Qu es Mail Merge?

Una combinacin de correspondencia tradicional, como la que

habamos hecho siempre en Word o Writer, nos permite combinar un
texto fijo con una serie de datos que provienen de una base de datos
u hoja de clculo para posteriormente imprimirlo. Son las tpicas
cartas comerciales personalizadas.
Ahora podemos hacer lo mismo con el correo electrnico: redactamos
en un borrador el texto "fijo" y le pedimos que lo combine con los
datos que provienen de una hoja de clculo, dnde uno de los datos
es el correo del destinatario. El Script se encarga de combinar texto y
datos y enviar cada correo personalizado a su destinatario
correspondiente.

Cmo se hace?
Necesitamos una hoja de clculo de Google Drive con los datos a
combinar; en una de las columnas estar la direccin de correo del
destinatario final del mensaje. Es importante que cada columna tenga
un encabezado describiendo el contenido de los datos. La hoja
podemos haberla escrita nosotros o puede provenir de un formulario.
En este ejemplo, queremos enviar por correo a nuestros alumnos la
asignacin a un grupo de trabajo.

Una vez tengamos la hoja de clculo vamos a GMail y redactamos el

correo con el texto fijo que queramos enviar. En el campo Para no
escribiremos nada, y en el asunto, pues eso, el asunto del correo.
Donde se deba incluir un dato combinado, escribiremos el nombre del
encabezado de la columna correspondiente, de esta forma
<<encabezado de columna>>. As quedara nuestro ejemplo:

Ahora, volvemos a la hoja de clculo y instalamos el complemento Yet

Another Mail Merge.

Debemos aceptar la solicitud de permisos, en la que accedemos a que

el Script consulte la hoja de clculo, enve correos en nuestro
nombre...

Una vez instalado, nos crear una entrada en el men complementos,

que nos permite iniciar la combinacin de correspondencia.

Seleccionamos la columna que contiene los datos del destinatario del

correo (la direccin email). El Script cambiar la cabecera de la
columna a Email Adress.

Por ltimo, escogemos el correo redactado previamente, y que

tenemos en el borrador de GMail, (el que contiene el texto fijo y las
marcas para combinar)... y enviamos los correos (Send Emails).

El Script se pondr en funcionamiento, enviando tantos correos como

filas tenga la hoja de clculo. En la hoja de clculo se aade una
celda con el texto Done, para indicar que el correo ha sido enviado, y
en nuestra bandeja de salida, podremos revisarlos todos. Disponis
de un test (send me a test email), que os enviar a vosotros un
correo de prueba y que nos permite leer el correo tal y como lo har
el receptor.
Podemos informar a los alumnos de las notas que hemos recogido de
ellos durante la evaluacin, de lo que les toca traer para el picnic de
la excursin de final de trimestre, del dia y hora que se les ha
asignado para exponer un trabajo, del nmero de dorsal que se les ha

asignado... seguro que a vosotros se os ocurren muchas ms y las

podemos comentar!