Tema 3: Tipos de sistemas de informacin en la

empresa.
3.1. Bases de datos documentales; en los aos 60 IBM ya tena una Base de
datos documental y se llamaba STAIRS. Los SGD se utilizan en las empresas
que necesitan guardar muchos datos. Por ejemplo; en las Bibliotecas. Hay una
serie de etapas:
Mecanizacin (MARC que es lo que debemos
de guardar, cuando)
APSYS
BRS
INFORMIX
UNS AIX
IBM RISC 6000

El motor documental; todo el invento.

BD relacional; donde se guarda la informacin
El sistema operativo
Es el software

Una interfaz del bibliotecario.

OPAC; es un interfaz, para el usuario. Lo que nos facilita como se buscan
las cosas.

BRS es una buena herramienta de investigacin.

Knoys>es una base de datos documental que se utilizaba hace aos.
*Base de datos documental.
Es un almacn de informacin que se estructura para recuperar dicha
informacin. Hay 2 tipos de Bases de datos documentales;
BD referenciales; no contiene informacin pero nos dice donde
localizarlo. Es decir nos da la referencia para localizar el libro.
Factual; nos muestra el contenido. Nos muestra ya el texto, por
ejemplo Aranzadi.
Los mediam; se estn convirtiendo todos en Bases de datos documentales.
BD multimedia; son los ms actualizados.
BD documentales; la unidad bsica es la documentacin, es decir las palabras.
*El documento;
1

las BD contienen documentos o entidades. ES distinto en cada caso. Las

BDD trabajan con una estructura que es el documento.
El elemento ms pequeo que nos interesa de los documentos son las
palabras, que es un conjunto de caracteres. Unidas forman las frases que, a su
vez, se agrupan formando prrafos. El conjunto de stos forma el documento.
Todas las BDD soportan el formato MARC, que es un documento donde
cada campo est normalizado en todos los aspectos. Es difcil esta
normalizacin.
Caractersticas;
Maneja caracteres alfanumricos; genera problemas. A la hora de
sumar una factura no lo sabe interpretar, slo es texto. Aunque al
menos las fechas si que lo interpreta. Son los nicos caracteres que
intenta representar. (son necesarios los nmeros)
Son grandes(GB,TB,PB), pero que muy grandes.
Son registros con mltiples campos.
Que sean campos de longitud variable al montar la BD relacional. Ej.
campo nombre, puede tener una longitud de 20, 30... caracteres. Estos
son de longitud fija.
Pero existen otros campos, como el campo comentarios, que deben
tener una longitud variable.
Esta es la caracterstica ms importante.
Puede haber ampos con valores repetidos.
Registros uniformes; todos van a tener un formato MARC. (los
informes mdico ya se estn informatizando y son ms o menos
similares.).
El fichero inverso; es la forma de implantar en las bsquedas., lo
llamamos el fichero invertido, lo que vamos a permitir es mltiples
accesos a los registros. Es decisin de diseo y cuando se hacen
las bsquedas se decide que campos son los que se van a
modificar.
Identificacin de los documentos; lo que tiene es un
A la hora de montar un BDD hay que tener en cuenta el factor econmico.
Cuanta ms informacin se quiera guardar, mayor ser la inversin, por lo que
hay que reducir la informacin a guardar.
Hay que explicar a los usuarios qu es lo que realmente necesitan.
El fichero inverso o invertido:
La unidad elemental sobre la que trabajados es la palabra, que forma el
documento. Este documento, al guardarlo, hay que identificarlo ( con nmeros).
Podemos identificar cada palabra, cada palabra slo tendr una nica
2

identificacin, que permite fijar la posicin de dicha palabra en el documento. Al

guardar el documento, se analiza y guarda cada palabra: X= n Doc- n Parr
n Fras nPal.

En el fichero inverso guardamos las apariciones de cada palabra. En realidad,

el fichero inverso se monta de la siguiente manera:

*
*

Es como un diccionario. Cuando hacemos en Google la bsqueda de algo nos

hace una bsqueda a un diccionario y nos da la respuesta.
*

Apunta a donde est colocado el documento

y as podemos
3
visualizarlo.

Estas estructuras estn guardadas en las BD relacionales, por lo que sern

simples tablas con campos repetibles y de una longitud determinada en funcin
de los dgitos que se utilicen para el documento, prrafo, frase y palabra.
Para montar el fichero inverso hay que extraer cada parte. Para ello hay que
estudiar los separadores:
- de palabras; ,\t, , ., ;... tambin se pueden crear por
convenio (caracteres de control en Word).
- de frases: ., ;...tambin se utilizan caracteres de control raros.
- de prrafos: puede ser un tabulador, siempre que no se utilice en otras
ocasiones. Generalmente, habr que introducir algn carcter de
control.
Una vez hecho el anlisis, se van extrayendo todas las palabras y,
posteriormente, se pasan al fichero inverso.
Se necesita que el fichero inverso est ordenado, preferiblemente en orden
ascendente.
Casos posibles:
- Alta: se aade al final.
- Baja o borrado: hay bases de datos que permiten sealarlo para
borrarlo posteriormente, otras lo quitan directamente.
- Modificacin: es ms complicado, hay varias posibilidades.
Cualquiera de estas cosas se han de hacer en lnea ya que, si se pone a leer
otro documento, se produce un desfase (importante o no).
Otra posibilidad es regenerar los ndices, pero esto puede consumir mucho
tiempo si la base de datos es muy grande.
Una vez montado el fichero inverso, se monta el lenguaje de interrogacin.
El lenguaje de interrogacin:
El usuario se enfrenta con un interface muy cmodo, este interface crea
una pregunta del lenguaje interrogativo.
Aparecen los lenguajes booleanos, donde son obligatorios el y (), el o () y
el no(). Tambin se utilizan otro operadores, como los parntesis (para
indicar prioridades), *, ... que no son obligatorios.
Cuantos ms operadores haya, mejor ser el funcionamiento de la base de
daros:
1) Funcionamiento interno de y:
Ej. me piden los documentos que contengan matemticas y fsica.
4

Para ello, llevo uno, luego el otro y los comparo.

