Curso de Access

TEMARIO

LECCION 1
Introduccin a ACCESS
Qu es ACCESS?
En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.
Qu es una base de datos? Casi tan fcil como la respuesta anterior.
Alguna vez has buscado en una gua telefnica un nmero de telfono? Seguro que s;
Primero coge en su mano la voluminosa gua telefnica de la provincia, que no es ms que una
"base de datos" que est impresa.
En sus pginas estn todos los nmeros de telfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos
para encontrar uno en particular, as que "filtramos" la gua buscando una poblacin en
concreto e ignorando todas las dems. Aun as el volumen de paginas es demasiado para
leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurri poner al lado de los nmeros de telfonos otra
columna con el nombre del abonado y su direccin.
Cada pgina es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la gua
estn ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabtico por el campo apellido. Es decir
que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefnica est ordenada de esta ltima manera. As
sabiendo la poblacin, el apellido y la direccin, se puede encontrar rpidamente cualquier
nmero de telfono.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a travs del "campo" direccin,
en este caso estaramos ante un callejero, es decir sabramos los nombres e todas las
personas que viven en cada calle y sus nmeros de telfonos. O tambin podra ordenarse por
el "campo" nmero de telfono, este tipo de guas se llaman "guas inversas".

A travs de este pequeo ejemplo ya sabemos qu son las bases de datos, los filtros, las
tablas, los campos, los ndices, las claves... y con un poco de imaginacin podemos entrever
las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para
nosotros como pueden ser, adems de guas telefnicas, libros de una biblioteca, historiales de
pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los ltimos exmenes, etc...

LECCION 2
El entorno de diseo de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listn
telefnico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que est a la altura de esta nueva era
llena de maravillas tecnolgicas.
Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.

Se abre una ventana tal como esta

y elegiremos la opcin "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar

Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a
nuestra base de datos "Listn Telefnico", y as lo escribimos en el cuadro "Nombre de
archivo". A continuacin pulsamos en el botn "crear".

En la siguiente ventana vemos mltiples opciones

A partir de aqu empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

LECCION 3
Creacin de la primera tabla:

Creacin de la primera tabla:

Se elige la opcin "crear tabla en vista de diseo".

Surgir la ventana de diseo de tabla

En ella hay varias partes que iremos descubriendo segn vayamos necesitndolas... por ahora
nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las caractersticas bsicas de
los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar ms sus caractersticas segn vayamos definiendo

la columna "tipo de datos".
Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos
relativos a los campos que vamos a disear.
Vamos a empezar por disear nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo
introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.
Nuestro listn va a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Direccin, Poblacin, CP, N Telfono, Relacin Trabajo.

Seguramente cada uno de nosotros preferiramos cambiar algn campo por otro, aadir
algunos ms o borrar otros... Ms adelante veremos cmo hacerlo y cmo personalizar esta
tabla a nuestras necesidades.

LECCION 4
Creacin de la primera tabla II:

-Aadiendo Campos:
En el capitulo anterior habamos dicho que empezaramos diseando nuestra base de datos
introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisiramos para identificar
cada "campo" de nuestra tabla.
Habamos dicho, tambin, que nuestro listn iba a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Direccin, Poblacin, CP, N Telfono, Relacin Trabajo.
Segn vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la
tecla return, con los cursores o con el ratn, veremos como en la celda contigua de la columna

"tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el
ratn seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente
As es como quedara nuestra tabla con los campos nombrados

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como
la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del
campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las
caractersticas que nos pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.

Por ejemplo: "Tamao del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de
caracteres mximo que podemos introducir ser de 50, si quisiramos que un campo en
concreto aceptara ms o menos caracteres solamente tendramos que cambiar ese valor por
otro ms ajustado, por ejemplo quizs en el campo direccin necesitaramos mas longitud

Y por el contrario, es evidente que el campo N de telfono no necesitaramos tantos... ni

siquiera con todos los prefijos internacionales...
Hay varias propiedades ms, que veremos en el prximo capitulo

ECCION 5
Creacin de la primera tabla III:

-Propiedades de los campos:

Hay varias propiedades ms; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores
predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No".
Segn nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la
parte inferior derecha cambiara automticamente para explicarnos la funcionalidad de la
propiedad.
Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos

ha definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de
ellos vemos como se despliega una cortina con diversas opciones

Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos
"Numrico" y le pondremos una "tamao de campo" de 5 caracteres y paro el campo N de
telfono tambin elegiremos "Numricos", y en "tamao de campo" pondremos 9
caracteres.
En realidad, los tipos numricos solo deben utilizarse para campos que participen en
operaciones matemticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad
domestica, necesitaramos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro
ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos nmeros de telfonos o restemos
cdigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por
fines didcticos les asignaremos tipo "Numrico"
Y por ultimo para el campo Relacin laboral" elegiremos el campo lgico "Si/No"

Como hemos visto en la lista de opciones, hay ms tipos de datos que los pocos que estamos
utilizando, iremos descubrindolos segn los necesitemos. Los ms curiosos pueden tener
ms informacin, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana

LECCION 6
Creacin de la primera tabla IV:
-Aadiendo descripciones de campos a una tabla:
Finalmente la tabla quedar as.

La funcin de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el
nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la funcin de nuestro campo
"Relacin Laboral, es algo confusa, de l solo sabemos que es un campo lgico "Si/No",
pero eso nos aporta poca informacin. Para tener ms informacin tenemos la tercera
columna.
La tercera columna est titulada "Descripcin":

,
En ella escribiremos la descripcin de la funcin de cada campo, y ser til cuando estemos
utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando crebamos la tabla, tenamos en
mente que el campo "Nombre" se refera solo al primer nombre, o al segundo nombre, el
formato de las inciales o si inclua o no los apellidos..

As es como quedara mi tabla definitivamente , naturalmente cada uno podr escribir la

informacin que crea ms apropiada para recordar el motivo del campo

En el prximo captulo veremos cmo modificar los datos de una tabla.

LECCION 7
Cmo modificar las estructuras de las tablas I:

-Modificaciones
Podemos modificar la estructura de las tablas fcilmente eliminado un campo, insertando otro, movindolo
y por supuesto modificar el contenido de cada fila.
Por ejemplo: Borremos el campo "Relacin laboral" y aadamos el campo "Notas", que ser un campo
"Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy til que puede
almacenar nuestras notas sobre cada registro
Vamos a hacerlo paso a paso:
Primero borremos el campo "Relacin Laboral", el nombre tcnico de la operacin es eliminar el campo,
hay dos formas de hacerlo, el primer paso es comn, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo

Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la accin "Eliminar filas" del men "Edicin",
al que accederemos pulsando el botn derecho del ratn

La tabla quedara de la siguiente forma.

Para aadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situndonos en una fila en blanco e
introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.
La nica diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".