Manual Tramite Documentario

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Calle Huayna Capac N 216

Distrito Jacobo Hunter
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Ingresando al Modulo de Tramite Documentario

Para ingresar al modulo haga doble click del botn izquierdo del ratn al icono de Tramite
Documentario como se muestra en la imagen:
Despus de que haya cargado el sistema le aparecer una ventana tal como se muestra en la
imagen:
Como se aprecia en la imagen el sistema nos muestra una ventana de inicio de sesin de
usuario, para lo cual ingresaremos el nombre de usuario y password (contrasea)
correspondiente. Para ingresar al sistema de trmite documentario iniciaremos sesin con el
nombre de usuario: ORIMARACHI, password 123456, este usuario asignado a un trabajador de
la institucin, el responsable del rea de Informtica tendr que realizar la creacin de usuarios
y asignar a cada trabajador de la institucin encargado de recibir los expedientes que vienen del
ambiente de mesa de partes. En la imagen se visualiza la forma de cmo se debe iniciar sesin
para ingresar al modulo de Tramite Documentario.

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El primer paso ser digitar el nombre de usuario, segundo pas digitar el password y como
tercer paso presionamos dos veces la tecla enter o le hacemos un click al botn aceptar. Si el
nombre de usuario y el password son correctos ingresramos a la pantalla principal del modulo
de Tramite Documentario tal como se muestra en la imagen.
La imagen nos muestra los mens y opciones del modulo de Tramite Documentario, recordemos
que para ingresar al modulo iniciamos sesin con el usuario MSALAZAR, el trabajador que
puede ingresar al modulo con este usuario, es para nuestro ejemplo el trabajador SALAZAR
VASQUEZ MANUEL ENRIQUE responsable del ambiente de Mesa de Partes. As como nos
muestra la imagen anteriormente mostrada.
Registrando Expedientes
El registro de expedientes para nuestro ejemplo, lo realiza SALAZAR VASQUEZ MANUEL
ENRIQUE responsable del ambiente de Mesa de Partes. Para el registro de expedientes
ingresamos el men Procesos y luego al submen Registro De Documentos, como se muestra en
la imagen a continuacin.

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Despus de haber ingresado a las opciones de men anteriormente indicadas el sistema nos
muestra la ventana de registro de expedientes, ver imagen siguiente.
Podemos apreciar que no existe registrado expediente alguno; el sistema facilita el registro de
expedientes por da, lo que permite una mejor clasificacin y orden, tambin nos da una opcin
de bsqueda rpida por nmero de expediente, as mismo nos muestra el tiempo transcurrido
por cada uno de los expedientes registrados. El proceso de registro de expedientes se realiza de
una manera muy sencilla, solo con hacer click en el botn Nuevo.
En donde el sistema nos mostrar otra ventana donde podremos ingresar los expedientes de una
manera sencilla y eficaz. A continuacin podemos apreciar a travs de una imagen y
posteriormente pasaremos a describir.

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La imagen nos muestra la ventana de registro de expedientes, el sistema automticamente nos

carga los datos de inicio de trmite y los datos actuales del trmite, seleccionamos si el
expediente es de un ente EXTERNO a la municipalidad o INTERNO si es un documento que
se ver y afectar al ambiente o reas propias de la municipalidad, tambin nos genera un nico
nmero de expediente, nmero de ambiente, fecha y hora de registro.
A continuacin explicaremos la entrada datos para completar el registro de expediente en el
orden que se muestra en la figura.
1.
Tipo de documento: En este campo digitaremos el tipo de documento que se desea
registrar, tenga en cuenta que los diferente tipos de documentos ya se encontrarn registrados en
la base de datos, solo tenemos que buscar el tipo de documento, podemos hacerlo de dos
formas: Solo con digitar una parte de la palabra del tipo de documento y no mostrar un listado,
como se muestra en la figura.
Vemos que en la imagen el sistema permite una manera muy sencilla de realizar bsquedas;
para elegir el tipo de documento se puede seleccionar con las teclas direccionales y presionar la
tecla enter, o simplemente realizar click en el botn izquierdo del mouse (ratn) en el tipo de
documento que buscamos. Otra forma de realizar bsquedas es presionando la tecla de funcin:
F3, la cual podemos ver en la imagen que a continuacin presentamos.