Hay que montar un algoritmo.
Esto se guarda como pregunta 1 (P1) y
luego te da la respuesta (27).
P1: Mat y Fs___________27
P2: May y Fs y Univ_____ 3
P3: P1 y Univ___________ 3

P2=P3

Esto provoca un consumo elevado de memoria.

2) Funcionamiento interno de o:
Se coge una, luego otra y, posteriormente, se comparan.
Hay 2 tipos:
- el o normal.
- el o exclusivo: o uno u otro, pero no los dos.
El funcionamiento es similar al de y.
3) Funcionamiento interno de no:
Suele ser complemento o modificador.
4) Funcionamiento de *:
Si no se est seguro de la palabra que se quiere buscar (fsica,
fisicologa...) puedo preguntar:
P1: FISIC*_______90
Pero esto puede causar problemas, ejemplos:
- P2: *________ Su resultado son todos los archivos, esto no da
problemas, porque se conoce de antemano.
- P3: a*_______ Puede petar se la base de datos es muy grande, ya
que busca todos los archivos que empiecen por a.
- P4: *n_______ Esto es mucho peor, busca todas las palabras que
acaban por n, por lo que habra que mirar todos los archivos de
uno en uno, por lo que peta seguro.
5) Funcionamiento de ?:
Bsqueda secuencial sencilla. El problema surge si se pone antes la
palabra.
Estos son los operadores ms comunes, pero existen otros:
6) Funcionamiento de proximidad o distancia:
Ej. matemticas PROX fsica.

Se piden documentos que tienen mat y fis relativamente cerca, entre

ellos debe haber un nmero determinado de palabras (generalmente
10, pero se puede especificar).
Ej. DISTANCIA 5
La distancia se acota, siempre lleva un nmero referido. Es
prcticamente lo mismo que la proximidad.
Estos operadores intentan disminuir el ruido (entendido como
distancia).
El ruido en las bases de datos se produce cuando se hace una
consulta y te devuelve documentos que no interesan. Se intenta que
sea lo ms pequeo posible.
Para calcular la proximidad o distancia hay que tener en cuenta que
hay palabras que no cuentan:
Palabras vacas:
Son palabras que no aportan informacin, no tienen relevancia.
Esto depende de zonas.
Ej. preguntar por Burgos aqu = palabra vaca.
Preguntar por Burgos en Palencia = no palabra vaca.
Otras palabras vacas son los verbos ser, estar, hacer... y sus
formas verbales.
Si, al extraer, detecto una palabra vaca, no saco coordenadas,
sino que paso a la siguiente. Esto hace que varen los ndices,
por lo que hay que rehacer ndices, lo que es muy pesado.

Verbos:
Al detectar un verbo, puede llevar a otra zona donde estn todas
sus formas verbales. Esto puede ser bueno o malo (si slo
interesa el infinitivo).
Sinnimos:
Ej. ordenador, computadora, calculador...
Lo ideal es tener un diccionario de sinnimos, donde estn
disponibles todos los trminos. Tambin se puede utilizar para
6

otras lenguas (muy sofisticado) Generalmente, busca palabras y

todos sus sinnimos.
Puede ser una ventaja o un inconveniente.
Polisemia:
Palabras que se escriben igual, pero que tienen distinto significado (ej.
gato). Es de difcil solucin.
Otras palabras:
Conjunciones, preposiciones, exclamaciones...
7) Funcionamiento de los ordenadores:
Son los siguientes operadores: <, >, =...
Se utilizan para campo numricos, como fecha.
Para diferenciar los operadores de palabras, hay que leer el manual para ver
como se debe especificar. Hay varias posibilidades: .Y., &Y...
(fin_lenguaje interrogativo)

Cuando las BD son ms sofisticados, conviene tener mas de un campo. El que

hay muchos campos, busca disminuir el ruido, porque acotamos la bsqueda a
un campo en concreto.
Cada campo tienen sus prrafos, frases y palabras.
Hacer una bsqueda por campos. Toda esta bsqueda se llama estrategia de
bsqueda, as podemos realizar por ejemplo;
Descriptores; no es ms que un campo, que indica algo. Nombres direcciones,
fechas... es un campo forzado, lo que hay que poner me viene impuesto (ej:
desplegables).
Descriptores onomsticos; es el nombre de personas.
Catalogacin; es decir un montn de documentos en una ficha que estan
encuadernadas y guardadas.
Regestra;
Fecha
Nombre
Direccin

Tesauros; son de los ms utilizados. Lo que nos dice son

los trminos admitidos. Ej; el combo desplegable de
ahora que hay ah escrito las palabras que mas se usan.
En el Tesauros tenemos escrito todas la palabras
utilizadas.

Resumen

El problema de la informacin de las BDD:

Se crea un negocio, donde aparecen varios intermediarios, los informticos...
Negocios relacionados con las BDD:
- el que proporciona el contenido.
- el que lo distribuye.
- el que lo almacena o vende.
En las bases de datos pblicas, la informacin se puede obtener de forma
gratuita (bien social) o pagando.
En las bases de datos privadas, la informacin siempre se obtiene pagando,
pudiendo ser un abono mensual (tarifa plana) o pagando por consultas.
Cada vez que alguien contrata una base de datos, debe recibir un manual para
saber cmo recuperar la informacin.
Hay temtica de todo.
Informaticaficcin (bases de datos multimedia):
La multimedia (sonido e imagen) provoca problemas para recuperar informacin
y para hacer consultas:
- Sonido:
El sonido es una onda. El problema no surge cuando se guarda, sino
cuando se quiere recuperar la informacin y cuando se hacen
consultas.
Esto, hoy en da, est tcnicamente resuelto, el problema es que se
necesita una mquina potente.
Ej. IBM tiene VIAVOICE, que escribe lo que hablas.
- Imagen:
Es donde realmente est el problema.
Si, por ejemplo, quiero sacar de una base de datos todas las imgenes
en las que salga una vaca. Se podra hacer el fotograma de una vaca y
se descubre. Pero la vaca se puede ver desde muchas perspectivas.
Es un campo muy abierto.
El problema es la ocupacin de disco.

