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Capitulo III: Diseo del Manual de Procedimientos del rea de Programacin y

Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
Identificacin del problema
El rea de Programacin y Anlisis de Datos surge de acuerdo a la nueva
estructura organizacional implementada en la Pasteurizadora Tchira C. A a partir
del ao 2011, con el objetivo de agrupar en un rea a los Analistas de
Mantenimiento, Analistas de Produccin, Programadores de la Produccin y
Capacitadores de Personal en Planta; estos cargos sirven de apoyo y dependen
directamente de las Unidades a las que anteriormente pertenecan. Por
consiguiente, dicha rea no cuenta con un manual de procedimientos establecido,
lo cual genera no conformidades e incumplimientos referentes al manejo de
Documentos establecido dentro del Sistema de Gestin de la calidad que posee
actualmente la empresa segn lo contemplado en la norma ISO 9001:2008. Por
ende, surge la necesidad de disear el manual de procedimientos del rea de
Programacin y Anlisis de Datos, donde se definan los procesos, recursos y
responsabilidades desarrolladas en dicha rea.
Objetivo General
Disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis
de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
Objetivos especficos
1. Diagnosticar la situacin actual del rea de Programacin y Anlisis de
Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
2. Identificar los procedimientos de los analistas de datos del rea de
Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
3. Documentar los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente
en el rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

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4. Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y

Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
Justificacin
PASTCA, cuenta con un Sistema de Gestin de la Calidad establecido y
basado en la norma ISO 9001:2008, cuyo pilar fundamental es la generacin y
manejo de documentos, dentro de los cuales se encuentran los manuales,
especficamente

manuales

de

procedimientos,

los

cuales

permiten

la

estandarizacin de procesos y por ende el correcto desarrollo de las actividades.

Por ello, como consecuencia de la nueva estructura organizacional se hace
necesario Disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y
Anlisis de Datos, donde se definan con claridad las actividades, recursos,
responsabilidades, entre otros aspectos inherentes a las funciones de dicha rea y
con lo cual se contribuya al cumplimiento de una de las metas establecidas por la
organizacin como lo es lograr la certificacin a travs de la norma mencionada
anteriormente.

Importancia
El Manual de Procedimientos es de gran importancia en el actuar de las
empresas, ya que proporciona informacin bsica para orientar al personal
respecto a la dinmica funcional de los procesos, es decir, permiten a la
organizacin normalizar las operaciones y/o procesos de cada rea. De all, la
importancia de Disear el Manual de Procedimientos del rea de Programacin y
Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. El mismo, definir las
actividades necesarias que deben desarrollar quienes intervienen en el proceso, la
responsabilidad y la forma ordenada del desarrollo de las actividades para evitar la
duplicidad de esfuerzo y facilitar la ejecucin, todo lo anterior con la finalidad de
optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los procesos inherentes al
rea.

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Alcance
En el presente proyecto se dise parte del Manual de Procedimientos del
rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Los
puntos desarrollados fueron introduccin y objetivos del manual, propuesta de
misin, visin, valores del rea, ficha de procesos y procedimientos realizados
por los analistas de mantenimiento y ajuste de formatos utilizados por estos.
Fundamentos tericos
Antecedentes. Para el desarrollo del proyecto se consultaron los siguientes
trabajos de investigacin que guardan relacin con el tema objeto de estudio, entre
ellos se pueden mencionar.
Garca, C. (2006). Trabajo de Grado titulado Revisin y Actualizacin de
los Procedimientos Documentados del Laboratorio de Microbiologa de
Alimentacin de la Pontifica Universidad Javeriana y Elaboracin de Manual de
Manejo de Equipos, Bogot, D.C. Tena como objetivo principal actualizar los
documentos del Laboratorio de Microbiologa de Alimentacin de la Pontifica
Universidad Javeriana, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la
norma ISO 17025 y los requisitos del Control de Documentos. Este proyecto
consisti en la revisin de los documentos existente, seguido de la actualizacin
de los mismos, la creacin de un manual de manejo de equipos, la capacitacin
del personal para su uso y por ltimo la creacin de archivos para los documentos.
El aporte de este trabajo de grado, fue en base a las recomendaciones
generadas donde se indica que para el buen desarrollo del Sistema de Calidad se
debe generar y realizar manuales y que estos deben estar sujetos a revisiones por
lo menos cada ao y que dichas revisiones deben ser controladas. Para ello
plantean la creacin de una lista maestra de documentos, que indique el estado de
revisin de los documentos para evitar el uso de documentos obsoletos.

