DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD

SUBDIRECCION DE CONSOLIDACION GESTION E INVESTIGACION

INVENTARIO FSICO - FUNCIONES ALMACENISTAS

CONCILIACIONES ALMACEN CONTABILIDAD

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

ALMACEN CONTABILIDAD

CONTENIDO

Directiva 003 de Junio 25 de 2013 - Manual de funciones

Administracin y Control de Bienes (Funciones del Almacenista)
Toma fsica de Inventarios
Realizacin del Inventario al interior de la entidad.
Contratacin Externa
Faltantes
Sobrantes
Compensaciones
Actualizacin
Reclasificaciones (Bienes 0.5 SMMLV)
Ajustes ordinarios
Responsabilidades Fiscales

DIRECTIVA 003 2013

Manual de Funciones
Frente al incumplimiento de manuales de funciones y de procedimientos.

Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no slo manifiesten las

necesidades de cada entidad, sino que sean claros para los servidores responsables de su
aplicacin.

Realizar una estrategia comunicacional, a travs de medios fsicos o electrnicos, que

garanticen el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos,
as como a sus actualizaciones.

Verificar que en la estrategia de capacitacin diseada se haga nfasis en la aplicacin

rigurosa de los manuales de funciones y de procedimientos.

Coordinar con las Oficinas de Control Interno de Gestin de cada uno de los sectores de la
Administracin y de sus entidades adscritas o vinculadas, para que en la programacin de
sus auditoras integrales se incluya el seguimiento a la aplicacin del manual de funciones y
procedimientos.

La evidencia de las capacitaciones y las auditoras realizadas deben hacerse llegar a la

Direccin Distrital de Asuntos Disciplinarios antes del 15 de mayo y del 15 de noviembre de
cada ao, respectivamente, para el proceso de seguimiento de la presente Directiva.

DIRECTIVA 003 2013

Manual de Funciones
Se reitera que, ante la evidencia clara de que los servidores pblicos desconocen la
normatividad que regula su actividad (en especial sus manuales de funciones y de procesos y
procedimientos), la estrategia que se adopte debe incluir un fuerte componente de
capacitacin y socializacin al respecto. Una forma de hacer conocer estas reglas es a travs
de la creacin o utilizacin del formato "Ubicacin y Entrenamiento del Servidor en el Puesto
de Trabajo", documento en el cual se explican, de manera clara y sucinta, las funciones que
deben cumplir los funcionarios.
Teniendo en cuenta el tamao de las entidades y la estructura de las dependencias de control
disciplinario, la Direccin Distrital de Asuntos Disciplinarios, previa solicitud formal, podr
apoyar la realizacin de estas capacitaciones.
Las oficinas de control interno disciplinario coordinarn con las oficinas de control interno de
gestin de cada uno de los sectores y sus entidades adscritas o vinculadas, para que en los
planes de auditora integral se incluya lo pertinente para verificar el cumplimiento de los
lineamientos contenidos en esta Directiva. Asimismo, las oficinas de control interno disciplinario
elaborarn informe acerca de los resultados de la misma para ser enviados a la Direccin
Distrital de Asuntos Disciplinarios.

DIRECTIVA 003 2013

Manual de Funciones

Para el cumplimiento a cabalidad de lo solicitado en el presente documento todas

las entidades distritales debern remitir, antes del 15 de mayo y antes del 15
noviembre de cada ao, a travs de sus oficinas de control interno de gestin y con
destino a la Secretara Tcnica del Subcomit de Asuntos Disciplinarios del Distrito
Capital, en cabeza del Director Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., un (1) informe contentivo de las
actuaciones programadas y realizadas para dar cumplimiento a la presente
Directiva. Dentro de dicho informe se debern adjuntar las auditoras y los
resultados de la evaluacin que se seal anteriormente.

ALMACEN - FUNCIONES
2.3.3. ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES
La entidad tendr un rea o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades,
movimientos y saldos de bienes en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por
cuenta, dependencias y responsables.
El funcionario encargado del rea ser responsable por la recepcin, organizacin, custodia, manejo,
conservacin, administracin y suministro, de los bienes de propiedad y a cargo de la entidad.

FUNCIONES:
Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacn y Bodega de acuerdo con la estructura
organizacional diseada al interior de la entidad, como recursos bajo su responsabilidad para el
cumplimiento de sus funciones y lograr el normal funcionamiento de la dependencia.

Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relacin con las dependencias de
Adquisiciones, Contabilidad e Inventarios o de quien haga sus veces.
Recibir, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontacin de sus caractersticas,
marcas, modelos, series, tamaos y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las
operaciones de ingreso.
Almacenar y embarcar materiales, materias primas, y productos terminados en forma tcnica y oportuna.
Adems de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, dao o deterioro.

ALMACEN - FUNCIONES
2.3.3. ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES
Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los
procedimientos, normas y autorizaciones establecidas.
Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de la existencia de bienes en el
Almacn y Bodega, elaborar informes, conformar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los
reglamentos internos, los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de
los movimientos realizados durante el periodo.
Reportar oportuna y adecuadamente, a las reas de Contabilidad e Inventarios, los resmenes de los
saldos y movimientos y la documentacin relacionada con las novedades del Almacn y Bodega.
Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no tiles
u obsoletos; de conformidad con los procedimientos sealados en este manual.
Elaborar oportuna y correctamente los informes y documentos que se deben generar en el Almacn, con
base en los documentos soporte, debidamente tramitados.
Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias fsicas contra los registros de los sistemas de
krdex y contables.
Planear, coordinar y realizar el inventario fsico total, en forma anual o en el periodo fijado por la
administracin y conciliar el resultado con las cifras contables.

ALMACEN - FUNCIONES
Informar de manera oportuna los movimientos de bienes que se presentan al interior de la entidad, para
que se emitan o actualicen las plizas de seguros adquiridas para salvaguardarlos, en cumplimiento de lo
dispuesto por la Ley en materia de proteccin.
El cumplimiento adecuado de sus funciones precisa implementar controles para los bienes, de modo que
el responsable del rea o quien haga sus veces en la entidad realizar inventarios selectivos o rotativos
en cualquier periodo del ao, utilizando procedimientos que le permitan mantener actualizado el sistema
de registros, entre otros los siguientes:

Remitiendo al usuario un listado de los bienes a su cargo con el objeto de confrontar la existencia fsica
contra lo registrado, documento que una vez llevado a cabo el proceso, deber ser enviado al responsable
del almacn o bodega, firmado en seal de aceptacin o conformidad dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes al envo de la solicitud. En el caso de inconsistencias, comunicar por escrito dentro del mismo
tiempo al rea de Almacn o de inventarios sus inquietudes, situacin que permitir mantener un estricto
control sobre los bienes que le fueron asignados.
Otro posible mecanismo, sera mediante constatacin fsica directa por dependencia y usuario, realizada
por el responsable del rea o a travs de un funcionario del Almacn o Bodega.
De acuerdo con las disposiciones de la compaa de seguros la expresin Movimiento de Bienes, hace
referencia a la obligatoriedad de informar en forma oportuna la adquisicin, traslado entre ares internas o
dependencias de la Administracin Central, entrega de bienes en comodato, venta y dems novedades
que afecten el inventario de bienes en servicio o bodega, para efectos de su reconocimiento.

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4.10. TOMA FSICA O INVENTARIO

Los inventarios o tomas fsicas deben realizarse con el propsito de verificar,
clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento
de lo establecido por los Organismos de Control, la Contadura General de la
Nacin y por la Direccin Distrital de Contabilidad, que disponen velar por el
registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y
Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega,
recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades
distritales, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones
que afectan el manejo del inventario.
Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podr realizar inventarios
rotativos o de verificacin de forma peridica que le permitan mantener
actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en
especial los que se encuentran en servicio.

INVENTARIOS - FSICOS

DEVOLUTIVOS

CONSUMO

(Propiedades, Planta Equipo)

(Otros Activos)

Bienes en Almacn
Bienes en Servicio
Bienes no Explotados
Bienes en Comodato

Cargos Diferidos
Bienes de Arte Cultura
Intangibles

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

ALMACEN CONTABILIDAD
INVENTARIOS - FSICOS

PERIDICOS - ANUALES

FUNCIONARIOS - ENTIDAD

CAMBIO ALMACENISTA
CONTRATACIN EXTERNA

SELECTIVOS
ROTATORIOS

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

ALMACEN CONTABILIDAD

Planeacin

Responsable

Muestra o Seleccin (Total Selectivo)

Coordinador
Equipo Trabajo (Integrantes, Perfil)
Reunin Equipo Trabajo (Instrucciones)
Cronograma (Lugar, Fecha, Hora, Responsable)
Comunicaciones Notificacin (Memorando, Circular)
Cierre de Bodegas y Almacenes
Inmovilizacin de Bienes y/o elementos
Planillas Formatos
Placas, Etiquetas, Elementos de Medicin, Marcadores, Esferos, Guantes
Organizacin Bienes o Elementos
Bienes o Elementos a Inventariar
Unidad de Medida (C/U, Resma, Gruesa, Kg, Mts, Lt)
Pre listados (verificacin)
Levantamiento Total

