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U.A.G.R.

Anatoma de una Presentacin

Tres Recetas Bsicas para


una Presentacin
Una buena presentacin demanda prctica. Pero el despertar a la
ltima fila y la mano que puedas estrechar puede significar tu prximo
contrato o promocin.

A su debido tiempo, cuando se te pida hablar, estars comprometido a


dar una rpida respuesta. Y nada produce ms autoconfianza que el
estar preparado.

Cuando, Donde y Porque Debes Hablar


Un ingeniero debe ser llamado a dar una charla por una de los
siguientes tipos de charlas:

Planifica con Anticipacin


Para el lector que se pregunta Qu es lo que har hoy si me llaman
a dar una presentacin?, el mejor consejo es el de comenzar ahora
antes de que la llamada llegue.

Planifica tu presentacin como planificaras tu proyecto


tcnico, usando el mismo cuidado.
Haz las preguntas relevantes y a medida que las respuestas
lleguen, encjalas en una secuencia apropiada.
Subraya los puntos clave que quieras resaltar a tu
audiencia.
Considera las preguntas que puedan hacer y formula las
mejores respuestas que puedas.
Revisa los diagramas, curvas, tablas y las copias impresas
producidas como herramientas de trabajo o elementos de
reporte. Cmo puedes simplificarlos para que sirvan
tambin de ayudas visuales?

Trata de racionalizar con un colega interesado y saca


beneficio de su retroalimentacin. Discute cuando sea que
puedas. Toma notas.

1.
2.
3.

Hablar con un grupo no especializado o un grupo tcnico.


Hablar en una sociedad tcnica para resumir un paper.
Presentaciones en la compaa o a un cliente.

Estas difieren en el nfasis sobre los datos y su interpretacin (hechos


y emociones) y en la cantidad de soporte de la informacin mostrada o
que se deja al cliente.
Sin importar la ocasin o el tipo de charla, tu primer deber como
presentador es el de orientar a tus oyentes. Antes de nada, comienza
respondiendo estas preguntas:
1.
2.
3.

Para interesar por medios de una descripcin colorida y


significativa.
Para informar por datos y una lgica clara.
Para llamar a la accin inspirando fe a travs del peso
de tus datos y lgica, tu reputacin, o tu capacidad de
convencimiento.

Tabla 1 Tres Recetas Bsicas para una Presentacin

INGREDIENTES
PARA INTERESAR

PARA INFORMAR

PARA L LAMAR A LA A CCIN

A.

Titulo hazlo cantar!

A.

Titulo descriptivo

A.

Titulo prometedor

B.

Introduccin despirtalos!

B.

Diles lo que les vas a decir

B.

Aqu hay un problema - yo tengo una


solucin!

C.

Cuerpo llnalos!

C.

Diles

C.

Como creceremos mutuamente.

D.

Conclusin - memorable!

D.

Diles lo que les dijiste

D.

Obtengan ya mi remedio!

PASOS DE PREPARACION
M TODO DIRIGIDO

M TODO DE ASOCIACIN L IBRE

M TODO DE INVESTIGACIN

1.

Escoge un tema que te guste

1.

Escoge un tema del que sepas

1.

Escoge un tema para aprender

2.

Piensa sobre l - Cules son los


puntos clave que resaltaras?

2.

Anota las ideas principales de tus notas de


planificacin.

2.

Consulta listas de referencia o fuentes


bibliotecarias

3.

Encuentra un ttulo pegadizo.

3.

Establece el propsito del discurso

3.

Estudia las mejores partes

4.

Encuentra
conmovedora

apertura

4.

Etiqueta las ideas a medida que se ajusten a


las secciones B, C o D mostradas arriba

4.

Forma tus propios puntos de vista


establecidos en el orden B, C, D

5.

Encuentra una buena frase de


remate

5.

Ordnalas en orden lgico

5.

Encuentra
llnalos.

6.

Forma tu discurso de apertura a


ideas clave a la frase de remate

6.

Planifica el ttulo y la apertura.

6.

Planifica el ttulo y una apertura.

7.

Rehacer reforzar pulir.

7.

Escribe un cierre bien redactado.

7.

Un cierre bien redactado.

una

los

espacios

vacos

ACABA EL DISCURSO
Prepara un esquema detallado o escribe un discurso; practica con una grabadora de sonido.

mensaje. La parte uno, ingredientes, ofrece tres versiones de los


elementos tradicionales: ttulo, introduccin, cuerpo y conclusin. Tu
eleccin entre los tres depende de si tu propsito principal es el de
La Tabla 1 presenta una seleccin de enfoques simplificados para
interesar, informar, o llamar a la accin. Pero recuerda, en la mayora
organizar un discurso, esto es, las palabras habladas que lleva tu
de los casos los tres propsitos deben mostrarse en tu discurso.
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Diego Arredondo

Organizando T Discurso

U.A.G.R.M

Anatoma de una Presentacin


Tu ttulo es importante. Es una seal anticipada que capta a tu
audiencia antes de que digas la primera palabra.

penetrando en profundidad tcnica, utiliza dispositivas o grficos


simplificados del paper.

