DESARROLLO DE PROCESOS EN EL INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR

TECNOLGICO COMPUTRON.
I.
Introduccin
El presente proyecto tiene como finalidad el desarrollo de la mejora de procesos,
aplicando un enfoque por procesos, del Instituto Superior Tecnolgico Privado
Computron, en el proceso de matrcula el cual involucra a distintas reas de esta.
El proyecto pretende optimizar los recursos humanos y materiales para el beneficio
de la institucin mejorando los procesos de registro de matrcula.
A. Datos Generales de la Empresa
Computron es una institucin superior que est dedicada en brindar una
educacin moderna a todos sus alumnos, ya que formamos nuevos lderes
con una misin y visin emprendedora, a lo largo del tiempo que dure sus
estudios tcnicos profesionales. Adems ellos son constantemente
evaluados y ponindolos a prueba compitiendo entre ellos mismos, segn las
exigencias del mercado laboral existentes a nivel nacional.
Razn social: COMPUTRON SRL
Ruc: 20453801579
Direccin: Jr. Beln Nro. 740 Br. San Sebastin (Ex-SUNAT)

Gerente general: Yuber Bacn Terrones.

Telfono Fijo: (076)367582

B. Misin, visin y valores

MISIN

Formar y capacitar profesionales, cuya tarea principal es acompaar el

proceso de desarrollo y maduracin de sus alumnos, estimulando su
capacidad de pensar, aprender y resolver problemas con autonoma y con
capacidad para interactuar con otros. Sean buenos conductores de grupos.
Sepan atender la heterogeneidad, disear procesos de aprendizaje y
materiales que susciten el inters y el compromiso de sus alumnos.
Formar y capacitar a jvenes y adultos en carreras Tecnolgicas para el logro
de competencias laborales y capacidades empresariales, que contribuya a un
mejor desempeo de la persona que trabaja, mejorando su nivel de
empleabilidad su desarrollo personal; buscando una insercin o reinsercin
en el mercado laboral.
Somos una Institucin Educativa Tecnolgica de calidad que formamos
profesionales competitivos en la produccin y servicios, aportando en el
desarrollo socio econmico de la comunidad. Desarrollamos competencias
en tecnologa para fortalecer las capacidades productivas de las empresas e
instituciones de la regin, nuestro accionar se sustenta en el desarrollo
sostenible, en una cultura.
VISIN

El Instituto Superior Tecnolgico Computron al 2015, ser una institucin

moderna, de excelencia y acreditada nacional, lder en la formacin
tecnolgica de la regin y del pas, que prepara profesionales altamente
competitivos, polivalentes, con una slida prctica de valores y una actitud
emprendedora.
C. Objetivos de trabajo
Nuestro objetivo principal es el de culminar con la gestin del proceso
seleccionado de la institucin de tal manera que se pueda aplicar y ayude en
la mejora, optimizando los recursos de tiempo de la empresa.
Informar al personal involucrado acerca de la mejora y gestin de procesos
insertados en la institucin
D. Alcance y delimitacin del trabajo
Esperamos que el procesos optimizado que presentemos sea aplicado
dentro de la institucin; nuestro proceso de trabajo se enfocar en el proceso
de matrculas, en este optimizaremos lo mximo posible la utilizacin de los
recursos tanto humanos como recursos de tiempo y materiales.
II.

Marco Terico

1. La gestin por procesos:

Los procesos son posiblemente el elemento ms importante y ms extendido en la
gestin de las empresas innovadoras, especialmente de las que basan su sistema
de gestin en la Calidad Total.

El inters por los procesos ha permitido desarrollar una serie de tcnicas

relacionadas con ellos. Por un lado las tcnicas para gestionar y mejorar los
procesos. Por otro lado estn los modelos de gestin, en que los procesos tienen un
papel central como base de la organizacin y como gua sobre la que articular el
sistema de indicadores de gestin.
Los procesos se consideran como la base operativa de gran parte de las
organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de un
nmero creciente de empresas
Los proceso en este contexto, se pueden definir como secuencias ordenadas y
lgicas de actividades de transformacin, que parten de unas entradas, para
alcanzar unos resultados programados que se entregan a quienes los han solicitado,
los clientes de cada proceso.
1.1.

