25/3/2015

Cmo utilizar la combinacin de correspondencia para crear una carta en Word 2000
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Cmo utilizar Combinar correspondencia para

crear una carta modelo en Word 2000
Id. de artculo: 212329 - Ver los productos a los que se aplica este artculo

Resumen
En este artculo paso a paso se describe qu combinacin de correspondencia y cmo realizar una combinacin de correo bsica para crear una carta modelo en
Microsoft Word.
Para obtener informacin adicional acerca de cmo realizar otros tipos de combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y solucin de
problemas, revise la lista de artculos en la seccin de Artculos relacionados de este artculo.
Para obtener una descripcin de los trminos utilizados en este artculo, consulte la seccin Glosario de este artculo.

Qu es combinar correspondencia?
Combinar correspondencia es una caracterstica de Word. Con la combinacin de correspondencia puede combinar informacin repetitiva (por ejemplo, una carta
modelo) con informacin de las variables como (una base de datos de nombres) y las direcciones de los clientes. De este modo, puede tener documentos que son
casi exactamente lo mismo: el contenido de los documentos es el mismo para todos los clientes, pero cada documento se ha personalizado a una persona en la base
de datos.
Hay tres componentes principales de una combinacin de correo:
El documento principal que contiene la informacin repetitiva: texto y grficos. El documento principal tambin determina el formato del documento combinado
resultante; Por ejemplo, carta, sobres o etiquetas.
El origen de datos que contiene la informacin variable: una lista de nombres y direcciones, por ejemplo.
El documento combinado que contiene la combinacin de informacin de texto y la variable de modelo.
El documento principal contiene el texto repetitivo y los grficos que desee en cada versin del documento combinado. En el documento principal, inserte
instrucciones especiales, llamadas campos de combinacin, para indicar dnde desea que aparezca la informacin variable. Al combinar la informacin del origen de
datos con el documento principal, la informacin variable reemplaza los campos de combinacin con la informacin individualizada. El resultado es el documento
combinado que contiene la combinacin de texto repetitivo y la informacin de las variables.
El origen de datos contiene la informacin (como nombres, direcciones y nmeros de telfono) que vara con cada versin del documento. La mayora de los casos,
puede almacenar los datos en un documento de Word; Sin embargo, Word tambin reconoce otros formatos. Por ejemplo, el origen de datos puede ser una hoja de
clculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo variable separados por comas (CSV).
El origen de datos se configura con una fila de encabezado (llamado tambin un registro de encabezado) y registros de datos. La fila de encabezado es el primer
elemento del origen de datos. Contiene los nombres de campo que identifican la informacin variable. Los registros de datos contienen la informacin individualizada.
Cada registro de datos se compone de uno o ms campos, dependiendo de cunta informacin variable tiene para cada individuo. Este conjunto de informacin
constituye un registro de datos.
El proceso de combinacin de correspondencia consta de cuatro pasos principales:
1.
2.
3.
4.

Abra o cree el documento principal.

Abra o cree el origen de datos.
Modificar el documento principal.
Realizar la combinacin.

El procedimiento siguiente muestra cmo crear una carta modelo, adjuntarlo a un origen de datos, darle formato y combinar los documentos. El procedimiento para
crear etiquetas o sobres combinados es similar. Para obtener informacin adicional, consulte el artculo apropiado enumerado en la seccin de Artculos relacionados
de este artculo.

Paso 1: Abra o cree el documento principal

1. Si tiene un documento que contiene el texto repetitivo que desea utilizar, bralo. O bien, si desea crear una nueva carta y actualmente no se muestra ningn
documento en blanco, haga clic en nuevo en la barra de herramientas estndar .
2. En el men Herramientas , haga clic en Combinar correspondencia.
3. En el rea del documento principal del cuadro de dilogo Combinar correspondencia , haga clic en crear.
4. Haga clic en cartas.
Se le pedir que se utilice la ventana activa para el documento principal o se crea un nuevo documento principal. Haga clic en la ventana activa . El documento
activo se convierte en el documento principal de combinacin de correspondencia.
Word vuelve al asistente de Correspondencia.
5. Vaya a paso 2: abra o cree el origen de datos.

Paso 2: Abra o cree el origen de datos

Al abrir o crear un origen de datos mediante el uso de correspondencia, est indicndole a Word que utilice un conjunto concreto de informacin variable para su
combinacin.