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Rico, E. (2010).Trabajo de aplicacin profesional titulado Documentacin

y Actualizacin de los Procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad del
Departamento de Control de Calidad de la Divisin Conversin Sacos y Bolsas,
bajo la norma ISO 9001:2008, realizada en Manufacturas de Papel C.A
(MANPA) Maracay-Venezuela. El objetivo principal fue documentar y actualizar
los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad para lograr normalizar las
actividades ejecutadas por el personal de dicha unidad. Se utilizaron como
herramienta de recoleccin de datos la entrevista no estructurada, la observacin
directa y revisin documental, adems de herramientas para el anlisis como el
diagrama Ishikawa para determinar las causas de un problema.
Finalmente, el estudio se bas en el manejo de las clusulas del Sistema de
Gestin de Calidad referentes al Control de Documentos y Control de registros y a
partir de all y con las herramientas utilizadas se determin la situacin actual, la
cual fue la base para levantar la informacin del manual, donde finalmente se
establecieron las directrices a seguir en los procedimientos.
Del trabajo de aplicacin profesional mencionado anteriormente, se tom
como base la metodologa aplicada y lo relacionado a la Norma ISO 9001:2001,
en cuanto al manejo de la documentacin, la importancia del Control de
Documentos y Control de registros y por ende la necesidad de documentar las
actividades realizadas

por el personal con el fin de optimizar los

recursos/procesos.
Mndez, H. (2003). En su tesis de Postgrado titulada Diseo e
Implementacin del Manual de Procedimientos de una Compaa dedicada a la
Comercializacin de Productos Electrnicos. El objetivo de esta investigacin
consiste en crear e implementar el manual de procedimientos, para la cual se
sigui la siguiente metodologa, recoleccin de informacin directamente de los
puestos de trabajo, luego se dise el manual, donde se procedi a seleccionar la
informacin recolectada a travs del uso de formatos y finalmente se

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implementaron los manuales en todas las reas y se evalu para establecer

mejoras en la empresa.
El aporte generado por dicho trabajo, radica en la importancia del anlisis
de los puestos de trabajo como fuente principal para definir los deberes, tareas y
actividades; con ello se obtiene un informe escrito que resume las actividades
individuales de cada puesto.
Bases Tericas. A continuacin, se presentan los aspectos tericos que
apoyan la investigacin y dan un aporte conceptual, como lo seala Rodrguez
(2005), el marco terico es la exposicin resumida, concisa y pertinente del
conocimiento cientfico y de hechos empricamente acumulados acerca de nuestro
objeto de estudio (p. 57).
Gestin de Documentos en las empresas. Actualmente, las empresas basan
sus procesos de acuerdo a lo establecido en normas generadas por ciertas
organizaciones, como es el caso de la

Organizacin Internacional de

Normalizacin (ISO), donde se encuentra la serie 9000, relacionadas al

aseguramiento de la calidad y cuyo alcance se orienta hacia la certificacin de las
lneas de produccin de bienes y/o servicios con respecto al Sistema de Gestin de
la Calidad implementado por la organizacin, el cual a su vez debe avalar que la
empresa tiene constituida las prcticas idneas establecidas en dichas normas.
Segn Whittington (2000), expresa que:
El Control Interno es un proceso, efectuado por la Junta
Directiva de la entidad, la gerencia y dems personal, diseado
para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de
objetivos en las siguientes categoras: (1) Confiabilidad en la
presentacin de informes financieros, (2) Efectividad y eficiencia
de las operaciones, y (3) Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicable. (p.172)
De acuerdo a lo anterior, PASTCA tiene establecido un Sistema de
Gestin de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, la cual contiene los

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Requisitos necesarios para lograr la certificacin, promoviendo la aplicacin de un

