INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Periodo Evaluado:
Noviembre 2011 - Marzo 2012
Jefe de Control Interno o
Piedad Roa Carrero
quien haga sus veces:
Fecha de Elaboracin:
Marzo 5 de 2012
Subsistema de Control Estratgico
AVANCES: Durante el periodo comprendido entre Noviembre de 2011 y Marzo de 2012 , en
el marco del proceso de sostenibilidad del Modelo Estndar de Control Interno, se detallan a
continuacin las acciones y logros obtenidos:

Se continu con la realizacin de las jornadas de Induccin en las cuales se reiteraron los
compromisos, principios y valores ticos de la SDP y de la Administracin Distrital.
El 22 de Diciembre de 2011 se realiz una jornada exclusiva para los funcionarios del
Nivel Directivo, con el objeto de hacer la presentacin del Cdigo del Buen Gobierno
formalizado en la entidad.
Se culmin la ejecucin del Plan de Capacitacin previsto para la vigencia 2011, el cual
fue objeto de valoracin de impacto frente a su utilidad en el ejercicio de las funciones
propias del cargo, lo cual se realiz a travs del formato AFO-195 vinculado al Sistema
Integrado de Gestin (SIG).
Se registr una disminucin en las Quejas y Reclamos del 17.19%, como resultado de las
capacitaciones ofrecidas a los servidores que adelantan la funcin de atencin a la
ciudadana, adems del seguimiento permanente y oportuno que se efecta a travs del
Sistema Distrital de Quejas y Reclamos de la Administracin Distrital.
La formulacin de los Planes Operativos Anuales (POAs), mediante la herramienta
tecnolgica Sistema Integral de Informacin para la Planeacin (SIIP), ha permitido hacer
seguimientos peridicos al cumplimiento de las metas y compromisos de las reas,
generando alarmas tempranas para fortalecer el proceso de autocontrol y formular
correctivos oportunos ante las desviaciones evidenciadas.
La campaa masiva de actualizacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) permiti la
actualizacin de 486 documentos, entre los cuales se cuentan la caracterizacin de 8
procesos, 151 procedimientos, adems de la revisin de sus respectivos formatos los
cuales pueden ser consultados en cualquier momento por los funcionarios a travs del
DOC MANAGER, que es la herramienta para el manejo de la documentacin del SIG.
A Instancias del Comit de Coordinacin de Control Interno, mediante Acta N 11 del 22
de diciembre de 2011, se aprob la Poltica de Administracin del Riego y se actualiz el
Mapa de Riesgos Institucional para la SDP, en el cual se identificaron 34 riesgos
clasificados as: Diecisis (16) con nivel BAJO, doce (12) en nivel MODERADO, uno (1)
en nivel ALTO y cinco (5) riesgos en nivel EXTREMO.

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En concordancia con lo anterior y de acuerdo con lo formulado en la Poltica de Riesgos,

durante los meses de Enero y Febrero de 2012 se realizaron las Mesas de Trabajo con cada
uno de los responsables de los procesos en los cuales se identificaron riesgos EXTREMOS,
con el objeto de formular las Acciones Preventivas tendientes a mitigarlos.
En el mes de febrero se implement la metodologa orientada por el DAFP para la
adopcin formal del Plan de Capacitacin para la vigencia 2012, lo cual fue socializado a
instancias de la Comisin de Personal de la SDP.
En la primera semana de febrero y con el apoyo del Departamento Administrativo del
Servicio Civil Distrital (DASCD) se adelantaron las capacitaciones a evaluadores y
evaluados para la aplicacin de la Herramienta y Formatos relacionados con la
Evaluacin del Desempeo Individual y el levantamiento de los respectivos Planes de
Mejoramiento Individual.
Durante la primera quincena del mes de Febrero se adelant el proceso de Evaluacin del
Desempeo Individual a los servidores de Carrera Administrativa.

DIFICULTADES:

El personal que presta los servicios a la SDP, en su mayora se encuentra vinculado en

calidad de Supernumerarios o Contratistas, situacin que hace difcil los procesos de
aprehensin, interiorizacin y compromiso institucional en cualquiera de los componentes
de este subsistema.

Es necesario fortalecer las metodologas para el anlisis, administracin y seguimiento al

manejo de los riesgos, ya que se evidencia dificultad por parte de los responsables en el
desarrollo del proceso y en la formulacin de las Acciones Preventivas para mitigarlos.

