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Administracin del Procuramiento Del Proyecto

La Administracin del Procuramiento del Proyecto incluye los procesos requeridos para la
adquisicin de bienes y de servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Por simplicidad, los
bienes y servicios, ya sea un o muchos, sern referidos de ahora en adelante como el producto.
La Figura 12.-1 provee un vista general de los siguientes procesos principales:
12.1 Planeacin de la Procuracin es determinar que procurar y cuando
12.2 Planeacin de la Solicitacin es documentar los requerimientos del producto e
identificar fuentes potenciales.
12.3 Solicitacin es obtener cotizaciones, licitaciones, ofertas, u otras propuestas
como sea apropiado.
12.4 Seleccin de Fuentes es escoger de entre los vendedores potenciales.
12.5 Administracin del Contrato es administrar la relacin con el vendedor.
12.6 Cierre del Contrato- es la terminacin y arreglo final del contrato, incluyendo la
resolucin de cualquier tem abierto.
Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento
tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de
individuos basado en las necesidades del proyecto. Aunque los procesos se presentan aqu como
elementos discretos con interfases bien definidas, en la practica estas se pueden traslapar e
interactuar de maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de procesos se discuten en
detalle en el Captulo 3, Administracin de los Procesos del Proyecto.
La Administracin de la Procuracin del Proyecto esta discutida desde la perspectiva del
comprador en la relacin comprador-vendedor. La relacin comprador-vendedor puede existir a
muchos niveles en un solo proyecto. Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede ser
llamado contratista, un vendedor, o un proveedor.
El vendedor administrara de manera tpica su trabajo como un proyecto. En tales casos:
El comprador se convierte en el cliente y es por lo tanto un partido interesado clave
para el vendedor.
El equipo administrativo del vendedor se deber de preocupar con todos los
procesos de la administracin del proyecto, no solo con esos de su rea de
conocimiento.
Los trminos y condiciones del contrato se convierten en entradas claves para
muchos de los procesos del vendedor. El contrato puede en realidad contener las
entradas (e.g., entregas principales, hitos claves, objetivos de costo) o puede limitar
las opciones del equipo de proyecto (e.g., aprobacin del comprador sobre
decisiones de staffing es muchas veces requerido en proyectos de diseo).
Este captulo asume que el vendedor es externo a la organizacin ejecutora.
La mayora de la discusin, sin embargo, es igualmente aplicable a acuerdos

Figura 12-1. Vista General de la Administracin del Procuramiento del Proyecto

Administracin del
Procuramiento del Proyecto
12.1
Planeacin de la Procuracin

12.2
Planeacin de la Solicitacin

12.3
Solicitacin

.1 Entradas
.1 Declaracin del alcance
.2 Descripcin del producto
.3 Procuramiento de recursos
.4 Condiciones de mercado
.5 Otras salidas de planeacin
.6 Restricciones
.7 Suposiciones
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de comprar-o-fabricar
.2 Opiniones expertas
.3 Seleccin del tipo de contrato
.3 Salidas
.1 Plan de administracin de la procuracin
.2 Declaracin(es) de trabajo

.1 Entradas
.1 Plan de administracin de la procuracin
.2 Declaracin(es) de trabajo
.3 Otras salidas de planeacin
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Formas estndar
.2 Opiniones expertas
.3 Salidas
.1 Documentos de procuracin
.2 Criterios de evaluacin
.3 Actualizaciones a la declaracin de trabajo

.1 Entradas
.1 Documentos de procuracin
.2 Listas de vendedores calificados
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Conferencias de proponentes
.2 Publicidad
.3 Salidas
.1 Propuestas

12.4
Seleccin de Fuentes

12.5
Administracin del Contrato

12.6
Cierre del Contrato

.1 Entradas
.1 Propuestas
.2 Criterio de evaluacin
.3 Polticas organizaciones
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Negociacin de contratos
.2 Sistemas de pesaje
.3 Sistema de filtros
.4 Estimativos independientes
.3 Salidas

.1 Entradas
.1 Contrato
.2 Resultados de trabajo
.3 Requisiciones de cambio
.4 Facturas del vendedor
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Sistema de control de cambios al contrato
.2 Reportes de desempeo
.3 Sistemas de pago
.3 Salidas

.1 Entradas
.1 Documentacin contractual
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Auditoras de procuracin
.3 Salidas
.1 Archivos de contrato
.2 Aceptacin formal y cierre