sistema basado en procesos e introduce el concepto de mejora continua.
Dentro de los requisitos de dicha norma, se encuentra la documentacin la
cual esta representada bsicamente por manuales, segn Catacora (2009):
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y
herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables. Consisten en la
organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos
identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable
(p. 78).
Es importante sealar, que existen diferentes tipos de manuales, segn
Catacora (2009) una clasificacin de los manuales en el contexto de la
organizacin es la siguiente: de sistemas, mtodos y procedimientos manuales y
de sistemas computarizados (Pg. 80).
Para lvarez (1996) Un proceso es el conjunto de elementos que
interactan para transformar insumos, en bienes o productos terminados. Un
proceso esta formado por Materiales, Mtodos y Procedimientos, Recursos
Humanos, Maquinaria y Equipo y el Medio Ambiente (p. 35).
Por otro lado, los procedimientos segn lvarez (1996), es la gua
detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas personas
realizan un trabajo (p. 35). La diferencia entre procesos y procedimientos es que
los procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea,
mientras que los procesos transforman las entradas en salidas mediante la
utilizacin de recursos.
Segn Franklin (1998) un manual de procedimientos:
Constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacion sobre
la sucesion cronologica y secuencial de operaciones concatenadas
entre si, que se constituyen en una unidad para la realizacin de una
funcion, actividad o tarea especifica en una organizacin. Todo
procedimiento puede incluir la determinacion de tiempos de
ejecucion, el uso de recursos materiales y tecnologicos, y la

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aplicacin de mtodos de trabajo y control para obtener el oportuno

y eficiente desarrollo de las operaciones (p. 148).
En resumen, el manual de procedimientos es un compendio de
acciones documentadas

que

contienen

en

esencia,

la

descripcin

de

las actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad

administrativa,

dichas

funciones

se

traducen

procesos

que

entregan

como resultado un producto o servicio especifico.

Componentes del Manual de Procedimientos. Forman parte del manual los
procedimientos descritos, asi como tambien los flujogramas y formatos o
formularios involucrados en los procedimientos.
Por ello, los flujogramas para Estupinan (2006) se definen como:
La representacion grfica de los procedimientos o rutinas, siendo la
secuencia sistemica de acciones que hay que cumplir para alcanzar
las distintas finalidades de la administracion, constituyendose
adems en una herramienta fundamental para la simplificacion y
normalizacion de las tareas administrativas (p. 175).
Y los formularios segn Hernndez (2007) son:
Documentos impresos que transmiten informacion especifica de una
persona a otra o de una unidad a otra. El formulario es un papel
portador de datos e informacion y es parte integrante del mtodo.
As, es un medio de transmitir informacion y no un fin en si mismo
(p. 131).
Por otra parte, dentro del manual de procedimientos del rea de
Programacion y Anlisis de Datos se incluy la mision, vision, valores y
organigrama.
Segn Fred (2003):
La declaracin de la visin y la misin son vehculos eficaces para
comunicarse con grupos de inters importantes tanto internos como
externos. El valor principal de estas declaraciones como
herramientas de direccin estratgica procede de la especificacin
del propsito de una empresa:

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Proporcionan a los dirigentes una unidad de direccin que trasciende

las necesidades individuales, locales y transitorias. Promueven un
sentido de expectativas compartidas entre todos los niveles de
generaciones de empleados (p. 63).
Por otro lado, los valores son principios que guan las reflexiones y
acciones de un individuo o grupo de estos, por lo que al especificarlos se
representa de manera concisa lo que valora el departamento de mantenimiento,
segn Martnez y Milla (2005), los valores son los ejes de conducta de la
empresa y estn ntimamente relacionados con los propsitos de la misma (p.
23).
En lo que respecta a los organigramas, sealan la vinculacin que existe
entre s de los departamentos a lo largo de las lneas de autoridad principales,
segn Hernndez, C (2007), en el organigrama cada rgano representa una
unidad de trabajo que agrupa personas y unidades menores (Pg. 82). Por ello, se
debe determinar cual tipo es el ms adecuado para representar el rea ya que
existen diferentes tipos de organigramas.
Segn, Hernndez, C (2007), existen diferentes clases de organigramas,
dentro de los cuales menciona:
Por su aspecto, los organigramas pueden ser verticales o planos, es
decir, tienen, forma de pirmide, pero los primeros son ms
acentuados en lo vertical, mientras que los segundos lo hacen hacia
lo horizontal. Los verticales son ms centralizadores y poseen
muchos niveles jerrquicos, mientras que los horizontales son
menos centralizados, desconcentran ms y poseen pocos niveles
jerrquicos.
Por la forma, son estructuras verticales, estructuras horizontales,
estructuras circulares y semicirculares.
Por las clases, los organigramas son de unidades organizativas y de
cargos o de puestos. No se acostumbran mezclar un organigrama de
unidades departamentales con el de cargos, por cuanto dificulta el
diseo y tambin su interpretacin. (Pg. 85).

