MANUAL PARA LA REALIZACIN

DE CONGRESOS

1.- DENOMINACIN
...............Congreso de la Asociacin Nacional de Enfermera en Cuidados
Intensivos Peditricos y Neonatal.

2.- FECHA DE CELEBRACIN

Como norma general se celebrar a lo largo del mes de mayo, con una
duracin de dos das y medio (de mircoles a medio da del viernes).
Cualquier modificacin de esta distribucin deber ser aprobada por la junta
directiva de ANECIPN tras evaluar los motivos de la misma.

3.- SEDE DEL CONGRESO

Se tendrn en cuenta las distintas ofertas que se oferten en la asamblea
general que se celebre en cada congreso.
En el caso de conocerse la sede del ao siguiente los organizadores podrn
presentar al finalizar la asamblea general un esquema de su oferta para el
prximo congreso tanto a nivel cientfico como ldico.

4.- COMIT ORGANIZADOR

Este estar constituido por Presidente/a, Vicepresidente/a, Secretario/a,
Tesorero/a y Vocales.
Las personas que opten por la organizacin el evento debern ser asociadas al
menos 50% del comit organizador a excepcin de las vocalas.
Una vez finalizado el Congreso y presentado los respectivos informes
econmicos, organizativos y cientficos y tras su aprobacin el Comit
Organizador se considera disuelto.

4. A.- Funciones generales

4. A.1.- Presidente/a
Ostenta la mxima figura de responsabilidad del Congreso. Designar al resto
del Comit Organizador. Representar al mismo en sus relaciones externas.
Convocar las reuniones del Comit Organizador. Durante el Congreso
asumir las tareas de representacin con las distintas personalidades y
entidades dejando en caso que sea necesario la coordinacin de las
actividades diarias al resto del comit.

4. A.2.- Vicepresidente/a:
Sustituir al Presidente/a en sus funciones en su ausencia, cuando este as lo
requiera y asumir las tareas que le encomiende el propio Comit Organizador.

4. A.3.- Secretario/a:
Asumir la funcin de contacto entre el Comit Organizador y la Secretara
Tcnica, as mismo como el control y supervisin de las actividades de la
misma.
Actuar de secretario/a en las reuniones del Comit Organizador y levantar
acta de las mismas.
Se encargar del archivo de documentacin que genera el Congreso as como
de la redaccin de cartas a instituciones y del seguimiento de los diferentes
trmites efectuados directamente por el Comit Organizador.
Finalizado el Congreso, se encargar de coordinar la elaboracin de la
memoria.

4. A.4.- Tesorero/a:
Llevar la contabilidad y tesorera del Congreso. Presentar evaluacin del
estado de cuentas en cada reunin del Comit Organizador. Coordinar y
supervisar la contabilidad realizada por la Secretara Tcnica.
Presentar balance econmico final para adjuntar a la memoria final. Durante el
Congreso estar al corriente de nuevas inscripciones, anulaciones, extras
econmicos, etc.

4. A.5.- Vocales:
Realizarn las tareas que les sean asignadas por Presidente/, Vicepresidente/,
Secretario/a, Tesorero/a, de acuerdo con todos aquellos procesos a realizar.

5.- REUNIONES
La periodicidad de las mismas ser la que el propio Comit Organizador
considere oportuna para la buena marcha de la organizacin.

6.- SELECCIN DE PONENTES Y DOCENTES

El Comit Organizador seleccionar y propondr para la aprobacin conjunta
con el Presidente/a del Comit Cientfico los componentes de las distintas
mesas redondas y los docentes del taller del congreso.

Debern ser respetados los compromisos que la Junta Directiva de ANECIPN

haya establecido con diversas entidades en funcin de una mejor consecucin
de sus fines.
Loa Ponentes, Conferenciantes y Moderadores de mesa, sern diplomados en
Enfermera (excepcionalmente y en beneficio del asociado y/o ANECIPN
podrn participar otros profesionales de la salud) previo acuerdo con la Junta
Directiva.

7.- RELACIONES DEL COMIT ORGANIZADOR CON ANECIPN

El Presidente del Comit Organizador mantendr una relacin de comunicacin
permanente con la Presidencia de ANECIPN o el miembro de la Junta Directiva
en quin este delegue y acudir cuando sea convocado a las reuniones de la
Junta Directiva de ANECIPN para mantenerla informada del desarrollo del
Congreso.
Aquellas decisiones propuestas por el Comit Organizador y/o Cientfico que
puedan afectar de forma directa o importante a las directrices marcadas por
ANECIPN, tendrn que ser evaluadas por la Junta Directiva.
La Junta Directiva de ANECIPN podr suspender el Congreso si el Comit
Organizador no se rige por la normativa de ANECIPN siempre que considere
que est poniendo en peligro el nombre o la continuidad de la asociacin.

