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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE


INGENIERA Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS

OPTIMIZACIN DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y


CONTROL DE ALMACN PARA LA REDUCCIN DE
COSTOS E IMPLEMENTACIN DE SIMULACIN DE
SISTEMAS EN EL ALMACN DE REFACCIONES DEL
TALLER DE LA PLANTA CENTRAL DE GRUPO BIMBO

QUE PARA OBTENER EL TTULO DE:


LICEN CI ADO EN AD M INIST R ACIN IND UST RI A L
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S E R G I O H E R R E R A M A R T N E Z
QUE PARA OBTENER EL TTULO DE :
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O L I V A
C A N O
M A R I C E L A
G A R A Y

MXICO, D.F.

A
N
:
O L V E R A
P R E Z

2009

ndice
Resumen ............................................................................................................................................. i
Introduccin ...................................................................................................................................... iii

Captulo I Marco Metodolgico1


1.1 Planteamiento del problema ...................................................................................................... 1
1.2 Objetivo general .......................................................................................................................... 1
1.2.1 Objetivos especficos .......................................................................................................... 1
1.3 Justificacin del estudio ............................................................................................................ 2
1.4 Marco terico ............................................................................................................................... 2
1.5 Tipos de investigacin ................................................................................................................ 3

Captulo II Marco terico1


2.1 Compras ....................................................................................................................................... 5
2.1.1 Generalidades de las compras ........................................................................................... 5
2.1.2 Definicin de compras ........................................................................................................ 6
2.1.3 Clasificacin de las compras .............................................................................................. 6
2.1.4 Proceso de compras ........................................................................................................... 8
2.1.4.1 Desarrollo de proveedores .................................................................................... 12
2.2 Planeacin de inventarios ........................................................................................................ 15
2.2.1 Generalidades de la planeacin de inventarios ............................................................... 15
2.2.2 Clasificacin ABC ............................................................................................................. 16
2.2.2.1 tems individuales o Stock Keeping Units (SKU) ................................................ 16
2.2.3 Tipo de demanda y coeficiente de variacin .................................................................... 18
2.2.4 Modelos de planeacin ..................................................................................................... 19
2.2.4.1 Administracin de operaciones .............................................................................. 21
2.2.4.2 Modelo de existencias negativas ........................................................................... 23
2.3 Proceso administrativo............................................................................................................. 24
2.3.1 Descripcin de procesos .................................................................................................. 24
2.3.1.1 Documentacin de procesos ................................................................................. 24
2.3.1.2 Elementos de la documentacin de procesos ....................................................... 25
2.3.1.3 Modelado de procesos .......................................................................................... 26

2.3.2 Diagrama de flujo ............................................................................................................. 28


2.3.2.1 Simbologa de un diagrama de flujo ...................................................................... 28
2.3.2.2 Desarrollo del diagrama de flujo ............................................................................ 29
2.3.3 Descripcin de puestos .................................................................................................... 30
2.3.3.1 Los tipos de descripciones de puestos .................................................................. 30
2.3.3.2 Elementos que componen las descripciones de puesto ....................................... 32
2.4 Sistemas Informticos .............................................................................................................. 33
2.4.1 Ciclo de vida del desarrollo de sistemas .......................................................................... 34
2.4.1.1 Anlisis del sistema ............................................................................................... 35
2.4.1.2 Especificacin de requisitos .................................................................................. 36
2.4.1.3 Diseo .................................................................................................................... 37
2.4.1.4 Codificacin ........................................................................................................... 38
2.4.1.5 Desarrollo ............................................................................................................... 38
2.4.1.6 Evaluacin ............................................................................................................. 39
2.4.1.7 Pruebas .................................................................................................................. 39
2.4.1.8 Implementacin ...................................................................................................... 39
2.4.1.9 Mantenimiento ....................................................................................................... 39
2.4.2 Diagramas UML ................................................................................................................ 39
2.4.3. Diagramas de estructuras ............................................................................................... 42
2.4.4 Simulacin de sistemas .................................................................................................... 43

Captulo III Profile de la empresa Grupo Bimbo3


3.1 Datos generales de Grupo Bimbo ........................................................................................... 45
3.1.1 Historia .............................................................................................................................. 45
3.1.2 Filosofa ............................................................................................................................ 46
3.1.2.1 Misin ..................................................................................................................... 46
3.1.2.2 Visin ..................................................................................................................... 46
3.1.2.3 Valores ................................................................................................................... 46
3.1.3 Estructura orgnica .......................................................................................................... 47
3.1.3.1 Organigrama de funcionarios principales de Grupo Bimbo ................................... 49
3.2 Datos generales del almacn de refacciones del taller central de la planta Azcapotzalco
de Grupo Bimbo .............................................................................................................................. 50

3.2.1 Misin de la gerencia de vehculos .................................................................................. 50


3.2.2 Organigrama del almacn de refacciones ........................................................................ 50
3.2.2.1 Descripcin de puestos del almacn de refacciones ............................................ 51
3.2.3. Principales clientes .......................................................................................................... 52
3.2.4 Productos principales ....................................................................................................... 54

Captulo IV Anlisis de proceso de compras en el almacn de


refacciones del taller central de la planta Azcapotzalco de
Bimbo57
4.1 Tcnicas de investigacin a emplear ...................................................................................... 57
4.2 Proceso de planeacin y adquisicin actual de tems en el almacn de refacciones de
Grupo Bimbo.................................................................................................................................... 58
4.2.1 Descripcin del proceso actual. (Diagrama de flujo) ........................................................ 58
4.3 Anlisis del proceso actual ...................................................................................................... 63
4.3.1 Anlisis de las actividades actuales para la planeacin de inventarios ........................... 64
4.3.2 Anlisis del sistema informtico empleado en el proceso actual ..................................... 66
4.3.2.1 Recursos tecnolgicos ........................................................................................... 71
4.4 Planteamiento del problema .................................................................................................... 74
4.5 Objetivo general ........................................................................................................................ 75
4.5.1 Objetivos especficos ........................................................................................................ 75

Captulo V Propuestas de optimizacin76


5.1 Optimizacin del proceso de planeacin y adquisicin de tems en el almacn de
refacciones de Grupo Bimbo ......................................................................................................... 76
5.1.1 Mejoras a las actividades del proceso ............................................................................. 76
5.1.1.1 Descripcin del proceso propuesto. (Diagrama de flujo) ....................................... 82
5.1.2 Optimizacin de la planeacin de inventarios .................................................................. 83
5.1.2.1 Propuesta del plan de reabasto ............................................................................. 86
5.1.3 Propuesta de software para la planeacin de inventarios. (Tipo A) ................................. 89
4.1.3.1 Costo del sistema de informacin .......................................................................... 92
5.1.3.2 Requisitos del sistema de informacin .................................................................. 93
5.1.3.3 Presentacin del sistema de informacin .............................................................. 93

Conclusiones ................................................................................................................................... 98
Bibliografa ....................................................................................................................................... 99
Anexos ............................................................................................................................................ 101

Resumen
El presente proyecto se desarrolla para Grupo Bimbo, especficamente en el almacn de
refacciones de la jefatura del taller central en la planta Azcapotzalco, en donde se observa que es
de vital importancia para una industria transnacional tan significativa en Mxico, proporcionar los
mejores medios de transportacin, servicios y asesora, para facilitar la distribucin y
comercializacin de los productos, a travs de vehculos adecuados y en mantenimiento, reclutar
personal desarrollado, proactivo y altamente orientado al servicio, sobretodo que exista eficiencia y
una adecuada distribucin de trabajo y sobretodo el factor ms importante en una industria, que
son sus costos. Es precisamente aqu donde se detecto un rea de oportunidad, dado que el
proceso principal de planeacin y adquisicin de tems en el almacn de refacciones, existe una
falta de control de inventarios basado en modelos matemticos, para la determinacin del nivel de
stocks y que este mismo se encuentre auxiliado en sistemas informticos. Esto es consecuencia de
que actualmente exista un aumento de costos y dentro del proceso administrativo haya mayor
nmero de pasos a seguir para la adquisicin de tems. Estos puntos se pretenden reducir a travs
de la propuesta de implementacin de simulacin de sistemas del taller central del almacn de
refacciones.
El proyecto comprende cinco captulos, comenzando por el Captulo I en el marco metodolgico
encontramos el caso de estudio, en el que se describe el planteamiento del problema, los objetivos
tanto el general como los especficos y la justificacin, los cuales se refieren a la razn por el cual
se decidi abordar la investigacin.
En el Captulo II donde se encuentra el marco terico donde se explica brevemente las bases
fundamentales de compra, as como el proceso del mismo. Este a su vez comprende una parte
importante dentro del proyecto, que es la planeacin de inventarios, as como los modelos de esta
misma que existen actualmente. Dentro de esta seccin se explica lo que es un buen proceso
administrativo dentro de la organizacin, basndose en la documentacin de estos mismos as
como en la utilizacin de diagramas de flujos y el desarrollo de estos mismos que facilitan el
anlisis del proceso de adquisicin de tems. Por otra parte se fundamenta la base de las
descripciones de puesto, as como los elementos que deben existir dentro de este mismo, para su
desarrollo y ejecucin. Por ltimo en esta seccin viene una parte terica importante que ayudara a
la implementacin de un sistema de simulacin de informtico que ayudara a la ejecucin de la
reduccin de tiempos de procesamiento de datos, explicando el anlisis de un sistema informtico
para localizar las deficiencias, como poder mejorarlo y realizar la implementacin del mismo.
En el Captulo III se desglosa y se explica el perfil de Grupo Bimbo, mencionando los datos
generales de la industria, su historia, filosofa, valores, as como su estructura organizacional para
la identificacin del rea de oportunidad y del desarrollo del proyecto. A continuacin se presentan
datos generales del almacn de refacciones del taller central de la planta, con el propsito de
i

conocer y enfocarse a la misin y objetivos que tenga el mismo, relacionando la utilizacin del
sistema de informacin dentro del rea, describiendo as los puestos actuales dentro del almacn.
Al final del captulo se mencionan sus principales clientes que tiene Grupo Bimbo y sus productos
principales en el mercado.
Posteriormente en el Captulo IV, se analiza el proceso de compras en el almacn de refacciones
del taller central por medio de tcnicas de investigacin, que nos permitirn observar cmo se
encuentra actualmente el rea a mejorar. Dentro del anlisis se presenta el proceso de planeacin
y adquisicin actual de tems en el almacn de refacciones; este a su vez es ejemplificado con un
diagrama de flujo donde se observan sus principales procesos implementados en el rea. Por otra
parte, se desglosa un anlisis importante para la planeacin de inventarios que llevan actualmente
el taller de refacciones, encontrando deficiencias en este mismo proceso de planeacin, analizando
sus sistemas informticos. Una vez desarrollado el anlisis anteriormente descrito se planteo el
problema que sufra el rea, este con el fin de establecer tanto el objetivo general como los
objetivos en especfico del presente proyecto.
Por ltimo en el Captulo V, se proponen diferentes propuestas de optimizacin para el proceso de
planeacin y adquisicin de tems. Estas mejoras a las actividades del proceso actual se describen
por medio de un cuadro comparativo del proceso actual contra el proceso propuesto, donde se
observan los puntos crticos de mejora y como atacar la deficiencia de estos mismos. Este a su vez
esta ejemplificado por medio de un nuevo diagrama de flujo del proceso propuesto. Despus
dentro del mismo captulo se propone la nueva planeacin de inventarios, donde viene el estudio
ABC, proponindose as el primer modelo de planeacin de inventarios, que planifica las compras
solo tomando en cuenta los artculos con demanda constante y de mayor valor, con la finalidad de
no dejar en desabasto los productos, por lo tanto se propone dentro de esta parte del captulo, un
plan de reabasto, reduciendo los costos en el almacn de refacciones. Por ltimo dentro de esta
capitulo se propone la implementacin de un simulador para la planeacin de inventarios explicada
anteriormente, diagramando y ejemplificando el funcionamiento del simulador, as como los costos
del mismo y su factibilidad dentro del rea.
Al final del presente proyecto se exponen las conclusiones a las que llegamos los participantes del
mismo.

ii

Introduccin
El control de inventarios actualmente es uno de los temas ms complejos y de mayor importancia
debido al crecimiento industrial que se ha dado en los ltimos tiempos.
Por lo tanto, es muy comn escuchar a los administradores, gerentes y analistas de costos y de
almacn, afirmar que uno de sus principales problemas a los que se deben enfrentar es la
administracin de los inventarios, esto a su vez genera existencia de excesos y de faltantes de
inventarios, ocasionando as un aumento en los costos dentro de almacn y descontrol dentro del
mismo. Este problema ocurre en cualquier empresa del sector industrial, comercial o de servicios,
las cuales administran, de una u otra forma, materias primas, componentes, repuestos, insumos
y/ productos terminados, los cuales mantienen en inventario en mayor o menor grado.
Actualmente cada industria, enfrenta situaciones propias y caractersticas especficas en lo que se
refiere a la decisin de cmo y cundo resurtir su inventario. Sin embargo, la problemtica es
similar en la mayora de los casos.
Se tiene entendido que la planeacin conduce a la utilizacin ms eficiente de los recursos
disponibles en el proceso de produccin, de manera que se puedan lograr los objetivos mximos
que estn al alcance, pero esta gestin o trmino llega a variar de una industria a otra, debido a
que comnmente existe la jefatura de compras y la jefatura de almacn, siendo que ambas suelen
trabajar de manera independiente, ya que por lo regular no es frecuente que dentro de la realidad
de una direccin de produccin o comercializacin se logre ejercer ambas funciones, segn sea la
prioridad que se presente en cada una de estas.
Es por ello que se decidi realizar el presente proyecto en Grupo Bimbo y en especfico en el
almacn de refacciones, ya que es una importante industria transnacional que ha crecido en los
ltimos tiempos y aumentado su demanda. Consecuencia a esto, es que debe de existir un control
y una planeacin adecuada dentro de sus procesos tanto industriales como administrativos y en
este caso en su almacn de refacciones con respecto al control del mismo, ya que esto se ve
proyectado en sus costos y tiempos. Por este motivo tan relevante y de importancia para una
industria transnacional como es Grupo Bimbo, se llevara a cabo en el presente proyecto un anlisis
y por consecuente propuestas de mejoras, con el objetivo de optimizar el control de inventarios y el
control del almacn por medio de una implementacin de simulacin de sistemas en el almacn de
refacciones del taller de la planta central, para la reduccin de tiempos y costos dentro de la misma
industria.

iii

Captulo I Marco Metodolgico

1.1 Planteamiento del problema


El proceso actual de planeacin, adquisicin y control de tems en el almacn de refacciones,
desde el estudio del proceso de las actividades y los responsables que intervienen en el
administrativamente, el anlisis de las operaciones que ejecuta tanto el administrador del almacn
y el auxiliar as como los recursos informticos presentes, se infiere que:
El Almacn actualmente determina el lote econmico de cada tem por promedio. No
emplea algn modelo convencional o estudiado de lote econmico.
El anlisis del lote econmico se realiza cada cinco meses, por lo que ste se mantiene
constante durante estos meses.
El anlisis ABC de inventarios no contempla la relacin de costos (slo se enfoca en los
movimientos de salida mensual de los tems).
Se emplean hojas de clculo para las operaciones de anlisis de datos, por lo que no se
cuenta con otro programa informtico que facilite esta tarea.
Por lo tanto se define que el problema es:
Falta de un control de inventarios basado en modelos matemticos para la determinacin del nivel
de stocks y que se encuentre auxiliado en sistemas informticos.
1.2 Objetivo general
Optimizar el control de inventarios y control de almacn, por medio de tcnicas ingenieriles y
mtodos sistemticos, para la reduccin de costos en el almacn de refacciones del taller central,
planta Azcapotzalco, de la empresa Bimbo S. A. de C.V.
1.2.1 Objetivos especficos
Aportar propuestas de mejora a los procesos administrativos relacionados con la compra
refacciones del almacn.
Planear costos de inventarios reduciendo estos mismos a travs del planteamiento de un
modelo de lote econmico (Qo) adecuado al contexto del almacn.
Determinar alternativas para reducir tiempos y costos en el sistema informtico, para
mejora del departamento.
Mejorar la racionalizacin del nivel de inventarios.
Mejorar la toma de decisiones relacionadas con los inventarios.
Reducir los costos de operacin de inventarios.
Obtener un flujo continuo de materiales (refacciones).

