INSTITUTO UNIVERSITARIO

TECNOOLGICO DE EJIDO

CLCULOS

FINANZAS

EVALUACIN

ALTERNATIVAS

ENTORNO TECNOLGICO

PRECISIN

PLANIFICACIN DE PROYECTOS
UNIDAD I
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Prof. Jos Humberto Quintero D.
Mayo 2010

PLANIFICACIN

ADMINISTRACIN

SUPERVISIN

CAPTULO 1
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

En este capitulo se desarrollar la teora general sobre la temtica

de proyectos, ante todo debemos conceptualizar algunos trminos
claves que argumentan la administracin de proyectos. Se discutirn
temas como:
1.

Definir planificacin y planeacin, diferencias y que es proyecto

2.

Estudiar inversin y la decisin de proyectos.

3.

Aprender la evaluacin de proyectos.

4.

Definir la administracin de proyectos.

5.

Explicar ciclo de duracin de un proyecto.

6.

Describir las etapas de un proyecto.

Proyecto
La Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2004. 1993-2003
Microsoft Corporation define proyecto como:
Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un
tratado, o para la ejecucin de algo de importancia.
Designio o pensamiento de ejecutar algo.
Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar
idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o
de ingeniera.
Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces
como prueba antes de darle la forma definitiva.

El diccionario enciclopdico 2000 LAROUSSE, la frase proyecto la

define como La intencin de hacer algo o plan que se idea para poderlo
realizar.
Segn Baca Urbina (1998) el trmino proyecto Es la bsqueda de
una solucin inteligente a un planteamiento de un problema tendente a
resolver entre muchas, una necesidad humana (pg. 2).

Por lo que podemos conceptualizar que proyecto es una idea que

se le presenta a un individuo segn su necesidad o deseo, la cual puede
solucionar un problema en particular, proveniente de una imagen que se
le muestra mediante la coordinacin de un trabajo o actividad que
comenz o emprendi, donde l por intermedio de una serie de
conjeturas empieza

a razonar

y genera soluciones factibles, que

conllevan a dar un resultado satisfactorio para obtener una utilidad,

mediante un producto o servicio de calidad. Ver esquema N 1.

Esquema: Proyecto

Planificacin
Proviene de la accin planificar, Es la tcnica que trata de
coordinar una serie de actividades que se van a ejecutar. Por lo que
podemos conceptualizarlo como el estudio por adelantado que se realiza
de cualquier actividad, tarea, o trabajo, igualmente podemos decir que es
el plan de accin que debe seguir una persona para la ejecucin de una
actividad determinada.
Del mismo modo lo denominamos como un proceso anticipado (El mapa
mental) que tenemos antes de la ejecucin del trabajo.

Planeacin
Va ms all de una sencilla planificacin cotidiana de actividad, es
la estrategia utilizada para la ejecucin de un proyecto, objetivo, misin
etc., es decir engloba un conjunto de actividades o tareas a la vez. La
diferencia entre la planificacin y la planeacin est en la envergadura de
la actividad a realizar y en el tiempo en que va a ser ejecutado, por lo que
la planificacin se ejecuta en el corto plazo y la planeacin en un
mediano y largo plazo, tambin es llamada por muchos autores la
planificacin estratgica, ver esquema N 2

Naturaleza de la Planeacin
Determinar la estructura de la
organizacin

La cual nos ayuda a conocer

Que tipo de personal necesitamos
y cuando
Planes los
objetivos
como
alcanzarlo

Son necesarios
para

Lo que determina la direccin y el

liderazgo
Para dirigir ms eficazmente al
personal

Para asegurar el xito de los

planes
Y proporcionar estndares de
control

Esquema N 2

Fuente Koontz, H., O`Donnell, C. y Weihrich, Heinz,

(1985)

La inversin de proyecto
La inversin es un efecto de invertir, donde un individuo emplea
una cantidad determinada de algo, en especial dinero en alguna cosa,
por la que la inversin de proyecto no es mas que el importe en recursos
financieros, materiales y humanos que una persona jurdica o natural
realiza con el fin de solucionar, hacer o mejorar la situacin actual y

construir un futuro que le genere mejor utilidad, calidad y valor agregado

a su firma u organizacin.

