn.
5. realizara el armado y desarmado de equipo para almacenamiento.
6. realizara las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.
Asistente del rea de compras

Recibe, revisa y organiza los materiales y equipos adquiridos por la

empresa.

Colabora en la clasificacin, codificacin y rotulacin de materiales y

equipos que ingresan al almacn.

Registra y lleva el control de materiales y equipos que ingresan y egresan

del almacn.

Distribuye y moviliza materiales y equipos de la unidad.

Colabora en la realizacin de inventarios peridicos.

Custodia la mercanca existente en el almacn.

Lleva el archivo de la unidad.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Cuestionario
1.- cuenta el rea de compras a examinar con un organigrama funcional?
a) Si
b) no
c) n.a
2.- el rea de compras cuenta con los siguientes documentos: manual de
organizacin y funciones, manual de procedimientos.
a) Si
b) no
c) n.a
3.- se establece claramente lneas de responsabilidad y autoridad en el rea?
a) Si
b) no
c) n.a
4.- se cumple los objetivos y metas trazados por el rea?
A) Si
b) no
c) n.a
5se realizaran programaciones de compra de mercadera?
a) Si
b) no
c) .n.a
6.- se encuentra ordenado cronolgicamente el archivo de las rdenes de
compra de tal manera que permite un real control y revisin de los mismos?
a) Si
b) no
c) n.a
7.- la empresa tiene la poltica de requerir al proveedor cotizaciones y/o listado
de precios?
a) Si
b) no
c) n.a
8.- se conservan dichas cotizaciones debidamente ordenadas para su ubicacin
y revisin en cualquier momento?
a) Si
b) no
c) n.a
9.- se verifican las facturas de los proveedores con: listado de precios y con guas
de remisin.

a) si
b)no
C) n.a
10.- se verifican las guas de remisin con la orden de compra respectiva?
a) Si
b) no
c) n.a
11.- estn claramente identificadas las facturas de proveedores con un sello a fin
de evitar su nueva utilizacin?
a) Si
b) no
c) n.a
12.- en caso de facturas por fletes son revisadas, aprobadas y canceladas por el
jefe de la seccin correspondiente?
a) Si
b) no
C) n.a
13.- se realizan programaciones de pago de proveedores?
a) Si
b) no
c) n.a
14.- los pagos de las letras de cambio a los proveedores se realiza en: efectivo y
cheque.
a) Si
b) no
c) n.a
15.- se rota peridicamente al personal?
a) Si
b) no
c) n.a
16.- los pagos de la facturas a los proveedores han sido revidados y autorizadas
por un funcionario responsable?
a) Si
b) no
c) n.a
17existe evidencia de que los pagos efectuados a los proveedores son
verificados y controlados?
a) Si
b) no
c) n.a
18.- recibe directamente del rea de contabilidad los siguientes documentos para
la verificacin: orden de compra, facturas y guas de remisin.
a) Si
b) no
c) n.a
19.- existe evidencia de que toda la informacin sustentatoria ha sido registrada
adecuadamente en el registro de compras, revisada y aprobada por un
funcionario?
a) Si
b) no
c) n.a
20.- se comprueban y verifica los reportes emitidos por el sistema en el rea de
compras?
a) Si
b) no
c) n.a
21.- se efecta un recuento fsico de la mercadera al recepcionarla y es
verificada con la gua de remisin?
a) Si
b) no
c) n.a
22.- la verificacin lo realiza un funcionario responsable?
a) Si
b) no
c) n.a
23.- La mercadera esta asegurada con plizas de seguros contra robos e
incendios?
a) Si
b) no
c) n.a
24.- son utilizados los cardex para controlar las entradas y salidas de la
mercaderas en almacn?
a) Si
b) no
c) n.a
25.- se realizan inventarios fsicos peridicos de la mercadera en almacn?
a) Si
b) no
c) n.a
26.- los bienes malogrados o con defecto se desenvuelven a los proveedores con
guas de remisin?

a) Si
b) no
c) n.a
27.- la devolucin de la mercadera a los proveedores se controla con la
recepcin de la nota de crdito?
a) Si
b) no
c) n.a
28.- cumple el libro de compras con todo los requisitos legales en cuanto: diseo,
llenado, y legalizacin.
a) Si
b) no
c) n.a