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Esta de ventana nos permite realizar bsquedas por diferentes criterios de bsqueda la cual
podemos cambiarla para hacer ms efectiva la bsqueda.
En la casilla: Bsqueda Sensible digitamos una parte del tipo de documento que deseamos
buscar el sistema mostrar los tipos de documentos que coinciden con la expresin digitada.
Para seleccionar el tipo de documento, nos desplazamos con las teclas direccionales o con el
puntero del mouse (ratn) y presionamos la tecla enter o doble click en el botn izquierdo del
mouse (ratn) sobre la opcin marcada.
Nota: Estos son algunos modos de bsquedas que presentan todos los mdulos del Sistema
Administracin Municipal SIADSOFT, le recordamos seguir estos pasos para realizar
bsquedas durante la explicacin del presente manual del modulo de Tramite Documentario,
y que tambin le se servir para familiarizarse con los dems mdulos.
2.
N de documento: En este cuadro de texto digitamos el nmero de documento si es que

tiene, en caso de que el documento no presenta nmero presionamos la tecla enter y
automticamente se colocar con ceros, nmero por defecto para documentos que no
tienen nmero.
3.
Ao: Digitamos el Ao en que el documento fue elaborado.
4.
Sigla: De igual forma colocamos la sigla del documento si es que tiene, o si no

presionamos la tecla enter y se colocar automticamente en S/S (sin sigla) que es por
defecto en documento sin sigla.
5.
Datos del gestor: En este cuadro aplicamos las formas de bsquedas anteriormente ya
explicadas en el punto uno, los tipos de gestores como trabajadores, proveedores y
contribuyentes ya se encontrarn registrados en la base de datos, excepto otros gestores,

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para buscar un gestor que no est registrado como trabajador, proveedor, ni

contribuyente, en estos casos debemos registrarlo como otro gestor, para ello
presionamos el botn que se encuentra a lado derecho de la casilla que a su nombre dice
Presione F3 para buscar el gestor.
. En el caso que se desee actualizar los datos
de alguna persona en especial solo bastar con hacer click en el botn que a
continuacin mostraremos.
Ver imagen.
Al realizar clic en el botn sealado nos mostrara la ventana siguiente para el registro de otros
gestores. Ver imagen.
En esta ventana empezamos a llenar los datos del gestor, si desconoce un dato solo presione la
tecla enter se colocara un guin (-) que es por defecto para datos desconocidos, una vez
ingresado los datos se procede a guardar presionado el botn: [F9 = Grabar], una vez guardado
Se procede a buscar el gestor que se ha registrado.
Al hacer click en este botn nos mostrar los documentos pendientes
que existen de acuerdo al Gestor.
6.
Prioridad: Se define por el nivel de trato que se ha de aplicar al expediente (Alta,

Regular, Baja)
7.
Asunto del trmite: En esta casilla digitamos el asunto del documento, para efecto de
rapidez y precisin solo podemos ingresar 100 caracteres.
8.
T.U.P.A.: En esta casilla generalmente se busca la opcin: SIN EFECTO,

posteriormente estaremos explicando el porqu.
9.
Das A Durar: Como su nombre lo indica son los das que estar vigente el expediente
despus de ello pasar a ser archivado y no seguir su trmite regularmente.