En la actualidad estamos involucrados en muchas actividades

sociales, econmicas, salud, educacin, tecnolgicas en fin, por lo que
nos encontramos con cualquier producto o servicio que nos brinda una
necesidad o deseo de incursionar en la inversin de nuevas ideas de
trabajo, en especial el elevado status tecnolgico, cuyos resultados estn
haciendo efecto en nuestra vida y por ende estamos tentado a generar
inversiones de toda ndole.

Por qu invertimos?
Para el desarrollo
Por la necesidades del mercado
Deseo de Superacin
Ambicin
Crecimiento en la Industria

Elaborar
proyectos

Es necesario?

Es la nica forma
producir y servir

Por que estamos

sometidos a una
sociedad como Sistema

Esquema N 3 La Inversin

Pues como dice Baca Urbina (1998) estamos siempre en una

necesidad humana de un bien o servicio y que habr la obligacin y
deseo de invertir Todo ello con un slo propsito que es la de
satisfacer a un cliente y por consiguiente ganar dinero.

La inversin es un elemento financiero cuantificable, mediante el

cual hace realidad cualquier actividad, tarea o trabajo que se registra en
el quehacer diario de una organizacin, cuyos resultados deben ser
positivos, dejando as una satisfaccin o incremento futuro. En s los
proyectistas buscan la economa, la utilidad y la calidad en la ejecucin
de la obra, plan o proyecto, con la finalidad de obtener un resultado que
beneficie a todos los involucrados en la misin establecida en el mismo.

Es importante saber y conocer una serie de elementos y factores

controlables y no controlables al momento de invertir, pues si no se
toman presentarn las fallas, por lo que pueden generar prdidas
irreversibles a la compaa o individuo. Por lo que se debe hacer un
estudio previo del ambiente externo e interno para tomar una decisin.

La decisin y evaluacin
En primer lugar definamos lo que es decisin, es muy comn que
el ser humano se involucre en tal terminologa, la decisin es la accin
que ejecuta un individuo al momento de accionar o ejecutar una tarea,
donde analiza entre varias alternativas o realiza un diagnstico sobre la
situacin actual. Por ejemplo segn Biblioteca de Consulta Microsoft
Encarta 2004. 1993-2003 Microsoft Corporation define decisin como
Determinacin, resolucin que se toma o se da en una cosa dudosa
Tambin lo denomina "Firmeza de carcter. El diccionario enciclopdico
Larousse 2000 que dice textualmente Teora de la Decisin: teora que,
a partir de unos datos sicolgicos, econmicos, sociolgicos etc.,
intentan

determinar

con

ayuda

de

modelos

matemticos

el

comportamiento ptimo en una situacin determinada (Pg. 316). En

este sentido podemos decir que en la administracin de proyectos, la
teora de decisiones es la piedra angular para enfrentar cualquier idea,
en lo que concierne a la decisin de proyecto va un poco ms all de una
simple decisin comn, por que sta debe pasar por un estudio previo,
anlisis, diagnstico, etc. De manera que sea sometido a la aprobacin
de expertos en el rea, objeto de la idea principal.

Hoy en da someten a muchos proyectos aun patrn metodolgico

donde sus componentes son estudiados en mesa redonda o jurados,
juicio de expertos que deciden si la obra, proyecto, trabajo se ejecuta o
no. En fin podemos teorizar mucho la decisin desde varios puntos de
vistas, pero en la administracin de proyectos el Sr. Baca Urbina (1998)
dice:

Para tomar una decisin sobre un proyecto es necesario que ste

sea sometido a un anlisis multidisciplinario de diferentes
especialistas. Una decisin de este tipo no puede ser tomada por
una sola persona, con un enfoque limitado, o ser analizada slo
desde un punto de vista.
En el mundo empresarial o comercial la decisin juega un papel
muy importante para cumplir con las metas, objetivos o misin, por lo que
la teora de las decisiones, es denominada toma de decisiones Donde
el ejecutivo realiza un estudio previo sobre la inversin, elementos,
caractersticas, fenmenos, etc. con el fin de tomar la decisin. Koontz,
H., O`Donnell, C. y Weihrich (1985). Dice la toma de decisiones:
Es la seleccin de un curso de accin entre varias opciones es
el ncleo de la planeacin. No se puede decir que existe un plan
hasta que no se haya tomado una decisin Los administradores
consideran algunas veces la toma de decisiones como su trabajo
central, porque deben escoger en forma constante lo que se debe
hacer quien debe hacerlo, cuando y donde y, en ocasiones, como
se debe hacer.
La toma de decisiones en s debemos conceptualizarla como el
proceso mediante el cual un individuo, (ejecutivo, funcionario, gerente,
administrador, etc.) realiza un compendio de informacin sobre el tema a
estudiar, idea o proyecto, mediante el cual determina la accin favorable
que beneficie a la colectividad involucrada en el mismo.

