PROCEDIMIENTO

ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
N Revisin: 00

Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

Revis: Hector Sandoval

Fecha:29/09/2015

COD: PR-SG-01

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

INDICE

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DIAGRAMA DE FLUJO
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
6. ARCHIVO DE REGISTROS
7. ANEXOS

Firma Revisin

Firma Aprobacin

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

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ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N Rev.

Prrafo

Modificacin realizada

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

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COD: PR-SG-01

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1. OBJETIVO
Describir la forma de elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, modificacin y control
de los documentos que componen el Sistema de Gestin de SSO de GEOSUR Ltda
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos que componen el Sistema de
Gestin de SSO de GEOSUR Ltda.
3. DEFINICIONES
Documento

Usuario

Procedimiento

Instrumento que posee informacin y/o instrucciones

.
Es el destinatario de un documento, ya sea
conocimiento o aplicacin de lo dispuesto.

para

Documento que establece la secuencia de operaciones para

la realizacin de un determinado proceso o la interaccin
entre ellos.

Instructivo de Trabajo :

Documento que especifica en detalle las operaciones

necesarias para realizar alguna actividad.

Copia Controlada

Documento
sometido a un proceso de distribucin
controlado, de modo que se asegure que se utiliza la ltima
revisin. Este documento posee en su portada un timbre que
demuestra dicha situacin.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO
5.1 Elaboracin de Documentos

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5.2 Distribucin de la Documentacin.

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5. DESCRIPCIN
6.1 Elaboracin de Documentos
Los siguientes puntos detallan las actividades indicadas en el diagrama de flujo 5.1.
Nota 1
La necesidad de preparar un nuevo Documento o de revisar uno que se encuentre en vigencia
puede resultar de:
Modificaciones en la organizacin u operativa de GEOSUR Ltda
Acciones preventivas y correctivas (Ver procedimiento PR-SG-03).
Acuerdos obtenidos en la reunin de revisin del Sistema de Gestin de SSO por la
Gerencia de modo que se mejore la operativa interna y los resultados de SSO.
Errores detectados en los mismos.
Otros
Nota 2
El Encargado de SSO le asigna cdigo al Documento de acuerdo con los criterios establecidos
en el punto 6.4.
Nota 3
El responsable de elaborar el Documento lo prepara (o revisa el existente) de acuerdo con los
criterios establecidos en el punto 6.5 y los requerimientos establecidos por la ISO
9001:2000. En caso de que los cambios introducidos en este Documento afecten a otro,
iniciar el proceso de actualizacin de este ltimo. Si lo considera oportuno, distribuye
una copia para comentarios entre las diferentes reas de GEOSUR Ltda a los que
pudiera afectar el Documento.
Nota 4
El responsable de elaborar el documento incluir en el mismo los comentarios recibidos que
considere adecuados.
Nota 5
El responsable de elaborar el documento, lo actualiza con los comentarios recibidos
Nota 6
El Encargado de SSO revisa el documento. Si detectara alguna incoherencia en el Documento,
la comunicar al responsable para su correccin, en caso de conformidad lo firma en el
registro de aprobacin de documento.
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Nota 7
El Gerente General aprueba el Documento y deja evidencia de su aprobacin en el registro de
aprobacin de documentos (Portada de cada Documento).
6.1.1 Elaboracin de Instructivos de Trabajo
Cualquier miembro de GEOSUR Ltda. puede detectar la necesidad de elaborar un Instructivo
de Trabajo. En tal caso, se comunicar dicha necesidad al Responsable del rea, quien
se responsabiliza de la elaboracin del Instructivo. El Encargado de SSO es encargado
de revisarlo y el Gerente General de aprobarlos.
Una vez aprobadas, el Encargado de SSO proceder a la asignacin de la referencia o cdigo,
segn lo indicado en el punto 5.4.
6.2 Proceso de Distribucin de Documentos
Los siguientes puntos detallan las actividades indicadas en el diagrama de flujo del proceso de
distribucin de documentos.
Nota 1
El Encargado de SSO ingresa el documento aprobado al Listado Maestro de Documentos (Ver
anexo N1). Genera las copias de acuerdo a la Lista Maestra anterior.
Luego el Encargado de SSO entrega las copias a los distintos usuarios, obteniendo la firma de
recepcin en la Lista de Distribucin y Control de Documentos de cada uno de ellos. (Ver
anexo N2), retirando a la vez las copias obsoletas para su eliminacin.
Nota 2
El Encargado de SSO posee una copia de todos los documentos vigentes del Sistema de SSO
y es responsable del correcto almacenamiento de los registros generados por el control y
distribucin de los documentos del sistema de SSO.
Los documentos que han sido reemplazados por una nueva revisin poseen la condicin de
documento obsoleto y debern ser eliminados. En el caso de dejar una copia de dicho
documento para cualquier uso dentro de la organizacin deber identificarse con el siguiente
timbre.
DOCUMENTO
OBSOLETO