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10.
Trabajo de Destino: En esta casilla ubicamos el ambiente destino presionando la tecla

F3 para realizar la bsqueda del trabajador al cual vamos a derivar el expediente.
11.
Destino Oficina: Indica el ambiente al que est destinado el trabajador.
12.
N de Folios: Aqu digitamos el numero de folios que cuenta el documento o expediente

a registrar.
13.
Observaciones: En este cuadro de texto escribimos alguna observacin del documento

a registrar.
14.
Requisitos T.U.P.A.: Depender directamente de lo que se asigne en el punto N 7,

caso contrario dejar sin efecto.
15.
Documentos Digitales: Esta opcin nos permitir digitalizar el expediente. En cuyo

caso el sistema permite 2 formas muy sencillas de hacer el proceso de la digitalizacin.
a. Seleccionar Archivo, Tal como indica la imagen ubicada en la parte inferior,
hacemos click en la Carpeta Abrir, es cuando nos mostrara un nuevo cuadro en
donde ubicaremos el archivo que necesitamos adjuntar para nuestro expediente
y posterior despacho.
a. Scanear Archivo, click Scannear, es ah dond el escanner se activar

procediendo a realizar la funcin asignada. Posteriormente se activaran los
botones Transferir, imprimir, girar 90, girar 180, girar 270, con el fin de darle
un mejor aspecto a la imagen escaneada. Y luego repetir los pasos
anteriormente sealadados.

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16.
F9 = Grabar: Botn que presionaremos para guardar el registro del documento o

expediente cuando todos los datos estn correctamente ingresados. Si se olvido de algn
el sistema mostrara un mensaje del dato o datos que se olvido ingresar.
Finalmente ingrese los datos tal como se muestra en la Imagen y grabe presionando el botn:
F9=Grabar para simular para un caso real.
Proceso T.U.P.A.
Cuando un expediente es proceso TUPA el sistema tambin registra este tipo de expediente
incluso te controla el total de das hbiles que tiene el expediente para ser atendido, cuando el
expediente es proceso TUPA dependiendo el mismo le sistema le carga los requisitos que tiene
dicho proceso, si el administrado presenta un documento que es de proceso TUPA pero al
momento de presentar todos sus requisitos no los tiene todos completos el sistema le imprime
una esquela de observaciones notificndole los requisitos que le faltan adjuntar a su documento
para que recin su documento pueda seguir su trmite, mientras tanto el documento se queda en
el ambiente de mesa de partes, apenas el administrado subsane todos sus requisitos recin
proseguir su trmite y a partir de ese da recin el sistema controla los das que debe durar en
ser atendido ese expediente.

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Reporte de esquela de observaciones de requisitos de proceso TUPA
Empecemos Ingresando el men Procesos luego al submen Documentos Internos, tal como se
muestra en la imagen.

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Realizando la opcin Documentos Internos

El ambiente que rodea toda institucin pblica o privada se registrar una cierta cantidad de
expedientes/documentos de uso interno que se darn lugar da a da y tendr que trasladar los
expedientes a los diferentes ambientes de la institucin para qu contine con el proceso de
trmite, este proceso el sistema lo realiza de manera electrnica para tener un ptimo control y
seguimiento a los expedientes. A continuacin explicamos los paso a seguir para su correcta
utilizacin.

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Al hacer click en el botn nuevo se nos presentar la siguiente ventana en la que daremos forma
al registro de documentos internos.
Al presionar la tecla F2 el sistema nos mostrar una ventana denominada Registro de

Documentos en donde el usuario podr definir
Tipo De Documentos, vale decir para citar algunos ejemplos: factura, boleta de venta,
nota de crdito, etc.
N, Ao, Sigla, se centra directamente a los datos del documento
Datos del Emisor, se cargaran automticamente (datos del usuario en tiempo de
ejecuacin)
Asunto, indicando la formalidad del documento, en el fin, la meta, por la cual se
elabora el documento
Destinatario en Caso de Documentos Mltiples, esta opcin nos indica que el sistema
nos permite derivar a varias personas de diferentes ambientes el mismo documento
Referencias, indicamos el documento (tipo), y alguna observacin respecto al
documento.
Cuerpo, se considera como una observacin general de la ventana, referente al
documento que se est presentando.