De la gestin de los procesos a la gestin por procesos

La importancia de los procesos fue apareciendo de forma progresiva en
los modelos de gestin empresarial. No irrumpiendo con fuerza como
solucin sino considerndose poco a poco para transformar la empresa y
adecuarla al mercado.
Las empresas inicialmente adoptaron un modelo de gestin individual de
los procesos, se consideran los procesos ms interesantes o ms
importantes para la empresa y de acuerdo a estos se renuevan los
dems procesos.

1.2.

Adaptacin de los procesos

Un principio fundamental de la Calidad Total es el papel de los clientes
como rbitros absolutos de la calidad. La calidad inherente del producto o
del servicio, la adecuacin al uso y cualquier otra orientacin de la
calidad ligada directamente a caractersticas propias de la empresa
proveedora y de sus ofertas al mercado quedan subordinadas a la
respuesta de este mercado. Ya no se piensa que los procesos puedan
disearse con una estructura ideal, que vaya a permanecer inmutable
con el paso de los aos. Por el contrario, los procesos estn
permanentemente sometidos a revisiones para responder a dos motivos
distintos. Por un lado, desde un punto de vista interno, todo proceso es
mejorable en s mismo, siempre se encuentra algn detalle, alguna
secuencia que aumenta su rendimiento en aspectos de la productividad
de las operaciones o de disminucin de defectos. Por otro lado, los
procesos han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de
mercados, clientes, nuevas tecnologas.

1.3.

Mejora de Procesos
Kaoru Ishikawa difundi por todo el mundo su modelo de Mtodo
sistemtico o cientfico de mejora de procesos, basado en el recorrido de
una serie de pasos o etapas, desde la deteccin de un problema de una
posibilidad de mejora (dependiendo de que el motor sea una serie de

defectos detectados, o una nueva posibilidad tecnolgica u organizativa),

pasando por su estudio en busca de sus causas, de posibles
perfeccionamientos o soluciones, la eleccin de la solucin o conjunto de
soluciones que parecen idneas, hasta llegar a su implantacin y a la
medida de las mejoras conseguidas. (Zaratiegui, 1999)
2. ISO 9001
ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin
mundial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros
de ISO). El trabajo de preparacin de las Normas Internacionales
normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada
organismo es un miembro interesado en una materia para la cual se haya
establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representado en
dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, en
coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora
estrechamente con la Comisin Electrotcnica Internacional (IEC) en todas
las materias de normalizacin electrotcnica.
La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para un sistema de gestin de la
calidad que pueden utilizarse para su aplicacin interna para las
organizaciones, para certificacin o con fines contractuales. Se centra en la
eficacia del sistema de gestin de la calidad para satisfacer los requisitos del
cliente.
2.1.

Generalidades:
La adopcin de un sistema de gestin de la calidad debera ser una
decisin estratgica de la organizacin. El diseo y la implementacin del
sistema de gestin de la calidad de una organizacin estn influenciados
por:
a) El entorna de la organizacin, los cambios en ese entorno y los riesgos
asociados con ese entorno.
b) Sus necesidades cambiantes.
c) Sus objetivas particulares.
d) Los productos que proporciona.
e) Los procesos que emplea.
f) Su tamao y la estructura de la organizacin.

2.2.

Enfoque basado en procesos

Esta Norma internacional promueve la adopcin de un enfoque basado
en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un
sistema de gestin de calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente
mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organizacin

funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas

actividades relacionadas entre s. Una actividad o un conjunto de
actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir
que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede
considerar corno un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso
constituye directamente, el elemento de entrada del siguiente proceso. La
aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin, junto con
la identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin
para producir el resultado deseado, puede denominarse como "enfoque
basado en procesos". Una ventaja del enfoque basada en procesos es el
control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los procesos
individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre su
combinacin e interaccin.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de
gestin de la calidad, enfatiza la importancia de:
a) La compresin y el cumplimiento de los requisitos,
b) La necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten
valor.
c) La obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso.
d)
La mejora continua de los procesos con base en mediciones
objetivas.
De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos de la
metodologa conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA).
PHVA puede describirse brevemente como:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la
organizacin.
Hacer: Implementar los procesos.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los
productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de
los procesos. (ISO, 2008)
Fig 01: Mejora Continua del Sistema de Gestin de la Calidad
III.