Comienza seleccionando el set compatible de Pasos de Preparacin


de la Tabla 1, dependiendo de si tu tema es:

Sin embargo, la charla debe ser ms que una simple lectura del paper
no solo por su tiempo limitado pero especialmente debido a nuestro
limitado comprensin auditiva.

Uno que conoces ntimamente has digerido completamente;


Uno que conoces bien, pero todava est en digestin; o
Uno que tienes que investigar.
El mtodo directo aplica si tiene tu tema firmemente en mente, con
una idea rpida sobre las fuentes de referencia necesarias. Este
mtodo comienza con la reflexin: Cules son los puntos principales?
Cul la secuencia ptima para tu historia? El reflexionar trae
inspiracin: Un intrigante ttulo del discurso y lneas de apertura una
frase de remate para subrayar tu conclusin y dejar un impacto
deseado.
Ahora que tienes el esqueleto de tu discurso. Todo lo que falta es el
desarrollo de tu tesis de las lneas de apertura, pasando a travs de
los puntos principales terminando en tu frase de remate. Cuando sea
aplicable, el mtodo directo es el ms seguro, ms rpido camino
hacia un buen discurso cuando el tiempo sea una limitante. Siempre el
tiempo ser una limitante. Un discurso es necesariamente una forma
miniaturizada de comunicacin.
El mtodo asociacin libre ofrece ayuda adicional en organizar tus
pensamientos sobre un tema familiar. Este consiste en recolectar,
registrar y organizar tus ideas principales que pueden venir de los
archivos de proyecto, tus notas de planificacin y tu memoria (adems
de las referencias necesarias), como un preludio hacia el mtodo
dirigido.
El mtodo de investigacin se apoya ms fuertemente en la literatura.
Envuelve el estudiar las referencias disponibles sobre un tema menos
familiar (preferiblemente cubriendo el espectro opiniones expertas),
formulando tu propio punto de vista, registrando u organizando tus
ideas principales, luego encontrando y llenando vacos antes de
proceder con el pensamiento creativo del mtodo dirigido.
En su forma final, tu discurso puede ser escrito en forma completa o
simplemente descrito en detalle, por ejemplo usando notas escritas en
tarjetas. Un discurso escrito completamente es muy til para discursos
cortos con lmites de tiempo muy cabales. Adems el escribirlo facilita
su pulido final.

Los Tres Tipos de Charla


Nos hemos enfocado en la organizacin y contenido de tus palabras
pronunciadas. Qu te parece el respaldar tu discurso en la forma de
ayudas visuales y una copia impresa? Qu tipo de retroalimentacin
puedes esperar de tu audiencia?

El espectador debe usar sus mejores habilidades tcnicas primero


para orientar a su oyente, luego para resaltar sus puntos principales, y
finalmente, quizs, el inducir a una accin cooperativa. En retorno el
presentador puede ser recompensado por la retroalimentacin
instantnea de comentarios y cuestionarios as como tambin como
por una respuesta rentable luego de la reunin.
La presentacin tcnica, ya sea dentro de la compaa o a un cliente,
generalmente tiene la mayor respuesta inmediata entre las tareas de
presentar. Como tal amerita un soporte completo de grficas
completas y todas las copias impresas requeridas para demostrar el
valor del proyecto. Adems, amerita todas las habilidades que el
presentador puede traer para proveer un alcance, profundidad y
nfasis convincente.
Al presentar tus grficos son tus tarjetas de referencia (Las notas
escritas deben ser mnimas). Dos minutos por grafica es una velocidad
razonablemente rpida. Si un solo grafico toma diez minutos para ser
discutido, considera reemplazarlo con varios. Si toma una hora,
estars dando una conferencia.
Una precaucin: Si tienes una copia impresa para dar, planea darla
despus de tu presentacin, no antes. De otra manera la audiencia
perder atencin por tu material escrito.