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En este caso, se refiere a un organigrama de cargos o puestos pues hace

mencin a los cargos que se encuentran en dicha rea.
Importancia de los Manuales de Procedimientos. Los manuales
constituyen un medio de comunicacin dentro de las organizaciones, por lo cual
permiten dar cumplimiento a ciertos objetivos, como lo seala Rodrguez, J.
(2002):
a) Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etctera.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa
para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar
omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de
nuevo ingreso, y facilitar su incorporacin a las distintas funciones
operacionales.
e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e
implantacin de reformas administrativas. (p. 57).
Por lo anterior, las fases o etapas a seguir para la elaboracin de Manuales
son: planificacin del Trabajo, bsqueda de la informacin, anlisis de la
informacin, elaboracin del Manual, validacin del Manual, Autorizacin del
manual, difusin y distribucin del manual y revisin y actualizacin del manual. .
Al momento de la elaboracin del manual se pone en consideracin,
segn Ortega, J (Mayo 2009):
a) La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual,
para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos
los usuarios del mismo.
b) La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de
distribucin de espacio fsico, estructura organizacional, mapa de
procesos, entre otros. Se elaboran segn las formas ms sencillas y
establecidas ya sea a nivel institucional o las recomendadas por
MIDEPLAN.
c) El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una
secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea
comprensible, entre otros aspectos de forma. (Pg. 17).

58

Es importante sealar, que los directivos de las organizaciones reconocen

la necesidad de contar con manuales, sin embargo en su mayora no los
desarrollan y mantienen actualizados, esto bsicamente, por desconocimiento de
la metodologa, falta de prioridad y tiempo para prepararlos.
Sin embargo, la elaboracin de los manuales va dirigida a las
organizaciones que buscan: Certificacin con las normas ISO 9000, Normalizar
sus operaciones, eliminar desperdicios e ineficiencias y que desean incrementar o
consolidad su posicin competitiva por medio de una mejor administracin.
Marco Metodolgico
A continuacin se describe la metodologa utilizada para el desarrollo del
presente informe, segn Bavaresco A. (1997), el marco metodolgico es la gua
para obtener los datos necesarios con el fin de verificar la hiptesis y comprender
los siguientes aspectos: el tipo y estudio o modalidad de investigacin, poblacin
y muestra, as como los instrumentos de recoleccin de datos. (p. 20).
Tipo de investigacin. El tipo de investigacin considerada en el proyecto
fue descriptiva, ya que proporciona informacin ms detallada del problema
presentado y describe la situacin de las cosas en el presente, segn Lerma, H.
(2004), el objetivo de este tipo de investigacin es describir el estado, las
caractersticas, factores y procedimientos presentes en fenmenos y hechos que
ocurren en forma natural, sin explicar las relaciones que se identifiquen. (p. 64).
Por ello, se considera la ms adecuada para este proyecto ya que permite
interpretar minuciosamente las observaciones, opiniones, puntos de vistas,
actitudes y tendencias lo cual es de vital importancia para la actualizacin del
manual de procedimientos.
Diseo de la Investigacin. Es aquel que especifica el proceso de recopilar
y analizar la informacin, Sabino (1992), seala que el diseo de la investigacin
tiene como objetivo proporcionar un modelo de verificacin que permita

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contrastar hechos con teoras, y su forma es la de una estrategia o plan general que
determina las operaciones necesarias para hacerlo. (p. 75).
El presente proyecto corresponde a un diseo de campo, ya que segn
Arias (1999) consiste en la recoleccin de datos directamente de la realidad,
donde ocurren lo hechos sin manipular o controlar variable alguna (Pg. 46).
Este tipo de investigacin es tambin conocida como investigacin in situ ya
que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. En este
caso, la informacin necesaria para el diseo del manual de procedimientos del
rea de Programacin y Anlisis de Datos, fue tomada directamente del lugar de
trabajo, es decir en las instalaciones de la Pasteurizadora Tchira C.A.
Por otra parte, para alcanzar los objetivos planteados en la investigacin,
se requiere pasar por una serie etapas las cuales se mencionan a continuacin:
Fase 1: Diagnstico de la situacin actual. En dicha fase, se realiz el
reconocimiento del rea de trabajo, procesos y personal involucrado a travs de
observacin directa y entrevistas no estructurada, adems de utilizar instrumentos
como lpiz y papel, con lo cual se plasm a manera general los procesos claves
realizados en el rea de Programacin y Anlisis de Datos
Fase 2: Identificacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan
actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. En esta fase, se
llevaron a cabo las actividades de identificacin de los procesos claves
(modulares) realizados por los analistas de mantenimiento y los analistas de
produccin pertenecientes al rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esto se
logr, con el uso de mtodos e instrumentos como son la observacin directa,
entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora.
Fase 3: Documentacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan
actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esta fase se
caracteriz por la realizacin de los procedimientos y documentos del manual de
dicha rea, estos fueron adecuados a las actividades reales, adems se disearon