INFORME DE LA AUDITORIA
En virtud de las normas y los objetivos de la auditora realizada el da 22 de
julio del presente iniciada a las 9.00 am horas hasta el da23 de julio del
presente se realizo a la auditoria administrativa de manera parcial al rea de
compras en la empresa Elecktrocasa S.A dedicada a la venta de
electrodomsticos ubicada en AV. Snchez cerro 333 en la cual se hallo a los
trabajadores: Josu Castillo Rodrguez(Jefe del rea de Logstica), Carlos Chvez
Manrique(Jefe de Almacn), Juana Orozco Tocto( Asistente del rea de Compras) en

la oficina del rea se procedi a realzar el respectivo levantamiento de

informacin encontrando los siguientes hallazgos Como resultado de la
realizacin de las actividades de control de la matriz de riesgo, as como del
cuestionario de control interno, hemos determinado las siguientes debilidades
de control que requieren de mayor atencin e importancia para la empresa, las
cuales detallo a continuacin.

1.- AUSENCIA DE UN ORGANIGRAMA EN LA EMPRESA. (Pregunta N 1)

He observado la ausencia de un organigrama funcional en el rea de

compras.
A pesar de ello, la estructura de la empresa cuenta con las reas de:

Directorio, Gerencia, Ventas, Almacn y el rea de evaluacin: Compras.

Esto origina la falta de eficiencia en las labores diarias de cada rea y por
ende de toda la organizacin, observndose inadecuada direccin y control,
existiendo interferencia en las actividades y duplicidad de funciones por la

inadecuada distribucin y descoordinacin de procesos.

La causa se debe a la poca importancia que le presta la gerencia, a esta
deficiencia administrativa, basndose las operaciones de la empresa en el
desenvolvimiento emprico de las mismas.

2.- NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN,

PROCEDIMIENTOS, FUNCIONES, POLTICAS Y REGLAMENTO EN EL REA
DE COMPRAS. (Pregunta N 2)

Se observa la falta de un manual de organizacin, funciones,

procedimientos y polticas, en el rea de compras, documentos que deben
indicar cmo est constituida el rea, que personal conforma dicha rea, las
actividades o funciones que desempear cada personal generando
responsabilidades, y los procedimientos realizados para cada operacin,
estas actividades son desarrolladas en base a las instrucciones
comunicadas en forma verbal, desde el inicio de las actividades de la
empresa, siendo desarrollados a la rutina y experiencia a travs de los
aos. Contemplndose la falta de asignacin de funciones por escrito,

existiendo deficiencias en la realizacin de las operaciones.

Lo observado genera que los mtodos y procedimientos adoptados por la
gerencia de la entidad no coadyuven al cumplimiento de los objetivos
asegurando una direccin ordenada y eficiente en las actividades, as como
la falta de deteccin de fraudes y errores, afectando el proceso
administrativo y la solidez del control interno.

La causa es la falta de un ambiente de control interno, los mtodos y

procedimientos dados por la gerencia en forma verbal as como la
organizacin, delegacin de autoridad y responsabilidad, y la implantacin
de polticas adecuadas.

3.- FALTA DE LNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. (Pregunta

N 3)

Se observa que el personal del rea de compras no tiene bien definidas las

lneas de responsabilidad y autoridad de las funciones.

Segn el manual de organizacin y funciones se debe establecer
claramente las lneas de autoridad y responsabilidad para la iniciacin y
aprobacin de transacciones para un adecuado cumplimiento de polticas

administrativas.
Esto origina inadecuada direccin y control para el personal de esta rea
as como ineficiencia en la realizacin de las actividades asignadas al

personal.
Se debe a que la empresa no cuenta con un organigrama, ni con un manual
de organizacin y funciones necesarias para la designacin correcta de los
deberes y responsabilidades.

4.- NO EXISTEN OBJETIVOS Y METAS TRAZADAS PARA EL REA DE

COMPRAS.(Pregunta N 4)

Se detect que no se establece metas y objetivos al personal que labora en

el rea de compras, lo que imposibilita el cumplimiento de los objetivos y
metas trazados por la organizacin. Las funciones estn supeditadas a los

requerimientos del rea de acuerdo a las necesidades.

Una adecuada administracin estratgica define sus metas y objetivos y a
su vez orienta estos metas a objetivos especficos por unidad de negocio,
permitiendo al personal del rea de compras que capte, desarrolle, gestione
y controle sus operaciones segn los objetivos estratgicos del negocio.

Lo observado se debe al desconocimiento de la gerencia de impartir

objetivos y metas, y hacerlas cumplir asegurando la direccin y ejecucin
ordenada y eficiente de las actividades.