Mtodo 1: Si escribe los nombres y direcciones por primera vez

https://support.microsoft.com/en-us/kb/212329/es

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Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
1. En el rea de origen de datos del cuadro de dilogo Combinar correspondencia , haga clic en Obtener datos.
2. Haga clic en Crear origen de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Crear origen de datos . En este cuadro de dilogo, puede especificar los nombres de campo para incluir en el origen de
datos. El cuadro de Nombres de campo en la fila de encabezado muestra los nombres de campo que se usan a menudo en las cartas, etiquetas postales y
sobres. Puede quitar los campos que no desea seleccionndolos y uno en una hora y, a continuacin, en Quitar nombre de campo . Si desea crear nuevos
nombres de campo, escriba el nuevo nombre de campo en el cuadro Nombre de campo y, a continuacin, haga clic en Agregar campo .
Cuando termine de crear nuevos campos y quitar los campos que no desea, haga clic en Aceptar.
3. Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como . En el cuadro Nombre de archivo , escriba el nombre que desea dar a su origen de datos y, a continuacin,
haga clic en Guardar .
4. Cuando se le pida para editar el origen de datos o configurar el documento principal, haga clic en Modificar origen de datos.
5. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Formulario de datos , escriba la informacin en el formulario.
6. Despus de escribir la informacin de un registro, haga clic en Agregar nuevo para moverse al siguiente registro.
7. Despus de agregar todos los datos, haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Observe la barra de herramientas Combinar correspondencia .
8. Guardar el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el origen de datos y adjuntarlo al documento principal.
9. Vaya a paso 3: modificar el documento principal.

Mtodo 2: Si utiliza un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
1. En el cuadro de dilogo Combinar correspondencia , haga clic en Obtener datos.
2. Haga clic en Abrir origen de datos.
3. En el cuadro de dilogo Abrir origen de datos , seleccione el archivo que contiene la informacin variable que desee utilizar y, a continuacin, haga clic en
Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, elija la unidad y la carpeta. Si es necesario, seleccione la opcin adecuada en el cuadro de Lista
archivos de tipo . Seleccione el archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Word mostrar el mensaje siguiente:
Word no encontr ningn campo de combinacin en el documento principal. Seleccione el botn Modificar documento principal para insertar campos
de combinacin en el documento principal.
4. Haga clic en Modificar documento principal para volver al documento principal.
Observe la barra de herramientas Combinar correspondencia .
5. Guardar el documento principal. Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el origen de datos y adjuntarlo al documento principal.
6. Vaya a paso 3: modificar el documento principal.

Paso 3: Modificar el documento principal

En el paso 1, eligi para abrir un documento existente o para crear uno nuevo. Utilice cualquiera de los mtodos siguientes, segn la seleccin que realiz en el paso
1.

Mtodo 1: Si utiliza un documento existente

1. Haga clic en donde desee insertar la informacin del origen de datos.
2. En la barra de herramientas Combinar correspondencia , haga clic en Insertar campo de combinaciny, a continuacin, haga clic en el campo de combinacin
que desea utilizar.
Nota: asegrese de que escribe los espacios o signos de puntuacin que desee entre dos campos de combinacin o despus de un campo de combinacin.
Tambin se puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) los campos de combinacin, tal y como lo hara con texto normal.
3. Repita los pasos 1 y 2 para cada campo de combinacin que desee agregar al documento.
4. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el men archivo . Nombre del archivo y, a continuacin, haga
clic en Guardar.
5. Vaya a paso 4: realizar la combinacin.

Mtodo 2: Si utiliza un nuevo documento principal

1. Escriba o agregue cualquier texto y grficos que desee incluir en la carta.
2. Cada vez que se llegue a un lugar donde desee insertar la informacin del origen de datos, haga clic en Insertar campo de combinacin en la barra de
herramientas Combinar correspondencia y, a continuacin, haga clic en el campo de combinacin que desea utilizar.
Nota: asegrese de que escribe los espacios o signos de puntuacin que desee entre dos campos de combinacin o despus de un campo de combinacin.
Tambin se puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) los campos de combinacin, tal y como lo hara con texto normal.
3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el men archivo . Nombre del archivo y, a continuacin, haga
clic en Guardar.
4. Vaya a paso 4: realizar la combinacin.