60

los flujogramas de los procedimientos y se realiz la ficha de proceso referente a

Anlisis de Datos de Mantenimiento y Anlisis de Datos de Produccin. Esto se
logr, con la utilizacin de los mtodos e instrumentos de observacin directa,
entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora.
Fase 4: Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin
y Anlisis de Datos. Las actividades desarrolladas en esta fase se centraron
bsicamente en realizar y verificar los cambios en los formatos trasladados de la
Unidad de Mantenimiento a esta rea. Adems, de organizar todos los
documentos referentes ha dicho manual. Los mtodos e instrumentos utilizados
fueron la revisin documental, entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz,
papel y computadora.
Poblacin. Segn Lerma, H. (2004) es definida por el investigador y
puede estar integrada por personas o por unidades diferentes a personas (Pg.
92). En el caso del presente proyecto, la poblacin est constituida por los
analistas de mantenimiento y produccin, capacitadores, coordinador y jefe del
rea de Programacin y Anlisis de Datos.
Tcnicas de Recoleccin de Datos. La recoleccin de informacin se logra
con la utilizacin de instrumentos de recoleccin de datos que son segn Arias
(1997), las distintas forman o maneras de obtener la informacin (Pg.54).
Para el desarrollo de este trabajo se utiliz como mtodo la observacin
directa, que segn Tamayo y Tamayo (1998). es en la cual el investigador puede
observar y recoger datos mediante su propia observacin. (p.122). Por otra parte,
se utiliz la entrevista no estructurada, donde Tamayo y Tamayo (1998) la define
como: la relacin directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio
a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales
(Pg.133). Es importante sealar que los instrumentos utilizados para captar la
mayor informacin posible fueron: lpiz, papel, grabadoras y computadores.

61

Plan de trabajo
El plan de trabajo se desarroll con el objetivo de definir las actividades
destinadas al cumplimiento de los objetivos planteados en el presente proyecto. Es
importante sealar que dentro del plan de trabajo mencionado en el captulo
anterior correspondiente a las figuras N 2, 3 y 4, se tiene la planificacin de los
dos proyectos, por ello en este caso aplicar solo la ejecucin del Objetivo
General N 2.
Desarrollo y Resultados del Plan de trabajo
En esta fase del proyecto, se aplic todo el proceso metodolgico
anteriormente descrito, los resultados se presentan en orden de acuerdo a las
fases, objetivos especficos planteados y las actividades involucradas en cada uno
de estos.
Fase 1: Diagnstico de la situacin actual. En esta fase se llev a cabo el
reconocimiento del rea de trabajo, procesos y personal, para ello se realiz
primeramente una revisin a la estructura organizacional implementada desde el
ao 2011, (Ver Figura N2) Organigrama de UEN (Unidad Estratgica de
Negocios) -PLANTA. Fuente El PAISANITO, Junio 2011. Donde Programacin
y Anlisis de Datos, se encuentra como un rea de apoyo para la Unidad
Estratgica de negocios de Planta. En esta fase, se observ la ausencia de
procedimientos, procesos, misin, visin, objetivos, valores, entre otros
documentos que deben estar declarados en todo manual de procedimientos segn
lo establecido por el Sistema de Gestin de Calidad que tiene establecido
PASTCA, ya que est rea surge a raz del cambio organizacional, sin embargo
de la depuracin del manual de procedimientos de la Unidad de Mantenimiento
desarrollado en el captulo II, se cuenta con una base para el diseo de los
procesos y procedimientos de dicha rea, como es el caso de los formatos, entre
los cuales se encuentran la ficha tcnica de equipos y procedimiento de ejecucin
de las tareas de mantenimiento. En la figura 25 se encuentra un ejemplo de estos

62

formatos a ser modificados e incluidos en el manual de est rea.

Figura 25. Formato ficha tcnica de equipo (anterior). Fuente. Propia.