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Como bien se puede apreciar en la imagen anterior se hizo el llenado correcto y por ltimo para
dar la conformidad del caso y queden a bien recaudo los datos ingresados pulsamos el botn
Guardar. Mostrndonos de esta manera la ventana principal en donde podemos generar nuestros
documentos envindolos de forma masiva o nica a nuestra plantilla generada en Microsoft
Word

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Realizando recepcin de documentos

Empecemos Ingresando el men Procesos luego al submen Recepcin de Documentos, tal
como se muestra en la imagen.
A continuacin se muestra la siguiente ventana; tal como podemos apreciar se apreciar 4 partes
bien definidas.
La primera parte se define como su nombre lo indica Ver despachos por Ambiente, en
donde podemos ubicar la oficina/ambiente la cual nos ha sido asignada, en cuyo
ejemplo solo aparecer una nica oficina, ya que se puede dar el caso que el mismo
trabajador pueda tener a su cargo varios oficinas/ambientes, en ese caso el sistema har
un filtrado por ambiente mostrando solo los expedientes correspondientes a dicho
ambiente.
La segunda parte se define por el listado de despachos asignado por el ambiente
seleccionado. Cabe indicar que cada registro mostrado har referencia a los expedientes
asignados a dicho despacho.
La tercera parte mostrar los expedientes segn despacho seleccionado.
La cuarta parte mostrara en su haber, los documentos digitalizados si los hubiere para
mayor comodidad del usuario.
Por ltimo click en recibir si est de acuerdo, se hace presente que al momento de
recibir el despacho se dar por terminado el conteo del tiempo, vale decir el tiempo que
fue demorado el expediente en cada oficina.

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Realizando despacho de expedientes

El ambiente de mesa de partes registrar una cierta cantidad de expedientes en el da y tendr
que trasladar los expedientes a los diferentes ambientes de la institucin para qu contine con
el proceso de trmite, este proceso el sistema lo realiza de manera electrnica para tener un
ptimo control y seguimiento a los expedientes. A continuacin explicamos como el responsable
de mesa de partes debe realizar el primer proceso, de despacho de documentos.
Empecemos Ingresando el men Procesos luego al submen Elaborar Despachos, tal como se
muestra en la imagen.
Luego de entrar a la opcin indicada nos aparecer la siguiente ventana, tal como se muestra en
la imagen que a continuacin sigue.
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Para realizar un nuevo despacho presionamos el botn Nuevo. Aparecer una nueva ventana ver
imagen.
En la imagen anterior vemos en la grilla superior el expediente N 00000022 que anteriormente

registramos (ver imagen anterior). En el punto -1- hacemos click en el botn buscar destinatario
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y buscamos el ambiente de destino y trabajador asignado al ambiente al cual despacharemos

electrnicamente el expediente 00000022, de igual forma en el punto -2- empezamos a marcar
la casilla del expediente a despachar; al marcar la casilla del expediente, automticamente el
expediente 00000022 se mover a la grilla inferior que representa al ambiente de destino con el
trabajador asignado a dicho ambiente, con esto decimos que el expediente 00000022 ser
despachado a dicho ambiente, y en el punto -3- ponemos un provedo que puede ir con el
expediente nos ubicamos en la columna de color plomo a la altura del expediente y presinanos
la tecla F3 y nos cargue una ventana con varias opciones de provedo. Entonces nos quedara tal
como se ve en la siguiente imagen anteriormente mostrada.
Elaboracin de guas de remisin
Una gua de remisin permitir obtener la conformidad en la entrega de expedientes, cuando el
responsable de mesa de partes empiece la reparticin de expedientes a cada ambiente elaborar
una gua de remisin que ser previamente impreso y llevado junto con los expedientes, al
momento de entregar expedientes el responsable del ambiente a quien se le est entregando
tendr que firmar y dar la conformidad de entrega y recepcin respectiva de los expedientes,
pero antes de dar dicha conformidad deber recibir electrnicamente los expedientes
provenientes de un despacho. Para la realizacin de guas de remisin se deber ingresar al
men Procesos submen Guas de remisin, ver imagen.