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

ALMACEN CONTABILIDAD

Ejecucin

Verificacin del Equipo (Marcas, Etiquetas; Placas, Marcadores)

Recorrido, orden de realizacin

Verificacin - Pre listados

Realizacin del Inventario (Conteo)
Bienes o elementos adicionales encontrados
Listados firmas observaciones
Reconteos, Segundos Conteos
Traslados entre funcionarios
Supervisin y/o Coordinacin (Solucin de problemas)

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ALMACEN CONTABILIDAD

Resultados

Revisin, verificacin y anlisis de planillas

Cargue y confrontacin de existencias reales
Conciliacin de Almacn
Reclasificaciones (Grupos, cuentas)
Ajuste y/o modificacin de la descripcin de los bienes o elementos
Registro de traslados entre funcionarios
Sobrantes
Faltantes
Revisin, verificacin y anlisis de soportes de Almacn
Revisin, verificacin y anlisis de soportes de Ingresos
Revisin, verificacin y anlisis de soportes de Egresos
Revisin, verificacin y anlisis de soportes de Traslados
Revisin, verificacin y anlisis de soportes de Bajas
Compensaciones

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

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Informes y Registros

Informe General del Inventario (soportado con listados)

Informe de Faltantes Definitivos
Informe de Sobrantes Definitivos
Informe de Compensaciones
Reasignacin elementos sobrantes a funcionarios
Incorporacin de Sobrantes (Comprobante Ingreso de Almacn)
Retiro de Faltantes (Comprobante de Baja de Almacn)
Conciliacin con Contabilidad (Ajustes ordinarios Extraordinarios)
Trmite administrativo de responsabilidades por faltantes o prdida de
bienes o elementos (Documentacin y reclamacin ante la Compaa
Aseguradora)
Gestores Fiscales
Proceso Administrativo (Oficina de Investigaciones Disciplinarias)
Pago o Restitucin de Bienes
Actualizacin de bienes a la Compaa Aseguradora

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4.10.2. CONTRATACIN DE LA TOMA FSICA CON FIRMAS EXTERNAS
Si se decide contratar con una firma externa especializada la toma fsica de
inventarios, es preciso efectuar inicialmente un diagnstico de la situacin actual
de la entidad que permita contar con una base de datos actualizada,
especialmente en aspectos de ubicacin y responsables de los bienes, lo que
permite fijar con claridad los objetivos y el alcance del contrato.
Para la contratacin se debe verificar que las firmas proponentes o sus personas
integrantes acrediten experiencia en esta clase de procesos y que dentro de las
obligaciones del contratista se definan objetivos tales como:
Realizacin de inventarios individualizados y/o personalizados.
Conciliacin de cada uno de los elementos incluidos en krdex o sistema de
control, con los resultados del trabajo de la firma contratada.

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4.10.2. CONTRATACIN DE LA TOMA FSICA CON FIRMAS EXTERNAS
Que la conciliacin efectuada permita a la entidad tener claridad de los faltantes a
fin de establecer posibles responsabilidades, as como de sobrantes con el fin de
proceder a incorporarlos, y poder realizar los ajustes contables pertinentes.

Igualmente y considerando que uno de los principales problemas respecto de los

inventarios fsicos, es no disponer del dato de fecha de adquisicin o del costo
histrico; se debe prever que la firma contratada mediante un estudio de
reconocido valor tcnico (a travs de perito o valor de mercado, etc.), proceda a
determinar estos valores para aquellos elementos sin informacin.
El informe final del inventario o informe para formalizar el proceso, deber estar
clasificado en los grupos definidos en el aparte Resultados a obtener con la toma
fsica, sin omitir el costo histrico o fecha de adquisicin, depreciacin, ajustes por
inflacin y valor actualizado.

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4.10.2. CONTRATACIN DE LA TOMA FSICA CON FIRMAS EXTERNAS
De igual forma, el contrato debe contemplar la elaboracin y entrega de un
cronograma o plan de cmo se realizara la toma fsica, que se constituira en una
herramienta de trabajo y como orientacin para que la entidad realice el
seguimiento posterior y fije parmetros mnimos de control al resultado obtenido.
Lo anterior se establece como gua bsica para la contratacin, la entidad
establecer las dems condiciones y obligaciones en el contrato, de acuerdo con
sus propias necesidades.