Fase 2: Identificacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan
actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. Para el desarrollo
de esta fase, se tom como punto de partida el cumplimiento de la fase 1, a partir
del organigrama, se identific las dos reas principales como son: programacin y
anlisis de datos. El punto de estudio en dicho proyecto se bas en el rea de
Anlisis de Datos, donde a travs, de recorridos por los puestos de trabajo,
observaciones directas y entrevistas no estructuradas, se identific las actividades
realizadas en dicha rea. Estas actividades fueron clasificadas en Anlisis de
Datos de Mantenimiento la cual sus procesos claves son: Desarrollo de Planes de
Mantenimiento, Planificacin del mantenimiento preventivo, Administracin de
solicitudes de servicios, medicin de la gestin y generacin de rdenes de
compras rpidas. En lo que refiere a Anlisis de Datos de Produccin sus procesos
claves son: Control de Consumo de leche, Ordenes de fabricacin y producto
terminado, Registro de informacin de producto terminado en sistema SADA,
Liberacin de lotes de quesos semi-madurados y madurados, Ajuste de
Inventarios y Capacitacin y entrenamiento de personal en Planta. Los procesos

63

identificados anteriormente, sern reflejados en el manual en las fichas de

procesos. Por otra parte, los procedimientos identificados fueron segn el alcance
del proyecto los realizados por parte de los analistas de mantenimiento, donde se
obtuvo los siguientes: Inclusin de Equipos a sistema Baan V y Procedimiento de
solicitudes de servicio.
Fase 3: Documentacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan
actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esta fase se
caracteriz por la realizacin de los procedimientos y documentos del manual de
dicha rea, partiendo de la identificacin de los procesos claves mencionados
anteriormente, con la utilizacin de los mtodos e instrumentos de observacin
directa, entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora dichos
procedimientos fueron adecuados a las actividades reales y a su vez fueron
representados por diagramas de flujo, esto se muestra a continuacin. En las
figuras
Es

importante

sealar,

que

se

realizaron

los

procedimientos

correspondientes a los analistas de mantenimiento, tomando como base los

procesos claves identificados en la ficha de proceso de anlisis de datos de
mantenimiento; para ello se tomaron las actividades correspondientes a la parte
administrativa realizada por los analistas de mantenimiento y se generaron los
procedimientos de planificacin de mantenimiento preventivo y solicitudes de
servicio, por otra parte no se incluy en el manual el procedimiento de
Procesamiento de rdenes de Fabricacin en el Sistema Baan V. efectuado por los
analistas de produccin debido a que es considerado un manual de referencia para
los analistas por lo tanto no debe ser declarado como procedimiento de ejecucin.
De la informacin recolectada y una vez documentada la secuencia de
pasos de los procedimientos, se realiz la representacin grfica de estos para lo
cual se utilizaron los diagramas de flujo. A continuacin se muestra un ejemplo
del procedimiento de solicitudes de servicio propuesto correspondiente a la figura
N 26 y 27 y su respectivo diagrama de flujo (ver figura N 28 y 29).

64

Figura 26.Procedimiento de Solicitudes de servicio Propuesto (parte 1). Fuente.

Propia.

65

Figura 27.Procedimiento de Solicitudes de servicio Propuesto (parte 2). Fuente.

Propia.

66

Figura 28.Diagrama de Flujo de Procedimiento de Solicitudes de Servicio

Propuesto (parte 1). Fuente. Propia.

67

Figura 29. Diagrama de Flujo de Procedimiento de Solicitudes de Servicio

Propuesto (parte 2). Fuente. Propia.

En lo que refiere a los procesos identificados para Anlisis de datos de

Mantenimiento, estos se muestran en la ficha de procesos correspondiente a la
figura N 30, y lo referente a Anlisis de datos de Produccin se encuentran en la
figura N 31.

68

Figura 30. Ficha de Procesos de Anlisis de Datos de Mantenimiento.

Fuente. Propia.

69

Figura 31. Ficha de Procesos de Anlisis de Datos de Produccin. Fuente.

Propia

70

Por otra parte, se dise la misin y visin (ver figura N 32), organigrama
de cargos del rea de Programacin de Anlisis de Datos (ver figura N 34), esto
se logra con base a los datos clasificados en las fichas de procesos que sirvieron
de base para el diseo de la misin y visin, as como tambin a travs de
observacin directa se pudo determinar el comportamiento del personal y por
ende las actitudes y valores que se modelaban dentro de las reas de trabajo (ver
figura N 33).

Figura 32.Misin y Visin del rea de Programacin de Anlisis de

Datos. Fuente. Propia.