1.3 Justificacin del estudio


El constante cambio tecnolgico, la tendencia mundial a la competitividad y globalizacin aunada a
los constantes cambios en los mbitos sociales, econmicos y tecnolgicos, entre otros, hace
necesario que las organizaciones busquen optimizar sus recursos, reduciendo sus gastos,
mejorando sus operaciones, de forma tal que les permita ofrecer bienes y/o servicios de clase
mundial y as lograr los objetivos que persiguen.
Bajo este contexto, el ingeniero industrial combina la optimizacin de los recursos que caracteriza
a la ingeniera industrial, con la visin global de los objetivos de una organizacin para buscar que
cada rea de la empresa trabaje lo mejor posible por el logro de los objetivos comunes. As, la
formacin del Ingeniero Industrial buscar identificar las oportunidades de mejora en la
administracin del almacn y de los inventarios tema de estudio del presente proyecto para
ofrecer propuestas de rediseo o diseo, reducir costos y contribuir en proporcionar un mejor
servicio de calidad a los clientes internos y externos del almacn.
El licenciado en ciencias de la informtica en el proyecto es el experto en el anlisis de los
problemas relacionados con el sistema y dar una solucin aplicando las tcnicas, procedimientos,
tecnologa, el cual contribuye, para alcanzar el objetivo de reduccin de costos del departamento y
desarrollo de sistemas.
En la actualidad en las industrias es de suma importancia la administracin industrial como base
para la planeacin de sistemas de produccin y de inventarios, as como la organizacin de esta
misma, contando con un personal adecuado y calificado para un mejor desempeo dentro de la
industrial, as permitiendo reducir costos en reas de oportunidades y cumplir con los objetivos
establecidos por esta misma, llevando un control de costos dentro del rea establecida. Es por ello
que el licenciado en administracin Industrial es factor clave para planear, organizar, dirigir y
controlar la parte intangible y tangible dentro de una industria, tomando en consideracin factores
tanto internos como externos dentro de las variables de la industria.
1.4 Marco terico
Para los fines de este trabajo de investigacin, sern tomados en cuenta los conceptos y estudios
que han sentado las bases para el desarrollo de la metodologa de diagnstico empresarial, el cual
se considera como la herramienta ms poderosa para dirigir, evaluar y garantizar la vida de la
empresa; a travs del uso de herramientas diseadas para tales fines, todo ello dentro del contexto
de la teora administrativa, la mejora de procesos y la reingeniera de sistemas, cuya finalidad
consiste en medir el resultado de la gestin de los responsables respecto al cumplimiento de los
objetivos previamente fijados. Se emplearn las siguientes referencias tericas y cientfica.
Proceso administrativo
2

Diagnstico empresarial
Reingeniera de Procesos
Ingeniera de Sistemas
Diagrama Analtico
Diagrama de Flujo
Diseo de la investigacin o tecnologa que se desarrollar:
La investigacin a desarrollar para el presente proyecto es de enfoque cuantitativo-cualitativo
(mixto) de diseo no experimental, debido a que se trabajar sobre la realidad de hechos que
implica la observacin y obtencin sistemtica de datos en el contexto de desarrollo de los
fenmenos para su posterior anlisis y diagnstico.
1.5 Tipos de investigacin
Para el desarrollo de este estudio, se aplicar la investigacin de tipo transaccional o transversal,
con el propsito de adquirir un nivel de conocimiento sobre la situacin actual de la empresa. Para
tal efecto, se emplearn la investigacin exploratoria, descriptiva, correlacional y la explicativa;
donde se tratar de abarcar varios grupos, objetos, situaciones o eventos relacionados con la
situacin actual del sistema bajo estudio.
Derivado de la aplicacin de estos tipos de investigacin, al finalizar el estudio se ofrecer un
modelo integral operativo-administrativo que ayude al ptimo desempeo del almacn.
1.5.1 Tcnicas de investigacin a emplear
Las tcnicas de investigacin a utilizar para el desarrollo del estudio son:
A) Documentales:
Anlisis Financiero de Inventarios:
1. Aplicacin de estudios sobre la velocidad del flujo de materiales a travs de las
operaciones.
2. Aplicacin de anlisis de inventarios.
3. Aplicacin de herramientas para analizar reas de oportunidad

Anlisis Operativo:
1. Aplicacin de herramientas para anlisis de procesos.
2. Identificacin del proceso.
3. Cadena de Relaciones.
4. Diagrama de Entrada Salida.
5. Diagrama Analtico de Flujo.
3

6. Escenarios de solucin.
B) De Campo:
1. Entrevista a Niveles Gerenciales
2. Cuestionarios a Niveles Operacionales
3. Observacin del Proceso en General
4. Modelo de Negocios

Captulo II Marco terico

2.1 Compras
2.1.1 Generalidades de las compras
La actividad de comprar ha sido tan antigua como la historia de la humanidad. sta actividad
puede remontarse desde el momento mismo en que el hombre dio origen al trueque, como medio
para adquirir diferentes propiedades y productos.
La compra y la venta han sido siempre bsicas para el progreso y la riqueza del hombre para su
avance econmico en todos los aspectos. Es por ello que en la actualidad encontramos que las
compras estn integradas al comercio, a la organizacin funcional especializada y a las tcnicas
que impone el comercio; han alcanzado tal importancia en forma creciente que la productividad y la
1

comercializacin dependen de ellas .


Hoy en da toda actividad industrial exige materiales y suministros para su buen funcionamiento.
Por ejemplo, antes de que cualquier engranaje dentro de una organizacin empiece a funcionar, se
deben contar con los materiales necesarios al alcance de la mano, abastecidos continua y
puntualmente. Ante esta situacin los principios y las tcnicas de una buena funcin de
2

compradora son determinantes . Por lo cual podemos deducir que deben seguirse normas y un
proceso que ser indispensable para una buena comercializacin.
El hecho de no cumplir en tiempo y forma con los requisitos de compra, puede implicar costosas
penalizaciones y demoras de produccin, de servicio deficiente, productos de mala calidad, fallo en
el cumplimiento de los tiempos de entrega y mala imagen ante los clientes. En este marco
encontramos que los compradores modernos buscan medios para realizar estos actos de un
modo cada vez ms perfecto y con mayor nivel de eficiencia y actuacin a sus acciones de
compra.

En base a lo anterior y frente un mundo cada vez ms competitivo y globalizado, es imperante para
las organizaciones mantener una posicin vendedora factible, capaz de hacer frente a la
competencia y rendir beneficios satisfactorios. As, stas deben adquirir materiales al precio ms
bajo que permitan cumplir con las exigencias de calidad y servicio. El precio de la obtencin de
estas materias y el almacenamiento de las exigencias debern mantenerse tambin a un nivel
econmico. Es ah donde la funcin de compras juega un papel primordial para brindar beneficios
en pro de una organizacin que pueda satisfacer de manera oportuna y con calidad las
necesidades de sus clientes.

CRUZ MECINAS, Leonel. Compras. Principios generales, Ed. Compaa Editorial Continental, S. A. de C. V., 2003,
Mxico, D. F., p. 1.
2
CRUZ MECINAS, Leonel. Op cit. p. 2
3
Ibdem

2.1.2 Definicin de compras


Por definicin del diccionario de la Real Academia Espaola, se precisa a la palabra comprar como
4

obtener algo con dinero. As tambin encontramos otra definicin que se asemeja a la anterior, la
cual define al trmino compra como toda adquisicin de algn bien realizada a cambio de
5

dinero .
Asimismo podemos considerar una definicin un tanto ms completa que integra la idea central de
las anteriores definiciones, la cual considera que comprar es adquirir materias primas o
cualquier otro artculo, con las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una empresa, es
decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, as como la negociacin de
6

servicios postventa .
Por lo tanto se puede enunciar el siguiente concepto, sencillo y esencial de compra: adquirir bienes
y/o servicios de calidad adecuada, en el momento con precios adecuados, de un proveedor
apropiado.
2.1.3 Clasificacin de las compras
En nuestros tiempos encontramos distintas formas de adquirir o comprar productos y servicios de
las diferentes fuentes proveedoras. Leonel Cruz Mencinas menciona que normalmente se
acostumbra clasificar las compras en:
Bienes
Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrcola, minera o de industrias,
por medio de las cuales tendrn su primer grado de transformacin.
Mercancas. Productos terminados que se destinan a la venta de quienes los necesitan.
Suministros. Bienes o servicios que se proveen en forma peridica o continua a una
empresa, a fin de que pueda realizar adecuadamente sus actividades. ()
Servicios
Los servicios pueden ser:
Personales o profesionales.
Financieros (bancos, seguros).
Transportes (terrestres, areos y martimos).
Tursticos.7
4

REAL ACADEMIA ESPAOLA. (2001). Diccionario de la Lengua Espaola, vigsimo segunda edicin, Espaa 2001,
consultado en la Internet el viernes 10 de abril de 2009 en Mxico D. F., p. http://buscon.rae.es/draeI/
5
GRUPO FRANKLIN TEMPLETON. Diccionario financiero, consultado en la Internet el viernes 10 de abril de 2009 en
Mxico D. F., p. http://www.franklintempleton.com.es/spain/jsp_cm/guide/glossary_c.jsp#
6
CRUZ MECINAS, Leonel. Op. cit. p. 4
7
Ibdem p. 7.

Otros autores profundizan en la categorizacin de las compras, haciendo nfasis en que las pautas
y la regularidad para comprar las da el mercado. De este modo podemos citar algunas
clasificaciones de las compras:
Compras por frecuencia
() consiste en llevar a cabo la compra del material segn la frecuencia con la cual se utiliza. ()
Las compras de poca frecuencia se trabajan a travs de rdenes directas y/o abiertas en las cuales
no se requiere especificar una cantidad constante a recibir, y quedan libres para poder generar otra
compra en el momento en que se requiera. () las compras repetitivas requieren de un programa
con cantidades y fechas especficas para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se
encuentre preparado para cualquier peticin.
Compras para reabastecer stocks
Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los materiales
directos a la produccin, ya que por medio de esta se intenta cubrir las corridas mnimas de
produccin () se compra ms material para tener una reserva en el almacn y esta puede ser
utilizada en el momento en que se requiera ()
Compras por el costo del material
() se basa en el valor monetario del material. () Al utilizar esta clasificacin es necesario
asignarle a los materiales el cdigo A o B o C (). La asignacin de un cdigo "A" representa
material fuertemente crtico financieramente, por lo tanto nos indican hacer una compra de
cantidades pequeas y marcan una alarma para un monitoreo constante del material. Los tipos "B"
tienen un nivel intermedio en cuanto a trminos financieros se refiere, y estos no requieren de un
monitoreo constante y las cantidades de compra son normales segn el requerimiento. En cuanto
al tipo "C" su gestin es normal y no representan ninguna alarma de nivel crtico financieramente.
Del mismo modo encontramos otras consideraciones de Cruz Mencinas

sobre las compras

clasificadas segn el mbito territorial. As citamos las compras nacionales, que como su nombre
las describe, son aquellas que se desarrollan dentro de un pas considerando el marco legal del
mismo; y las compras internacionales, aquellas que se dan entre pases y que estn regidas por
las leyes y/o convenios entre estos.
Lo anterior es slo una muestra de convenciones para clasificar a las compras por algunos
autores. Ello demuestra a simple vista que existe una gran variedad de criterios para clasificar a las

Anon. Captulo 25: Clasificacin de las compras, consultado en la Internet el lunes 13 de abril de 2009 en Mxico D. F.,
p. http://www.maxmail.com/curso-concepto-logistica/clasificacin-compras
9
CRUZ MECINAS, Leonel. Op. cit, p. 8

compras que slo aqu se abordan los considerados esenciales para el conocimiento del lector. Sin
embargo es preciso mencionar que se deber prestar especial atencin al medio en el cual se
desarrollan estas, tanto interna como externamente en la organizacin, para que de este modo se
considere algn concepto anteriormente planteado o una mezcla que resulte adecuada para el
contexto donde se desarrollan las compras.
2.1.4 Proceso de compras
Del mismo modo en que se plantean distintas formas para clasificar a las compras cuyo objeto es
el de establecer un orden, por ende un mejor control sobre las decisiones y acciones en las que se
llevan a cabo las compras, tambin se tiene que disponer de los pasos necesarios y ordenados
para ejecutar la adquisicin de bienes y/o servicios de cualquier organizacin. Por supuesto que no
existe un nico y exclusivo procedimiento, diferentes organizaciones disean sus propias
actividades a modo que se puedan adaptar a sus condiciones y problemticas. A pesar de ello, se
busca brindar al lector una rpida revisin de procesos den un panorama de los pasos a seguir
para la realizacin de las compras.
En seguida se muestran los pasos que para Cruz Mencinas se deben seguir en secuencia lgica y
adecuada en todo el proceso:

Figura 1 Secuencia lgica de un procedimiento de compras10

10

CRUZ MECINAS, Leonel. Op. cit, p. 46

Leonel Cruz Mencinas describe una secuencia de actividades a cumplir en el proceso de compras,
cuyas responsabilidades estn centralizadas a modo de que no se vean dispersas o errneamente
repartidas entre el personal de produccin que pueda intervenir en las compras. Dicha secuencia
da inicio con el envo de requisiciones como medio a travs del cual se comunican las necesidades
de cualquier departamento de la empresa. As, este planteamiento consta de doce pasos los
cuales son:
1. Requisicin o solicitud de materiales. Las requisiciones debidamente autorizadas son
enviadas al departamento de almacn, estas debern contener de manera clara y precisa
detalles de lo solicitado. En la manera de lo posible, se sugiere incluir los siguientes datos:
persona y departamento solicitante, sucursal, fecha de requisicin, folio de la requisicin,
cantidad solicitada, descripcin clara y detallada de lo solicitado, clave (cuando se cuente
con catlogo de productos), no. de partida, unidad de medida, nombre y firma de quien
formul la solicitud y Vo. Bo. del departamento y observaciones.
2. Localizar fuentes proveedoras. Se resalta que lo ms importante y esencial al momento
de elegir proveedores es considerar la capacidad financiera del proveedor en trminos de
la confiabilidad que pueda otorgar; capacidad tcnica, considerando aquellos materiales
que requieran de ciertas especificaciones tcnicas o nivel de calidad; y capacidad de
produccin la cual hace referencia al grado en que la empresa pueda cumplir con la
produccin y el suministro de lo requerido en determinado tiempo.
3. Solicitud de cotizacin. Se transmiten los datos expresados en la requisicin con el fin de
solicitar al proveedor una valuacin de lo requerido.
4. Cotizacin. Este documento es enviado al solicitante donde los datos ms importantes a
sealar son: el precio unitario y total, condiciones de entrega, disponibilidad de los
materiales, condiciones de pago, calidad que caracteriza al bien y/o servicio a adquirir,
garanta, servicios de postventa, fecha, nombre y firma de la persona que enva la
cotizacin.
5. Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones. Esta tabla se elabora con la finalidad de
tener un marco de referencia para la eleccin del mejor proveedor. Dicho cuadro deber
especificar los datos que se abordaron en el punto anterior. Cabe sealar que el
documento ser nico y exclusivamente tratado por el departamento de compras.
6. Negociacin. En este punto se concentra la parte medular del proceso, ya que depender
de las habilidades y experiencia del comprador para lograr acordar las mejores condiciones
de compra, buscando siempre el principio del mutuo beneficio.
7. Orden de compra o pedido. El documento expresa los acuerdos y condiciones bajo las
cuales se efectuar la compra, convirtindolo prcticamente en el contrato de compraventa del bien y/o servicio a adquirir.

8. Seguimiento de las rdenes de compra. El departamento de compras ser el encargado


de verificar el cumplimiento de lo estipulado en la compra. Aqu es recomendable apoyarse
en una hoja de control. Entre sus funciones se encuentran las de corroborar si el pedido ya
ha sido enviado, la entrega en el plazo acordado, si sta se efectuar en una fecha
posterior y si se presentan problemas durante la entrega.
9. Recepcin de materiales. Generalmente esta funcin recae en los departamentos de
almacn o trfico, as como de realizar la siguiente actividad.
10. Comprobacin exacta de las mercancas. Consiste en verificar que la mercanca
recibida as como lo indicado en la documentacin llevada por el transportista, coincida con
lo especificado en la orden de compra emitida por la empresa. El objetivo radica en
identificar faltantes, mermas, deterioros, etc., en el productos y/o servicios que se estn
recibiendo. En caso de identificar alguno de estos aspectos, es responsabilidad de los
departamentos mencionados hacer la notificacin correspondiente a los departamentos de
compras y contabilidad. Este punto tambin incluye el acuse de recibo que se origina para
dar aviso de lo recibido por parte del proveedor, as como para sealar cualquier anomala
de lo entregado.
11. Envo al departamento de contabilidad de todos los documentos para su pago. Se
debe enviar al departamento de contabilidad, las facturas, rdenes de compras, acuses de
recibo, etc., para realizar la correspondiente revisin y pago al proveedor del bien y/o
servicio adquirido.
12. Punto de recompra. Aqu se habla acerca del establecimiento de un sistema ptimo a las
necesidades de la empresa que permita conocer el punto en el cual se vuelva a realizar la
compra.
Como se puede observar en este modelo se hace nfasis en las funciones del departamento de
almacn, as como al inicio de la secuencia de actividades, ubicando a ste en la requisicin de
materiales. Se puede percibir que el proceso se basa ms en la funcin operativa que de la funcin
analtica de compras, dejando al lector la nocin de que el anlisis se encuentra en la ltima fase
del proceso, indicando as el establecimiento de un sistema para el punto de re-orden de
materiales. Ms en cambio encontramos que en el modelo planteado por Mapcal,

11

se describe

una fase analtica que permita de alguna manera, una adecuada planeacin de las compras en la
organizacin. Al igual que en modelo anterior se definen doce pasos a seguir, resaltando que en
cada etapa el cuidado sobre los detalles y aspectos diferentes a considerar por las empresas antes
de realizar una compra. A travs del siguiente cuadro 1, se citan las fases bsicas del proceso de
compras:

11

MAPCAL. Compras e inventarios, Ed. Daz de Santos, S. A., 1996, Espaa. p. 56

10

Cuadro 1. Esquema bsico del proceso de compras

12

Anlisis de la demanda final

Qu quieren los consumidores, usuarios o clientes?

Conversin de la demanda en

Determinacin de las materias primas, materiales,

requerimientos especficos

formas, elementos, productos terminados necesarios


para abastecer la demanda final.

Anlisis de los stocks

De las materias primas, materiales, etc., que

disponibles en la empresa

necesitaremos para abastecer la demanda, qu


cantidad tenemos en la empresa?

Elaboracin del plan de compras

Qu debemos comprar?
Cunto necesitamos comprar?
En qu momento lo necesitamos?

Investigacin de los proveedores

Quines venden lo que necesitamos? Solicitud,


recepcin y evaluacin de las ofertas de los proveedores.

Evaluacin de una posible

Existen otras alternativas, adems de las usuales, a las

sustitucin y/o incorporacin de

que podemos recurrir para adquirir lo que necesitamos?

nuevos insumos o productos


terminados
Seleccin de las mercancas que

Seleccin de los proveedores.

se comprarn
Acuerdos con los proveedores

Determinacin de la clase, precio, calidad, cantidades,


condiciones, plazos de entrega, etc.

Colocacin de las rdenes de

Tramitacin administrativo-contable; registros.

compra
Seguimiento de los pedidos

Vigilancia del cumplimiento de las fechas y condiciones


de entrega.

Recepcin

Comprobacin de que las mercancas recibidas coincidan


en clase, calidad, cantidad, etc., con las pedidas.

Almacenaje

Colocacin de los depsitos y almacenes de la empresa.

Tanto las empresas que cuentan con un proceso de compras ya establecido como aquellas que
estn en proceso de implementacin, debern recurrir a revisiones peridicas sugeridas por la
teora y conocer el estado en el que se encuentran actualmente. Es as que se desprende la
necesidad de hacer una revisin breve de algunos modelos de compras que, a pesar de poseer
12

Ibdem p. 56-57

11

similitudes y diferencias, ambos buscan establecer un control para el buen funcionamiento de


cualquier organizacin en el rea de compras.
2.1.4.1 Desarrollo de proveedores
Como ya se ha tratado con anterioridad, es de suma importancia para las empresas disponer en
tiempo y forma con los insumos necesarios para la produccin y/o prestacin del producto/servicio
que proporciona a sus clientes. Precisamente constituye de vital importancia profundizar ms en
uno de los temas con mayor impacto en la funcin de compras, que en ocasiones resulta difcil de
abordar para los representantes del rea de compras. Cualquiera que sea el caso ambos conllevan
a descuidar la seleccin de buenos proveedores que para la empresa pudiese representar una
buena fuente de relaciones comerciales cliente-proveedor, as como de excelentes ahorros
organizacionales.
Segn la literatura consultada se sugiere que la seleccin de proveedores se lleve a cabo de
acuerdo a las siguientes fases: investigacin, anlisis de alternativas, seleccin definitiva,
13

desarrollo y evaluacin . Con el objetivo de enriquecer a estas etapas se aconseja integrar


14

conceptos y fases de la metodologa de la administracin del valor , de la cual se introducirn


algunos aspectos relevantes durante la revisin de este apartado.
Investigacin
Antes de dar inicio a cualquier trabajo es fundamental conocer de antemano las necesidades y
requisitos de nuestros clientes internos refirindonos desde luego a los departamentos que
requieren de productos/servicios. Es de vital importancia conocer las necesidades de los
solicitantes. Para ello ser necesario realizar un acercamiento y sondear apropiadamente sus
insuficiencias. Se pueden plantear preguntas tales como son los deseos y las necesidades del
cliente los mismos que cuando el producto se lanz al principio?, han cambiado las necesidades
del cliente?, hay nuevas caractersticas que al cliente le gustaran o que el producto deba tener?,
15

hay preocupaciones o problemas con respecto al producto? ; entindase cliente en este caso
a los departamentos solicitantes. Adems se aconseja recolectar algunos datos pertinentes y
complementarios con relacin al producto/servicio: lista de materiales que incluya todas las
partes, planos de ensamble, caractersticas y cantidades anuales, funciones, tiempo y costos de

13

UAL. Unidad 05: El procedimiento de compras, en: Biblioteca Virtual de la Universidad de Amrica Latina, consultado
en
la
Internet
el
mircoles
15
de
abril
de
2009
en
Mxico
D.
F.,
p.
http://www.ual.edu.mx/Biblioteca/Compras/Docs/Contenido.html
14
Es una metodologa analtica basada en una funcin que se usa para mejorar los negocios identificando las
oportunidades con el fin de eliminar los costos innecesarios de sus productos y servicios, al mismo tiempo que se asegura
de que la calidad, la confiabilidad, el desempeo y otros factores crticos cumplen con las expectativas de los clientes.
Vase. HODSON, William K. y MAYNARD, Harold B. MAYNARD. Manual del Ingeniero Industrial, Ed. Mc Graw Hill, Tomo
I, 19964, Mxico, D. F., p. 7.25
15
HODSON, William K. y MAYNARD, Harold B. Op. cit. p. 7, 29

12

16

los artculos bajo estudio, informacin sobre la calidad, etc.

Cabe tambin mencionar que con la

informacin recabada el comprador podr hacer uso del anlisis de funciones

17

del

producto/servicio para poder definir, analizar y entender mejor las funciones del objeto en estudio.
Con todo lo anterior, se buscar dar sustento a la investigacin para establecer adecuadamente los
objetivos, metas y alcances de esta etapa.
Posteriormente los esfuerzos estarn bsicamente dirigidos en conocer qu hay en el mercado
que nos pueda servir conforme a nuestros requerimientos y desde otro ngulo, necesitamos
encontrar quin nos fabrique sta o tal parte.

18

Dependiendo del nivel del alcance deseado se

puede recurrir a una investigacin de mercados que sirva de marco de referencia en la bsqueda
de proveedores con la finalidad de conocer el estado actual de la tendencia de la oferta, los
precios corrientes del mercado y otros factores.

19

Otros medios pertinentes consisten en visitas a

proveedores, revistas o catlogos especializados, asociaciones con proveedores o la propia


iniciativa de los mismos.
Qu es lo que se deber indagar? La investigacin deber examinar los siguientes aspectos de
aquellos proveedores potenciales o al menos los considerados como bsicos y ms importantes:
situacin financiera, calidad, equipo y maquinaria adecuada, deseo de promover buenas relaciones
comerciales y precio. As mismo se deber considerar aquellos datos complementarios sugeridos
20

para obtener informacin acerca del producto/servicio bajo estudio .


Anlisis de alternativas
El objetivo de esta etapa, como su nombre bien lo indica, es el de determinar de entre todas las
opciones revisadas las mejores alternativas. Sin embargo se advierte que no existen tcnicas
especficas para ello y que depender de cada empresa guiarse de acuerdo al tipo y necesidades
de la misma, as como de su criterio para el anlisis de las alternativas ms pertinentes para la
organizacin. No obstante en este apartado se brinda al lector una opcin de anlisis establecido
en el marco de la administracin del valor.
La herramienta se basa en un anlisis matricial que en esencia est basado en la teora de la
21

utilidad, busca seleccionar las alternativas y a su vez integra la definicin del concepto valor . El

16

Ibdem. p. 7,.29
Ibdem. p. 7.32
18
UAL. Op.cit. p. 11
19
UAL. Unidad 05: El procedimiento de compras, en: Biblioteca Virtual de la Universidad de Amrica Latina, consultado
en
la
Internet
el
mircoles
15
de
abril
de
2009
en
Mxico
D.
F.,
p.
http://www.ual.edu.mx/Biblioteca/Compras/Docs/Contenido.html, p. 4
20
Vid. loc. cit. supra.
21
Para la administracin del valor, valor se define como la manera de llevar a cabo, de una forma confiable y con el mayor
costo-beneficio, una funcin que cumplir con las expectativas de calidad del cliente. HODSON, William K. y MAYNARD,
Harold B. Op. cit. p. 7.27.
17

13

anlisis y las recomendaciones pueden incorporar diversos criterios como la confiabilidad, las
necesidades del cliente, la calidad y las condiciones para su puesta en prctica.

22

De manera general se mencionan los pasos para la construccin de la matriz de evaluacin:


1. Determinar los criterios de desempeo.
2. Determinar la importancia relativa de cada criterio.
3. Calificar las alternativas.
4. Calcular la calificacin total para cada alternativa.
5. Estimar el costo de cada alternativa.
6. Calcular la relacin del valor.
7. Seleccionar la alternativa que ofrezca el mejor valor total
As una matriz de evaluacin tendr la siguiente forma como en el ejemplo que se muestra a
continuacin:

Figura 2 Ejemplo de una matriz de evaluacin23

Si se desea mayor informacin acerca de esta herramienta se puede consultar el Manual del
Ingeniero Industrial de William K. Hodson y Harold B. Maynard.