3. Sistema interempresariales EDI (Electronic Data Interchange).

Sistemas interempresariales (SIE).
El problema de las empresas es que las personas no pueden ir
cambiando tan rpido como va cambiando la tecnologa, y va a
llegar un momento en que no se pueda ms.
El ritmo de cada empresa es diferente, esto es un problema de
absorcin de la tecnologa. Las empresas que tenan que
relacionarse buscaron, para ello, una forma independiente de la
plataforma para solucionar los problemas anteriores.
Por qu surge EDI?

Interconexin

Otra
empresa

Tengo datos en el ordenador, los saco y los mando. El receptor los

pasa a su sitema. Se cree que es mejor pasar de ordenador a
ordenador.
Intercomunicacin entre las redes de diferentes empresas. Si una
mquina habla con la otra es ms rpido. Se ahorra tiempo y dinero.
Por qu no se unen estos 4 elementos?
EDI surge con el fin de ahorrar tiempo y conseguir una mayor
exactitud.
Donde realmente ha triunfado ha sido en los grandes
hipermercados, farmacias.. en entornos con muchas, aunque
pequeas transacciones de datos.
El problema es que son entidades independientes, es decir,
cada uno administra su casa.
Cliente

Pedido
Catlogo
Confirmacin pedido
Envi albarn
Confir albarn
Est mal pedido

Proveedor

La interconexin entre las empresas. Todo el pedido, albarn se hacen y

se estn haciendo todava a papel. Esto ocasiona un problema ya que tienen
que estar en lnea para estar actualizando todo constantemente.
Un SI, son los correos electrnicos aunque generan problemas aunque
EDI siempre lo ha solucionado.
*ELEMENTOS QUE PUEDEN DAR CON EL XITO DE UN SIE
1. Haber incentivos:
Si no existen incentivos, no hay motivacin, ya que se obliga a cada
parte a asumir una serie de normas, incurrir en una serie de
gastos...
2. Se debe desarrollar en un clima de garanta en cuanto a fiabilidad,
seguridad, integrirdad y privacidad. Colaboramos con la
competencia, por lo que hay que asegurar una fiabilidad.
3. Mejoras los servicios para ser ms competitivos; costes, nicho o
mejorar servicios. Me tengo que apuntar ms a esos servicios.
*DIFERENCIA ENTRE SIE Y SISTEMAS DISTRIBUIDOS:
-Control del sistema;
En un sistema distribuido, el control est en una sola persona,
hay un nico control.
En un SIE cada uno controla su parte. Cada empresas gestiona
sus aplicativos, es decir, cada empresa tienen un grupo de
personas para coordinar los aplicativos. Tambin hay grupos de
usuarios que se coordinan para ponerse de acuerdo en los
documentos que se mandan.
Los gestores; los que nos permiten coordinar.
- Aspectos legales;
SIE debe estar protegido (legislada o regida por la administracin). Con
la llegada de la forma electrnica, Hacienda permite tenerlo en forma
electrnica, siempre y cuando cumpla el resto de requisitos legales.
Antes, se beba tener todo en papel, esto ocupaba mucho y era muy
lioso, por lo que haba menos seguridad.
- Aparicin de terceras partes;
Depende del tipo de SIE que utilice.
Ej; alguien debe guardar las facturas (notario electrnico), que asegura
que ha mandado y recibida la empresa las facturas electrnicas, para
que nadie lo ponga como excusa para no pagar.

10

*Qu es EDI?
Es el intercambio de datos en formato normalizado entre sistemas
informticos de quienes participan en la transaccin (comercial) con reduccin
al mnimo de la intervencin manual.
- Normalizado: cada una de las transacciones est perfectamente
normalizada y definida, es decir, no hay que pensar, se cogen las definiciones y
se implantan.
- Sistemas informticos: hata hace poco esto no era cierto.
- Reduccin al mnimo la intervencin manual: se trata de eliminar el
papel.
* Caractersticas de EDI
1. Son entornos informticos que pueden ser diferentes. Las plataformas
informticas pueden ser diferentes (Uns, Windows, Linux..) en
cualquier parte de su escultura o en todas.
2. Intercambios datos correspondientes a documentos comerciales.
3. Siguen formato normalizados:
Si no utiliza formato normalizado, NO es EDI.
Deben estar validados por asociaciones, certificados, es decir,
normalizado desde el punto de vista legal.
4. Los participantes dentro de EDI se agrupan entorno a un servicio
(automocin, comercio al por menor, ferretera...). Porque cada sector
tiene sus problemas, tamaos... en definitiva, tienen un lenguaje
propio.
*Ventajas que aporta EDI al entorno empresarial
El problema es que las ventajas de un sistema EDI son ms por
incrementar beneficios, en vez de reducir costes, como se haca antes.
- Reduccin de costes:
a) Eficiencia interna:
- Se notan sobre todo en el ahorro de tiempos, las transacciones son
mucho ms rpidas.
- La facturacin tambin es ms rpida ya que, cuanto antes llegue el
cliente, antes me pagar.
- No hacen falta grandes almacenes, Ej; reduccin del almacenaje de
STOCK (JIT).
- Eficacia, retraso de que yo doy mi producto o servicio hasta cobro.
- La eficiencia de entrega se ve con la manipulacin de los datos (Ej;
Benetton).

