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UNIVERSIDAD

PRIVADA
TELESUP
Proceso de la gestin
administrativa

CURSO:
PROCESO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
INTEGRANTE;
SALCEDO PEA CLEMENTE
DOCENTE;
CAPPILLO SALAZAR CARLOS
CICLO:
IV
AO:

2015

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mi familia que cada da


me apoya para seguir cumpliendo mis metas

INTRODUCCIN

Toda actuacin administrativa se apoya en el uso de informacin, la cual sienta las


bases para el proceso de toma de decisiones.
Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener informacin
til sobre los resultados del desempeo para as planear, apoyar y tomar medidas
adecuadas. Aqu radica la importancia que los sistemas de informacin tienen para
los administradores.
La informacin tambin es la base de la funcin de control administrativo. Cualquier
sistema de control de la comunicacin debe brindar informacin exacta, en el
momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la
ejecucin eficaz de la tarea.
El termino sistemas de informacin administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al
uso de sistemas de informacin eficaces dentro de la organizacin, lo cual no se
aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que
componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de
informacin de la empresa.
Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actan en forma
conjunta para llevar a cabo una funcin determinada, que forma un todo unitario y
que tiene un objetivo especfico.

EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA (S.I.A)

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:
A. Los datos: son los hechos primarios, bsicos, como las figuras y otros
smbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc.
Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que
por si solo no conduce a comprender un hecho o situacin
determinados.
B. Informacin: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual
confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver
problemas.
C. Sistema de informacin: recopila, organiza y distribuye datos, de
modo que estos adquieren significado como informacin.

DEFINICIN DE (S.I.A):

A continuacin se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de


informacin administrativa.

Segn Murdick, un S.I.A es:


"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que
captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la
empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de
informacin a los gerentes, proporcionndoles los medios para generar la
informacin"
Para Bocehino, un S.I.A es:
"Los canales de flujo de transformacin que retroalimentan datos de operaciones
para anlisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control,
con el fin de que la organizacin alcance sus objetivos".
De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los
datos en informacin de calidad, que permite a los administradores tomar
decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma
eficiente y eficaz.
Un Sistema de informacin Administrativo, es un conjunto de elementos que
interactan entre si, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo hardware necesario para que el sistema de informacin pueda
operar.
El recurso humano que interacta con el sistema de informacin, el cual est
formado por las personas que utilizan el sistema.
Los datos, o informacin fuente, que son introducidos al sistema.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de
resultados, (Software)
Un sistema de informacin realiza cinco actividades bsicas:

entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.


Entrada: Qu datos ingresan al sistema?
Almacenamiento: Qu datos requiero almacenar?
Procesamiento: Qu procesos voy a tener? Clculos, funciones,
procedimientos
Salida: Qu datos deben salir del sistema?
Entorno y Medio Ambiente: Es el medio con el que interacta el sistema.

Retroalimentacin:
La retroalimentacin puede explicarse como un proceso por el cual el sistema regula
sus respuestas a los estmulos del exterior. La retroalimentacin es el control de la
entrada como funcin de los outputs. Es un proceso de medicin de sus inputs.
Propsito de la retroalimentacin es el mantenimiento de la homeostasis o estado
estable un sistema. Se refiere a la informacin del sistema, de cmo se desarrollan
sus procesos, que se convierten en entrada al sistema.
La retroalimentacin puede clasificarse como negativa y positiva. La negativa es un
estado de mantenimiento que permite al sistema corregir desviaciones y apoya el
estado estable; si termina la retroalimentacin negativa, los lmites del sistema
desaparecen y el sistema termina. La retroalimentacin positiva cambia las variables
del sistema y termina con el estado estable.

CARACTERSTICAS DEL (S.I.A):


1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener
trminos y smbolos adecuados para que el receptor lo interprete
debidamente.
2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y
comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisin.

3. Relevancia: debe ser esencial para el rea de responsabilidad de actuacin


del administrador.
4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para
tomar decisiones y resolver problemas.
5. Concisin: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la informacin
clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relacin con el
sistema de informacin administrativa.
6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria
para la actuacin del administrador, pues anticipada podra ser olvidada o mal
usada, y retrasada no tiene valor.
7. Calidad: es el grado de precisin con el cual la informacin retrata la realidad,
a un costo razonable, para su procesamiento y distribucin.

