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CONCEPTO DE EVENTO
En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su
empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una
determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un
acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos
de fidelizacin frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las
relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptacin de su producto de forma directa
sobre su mercado, lo que repercutir en el xito del mismo.
Se ha encontrado una mayor dificultad de los trminos acto y evento, de sus
diferencias o similitudes, siendo mayoritario cierto paralelismo entre estas palabras
que con frecuencia se emplean para dar una mayor extensin al concepto de
protocolo. En este sentido, Fuente (2005) afirma que: Hoy entendemos como acto
o evento (expresin que autoriza actualmente la Real Academia Espaola) el
desarrollo de una funcin o representacin destinada a cumplir los objetivos por
los que se promueve y que se dota del ceremonial adecuado. Consta
habitualmente de cuatro partes: un inicio o bienvenida, un desarrollo del objetivo
central del mismo, un encuentro de carcter social y una despedida (p.54).
Sin embargo, el mismo autor considera que: Esta disociacin de actos y eventos
segn su promotor, ya no tiene sentido, al menos en la Colombia actual, donde ha
florecido una importante industria de eventos, reconocida como tal desde la
dcada de los ochenta, en la que entran actos promovidos por las instituciones
pblicas, como las ferias municipales, carnavales y ferias que ya se constituyen
algunas, en patrimonio cultural de la humanidad.
Otero (2011) se refiere de forma indistinta a estos trminos para expresar lo
mismo. De hecho, en sus publicaciones es frecuente que alterne las palabras acto
o evento para referirse al acontecimiento. Marn (2004), desde la misma ptica de
protocolo, relaciona el acto con un acontecimiento pblico y tambin los considera
sinnimos en s mismos. Indica que acto pblico "es aquel acontecimiento o
evento que una organizacin celebra para informar de cualquier tema a sus
diversos pblicos (p. 20). Y al definir evento, remite al trmino acto pblico (p. 86).
La palabra evento proviene del latn eventus y segn el diccionario de la Real
Academia Espaola (2001, 22 ed.) significa:
Carrera (1978) y Otero (2000) aplican a las relaciones pblicas los elementos del
modelo incorporando otros aspectos que lo enriquecen y actualizan. Golblatt
(2005), que junto con Getz (1990) es autor de referencia dentro de la organizacin
de eventos, reflexiona sobre la necesidad de delimitar el contexto de propio
concepto y sobre si se debe partir de eventos especiales o de organizacin de
eventos, decidindose por esta ltima opcin, lo que se aparta de alguna forma
del concepto que se intenta definir: el evento en s mismo.
Piuel (1997) aade una reflexin de sumo inters para este trabajo: la visibilidad
que aporta la puesta en escena de dichos acontecimientos y la interrelacin entre
los actores que ejecutan el acto (acontecimiento), quienes lo planifican y lo
disean con el pblico al que se dirige, concediendo a la puesta en escena un
gran valor estratgico para la consecucin de los objetivos de comunicacin. A
partir de todas las fuentes consultadas se plantea que el evento, por principio, es
un acto en directo, efmero e irrepetible. Relaciona en el mismo espacio al emisor
y al receptor, va dirigido a un grupo especfico de personas, es diseado a medida
y pretende generar una respuesta y actitud en su pblico. La capacidad para
captar la atencin de los invitados o pblicos a los que va destinado (para
comunicar experiencias mediante el acto en vivo, para hacer visible la marca y su
aspecto relacional) hace que los eventos sean considerados una extraordinaria
herramienta de comunicacin y un canal perfecto para transmitir experiencias y
fortalecer los mensajes que la empresa desea trasladar.
Est claro que el evento es un acontecimiento no habitual en el mbito de las
empresas y organizaciones que lo relaciona con su pblico para conseguir unos
objetivos planteados dentro de las estrategias de comunicacin de dichas
organizaciones y para generar una respuesta o actitud en los pblicos a los que va
dirigido. Es por ello que el uso del vocablo evento se aproxima ms al trmino en
ingls event o en francs evnement, ambos referidos a acontecimiento, y que su
significado est vinculado a los pblicos a los que se dirige y con los que se
interrelaciona. Como indica Goldbert (2005), hay que tener en cuenta a los
stakeholders (quienes pueden afectar o se pueden ver afectados por las
actividades de una empresa), las personas individuales o grupos que participan
financiera, poltica o emocionalmente en un evento.
Para Galmes (2011), y desde esta perspectiva: Los stakeholders pueden ser
cualquier persona, empresa o grupo que tenga relacin con el evento. Se
consideran incluidos dentro del concepto stakeholders a organizadores,
participantes, invitados, espectadores, trabajadores, proveedores de productos y
servicios, empresas-clientes, clientes individuales, sponsors (persona que paga
los gastos de una actividad) y medios de comunicacin (p. 22).
Es evidente que este enfoque merece ser objeto de investigaciones futuras y de
anlisis de su adecuacin a los acontecimientos que suceden en el mbito de las
instituciones pblicas, organizaciones y empresas, as como finalidades, tipologa
Cada uno de estos eventos combina distintos formatos que normalmente vienen
determinados por las actividades que se organicen y que suelen ser:
- Actividades de team building (seleccin y motivacin de equipos).
- Catering en sus distintos formatos.
- Actividades networking.
- Actividades de formacin.
- Otras actividades.