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Al ingresar al submen Guas de Remisin le aparecer la siguiente ventana.
En la imagen anterior nos muestra el listado de guas de remisin que se sern elaboradas, para
realizar una nueva gua de remisin presionamos el botn Nuevo y se apreciar la siguiente
ventana.

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En la imagen nos muestra el trabajador que elabora la gua, el nmero de gua, fecha y hora,
ahora presionamos el botn con el smbolo (+), y se cargara otra ventana, ver imagen a
continuacin.

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La imagen anterior muestra el listado de despachos de expedientes sin ser recibidos en nuestro
ejemplo solo tenemos un despacho.
Posteriormente seleccionamos el despacho o despachos para generar nuestra gua de remisin,
despus de haber seleccionado presionamos el botn Grabar, y nos mostrara nuevamente la
ventana principal done figurar el listado de las recepciones de documentos. Pulsamos Salir si
ya no queremos agregar ms despachos en nuestra gua, y nos mostrar la siguiente ventana,
imagen 021, para finalizar la generacin de guas de remisin.

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Una vez realizada todas las acciones anteriormente explicadas solo procedemos a imprimir
nuestra gua de remisin y quedara as, ver imagen.

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Archivado de Expedientes...
Para archivar los expedientes que ya se atendieron nos vamos al men Procesos y al submen
Archivar Documentos y nos aparecer una ventana. Ver imagen
Una vez elegido la opcin Archivar Documentos nos aparece otra ventana donde nos muestra
todos los expedientes que hemos archivado, pero estos solo se muestran dependiendo del
ambiente que los haya archivado y con el ambiente que hayan accedido. Ver imagen

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Para el archivar un expediente elegimos la opcin Nuevo y nos mostrara la siguiente ventana.
Ver imagen
Una vez que aparece una ventana como la imagen, en el recuadro donde nos dice expediente
digitamos el N de Expediente que vamos a archivar para esto el expediente se debe encontrar
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en nuestra ambiente, nuestro buzn de documentos para poderlo archivar en este ejemplo
digitamos el expediente N 00001118 y nos carga el tipo de documento, el numero y el asunto
de dicho expediente, el sistema por defecto le carga la fecha actual, en el campo de
observaciones ponemos el porqu se est archivando el expediente, elegimos el tipo de estado
en este caso ARCHIVADO, si deseamos desarchivar el expediente aplicamos de la misma
forma pero en la opcin estado elegimos DESARCHIVAR , una vez llenado nos debe quedar
de la siguiente manera y procedemos a F9 Grabar. Ver imagen
La expediente quedara como archivado. Ver imagen

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Mi buzn
En este apartado podremos apreciar 2 estados:

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Suspensin del Trmite se refiere a la

suspensin temporal del expediente en el
cual se refiere a tiempo/plazo que se le
otorga al contribuyente para que pueda
realizar la regularizacin de los
documentos faltantes en el expediente.
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Para realizar una suspensin de algn expediente en especial hacemos click en el botn
Nuevo, mostrndose en el sistema la siguiente ventana.
o Documento: Tipo de documento que facilita la suspensin del expediente.
o Nmero: Del documento respecto a la suspensin.
o Fecha: En que se genera el documento.
o Asunto: Indica la forma, fin, justificante del por qu se gener el documento
para la posterior suspensin.
o Plazo Otorgado: Tiempo que tendr el contribuyente para la regulacin de su
expediente.
o Observaciones: Referentes al documento
o Observaciones de la Suspensin: Referentes a la suspensin del expediente.
Levantamiento de la Suspensin se refiere al

alta de la suspensin en donde indica y hace
notar que los documentos faltantes en el
expediente ya fueron regularizados y por
consiguiente el tiempo plazo que se le fue
otorgado, recorrer los das respectivos a las
suspensin.