5.- NO EXISTEN PROGRAMACIONES DE COMPRAS, SEGN PLAN ANUAL

DE NECESIDADES.(Pregunta N 5)

De la evaluacin de control interno y de la matriz de riesgos, se observ

que la mayora de las compras se realizan con carcter de urgencia, o
cuando el cliente realiza un pedido solo ah se revisa el stock. Lo que
origina desembolsos no programados y presupuestos de ltimo momento,

debindose a la falta de un programa de adquisiciones.

Situacin que origina altos costos por la falta de stock e improvisaciones del
flujo de caja de la empresa y conflicto de intereses.

6.- NO SE VERIFICAN LAS GUAS DE REMISIN CON LA ORDEN DE

COMPRA RESPECTIVA.(Pregunta N 10)

De la verificacin realizada se observ que el encargado de almacn no

compara las rdenes de compra emitidas con las guas de remisin
recepcionadas con las mercaderas, solo constata la mercadera con las
guas de remisin y en algunos casos con las facturas; e informa
verbalmente al encargado del rea de compras de la conformidad o no de

la mercadera.
Esto se debe a la falta de un procedimiento continuo que describa cuales
son los documentos que intervienen en la actividad de recepcin y
verificacin en informar con documentos al encargado de cada recepcin y

verificacin de la mercadera.
Situacin que ha originado que se ingrese al almacn mercadera no
correspondiente, o que exista faltante o sobrante de mercadera. As mismo
origina que el almacn no cuente con la mercadera que se requiera debido
a los faltantes existentes, o que se incurran en gastos innecesarios por los
posibles sobrantes de mercadera.

7.- FALTA DE PLIZAS DE SEGUROS CONTRA ROBOS E INCENDIOS.

(Pregunta N 23)

De la revisin efectuada se ha comprobado que la empresa nunca ha

contado con plizas de seguros de la mercadera contra robos e incendios y
no cuenta con un sistema de deteccin, alarmas y entrenamiento del

personal en caso de desastre.

Toda empresa debe contar con garantas que aseguren el patrimonio para
evitar prdidas futuras irrecuperables, principalmente cuando existe

mercadera y equipos para proteger.

Lo que representa un riesgo para la empresa, considerando que en una

situacin de robo o incendio, le afectara en gran medida.

Lo observado se debe a la falta de prevencin por parte de la gerencia de
no contar con plizas de seguros, ni medidas de seguridad sobre todo para
el rea de almacn.

7.1.- AUSENCIA DE EXTINTORES CONTRA INCENDIO.

Se comprob que en el rea de compras y almacn, no se cuenta con

extintores como medida de seguridad en caso de incendio.

Segn las medidas de seguridad toda entidad debe estar implementada con
equipos de seguridad, as como simulacros en caso de desastres para

prevenir accidentes en el centro de trabajo.

Esto origina que en caso de incendio la empresa no est preparada,

generando gastos innecesarios por prdidas que se pueden prevenir.

Situacin que se presenta por la falta de una poltica de seguridad para la
prevencin de desastres que contemple la realizacin de simulacros, y
revisin de equipos en general.

8.- NECESIDAD DE IMPLEMETAR EL USO DE KRDEX EN EL REA DE

ALMACN. (Pregunta N 24)

Se observo que en el almacn no se cuenta con un sistema de Crdex

manual y/o mecanizado para controlar y verificar las entradas y salidas de

las mercaderas en almacn.

Las existencias son verificadas en el sistema de la diferencia de lo que se

compra (ingresa) con lo que se vende (salida) de cada producto.

Toda operacin de ingreso y salida de las existencias deben registrarse en

un Crdex para llevar un adecuado control y una mejor contabilizacin.

Eso origina que exista diferencia del saldo arrojado por el sistema de
logstica con el saldo fsico de almacn y al momento de necesitar un

producto este no se encuentre.

Deficiencia que se presenta por el descuido por parte de la gerencia de
implantar un adecuado control de inventarios.

9.- NO SE EVIDENCIA LA REALIZACIN DE INVENTARIOS FSICOS

PERIDICOS. (Pregunta N 25)

Se constato que no se realizan inventarios fsicos de todos los productos

electrodomsticos.
Medidas de control interno sealan que se debe realizar inventarios fsicos
permanentes que permitan determinar a tiempo la existencia de faltantes o
identificar productos antiguos, a manera que se pueda mostrar saldos

actualizados en el sistema.
Situacin que representa un riesgo de presentacin de informacin

financiera y contable no razonable.