COMPONENTES DEL (S.I.A):

Todo S.I.A tiene cuatro componentes bsicos, a saber:

1. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada


es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema
cuando se realizan las transacciones.
2. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados,
organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente,
es por medio de las computadoras.
3. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resmenes escritos compilados y
producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son
utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato
que permita al usuario final tener un acceso rpido.
4. Retroalimentacin: Mecanismo de verificacin y ajuste, que ayuda a los
administradores a determinar que informacin generada es necesaria; los
informes pueden ser comparados con pronsticos, patrones y otros medios
para medir. Adems, los resultados y las salidas son, por si solos,
retroalimentacin.
Adems de estos componentes bsicos, debemos de considerar los siguientes
elementos:
A. Modelos: combinacin de referencias lgicas, procedimientos y matemticas
que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para
producir los resultados.
B. Tecnologa: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder
a los datos y la produccin y transmisin de salidas.
C. Datos Bsicos (Archivo): Conjunto de textos, nmeros o imgenes que
pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos
usuarios en diferentes condiciones.
IMPACTO DEL S.I.A EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las


siguientes etapas o pasos:
1. Preparacin del estudio.
2. Registro de datos.
3. Anlisis de los hechos.
4. Desarrollo de la mejor solucin.
5. Implantacin del nuevo procedimiento.
6. Mantenimiento de los procedimientos.
El sistema de informacin Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia
para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la
preparacin del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aqu es
donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en
informacin de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones
acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solucin encontrada y la
implantacin de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los
problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma
precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de
los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las
actividades realizadas.

PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el


desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es

decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y


quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos
encontramos y dnde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin
gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos
y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los
recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el sistema
que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja
competitiva ms amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del
producto y una mejor utilizacin de los recursos humanos y financieros. Desde
este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia
global de la empresa.
Pasos En La Elaboracin Del Plan Estratgico Del SIA.
Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que
ser elaborado.
Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnolgicos que se prevn
en los futuros SIA.
Estudiar la posicin estratgica de la compaa.
Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido.
Definir las restricciones y especificar las polticas que se seguirn en la
instalacin del SIA.
Establecer los objetivos estratgicos del SIA.
Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que
necesitan revisin con mayor urgencia.

Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes


beneficios.
Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los
recursos que se requieren.
Necesidad de la Planeacin de Sistemas
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades,
equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir
los subsistemas y la compaa en su conjunto.
Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de
datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos
de estos ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones
administrativas, el pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin
incontrolada de computadoras personales.
Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma
fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creacin
de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya que debido a la naturaleza
inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan
con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactan con los
sistemas en otras partes de la organizacin.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la informacin
referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de
empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar
la interconexin entre ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto ms tiempo se posponga un
plan maestro, ms caras resultarn las revisiones que se necesitarn para unificar y
estandarizar el modo de aplicar el mtodo al diseo de sistemas integrados.

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta,
en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los
sistemas computacionales y de su informacin. Ni tampoco han comprendido la
inversin que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la
empresa.
En los ltimos aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una
integracin realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema
de Informacin Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta
integracin es necesario definir las polticas de la empresa sobre la informacin y
preparar planes estratgicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Informacin:
Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes
estratgicos a corto plazo.
Concentrarse en los objetivos del SIA.
Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema de
informacin administrativa.
Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los sistemas de
informacin.
Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.
Equilibrar los costos y beneficios del SIA.
Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de los sistemas, con
los cuales se evita una resistencia al cambio.
Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los planes
de la compaa para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la
presin de las operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de informacin
administrativa en los estratgicos y a corto plazo, la gerencia har de definir los
objetivos de los sistemas futuros de informacin.
Al planear la instalacin del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos.
Y con ello se asegura mejor que ser introducido conforme vaya necesitndose.

El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Por
consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La planeacin de los
objetivos tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los
beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte
mucho o poco en la instalacin del sistema.

Objetivos de la planeacin de SIA.


La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de
acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeacin puede ser til y debe
comenzar slo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede
efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados
y se conozcan bien.
La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas
propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo fin es reducir al mnimo el
nmero de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de
desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son:
Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de
gran aplicacin en las lneas organizacionales.
Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo
en trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de
xito.
Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes.
Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso
instalar, operar y darles mantenimiento.
Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su
crecimiento.

Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin


congruentes, generales, nter organizacionales y que abarquen toda la
empresa.
Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de
sistemas.
Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin administrativa
son:
Que el SIA. forme parte del plan estratgico de la compaa
Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico.

Tcnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas


Bsqueda de la Informacin
Cuanto ms sepa un analista acerca de la compaa u otra institucin, ms eficiente
ser en su trabajo con los sistemas. Bajo la presin del tiempo en situaciones reales,
a menudo debe trabajar sin una investigacin exhaustiva.
La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No consiste
simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por
expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y
paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratar de averiguar:
Qu se est haciendo
Por qu se est haciendo.
Cmo se est haciendo.
Quin lo est haciendo.

En la mayor parte de los sistemas, el analista reunir los datos en los siguientes
niveles:
Ambiente de la industria y de la compaa.
La industria
La compaa y la alta gerencia.
La gerencia media.
Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.
Tratndose de proyectos pequeos, el analista se centrar exclusivamente en los
niveles inferiores de la compaa.
Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y decisiones de
implantacin. Bajo esos encabezados buscamos informacin que les ayude a:
Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado.
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas y otros
sistemas dentro de la compaa, los cuales estn relacionados con el sistema
total de operaciones.
Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas de control
sobre actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia (disminucin de
costos).
Prevenir desastres.

Mtodos de bsqueda de datos.


Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o en varios
niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista
para que le sean de utilidad. He aqu los mtodos.

Buscar organigramas, misiones de la organizacin.


Buscar la documentacin referente al actual sistema de informacin
administrativa.
Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y plantas.
Realizar un anlisis en la estacin de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organizacin
relacionada con el proyecto en cuestin.
Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de transacciones diarias
de cada tipo que interviene en el sistema de informacin administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de
empleados) sus necesidades de informacin, los problemas que advierten y
las decisiones que toman. Una adecuada preparacin de tales cuestionarios
requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden
presentar una estructura poco rgida.

Elaboracin de tcnicas de entrevista.


El diseador del sistema de informacin administrativa (SIA) entrevistar a los
gerentes y a otras personas de rango ms alto que el suyo en la organizacin.
Si quiere recibir la informacin deseada y ser objeto de consideracin, tiene que
ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparacin antes
de entrevista.
Primero, el analista tratar de aprender lo ms posible sobre la actividad del gerente.
Aprovechar al mximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo.
Deber imaginar mentalmente la posicin del gerente para saber cul ser la
reaccin de ste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar
sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su
aprobacin antes de presentar la propuesta del proyecto.

Programa.
El entrevistador deber establecer un programa global de entrevistas y luego
manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.

Aprobacin
El analista necesita la aprobacin de un gerente para entrevistar a los subordinados
de ste o buscar informacin aplicando tcnicas.

Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos
con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe
ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son
indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya
solucin puede colaborar mediante el sistema de informacin administrativa.

Realizacin de la entrevista.
El Analista de Sistemas procurar:
Encontrar un lugar donde no haya distracciones.
Realizar la entrevista para aprender.
Tener y mostrar inters por lo que dice el entrevistado.
Escuchar, lo cual significa que permitir el entrevistado hablar con absoluta
libertad.
No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al
analista penetrar ms a fondo en los problemas.
Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud.
Pero nunca finalizar de modo abrupto.

Anlisis en la estacin de trabajo.


Este anlisis es un mtodo que sirve para descubrir problemas, evaluar el control,
medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e
informes en los "nodos" del sistema de informacin.

Ttulo y la descripcin del puesto.


Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un ttulo y una
descripcin.
Una buena descripcin contiene tres elementos:
El ttulo del puesto y la relacin jerrquica,
Un resumen de objetivos y funciones,
Una lista completa de responsabilidades.
Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video,
etc.) y las salidas de la estacin de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene
examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.

Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por
computadoras personales, terminales de video, mquinas de escribir, archivos
tubulares, telfonos especiales, mquinas reproductoras y estampadoras.

Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.

Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirn las interacciones entre las
estaciones son una importante consideracin en la distribucin de las oficinas.

Medicin del trabajo.


Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el nmero de estaciones de
trabajo, puede servirse del anlisis de mtodos y de un estudio de medicin del
trabajo. Ese estudio revelar el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas
operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la
eficiencia.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de smbolos pictricos
conectados por segmentos de lneas que muestran la secuencia de actividades,
operaciones, flujo lgico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos /
informacin o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son tiles para l porque le ayudan en:
la definicin del problema,
la formulacin y anlisis del problema,
la solucin del problema
la documentacin del diseo de sistemas.

Tipos de diagramas de flujo.


No hay estandarizacin en los diagramas de flujo porque los profesionales han
construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.

