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TABLAS ...............................................................................................................2
1.1 Tablas de una variable ....................................................................................2
1.2
1.3
II.
III.
VI.
Word .............................................................................................................16
7.2
I.
TABLAS
4. Si los valores estn por rengln, seleccione Row input cell y ponga la
direccin de la celda de la frmula que va a analizar (el Periodo). Si estn
por columna, seleccione Column input cell y escriba ah la celda. En este
ejemplo en la frmula el periodo est en la celda B5.
5. Presione OK.
1.2
Puede aadir ms frmulas a su tabla si desea ver los resultados que obtiene
para los mismos datos en varias frmulas. Por ejemplo, deseamos cambiar el
tipo de cambio de Pesos a Dlares, por lo que tendremos la siguiente frmula:
=B10/9.5
Para crear la nueva tabla siga los pasos anteriores asegurndose de que en el
rango que seleccione en el paso 2 incluya los valores (del 5 al 10) y las dos
frmulas (el rango ser A10:C16)
1.3
Tambin puede crear una tabla que tenga dos variables de entrada. As puede
ver el cambio de la depreciacin de los periodos 5 al 10 y cunto vara si cambia
el valor final del recurso.
II.
Una Tabla Dinmica es una tabla interactiva en la que puede resumir grandes
cantidades de datos.
Puede rotar sus renglones y columnas para ver
diferentes resmenes, filtrar los datos, etc.
Utilize una tabla dinmica cuando necesite comparar totales, cuando necesite
que Excel ordene, subtotalize y totalize por usted. Usted necesitar practicar
con las tablas dinmicas para ver cmo se comportan, quitar y poner campos y
comparar resultados. Las tablas dinmicas son complejas pero si las domina,
podr ahorrarse mucho tiempo y visualizar su informacin de muchas maneras
sin tener que hacer usted mismo los cambios y frmulas.
Seleccione una celda de la tabla y escoja el men Data/Pivot Table and Pivot
Chart Report.... Inmediatamente iniciar un wizard.
Presione Next
para
Con el botn Pivot table wizard regresar al paso 3 del wizard y podr
cambiar su tabla en Layout. O puede hacerlo arrastrando los nombres de las
columnas y renglones hacia fuera y dentro de la barra de herramientas.
III.
ADMINISTRACIN DE ESCENARIOS
Imagine que tiene una hoja para el clculo de las depreciaciones de un recurso,
pero tiene varios recursos a los cuales desea analizar sus depreciaciones. Excel
le permite utilizar una misma hoja para el registro de los recursos y cambiar sus
datos segn lo requiera, sin necesidad de tener una hoja para cada recurso.
Los escenarios se utilizan para esto. Usted puede especificar valo res para cada
uno de sus recursos, darle un nombre y despus seleccionar el nombre de una
lista.
1. Seleccione Tools/Scenarios. Presione Add para aadir un escenario.
Aparecer la siguiente ventana:
borra
el
escenario
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IV.
MACROS
Los macros le permiten grabar acciones repetitivas para que con slo una
combinacin de teclas se ejecuten.
Seleccione el men Tools/Macro/Record new Macro
Puede seleccionar el botn Referencia relativa tantas veces como sea necesario
para cambiar de referencia relativa a absoluta o viceversa.
Al terminar presione el botn Stop Recording.
Para borrar un macro o editarlo seleccione el men Tools/Macro/Macros
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V.
Las vistas cambian la manera en que los libros, hojas, objetos y ventanas son
desplegados en la pantalla.
Usted puede definir un conjunto de formatos y
opciones de impresin y salvarlos como una vista. Despus puede cambiar de
una vista a otra para desplegar o imprimir su libro de diferentes maneras.
Las opciones que se graban en una vista son: anchos de columna, opciones de
despliegue, posicin y tamao de las ventanas en la pantalla, split, frozen panes,
la hoja activa y la celda seleccionada, renglones y columnas escondidos, filtros y
opciones de impresin. Las vistas incluyen todo el libro.
Por ejemplo si usted
esconde una columna antes de crear una vista y despus la deja de esconder si
selecciona la vista sta columna se volver a esconder. Si incluy opciones de
impresin en la vista, la vista incluye el rea de impresin que haya definido o la
hoja entera si no ha definido un rea de impresin especfico.
Para crear una vista:
1. Haga los cambios que necesite a su libro.
2. Seleccione View/Custom Views .
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VI.
ADMINISTRACIN DE INFORMES
Excel provee una manera sencilla de imprimir sus informes si tiene un libro con
varias hojas y diferentes conjuntos de datos.
El comando Report Manager utiliza las vistas y escenarios que haya creado y las
imprime en conjunto. Esto le permitir definir una serie de informes o reportes y
con una sola opcin imprimirlas evitndole la molestia de cada vez cambiar el
formato a celdas y columnas, seleccionar reas de impresin o datos.
Para crear un Informe:
1. Seleccione View/Report Manager. (Si no est la opcin Report Manager, en
el men Tools/Add-Ins seleccione Report Manager y presione OK).
2. Aparecer la siguiente ventana:
Presione Add para aadir un informe, Print para imprimirlo, Edit para modificarlo
y Delete para borrarlo.
3. Presione Add y en la siguiente ventana pngale un nombre a su Informe en
Report Name.
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VII.
Excel puede importar datos de Word y Power Point de una manera sencilla.
Muchas de las opciones de estos programas son muy similares o iguales (por
ejemplo las barras de herramientas, mens o el corrector de ortografa) lo que
hace que Microsoft Office pueda intercambiar informacin entre sus programas
sin problemas para usted.
7.1
Word
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Microsoft
Word Incrusta el texto como un objeto
Document object
Picture
(Enhanced Pega el texto como una imagen
Metafile)
HTML
Pega el texto en formato HTML. Cada prrafo lo
pega a una celda.
Unicode Text
Copia el texto con formato
Text
Copia el texto sin ningn formato
Hyperlink
Copia el texto en una sola celda con una liga hacia
el documento.
Seleccione Paste si slo va a copiar el texto en Excel y Paste link si desea que
al modificar el texto en Word tambin se haga en Excel.
Seleccione Display as icon si quiere que el texto no se vea en la hoja, sino slo
un cono que al seleccionarlo ver el texto pero en Word.
7.2
Power Point
Intercambiando datos entre Excel y Power Point es similar a los de Word. Slo
tiene que recordar los siguientes puntos:
Cuando est pegando un rango, el comando Paste Special de Power
Point le muestra las mismas opciones de Word. Solo que en Power Point
tiene la opcin Device Independent Bitmap que es pegarlo como una
imagen independiente y en Word tiene la opcin Unformatted Unicode
Text que no se encuentra en Power Point.
Power Point tiende a insertar hojas y grficas como objetos pequeos.
Para ver el rango necesitar incrementar el tamao del objeto.
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