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Universidad

Nacional de Piura
Facultad de Ciencias Administrativas
Tema:
Herramientas de la Organizacin

Docente:
Lic. Jos Elas Jimnez Cango

Curso:
Organizacin Administrativa

Integrantes:
Cntaro Alvarado Jeniffer
Cherres Guarnizo Pierina
Lecarnaqu Zavala Elna
Monasterio Manrique Ins
Montenegro Castillo Rosa

HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACION
PIMERA ETAPA: PLANEACIN
Las empresas no improvisa, casi todas lo tienen planeado. La planeacin es una de
las etapas de la administracin que sirve de base de las dems etapas ya que
determina por anticipado cuales son los objetivos que se deben cumplir y hacer en
una organizacin. La planeacin comienza al establecer los objetivos y detallar los
planes necesarios, para alcanzarlos de la mejor manera posible. Por consiguiente,
un plan no es nunca el producto final del proceso de planear, sino un informe
"provisional"; es decir, es un registro de un conjunto complejo de decisiones que
actan sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas.

PRESENTE

FUTURO

DNDE
ESTAMOS AHORA

PLANEACION

ADNDE
PRETENDEMOS
LLEGAR

SITUACIN
ACTUAL

PLANES

OBJETIVOS A
ALCANZAR

*La planeacin determina dnde se pretende llegar, qu debe hacerse, cmo cundo y
en qu orden.
HERRAMIENTAS RELACIONADAS CON LA PLANEACIN
1) Cronograma:
Diagrama de doble entrada: en las filas se escriben los eventos planeados y en las
columnas, los periodos considerados como estndar. Su funcin consiste en
relacionar dos variables
Este cronograma seala el comienzo y el final de cada evento de un proceso
operacional en los periodos considerados.
El cronograma permite sincronizar de manera sencilla diversos eventos de un
proceso mediante trazos continuos o punteados, las lneas continuas representan
lo que se plane (o se previ), y las lneas punteadas lo que se realiz. Una vez

listo el cronograma, y a medida que el tiempo pasa y que se van cumpliendo las
etapas, el control va colocando las lneas punteadas, que representan lo realizado.
2)

Diagrama de Gantt
Fue ideado por Henry Lawrence Gantt, en este diagrama las columnas que
representan la variable tiempo se dividen en cuatro secciones. Utilizado al
comienzo para la planeacin y el control de la produccin semana, el diagrama se
divide en cada mes (columna) en cuatro semanas (subcolumnas). Adems el
diagrama de Gantt evita emplear el calendario y permite una visualizacin mucho
menos complicada.
ENERO

FEBRERO

MARZO

SEMANAS

SEMANAS

ABR

SEMA
SEMANAS

EVENTOS
1

3a

4a

1a

2a

3a

4a

PLANEACI
N DE
VENTAS
MERCADO
A
EJECUCI
N DE
VENTAS
MERCADO
B
EJECUCI
N DE
VENTAS
3) PERT (PROGRAM EVALUATION TECHNIQUE)
(TECNICA DE REVISION Y EVALUACION DE PROGRAMAS), en ella se
presentan mltiples actividades o eventos estrechamente interrelacionado e
interdependientes que se desarrollan en periodos variables. Los proyectos o
programas ms complejos se desarrollan a travs del PERT.
4) Anlisis FODA
El anlisis FODA consiste en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas que facilitan el logro de los objetivos.
.Fortaleza: Son puntos fuertes y caractersticas de la organizacin que facilitan el
logro de objetivos.

1a 2

.Oportunidades: Son factores del entorno externo que propician el logro de los
objetivos.
.Debilidades: Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de
objetivos.
.Amenazas: Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el
logro de los objetivos.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en
oportunidades. Tambin es conocido como DOFA o SWOT. Se basa en el anlisis
del entorno y se fundamenta en proyecciones estadsticas, econmicas y
financieras.

SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACIN


Es el desarrollo de recursos organizacionales para alcanzar metas estratgicas. El
desarrollo de recursos se refleja en la divisin de trabajo de la organizacin en
departamentos y trabajos especficos.
La organizacin determina el CMO HACERLO.
HERRAMIENTAS RELACIONADAS DE LA ORGNIZACION:
1. Organigrama:
Representan de manera grfica las reas funcionales y delimitar funciones,
responsabilidades y jerarquas, se utilizan los organigramas o grficos de
organizacin. A travs de un organigrama es posible entender cmo estn
estructuradas las funciones, as como los niveles de autoridad y jerarqua y las
reas funcionales que conforman a la empresa.
Tambin se les denomina graficas de organizacin o cartas de organizacin.
Direccin
Corporativa

Director
general

Director
general USA

Director
general ASIA

COMPAA
1

COMPAA
1

COMPAA
1

COMPA
A2

COMPAA
2

COMPAA
2

COMPA
A3

COMPAA
3

COMPAA
3

2. Manuales:
Pueden ser:

ORGANIZACI
ONALES

DEPARTA
MENTALES

TECNICAS

MANUALES
PROCEDIMIE
NTOS

DE
PUESTOS
POLITICAS
ESPECIFICO
S

VENTAJAS:
Son un medio para lograr que se observen y se respeten la
estructura formal y los procesos.
Promueve la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que
debe hacerse y como debe hacerse.
Son una fuente de informacin y capacitacin.
Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y
operaciones.
3. Diagrama de procesos:
Tambin se le conoce como flujogramas.
Los diagramas de proceso permiten:
Simplificar el trabajo
Mejorar los procesos
Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Algunos de los diagramas de proceso ms usuales son:


Flujo de operaciones
Ubicacin de equipo
Procedimiento
SIMBOLOGIA: En los diagramas de flujo se utilizan distintos smbolos para
indicar ciertos procesos.

Inicio
Operacin
Trasporte o
traslado
Espera o demora
Actividad o
proceso
Decisin
Almacenamiento

Hay operacin cuando algo est siendo creado,


cambiado o aadido, es decir; se modifican las
caractersticas de ese algo.
Cuando algo es revisado, verificado o
inspeccionado, sin ser alterado en sus
caractersticas
Acto de mover de un lugar a otro
Etapa en que algo permanece ocioso en espera
de que algo acontezca.
Tambin se le llama almacenamiento o archivo
temporal
Indica una accin o proceso
Cuando se toma un curso entre dos o ms
alternativas
Cuando se almacena o archiva algo para ser
guardado con .carcter definitivo

TERCERA ETAPA: DIRECCIN

Est relacionada con la accin, con la puesta en marcha y tiene mucho que ver con las
personas est directamente relacionada con la disposicin de los recursos humanos de la
empresa.
La direccin: VER QUE SE HAGA
HERRAMIENTAS RELACIONADAS CON LA DIRECCION:
1.- Liderazgo:
Habilidad para influir en las personas hacia el logro de las metas de la organizacin
1.1.- Motivacin:
Se refiere a las fuerzas, ya sea dentro o fuera de una persona que despiertan el
entusiasmo y la persistencia para buscar un determinado curso de accin.
La motivacin de los empleados afecta a la productividad y parte del trabajo de un
administrador es canalizar la motivacin hacia el logro de las metas organizacionales
El estudio de la motivacin ayuda a los administradores a entender que estimula a las
personas a iniciar una accin, que influye en su eleccin de accin y porque persisten
en esa accin al paso del tiempo.

2.- Delegar responsabilidades:


Delegar: Es el proceso de transferir autoridad y responsabilidad a posiciones inferiores
de la jerarqua.
Asignar tareas no es delegar. El individuo debe responsabilizarse de la ejecucin de la
tarea y tener autoridad para llevar a cabo como juzgue mejor.

CUARTA ETAPA: CONTROL

La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se plane, organizo
y dirigi, se ajusten tanto como sean posibles a los objetivos establecidos. La esencia del
control es comprobar si la actividad controlada consigue o no los objetivos o los
resultados esperados. El control es, fundamentalmente, un proceso que gua la actividad
ejecutada hacia un fin determinado.
El control: COMO SE HIZO
HERRAMIENTAS RELACIONADAS DE LA ORGNIZACION:
1.- Anlisis de estados financieros:
Proporciona la informacin bsica utilizada para un control financiero de organizacin.
Dos estados financieros importantes:
El balance general: muestra la posicin financiera de la empresa en relacin
con los activos y pasivos en un punto especfico en el tiempo.
Estado de resultado: resume el desempeo financiero de la empresa para un
periodo dado por lo general un ao, llamado tambin estado de prdidas y
ganancias

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