Esquema N 4 Toma de Decisiones

En segundo lugar, analizaremos lo que es evaluacin, este

trmino conlleva a una disertacin sobre la importancia, lo significativo
de algo, que se hace o se va hacer, la evaluacin involucra un estudio
minucioso y riguroso que brinda la seguridad y factibilidad si la accin se
emprender. La evaluacin debe ser sometida a ciertos conocimientos
previos, extrado de la experiencia o estudios realizado del caso,
podemos decir que un individuo evala algo y lo valora, ya que tiene una
intuicin, sensatez y comprensin de la idea que se tiene.
La evaluacin en s proviene de la accin y efecto de evaluar, lo
que significa valorar o atribuir un valor. En trminos comprensivo de la
evaluacin de proyectos, podemos difundir que la evaluacin es el
estudio previo que se le hace a un plan o proyecto con el fin de
determinar si es factible y viable, por lo que la evaluacin de proyecto
esta muy correlacionado con la decisin de proyecto.

Cuando se evala un proyecto se somete a un grupo

interdisciplinario, donde ellos dirn si procede o no, pero esto no quiere
decir, que cuando se incurre en el plan bajo la evaluacin de expertos,
esto sea una realidad o verdad 100%; siempre la evaluacin de proyecto
maneja y estudia una serie de elementos que determinan el valor y el
riesgo que se corre en invertir en una idea o proyecto. Dice Baca Urbina
(1998) que Si en un proyecto de inversin (lucrativo) se diera a dos
grupos multidisciplinarios distintos, es seguro que sus resultado no seran
iguales esto obliga a que la evaluacin es necesaria hacerla para incurrir
en la inversin, lo indica que el juicio de valor, los resultado, las
prioridades de los que hacen tal valoracin

es importante para

determinar la decisin.

Consideraciones para la elaboracin y evaluacin de proyectos

Existen patrones de conducta y filosofa general para considerar

evaluar un proyecto, esto est a criterio propio del proyectista y sus
posibles asesores, consultores o tutores que se tengan para ello. Las

tcnicas varan entre ellos y, podemos decir que en comn se someten a

un patrn metodolgico que pasa por varias etapas, el cual se citar ms
adelante. Cabe destacar que para la elaboracin de un proyecto se debe
generalizar un orden de ideas principales y luego un esquema de ideas
secundarias con el fin de determinar las fases de la evaluacin, entre
esta tenemos:

Consideracin N 1:

Segn Baca Urbina (1998) en forma frecuente se

puede asumir una posicin general sobre la estructura metodolgica para

su desarrollo:
1. Formular el proyecto objeto de estudio.
2. Definir los objetivos.
3. Hacer los anlisis de: mercado, tcnico operativo, econmico,
financiero, y socio econmico.
4. Resumen y Conclusiones.
5. Retroalimentacin
6. Decisin del Proyecto

Consideracin N 2:

Segn Baca Urbina (1998) como un proceso y sus

alcances se especifica as:

1- Perfil o Visin
Idea del Proyecto.
Anlisis del Entorno.
Detencin de necesidades.
Anlisis de oportunidades para satisfacer las necesidades.
2- Factibilidad del Proyecto
Estudio del proyecto.
Evaluacin del proyecto.
Decisin del proyecto
3- Proyecto definitivo

Consideracin N 3: La forma metodolgica expresada comnmente para

la elaboracin de proyectos de investigacin de grados la obtenemos de
la siguiente manera:
1- Planteamiento del problema
Anlisis de la Situacin Actual.
Anlisis de la situacin deseada.
Justificacin y limitaciones.
Objetivo General y especficos
2- Establecer Marco Terico y prctico.
3- Aplicar Estrategias y Metodologa.