Paso 4: Realizar la combinacin

1. En el men Herramientas , haga clic en Combinar correspondencia.
2. En combinar los datos con el documento, haga clic en Combinar.
3. En el cuadro de dilogo Combinar , haga clic en Combinar eny seleccione nuevo documento para mostrar el documento combinado en la pantalla. Para
imprimir el documento combinado, haga clic en Imprimir en el men archivo .
Nota: en el cuadro Combinar en , seleccione la impresora si desea enviar el documento combinado a la impresora sin ver en la pantalla.
4. Haga clic en Combinar.

Glosario
Repetitivo. Informacin genrica que se repite en cada carta modelo, etiqueta postal, sobres o catlogo.
Campo de datos. Una categora de informacin de un origen de datos. Un campo de datos corresponde a una columna de informacin del origen de datos. El
nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (fila de encabezado) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellido" son ejemplos de nombres de
campo de datos.

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Registro de datos. Un conjunto completo de informacin relacionada en un origen de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de informacin del origen
de datos. Toda la informacin acerca de un cliente en una lista de correo del cliente es un ejemplo de un registro de datos.
Origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene los datos que varan en cada copia de un documento combinado. Por ejemplo, un origen de datos
puede incluir el nombre y la direccin de cada destinatario de una carta modelo.
Delimitada. Un archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por ficha caracteres o comas y registros de datos delimitados por marcas
de prrafo.
Fila de encabezado. La primera fila (o registro) en un origen de datos de combinacin de correo. La fila de encabezado contiene los nombres de campo para las
categoras de informacin del origen de datos; Por ejemplo, "Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado tambin puede almacenarse en un documento
independiente denominado origen del encabezado.
Documento principal. En una operacin de combinacin de correo, el documento que contiene el texto y los grficos que siguen siendo los mismos para cada
versin del documento combinado; Por ejemplo, el remite y el cuerpo de una carta modelo.
Campo de combinacin. Un marcador de posicin que se inserta en el documento principal. Campos de combinacin indican a Microsoft Word dnde insertar
informacin concreta del origen de datos. Por ejemplo, insertar el campo de combinacin "ciudad" para que Word inserte un nombre de ciudad, como "Pars", que se
almacenadasen en el campo de datos Ciudad.
Documento combinado. El documento que se crea combinando los datos del origen de datos en el documento principal.

Referencias

Recursos adicionales
Recursos de soporte de combinacin de correspondencia de Word (https://support.microsoft.com/word2kmail)
Para obtener ms informacin acerca de la combinacin de correspondencia, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el men Ayuda , escriba la combinacin de
correspondencia en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuacin, haga clic en Buscar para ver los temas relacionados.