Refinando, Reforzando, Practicando


Por qu reforzar? Para hacer nuestras palabras pronunciables.
Considera la distincin entre la palabra escrita y la hablada. Es ms,
pregntate: Por qu hablamos?
Con la palabra escrita, podemos disear grandes proyectos y grabar
nuestros planes en fino detalle. Pero para ejecutar esos proyectos
para mover a los hombres a la accin necesitamos tambin la
palabra hablada. Ambas formas deben ser precisas. Ambas deben ser
claras. Ambas deben presentar un punto de vista. Y qu es un punto
de vista o una idea envuelta en una emocin? Aqu, el que destaca
la voz humana se destaca en entregar emociones.
Cuando ests preparado y con autoconfianza, tu voz transportar
naturalmente tu punto de vista, sinceramente y sin esfuerzo. Tu
fluencia mejorar por definicin, si has elegido palabras que fluyen
fcilmente de tu lengua. La prctica final de tu discurso debe asegurar
esto as como tambin el juicioso uso de ingenio o humor.
Hablando generalmente:

Las respuestas dependen de cul de los tres tipos de charlas estas


planificando: un discurso libre, una charla en una sociedad tcnica o
una presentacin.
El discurso libre, generalmente de amplio alcance y variable en
profundidad tcnica, tiene el menor respaldo de ayudas visuales y de
una copia impresa que se entregue a la audiencia. Las palabras
pronunciadas deben transportar el mensaje. Deben ser claras,
concisas, coloridas; ricas en ejemplos ilustrativos; libres de
ambigedades inesperadas. Aun as los discursos tienen lmites de
tiempo, retando al presentador a encontrar una abreviatura oral para
presentar su caso honestamente, plena y equitativamente. El dominar
el discurso libre lleva a mayor calidad a los otros tipos de charlas.

Ms corto es mejor
Las frases deben parecer liricas, fciles de decir
Las similitudes y metforas ayudan a pintar una idea.
Se permite la redundancia. Dos formas de decir algo es
mejor que solo una.
La gramtica debe ser impecable, pero
Un lenguaje ocasionalmente vernculo es un alivio
bienvenido.
Utilizar el lenguaje de moda de tu audiencia ayuda a
compenetrarte con ellos.

Un par de puntos:

La charla en una sociedad tcnica es respaldad con un paper


completamente escrito. Generalmente especializada en alcance pero
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Evita las ocurrencias que disminuyan a tu audiencia o a tu


competidor (o a cualquier grupo social)
Diego Arredondo

U.A.G.R.M

Anatoma de una Presentacin

Evita aquel que te ponga a tu o a tu organizacin en un bajo


nivel
Si puede proceder con tu propio dilema cmico hacia una
solucin que vuelve hroes a ti y a los tuyos, hazlo!

Tu primera lnea de repaso, sin embargo, es en casa delante de un


espejo y una grabadora de audio. Practica hasta que tus
pensamientos fluyan en una secuencia natural. Recoge pequeas
faltas y corrige ambigedades. Acostmbrate a usar tu voz como un
instrumento. Comienza con un tono conversacional pero permite que
tu propio inters y entusiasmo vengan e introduzcan nfasis y
variacin. Aprende a tomar aire al comienzo de cada frase mayor. Esto
ventila tu medio de transmisin. Dale un trato similar a tus gestos.
Estos tambin, aaden inters y nfasis.

Ayuda para el Presentador


Cuando se te convoque a hablar, pide instrucciones detalladas sobre
el tipo y longitud de la charla, proyectores disponibles, pantallas y
caballetes, as como tambin cualquier requerimiento especial sobre
ayudas visuales. Conoce la sala con antelacin si es que puedes. Si
tienes grficos, verifica que hay una iluminacin apropiada. Prueba el
micrfono si hay uno disponible. Habla con la organizacin de la
sesin para determinar exactamente qu tanta cobertura del tema
necesita de tu parte, quien ms hablar, sobre que, el nivel tcnico e
intereses especiales de tu audiencia. Pide a tu compaa guas de
formato y ayuda especializada para preparar tus ayudas visuales.
Asegrate que estas reflejen la misma economa de palabras que tu
discurso, para permitir letras grandes, fciles de leer y conceptos
simples, fciles de entender.
Una prctica enfocada en tu tcnica delante de una audiencia que este
dispuesta a ayudarte en ese sentido har maravillas para tu postura en
la plataforma y entrega.

Entrega
Este paper ha subrayado la importancia de estar previamente
preparado como el secreto para encarar a tu audiencia con confianza.
La mejor forma de entregar tu mensaje es con buena voluntad. Has
que conscientemente la audiencia te agrade y piensa que les agradas
a ellos. Habla directamente hacia ellos y mira sus reacciones para
asegurarte que estn siguiendo tu tesis. Mientras ms conozcas tu
material y menos necesites de tus notas, ms fcilmente podrs
establecer y mantener compenetracin.
Por sobre todo, mantn la calma, calintate solo a medida que tu
charla gana momento.

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Diego Arredondo