.1 Contrato

.1 Correspondencia
.2 Cambios al contrato
.3 Requisiciones de pago

formales planteados con otras unidades de la organizacin ejecutora. Cuando se involucran


acuerdos informales, los procesos descritos en la Administracin de Recursos Humanos, Captulo
9, y Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, Captulo 10, son ms probables de
aplicar.
12.1
Planeacin de la Procuracin
La planeacin de la procuracin es el proceso de identificar que necesidades del proyecto pueden
ser mejor cumplidas al procurar productos o servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Esto
involucra considerar si hay que procurar, como procurar, cuanto procurar, y cuando procurarlo.
Cuando el proyecto obtiene productos y servicios de afuera de la organizacin ejecutora, el
proceso desde la planeacin de la solicitacin (Seccin 12.2) hasta el cierre del contrato (Seccin
12.6) ser ejecutado una para cada producto o tem de servicio. El equipo administrativo del
proyecto deber buscar soporte de especialistas en las disciplinas de contratacin y procuramiento
cuando sea necesario.
Cuando el proyecto no obtiene los productos y servicios desde afuera de la organizacin
ejecutora, el proceso desde de la planeacin de la solicitacin (Seccin 12.2) hasta el cierre del
contrato no deber ser ejecutado. Esto ocurre mucho en proyectos de investigacin y desarrollo
cuando la organizacin ejecutora es reacia a compartir tecnologa del proyecto, y en otros
proyectos ms pequeos hechos en casa, cuando el costo de encontrar y administrar un recurso
externo puede exceder los ahorros potenciales.

La planeacin de la procuracin deber incluir tambin la consideracin de potenciales


subcontratistas, en particular si el comprador desea ejercitar algn grado de influencia o control
sobre las decisiones de subcontratacin.
Entradas

Herramientas & Tcnicas

Salidas

.1 Declaracin del alcance

.1 Anlisis de comprar-o-fabricar

.1 Plan de administracin de la procuracin

.2 Descripcin del producto

.2 Opiniones expertas

.2 Declaracin(es) de trabajo

.3 Procuramiento de recursos

.3 Seleccin del tipo de contrato

.4 Condiciones de mercado
.5 Otras salidas de planeacin
.6 Restricciones
.7 Suposiciones

12.1.1 Entradas a la Planeacin de la Procuracin


.1 Declaracin del alcance. La declaracin del alcance (vase la Seccin 5.2.3.1) describe
las fronteras corrientes del proyecto. Este provee informacin importante sobre las
necesidades del proyecto y estrategias que se deben tener en cuenta para la planeacin
de la procuracin.
.2 Descripcin del producto. La descripcin de producto del proyecto (descrito en la
Seccin 5.1.1.1) provee informacin importante sobre cualquier tema tcnico o
preocupaciones que se debern tener en cuenta durante la planeacin de la procuracin.
La descripcin del producto es generalmente ms amplia que una declaracin de trabajo. Una
descripcin de trabajo describe de forma definitiva del producto final del proyecto; una declaracin
de trabajo (discutida en la Seccin 12.1.3.2) describe la porcin de ese producto que ser proveida
por un vendedor para el proyecto. Sin embargo, si la organizacin ejecutora escoge procurar el
producto entero, la distincin entre los dos trminos se vuelve discutible.
.3 Procuramiento de recursos. Si la organizacin ejecutora no dispone de un grupo formal
de contratacin, el equipo de proyecto tendr que proveer tanto los recursos como la
experiencia para dar soporte a las actividades de procuramiento.
.4 Condiciones de mercado. El proceso de planeacin de la procuracin debe considerar
que productos y servicios estn disponibles en el mercado, de quien, y bajo que trminos y
condiciones.
.5 Otras salidas de planeacin. Hasta el grado que estn disponibles otras salidas de
planeacin, estas se debern de considerar durante el proceso de planeacin de la
procuracin. Otras salidas de planeacin que se debern considerar incluyen costos
preliminares y estimados de programacin, planes de administracin de la calidad,
proyecciones de flujo de caja, la estructura de desglose de trabajo, riesgos identificados, y
el plan de staffing.
.6 Restricciones. Las restricciones son factores que limitan las opciones del comprador. Una
de las restricciones mas comunes para muchos proyectos son la limitacin de fondos.
.7 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para propsitos de planeacin, sern
consideradas como verdaderas, reales, o ciertas.