8.- COMIT CIENTFICO

La composicin de este ser un Presidente/a, y los vocales, de los cuales dos
de sus miembros han de pertenecer a la Junta Directiva de ANECIPN.
Esta presidencia debe ser propuesta por el Presidente del Comit Organizador,
debiendo tenerse en cuenta al menos alguno de estos criterios; mejor si es
asociado de ANECIPN, si es posible que halla tenido experiencia en el trabajo
en comits cientficos de congresos previos, estar relacionado con los temas de
Cuidados Intensivos Peditricos o Neonatales.
Esta persona ser la tenga que hacer la propuesta de los vocales a excepcin
de los miembros propuestos por la Junta Directiva. Deben ser personas con
experiencia en Cuidados Intensivos Peditricos o Neonatales y preferiblemente
si son asociados.

8. A.- Funciones
La funcin fundamental de este comit es velar por la pertinencia y calidad
cientfica de todos y cada uno de las actividades cientficas desarrolladas en los
congresos de la ANECIPN.
Dentro de las funciones los miembros del Comit Cientfico debern:

Seleccionar al moderador y ponentes de las distintas mesas y ponencias

y supervisar la adecuacin de sus contenidos, respetando siempre una
mesa dedicada a Cuidados Intensivos Peditricos, otra a Cuidados
Intensivos Neonatales y una tercera o dems a temas propios de
Pediatra , innovaciones tcnicas, etc..
Aprobar los temas, contenidos as como ponentes que se hayan
sugerido o elegido por los asociados durante la Asamblea General
celebrada en el Congreso el ao anterior, teniendo en cuenta que
aquellas experiencias contadas por padres, asociaciones y /o pacientes
sern consideradas como Charlas y no como ponencias y
comunicaciones.
Valoracin, aceptacin o rechazo de las comunicaciones cientficas
recibidas
Asignacin de las comunicaciones aceptadas a orales o pster.
Seleccin de los trabajos que merezcan los premios establecidos por el
Comit Organizador.
Los representantes de ANECIPN en el comit Cientfico, tendrn la
ltima palabra ante conflictos y/o decisiones entre dos premios, en
aquellos que son otorgados por ANECIPN.
Velar porque la defensa de los trabajos presentados como pster tenga
un horario establecido y estos se cumplan.
No otorgar dos premios a al misma comunicacin o pster.
Asumir todas las actividades relativas al Comit Cientfico durante el
desarrollo del Congreso.

9.- RELACIONES
ORGANIZADOR

DEL

COMIT

CIENTFICO

COMIT

Ambos comits deben mantener siempre una fluida comunicacin de modo que
se puedan abordar con facilidad los temas que sean de inters comn.
Durante el evento el Comit Organizador debe poner a disposicin del Comit
Cientfico los lugares que se precisen para poder desarrollar su funcin. Esto
debe ser tenido en cuenta con el tiempo necesario para garantizar la
disponibilidad.
Este Comit Cientfico debe tener conociendo de que la Asamblea General de
ANECIPN, se celebrar siempre el segundo da del Congreso antes de la
comida de trabajo (duracin aproximada de dos horas). Al igual que el taller
impartido por ANECIPN, se lleva a cabo despus de una comida de trabajo
teniendo una duracin de dos horas. De este modo ambos comits podrn que
organizar los tiempos para las dems actividades cientficas desarrolladas
durante el congreso.

10.- IMAGEN Y PROMOCIN DEL CONGRESO

10. A.- Cartel
Deber contener:

Nombre del evento

Lema (opcional)
Logotipo de ANECIPN
Entidades colaboradoras
Fecha y lugar de celebracin

10. B.- Difusin

Debe realizarse el envi de la documentacin informativa no solo a los posibles
asistentes, sino tambin a personas e instituciones que, aunque no sea
previsible su asistencia, es conveniente que tengan conocimiento e informacin
del evento. En cualquier caso deber efectuarse difusin a:

Miembros de ANECIPN
Asistentes a Congresos anteriores de ANECIPN
Centros Hospitalarios
Unidades de Cuidados Intensivos Peditricas y Neonatales
Colegio de Diplomados en Enfermera
Departamentos de Enfermera en las Facultades de Ciencias de la Salud
Revistas de Enfermera

10. C.- Envos y Contenidos

Deben ser efectuados un mnimo de dos envos, siempre tras la finalizacin del
Congreso del ao anterior. Con la antelacin y tiempo que permitan el
adecuado diseo, realizacin y elaboracin de los formularios de presentacin
de los resmenes de comunicaciones.