22

Ibdem p. 7.41
HODSON, William K. y MAYNARD, Harold B. MAYNARD. Manual del Ingeniero Industrial, Ed. Mc. Graw Hill, tomo I,
19964, Mxico, D. F., p. 7.43
23

14

Seleccin definitiva
A travs de la etapa de anlisis se puede observar que la matriz de evaluacin proporciona de
manera ms ordenada y objetiva la toma de decisiones en la seleccin de proveedores. Por lo
general en esta fase se recomienda seleccionar un mnimo de tres alternativas para un
producto/servicio que se desea adquirir. Queda as claro que con los resultados obtenidos en el
anlisis matricial ser fcil la identificacin de las alternativas a considerar.
Desarrollo
Una vez que se han seleccionado a los tres proveedores, se buscar lograr su desarrollo. Ello
significa que se podr tener a prueba a estas opciones para poder obtener informacin acerca de
su actuacin. De igual forma este desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumento
en el volumen de produccin, calidad, tiempo de entrega, servicios, garantas, etc., que pueda
proporcionar un mismo proveedor.
Evaluacin
Esta etapa pretende evaluar la actuacin del proveedor en el perodo de duracin del contrato,
para as considerar la posibilidad de integrarlo por completo en la lista de proveedores de la
empresa. La evaluacin considera factores tales como calidad, estabilidad en el lugar requerido
con el embarque y empaque requerido, actitudes favorables y deseo de cooperacin. Tal
valoracin deber llevarse a cabo en base a una escala de puntuacin porcentual cuyo valor
depender del rea afectada. De este modo se trata de concluir la conveniencia o inconveniencia
de seguir contando con los servicios del proveedor o, segn sea el caso, el desarrollo de otros
proveedores.
2.2 Planeacin de inventarios
2.2.1 Generalidades de la planeacin de inventarios
El control de inventarios es uno de los temas ms complejos y apasionantes en logstica. Es muy
comn escuchar a los administradores, gerentes y analistas de logstica afirmar que uno de sus
principales problemas a los que se deben enfrentar es la administracin de los inventarios Uno de
los problemas tpicos, por ejemplo, es la existencia de excesos y de faltantes de inventarios:
Siempre tenemos demasiado de lo que no se vende o consume, y muchos agotados de lo que s
se vende o consume.

24

Lo interesante de este problema es que ocurre prcticamente en cualquier

empresa del sector industrial, comercial o de servicios, las cuales administran de una u otra forma,

24

VIDAL HOLGUN, Carlos Julio. Fundamentos de Gestin de Inventarios, Ed. Universidad del Valle Facultad de
Ingeniera, 4 Edicin, Mxico 2006, p. 1.

15

materias primas, componentes, repuestos, insumos y/ productos terminados, los cuales


mantienen en inventario en mayor o menor grado.
Cada industria enfrenta situaciones propias y caractersticas especficas en lo que se refiere a la
decisin de cmo y cundo resurtir su inventario. Sin embargo, la problemtica es similar en la
mayora de los casos.
Para garantizar la cobertura de las necesidades de la empresa al objeto de que los stock de
materias primas y elementos para el montaje y almacenaje, deben ser tan bajos como sea posible.
"La planeacin conduce a la utilizacin ms eficiente de los recursos disponibles en el proceso de
produccin, de manera que se puedan lograr los objetivos mximos que estn al alcance.
Por consiguiente, una vez definidos los objetivos de la Gestin de Inventarios y descritas las
tcnicas de previsin de demanda y determinados costos de stock, se procede a la elaboracin de
un plan de trabajo que consiste en la previsin, comprobacin y regulacin del tiempo invertido en
25
las distintas operaciones que comprende la fabricacin de un producto.
Por otra parte Ramrez, define la Planeacin del Aprovisionamiento como "las tareas relativas a
compra, almacenaje y distribucin de materias primas y materiales empleados por las empresas de
26
produccin y comercializacin"
En tal sentido, que la planeacin del aprovisionamiento comprende la preparacin de un plan de
trabajo administrativo y tcnico de las tareas relativas del almacenamiento y stock de materias
primas y de elementos para montaje as como la contabilidad analtica y explotacin de los costes.
Vale la pena decir, que estas gestiones varan de una empresa a otra debido a que comnmente
existe la jefatura de compras y la jefatura de almacn, ambas suelen trabajar de manera
independiente de manera que es infrecuente que dentro de la realidad de una direccin de
produccin o comercializacin se logre ejercer ambas funciones, segn sea la prioridad que se
presente en cada una de estas.
2.2.2 Clasificacin ABC
2.2.2.1 tems individuales o Stock Keeping Units (SKU)
Las decisiones sobre inventarios se basan en ltima instancia en tems individuales. El trmino en
ingls Stock Keeping Unit (SKU) para designar una unidad en inventario se utiliza ampliamente,
inclusive en nuestro medio. Un SKU es un tem individual que se puede diferenciar claramente de
otro, o sea que tiene diferentes cdigos en el sistema de informacin asociado. En algunas
ocasiones pueden existir SKUs con diferencias en detalles muy pequeos, por ejemplo en el color
de un artculo. En otras ocasiones y dependiendo de los objetivos que se persigan, la clasificacin
puede ser ms agregada y un SKU puede representar artculos semejantes aunque de diferente
27

color , como se muestra en la figura 3.

25

PACFICO, Witwer (1983). Administracin Industrial. Editorial Limusa, Mxico. p. 51


RAMREZ, C. (1991). Administracin Industrial. Mxico. Editorial Limusa p. 12.
27
PACIFICO, Witwer (1983). Op. cit., p. 52.
26

16

Figura 3 Comportamiento del porcentaje de ventas anuales


Con respecto al porcentaje de tems

Existe una propiedad estadstica universalmente conocida como el principio de Pareto, la cual para
el caso de inventarios que nos ocupa, se expresa as: alrededor del 20% de los SKU
corresponden aproximadamente al 80% de las ventas anuales de la empresa.

28

Esta

caracterstica es principalmente importante, ya que el nivel de inventario de todos los tems no


debe ser controlado de la misma forma. Esto corresponde a la conocida clasificacin ABC.
Para definir cules tems deben formar parte de cada clase (A, B o C), se escoge un porcentaje de
mayor a menor, de acuerdo al orden secuencial dado por la mayor utilizacin de los tems.
Usualmente los tems clase A constituyen del 5% al 10% de los primeros tems dentro de la
clasificacin, contando por ms del 50% del valor total de las ventas anuales; los tems clase B
constituyen ms del 50% del total de tems contando por casi el 50% restante del valor anual; y los
tems clase C constituyen el resto, contando por una pequea parte del total de la inversin en
inventario.

29

28

VIDAL HOLGUN, Carlos Julio. Fundamentos de Gestin de Inventarios, Ed. Universidad del Valle Facultad de
Ingeniera, 4 Edicin, Mxico 2006, p. 8.
29
Ibdem.

17

Cuadro 2. Control de inventarios y sistemas de pronsticos de acuerdo con la calcificacin


ABC

2.2.3 Tipo de demanda y coeficiente de variacin


Un aspecto muy importante de la demanda es su caracterizacin como demanda independiente,
demanda dependiente o derivada.
La demanda independiente es generada por entes externos a la empresa, como por ejemplo los
clientes que compran los productos terminados que sta manufactura. La demanda dependiente,
por el contrario, como su nombre lo indica, depende de otras demandas. El ejemplo ms comn es
la demanda de materias primas y componentes generada por una demanda independiente de
productos terminados. En general, la demanda dependiente es mejor controlada por sistemas MRP
(Material Requirements Planning), los cuales se analizan en los sistemas de produccin, mientras
que los inventarios de demanda independiente se controlan con los mtodos explicados en esta
publicacin.

18

Figura 4 Diferentes tipos de demanda

Una forma prctica de determinar si una demanda es perpetua o errtica constituye en calcular el
coeficiente de variacin de la distribucin de la demanda, definido como:

Si el coeficiente de variacin es mayor o igual que 1, la demanda puede catalogarse como errtica.
En caso contrario, la demanda puede considerarse estacionaria o perpetua.

30

2.2.4 Modelos de planeacin


La planeacin del aprovisionamiento juegan un papel fundamental dentro de la gestin de
almacenamiento y stock de materias primas en cuanto a la entrada, almacenaje, compra y salida
de productos, ya que uno de los propsitos de esta es la distribucin ptima del espacio disponible
en funcin a los volmenes de los productos en los inventarios bien sean peridicos o
permanentes aunado a esto entra el control y determinacin de stock de seguridad y de artculos
con sus respectivas rotaciones las cuales se encargan de relacionar las salidas con las existencias
de los productos, entre otros.
Las causas fundamentales que originan la necesidad del mantenimiento de inventarios en
cualquier empresa son las fluctuaciones aleatorias de la demanda y de los tiempos de reposicin

30

VIDAL HOLGUN, Carlos Julio. Op. cit. p. 27.

19

(Lead Times). Los inventarios tambin surgen del desfase que existe entre la demanda de los
31

consumidores y la produccin o suministro de dichos productos .


Se puede, atenuar estas causas empezando por la siguiente estrategia:
La obtencin de informacin precisa y en tiempo real sobre la demanda en el punto de consumo. A
mayor informacin disponible oportunamente, la planeacin ser mucho ms fcil y eficaz. Los
aspectos ms importantes que influyen en el diseo de un sistema de administracin de inventarios
son los siguientes:
El ciclo de vida de los productos bajo estudio (Figura 5), ya que no es lo mismo el control del
inventario de un producto cuando est en su fase de arranque o introduccin al mercado, que
cuando est en su fase de madurez, por ejemplo. En la fase de introduccin debe garantizarse un
inventario adecuado en lugares claves que responda a la demanda creciente del producto. En la
fase de madurez puede optimizarse el control del inventario dejando solo aquellos lugares claves y
racionalizando los niveles de existencias.

32

Figura 5 Ciclo de vida de un producto

Inventario de seguridad
El inventario de seguridad es el inventario que se conserva disponible para responder todas las
fluctuaciones aleatorias que puedan existir en el sistema. Las ms importantes son la variabilidad
de la demanda y de los tiempos de reposicin (Lead Times). El inventario de seguridad afecta
directamente el nivel del servicio al cliente, el cual puede definirse como la frecuencia con que la
demanda del cliente es satisfecha del inventario disponible. El inventario de seguridad es un tema
fundamental y se tratar con detalle posteriormente.
Inventario en trnsito o en proceso
Este tipo de inventario incluye productos que se encuentran en trnsito entre diversas estaciones
de produccin (inventario en proceso), o en los sistemas de transporte entre una instalacin y otra
31

VIDAL HOLGUN, Carlos Julio. Fundamentos de Gestin de Inventarios, Ed. Universidad del Valle Facultad de
Ingeniera, 4 Edicin, Mxico 2006, p. 11.
32
Ibdem

20

de la cadena de abastecimiento (inventario en trnsito o pipeline inventory). Este inventario es


proporcional al nivel de utilizacin del producto y al tiempo de transporte entre las instalaciones del
sistema y se constituye en un elemento importante para la seleccin de los modos de transporte en
una cadena de abastecimiento, especialmente internacional.
Stock mnimo, es aquella cantidad de materias primas o materiales que necesita la lnea de
produccin o la lnea de servicio para satisfacer su demanda, mientras espera la llegada de los
productos. Este nivel mnimo supone el lmite inferior de existencias dentro del cual no se debe
bajar.
Tiempo de reposicin (Lead Time)
El tiempo de reposicin o Lead Time (trmino normalmente usado en nuestro medio) es el
tiempo que transcurre entre el momento de expedir una orden (de compra o de produccin) y el
instante en que se tienen los artculos listos para ser demandados por el cliente. Este factor es de
fundamental importancia para el control de los inventarios, ya que es precisamente durante el lead
time cuando puede ocurrir una falta de inventario, pues se supone que aqu el nivel de inventario
est relativamente bajo, ya que dio lugar a la expedicin de una orden.

33

2.2.4.1 Administracin de operaciones


Para hablar de los diferentes modelos de planeacin de inventarios, se describe brevemente el
trmino de inventario como la serie de polticas y controles que monitorean y determinan cunto
y cundo se deben mantener, el momento que las existencias se deben de reponer y el tamao
que deben tener las prdidas.

34

Objetivos para mantener una provisin de inventarios:


a) Mantener una independencia en las operaciones dado que al realizar cada nuevo proyecto
de produccin se producen costos, este inventario le permite a la gerencia reducir el
nmero de proyectos.
b) Ajustar a la variacin a la demanda de los productos es decir mantener una reserva de
seguridad (modelo estocstico). Probabilstico.
c) Permitir una flexibilidad en la programacin de la produccin (taza de promocin).
d) Permitir un tiempo de espera para la entrega del producto en convenio con el cliente
(modelo de escases).
e) Sacarle provecho a tamao del periodo de compra econmica ( descuentos por volumen

35

33

VIDAL HOLGUN, Carlos Julio. Op. cit. p. 22.


Ibdem
35
VIDAL HOLGUN, Carlos Julio. Fundamentos de Gestin de Inventarios, Ed. Universidad del Valle Facultad de
Ingeniera, 4 Edicin, Mxico 2006, p. 22.
34

21

Dentro de los modelos de planeacin nos encontramos con diferentes opciones de planeacin,
cada uno de ellos de elegir de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Anlisis de costos involucrados (Wilson)
Al tomar cualquier decisin que afecte el tamao del inventario de deben de tomar en cuenta los
siguientes costos:
Costos de mantener (Cm)
Esta amplia categora incluye los costos de las instalaciones de almacenamiento el manejo de
inventarios, el seguro, depreciacin costos de capital y todo aquello que se derive de un almacn.
Costos de preparacin o de cambio de la produccin (Cp)
La fabricacin de cada producto diferente implica tener los materiales necesarios y los diferentes
costos de las rdenes de produccin y estos se refieren a los costos administrativos y de oficina
para elaborar la orden de compra de produccin (Cp) costo de pedir. Cuando las existencias de un
articulo estn agotadas los pedidos de ese artculo deben esperar hasta que se repongan se
conocen tambin a estos costos de penalizacin o desperdicios (Costos escasez), Cp Capital en el
almacn.
Modelo de reposicin no instantnea (produccin)
La produccin de un artculo de inventario y la utilizacin del mismo tiene lugar de manera
simultnea. Es decir si el ciclo de manufactura es muy largo y el tamao o la forma del articulo es
tal que sus partes se pueden manejar en forma individual o en sub-lotes en lugar de un solo lote el
pedido puede llegar en inventario en cantidades menores de medida que avanza la produccin en
lugar de hacerlo de un solo golpe.
Este modelo es til para la determinacin del tamao del pedido, si se produce material en un
etapa de produccin se almacena en inventario y despus se enva la siguiente etapa de la
produccin y fluye el inventario en una tasa (P) superior a la taza de uso o de demanda (D), a la
que est saliendo el material del inventario por lo que este modelo es un adecuado para planear el
tamao de lotes de produccin.
Se supone que los pedidos se liberan o producen a una tasa uniforme y no todo de una vez, por lo
tanto durante la produccin los niveles de inventario se acumulan a una tasa de (DP) y jams
llegan al nivel q por lo cual existe un excedente de produccin, de forma (1 = D/P) excedente de
produccin.