11

b) Costes de transaccin o eficiencia externa:

Es una teora econmica. El mercado se regula, como mejora; el
trabajo rutinario se lo pasan a los equipos informticos.
Permite compra-Venta sin necesidad de la intervencin humana si el
EDI esta.
En transacciones internacionales tenemos bastantes problemas.
Los competidores, respecto a nuestros competidores porque se lo
vamos a poner muy fcil la distribucin . Estoy levantando barreras
de trabajo a la competencia.
EDI no abre nuevos mercados, porque vamos a llegar a mercados
potencial que sino no llegaramos.
- Incremento de los ingresos:
El poder de negociacin. Diferenciando el producto o servicio;
facilitando la competencia.
#La diferenciacin puede venir de varios aspectos:
En cuanto al producto que ofrecemos: hay que ponrselo fcil al
cliente para que compre.
Dando una imagen ms agresiva, puntera. El tener EDI diferencia
mi servicio de no tenerlo.
Mayor agilidad en cuanto a informacin de precios, ofertas... Si se
lo doy en carta, catlogos... tarda ms tiempo.
Va EDI llega antes, evita problemas, manteniendo al cliente.
A mi cliente le voy a favorecer en una reduccin de stocks.
#Diferenciacin en cuanto que voy a ser capaz de levantar barreras de
salida, es decir, se intenta fidelizar al cliente.
Si hago un sistema EDI y el cliente quiere cambiar, tendr que cambiar
su sistema EDI y eso supone un coste, lo fidelizo. Cambiar supone
unos costes de formacin que la empresa no quiere asumir.
#Reduccin en los costes de bsqueda: no me hace falta navegar por
Internet para buscar informacin, ya que la tengo en casa.
***Falta por pasar+++++)
d) Componentes que necesitamos para hacer EDI:
Cronolgicamente, ya se deben conocer.
Los componentes necesarios son:
- Hardware:
Puede ser desde un PC hasta un ordenador corporativo, siempre ue
sea compatible con un software.
12

Se pueden utilizar distintos dispositivos de comunicacin (mdem,

ADSL...). SE necesita lnea para llegar hasta nuestros interlocutores.
-Software:
Depende de muchos aspectos. Hoy en da, al comprar el aplicativo, se
compra el pquete entero.
-Otros: tambin hay que contratar una serie de servicios:
Comunicaciones: red de valor aadido, red de
comunicacin (ADSL)...
Con esto se compra el paquete entero.
Ej: antes, con Telefnica, se contrataba con TSAI.
Centro servidor de acceso al servcio (proveedor EDI):
Aqu aparece un ordenador central, se contrata un
servicio a travs del cual nos conecta a todos los
usuarios. Nos da una garanta adicional, que es lo que
se paga.
La misin del proveedor EDI consiste en:
a) Identificar mensajes.
b) Dar seguridad a la informacin.
c) Traducir a un lenguaje comn entendido por
ambos.
d) Enviar mensajes de control (para saber si es
receptor ha recogido el mensaje).
e) Establecer los perfiles de usuario: definir
quines son los interlocutores y para qu
mensajes), estos son muy importantes.
Para ser proveedor EDI hay que estar regulado por
ley, esto nos asegura que hay un control sobre todo
ello.
Los protocolos que se utilizan con ms frecuencia
son el OFTP, ODETTE...
Luego se necesitan una serie de normas dadas por
las organizaciones de normalizacin , para que sea
a nivel internacional.
A la hora de normalizar, nos encontramos con la
norma VN/EDIFACT. Hay normas Ido, que son
internacionales (ej: ISO 9735), pero no tienen
rango europeo, para ello se han creado en Europa
las normals EN (Ej: EN 29735). Se trata de normas
sobre sintaxis, mensajes... tdo lo necesario para
conformar el midleware.
Dependiendo de sectores, nos podemos encontrar
las siguientes asociaciones: AECOM (rigen normas
13

del sector de la distribucin), EDISTEL (sector

electrnico), ODETTE (sector de automocin),
EDILOCAL, EDIFAR...
L
A ASOCIACIN QUE EN Espaa maneja la
norma AECOM es AECOC. EAN es la que lo regula
de forma internacional. AECOC= asociacin /
AECOM=norma.
Una vez asociados a AECOC, ste nos da el
nmero de socios con el que trabajaremos. Hay
que empezar a identificar la empresa, par ello nos
encontramos con:
- Puntos operacionales:
Es lo que primero hay que mandar a la gente
con la que quiero hacer EDI.

84

12345

12345

Los 2 primeros los de EAN, que son asignados

a Espaa.
El N de indentificacin de empresa, es fijo.
Asignado por AECOC.
Cdigo de producto. Elegido para la empresa
para codificar internamente sus productos operacionales.
Es un dgito de control.
- Estructura administrativas: se ven desde 2
puntos de vista:
a) Como cliente: se definen 4 cosas:
- Quin pide
- Dnde recibe
- A quin se va a facturar.
- Quin paga.
b) Como proveedor:
- A quin hay que pedir
- Donde hay que pagar.
Una vez que la empresas se ha asociado a AECOC y que se ha definido
su estructura, hay que hacer una serie de pasos ms:
14