4- Generar los resultados y presentar opiniones o propuestas.

5- Determinar las conclusiones y recomendaciones

Consideracin N 4: La forma metodolgica expresada para el desarrollo

de un proyecto de sistema de informacin es:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Identificacin de la Necesidad.
Definicin de la solucin.
Indagacin documental o de campo.
Diseo y produccin de prototipo de solucin tecnolgica.
Diseo de los mtodos de experimentacin (Prueba y rediseo).
Evaluacin externa (consideraciones racionales ante los principios
ticos)
7. Elaboracin del prototipo de producto tecnolgico
Se recomienda al estudiante en informtica tomar este ultimo como
patrn para su elaboracin del trabajo especial de Grado, aunque no es
una camisa de fuerza ya que el puede bien adaptarse al mejor que a l le
convenga.

Administracin de Proyectos
Cuando se habla de la administracin debemos aclarar lo que son
las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades a
realizar que abarcan los elementos de la administracin, es decir, las
funciones del administrador:
Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de accin.
Organizar: construir las estructuras material y social de la
empresa.
Dirigir: guiar y orientar al personal.
Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos
colectivos.
Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las rdenes dada.

Para el desarrollo de un proyecto el gerente debe tener en cuenta

una estructura relacionada con la actividad administrativa, en la cual
involucra el estudio econmico, los costos, la inversin, los cronogramas

de inversin, las depreciaciones y amortizaciones, e incluso el capital de

trabajo, con el propsito de fijar precedentes de utilidad y beneficio.

Esta estructura debe generar una visin general del proyecto y

ayuda a determinar si se incursiona o no, ya que estos parmetros
financieros y econmicos van ha fijar el presente y las pautas de la
ejecucin exitosa del mismo. De aqu en adelante desarrollaremos las
generalidades de la estructuracin administrativa que fija la pauta de la
accin futura del proyecto.

La estructura econmica

la conforman: la determinacin de

ingresos, el clculo de los costos financieros, los costos de produccin,

los gastos de administracin, las depreciaciones y amortizaciones, la
inversin fija y diferida, el capital de trabajo y el costo del capital. Se
invita a los participantes involucrados en el proyecto documentarse sobre
estos trminos de manera mas profunda. Ver figura N 5

Esquema N 5 Estructura Econmica y financiera

Por costos financieros podemos decir que es el valor que cuesta la

bsqueda de dinero lquido y la administracin del capital que se
disponga para uso efectivo del mismo. En relacin con los costos de
produccin sabemos que significa el valor que nos cuesta los materiales
directos e indirectos cuando fabricamos o producimos un bien o servicio.
En referencia a los gastos administrativos nos encontramos con todos
aquellos desembolso tanto materiales, pagos ocasionados por trabajos
que no son directos o imputados al proceso de produccin, tales como:
alquiler del local, nmina de los empleados administrativos, entre otros.
Asimismo

encontramos

las

depreciaciones,

amortizaciones

agotamiento de los bienes muebles e inmuebles y minas o yacimientos,

se sabe que todo bien tiene una vida til, mediante la cual debe
estimarse los gastos de consumos en el periodo subsiguiente. Adems
encontramos la inversin fija o diferida, el cual me indica el dinero que
desembolso constantemente en el tiempo que dura el proyecto, puede
ser en periodos iguales o pagos a futuro por convenios. Siguiendo la
secuencia encontramos el capital de trabajo, el cual me indica que debo
tener dinero disponible en las distintas etapas que el proyecto me exija,
cuyo resultados pueden ser grave cuando se inicia una etapa y si no
contamos con el dinero al momento, por lo que conlleva a un retrazo,
incluso al fracaso del mismo. Por ultimo se debe evaluar y considerar el
costo de capital, que no es ms que el dinero vale dinero, es decir que un
bolvar hoy, vale menos que maana, lo que implica que el dinero en el
tiempo, por el alto costo de la vida y la inflacin, por lo que genera un
incremento en el tiempo el cual se le asigna un valor; este valor nos es
mas que el tanto porciento de inters que devenga o gana un dinero a
plazo.
Este estudio estructural conlleva a que se conformen los estados
financieros del proyecto, como es el balance general, el estado de
ganancias y prdidas, el flujo de efectivo y el movimiento del patrimonio.
Todo ello desemboca en la llamada evaluacin econmica del proyecto.