22

2.2.4.2 Modelo de existencias negativas


Los pedidos llegan a x tiempo despus de que se ahoga el inventario (Cs). De este modo se tiene
como caracterstica la escasez, es decir en un cierto periodo o ciclo no se alcanzo a satisfacer la
demanda, se podr pensar que no es lgico pedir menos de lo que se requiere puesto que
conocemos la demanda, sin embargo en muchas ocasiones es necesario y sobre todo cuando
tenemos costos que mantener, por lo tanto queremos determinar la mejor cantidad en el pedido
cuando se permite que all faltantes o pedidos pendientes a un costo definido (CS).
La recepcin de la cantidad del perodo aumenta el nivel de inventarios nicamente a Imax porque
se supone que la diferencia de Q-mx., satisface instantneamente los pedidos pendientes,
aclarando que el costo de escasez, es el costo que nosotros mismos generamos al no surtir a
nuestro cliente en su oportunidad y este se traduce en los descuentos y facilidades de pago que se
brindan para que se acepte hacer el pedido bajo estas condiciones que requiere este modelo
determinstico.

36

Modelo de descuento por volumen


Balancear el costo de mantener el inventario que se incrementa en caso de no adquirirse, en lo
econmico contra el ahorro que se tiene por la cantidad y precio adquirido, es decir no comprar
tanto que los costos de posesin consuman los ahorros en los costos de compra, si no aquella
cantidad que minimice la suma de los costos anuales de almacenar de pedir y de posicin. Este
modelo puede ser utilizado con el modelo de formula Wilson p taza de produccin su frmula es la
siguiente:
CTI = Q/2 Cm + D/Q Cp + CvD

descuento por volumen

Modelos probabilsticos estocsticos de inventarios


Se dice que son estadsticos o probabilsticas debido a que tienen una probabilidad de que el
evento suceda, por lo tanto una de sus principales caractersticas es que la demanda es
probabilstica y que esta tiene que determinar una desviacin estndar en funcin de los datos
histricos y para efectos de este programa queremos los siguientes modelos:
Punto de re-orden
Colocar pedidos con una misma cantidad de un material cada vez que este se pide, sin embargo
puede variar el tiempo en que el pedido se coloca los inventarios de reducen hasta un nivel crtico
de inventario (se reduce) conocido como punto de pedido activo un nuevo (PR) y se determinar al
estimar cuanto material esperamos utilizar entre el momento que pedimos y el momento que

36

Tambin se le conoce como costo de diferido, costo de penalizacin, costo de escasez, descuento al cliente, etc.

23

recibimos el lote. Para el funcionamiento de estos modelos debe de existir inventario de seguridad
para soportar las variaciones en cada pedido.
Modelos de revisin
En este sistema los ciclos de abastecimiento estn controlados por pedidos preestablecidos. La
periodicidad puede ser semanal, quincenal, mensual o de acuerdo con cualquier otro ciclo segn la
poltica que se debe establecer. Sin embargo, el tamao de la orden vara en cada ciclo para
absorber las necesidades del consumo entre un perodo de abastecimiento se aumenta con una
cantidad razonable calculada de reserva (inventario de seguridad).

37

2.3 Proceso administrativo


2.3.1 Descripcin de procesos
Qu es un proceso?
Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre s que, partiendo
de uno o ms inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado).

38

Las actividades de cualquier organizacin pueden ser concebidas como integrantes de un proceso
determinado. Desde este punto de vista, una organizacin cualquiera puede ser considerada como
un sistema de procesos, ms o menos relacionados entre s, en los que buena parte de los inputs
sern generados por proveedores internos, cuyos resultados irn frecuentemente dirigidos hacia
clientes tambin internos.
2.3.1.1 Documentacin de procesos
Es un mtodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los
detalles de los procesos clave.

39

Siempre que un proceso vaya a ser rediseado o mejorado, su

documentacin es esencial como punto de partida.


Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estn identificados y, por consiguiente,
no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a travs de distintos departamentos y
puestos de la organizacin funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos
diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

37

Anon. Apuntes de Planeacin y Control de Produccin, Unidad Interdisciplinaria de Ingeniera y Ciencias Sociales
Administrativas, Ingeniera Industrial 2006, Mxico.
38
CHIAVENATO, Idalberto. Administracin, Proceso Administrativo, Ed. Mc Graw Hill, 2002, 3era edicin. Mxico, p. 7
39
Ibdem. p. 13

24

2.3.1.2 Elementos de la documentacin de procesos


Los elementos que forman parte del anlisis de la documentacin de procesos son: identificacin
y documentacin. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estn identificados y,
por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a travs de distintos
departamentos y puestos de la organizacin funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y
como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.
Definicin de objetivos. La descripcin y definicin operativa de los objetivos es una actividad
propia de la documentacin. Esto permitir orientar los procesos hacia la calidad, es decir hacia la
satisfaccin de necesidades y expectativas.
Identificacin de responsables de los procesos. Al estar, por lo comn, distribuidas las
actividades de un proceso entre diferentes reas funcionales, lo habitual es que nadie se
responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. El encargado del proceso puede delegar
este liderazgo en un equipo o en otra persona que tenga un conocimiento importante sobre el
proceso, pero es vital que, este primero est informado de las acciones y decisiones que afectan al
proceso, ya que la responsabilidad no se delega por lo tanto debe tener control sobre el mismo
desde el principio hasta el final.
Reduccin de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos
de proceso y de ciclo. La documentacin de procesos permite conocer los pasos que incluye un
proceso, esto genera una reduccin de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso
disminuya.
Simplificacin. Con esta se intenta reducir el nmero de personas y departamentos implicados en
un proceso o ciclo.
Reduccin y eliminacin de actividades sin valor aadido. Es frecuente encontrar que buena
parte de las actividades de un proceso no aportan nada al resultado final. La documentacin de
procesos cuestiona estas actividades dejando perdurar las estrictamente necesarias, como
aquellas de evaluacin imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por
cumplimiento de la legalidad y normatividad vigente.

40

Ampliacin de las funciones y responsabilidades del personal. Con frecuencia es necesario


dotar de ms funciones y de mayor responsabilidad al personal que interviene en el proceso, como
medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo, siempre procurando actuar cuidadosamente
para no llegar a generar conflictos.
Inclusin de actividades de valor aadido. Que incrementen la satisfaccin del cliente.
40

CHIAVENATO, Idalberto. Op. cit. p. 20

25

Caractersticas
Los beneficios que resultan de una documentacin de procesos son:
Incrementar la eficacia, reducir costos, mejorar la calidad, acortar los tiempos y reducir as los
ciclos de entrega del servicio.
Estos objetivos pueden llegar a alcanzarse conjuntamente dada la relacin existente entre ellos.
Por ejemplo, si se acortan los tiempos es probable que mejore la calidad.

41

Proceso
Los pasos que deben llevarse a cabo para la realizacin de la documentacin de procesos y la
creacin de un manual son:
1. El primer paso que implica una documentacin de procesos es la seleccin del proceso a
documentar.
2. Posteriormente, la recoleccin de la informacin relacionada con el proceso.
3. Anlisis de la informacin.
4. El cuarto paso es el desarrollo de un manual de documentacin de procesos, que implica
la creacin de un modelo o formato de procesos.

42

2.3.1.3 Modelado de procesos


Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una
organizacin) son difciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con mltiples puntos de
contacto entre s y con un buen nmero de reas funcionales, departamentos y puestos
implicados.

43

Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin

sobre un sistema.
Qu es un modelo?
Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una
descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en l.

44

De acuerdo a lo anterior; una vez seleccionado y analizado el proceso a documentar, el modelo


que se utiliza para desarrollarlo se conforma de dos pasos:
Identificacin del proceso
Sealar a qu departamento pertenece el proceso.
41

CHIAVENATO, Idalberto. Administracin, Proceso Administrativo, Ed. Mc Graw Hill, 2002, 3era edicin., Mxico p. 21
Ibdem p. 23
43
Ibdem p. 25
44
Ibdem p. 26
42

26

Asignar una clave para diferenciarlo de otros existentes dentro de la organizacin.


Asignar un nmero de emisin de acuerdo al orden en que fue analizado y documentado,
as como para diferenciarlo de otros existentes dentro del mismo departamento o rea.
Sealar l o los responsables de llevarlo a cabo.
Desglose del contenido que incluye el manual del proceso
Justificacin de la existencia de ese proceso dentro de la organizacin una determinada
rea departamento.
Objetivo de la elaboracin del manual de ese proceso.
Definicin de los conceptos principales que lo integran.
Elementos que forman parte de l.
Caractersticas principales del proceso.
Descripcin de los pasos actividades que lo integran. Esta descripcin se desarrollar
despus de haber recolectado y posteriormente analizado la informacin, de modo que sea
un extracto del proceso que contenga los pasos netamente necesarios para llevarlo a
cabo; as como la reduccin de etapas y tiempos, reduccin y eliminacin de actividades
sin valor aadido, ampliacin de las funciones y responsabilidades del personal y la
inclusin de actividades de valor aadido que promueven la calidad en los procesos.
Observaciones y recomendaciones

45

Diagrama de flujo. Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin


grfica (diagrama de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto
con otros procesos, as como identificar los subprocesos existentes.

46

Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo que


permite obtener una informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de
sus actividades.

47

La representacin grfica facilita el anlisis, tambin hace posible la distincin entre aquellas
actividades que aportan valor aadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen
directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. En este ltimo sentido cabe hacer
una precisin, ya que no todas las actividades que no proveen valor aadido han de ser
innecesarias; stas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer ms eficaces las
funciones de direccin y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de
legislacin. Si lo requiere tambin es importante poner anexos que complementan la informacin y
bibliografa.

45

CHIAVENATO, Idalberto. op. cit. p. 27


Ibdem p. 28
47
Ibdem p. 29
46

27

Cabe hacer mencin de que no todos los procesos deben necesariamente de incluir este
seguimiento de pasos en el contenido del manual, ya que cada proceso tiene caractersticas
diferentes segn el rea funcional a la que corresponde.
2.3.2 Diagrama de flujo
Definicin
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para
representar los pasos o etapas de un proceso.

48

Tambin permiten describir la secuencia lgica

de los distintos pasos o etapas y su interaccin.


Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto
o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.
La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que
representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino
tambin por todas las partes interesadas que adems aportarn nuevas ideas para cambiarlo y
mejorarlo.
Ventajas de los Diagramas de Flujo
Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro
humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias
pginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se
identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad,
las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin.
Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,
facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

49

2.3.2.1 Simbologa de un diagrama de flujo

A continuacin se presenta en el cuadro 3 la simbologa de un diagrama de flujo.

48
49

FARINA, Mario V. Diagramas de flujo. Ed. Diana Tcnico, 2004, Mxico D.F. p. 4
Ibdem. p. 5

28

Cuadro 3. Simbologa de un diagrama de flujo


Descripcin

Smbolo

Este se utiliza para representar el inicio o el fin de un proceso. Tambin


puede representar una parada o una interrupcin programada que sea
50

necesaria realizar en un proceso.

Este se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza


comnmente para representar una instruccin, o cualquier tipo de
operacin que origine un cambio de valor.
Este smbolo es utilizado para representar una entrada o salida de
informacin, que sea procesada o registrada por medio de un
perifrico.

51

Este es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la


indicacin de operaciones lgicas o de comparacin entre datos.
Este es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a
travs de un conector de salida y un conector de entrada. Esta forma un
enlace en la misma pgina del diagrama.
Este es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se
encuentren en la misma pgina.
Este es utilizado para indicar la secuencia del diagrama de flujo, es decir,
para indicar el sentido de las operaciones dentro del mismo.
Este es utilizado para representar la salida de informacin por medio de
la impresora.
Este es utilizado para representar la salida o para mostrar la informacin
por medio del monitor o la pantalla.

52

2.3.2.2 Desarrollo del diagrama de flujo


Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:
Identificar a los participantes de la reunin donde se desarrollar el diagrama de flujo.
Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del

50

Ibdem. p. 8
Ibdem. p. 9
52
FARINA, Mario V. Op. cit. p. 10
51

29

proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes


interesadas.
Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los lmites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y
el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final
la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso
a describir y su orden cronolgico.
Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin.
Identificar y listar los puntos de decisin.
Construir

el

diagrama

respetando

la

secuencia

cronolgica

asignando

los

correspondientes smbolos.
Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el
proceso elegido.

53

2.3.3 Descripcin de puestos


Una descripcin de puesto es un documento conciso de informacin objetiva que identifica la tarea
por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto.

54

Adems bosqueja la relacin entre el

puesto y otros puestos en la organizacin, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o
mbito de ejecucin.
Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo y no en el individuo
que lo desempea en la actualidad.
Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que se explican a
continuacin:
2.3.3.1 Los tipos de descripciones de puestos
Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia
especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los
denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora.
53

FARINA, Mario V. Diagramas de flujo. Ed. Diana Tcnico, 2004, Mxico D.F. p. 15
KEITH, Davis y WERTHER, William. Administracin de personal y Recursos Humanos. Ed. Mc Graw Hill, 2004,
Mxico. p. 395
54

30

Descripcin genrica
Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus
denominadores comunes. Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el
campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas
--cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor-- o las unidades
organizacionales menores dentro del departamento contable del que depende el puesto.
La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:
Formulacin de programas de capacitacin.
Designaciones.
Planificacin organizacional.
Formulacin de pautas del desempeo.
Planificacin de la mano de obra
Estudios de salarios

55

Las descripciones de puestos especficas


Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto.
Indican su relacin con otros puestos especficas dentro de las ms pequeas unidades
organizacionales. Por ejemplo el puesto especfico de "contador a cargo del libro mayor" debe
identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del departamento contable.
Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes financieros que
deben confeccionarse y los lmites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales,
geogrficos o de otro tipo, de la compaa.
Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:
Anlisis precisos de puestos.
Evaluacin de puestos. (Para la gestin de sueldos y salarios)
Organigrama.
Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:
Anlisis precisos de puestos.
Evaluacin de puestos. (Para la gestin de sueldos y salarios)
Organigrama.

55

KEITH, Davis y WERTHER, William. Op. cit. p. 396

31

2.3.3.2 Elementos que componen las descripciones de puesto


Designacin del puesto, unidad organizacional y relacin de dependencia
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto
de los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e
igual nivel de remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia
diferentes.
Por ejemplo, el puesto de "diseador" en una divisin de productos para consumidores y en una
divisin de productos industriales pueden tener el mismo nivel de remuneracin pero ser muy
diferentes en otros sentidos.

56

Sntesis del puesto, deberes y responsabilidades


Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis
posterior.
Deberes y responsabilidades
Esta parte de la descripcin de puesto seala "qu" tarea se desempea "por qu" se desempea,
y cuando no resulta obvio, "cmo" se desempea, si el "qu", el "por qu" o el "cmo" no aparecen,
la formulacin es incompleta, interaccin especifica las relaciones entre un puesto y otro.
Cuando las ocupaciones estn vinculadas muy estrechamente, la descripcin de las relaciones
recprocas entre cada puesto es crtica. Tambin es importante para describir puestos que tienen
amplias relaciones fuera de la compaa, por ejemplo, puestos de ventas, comercializacin y
relaciones pblicas.
Preparada por, aprobada por y fecha
Cada descripcin debe indicar quin la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un
proyecto de descripcin. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de
puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La fecha de preparacin indica a
quien la lea la actualidad de la informacin.
Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto
Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de
cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de
quienes dependan.