- FICHAS DE PRODUCTOS:
EAM 128 para poder introducir, fechas, expedientes del producto
para que si hay algn problema se pueda revisar.
a) Se habla de ella en unidades de consumo, que es la unidad mnima
que cada uno de nosotros puede comprar
Esto est definido con un cdigo de barras.
Ej: 1 litro de leche.
b) Otra forma de presentar los productos es en unidades de
expedicin; que es la agrupacin de unidades de consumo. Estas se
agrupan en otras unidades de expedicin.
Las uniones de las unidades de expedicin formal los palees, que
tiene en unas medidas exactas, definidas. Estn normalizados, con
las medidas oportunas. Esto es importantes para cargar camiones y
para que las carretillas se puedan coger los palees.
Para rellenar los palees tiene su misterio.
PALEE

c) Variables promocinales; se le aaden 2 dgitos al final para que se

identifiquen con los dems productos. Son llamadas variables
promocinales. El problema son con los cdigos de barras cuando
no hay promociones se quitan.
- Que hay un cambio fsico, se modifica la forma del envoltorio.
Esto les gusta a los de marketing, pero no a los encargados de
empaquetar y de transportar, ya que deben retocar programas
para empaquetar y almacenar.
Ej: gel que incluye un botecito de champ.
- Sin cambio fsico: esto no se considera variable promocional.
Ej: meter un vale dentro de una bolsa.
d) Material consignado: el material consignado es el palee, que es una
caja que se utiliza para transportar los productos. Esto hay que
devolverlo cuando se descarguen los productos. Este palee
transporta la unidad de expedicin.

15

- MENSAJES:
cabecera
cuerpo
sumario

Son unidades consignadas. Tienen que estar todo muy

codificado para saber los productos enviados. Las actas
de transaccin normales; ordenes de pago, reembolso... es
el da a da en las empresas.
Los resmenes; que se pueden dar por semana, por mes,
por ao, que nos dice cuanto hemos consumido, cuanto
hemos pagado, gastos..
La estructura de todos los mensajes:
cabecera

cuerpo central
sumario

Esta estructura hay que definirla para cada mensaje (facturas...). Al mandar
un mensaje, lo que primero hay que poner es el nombre del mensaje. Todo
es muy estricto, cada trmino tiene un nombre especfico, un tamao
determinado.

16

Tema: Sistema de ayuda a la toma de decisin. (DSS)

Los ordenadores procesan datos muy bien, pero son poco creativos, no tienen inteligencia,
creatividad, imaginacin...
Dentro de la estructura organizativa de una empresa, hay gente que necesita datos, mientras
que hay otros que necesitan creatividad (nivel medio y alto).
Para estos ltimos surge el sistema DSS, aunque eso no es nuevo para el software.
EIS--> Sistema de informacin para ejecutive.

* Diferencias entre el Software de Gestin y los DSS.

SOFTWARE DE GESTIN

SISTEMA DSS

1- Registro de operaciones del da a da

histrico

1- Utilizan registro

2- Planificacin operativa
estratgica-tctica

2- Planificacin

3- Buscan eficacia

3- Buscan eficiencia

4- Dirigidos por tecnologa

4- Dirigidos por el negocio

5- Pretenden automatizar
creatividad

5- Pretenden la ayuda a la

1) Un sistema de gestin registra las operaciones producidas da a da

(facturas, albarn...), necesitan grandes bases de datos para almacenar los
datos.
Los sistemas DSS comparan sus operaciones con las que se han realizado
en el pasado. Utilizan un ratio (registro histrico). Ej. produccin 5% mayor
que el mes pasado.
17

2) Los sistemas de gestin se utilizan para hacer planificaciones operativas. Ej.

materiales que necesito para producir.
Los sistemas DSS realizan planificacin estratgica (objetivo: reducir
prdidas en un 5%) y tctica (mtodo para conseguir reducir las prdidas en
un 5%).
3) Los sistemas de gestin buscan eficacia (ej. producir x tornillo).
Los sistemas DSS buscan cmo mejorar, corregir desviaciones (eficiencia).
4) Los sistemas de gestin son dirigidos hacia la tecnologa, que el aplicativo
funcione lo mejor posible.
En los sistemas DSS interesa una visin global del negocio, que me permite
decidir.
5) Los sistemas de gestin pretenden automatizar (emitir facturas).
Los sistemas DSS pretenden mejorar la creatividad del individuo
(simulaciones para ver consecuencias...).

*Evolucin histrica del sistema DSS:

En ellos confluyen 4 escuelas:
- Ciencias empresariales:
Ellos conocen muy bien los modelos matemticos, que han
perfeccionado y que controlan perfectamente.
Ellos nos lo suministran.
- Informtica: Montar el modelo automtico, en programas, para que lo
hagan en programas y no sea necesario calcularlo. Implantar la teora
en la prctica (programas).
- Ergonoma: que se adapte el uso de la tecnologa al cuerpo humano
.Ej: sillas, ratn, pantalla...
Tambin intenta adaptar el software, para que el usuario no se canse
(usabilidad del software).
- Anlisis de decisiones: Ayuda en la toma de decisiones.

* Definicin de Sistema DSS:

Es un proceso de datos interactivo con un sistema de representacin visual y
que cumpla, al menos, con 3 caractersticas:
- Sencillo.
- Con terminologa familiar para el que la usa.
- Selectivo en la presentacin de la informacin.
18

* Caractersticas de un Sistema DSS:

1.-) Apoye en la toma de decisiones; Se pueden enfrentar a :
- Con el da a da. Ej: tener que programar el da siguiente, saber que
personas contratar, que mquinas utilizar.
- Ad hoc--> significa hecho a medida.
- Genrico: problemas de todo tipo, no previsto.
2.-) Interactivos; hay un dilogo con el usuario, es para que sepa que hay
modificacin de algo.
3.-) Debe de ser usado por los directivos directamente: debe de ser
sencillo, no hace falta saber demasiado. Es interactivos por el propio
directivo, que debe poder entenderlo.
4.-) Debe de apoyar decisiones semiestructuradas y desestructuradas.
-Semiestructuradas problemas al que podemos aplicar un algoritmo
para llegar a un resultado.
- Desestructurados: no es mecanizado, no es algoritmos.
5.-) Debe de ser muy fcil de utilizar.
6.-) Debe de ser flexible, es porque un problema se pueda atajar por
muchos sitios. Ej; el estudio podemos atacarlo desde muchos sitios; ej;
comprar jamn al profe, otro colocar el da del examen en un sitio bueno
para copiar, otro recoger apuntes....
7.-) Mejore el modelo mental del usuario: el mejor ordenador que funciona
es el celebro. Si se muestra todo ms grficamente se entiende ms
rpido.
8.- Que accedan a las BD corporativas.