71

Figura 33.Valores del rea de Programacin de Anlisis de Datos. Fuente.

Propia.

Figura 34. Organigrama de Cargos del rea de Programacin de Anlisis

de Datos. Fuente. Propia.

72

Por otra parte, los manuales deben contener una introduccin y objetivos
que permita al lector saber la funcin para lo cual se han diseado, estos
documentos se muestran en las figuras N 35 y 36.

Figura 35.Introduccin del Manual de Procedimientos del rea de

Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.

Figura 36.Objetivos del Manual de Procedimientos del rea de

Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.
Fase 4: Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin
y Anlisis de Datos. Las actividades desarrolladas en esta fase se centraron
bsicamente en realizar y verificar los cambios en los formatos que manejan los

73

analistas de mantenimiento y que fueron trasladados al rea de Programacin y

Anlisis de Datos. Esta actividad fue llevada a cabo en paralelo al momento de
realizar los procedimientos que involucraban a los analistas de mantenimiento,
pues all se evidenci que estos eran quienes hacan uso de los formatos de Ficha
Tcnica de Equipos y Procedimiento de Ejecucin de Tareas de Mantenimiento,
por lo cual estos formatos fueron mejorados y transferidos al rea de
Programacin y Anlisis de Datos. A continuacin, en la figura N 37, se muestra
uno de los ejemplos de los formatos que fue modificado y trasladado al rea de
Programacin y Anlisis de Datos.

Figura 37.Formato ficha tcnica de equipo propuesta. Fuente. Propia.

Adems, se realizaron a los formatos su respectivo instructivo de llenado,
el cual se muestra en la figura N 38.

74

Figura 38.Instructivo de llenado del Formato ficha tcnica de equipo

propuesta. Fuente. Propia.
Discusin y Anlisis de Resultados
A continuacin se presentan los resultados obtenidos en el desarrollo de
los objetivos del trabajo de aplicacin profesional, que tuvo como finalidad
Disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de
Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
Diagnosticar la situacin actual del rea de Programacin y Anlisis de
Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. El rea de Programacin y Anlisis de
Datos surge en PASTCA a partir del ao 2011, con la implementacin de una
nueva estructura organizacional. Por lo tanto, dicha rea no contaba con ningn
proceso, procedimiento o documento definido, lo cual crea la necesidad de disear
un manual de procedimientos que de cumplimiento al Sistema de Gestin de la
Calidad basado en la norma ISO 9001:2008.
Identificar los procedimientos de los analistas de datos del rea de
Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Para
elaborar dicho manual se identificaron las nuevas reas de trabajo como son

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anlisis de datos, capacitacin en planta y programadores de la produccin y con

la informacin suministrada por la depuracin de los manuales de la Unidad de
Mantenimiento se procedi a realizar los procedimientos referentes a los analistas
de mantenimiento pertenecientes a esta nueva rea.
El levantamiento de esta informacin se realiz a travs de las tcnicas de
observacin directa y entrevistas no estructuradas realizadas al personal
involucrado a fin de conocer la descripcin del proceso y procedimientos. Dentro
de las entrevistas surgieron algunas preguntas como son: Qu trabajo o actividad
se hace?, Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se
posee el dato del responsable Quin lo hace?, Cules son los medios que posee
para hacer el trabajo?, Para qu se realiza el trabajo?, Cmo se ejecuta o realiza
el trabajo?, Cundo o en qu momento se hace?, Por qu se hace?. Estas
preguntas facilitaron el trabajo de anlisis de la informacin y permitieron conocer
las actividades, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se
presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento del rea y mantener la
secuencia y lgica de la informacin. Fue con lo anterior, que se realizaron las
fichas de procesos de anlisis de datos de mantenimiento y produccin y se
tomaron como base al momento de documentar los procedimientos realizados por
los analistas de mantenimiento.
Documentar los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en
el rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.
Los documentos que fueron tomados en cuenta en la elaboracin del manual de
procedimientos de dicha rea fueron: introduccin y objetivos del manual,
organigrama, misin, visin, valores del rea, la ficha de procesos de anlisis de
datos de mantenimiento, ficha de procesos de anlisis de datos produccin y los
procedimientos realizados por los analistas de mantenimiento. Sin embargo, a
nivel terico la misin, visin, valores y organigrama del rea, pertenecen al
manual de organizacin y descripcin de cargos, ya que los manuales de
procedimientos, se componen de un documento con un listado de pasos escritos
por cada procedimiento, adems de representaciones grficas (flujogramas) y