Situacin que se presenta por la falta de un debido control por parte del jefe
de compras y una adecuada supervisin por parte del gerente.

HALLAZGOS

Se encontr en el almacn mercadera no correspondiente, referente a

117 latas de pintura al agua valorizados en S/. 9828 para autos al
preguntarle al jefe de almacn manifest que el da 8 de julio el jefe de
logstica haba autorizado el ingreso de aquellos productos al almacn
verbalmente mediante un comunicado por correo el mismo que costa en

al anexo N1 del presente informe, se procedi a tomar las fotos

respetivas para el sustento del hallazgo el da 22 de julio a las 14:10

horas (Anexo N2) .

Asimismo se ha detectado faltantes de mercaderas (2 lavadoras de
dimensiones Dimensiones en cm. altoxanchoxprof 110 x 69 x 65
Capacidad: 13KLS blanco Dimensiones en cm. altoxanchoxprof.:
92x69x78capacidad14.5c. Blancoy 1 TV LG 42" CINEMA 3D 42LA6130
42LA6130 y dos celulares nokia modelo 206 y modelo lumia 720) por el
mondo de S/. 8399.00 segn facturas (N001-354 de Whirlpool Peru S.R.L
y N00023-765 de telefnica moviles) al comparar el registro de compras y
de ventas solicitado al jefe del almacn el mismo da de la verificacin fsica

llevada a cabo a las 17horas con 15 minutos.

Adems de lo mencionado anteriormente se han descubierto que se han
realizado compras innecesarias referente a la adquisicin de dos relojes de
marca casio modelo Edfifice Efx 510sp 1a Edicion Gold por el monto de
S/750.00 c/u y uno modelo guest U95027g1 por el monto de S/ 450.00
adquirido segn factura 001-20039 al no sustentar los requerimientos de la
mercadera con la correspondiente aprobacin de la necesidad de compra
de la mercadera segn el stock en almacn. as como la existencia de
cotizaciones adulteradas referente a los proveedores de kitchen center
SAC y Comercial Santa Luisa S.A.C. en la descripcin y el monto de los
productos respectivamente tal como consta en el anexo N2 del presente
informe

RECOMENDACIONES

Para poder determinar el impacto en la eficiencia de sus operaciones,

hemos desarrollado un cuadro en el que podremos comparar de que
manera es eficiente el proceso que se desarrolla, y como se podra mejorar
para obtener mejores resultados en la empresa de acuerdo a la
implementacin de las recomendaciones presentadas, a continuacin
presento el cuadro.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

N n

Proceso

1 Solicitud
1
m
ercadera

2 Solicitud
de
mercader
a de
acuerdo a
la
necesidad
de
compra

Observaciones

Carencia de un
organigrama
funcional en el
rea de compras

Falta de reas de
responsabilidad y
autoridad de las
funciones

Recomendaciones

Eficiencia de las operaciones

Antes de la
implementacin de
la recomendacin

Implementando la
recomendacin

Se recomienda a la
gerencia que se
contrate a un
administrador que
prepare un
organigrama funcional
donde indique los
organigramas
necesarios para las
diversas operaciones
que realiza la empresa
sus relaciones de
dependencia y
jerarqua entre cada
departamento

Falta de eficiencia
en las labores
diarias de cada
rea y por ende de
toda la
organizacin.

Se contratar
personal idneo,
capaz, eficiente
para dirigir y
ordenar en el
rea delegando
de esta manera
responsabilidad
de dirigir y
controlar las
labores del
personal del rea
y de esta manera
tome decisiones
en cualquier
operacin
realizada.

Se debe establecer
claramente las lneas
de autoridad y
responsabilidad para
la iniciacin y
aprobacin de
transacciones para un
adecuado
cumplimiento de
polticas
administrativas.

Inadecuada
direccin y control
para el personal de
esta rea asi como
ineficiencia en la
realizacin de
actividades
asignadas al
personal.

Observnd
ose inadecuada
direccin y control,
existiendo
interferencia en las
actividades y
duplicidad de
funciones por la
inadecuada
distribucin y
descoordinacin de
procesos

Llevar un
adecuado
cumplimiento de
polticas
administrativas
para la iniciacin
y aprobacin de
las transacciones.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

3 Proceso

Observaciones

Recomendaciones

Eficiencia de las operaciones

3 Adquisicin
de
mercadera

Falta de
programacin
de compras

Se recomienda a la
gerencia que el
manual de funciones y

Antes de la
implementacin
de la
recomendacin

Implementando la
recomendacin

Las compras se
realizan con
carcter de

Contar con un
cronograma de
adquisicin

segn
cotizaciones
y ofertas

4 Compra
mercadera
autorizada
por el
gerente

No se establece
metas y
objetivos

procedimientos
disponga la
elaboracin de un
programa

urgencia, o
cuando el cliente
realiza un pedido
slo ah se revisa
el stock, entonces
se realiza la
compra,
originando
desembolsos no
programados y
presupuestos de
ltimo momento.

llevando un mejor
control de las
compras de
acuerdo al stock
de almacn y
atiende de
manera ms
efectiva a los
clientes.