*Implantacin del sistema DSS:

Estudia las cosas que deben ir bien para que la implantacin tenga
xito.
1.- Ayuda en la toma de decisiones; mejorando los procesos
deductivos aparte de la mejora en el acceso, visualizacin, anlisis de la
informacin. Informacin que hay.

19

Puede servir para dar explicaciones a a terceras personas; ayudar a

explicar a la alta direccin porqu he tomado una determinada decisin;
ayudan a justificar decisiones.
2.- Especializadas sobre el problema del usuario; va a tomar
decisiones tratando sus problemas (hoja de clculo convenientemente
programada puede ser un DDS)
3.- Problemtica que rodea a los usuarios a tener en cuenta:
- Falta de cultura informtica.
- Ausencia de sistematizacin en cuanto a los problemas que
hay que resolver.
4.- Estos sistemas los deben utilizar los expertos; los DSS no son
juguetes. En general suelen ser complejos. Los expertos que tienen que
tomar la decisin son los que deben utilizar estas herramientas. Esta
herramienta no va a ser de poner y funcionar, supone un esfuerzo y
tiempo por parte del usuario para aprender a manejarla.
5.- Estas herramientas deben ser controladas por el propio usuario:
El propio usuario debe ser el que se genere informes cuando lo
necesita. Ejk; los mandos intermedios tienen necesidades y necesitan en
un momento dado a la persona que gener la herramienta.
6.- Que sea capaz de utilizar cualquier modelo, herramienta
adicional, tipo de dato... y todo de forma visaul (tres dimensiones)
Si hacemos un seguimiento de estos factores y los tenemos
controlados, - DSS tendr xito.
Podemos clasificar los DSS en dos tipos:
MIS( Management information sistem); extrapolaciones, ajustes
de curva manejan datos, informacin del pasado. Van ms
ligados a la eficacia
Ej: Nube de puntos que proviene de una BDS y con ella soy
capaz de ver e interpretar algo.

20

Tabla(no vemos nada)

La informacin est, pero no somos capaces

de verla.

MINTS (management intelligence sistems); rboles de decisiones..

manejan conocimiento. Nos ayudan a decidir.
A%
Mejor
C%
alternativa
B%
No manejan datos tal cual. Permite seleccionar entre varias alternativas.
Dan una visin mucho ms global de la empresa. Van ms ligados a la
eficiencia (mejora en cuanto a cambios de procesoso.. cosas ms cualitativas
que cuantitativas).
Los informticos: ligados a un proceso de implantacin desarrollo de una
herramienta de este tipo( adaptan la herramienta a esas necesidades.
Diseadores) los expertos (dicen cules son sus necesidades) tambin entran.
Diseadores tener muy claro qu tipo de informacin y de dnde la voy
a obtener.
Dss vs Sistema experto
DSS no = a Sistema de experto
DSS necesita al experto Sistema contigencial, se adapta al momento.
En ellos el problema no est acotado. Es determinista.
Sistama de experto notar + base de conocimiento
Notar desarrollado utilizando la atecnloga adecuada. Es capaz de
funcionar sin el experto, capaz de tomar solo sus decisiones.
Problema al que se le dan todas las posibilidades el problema
est acotado.
Base de conocimiento nos la decide el experto, mediante ms reglas
(basado en reglas complejas).
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EIS (executive information sistems):

Globalizacin; ejecutivos piensan en global justificacin de porque Eis
estn teniendo una revolucin. Un ejecutivo de alto nivel es incapaz de tomar
una decisin en papel.
Herramientas apatadas a las necesidades y la probemtica de los altos
directivos. Sistema de informacin diseado para facilitar la toma de decisiones
de los ejecutivos, pero apoyado en sus 4 fases (anlisis, diseo, implantacin y
control).
En alguna ocasin se habl ms de los ESS (Executive support Sistems).
Diferencias:

EIS

DSS

Visin ms global de la
empresa mandos altos

Centrado en el experto que

lo utiliza mandos
intermedios.

Finalidad EIS:
- Apoya al ejecutivo en el proceso que supone la direccin estratgica
(las 4 fases):
*Anlisis: necesita modelizar el problema, captar toda la
problemtica que tiene y representarla. EIS debe ser
capaz de suministrar informacin externa (aunque
tambin interna) y modelizarla.
Informacin formalizada la sabemos manejar.
Informalizada simbolizar (manejar informacin
cuantitativa).
Con toda la tecnloga multimedia ser capaces de dar a
todas los directivos la informacin que necesitan.
Diseo de la estrategia: har que se consigan los objetivos
marcados en el anlisis, (matriz de fortalezas, oportunidades,
debilidades, problemas visual). Ayuda a la comunicacin con los
distintos miembros de la organizacin tiene que acceder a los
datos y simular distintas posiciones y situaciones; ayudan a la
hora de disear.
Antes de comenzar la implantacin, ayuda tener un proyecto, un
plan.
22

 Implantacin; ejecutar lo que hemos diseado. Supone tiempo.