56

57

Ibdem. p. 397

32

En la descripcin se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mnimos para cumplir
las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempean el puesto
en la actualidad. Entre los requisitos mnimos pueden figurar exigencias especiales del puesto,
como por ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno, adems de los requisitos normales en
materia de aptitudes y experiencia.
Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la forma como
se realiza el trabajo actualmente.
Especificacin de puesto
Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y
antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

58

Elementos que estn contenidos en una especificacin de puesto a partir de la prctica actual de
trabajo:
Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo.
Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo.
Educacin pertinente.
Experiencia pertinente.
Esferas concretas de experiencia.
Aptitudes manuales o mentales aptitudes sociales o de accin recproca.
Exigencias de viajes
Horas y horarios de trabajo
Condiciones ambientales peligrosas o duras

59

2.4 Sistemas Informticos


En este captulo nos enfocaremos a conceptos relacionados con los sistemas de informacin.
Refirindonos especficamente al sistema de informacin, entenderemos a ste como
unconjunto de medios que permiten recolectar, clasificar, integrar, procesar, almacenar y
difundir informacin interna y externa que la organizacin necesita para tomar decisiones en forma
60

eficiente y eficaz . Para un anlisis completo tomaremos que el sistema informtico est formado
por los siguientes componentes como lo menciona Adoracin de Miguel y Mario Riattini:

57

KEITH, Davis y WERTHER, William. Administracin de personal y Recursos Humanos. Ed. Mc Graw Hill, 2004,
Mxico. p. 398
58
Ibdem. p. 395
59
KEITH, Davis y WERTHER, William. Op. cit. p. 399
60
Anon, Glosario de trminos, consultado en la Internet el sbado 18 de abril de 2009 en Mxico D. F., p.
http://www.dcyc.ipn.mx/dcyc/glosario/R.aspx.2005.

33

La base de datos.
El Sistema Manejador de la Base de Datos (SGBD. Data Base Management System).
Los programas de aplicacin, paqueteras.
Los dispositivos fsicos como son el equipo de cmputo, los dispositivos de
almacenamiento, los dispositivos de transmisin y conexin.
El personal que utiliza y que desarrolla el sistema.

61

Para el desarrollo del proyecto elegimos las metodologas de ingeniera del software y el ciclo de
vida de sistemas, el cual consideramos apropiado; ya que en l se describen todos los
procedimientos, tcnicas y herramientas para la construccin de sistemas de informacin.
La ingeniera del software la define Alberto Prieto como: El conjunto de informacin generada en
todas las fases constituye la configuracin del software.

62

Tambin en esta metodologa nos

plantea que, es necesario adems que sea fcil de mantener para adaptarlo a modificaciones
63

externas . Para que de esta manera no se vuelva obsoleto.


La ingeniera de software est compuesta por mtodos, herramientas y procedimientos a los que
se denominan mtodos de la ingeniera de software. Uno de los mtodos de la ingeniera es el
mtodo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas de informacin que se describe a continuacin.
2.4.1 Ciclo de vida del desarrollo de sistemas
En el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, se muestran las principales fases que comprende la
ingeniera del software en forma secuencial, as como las actividades, mtodos, tecnologas,
herramientas y recursos que se utilizan para la construccin de un sistema de informacin
abarcando, el anlisis, diseo, codificacin, liberacin y mantenimiento del mismo. Con el objetivo
de obtener un sistema de informacin eficiente.
64

En la figura 6 : se muestran las principales fases del ciclo de vida clsico para la construccin de
sistema de informacin, tambin se conoce como cascada, por la forma en que se ejecutan las
actividades, esto es una fase despus de la otra. En caso de fallos o inconsistencias en el sistema
de informacin se puede retroceder a las fases anteriores; para realizar una adaptacin se sigue
nuevamente la metodologa en forma cclica; en sta seccin se detalla esta metodologa. Para
mejor comprensin de este mtodo mostramos como Alberto Prieto representa el mtodo del ciclo
de vida clsico del desarrollo de sistemas.

61

DE MIGUEL, Adoracin y RIATTINI, Mario. Conceptos y diseo de bases de datos. Editorial RA-MI, 2005, Mxico,
consultado en la Internet el sbado 18 de abril de 2009 en Mxico D. F., p. www.alipso.com/monografias/2806_datos/
62
PRIETO, Alberto. Introduccin a la Informtica, Ed. Mc Graw Hill, 4 Edicin, Mxico, 2006, p. 638.
63
Ibdem. p. 638
64
Ibdem.

34

Anlisis del
sistema

Especificacin
de requisitos

Diseo

Adaptacin

Codificacin
Fallos
Pruebas

Mantenimiento

Definicin

Desarrollo

Mantenimiento

Fig. 6 Ciclo de vida clsico

2.4.1.1 Anlisis del sistema


Planificacin del proyecto
Antes de iniciar el anlisis es importante realizar la planificacin del proyecto, para tener mejor
control y organizacin del mismo, ya que las dems etapas de desarrollo de sistemas dependen de
sta. Primeramente se especifican los tiempos con un grado de holgura para la realizacin de
actividades sea oportuna, los recursos humanos como son los lderes de proyecto e implantacin,
la asignacin de actividades de cada uno de ellos, los recursos tecnolgicos como son el equipo de
cmputo software y los recursos presupuestales; los procedimientos, las herramientas, las
metodologas, las reas de inters, las tcnicas de recopilacin de informacin, de anlisis y de
diseo, los estndares, la documentacin que se debe de realizar, adems de delimitar los
alcances del proyecto.
Definicin del sistema
En esta se especifica la situacin actual del rea de estudio, tomando en cuenta, cuales son los
procesos en el departamento, como es la interaccin con otros departamentos, que sistemas de
informacin ocupan, que herramientas utilizan de apoyo al sistema principal, quienes son los
usuarios, asimismo se documentan los lmites de anlisis. Esto lo tomaremos como referencia con

35

la finalidad de comprender el funcionamiento actual, el flujo de informacin, del departamento que


estamos estudiando.
2.4.1.2 Especificacin de requisitos
Recoleccin
Como su nombre lo dice, en esta etapa, se recolectan y analizan los requerimientos de los
usuarios y de las reas que interactan con el sistema de informacin.
Las especificaciones de requisitos del sistema se obtienen de las transacciones entre las reas
que utilizan el sistema de informacin, de los usuarios, de los formatos y reportes. Con esta
informacin se obtiene los requisitos de los usuarios y la prioridad de cada uno de ellos.
La informacin adquirida se documenta utilizando tcnicas de especificacin de requisitos, como
son las tcnicas de anlisis, diseo estructurado, diagramas de flujo de datos y diagramas UML.
Esta documentacin generada facilita el anlisis de los requisitos para el nuevo sistema.
Anlisis
El anlisis de las especificaciones del sistema se realiza en conjunto con el usuario, el cual es el
especialista en su rea y puede dar un mejor panorama de que necesita; el trabajo del analista
est en determina que tan factible es realizar un cambio al sistema de informacin, cules son sus
alcances o si fuera el caso descartarlos.
Es importante documentar todas las especificaciones del sistema que se hayan quedado
establecidas, la seguridad de la informacin y el acceso a la misma, conforme al nivel del cargo de
cada usuario. sta documentacin es utilizada para el diseo lgico del sistema de informacin.
Posteriormente se hace la identificacin del problema y se plantea una propuesta de solucin, la
cual se presenta al usuario.
Estudio de viabilidad
En esta etapa se prepara un informe para determinar que tan factible es para la empresa realizar
una ingeniera de un nuevo sistema de informacin, para la automatizacin de operaciones. Este
informe se compone de los estudios de viabilidad tecnolgica, viabilidad operacional y viabilidad
econmica; estos estudios tambin se presentan en la propuesta de proyecto.
Definicin de requisitos
Cuando nuestra propuesta es autorizada por el usuario y nos ha firmado un oficio en el que se
realiza la autorizacin del proyecto, se inicia sta definicin de requisitos, que son los recursos

36

necesarios para el desarrollo e implantacin del sistema de informacin; stos implican el software,
el hardware, los recursos humanos, la capacitacin al personal.
2.4.1.3 Diseo
Para Alberto Prieto el diseo determina cmo se va a construir el sistema. El resultado del
trabajo de diseo es la documentacin del diseo que forma parte de la configuracin del
65

software .
Debe ser una gua que puedan leer y entender los que construyan el cdigo, los que prueban y
mantienen el software. El diseo debe proporcionar una completa idea de lo que es el software, del
mismo modo se toman en cuenta los dominios de datos, la funcionalidad y en donde va a ser
almacenado.
Para evaluar la calidad de la presentacin del diseo, se deben establecer criterios tcnicos para
un buen diseo como son:
Un diseo debe presentar una organizacin jerrquica que haga un uso inteligente del
control entre los componentes del software.
El diseo debe ser modular, es decir, se debe hacer una particin lgica del software en
elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.
Un diseo debe contener abstracciones de datos y procedimientos.
Debe producir mdulos que presenten caractersticas de funcionamiento independiente.
Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los
mdulos y el entorno exterior.
Debe producir un diseo usando un mtodo que pudiera repetirse segn la informacin
obtenida durante el anlisis de requisitos de software.

66

Para esta etapa se realizan tres tipos de diseo, como son el diseo conceptual, diseo lgico y
diseo fsico.
Diseo conceptual
ste diseo se realizan esquemas de cmo debe de ser el flujo de informacin, esto es una
representacin grfica del nuevo procesamiento de informacin dentro del sistema de informacin.
Se construye utilizando la informacin que se encuentra en la especificacin de los requisitos de
usuario. A este esquema se le denomina diseo conceptual. El objetivo es comprender de donde
proviene la informacin, como es el flujo de la misma y quines son los usuarios que la manejan.

65

PRIETO, Alberto. Introduccin a la Informtica. Editorial Mc Graw Hill, 4 Edicin, 2006, Mxico, p. 649

66

Anon, Anlisis y Diseo de Sistemas, consultado en la Internet el sbado 18 de abril de 2009 en Mxico D. F., p.
http://www.monografias.com/trabajos5/andi/andi.shtml

37

La documentacin generada puede ser utilizada para que el usuario verifique que las definiciones
de requisitos y la informacin son correctas.
Seleccin del software
Se debe escoger una herramienta que sea adecuada para el desarrollo del software, tomando en
cuenta la tecnologa, el equipo de cmputo, el software del equipo de cmputo, el factor humano y
el presupuesto. Esta eleccin se debe hacer en cualquier momento antes del diseo lgico.
Diseo lgico
En este tipo de diseo se traduce el diseo conceptual a un lenguaje de programacin. Conforme
se va desarrollando el diseo lgico, ste se va probando y validando con los requisitos y
especificaciones del usuario. El diseo lgico es una fuente de informacin para el diseo fsico
que se describe a continuacin.
Diseo fsico
En este tipo de diseo es el desarrollo del software. Tambin en ste se definen los dispositivos de
almacenamiento y mtodos de acceso a los datos. En general, el propsito del diseo fsico es
describir cmo se va a implementar fsicamente el diseo lgico obtenido en la etapa anterior.
2.4.1.4 Codificacin
En esta etapa se traduce nuestro diseo en cdigo fuente escrito en un lenguaje de programacin.
Consideraremos que Un lenguaje de programacin es un conjunto de smbolos y reglas para
67

combinarlos, que se usan para expresar algoritmos. Esto es que nuestra solucin ser traducida
un leguaje que pueda leer la computadora.
Se puede dar la siguiente definicin de algoritmo. Un algoritmo es un procedimiento no ambiguo
que resuelve un problema. Un procedimiento es una secuencia de operaciones bien definidas,
cada una de las cuales requiere una cantidad finita de memoria y se realiza en un tiempo finito.

68

Este algoritmo son los pasos detallados para la solucionar un problema el cual se obtuvo del
anlisis de nuestra informacin.
2.4.1.5 Desarrollo
En esta etapa se disean los programas de aplicacin que procesarn la informacin. Adems se
disean las interfaces de usuario, esto es la presentacin para interactuar con el sistema. El
sistema de informacin desarrollado debe ser fcil de aprender, fcil de utilizar y tener una interfaz
agradable para el usuario.
67
68

PRIETO, Alberto. Introduccin a la Informtica. Editorial Mc Graw Hill, 4 Edicin, 2006, Mxico, Ibdem. p. 581
Ibdem. p. 55

38

2.4.1.6 Evaluacin
La validacin de datos es rectificar que la informacin es procesada correctamente. Esto se puede
hacer en comparacin a los resultados arrojados por el sistema informtico anterior o de
operaciones manuales, para tener la certeza de que los datos almacenados cumplen los criterios
establecidos, como son las longitudes, los formatos, las capacidades, operaciones, etc.
Es importante que despus de completar el diseo, se realicen evaluaciones con el usuario para
buscar si se tuvieron omisiones.
2.4.1.7 Pruebas
En esta etapa se prueba y valida si se cumple con los requisitos especificados por el usuario. Para
ello, se debe disear una lista de con datos reales. Se requieren datos de prueba correctos y
errneos para las validaciones.
Estas pruebas se pueden hacer en paralelo con el sistema informtico actual para ver su eficiencia
y comparar resultados. Es importante la fase de prueba sirve para encontrar fallos.
2.4.1.8 Implementacin
En esta etapa se define a nivel conceptual, externo e interno, de a donde se almacenarn los datos
y las vistas de los usuarios as como los programas de aplicacin. Tambin se implementan en
esta etapa todos los controles de seguridad e integridad.
Liberacin
Antes de realizar esta etapa es importante que ya se hayan realizado las pruebas y validaciones
correspondientes. Adems en esta etapa se incluye la capacitacin de los usuarios que tambin es
un plan en donde se incluyen los tiempos y recursos para esta capacitacin.
2.4.1.9 Mantenimiento
Una vez que la nueva aplicacin est completamente implementada y probada, se pone en
marcha. El nuevo software, est ahora en la fase de mantenimiento. En la cual se supervisa el
nuevo sistema de informacin, cuando sea necesario, los nuevos requisitos que vayan surgiendo
se agregarn a la aplicacin, siguiendo de nuevo las etapas del ciclo de vida que se acaban de
presentar.
2.4.2 Diagramas UML
Lenguaje Unificado de Modelado (UM por sus siglas en ingls, Unified Modeling Language) es el
lenguaje de modelado de sistemas de software. Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar,
construir y documentar un sistema. Ofrece un estndar para describir un "plano" del sistema

39

(modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio y funciones del
sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programacin, esquemas de
bases de datos y componentes reutilizables.