Desarrollo de la Metodologa para enfocar a procesos

A. Elaboracin del mapa de procesos
1. Grupos de inters: Clientes usuarios
a) Necesidades y expectativas de
clientes.

Necesidades:
La principal necesidad del cliente es brindar un servicio
acadmico de calidad.
Los clientes esperan que el actual proceso de matrculas
se optimice en relacin al cliente y tiempos.
Optimizar el tiempo de espera en el registro de asistencia
del alumnado.

Optimizar el tiempo de registro de asistencia de los

docentes.
Que los alumnos tengan acceso rpido a la consulta de
sus notas.
Optimizar el proceso de entrega de notas por parte de los
docentes a secretara acadmica.
Expectativas:

Que el proceso no demande demasiado tiempo ni

recursos en su ejecucin.
Que cada proceso se realice en su rea correspondiente.
Que el proceso utilice menos recursos humanos.
La expectativa general del proceso de matrculas es la
optimizacin de costos y tiempo para beneficio de la
institucin como demostrar calidad de servicio.
b) Identificacin de servicios
Servicio

Caractersticas

Destinado a

Carreras

Carreras Tcnicas
Profesionales

Certificado
por
el Sociedad
ministerio de educacin,
duracin de 3 aos

-Diseo Publicitario
-Administracin
-Contabilidad
-Computacin
-Marketing y ventas
-Secretariado

Carreras Tcnicas

Certificado
por
el Sociedad
ministerio de educacin,
duracin de 1 aos.

-Ofimtica
-Diseo Grfico
-Diseo y Desarrollo Web
-Hardware
-Reparacin de celulares

c) Necesidades y expectativas
cubiertas
Necesidades:

El proceso de matrculas ser optimizado de tal

manera que los clientes/usuarios se sienten ms
satisfechos.

Expectativas:


El actual proceso de matrculas se ejecuta con
un menor tiempo al antiguo proceso.
d) Ficha de grupos de inters:
clientes usuarios
Grupo de
Inters/Cliente/U
suario

Servicio
prestado

Tecnica de
recoleccion

Sociedad

Carreras
Profesionale
s/Carreras
Tcnicas

Estudios
mercado

Medida de
Satisfaccin

Calidad
de
de educacin,
exmenes,
nmero
de
postulantes

Necesidades
que podran
ser cubiertas

Expectativas

Que
la
sociedad pueda
acceder a una
educacin
superior
de
corto tiempo

Que
todos
concluyan
satisfactoriam
ente
sus
estudios, que
tengan
una
superacin
laboral
y
personal.

2. Mapa de procesos
a) Procesos Claves
-Matrculas.
-Entrega de Notas.
-Registro de asistencia de Alumnos.
-Registro de Asistencia de Docentes.
b) Procesos Estratgicos
-Programacin del ciclo de estudios (Cada cinco meses).
c) Procesos de Apoyo
-Bsqueda y verificacin de informacin.

Fig 02: Mapa de Procesos

3. Anlisis de los procesos clave
a) Diagrama de flujo
-

DFD 01: Matricula.

DFD
02:
Asistencia

Alumnos.
b) Fichas de procesos

Ficha nro. 1: Registro de Matriculas - PRM

de

Nombre
Proceso

del Registro de Matrculas - PRM

Descripcin

Verificacin de informacin del cliente, registro de matrcula del

cliente que incluye la carrera a estudiar, pagos, etc

Misin/objeto

Asegurar que el cliente tenga la informacin correspondiente sobre

todos los requisitos que se necesitan para realizar la matrcula y
especificar los pasos a seguir hasta completar la matrcula
correctamente.

Responsable

Secretaria Acadmica.

Destinatario

Primordialmente a alumnos que culminan la secundaria y pblico

en en general que buscan estudiar una carrera tcnica.

Inicio/Fin

Inicio: Solicitud de informacin de requisitos para matricularse.

Fin: Registro de matrcula y entrega de comprobante.

Entradas

Documentos requisitos como copia legalizada de partida de

nacimiento, certificado de estudios secundarios, recibo de
agua/luz, pago de matrcula.

Salidas

Boleta que valida que se ha realizado la matrcula.

Indicadores

El tiempo que dura el proceso es de 10 - 20 minutos en el registro

pero la entrega de certificado y partida de nacimiento llega al
periodo de 1 mes; consume recursos de materiales como folletos y
recursos humanos tanto 2 secretarias como 1 secretaria general.

Registros

No tenemos otro.