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Nota 3
Los usuarios consultan los documentos en la coleccin controlada segn su disponibilidad.
Cuando por razones operativas consideren conveniente fotocopiar un documento de la
coleccin controlada, debe ser solicitada al Encargado de SSO y considerarse que esta nueva
copia tiene el carcter de copia no controlada, de modo que cada vez que vaya a utilizar el
documento el usuario es responsable de asegurar que sigue en vigencia.
6.3 Identificacin de los Documentos.
La Documentacin del Sistema de Gestin de SSO se identifica mediante los siguientes datos:
Ttulo del documento
N de revisin
Fecha y firma de las personas responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin.
Cdigo del documento.
Todos los documentos irn paginados, indicando el nmero total de pginas.
6.4 Codificacin de los documentos.
La documentacin del Sistema de Gestin de SSO se identifica de acuerdo con la siguiente
pauta:
XX-YY-00
Donde:
XX = ndica el tipo de documento
MC
PR
IT

=
=
=

Manual Sistema de Gestin de SSO

Procedimiento
Instructivo de Trabajo.

YY = Indica el rea responsable del documento.

OP
AP
SG

= Operativos
= Apoyo
= Sistema de Gestin de SSO

00 = Nmero correlativo del documento.

Ej. PR- OP-01 (Procedimiento - Operaciones Uno)
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6.5 Estructura de los Documentos.

Los Procedimientos e Instructivos constan de los elementos que se detallan a continuacin:
A. PORTADA
Contiene la siguiente informacin.
Encabezado: recuadro que contiene Logo de GEOSUR Ltda, Tipo de documento, Nombre
del documento, Cdigo del documento, N de revisin, Paginacin, Responsables y fecha de
Elaboracin, Revisin y Aprobacin:
Titulo:
Fuente letra: Arial Mayscula
Tamao letra: 12

Cdigo
Fuente letra: Arial mayscula
Tamao letra: 9
Trama letra: negrita

Trama letra: negrita

PROCEDIMIENTO
ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

LOGO

N Revisin: 00

Elaboro:
christian
grandon
Fecha:

Reviso: christian grandon

Fecha:

COD: PR-SC-01

Aprob: Daniel arias

Fecha :

Cuadro de N de revisin, elaboracin, revisin, aprobacin

Fuente letra: Arial primera letra mayscula
Tamao letra: 9
Trama letra: negrita

ndice: Fuente de letra Arial Mayscula, tamao 12, trama Negrita.

Timbre de Copia Controlada en caso que sea aplicable.

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Fecha: 29/09/2015

B. PGINAS
Encabezado: recuadro que contiene Logo de GEOSUR Ltda, Tipo de documento, Nombre
del documento, Cdigo del documento, N de revisin, Paginacin, Responsables y fecha de
revisin y Responsable y fecha de aprobacin.
Ttulos y Subttulos:
Los Ttulos principales numerados tienen fuente de letra Arial Mayscula, tamao 12 y trama
Negrita.
Los Subttulos numerados tienen fuente de letra Arial Mayscula en las primeras letras de cada
palabra, tamao 12 y trama Negrita.
Contenido:
Se utiliza fuente de letra Arial, Tamao 12 y Trama Normal Justificada.
Los formularios, tablas u otras planillas, se encuentran libre de norma o formato.
6.6 Contenido de los Documentos.
6.6.1 Manual de SSO
El Manual de SSO tendr al menos el siguiente contenido:

Presentacin de GEOSUR Ltda

Alcance del Sistema de Gestin de SSO
Poltica de SSO de GEOSUR Ltda
Mapa de Procesos
Organizacin de GEOSUR Ltda
Una descripcin de los procedimientos del Sistema de Gestin de SSO

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Fecha: 29/09/2015

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Fecha: 29/09/2015

6.6.2 Procedimientos e Instructivos de Trabajo

Se estructurarn segn los siguientes apartados:
Hoja de Control de Cambios
Descripcin de los cambios introducidos en el Documento que dan lugar a revisiones del
mismo.
1. Objetivo
Establece la finalidad del documento.
2. Alcance
Define el mbito al cual es aplicable un documento, reflejando claramente las excepciones que
pudieran tener lugar.
3. Definiciones
Terminologa que se incluye para el mejor entendimiento del Documento.
4. Diagrama de flujo
En este tem se incluye un diagrama de flujo que sintetice la secuencia de actividades de las
que consta el Documento.
5. Descripcin del Procedimiento
En este tem se incluyen las aclaraciones necesarias para asegurar la comprensin del
Documento.
6. Archivo de Registros
Se detalla, cuando proceda, la manera en que los registros son controlados ver procedimiento
PR-SG-02 Control de Registros.
7. Anexos
En este tem se reproducen los formatos, planillas, formularios u otra informacin que halla sido
mencionado en el punto 6. Descripcin y que por motivos de espacio o esttica no fueron
incluidos en dicho apartado.

6.7 Distribucin de Copias Controladas a Entidades Externas.

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Fecha: 29/09/2015

Cuando sea preciso distribuir copias controladas a destinatarios externos a GEOSUR Ltda, el
Encargado de SSO asignar un nmero correlativo y mantendr una lista de las mismas con la
siguiente informacin:

Nmero correlativo asignado

Empresa u organismo destinatario
Nombre de la persona de contacto
Direccin de envo

6.8 Documentos Externos

Los documentos de origen externo, tales como, normas, reglamentos y/o procedimientos e
Instructivos de trabajo (entregados por el los clientes) que sean aplicables en el marco del
sistema de gestin de SSO, son incorporados al listado maestro de documentos externos (ver
anexo 3), por el Encargado de SSO.
La responsabilidad de mantener informada la vigencia de los documentos de origen externo es
del propio responsable de su almacenamiento.
7.ARCHIVO DE REGISTROS
ALMACENAMIENTO
IDENTIFICACIN INDEXACIN
Lista Maestra de
documentos
Internos

Cronolgico

Lista de
Distribucin y
Control de
Documentos

Cronolgico

Lista Maestra de
Documentos
Externos

Cronolgico

LUGAR
Sistema de
Gestin
GEOSUR
Ltda.
Sistema de
Gestin
GEOSUR
Ltda..
Sistema de
Gestin
GEOSUR
Ltda.

MEDIO

ACCESO MANTENCION

DISPOSICIN

Magntico

EC

Durante su
vigencia

Elimina

Papel

EC

Durante su
vigencia

Elimina

Papel y
Magntico

EC

Durante su
vigencia

Elimina

8. ANEXOS.
Anexo N1: Lista Maestra de Documentos Internos
Anexo N2: Lista de Distribucin y Control de Documentos
Anexo N3: Lista Maestra de Documentos Externos

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

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DOCUMENTOS
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Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

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Revis: Hector Sandoval

Fecha:29/09/2015

Pg. 13 de 15

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

ANEXO N 1

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CDIGO

REV.

DISTRIBUIDO A
GG
JT
GAF

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

TOTAL

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ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
N Revisin: 00

Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

Revis: Hector Sandoval

Fecha:29/09/2015

COD: PR-SG-01

Pg. 14 de 15

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

ANEXO N 2

LISTA DE CONTROL Y DISTRIBUCIN DE

DOCUMENTOS
DOCUMENTO
REV.

CDIGO
ASIGNADO A:

FECHA
ENTREGA

FIRMA

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

FECHA
DEVOLUCIN

FIRMA

PROCEDIMIENTO
ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
N Revisin: 00

Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

Revis: Hector Sandoval

Fecha:29/09/2015

COD: PR-SG-01

Pg. 15 de 15

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

ANEXO N 3

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO

EDICIN

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

ASIGNADO A