Formas e Informes

Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Ms an,
unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de
informacin

administrativa

computarizado,

constituyen

la

interfaz

entre

la

computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen
posibles las operaciones de las empresas modernas.
El concepto de sistemas de informacin implica una comunicacin por medio de
formas

informes

formales.

La

seleccin

del

medio,

los

mtodos

de

almacenamiento, el formato y el contenido son crticos en dichos sistemas.


Por muchas transacciones que una computadora efecte cada minuto, el sistema no
estar produciendo informacin si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida est
desorganizada.
Las formas han constituido la base del registro y transmisin de la informacin en las
empresas desde hace tanto tiempo que es difcil imaginar una compaa que sea
dirigida sin ellas.

Objetivos de las formas:


Uno de los objetivos ms importantes de la forma consiste en servir de medio para
registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se
anotan en ese momento, su recaptura posterior costar mucho ms y aumentar de
manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son:
Lograr el control de las operaciones.
Facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de datos mediante:
La organizacin de los datos.
La minimizacin del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
La organizacin de datos en una forma estandarizada facilita su introduccin, su
lectura y su verificacin. El uso de su informacin constante posiciona los datos,
identifica la informacin variable y permite una introduccin ms rpida de los datos

mediante tcnicas como la comprobacin o poner los elementos dentro de un


crculo.
Las formas como parte integral del diseo de sistemas. La relacin entre un
procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicacin que se
sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables.
Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseados como una unidad
integral. Las formas pueden ser diseadas como entradas para un sistema particular
de informacin, como salidas de l o como registros intermedios que permanecen
dentro de l. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres
casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseo.
En resumen, las formas han de guardar relacin con el diseo de los sistemas de
informacin y con las operaciones. El diseo de ellas y de los sistemas deber ser
un proceso integrado.

Establecimiento de un programa de administracin de formas.


Necesidades de la administracin de formas:
La elaboracin de formas es parte del diseo y mantenimiento de sistemas. La
responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando
haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estar
alerta ante la posible "proliferacin de formas" en su compaa.

Polticas y procedimientos:
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habr que preparar polticas (para
el manual) que definan claramente esta tarea. En relacin con esto, el procedimiento
con que se inicia o revisa una forma tambin se preparar y se distribuir entre
todos los gerentes.
Tambin es posible establecer polticas respecto a temas como la numeracin y

clasificacin de formas, su obtencin e inventario, su emisin y conservacin, as


como respecto al mantenimiento de archivos de formas.

Control del inventario de formas:


No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos ni pedir diariamente
nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento
quedarn inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas
pueden volverse obsoletas muy pronto y habr necesidad de destruirlas. En el
segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo
y se requerir mucho tiempo de espera.

Archivos y clasificaciones de formas:


El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo
documento impreso y de todo formato estndar que se despliegue en el equipo
perifrico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el
archivo numrico, otra para el archivo de ttulos de formas y otro para un archivo de
temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere adems un archivo
clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las
operaciones actuales. El archivo numrico se basa en el nmero de identificacin
que se asigna a cada forma. Ese nmero puede asignarse en secuencia segn el
orden en que lleguen las formas al control.

Anlisis de formas:
El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso han de ser analizadas
para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor nmero de ellos.
Los nicos datos referentes a la forma sern los que resulten absolutamente
necesarios.
Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del material se propone
encontrar el modo ms fcil y econmico de recabar datos. Para ello se requiere

estudiar el sistema entero de operacin e informacin. Los datos pueden obtenerse


en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos
casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.
Presentar la informacin: Los datos se convierten en informacin cuando alguien
se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La informacin se presentar en
una forma que sea fcil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros tambin es parte del
anlisis de formas. Qu formas se conservan? Cunto tiempo ha sido conservada
cada una? Han sido transformadas en otros medios de comunicacin, como
microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? Cul es la condicin de los
datos almacenados?