Artculos relacionados
Para obtener informacin adicional acerca de correspondencia, haga clic en los nmeros de artculo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
212322 (https://support.microsoft.com/kb/212322/) Cmo: Disear y configurar los datos de combinacin de correspondencia en Microsoft Word 2000
212017 (https://support.microsoft.com/kb/212017/) Cmo: Utilizar Combinar correspondencia para crear sobres en Word 2000
212034 (https://support.microsoft.com/kb/212034/) Cmo: Crear etiquetas postales utilizando la combinacin de correspondencia en Word 2000
212029 (https://support.microsoft.com/kb/212029/) Cmo: Crear una etiqueta personalizada o modificar una etiqueta existente en Word 2000
212012 (https://support.microsoft.com/kb/212012/EN-US/) WD2000: Cmo forzar texto de inicio en la misma lnea de carta combinada
211363 (https://support.microsoft.com/kb/211363/EN-US/) WD: Cmo especificar varias condiciones con un IF
212314 (https://support.microsoft.com/kb/212314/) Cmo: Usar un origen de datos de Excel para combinar correspondencia en Word 2000
214183 (https://support.microsoft.com/kb/214183/) Cmo: Utilizar la combinacin de correspondencia con una consulta de parmetro de Access en Word 2000
211190 (https://support.microsoft.com/kb/211190/) Cmo: Usar datos de Access 2000 en Word 2000
211206 (https://support.microsoft.com/kb/211206/) Cmo: Utilizar la libreta de direcciones de Express en una combinacin de correspondencia en Microsoft Word
212379 (https://support.microsoft.com/kb/212379/) WD2000: Cmo convertir datos de WordPerfect 6.x archivos y libretas de direcciones
212334 (https://support.microsoft.com/kb/212334/EN-US/) WD2000: Cmo convertir datos de una columna a una tabla
211702 (https://support.microsoft.com/kb/211702/EN-US/) WD2000: Cmo convertir los datos de combinacin de WordPerfect
214827 (https://support.microsoft.com/kb/214827/EN-US/) WD: Cmo utilizar IF anidadas campos de correspondencia del documento
264722 (https://support.microsoft.com/kb/264722/EN-US/) WD2000: Cmo suprimir las lneas en blanco durante una combinacin de correspondencia
211303 (https://support.microsoft.com/kb/211303/EN-US/) Cmo utilizar Combinar correspondencia para crear una lista ordenada por categora en Word 2000
211293 (https://support.microsoft.com/kb/211293/) Cmo: Cambiar la entrega o devolver un formato de direccin en Word 2000
212078 (https://support.microsoft.com/kb/212078/) Cmo: Agregar un grfico o un logotipo a cada etiqueta en Word 2000
212358 (https://support.microsoft.com/kb/212358/EN-US/) WD2000: Origen de datos de combinacin no puede adjuntar o combinar
212263 (https://support.microsoft.com/kb/212263/EN-US/) WD2000: Mensaje de Error: Word no puede abrir < archivo.doc > como datos o encabezado de origen
porque es el documento principal de combinacin activo
212125 (https://support.microsoft.com/kb/212125/EN-US/) WD2000: Mensaje de Error: ' Error! No se encuentra el origen de referencia ' con espacio en blanco,
pregunta o campo Fill-in
211729 (https://support.microsoft.com/kb/211729/) WD2000: Mensaje de error: "Word no pudo combinar el documento principal con el origen de datos porque los
registros de datos estaban vacos o registros de datos no coincidieron con las opciones de consulta."
242339 (https://support.microsoft.com/kb/242339/) WD2000: Error ortogrfico que no se marcan cuando comprueba la ortografa del correo el documento
combinado
211437 (https://support.microsoft.com/kb/211437/EN-US/) WD2000: principal de combinacin de correspondencia y documentos de datos que no se guardan en
segundo plano
240854 (https://support.microsoft.com/kb/240854/EN-US/) WD2000: Limitaciones de conversin de documentos de WordPerfect 5.x
211727 (https://support.microsoft.com/kb/211727/) WD2000: documento principal de combinacin restaurada en documento Normal de Word
189196 (https://support.microsoft.com/kb/189196/) WD2000: Mensaje de Error: "< nombre de archivo del documento principal > es un documento principal de
combinacin de correspondencia" usando Outlook 97 o Schedule +

https://support.microsoft.com/en-us/kb/212329/es

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212354 (https://support.microsoft.com/kb/212354/) WD2000: Formato de caracteres en el origen de datos que no se conserva despus de combinacin
212068 (https://support.microsoft.com/kb/212068/EN-US/) WD2000: Cambiar maysculas y minsculas no aplican formato a los campos de combinacin
220250 (https://support.microsoft.com/kb/220250/EN-US/) WD2000: Mensaje de Error: campos anidados demasiado en la combinacin de correspondencia
211322 (https://support.microsoft.com/kb/211322/EN-US/) WD2000: No se puede cambiar los nombres de campo predeterminados en el Asistente para combinar
correspondencia
214157 (https://support.microsoft.com/kb/214157/) WD2000: No se puede reemplazar todas las apariciones del campo MERGEFIELD no vlido
211651 (https://support.microsoft.com/kb/211651/EN-US/) WD2000: Espacio en blanco aparece si el campo est en blanco en la combinacin de correspondencia
264892 (https://support.microsoft.com/kb/264892/EN-US/) WD2000: No se suprime la lnea en blanco de correspondencia condicional
270623 (https://support.microsoft.com/kb/270623/) OLEXP: Cmo utilizar la libreta de direcciones de Express en un procedimiento de combinacin de
correspondencia
192258 (https://support.microsoft.com/kb/192258/) Cmo hacer combinaciones de correspondencia con la lista de contactos en Outlook 2000

Propiedades
Id. de artculo: 212329 - ltima revisin: lunes, 7 de mayo de 2007 - Versin: 4.1
La informacin de este artculo se refiere a:
Microsoft Word 2000 Standard Edition

Palabras clave: kbmt kbemail kbhowto kbfaq kbmerge KB212329 KbMtes

Traduccin automtica
IMPORTANTE: Este artculo ha sido traducido por un software de traduccin automtica de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft
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Haga clic aqu para ver el artculo original (en ingls): 212329 (https://support.microsoft.com/kb/212329/en-us/ )

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