Se recomienda a la
gerencia establecer
criterios para
implementar metas y
objetivos al personal
del rea y as puedan
determinar su
adecuada funcin
dentro del rea.

Realiza
procedimientos
ineficaces no
pudiendo
determinar
desviaciones en
la ejecucin de lo
previsto con los
objetivos y
analizar las
causas de los
menores logros
para adoptar
medidas
correctivas

Permitir que el
personal del rea
capte, desarrolle,
y controle sus
operaciones
segn objetivos.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

N Proceso

Observaciones

Recomendaciones

Eficiencia de las operaciones

5
5

Adqu
isicin de
mercadera
con orden de
compra y/o
contrato

6 Recepcin
de

Antes de la
implementacin de la
recomendacin

Implementando
la
recomendacin

No se
verifica guas de
remisin con
rdenes de
compra.

Se
recomienda implantar
un procedimiento
donde establezca los
pasos de recepcionar,
verificar y emitir
informes al recibir la
mercadera o
ingresarla al almacn.

No se
constatan la orden
de compra con la
gua de remisin,
originando que se
ingrese al almacn
mercadera no
correspondiente o
bien faltante o
sobrante sin poder
confirmar, solo se
rigen por el
conocimiento previo
del pedido.

El
almacn contar
con la
mercadera que
se requiere en
cualquier
momento sin
faltantes ni
gastos
innecesarios y
sin sobrantes.

Falta de un
cardex en el

Se recomienda a la
gerencia implantar un

No se tiene
informacin oportuna

Llevar un
control

mercadera
verificando y
almacenand
o

rea de
almacn y la
realizacin de
inventarios
peridicos.

sistema de control de
mercaderas en
almacn por Cardex
para cada proveedor y
disponer polticas de
realizar inventarios
fsicos permanentes.

y adecuada de
faltantes o productos
por agotarse e
identificar productos
cuya fecha de
vencimiento est
prxima y hay que
cambiarlos, es por
ello que se realizan
compras con
carcter de urgencia

adecuado y una
mejor
contabilizacin
determinando
los saldos
mostrados en
los estados y
solo realizar
compras
programadas.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

N Proceso

Observaciones

Recomendaciones

Eficiencia de las operaciones

7 Compra
de
mercad
era con
el pago
y
registro
por la
compra

La falta de los
manuales de
organizacin,
funciones,
procedimientos y
polticas

Se recomienda a la
gerencia que
implemente los
MOF,
procedimientos y
polticas.

Antes de la
implementacin
de la
recomendacin

Implementando la
recomendacin

Las actividades
son
desarrolladas en
base a las
instrucciones
comunicadas en
forma verbal,
desde el inicio
de las
actividades de
la empresa
siendo
desarrolladas a
la rutina y
experiencia a
travs de los
aos,
contemplndose
la falta de
asignacin de
funciones por
escrito y
existiendo
deficiencias en
la realizacin de
las operaciones.

Existir una
adecuada
realizacin de las
operaciones
coadyuvado de
esta manera a
tener un ambiente
de control
basndose en un
orden y estructura
organizacional bien
definida.

Medidas tomadas por la Gerencia de Acuerdo A las Recomendaciones

Indicadas en el Proyecto de Medicin de la Eficiencia de las Operaciones

En base al trabajo efectuado y de acuerdo a las observaciones y

recomendaciones presentadas se ha determinado que la finalizacin de la
implementacin de las medidas correctivas llevar un tiempo por parte de la
empresa, ya que uno de esos resultados es la implementacin de
programas poder verificar la mercadera y los procedimientos para la
recepcin de esta, lo cual nos llevara un periodo aproximado de 10
semanas en la implementacin y luego otro periodo aproximado en
observar los resultados; es por eso que he desarrollado una encuesta todo
el personal involucrado en el rea de compras en donde podemos observar
que la implementacin de las propuestas es altamente positiva en la
eficiencia .