Diseo de Formas:
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Se comprenden los puntos
centrales que deben ser tenidos en consideracin al disear una forma. Los
contadores expertos en el diseo sern de gran ayuda a quien lo realiza.
Consideraciones generales en el diseo de formas. Con el anlisis de formas se ha
probado la necesidad de contar con datos especficos en los sistemas contables y
de informacin administrativa. Es decir, primero hay que investigar:
La funcin de una forma
Cundo se emplear la forma
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transaccin, transmisin y
almacenamiento.
Quien llena la forma y quin la utiliza
Cuntas unidades de la forma se requieren al ao.
Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Informacin
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del caf hasta los
informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compaa, por lo
tanto el estudio se har para los sistemas de informacin. Puesto que stos son
sistemas formales, los informes en los sistemas de informacin son registros
planeados y formales de la informacin transmitida a los individuos para que la

apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas de decisin. Los


informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso
de ellos.
Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel
mas bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en informacin
cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza
entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de
muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los
encabezados del informe tambin pueden estarlo. Y es precisamente esta
caracterstica de informacin fija la que hace la mayor parte de los informes sean
formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho ms obvias. As, el
informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen
abundante informacin fija. Tambin el informe del costo mensual comparado con el
presupuesto incluye informacin fija, como los encabezados de columna y un listado
de los cdigos contables en la columna de la izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser peridicos, tienen pocas
caractersticas de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe
de mercado preparado por peticin del gerente.
As pues los informes pueden ser peridicos con ciclos variables, pueden ser
generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser
especiales (en respuesta a una pregunta particular)
Para el diseador del sistema de informacin administrativa, no es una cuestin
trivial la cantidad de informacin fija que debe asignarse a un informe. Cuanto ms
informacin de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y ms rpidamente ser
ledo por el usuario.

Estructuracin de un Sistema de Informes para el Sistema de


Informacin Administrativa :

Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad


sistemas; se trata mas bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este
mtodo no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y
redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud
de listas de distribucin, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o
renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace
falta es un enfoque de sistemas en la estructuracin de los informes.
En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuracin de los informes, no basta
una sla orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas
necesidades antes de poder sintetizar el sistema.

Conceptos de Diseo
Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseo que son los siguientes:
Necesidades de informacin de los gerentes: La creacin de una estructura
de los informes deber comenzar con la investigacin de las exigencias de
informacin por parte de los gerentes. El anlisis de las obligaciones de un
puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que
realiza el analista de sistemas.
Necesidades

de

informacin

para

administrar

subsistemas

organizacionales: La organizacin puede verse desde cinco perspectivas


distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas
cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:
Unidades estratgicas de negocios
Fases
Centros de costos
Sistemas de recursos y
Sistema de la zona geogrfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comit o
un equipo especial de trabajo que se encargue de ella.

Estructuras de Informes
Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del
sistema.
Informes sobre el desempeo e incidentes: Estos informes son los que se
presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son peridicos, abarcan un
breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo
fundamental, deben relacionar el desempeo, costos y tiempo con los planes
y presupuestos.
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una caracterstica
mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre
cubre las tareas del proyecto. El avance de ste se describe sealando el
objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la
evaluacin del avance.
Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones: Esta clase de
informes se ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las
proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo
plazo, los planes anuales de utilidades, as como los pronsticos econmicos,
tecnolgicos y de venta.
Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe especial de
investigacin que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la
necesidad de ciertos tipos de informacin puede ser proyectada. El diseo del
sistema de informacin administrativa deber proponer la estructura
organizacional para llevar a cabo tal investigacin.

Sistemas computarizados de

consulta: Los informes escritos pueden

reducirse a la estructura de informe mediante el diseo de sistemas


computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios
gerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces al ao. En vez de
proporcionarles informes mensuales que la contengan, podramos guardarla
en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para
recuperarla en un formato til se considerar parte de la estructura del
informe.
Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo
constituyen una jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y
tiempo. Al usar el enfoque de la jerarqua, primero hemos de interpretar la
organizacin en trminos de los niveles especficos de las jerarquas.
Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de la
legislacin estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su
frecuencia, el contenido especfico, los receptores y los registros de respaldo
dependen de la naturaleza de la compaa (publica o privada), del numero de
empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus
operaciones.
Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y la
distribucin interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea el alcance
de un informe, mayores probabilidades habr de que sirva a ms gerentes. A
mayor nmero de resmenes que contengan los informes detallados
corresponder una cantidad tambin mayor de niveles gerenciales que lo
utilicen.

Diseo conceptual de un SIA.


El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el resultado de
un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relacin verbal, un diagrama
de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se

desarrollara el Diseo detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseos
posibles antes de escoger uno para precisarlo.
El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentacin de
todas las consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases:

Desarrollo de las especificaciones del desempeo:


Las especificaciones son una minuciosa descripcin de lo que los usuarios quieren
de un sistema. No les interesa cmo se satisfacen sus deseos, si no mas bien lo que
obtienen.