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formatos involucrados con su respectivo instructivo de llenado. No obstante, en la

Pasteurizadora Tchira por polticas y reglas establecidas por el Sistema de
Gestin de la Calidad de la empresa comprende todo lo mencionado
anteriormente.
Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y
Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Una vez generados los
nuevos procedimientos y documentos, se redisearon los formatos trasladados a
dicha rea especficamente los utilizados por los analistas de mantenimiento, a
estos se les realizaron los respectivos instructivos de llenado para evitar
incongruencias al momento de registrar la informacin.
Finalmente, los documentos fueron diseados gracias a los mtodos de
recoleccin de informacin como es la observacin directa, revisin documental y
entrevistas no estructuras realizadas al personal y los procedimientos
desarrollados corresponden a los analistas de mantenimiento en base a las
actividades que realizan actualmente, tambin se mejoraron los formatos y en
cuanto a la misin, visin, valores, ficha de proceso, entre otros, fueron ajustados
a las metas establecidas por la organizacin y el rea, as como tambin tomando
en cuenta las opiniones de los trabajadores.

Conclusiones
A continuacin se muestran las conclusiones segn los objetivos
planteados en el proyecto.
Diagnosticar la situacin actual del rea de Programacin y Anlisis
de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Al realizar el diagnstico de la
situacin actual se pudo determinar que al crearse una nueva rea dentro de una
organizacin se debe disear el manual de procedimientos de dicha rea que
permita mantener la estandarizacin de los procesos de la Organizacin. A travs
de observacin directa y revisin documental, se determin la falta de documentos
y formatos declarados en esta rea, la cual se mantena en un proceso de transicin

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donde se estaba migracin informacin de los manuales de la Unidad de

Mantenimiento y Produccin.
Identificar los procedimientos de los analistas de datos del rea de
Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Este
objetivo se llevo a cabo con la identificacin de las reas de trabajo utilizando los
mtodos de observacin directa y entrevistas no estructuras, con lo cual se
identificaron los procesos claves que fueron desarrollados en las fichas de
procesos y los procedimientos de los analistas de mantenimientos lo cual
Documentar los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente
en el rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira
C.A. El diseo del Manual de Procedimientos del rea de Programacin y
Anlisis de Datos permite dar conformidad a los requisitos de documentacin
establecidos por el Sistema de Gestin de la Calidad el cual est basado en la
norma ISO 9001:2008. Adems, asegura que personal realice las actividades y/o
procesos como se establecieron y fueron declaradas en los procedimientos, por lo
tanto dicho manual servir de gua con informacin fiable y segura.
Es importante sealar, que los manuales al ser una herramienta utilizada
por el personal deben generar alternativas para lograr una mayor comprensin, por
ende los procedimientos fueron documentados en una serie de pasos consecutivos
y a su vez representados a travs de un diagrama de flujo lo cual facilite su
comprensin y lectura.
Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y
Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Fue posible elaborar este
manual a travs del uso de una metodologa basada en la observacin directa,
revisin documental y de entrevistas no estructuras realizadas al personal, ya que
estos fueron los medios mas efectivos que permitieron establecer claramente los
procesos claves, as como tambin las entradas, proveedores, salidas, clientes,
requisitos, entre otros datos de inters que se tomaron en cuenta para la nueva
documentacin.

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Recomendaciones
Desarrollar los dems procedimientos correspondientes a anlisis de datos
de produccin y programacin de la produccin, con el fin de complementar el
manual que fue diseado en este proyecto.
Por otra parte, es importante mantener vigente y actualizado el manual de
procedimientos, debido a que si est no se actualiza, pasara hacer un documento
inutilizable. Por ello, se debe realizar los cambios pertinentes en los
procedimientos y/o cualquier documento que se encuentre en el manual, cuando
ocurra una alteracin en la forma de realizarse o en las metas u objetivos
planteados dentro de un rea o de la organizacin e inclusin por incorporacin de
nuevas tecnologas. Lo anterior, con el fin de evitar no conformidades al momento
de ser auditado por el Sistema de Gestin de la Calidad que est establecido en la
empresa o por organizaciones certificadoras, como es el caso de la Norma ISO
9001:2008.
Lo recomendable es realizar revisiones a los manuales por los menos una o
dos veces por ao, sin embargo se debe tener en cuenta que antes de crear un
nuevo procedimiento se debe inspeccionar detalladamente los que se tengan en el
manual a fin de evitar duplicidad de informacin.