Subsistema de Control de Gestin

AVANCES: La sostenibilidad del Subsistema de Control de Gestin se materializa en los
siguientes resultados:

La actualizacin del soporte documental del Sistema Integrado de Gestin (SIG) concluy
as: se recaracterizaron ocho (8) procesos dentro de los cuales se encuentran tres (3)
procesos Misionales: Regulacin y Uso del Suelo, Coordinacin y Formulacin de
Polticas y Administracin de la Informacin; dos (2) procesos Estratgicos:
Direccionamiento Estratgico y Mejoramiento Continuo; y tres (3) procesos de apoyo:
Administracin de Recursos Financieros, Administracin de Recursos Fsicos,
Tecnolgicos y de Servicios Generales y Contratacin de Bienes y Servicios.

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Dichas recaracterizaciones involucraron la actualizacin de 151 procedimientos, 22 lneas

estratgicas, 8 procesos, 185 formatos, 75 comits, consejos y comisiones, 20 instructivos
y 22 trmites de Gobierno en Lnea. Lo anterior impacta positivamente en la gestin
institucional, por cuanto se fortalecen los controles y se minimizan los riesgos inherentes a
los procesos.
En cuanto a la implementacin del Sistema de Seguridad de la Informacin se adopt la
Poltica de Seguridad de la Informacin formalizada mediante Resolucin No. 1465 de
2011 y se cre el Comit de Seguridad de la Informacin.
De igual forma se construy el Plan de Accin para la implementacin de la primera fase
de Sistema de Gestin de Sistema de Informacin, en el cual se determinaron los roles de
la organizacin en la seguridad de la informacin y la metodologa para la evaluacin en
trminos de seguridad.
Se culmin la ejecucin del Plan de Comunicaciones, con base en la definicin de los
protocolos de comunicacin interna y externa, permitiendo la entrega de informacin al
ciudadano a travs de diferentes medios de comunicacin y de las gacetas actualizadas con
la publicacin de la norma.
Se fortaleci la informacin de la Pgina WEB, ofreciendo al ciudadano informacin
relevante de ciudad a travs del link Bogot en Cifras, en el cual se pueden identificar
estadsticas poblacionales relacionadas con la salud, educacin, informacin de la Cmara
de Comercio de Bogot, de SISBEN y encuesta de calidad de vida ente otros.

DIFICULTADES:

Se identificaron deficiencias en la fase de Planeacin Organizacional, lo cual dificulta el

cumplimiento de los objetivos trazados para la vigencia 2011, particularmente en la
definicin del alcance, oportunidad y competencias propias de las funciones de la SAP.

En concordancia con lo anterior y si bien las herramientas administrativas implementadas

en la SDP involucran la aplicacin de Indicadores, a lo largo de los procesos auditores se
han identificado ciertas debilidades relacionadas con la formulacin y seguimiento de los
mismos.

Un nmero importante de trmites son compartidos con otras entidades de la

Administracin Distrital y se evidencian debilidades en la comunicacin y coordinacin
interinstitucional, lo cual dificulta el cumplimiento de los trminos previstos en la
normatividad impactando de manera negativa la imagen institucional ante la ciudadana,
por el incumplimiento de los trminos definidos en los diferentes trmites.

Subsistema de Control Evaluacin

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AVANCES:

Durante la vigencia 2011 la Oficina de Control Interno de la SDP realiz cuatro

seguimientos (trimestrales) al avance, cumplimiento y efectividad de las acciones
comprometidas en el Plan de Mejora Institucional, tanto de origen interno como por
hallazgos realizados por los entes de control.
Como resultado de este proceso se obtuvo:
1. Por parte de la Contralora de Bogot se otorg el fenecimiento de las cuentas
correspondientes a las vigencias 2009 y 2010, as como el cierre de 72 de los 78
hallazgos formulados por el ente de control en diferentes procesos auditores
realizados en las vigencias 2009 a 2011.
2. Del Plan de Mejoramiento de origen interno, el cual involucra las situaciones
crticas identificadas en las Auditora Independientes realizadas por la Oficina de
Control interno; se cerraron 39 acciones, quedando 66 en ejecucin.
En trminos generales ste proceso ha ofrecido resultados importantes para el
Mejoramiento Continuo en la SDP, as como el fortalecimiento e interiorizacin de la
cultura de Autocontrol en los servidores pblicos de la entidad.
El proceso de Auditorias Independientes adelantado por la Oficina de Control Interno se
realiz dando total cumplimiento a lo previsto en el Plan de Auditoria aprobado por el
Comit de Coordinacin de Control Interno para la vigencia 2011, as:
1. Veinticinco (25) auditoras independientes de las cuales 13 fueron especiales, 11
regulares y 1 Auditoria al Sistema de Gestin de Calidad.
2. Cincuenta y ocho (58) seguimientos de los cuales 35 corresponden a los procesos
operativos y 23 de obligatorio cumplimiento con destino a los rganos de control.
Estos informes fueron presentados a la Alta Direccin y a los responsables de los
procesos as como socializados en el Comit de Coordinacin del Sistema de
Control interno. Adicionalmente y de acuerdo con los resultados obtenidos,
tambin fueron objeto de Planes de Mejoramiento
Especficamente durante los meses de noviembre y diciembre se realiz la Evaluacin al
Sistema de Control interno, mediante la implementacin de la herramienta dispuesta por la
Veedura Distrital, arrojando el siguiente resultado: Adelantada la autoevaluacin por parte
de los responsables de procesos en el marco de los Subsistemas, Componentes y
elementos Modelo Estndar de Control Interno, se obtuvo un cumplimiento del 92%. Este
porcentaje fue objeto de algunas salvedades por parte de sta Oficina, el cual fue
socializado con cada uno de los responsables y evaluados.
Con respecto al fomento de la cultura de Autocontrol y de la sostenibilidad de Sistema, la
Oficina de Control Interno lider la realizacin de ocho (8) Jornadas de Capacitacin,
fortalecido en TODAS las dependencias la conceptualizacin sobre el Sistema de Control
Interno y su aplicabilidad en los diferentes procesos de la SDP. Lo anterior se realiz con
el acompaamiento de la Veedura Distrital.

Durante el mes de enero de 2012 se adelant la Evaluacin a la Gestin de las

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Dependencias, lo cual se realiza en forma sistematizada a travs del Sistema Integral de

Informacin para la Planeacin (SIIP) mediante el diligenciamiento de un formato que
incluye los campos definidos por el Consejo Asesor en Materia de Control Interno de las
Entidades del Orden Nacional y Territorial.
En ste sentido se realiz un anlisis complementario ( ultimo trimestre del 2011) al
cumplimiento de los POA evidenciado con corte a 30 de septiembre de 2011, el cual se
adelant como componente de la auditora a los diferente procesos. Informe que se
present en cumplimiento de la normatividad nacional e interna, al respecto, que sirvi de
insumo para la Evaluacin del Desempeo Individual a los servidores vinculados en
Carrera Administrativa.

DIFICULTADES:

Se evidencia debilidad en el proceso de autoevaluacin de la gestin por parte de los

responsables de cada proceso, no se encuentran seguimientos de los grupos responsables,
retroalimentacin y socializacin de resultados, de tal manera que permitan generar
compromisos y construir acciones oportunas, que garanticen la consecucin de los
objetivos institucionales.
Los funcionarios designados como enlaces, desarrollan esta funcin de manera residual,
presentan altos indicies de rotacin y en algunos casos no cuentan con el perfil e inters
para asumir como apoyo en el Sistema e control interno de cada proceso.

Estado General del Sistema de Control Interno

Como resultado de las evaluaciones puntuales realizadas al Sistema de Control Interno de la
Entidad, as como los Informes de Auditoria Independiente y de Seguimiento realizadas por la
Oficina de Control Interno, se estima un estado satisfactorio del Sistema representado en la
consolidacin de la mayora de los elementos definidos por el MECI.
Adicionalmente es importante mencionar que, evaluado el cumplimiento del Plan de Accin
propuesto para la Sostenibilidad del Sistema (formulado para las vigencias 2010 a 2012), se
encontr un adecuado cumplimiento de las acciones proyectadas para cada uno de los
componentes y subsistemas del MECI, lo cual permitir superar las debilidades anteriormente
descritas.

Recomendaciones
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Adicional a las acciones puntuales que se requiere implementar para dar total cumplimiento y
sostenibilidad a la totalidad de los elementos MECI, es necesario implementar estrategias para
generar un mayor compromiso Institucional, una mejor y mayor apropiacin y
empoderamiento de la cultura de autocontrol, as como un uso mas adecuado de las
herramientas gerenciales y la generacin de espacios para la construccin participativa de los
objetivos institucionales.

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