Procedimientos
Asociados

Toma de asistencia de alumnos, verificacin de pagos mensuales

del alumnado.

Aplicacin
Informtica

Actualmente no se dispone de una aplicacin informtica.

Ficha nro. 2: Entrega de Notas (Docente - Institucin) - PEN

Nombre
Proceso

del Entrega de Notas (Docente - Institucin) - PEN

Descripcin

Verificar los registros de notas de cada curso emitidos por el

docente, previamente evaluados por secretara general, ser
aceptados por la subdireccin y guardados los registros en la BD
de la institucin.

Misin/objeto

Asegurar la transparencia y registro de las notas asignadas por el

docente a cada alumno a su cargo.

Responsable

Subdireccin

Destinatario

Todos los docentes que laboran dentro de la institucin.

Inicio/Fin

Inicio: Solicitud de Registro de notas.

Fin: Firma y sello de subdireccin.

Entradas

Informacin de evaluacin, ficha de registro de notas.

Salidas

Registro de notas sellado y firmado por direccin.

Indicadores

El tiempo del actual proceso en general tiene un plazo de 2

semanas para presentar la ficha de notas general.los exmenes se
realizan 2 veces por mdulo, y los trabajos son acorde a la
asignatura.

Registros

Registro de asistencia de docentes.

Procedimientos
Asociados

Ficha nro. 3: Registro de Asistencia de Alumnos - PRAA

Nombre
Proceso

del Registro de Asistencia de Alumnos - PRAA

Descripcin

Identificar las asistencias a clases de cada alumno durante cada

da de la semana en el registro de la institucin, como en la ficha
de control del alumno.

Misin/objeto

Asegurar que los alumnos asistan a clases en los horarios

establecidos y debidamente uniformados, adems de verificar si
estn al da en sus pagos.

Responsable

Secretara

Destinatario

Todos los alumnos activos de la institucin sin importar el turno.

Inicio/Fin

Inicio: Presentacin de control de asistencia.

Fin: Registro en la BD y sello del control de asistencia.

Entradas

Ficha de control.

Salidas

Ficha de control debidamente sellada.

Indicadores

Hora de ingreso de acuerdo al turno (maana 8:30, tarde 2:15,

noche, 7:15); uniforme especficamente de acuerdo a la carrera y
la verificacin de los pagos de mensualidad.

Registros

Registro de asistencia diaria de los alumnos.

Procedimientos
Asociados

Matrculas y Pagos.

 Ficha nro. 4: Registro de Asistencia de Docentes - PRAD

Nombre
Proceso

del Registro de Asistencia de Docentes - PRAD

Descripcin

El control de asistencias de los docentes diario, se realiza a travs

de la firma de dos cuadernos, registrando la hora de ingreso y
especificando el curso asignado.

Misin/objeto

Asegurar la asistencia en el horario y das establecidos, firmando

ingresos y salidas en el cuaderno de control.

Responsable

Auxiliar.

Destinatario

Todos los docentes que laboran dentro de la institucin.

Inicio/Fin

Inicio: Firma del docente.

Fin: Registro en la BD.

Entradas

Cuaderno de asistencia, Ficha de asistencia.

Salidas

Control mensual de asistencia para pagos.

Indicadores

Hora de ingreso de acuerdo al turno (maana 8:30, tarde 2:15,

noche, 7:15).

Registros

Registro asistencia de docentes.

Procedimientos
Asociados

c) Identificacin

fichas

de

(1) Indicadores

de

(2) Indicadores

de

indicadores
resultados
procesos
IV.

Conclusiones y Recomendaciones

V.
Referencias Bibliogrficas
ISO, S. C. (15 de 11 de 2008). Norma ISO 9001:2008. Obtenido de Norma ISO
9001:2008: http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO9001.pdf
Zaratiegui, J. R. (1999). La gestion por proceos: Su papel e importancia en la
empresa. Obtenido de La gestion por proceos: Su papel e importancia en la
empresa:
http://www.minetur.gob.es/Publicaciones/Publicacionesperiodicas/EconomiaIndus
trial/RevistaEconomiaIndustrial/330/12jrza.pdf
VI.
Anexos

Fig 01: Mejora Continua del Sistema de Gestin de la Calidad

Fig 02: Mapa de Procesos

DFD 01: Matricula

DFD 02: Asistencia de Alumnos