Duracin o (Ciclo) de un proyecto

El proyecto puede presentar diferentes ciclos duracin, dependiendo

de la extensin del mismo; en efecto todo proyecto debe tener una fecha
de inicio y una de terminacin, mediante la cual en el transcurso del
mismo se analizar los niveles tpico de ciertas actividades crticas y que
son prelantes una con las otras, las fases que se tienen para la duracin
de un proyecto son las siguiente:
1.

Definicin del proyecto: debemos identificar su origen, cual es el

problema que se presenta cual es la oportunidad que se presenta, de

donde proviene si de la gerencia, cliente o del personal. Es decir que la
idea principal que se presenta debe aclararse con el fin que no hayan
percances.
2.

Planeacin del proyecto: Se refiere poner en orden las ideas sobre

la situacin actual y la situacin deseada, se hace la prediccin y los

cronogramas futuros para emprender el Cundo?, Cmo?, Dnde?
Se efectuar y la relacin existente entre las metas finales y como
obtenerlas. Tomando en consideracin las premisas del proyecto.
3.

Puesta en marcha del proyecto: No es ms que la ejecucin de lo

pautado o planeado en el punto dos, es decir, desarrollar las metas

planeadas y as alcanzar los objetivos fijados para cada fase del
proyecto.
4.

Terminacin del proyecto: Una vez ejecutado el proyecto, se debe

hacer una revisin general, que nos servir de retroalimentacin para

futuros proyectos o trabajos a ejecutar, en esta fase aunque todo halla
salido de manera excelente debe someterse a una revisin para
perfeccionar el proceso si se amerita mejorar el mismo.

F
A
C
T
I
B
I
L
I
D
A
D

TIEMPO

Esquema N 6 Fuente Propia

Etapas que involucra un proyecto

Igual que la duracin todo proyecto por muy insignificante que sea
debe agotar las siguientes etapas:
1.- Etapa de preinversin.
2.- Etapa de evaluacin y administracin.
3.- Etapa de ejecucin y control.
4.- Post evaluacin, seguimiento o retroalimentacin.

Estableciendo una pequea definicin de estas etapas podemos decir:

Etapa de preinversin. Esta etapa opera desde el momento en que la
idea del proyecto se concibe hasta la toma de decisin de iniciar la
inversin del mismo. Lo que equivale a la bsqueda de una serie de
factores que puedan influir en la factibilidad o no del proyecto, por lo que
ha de observarse las distintas premisas y buscar el perfil que presente,
adems se debe considerar ampliamente la idea y tener el conocimiento
y expertos que asesoren el proyecto para as aceptarlo o rechazarlo. Vea
el esquema siguiente.
Etapa evaluacin y administracin: Aqu entra en juego una serie de
elementos que son cruciales para el desarrollo del proyecto, se pueden
determinar los distintos egresos o desembolsos que se puedan incurrir,
motivado a los equipos, maquinarias, capitales, inversiones, recursos
humano, entre otros con el fin de percibir las labores, el monitoreo del
desarrollo del proyecto, la cual nos puede permitir hacer modificaciones
sobre la marcha al diseo original, podemos a la vez mejorar los criterios
de proyeccin. Ver esquema
Etapa de ejecucin y control: En esta etapa se pone en marcha el
proyecto definitivo, cuyo roles son la bsqueda de todo los recursos
nombrados anteriormente en la evaluacin y administracin, adems se
fijan los presupuestos y los cronogramas de trabajo conjuntamente con la
combinacin de la compra de equipos y maquinarias, todo bajo la
coordinacin de un jefe encargado que dirija el proyecto.
Post evaluacin, seguimiento o retroalimentacin: Ya culminado el
proyecto se debe tener presente el seguimiento de todos y cada unos de
los pasos, con el fin de determinar las posibles fallas que presentaron

dificultad, y as remodelar y perfeccionar el proceso, en caso que se

repita o se ejecute. Esto nos sirve de antemano mejorar el producto o
servicio con el fin de generar competencia en el mercado.