Anlisis de los sistemas:


Se trata de una operacin tendiente o reunir hechos y a analizar la organizacin
actual, su proceso de decisin, el sistema de informacin administrativa en uso y las
deficiencias del que est emplendose actualmente.
Anlisis de factibilidad:
Esta parte de la actividad del diseo conceptual se ocupa del desarrollo de otros
conceptos factibles para el nuevo sistema de informacin administrativa.
Seleccin del diseo conceptual:
El informe que incluye el diseo conceptual se convierte despus en la base de la
ampliacin detallada del diseo. Adems proporciona a los gerentes un resumen del
diseo definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisin y aprobacin.
Para el diseo conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema
total del negocio o organizacin, investigar las necesidades y restricciones, fijar los
objetivos del SIA, y finalmente disear en forma aproximada los principales
componentes del SIA. El costo, el desempeo, y los programas de proyecto limitan
el diseo definitivo.

Para la preparacin del informe sobre el diseo conceptual se realiza el siguiente


proceso:

Preparacin de los miembros de una organizacin para el cambio:


El primer paso en el diseo no es de ndole tcnico, sino conductual. La
introduccin de un sistema de informacin administrativa supone cambios en
las funciones, condicin y poder de los individuos. Los gerentes y los
diseadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio
exitoso dentro de una organizacin.
Estudio de las caractersticas de la compaa y de la industria:
El diseo conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la
compaa. El hecho de que se trate de una compaa de servicio o de
industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de
informacin administrativa deber proporcionar por lo menos informacin
sobre estas transacciones para facilitar su control.
Estudio de la organizacin de la compaa y de la estructura de la decisin:
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las
tomas de decisiones; por ello el diseador de sistemas ha de saber quienes
son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseador debe
aceptar la organizacin y la estructura de decisiones tal como son y luego
planear el SIA para ambas.
Identificacin de los problemas de la compaa:
Una vez estudiados los objetivos de la compaa y la estructura del sistema
que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al

fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son


comunes a todas las compaas, hay algunos que son crnicos o peculiares
en determinadas empresas.

Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:


Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las
formas de alcanzar las metas de su compaa. Si no se cuenta con diagramas
de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicar parte de su tiempo
a bosquejar los sistemas de operacin, a descubrir los puntos de decisin y
estudiar los informes destinados a la gerencia.
Determinacin de las necesidades de informacin:
Para el diseo adecuado del SIA se requiere una formulacin clara de las
necesidades de informacin de cada gerente. Las compaas se equivocan al
invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan
es disponer de informacin que mejore las percepciones de los gerentes en
reas tan importantes como la identificacin de problemas, las soluciones
alternas, las oportunidades y riesgos, la planeacin y control.
Determinacin de las fuentes de informacin:
Una vez descubiertos las principales necesidades de informacin de los
gerentes y definidas la organizacin y estructura de las operaciones, es
preciso investigar las fuentes de la informacin recabada.
Documentacin del diseo conceptual:
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseo
conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseo. Hay que
elaborar un informe formal.

El Administrador y los Modernos Sistemas de Informacin:


Los modernos sistemas de informacin estn cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues
automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan informacin de
apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan el
logro de ventajas competitivas a travs de su implementacin en las empresas

Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin


Sistemas Transaccionales Automatizacin de Procesos Operativos: Ahorro de
Tiempo y de Recursos Humanos.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan informacin que sirve de
apoyo al proceso de toma de decisiones.
Sistemas Estratgicos: Para lograr ventajas competitivas a travs de su
implementacin y uso.

CONCLUSION
El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado
considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias
respectos a los Sistemas de Informacin son las siguientes.
La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa. Las
empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de
desarrollar aplicaciones estratgicas que proporcionen ventajas competitivas.
La tecnologa ser parte del trabajo en equipo de las empresas. Los trabajadores
usaran las computadoras personales conectadas en red, y las fbricas usarn la
tecnologa para el diseo y control de la produccin.
El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su estructura.
Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrnico.
La tecnologa facilitar la creacin de las oficinas virtuales para las personas que
requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrnico y
las conferencias por computadoras.
La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el rediseo de los
procesos de negocios. Las tcnicas de reingeniera de proceso continuarn
apoyndose en los sistemas de informacin.

BIBLIOGRAFIA
administrativa.htmlhttp://franescorpio26.blogspot.com/2009/01/sistema-de
informacion.htmlhttp://bellofrancise.blogspot.com/
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http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion
http://www.apoyoti.com/sistema-de-informacion-administrativo/