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4.11.2. INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE ALMACENES Y BODEGAS

Son aquellos inventarios fsicos levantados con el propsito de entregar los bienes y
transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable
del manejo del Almacn y Bodega.
Cuando por cualquier motivo (traslado, separacin del cargo, etc.) un empleado de manejo
deba hacer entrega de bodegas, depsitos, farmacias, etc., que estn bajo su
responsabilidad, deber hacerse un inventario fsico, el cual incluir en forma separada
tanto los bienes que tenga para uso en oficinas o dependencias, como los que se hayan
suministrado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de l.

Si el empleado saliente, demora o dilata la entrega, el jefe o superior inmediato deber

designar un funcionario administrativo que realice el inventario fsico y entregue los bienes
existentes al nuevo empleado de manejo. Para este efecto notificar al funcionario saliente
y a su compaa aseguradora del procedimiento que se va a emplear, indicando lugar,
fecha y hora de iniciacin del mismo.
De todo el proceso se dejar constancia en acta indicando las novedades que se
presenten.

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4.11.6. VALUACIN DE ACTIVOS
Considerando la complejidad y amplitud del universo de los activos de propiedad de los entes pblicos,
de no existir el costo histrico o que est desactualizado, como no es posible establecer una
metodologa nica para valorizar los bienes, la forma ms expedita es la realizacin de avalos tcnicos
a travs de personal especializado al interior de la entidad, o solicitando el servicio a otra entidad pblica
distrital o nacional que cuente con el especialista, o mediante la contratacin de perito externo si el nivel
de complejidad del caso lo requiere, previa autorizacin del Representante Legal y cumpliendo lo
establecido en la Ley 80.

Las normas tcnicas relativas a la valuacin de los activos estipulan que deben revelarse por su valor
actual, precio de mercado o valor de realizacin, aplicando avalos que incorporen criterios de
ubicacin, estado, capacidad productiva, situacin del mercado y grado de negociabilidad de los bienes,
entre otros, mediante indicadores de precios especficos publicados por organismos oficiales o
aplicando mtodos de reconocido valor tcnico, siempre que se pondere la relacin costo-beneficio.
De encontrarse en los registros bienes sin costo histrico o valor de adquisicin, es deber de la
administracin adelantar las acciones requeridas para actualizar dicho valor. El Comit de Inventarios
por su parte, ser una de las instancias responsables de estudiar las propuestas para su aprobacin. Si
el caso lo permite, la consecucin del valor actual de mercado o precio de mercado, a travs de un
nmero no menor a tres cotizaciones, ser mecanismo suficiente y vlido para ser aprobada la
actualizacin del valor. El documento soporte para realizar el registro ser el acta de reunin emitida y
aprobada por el comit de inventarios y los soportes correspondientes. Contadura General de la
Nacin, Doctrina Contable Tomo III.

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Para efectuar la conciliacin se debe tener claridad en:
Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por
omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata,
elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la
diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se
encuentran en servicio, se efectuar adicionalmente la salida correspondiente,
para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los est utilizando
Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede
determinar, se procede a su valorizacin y elaboracin de la entrada, con las
respectivas observaciones y se elaborar el correspondiente registro en el
sistema, tarjeta de krdex o listados de control de bienes y sistema contable, con
cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario
fsico en que se estableci.
Si la valorizacin requiere de conocimiento tcnico o cientfico especializado, se
realizar mediante la actuacin de un perito que rena las calidades para tal fin,
de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo, mediante
autorizacin del Representante Legal se har la contratacin correspondiente.

INVENTARIO FISICO CONCILIACION

ALMACEN CONTABILIDAD
Faltantes Justificados; Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero
ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente
comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso,
dejando consignado expresamente el error u omisin que origin el hecho en el acta y en
el comprobante correspondiente. El comprobante llevar el visto bueno del funcionario
responsable o delegado para el proceso.
Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos faltantes no justificados o que no sea
procedente o viable su compensacin, en el informe final de inventario se dejar
constancia del hecho, para que el Responsable del Almacn traslade oficialmente al comit
de inventarios el resultado de las averiguaciones y la informacin o descargos iniciales
presentados por el usuario o responsable del bien, documentacin sta, que ser tenida en
cuenta por el comit para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de importancia y
as avalar la solicitud del Responsable del Almacn y Bodega de dar traslado a la oficina
de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al interior de la entidad, de
acuerdo con los procedimientos de responsabilidades desarrollados.
Determinado que el faltante se encuentra a cargo de funcionarios que adelantan
actividades de gestin fiscal, por la custodia o uso de los mencionados bienes, se
informar de tal situacin al Organismo de Control Fiscal, mediante oficio acompaado de
los documentos soporte de acuerdo con lo establecido por el Manual de
Responsabilidades emitido por la Secretaria de Hacienda del D. C. o por lo definido en los
procedimientos de cada entidad.