10. D.- 1 Envo (entre los 4 o 5 meses despus de la finalizacin del ltimo
congreso):
Carta de Presentacin y Avance del Programa con los siguientes apartados:

Presentacin del Congreso por parte del Comit Organizador

Lema del Congreso
Ttulo de los temas a abordar
Comit Organizador y Cientfico
Datos de la Secretaria Tcnica para que permita a los interesados
recabar informacin

Direccin de la Web del Congreso y de ANECIPN

Fechas lmite de cuota reducida y de admisin de comunicaciones

10. E.-

2 Envo (6 o 7 meses despus de la finalizacin del ltimo

congreso):

Comit Organizador y Comit Cientfico

Presentacin de Ponencias, Mesas, Taller, Comunicaciones, y otras
actividades cientficas y profesionales
Presentacin de los temas y ponentes de las mesas
Actos sociales del congreso
Datos de la secretaria tcnica
Cuotas, plazos y mecanismos de inscripcin al Congreso
Plazo y mecanismo de envo de resmenes de comunicaciones
Boletn de inscripcin
Boletn de reserva de hotel
Impreso de envo de resmenes de comunicaciones con normas
preestablecidas
Relacin de entidades e instituciones colaboradoras

10. F.- Programa definitivo (a entregar en el Congreso):

Comit de Honor, Organizador y Cientfico

Junta Directiva de ANECIPN
Actividades Cientficas con distribucin de fechas, hora y sala
Informacin general sobre:
9
9
9
9

Actos sociales.
Transporte y Restauracin.
Recepcin de Presentaciones.
Plano de referencia de la ciudad.

11.- PROGRAMA DE ACTIVIDADES

11. A.- Programa Cientfico
Estar compuesto de las siguientes actividades:

Sesiones plenarias. En formato de mesas redonda con 3 o 4 ponentes

Comunicaciones orales
Comunicaciones tipo pster
Conferencia inaugural y de clausura. Optativas en funcin del calendario
del Congreso.

Taller. Relativo a temas de inters en el campo de la Enfermera. Hasta

el momento se vienen impartiendo miembros de la Junta Directiva de
ANECIPN.

11. B.- Seleccin de temas

Teniendo en cuenta los temas tratados en los ltimos congresos de ANECIPN:
El Comit Organizador representado por el Presidente/a propondr los temas
que debern ser consensuados en la Asamblea General del ltimo congreso y
por la Junta Directiva de ANECIPN.

11. C.- Actividades Profesionales

Se realizar:

Asamblea anual de ANECIPN: Se realizar el segundo da del congreso

antes de la comida de trabajo con una duracin de dos horas. Solo
asistirn a esta los asociados de ANECIPN.

11. D.- Programa social para los Congresistas

Al margen de las actividades cientficas, suelen ser habituales otras que
configuran el Programa social y que como mnimo e incluidas en la cuota de
inscripcin, son:

Cctel de bienvenida a los Congresistas

2 Almuerzos de trabajo
Cafs de las pausas
Cena de Clausura. (el ltimo da, donde se hace entrega de los premios
otorgados).

12.- SECRETARIA TCNICA

La seleccin de la misma ser responsabilidad del Comit Organizador. Es
imprescindible que dicho comit controle y determine qu actividades van a
corresponder a la Secretaria Tcnica. Debiendo mantener un estrecho contacto
con la persona de referencia de dicha secretaria.

13.- FORMULAS PARA LA INSCRIPCIN Y EXPOSICIN DE

TRABAJOS
El Comit Organizador deber garantizar para todo el congreso la suficiencia,
disponibilidad y calidad de los medios tcnicos para la presentacin de los
trabajos.

El boletn de inscripcin-tipo debe recoger datos relativos a cuotas de

congresistas, acompaantes y alumnos, instrucciones sobre la inscripcin al
taller y otras actividades si las hubiera. Las cuotas deben ir indicadas en
funcin del tipo de congresista:

14.-

Socio de ANECIPN
No socio de ANECIPN

INVITADOS

Sern invitados al Congreso:

Los miembros de la Junta Directiva de ANECIPN

El/la Presidente del ltimo Congreso
Ponentes, Moderadores y miembros del Comit Cientfico
Aquellos otros que decida el Comit Organizador

Todos ellos tendrn derecho a inscripcin, viaje, y alojamiento en habitacin

individual.

15.- MEMORIA DEL CONGRESO

Una vez finalizado el Congreso y en un plazo a tres meses, el Comit
Organizador habr de realizar la memoria del mismo que ser presentada por
el/la Presidente/a y habr de contener estos apartados:

16.-

N de inscritos, modalidad y lugar de procedencia

Plazas de restauracin ocupadas por da
Problemas surgidos de inters para futuros Congresos
Innovaciones mas destacadas para futuros Congresos
Balance de la Secretaria Tcnica
Memoria cientfica
Memoria econmica

LIBRO O CD DE PONENCIAS Y COMUNICACIONES

Ser entregado a los congresistas en el momento de la entrega de

documentacin. El Comit Organizador deber definir las fechas lmite para la
recepcin de comunicaciones de modo que los plazos permitan la publicacin
del libro o CD y su entrega en el momento mencionado.
Deber contener los resmenes de todas las ponencias remitidos en plazo por
los ponentes y el resumen de todas las comunicaciones aceptadas. El formato
y caractersticas sern igual que el de congresos anteriores.

17.- OTRAS CONSIDERACIONES

Si la Junta Directiva de ANECIPN lo solicita o cree necesario para bien de la
asociacin, dispondr de un Stand gratuito para alguna casa comercial que
aporte beneficios a la asociacin (si existe disponibilidad).
El Comit Organizador reservar un espacio, entre los stands, para ANECIPN y
un stand para IHAN totalmente gratuito si este lo solicitara.