Control; validar que lo que quera es lo que se est haciendo. Si
se estn consiguiendo los objetivos o si me alejo de ellos.
Y volvemos otra vez al anlisis; flujo circular.
El ejecutivo accede directamente a las fuentes; recupera lo que es,
no lo que dicen que es. No maquillar la informacin que le negan.
Se pueden sacar a la luz inconsistencias en la informacin.
Objetivos EIS:

Data warehouse: entre DSS y EIS

Data meaning: cercanas al DSS, permite
extraer informacin concreta de la BDS

1.- Apoyo al proceso de direccin estratgico, al ejecutivo le interesa una

visin del entorno. Tambin deben ayudarle a tomar decisiones estratgicas y
realizar un cierto seguimiento.
Correo electrnico, news accesible la informacin no formalizable
unificable.
Se gestiona a nivel interno.
Boletines de noticias
Herramientas de gestin de contenidos.
Procesadores de textos; documento nico y accesible por las diferentes
personas que forman un grupo de trabajo ( trabajan todas sobre el mismo
documento.
2.- Mejorar el modelo mental del comportamiento de la empresa (visin
global y compleja).
Permitan mejorar al ejecutivo en su eficiencia.
3.- Ayudar en las tareas de oficina; por ejemplo el otulook es utilizado par
esto. Muchas cosas se gestionan y a travs de correo electrnico; tardas
menos tiempo en enviar peticiones y cosas. En el aspecto de la comunicacin
tambin ha mejorado el acceso a noticias dentro de la organizacin ( a travs
de news).
(interpretacin de datos)
En el rea de anlisis de datos estn:
Hojas de clculo, Access; dos herramientas que puestas en manos de
ejecutivos pueden hacer un buen uso de su lenguaje de 4 generacin
(accesss formularios) y en rea de herramientas organizativas.
23

Porttiles se han sustituido los papeles y agendas por formatos

electrnicos, la agenda ( planificacin diaria); cuando esta consolidada con
una herramienta con CHANGE ayuda mucho, sirve tambin como gestin de
recursos. Si est bien gestionada, permite encontrar huecos al momento;
ahorro de todo y dinero. Herramientas CASE para ejecutivos. Agenda
electrnica (PDA, porttiles).
Factores crticos de xito:
Como evaluar el xito de la implantacin de una herramienta EIS: Hay
que ver donde se obtienen beneficios de este tipo de herramienta; EIS es
difcil de justificar, no hay un anlisis Coste- beneficio, claro.
Los beneficios suelen ser bastantes intangibles (EIS ayuda en la toma de
decisiones); cuanto mejor la gestin del ejecutivo; hay que valorar esto. Es
difcil.
Para analizar los costes lo tenemos ms fcil (gente que tenga que
formar, contratar, reutilizar, costes de EIS(precio); qu mas tengo que
implantar...).
Criterio que tenemos en cuenta: cunto mejora la productividad. Cunto
ayuda al ejecutivo en sus tareas de eficiencia (toma decisiones costes de
transaccin de la informacin (fotocopias.. ).
+ Beneficios: mejor conocimiento por parte de la direccin de las
tecnologas de la informacin; concepto clave, que a veces supone bastantes
prdidas de dinero ( los directivos no saben de informtica y con EIS
aprenden.
Ayuda a un mejor uso de la informacin; la informacin es carsima; si ya
la tengo en mquinas, porque no utilizarla??
Nos permite un mayor control los datos que va a obtener (deseables
que sean visuales) le van a permitir compararse con los mejores
( competencia), saber qu va a pasar en un futuro (extrapolar).

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Impacto de un EIS en la organizacin:

Se producen una serie de situaciones beneficiosas:
1.- Realineamiento de prioridades:
Sin EIS

Prioridades del
trabajador que
llega a la empresa
(mis objetivos).

Prioridad
es de la
empresa

Con EIS
Acercamos los crculos, intentamos que
se integren ( objetivos comunes)

2.- Integracin del departamento de tecnologas de la informacin en los

centros de decisin de la empresa; informtica pasa a ocupar un lugar muy
relevante dentro de la organizacin.
3.- Se genera iniciativa por parte de los ejecutivos el ejecutivo se ve
implicado.
4.- Liberar el tema de diseo de datos de la organizacin; el ejecutivo ve
que necesidades de informacin tieen, se implica (lidera) el diseo de la
gestin de datos (BDs).
5.- Disminuye la lnea STAFF

6.- Incremento del control dentro de la organizacin por parte del

ejecutivo.
25

Workgroup(groupware):Workflow
Workgroup trabajo en grupo
workflow-> flujo de trabajo
Visin desestructurada del proceso, no favorece a la empresa. Hay que
tener un visin global (responsabilizan a cada persona de su trabjo).
Enfoque radical, el pasar de la funcin al proceso -> BPR (Business
process reenginerin).
Es incuestionable que las empresas tienen que evolucionar al
proceso.
BPREs deshacer la empresa y volverla a hacer. Consultores ganan mucho
dinero, pero mas de una empresa se destruye.
Una vez en el proceso, hay que hacerlo flexibles. Se buscan
aplicaivos herramientas que sean capaces de adaptarse a este
tipo de cambios.
Tambin se est pasando a una direccin ajustada; RRHH es lo
mas importante, aplicativos sencillos para ser manejados por
personas.
Acatamiento de las estructuras; mas eficientes la informtica llevo
a una centralizacin de comunicaciones. Evolucin; hacia clienteservidor, centros distribuidos, descentralizar la toma de
decisiones, tomar la BDs distribuida por todo el mundo da
problemas.
Tendencia actual: - BDs centralizada
- Acceso distribuido; descentralizar aplicativos las tecnologas nos
permiten lo que queramos, se suelen tomar las decisiones DONDE
est el problema (mismo sitio).
- Globalizacin: desde cualquier parte, en cualquier sitiio, cualquier
momento querer acceder a una informacin, para eso necesito las TI.
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Para ello sirven:

Workgroup
Workflow

- Workgroup: grupo de trabajo.