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Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se
presenten simultneamente, se realizarn previa autorizacin del Representante
Legal o del funcionario que l delegue para tal fin o del comit de inventarios. En
tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a caractersticas
fsicas, tcnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar
confusin en los recibos o salidas de los bienes.
Para registrar la incorporacin de sobrantes y la eliminacin de faltantes,
debern producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultnea.
Los que quedarn soportados con la copia del acta de valoracin y
pronunciamiento emitida por el comit de inventarios y en la que se reconocen
los sobrantes y faltantes del ejercicio y se determina realizar los
correspondientes ajustes.

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Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores
pblicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que
sean utilizados debida y racionalmente segn los fines a que han sido
destinados y responder por la conservacin de documentos, tiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda y administracin, rendir oportunamente
cuenta de su utilizacin y poner en conocimiento del superior inmediato los
hechos que puedan perjudicar la administracin, en relacin con el manejo de
bienes.
Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que
administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de
propiedad del Distrito Capital, de otras entidades o de particulares puestos al
servicio del Distrito.

DIRECTIVA 003 2013

Frente a la prdida de elementos:

Verificar que los manuales de procedimientos relacionados con el manejo de bienes

propendan, no solamente por su eficiente y oportuna utilizacin, sino tambin por su
efectiva salvaguarda.

Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos
sobre los activos de la entidad.

Establecer sistemas efectivos de actualizacin y control de inventarios.

Asegurar que se disponga de los medios de conservacin y seguridad indispensables para

la salvaguarda de los bienes que forman parte del mobiliario de las oficinas y puestos de
trabajo, con especial nfasis en los sitios donde se almacenan elementos.

Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramente detalladas
las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del
contratista estableciel1do su rigurosa aplicacin en caso de prdida de elementos.

Incorporar en los contratos, teniendo en cuenta su objeto y la necesidad de poner al

servicio de los contratistas elementos pblicos, clusulas relacionadas con la conservacin
y uso adecuado de los mismos y la obligacin de responder por su deterioro o prdida.

DIRECTIVA 003 2013

Con el propsito de disminuir el impacto originado en la prdida de elementos se

deber hacer seguimiento a la constitucin, vigencia y cobertura de las plizas de
seguros de los bienes de la entidad.

Disear y aplicar una estrategia de capacitacin en la cual se haga especial nfasis

en esta temtica.

Identificar los elementos que se pierden con mayor frecuencia en cada una de
las dependencias, con el fin de especializar la estrategia que prevenga la prdida de
stos.

Es necesario que se organice una estrategia en el almacn de cada una de las

entidades del Distrito Capital en la que, a la finalizacin de cada uno de los contratos,
el funcionario entregue a esta dependencia, a travs de un comprobante de reintegro,
los elementos que tena a su cargo; en el mismo orden de ideas, el responsable del
almacn expedir un certificado de recibo a satisfaccin que deber anexarse al
informe de finalizacin del contrato.

Al momento de la liquidacin del contrato, adems de tenerse en cuenta el

cumplimiento del objeto como tal, se deber tener presente que el contratista haya
efectuado la devolucin de los bienes entregados para el desarrollo del mismo; de lo
contrario, el interventor u ordenador del gasto deber dejar constancia para efecto de
tomar las medidas administrativas y jurdicas a que haya lugar.

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3.19.1. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable.
El proceso contable de las entidades pblicas est interrelacionado con los dems procesos que
se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todos los sistemas,
y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos especficos y
organizacionales, todas las reas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como
proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo
oportuno y con las caractersticas necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y
procesados adecuadamente.
3.19.2. Visin sistmica de la contabilidad y compromiso institucional.
La informacin que se produce en las diferentes dependencias ser la base para reconocer
contablemente los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual
las entidades contables pblicas deben garantizar que la informacin fluya adecuadamente
logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso sealar que las bases de datos
administradas por las diferentes reas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y
subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de
las entidades pblicas, no podr exigirse que la totalidad de la informacin que administre una
determinada dependencia tambin se encuentre registrada en la contabilidad.
La presentacin oportuna, y con las caractersticas requeridas por las diferentes reas que
procesan informacin, debe ser una poltica en la que se evidencie un compromiso institucional.

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