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De igual manera para realizar un levantamiento de la suspensin realizamos click en el

botn Nuevo, mostrndose en el sistema la siguiente ventana.
o Doc. Susp.: Tipo de documento que acredita la suspensin
o Fecha: En que se realiza el levantamiento o alta de la suspensin
o Justificacin: del por qu se est haciendo el respectivo levantamiento.
Adjuntar Documentos al Expediente

Para adjuntar documentos al expediente nos vamos al men Procesos luego al submen
Agregar/Modificar Doc. Adjuntos a Expedientes. Ver imagen

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Nos cargara una ventana como la mostraremos a continuacin donde podremos buscar al
expediente que adjuntaremos un documento. Ver imagen
Como primera opcin hacemos click en el botn buscar expediente y ubicamos el expediente al
q adjuntaremos otro documento, vuelvo a recalcar para adjuntar otro documento a un expediente
el mismo se debe encontrar en nuestro buzn o como ambiente responsable se debe encontrar en
nuestra rea, como punto -1- digitamos el tipo de documento que adjuntaremos al expediente,
como punto -2- digitaremos el numero de documento, como punto -3/4- fecha y hora por
defecto -5- digitaremos el nro. de folios que tiene el documento que vamos a adjuntar, como
punto -6- colocamos el asunto del trmite del documento que se adjuntara, como punto -7digitamos algunos observaciones que se quiera hacer al documento que estamos adjuntando y
como punto final hacemos click con el mouse (ratn) en el botn agregar y nuestro documento
se agregara en la grilla inferior que se encuentra -8/9- Ubicamos el archivo digitalizado
posteriormente le damos una descripcin y por ltimo agregar archivo y de esta se adjuntara a
nuestro expediente con ese llenado.

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Calle Huayna Capac N 216

Calle Huayna Capac N 216

Calle Huayna Capac N 216

La imagen nos muestra la ventana de registro de expedientes, el sistema automticamente nos

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N de documento: En este cuadro de texto digitamos el nmero de documento si es que

Ao: Digitamos el Ao en que el documento fue elaborado.

Sigla: De igual forma colocamos la sigla del documento si es que tiene, o si no

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para buscar un gestor que no est registrado como trabajador, proveedor, ni

Prioridad: Se define por el nivel de trato que se ha de aplicar al expediente (Alta,

T.U.P.A.: En esta casilla generalmente se busca la opcin: SIN EFECTO,

Calle Huayna Capac N 216

Trabajo de Destino: En esta casilla ubicamos el ambiente destino presionando la tecla

Destino Oficina: Indica el ambiente al que est destinado el trabajador.

N de Folios: Aqu digitamos el numero de folios que cuenta el documento o expediente

Observaciones: En este cuadro de texto escribimos alguna observacin del documento

Requisitos T.U.P.A.: Depender directamente de lo que se asigne en el punto N 7,

Documentos Digitales: Esta opcin nos permitir digitalizar el expediente. En cuyo

a. Scanear Archivo, click Scannear, es ah dond el escanner se activar

Calle Huayna Capac N 216

F9 = Grabar: Botn que presionaremos para guardar el registro del documento o

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Reporte de esquela de observaciones de requisitos de proceso TUPA

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Realizando la opcin Documentos Internos

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Al presionar la tecla F2 el sistema nos mostrar una ventana denominada Registro de

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Realizando recepcin de documentos

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Realizando despacho de expedientes

En la imagen anterior vemos en la grilla superior el expediente N 00000022 que anteriormente

y buscamos el ambiente de destino y trabajador asignado al ambiente al cual despacharemos

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Al ingresar al submen Guas de Remisin le aparecer la siguiente ventana.

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La expediente quedara como archivado. Ver imagen

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Suspensin del Trmite se refiere a la

Levantamiento de la Suspensin se refiere al

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De igual manera para realizar un levantamiento de la suspensin realizamos click en el

Adjuntar Documentos al Expediente

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