- Workflow: flujo de trabajo
van buscando mecanizar las cosas que no estn donde
su SW tradicional
Comunicacin , informaciones destructurada,.. etc,.

Workgroup:
Pretende proporcinar un marco dentro de uina empresa para la
comunicacin, coordinacin y colaboracin.
- La plataforma; debe tener una integracin tecnolgica(contenedor
dinmico de objetos en el mas amplio sentido para su almacenamiento,
gestin, intercambio, mantenimiento, modificacin, control)
- Un modelo de acceso distribuido: a este contenedor de objetos, cada
usuario puede acceder a los objetos.
- Una infraestructura para el desarrollo de aplicaciones: para hacer
transparente al usuario la complejidad de una herramienta de ese tipo.
- Debe poder vincular a multiples plataformas: SW abierto, windows,
Linux.
Ej: dominio (antes llamado Lotus notes) de IBM multiplataformas,
plataformas +abiertas
Echange de Microsoft. Solo va en windows=> monoplataforma.
Son herramientas de workgroup.
Permiten guardar casi cualquier cosa dentro. Se progrman estas
herramientas y se usan ( no se sueln usar a pelo)=.
- La movilidad: otra caracterstica que pedimos a estas herramientas
desde cualquier sitio.
- Tambien estamos pidiendo que vayan extendindose: aplicaciones
interempresariales (como EDI) cada vez ms sofisticadas.
- Tambien pedimos a estas herramientas que soporten cualquier grado
de estructuracin: lo mismo da una comunicacin va telfono o una
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gestin de almacn le pedimos que cuente todo, lo estructurado y lo no

estructurado, todo el proceso de la empresa.
A estas herramientas se las asigna un papel tanto activo como pasivo
(ms bien ser pasivo) Ej: correo electrnico es pasivo; hay que ir a
buscar el correo no me llega la carta a casa, sino que me obliga a ir a por
l.
Estas herramientas de Workgroup van a atacar tres ncleos
fundamentales:
La comunicacin: herramienta por excelencia es la mensajera
(interna y externa). Constituye en si un almacn y un medio de
intercambio (transporte) de la informacin entre personas, entre
personas y aplicaciones, y tambin entre aplicativos.
Objetivo bsico: la comunicacin asncrona, el receptor no tiene
pq estar presente en el momento en que mando el mensaje, esto
implica que hay un almacn, el depositario temporal pasa a ser
un representante permanente no se almacenan en mi mquina,
sino el servidor (en el proveedor), solo visualizar mis mensajes,
siguen en el servidor, no me los descargo y se pierden.
Saturacin de correo; saturacin de redes, saturacin de lneas y
saturacin de personas. No sabemos filtrar contenidos an.
Estas herramientas facilitan la comunicacin, pero todava no hay
un modelo terico que me de soporte para todo esto.
La colaboracin: es tambien un problema. Herramienta
tradicionales han montado grandes BDs que resolvan problemas
muy concretos pero no haba colaboracin (islas de
mecanizacin), tenan BDs compartidas, llamado espacio de
trabajo virtual.
Para que todo esto sea efectivo el usuario ha de tenerlo fcil, si
las cosas son complicadas, aunque tecnolgicamente sea
factible, no se hace nada. Las herramientas buscan aislar la capa
tecnolgica del usuario.
La coordinacin: ya empezamos con un primer nivel de Workflow;
seguimientos, procesos. Realmente la coordinacin no supone
solo automatizar estos procesos, sino que deben contemplar toda
la variabilidad del da a da; excepciones, informacin informal.

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 Infraestructura tecnolgica que se les pide: suelen ser BDs

distribuidas. Tambin necesitan tecnologas de distribucin: de
encaminamiento y replicacin sincronizada.
Entorno de desarrollo de aplicaciones.
Integracin con fuentes de datos externas.
Temas de la seguridad:
Desde el acceso puramente fsico; que se estropee el
servidor , certificado digital de los que van a acceder, informacin
incriptada. Informacin protegida, que alguien no pueda visualizar
o corromper nuestra informacin, validacin de firmas.
Nos debe dar soporte a directorios, donde soy capaz de
encontrar lo que busco de forma coherente, tengo agenda de
nombres, etc.. en ellos tengo referenciadas mis usuarios, con
otros dispositivos...etc.
Workflow:
La herramienta por excelencia para dar soporte a proceso., no tiene un
soporte terico definitivo.
La workflow managemnte balition; organizacin que trata de normalizar.
Qu le pedimos a una herramienta de workflow?
- Que est orientada a procesos.
- Que se adapte a cualquier proceso de la organizacin
- Que permita el rediseo: hace unos aos hubo un boom con el BPR le
pido que sea flexible, que me permita modelar que se readapte a los
procesos.
- Que nos de soporte a los flujos de informacin dentro de la
organizacin.
Definicin: un sistema de gestin de flujo de trabajo es el que permite definir,
crear y gestionar la ejecucin de flujos de trabajo mediante el uso de SW, el
cual capaz de interpretar una representacin del proceso y es capaz de
interactuar o los participantes en ese proceso, y adems es capaz de invocar a
otros sistemas de aplicaciones (hecha por el WMC en el 96).
Basada en procedimiento (que nter activan con las personas)
Procedimiento: no todos son mecanizadles.
Personas: tomarn decisiones, meten informacin.
Permiten el remodelado los procesos se extienden a TODA la organizacin;
para luchar contra islas de mecanizacin.

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Tambin habla de un aspecto de anlisis, en el sentido de que nos va a

permitir revisar esos diseos y remodelar. Interactuar con las aplicaciones
tradicionales.
(fin?????)

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