ENSAYO

GERENCIANDO PROYECTOS PARA CUMPLIR OBJECTIVOS.

JOSE MANUEL GIL ALZATE

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA
MODULO: Gerencia de Proyectos de Tecnologa Educativa

ARMENIA - QUINDIO
2014

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico; limitado y regulado en recursos y en tiempo.
La Gerencia de Proyectos es la disciplina que consiste en organizar y administrar los
recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las
restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio permitiendo vislumbrar todos
los elementos necesarios para que dicho proyecto prospere y no se quede en el camino por
cualquier tipo de obstculo que se presente y que son aspectos normales que siempre se
encontrarn en el diseo y desarrollo de un proyecto. De esta manera se puede asegurar que
una buena gerencia permite resguardar, cuidar y administrar los recursos de un proyecto
como lo son: el tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energa, comunicacin, entre
otros; todo esto con miras a lograr los objetivos planeados. En el presente documento se
sustentar la importancia de aplicar unos planes de gestin que permiten minimizar los
errores de dichos aspectos, planes que son considerados como los principales elementos o
fases, al momento de determinar la realidad de un proyecto y mostrar las metas, los
recursos y el tiempo que se necesita para ejecutarlo y llegar a obtener unos resultados
tangibles.
En un proyecto se requiere adicionalmente, mantener una estructura organizada que permita
el correcto desarrollo del mismo. En este caso se procede a trabajar con el concepto de
planificacin estratgica.
El plan de gestin de la integracin es definido por los procesos y actividades que
realizan los diferentes elementos de la direccin del proyecto. La integracin trae implcito
tener que tomar decisiones sobre dnde y en qu momento concentrar recursos y esfuerzos,
previendo inconvenientes y dndoles buen manejo si se llegaren a presentar. Tambin
implica priorizar objetivos concurrentes y diferentes alternativas (Romano & Yacuzzi,

2014). Se debe destacar en esta fase de integracin, la creacin de un acta de constitucin y

del desarrollo del plan de direccin. Esta acta debe contener estos puntos:

Requisitos entregados por el cliente, del patrocinador y de los interesados en el

proyecto.

Necesidades propias del proyecto, incluyendo los requisitos del producto que el
proyecto debe generar.

Finalidad y justificacin del proyecto.

Asignacin del Director del proyecto.

Cronograma inicial.

Influencias de los Interesados.

Organizaciones funcionales y su participacin.

Asunciones de la organizacin, ambientales y externas.

Restricciones de la organizacin, ambientales y externas.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la

inversin.

Presupuesto resumido.
A parte del acta de constitucin, esta fase de integracin tambin contiene el

enunciado del alcance del proyecto, supervisar y controlar el trabajo del proyecto y el
proceso de cierre del proyecto.
Un proyecto educativo corresponde al proceso de planeacin para alcanzar una meta
educativa y unos objetivos de aprendizaje, esto implica seleccionar un problema surgido en
un contexto educativo, la manera de tratarse y presentar el informe final. Para realizar esto

se deben aprovechar los recursos disponibles y respetar las restricciones impuestas por la
tarea a desarrollar y por el contexto como tal (Intituto Tecnolgico de Monterrey, 2014).
Teniendo en cuenta lo planteado, cabe resaltar la importancia de esta primera fase
en un proyecto educativo pues donde no se implementara el plan de gestin de integracin
habra mayor probabilidad de encontrar obstculos en su implementacin que no puedan ser
superados adecuadamente y por ende se vea fallida la meta educativa del proyecto,
vindose directamente afectados los estudiantes y en general, la comunidad educativa.
Otro proceso importante para la integracin del proyecto es la creacin de un plan
de gestin consolidado que se nutrir de los distintos esfuerzos de planificacin que
realizar el equipo del proyecto (Romano & Yacuzzi, 2014), los principales procesos, y
que se seguirn tratando en este documento son:

Plan de gestin del alcance

Plan de gestin del tiempo

Plan de gestin de costos

El plan de gestin del alcance del proyecto es la fase donde se incluyen todos los
Procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo para completarlo
exitosamente. (Medios educativos, 2013). La funcin principal de este plan es definir
adecuadamente el alcance del proyecto; una vez definido el alcance se procede a desarrollar
una herramienta denominada Estructura de Desglose del Trabajo, y finalmente a identificar
la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto (CVUDES).
Determinar lo que est y lo que no est incluido en el proyecto es un factor
determinante para alcanzar su xito, por eso en esta fase se encuentra la recopilacin de

requisitos, la definicin y la verificacin del alcance. El primer paso para definir el alcance
es analizar la informacin del acta de constitucin del proyecto, ya que es indispensable
que se realice una crtica detallada para poder alinear los alcances del proyecto con los
objetivos que ha trazado la empresa, en este caso, la institucin educativa y el proyecto
educativo como tal.
La importancia de aplicar esta fase en proyectos educativos radica en que es all
donde se establece la claridad frente a lo que se quiere hacer, es decir, los objetivos; los
requisitos, las limitaciones, los productos a entregar, los criterios de aceptacin y las
restricciones del proyecto educativo.
El plan de gestin del tiempo hace referencia a todos los elementos que hacen parte
de un proyecto y que son necesarios para la finalizacin oportuna del mismo. Para
garantizar una entrega oportuna e idnea se recomiendan realizar los siguientes pasos:

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duracin de las actividades

Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

Concretar los objetivos del proyecto dentro del plazo estipulado es un punto que se
tiene
en cuenta al momento de considerar si un proyecto fue exitoso o no. Al momento de
cuantificar la duracin de las actividades se puede utilizar uno de varios mtodos existentes

para calcular el tiempo total de las actividades y de esta manera generar la totalidad del
cronograma, los mtodos ms conocidos para realizar esto son:

Diagrama de red

La ruta crtica

Diagrama de Gantt

Esta fase en un proyecto educativo es de vital importancia ya que muestra

grficamente el
Progreso de cada una de las actividades y fases del proyecto, lo que permite identificar
rpida y oportunamente las actividades que no se estn efectuando adecuadamente en el
factor tiempo, y de esta manera tener la posibilidad de aplicar los correctivos necesarios
que permitan finalizar el proyecto sin retrasos para que no se vea afectada la comunidad
educativa.
El plan de gestin de costos incluye todos los procesos necesarios para planificar,
estimar
y controlar los costos para que el proyecto pueda ser concluido con el presupuesto
acordado. En esta fase se pueden definir aspectos como:

Nivel de precisin de las estimaciones

Unidades de medida

Reglas de medicin para valor ganado

Formato de reportes

Descripciones de procesos (Romano & Yacuzzi, 2014)

Este plan es de gran importancia ya que es un factor primordial a la hora de rechazar

o aprobar el proyecto planteado ya que el valor de la inversin puede verse como
inviable por la relacin costo/beneficio o por otros factores que puedan tomar en
cuenta los entes patrocinadores.
La aplicacin eficaz de estas fases en un proyecto educativo, permitir determinar la
realidad del proyecto y garantizar un seguimiento y control para minimizar las
probabilidades de fallo que puede tener cualquier tipo de actividad o proyecto; y/o que no
se pueda cumplir con las metas establecidas ya que se vera directamente afectada toda la
comunidad educativa que se tuvo en cuenta para disear el proyecto.
Si nosotros como diseadores o gerentes de proyectos no cumplimos y hacemos cumplir
todos estos requerimientos, estaramos afectando o llevando al fracaso absoluto de nuestro
proyecto. Por esto es importante tener en cuenta y seguir cada uno de los pasos y
requerimientos, para llegar a un feliz trmino. Y de esta manera cumplir con los objetivos
planteados.