69

El cual nos ayudarn para el anlisis y

documentacin del sistema informtico que estamos analizando; ya que divide cada proyecto en
un nmero de diagramas de que representa las diferentes vistas del proyecto.

70

Diagrama de casos de uso. (Use case)


Representa con smbolos sencillos la forma, el tipo de caso de uso y el orden, en que un usuario o
actor realiza actividades en un departamento y como es la interaccin con el sistema de
informacin. En el siguiente cuadro 4 se muestran los elementos principales y su significando:
Cuadro 4. Elementos del diagrama casos de uso
Significado

Smbolo

Actor o usuario.

Caso de uso. Actividad, tarea o procesamiento.

Relacin asociacin.
Relacin dependencia o instancia.
Generalizacin.
Modifica ligeramente las actividades existentes de la base de

extends

caso de uso.
Si requiere seguidor lder, entonces lder debe ser completado
antes de que pueda ejecutar el caso de uso seguidor.

requires

71

Diagrama de actividades
En ste tipo de diagrama se representa en forma grfica como es el funcionamiento interno de un
sistema de informacin, tambin se muestran los procesos de datos que realiza y como es
procesada la informacin. A continuacin en el cuadro 5 se detallan los smbolos utilizados y su
significado.
69

Anon. Consultado en la Internet el sbado 18 de abril de 2009 en Mxico D. F., p http://es.wikipedia.org/wiki/Uml


bidem.
71
Anon, UML-Caso de uso. Consultado en la Internet el sbado 18 de abril de 2009 en Mxico D. F., p.
www.dcd.uchile.cl/psalinas/uml/casouso.html
70

40

Cuadro 5. Elementos del diagrama de actividades

Significado

Smbolo

Estados de accin, permiten modelar un paso dentro de un


algoritmo.
Fechas dirigidas entre estados de accin representan
transiciones con evento implcito.
Condicin asociada cierta o falsa.

Arrancar y parar. El slido crculo indica el inicio de la secuencia


de actividades. Equivalentes a inicio y fin respectivamente.

72

Diagrama de estados
Muestra los estados por los cuales pasan los datos durante el procesamiento de los mismos en
una aplicacin. Este tipo de diagramas comparten muchos elementos con los diagramas de
actividad, su significado es como el de la tabla anterior. La principal diferencia es que los
diagramas de estado dirigen lneas entre los estados, para indicar de qu forma se llevan a cabo
los procesos o las condiciones que provoca la aplicacin.
Diagrama de clases
Sirve para visualizar las relaciones entre las clases que involucran el sistema informtico, las
cuales pueden ser asociativas, de herencia de uso y de composicin. Un diagrama de clases est
compuesto por los siguientes elementos:
Clase: atributos, mtodos y visibilidad
Relaciones, herencia, composicin, agregacin, asociacin y uso.

73

Diagramas de Implantacin
Este tipo de diagramacin se divide en diagrama de componentes. En este tipo de diagramacin se
representan las libreras, tablas, archivos, ejecutables y documentos que formen parte del sistema.
Este tipo de diagramacin sirve para ver los diferentes componentes del sistema actual e identificar
si stos se pueden compartir con el nuevo sistema de informacin. Y en diagrama de despliegue,

72
73

Ibdem. p. www.dcd.uchile.cl/psalinas/uml/casouso.html
Ibdem.

41

en este tipo de diagrama se representa la relacin que existe entre dos nodos o computadoras. A
continuacin en el siguiente cuadro 6 se muestran los principales smbolos de diagramacin.
Cuadro 6. Elementos del diagrama Implantacin

Significado

Smbolo

Librera, ejecutable y archivo.

Interfaz. Indica si el componente es requerido ya que sin l,


sistema no funcionaria.
Nodo. Puede ser una computadora o servidor.

Indica dependencia de libreras o nodos.


Indica comunicacin de nodos o asacin.

74

2.4.3 Diagramas de estructuras


Una de las herramientas para diseo de programas actualmente disponibles que mejor sirven para
ilustrar la organizacin de un programa es el diagrama de estructura. Representa una estructura
de programa en trminos de jerarqua secuencial de funcionamiento, pero sin intentar sustituir el
75

diseo de algoritmos individuales como descripcin de lgica que resuelve el problema.

Este

diagrama es utilizado para el diseo del sistema. Los smbolos bsicos de un diagrama de
estructuras se presentan en el cuadro 7.
Cuadro 7. Elementos del diagrama Implantacin

Significado

Smbolo

Un mdulo. Parte de un sistema, ya sea procedimiento o


funcin.
Conexin de un mdulo con otro. La direccin de la flecha
indica cul es el mdulo llamado o subordinado

74

Ibdem p. www.dcd.uchile.cl/psalinas/uml/casouso.html

75

Anon. Apuntes de Ingeniera del software, Unidad Interdisciplinaria de Ingeniera y Ciencias Sociales Administrativas,
Introduccin a la Ingeniera del Software, Mxico, 2006.

42

Paso de informacin, a travs de parmetros. La direccin de la


flecha representa la direccin del flujo de informacin.
Iteracin o bucle (la flecha atraviesa las lneas de control del
modulo controlador a sus subordinados).
Decisin dentro de un mdulo.

76

2.4.4 Simulacin de sistemas


Para nuestro anlisis es y desarrollo del proyecto, es necesario definir el tipo de sistema de
informacin que es el de soporte a la toma de dediciones, estos suelen ser robustos en clculos y
escasos en entradas y salidas de informacin, son sistemas de informacin interactivos y
amigables con altos estndares de diseo grafico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.
Son herramientas de software que se basan en hojas de clculo o en bases de datos, que generan
informes a partir de la informacin del sistema.

77

Estos informes ayudan a la administracin en el

proceso de toma dediciones.


Para toma de decisiones se puede aplicar un sistema de simulacin. Shannon define a la
simulacin como la tcnica de disear y desarrollar un modelo computarizado de un sistema o
proceso y conducir experimentalmente este modelo con el propsito de entender el
comportamiento del sistema del mundo real o evaluar varias estrategias con los cuales puedan
operar el sistema. Simular, es reproducir artificialmente un fenmeno o las relaciones entrada /
78

salida de un sistema. .
El objetivo que busca alcanzar la simulacin es:
Descubrir el comportamiento de un sistema
Postular teoras o hiptesis que expliquen el comportamiento observado
Usar esas teoras para predecir el comportamiento futuro del sistema, es decir mirar los
efectos que se produciran en el sistema mediante los cambios dentro de l o en su
mtodo de operacin (tiempo en minutos)
A continuacin se muestran los pasos para realizar una simulacin:
Formulacin del problema.

76

Anon. Apuntes de Ingeniera del software, Unidad Interdisciplinaria de Ingeniera y Ciencias Sociales Administrativas,
Introduccin a la Ingeniera del Software, Mxico, 2006.
77
KENDALL Y KENDALL, Anlisis y diseo de Sistemas de informacin, Prentice Hall, Edicin, 2066, Mxico p. 2.
78
Anon, Simulacin de Sistemas, consultado en la Internet el lunes 8 de junio de 2009 en Mxico D. F., p.
http://www.monografias.com/simulacion-sistemas/simulacion-sistemas

43

La recoleccin y procesamiento de datos tomados de la realidad.


Formulacin de un modelo matemtico.
Estimacin de los parmetros de las caractersticas operacionales a partir de los datos
reales.
La evaluacin del modelo y de los parmetros estimados.
Formulacin de un programa para la computadora.
Validacin.
Diseo de experimentos de simulacin.
Anlisis de los datos simulados.

79

Sistemas ERP
Este proyecto se analiza un sistema ERP, que son las siglas de Enterprise Resource Planning o
sistemas de planeacin de los recursos de la empresa; el cual se define como: Tecnologa de
informacin que integra todas las reas funcionales de la organizacin. De estructura modular
provee una solucin de hardware y software que permite a la organizacin optimizar sus
operaciones bsicas, facilitando la automatizacin e integracin de informacin entre las diferentes
reas.

80

De las herramientas que se utilizan en el sistema actualmente se define de la siguiente forma:


SQL Loader es una utilidad que proporciona Oracle para cargar datos a una base de datos desde
un fichero externo.

81

79

Anon, Simulacin de Sistemas, consultado en la Internet el lunes 8 de junio de 2009 en Mxico D. F., p.
http://www.monografias.com/simulacion-sistemas/simulacion-sistemas
80
Anon, Planificacin de recursos empresariales, consultado en la Internet el lunes 1 de junio de 2009 en Mxico D. F., p
http://es.wikipedia.org/wiki/ERP_(Enterprise_Resource_Planning)
81
Anon, Sql Loader, consultado en la Internet el lunes 1 de junio de 2009 en Mxico D. F., p
http://en.juantxu.net/doku.php/ora/sqlloader.

44

Captulo III Profile de la empresa Grupo Bimbo

3.1 Datos generales de Grupo Bimbo


El siguiente estudio se centra en el almacn de refacciones de la jefatura del taller central de la
planta Azcapotzalco, del Grupo Bimbo. A continuacin se desglosan los datos de la empresa
donde se realiz el proyecto:
Cuadro 8: Datos de la empresa bajo estudio
Datos
Nombre o razn social de la empresa:

Informacin
Bimbo, S.A. de C.V.
San Pablo Xalpa, No. 520, Col. Reynosa

Domicilio:

Tamaulipas, delegacin Azcapotzalco, C.P. 02200.

Telfono:

5328 2276 / 5328 2200

Pgina de internet:

www.bimbo.com.mx

3.1.1 Historia
Fundado en Mxico el ao de 1945 por Don Lorenzo y Don Roberto Servitje, Jaime Jorba, Alfonso
Velasco, Jaime Sendra y Jos T. Mata; es hoy en da una de las empresas de panificacin ms
importantes del mundo por posicionamiento de marca, por volumen de produccin y ventas,
adems de ser lder indiscutible de su ramo en Mxico y Latinoamrica.
Desde 1980, Grupo Bimbo es una empresa pblica que cotiza en la Bolsa Mexicana de Valores y
est formada por seis organizaciones y un corporativo, los cuales operan empresas de la industria
de la panificacin y de alimentos en general. Su peso en el ndice de precios y cotizaciones es del
1.61%
Opera las marcas Bimbo en Mxico, en Estados Unidos y en doce pases de Amrica Latina,
Galletas Lara, Frituras Barcel, Marinela, Dulces Rocolino, Productos Coronado, Pasteles Suandy,
Pan Wonder, pan Ta Rosa. El Grupo maneja ms de 5000 productos, entre los que destacan: pan
de caja, pan dulce, panquelera, bollera, pastelitos, galletas, confitera, botanas saladas, tortillas,
tostadas, cajeta, entre otros. Llega a ms de 990,000 puntos de venta.
Sus ltimas adquisiciones son: en China Pan Rico Beijing, en Guatemala Pan Europa, en Uruguay
Los Sorchantes, en Chile Lagos del Sur, en Mxico Pasteleras El Globo, La Corona, Joyco de
Mxico, Alimentos Duval y Lolimen. Las Operaciones de Panificacin de Lalo en Colombia; George
Weston, Ltd. en la Regin Oeste de los Estados Unidos ("Oroweat"), y el 100% del capital de una
de las empresas panificadoras ms grandes e importantes en Brasil (Plus Vita Ltda.)
Bimbo es hoy en da una de las empresas de panificacin ms importantes de mundo por
posicionamiento de marca, por volumen de produccin y ventas, adems de ser un lder
45

indiscutible de su ramo en Mxico y Latinoamrica. Con presencia en 18 pases de Amrica,


Europa y Asia, cuenta con cerca de 5,000 productos y con ms de 100 marcas de reconocido
prestigio.
3.1.2 Filosofa
Nuestra misin es la gua de todas nuestras acciones.
El perseguir su logro da con da y el que diariamente avancemos en nuestros propsitos
constituye nuestra razn de ser como empresa.
Nuestros principios y valores son los que nos dan la personalidad, la forma de ser. Los
valores slo se entienden en conjunto como un complemento integral.
Representamos a cada uno de los valores con los colores primarios y secundarios.
En el centro de todos, como principio fundamental, est la persona, origen y fin de nuestra
accin.
3.1.2.1 Misin
Elaborar y comercializar productos alimenticios, desarrollando el valor de nuestras marcas.
Comprometindonos a ser una empresa:
Altamente productiva y plenamente humana.
Innovadora, competitiva y fuertemente orientada a la satisfaccin de nuestros clientes y
consumidores.
Lder internacional en la industria de la panificacin, con visin a largo plazo.
3.1.2.2 Visin
En el 2010 somos:
El lder mundial en panificacin y una de las mejores empresas alimenticias a nivel
internacional.
Una empresa con marcas lderes y confiables para nuestros consumidores.
EL proveedor preferido de nuestros clientes.
Una empresa slida para nuestros accionistas y la sociedad.
Una empresa que ve hacia delante.
Un lugar extraordinario para trabajar.
3.1.2.3 Valores
Persona
"Ver siempre al otro como persona, nunca como un instrumento."
Don Lorenzo Servitje
46

Pasin
"Vemos nuestro trabajo como una misin, una pasin, una aventura. El compartir esto en un
ambiente de participacin y confianza es lo que constituye el alma de la empresa."
Don Lorenzo Servitje
Rentabilidad
"Es el resultado visible de todas nuestras ideas, esfuerzos e ilusiones. Es el oxgeno que permite a
nuestra empresa seguir viviendo."
Daniel Servitje
Efectividad
"Lograr que las cosas sucedan: Resultados. Servir bien es nuestra razn de ser."
Don Roberto Servitje
Trabajo en equipo
"Agiles, activos, entusiastas, con los tenis puestos. Compartir, aprender de todos."
Daniel Servitje
Confianza
"Base sobre la que se construye todo. Contar con el otro para la tarea comn."
Daniel Servitje
Calidad
"Nuestra empresa debe ser creadora, eficiente, productiva y con un altsimo ideal de Calidad y
Servicio."
Don Roberto Servitje
3.1.3 Estructura orgnica
Debido a que Grupo Bimbo es considerada una empresa consolidada a nivel transnacional, el
siguiente Cuadro 9 muestra a los principales funcionarios que integran al Grupo Bimbo:

47

Cuadro 9: Cargo y antigedad de funcionarios

48

3.1.3.1 Organigrama de funcionarios principales de Grupo Bimbo

Fig 7. Organigrama de funionarios de Grupo Bimbo

49
49

La anterior estructura organizacional mostrada, as como su filosofa, es la base en la cual se


despliega todo el pensamiento organizacional de la empresa, demuestra que Grupo Bimbo cuenta
con una amplia cultura organizacional, de la cual se puede decir que por sus convicciones y
valores, tanto en lo establecido como en la prctica diaria, Grupo Bimbo se ha desarrollado y
aprendido en toda la planta, como consecuencia de los esfuerzos de la organizacin a travs del
tiempo; esto se puede apreciar en las instalaciones visitadas y en sus dirigentes, que esta cultura
se ha acentuado como se puede observar por la larga trayectoria de la mayora de ellos.
3.2 Datos generales del almacn de refacciones del taller central de la planta Azcapotzalco
de Grupo Bimbo
3.2.1 Misin de la gerencia de vehculos
Proporcionar los mejores medios de transportacin, servicios y asesora, para facilitar la
distribucin y comercializacin de nuestros productos a travs de:
Vehculos adecuados y su mantenimiento.
Personal desarrollado, proactivo y altamente orientado al servicio.
Apoyar y capacitar a nuestros conductores creando una cultura de seguridad vial.
Este elemento estratgico de la gerencia de vehculos, se encuentra presente en la mayor parte de
las oficinas que la componen y la oficina del almacn de refacciones no es la excepcin, siendo de
este lugar de donde se extrajo la presente informacin, demostrando as el especial inters tanto
de los lderes como del personal, expresando su firme conviccin y conocimiento de cumplir con
los lineamientos plasmados.
3.2.2 Organigrama del almacn de refacciones

Figura 8 Organigrama del almacn de refacciones

50

Por razones de confidencialidad de informacin, no se pudo tener acceso al organigrama general


de esta planta donde se realiz el estudio. Sin embargo, por medio de las entrevistas realizadas se
conoce que el almacn de refacciones pertenece a la jefatura del taller centra, que a su vez
depende de la gerencia de vehculos. A partir de la entrevista realizada al administrador del
almacn, se desarroll el organigrama anteriormente mostrado en la figura 8. ste muestra la
organizacin actual en el almacn de refacciones. Para comprender las funciones de los puestos
mencionados, en seguida se desglosa la descripcin de puestos.
3.2.2.1 Descripcin de puestos del almacn de refacciones
Como bien es conocido, la funcin primordial de un almacn es la de servir como medio a travs
del cual se mantiene el control fsico y el resguardo de los artculos inventariados. Asimismo, es en
este almacn de refacciones en donde se desarrollan las actividades del anlisis y planeacin de
inventarios y la adquisicin de los tems a comprar. Adems, aqu tambin son autorizados,
administrados y recolectados todos los artculos que requieran ser adquiridos para todos los
clientes dentro del rea metropolitana a quienes surte este almacn (las dems agencias de la
empresa).
Es as que a continuacin se detalla las funciones del personal que aqu labora:
Cuadro 10: Descripcin de puestos del personal que labora en el almacn de refacciones
Puesto

Funciones

1. Administrador del

Administra todas las actividades del almacn; seguimiento a

almacn

indicadores (medicin); anlisis de consumos; clculo de lote ptimo


para compras; elaboracin de reportes; compra y actualizacin de
herramienta y conciliaciones mensuales de toda la regin.

2. Auxiliares del
almacn

Realiza la recepcin de pedidos de agencia por sistema; elabora


rdenes de compra; da seguimiento a las compras realizadas de
cargo directo (cuando se solicita compra de material por faltantes o
son tems de adquisicin casual que se adjudica al centro de costos
del cliente); recepcin de mercanca por medio de la captura de
facturacin.

3. Auxiliar de
facturacin
4. Repartidor de
refacciones

Procesa la facturacin de toda la regin, servicios, combustibles y


refacciones.
Entregan los pedidos a los clientes; revisan cada una de las piezas;
reciben refacciones usadas y cada 15 das tiran llantas de desecho.

51

5. Surtidores

Surte refecciones del almacn al igual que recibe los materiales de


los proveedores; empaca y rotula material solicitado por las agencias.

Puesto que los auxiliares de almacn participan en cierto grado en la planeacin de inventarios
adems de adquirir los tems solicitados por los clientes (agencias), en seguida se detalla las
actividades que desarrollan:
Cuadro 11: Actividades de los auxiliares del almacn
Actividades

Cliente
Auxiliar

que

Requisicin de

atiende
Auxiliar 1

Auxiliar 2

Auxiliar 3

Wonder

Marinela

Bimbo

compra (MX)

Recibo de material

Compra (IR)

(FMX)

Cargo directo

Refacciones de stock

Refacciones de stock

agencia

Cargo directo

Cargo directo agencia

Cargo directo

Transportes trailer

Transportes trailer

agencia

Cargo directo

Cargo directo agencia

Cargo directo

Hojalatera pintura

Hojalatera pintura

agencia

Rampas

Rampas

3.2.3. Principales clientes


Como ya se haba referido antes, cada auxiliar de almacn maneja una cartera de clientes para
cubrir las necesidades de suministro de refacciones solicitadas. Cada cliente a su vez est dividido
en agencias en distintos puntos geogrficos dentro del rea metropolitana. A continuacin se
muestra una lista de clientes a los cuales se brinda servicio:
Cuadro 12: Principales clientes que atiende el almacn de refacciones. (Agencias)
No.

Agencia

Numero de cliente

1.

Almacn regin metropolitana

1010

2.

Atizapn

2001

3.

Azcapotzalco II Bimbo

2022

4.

Azcapotzalco

1002

5.

Azcapotzalco Marnela

2038

6.

Azcapotzalco Bimbo

2002

7.

Campesinos autoservicios -BM

2006

8.

Cedis-metro oriente

5255

9.

Centro

2040

10.

Ceyln

2088

52

11.

Coacalco Bimbo

2003

12.

Coacalco Wonder

2024

13.

Cuautitln (PH)

1007

14.

Cuautitln Bimbo

2004

15.

Cuautitln Marinela Tradicin

2042

16.

Cuautitln pan del hogar

2072

17.

Cuautitln Wonder

2025

18.

Ecatepec

2026

19.

Gaby

1011

20.

Granjas Wonder

2027

21.

Ixtapaluca Bimbo

2005

22.

Ixtapaluca Marinela

2048

23.

Ixtapaluca Wonder

2028

24.

Iztapalapa Marinela

2049

25.

Iztapalapa Wonder

2029

26.

La Villa

2007

27.

Lago Filt

2008

28.

Lago Filt otros canales

2020

29.

Lagunilla

2009

30.

Lara

1006

31.

Los Reyes Bimbo

2010

32.

Marinela Mxico

1005

33.

Mxico D.F.

1004

34.

Mixcoac

2050

35.

Mixcoac detalle

2012

36.

Mixquihuala

2359

37.

Molinos autoservicios Bimbo-Wonder

2011

38.

Molinos autoservicios Marinela

2062

39.

Naucalpan autoservicios diur

2085

40.

Naucalpan Bimbo

2013

41.

Naucalpan Marinela

2052

42.

Naucalpan otros canales

2086

43.

Naucalpan Wonder

2030

53

44.

Nezahualcoytl

2014

45.

Oficina central comercial Metropolitana

4991

46.

Pachuca Bimbo

2362

47.

Pantitln (ph)

1008

48.

Pantitln Wonder

2031

49.

Rojo Gmez

2015

50.

San Lorenzo

2016

51.

Santa Clara

2017

52.

Santa Clara Autoservicios

2092

53.

Santa Fe otros

2082

54.

Santa Lucia

2032

55.

Santa Mara

1001

56.

Tepalcates Bimbo

2013

57.

Tepalcates Marinela

2064

58.

Tepeji del Ro

2090

59.

Tepepan

2033

60.

Texcoco Bimbo

2078

61.

Texcoco Marinela

2079

62.

Texcoco Wonder

2080

63.

Tizayuca

2087

64.

Tlhuac

2023

65.

Tlalnepantla autoservicios

2901

66.

Tulancingo

2372

67.

Tultitln

2041

68.

Tlhuac

2091

69.

Villa

2068

70.

Xalostoc Bimbo

2019

71.

Xalostoc Marinela

2069

72.

Xochimilco Bimbo

2021

73.

Xochimilco Marinela

2070

3.2.4 Productos principales


La siguiente lista muestra los cincuenta productos principales (refacciones ms requeridas) que
actualmente se manejan. Esta informacin parte de un anlisis ABC proporcionado por el almacn
54

de refacciones del mes de enero del presente ao. Por referirse a una lista numerosa, slo se citan
los tems que a continuacin se indican:
Cuadro 13: Principales productos solicitados (50 tems)
No.

Clave de tem

Descripcin

001-510-546

Taza para rodamiento de rodillos cnicos, timken 3720

550-435-011

Balatas para freno mano juego. sprinter r/d a0024205920

100-001-021

Abrazadera barra estab. Sprinter del. R.s. a9013230288

100-001-020

Abrazadera barra estab. Sprinter tras. R.s. a9019950110

100-001-360

Abrazadera para goma de barra estabilizadora 15671602

035-501-026

Aceite

017-510-013

Aceite de usos mltiples (afloja todo) aflojasen

035-501-400

Aceite hidrulico dexron III

035-501-043

Aceite lubricante e.p. para engranes automotriz

10

035-501-039

Aceite lubricante e.p. para engranes automotrices

11

035-501-016

Aceite lubricante para motores serie mvil delvac 1300 sper 15w40

12

035-501-431

Aceite lubricante sinttico e.p. para engranes automotriz

13

035-501-148

Aceite transmisin hidrulica sprinter a0019892103

14

024-506-243

Acelerador para imron

15

024-506-239

Acelerador para sistema. Plas-stic cromo primer

16

100-041-021

Acumulador 12 volts c d sprinter

17

100-041-625

Acumulador ( batera )tornado

18

100-041-200

Acumulador (batera)

l-22f-390

19

100-041-300

Acumulador (batera)

l-24r-530

20

100-041-650

Acumulador (batera) con tornillo

21

100-041-850

Acumulador (batera) con tornillo 1980529

22

100-041-600

Acumulador hi-tec (batera) h-22f-500

23

017-501-014

Adhesivo instantneo sper bonder 495-03 loctite ( 20 gramos )

24

100-105-025

Alarma de reversa 107 decibeles 12-24 v. 360

25

100-141-760

Alern ciego para defensa delantera izquierda

26

100-141-007

Alern delantero derecho sprinter 48082

27

100-141-005

Alern derecho para defensa k064-1503r

28

100-141-008

Alern izquierdo sprinter 48081

29

100-141-002

Alern para defensa izq. k064-1503

389-s

19023168

h-75-575

k064-1519

55

30

100-181-056

Alternador 65 amp. 23100f4010

31

024-505-023

Amarillo claro wonder chromaone cr116c

32

024-505-022

Amarillo obscuro wonder chromaone cr130c

33

100-201-320

Amortiguador delantero 32279

34

100-201-120

Amortiguador delantero 35039

35

100-201-360

Amortiguador delantero l 54303-f4200

36

100-201-420

Amortiguador delantero derecho

37

100-201-480

Amortiguador delantero gas 34968

38

100-201-632

Amortiguador delantero sprinter corven a9013202130 = 36315g

39

100-201-076

Amortiguador delantero sprinter r/d corven 36319g

40

100-201-720

Amortiguador trasero

41

100-201-640

Amortiguador trasero 35034

42

100-201-740

Amortiguador trasero l 55303-f4201

43

100-201-760

Amortiguador trasero r 55302-f4201

44

100-201-070

Amortiguador trasero sprinter corven a9013200731 = 62374g

45

035-505-030

Anticongelante cc-2711

46

035-505-050

Anticongelante diluido

47

035-505-010

Anticongelante diluido cool-50

48

035-505-070

Anticongelante garrafn de 3.81 l.

49

100-255-050

Antisulfatante para bateras (exhibidor)

50

550-404-775

Arandela p/gaviln l-120

54302-f4200

19 l.

Cabe sealar que los tems descritos se encuentran actualmente clasificados por familias para su
fcil almacenamiento y acceso. Cada cdigo refleja dicha agrupacin y el orden que existe en este
aspecto para el resguardo de los artculos.

56

Captulo IV Anlisis de proceso de compras en el almacn de


refacciones del taller central de la planta Azcapotzalco de Bimbo

4.1 Tcnicas de investigacin a emplear


En este captulo se describen las tcnicas de anlisis documentales y de campo empleadas para el
anlisis del control de inventarios que actualmente realiza la empresa en el almacn de
refacciones.
En primera instancia se recurri a la aplicacin de la investigacin de campo que permitiera
conocer de forma general la situacin actual relacionada con los inventarios del almacn,
realizando as entrevistas al administrador del almacn, quin debido a las funciones que
desempea, le permite conocer a modo global todas las operaciones que se llevan a cabo dentro
de lugar en cuestin. De este modo se puede decir que nuestras investigaciones partieron de lo
general a lo particular (deductivamente). En especfico se abordaron preguntas concernientes al
control de los inventarios, por lo que el entrevistado nos permiti conocer de manera general dicho
control y las metodologas empleadas hasta el momento. Esto nos condujo a solicitar datos
relativos al manejo del stock como son tems requeridos, costos unitarios de las refacciones,
demandas mensuales, medios de control apoyados por sistemas informticos, etc. Con las
entrevistas realizadas a este nivel, se continu a realizar la siguiente fase de entrevistas a nivel
operativo, es decir con los auxiliares de almacn. Asimismo se realizaron observaciones directas a
modo corroborar lo descrito por los auxiliares. Durante los dilogos sostenidos con dicho personal
se aplicaron cuestionarios para conocer el recurso tecnolgico actualmente disponible y a la vez
entramos en materia de emplear las tcnicas documentales tales como:
Diagrama de flujo que permiten el anlisis administrativo de las operaciones relacionadas con el
control de inventarios.
Diagrama analtico como herramienta ingenieril para el anlisis a detalle de las operaciones.
Diagramas UML como son caso de uso, actividades, estados, clases e implantacin bajo el anlisis
informtico, con el objeto de estudiar los controles establecidos, procesos de negocio y funciones
del sistema.
Estas herramientas permitieron realizar el anlisis del proceso a detalle del control actual de los
inventarios. A su vez nos condujeron a identificar como potencial rea de oportunidad de mejora a
la planeacin de los inventarios y as efectuar un anlisis de esta etapa, lo que deriv las
oportunidades de mejora relacionadas con los medios informticos, adems de las relativas a las
del enfoque administrativo.
En seguida se describe la exploracin realizada detallando las tcnicas documentales empleadas
que anteriormente se mencionaron.

57

4.2 Proceso de planeacin y adquisicin actual de tems en el almacn de refacciones de


Grupo Bimbo
4.2.1 Descripcin del proceso actual. (Diagrama de flujo)
Dentro del marco de estudio de inters, el diagrama de flujo surge a partir de las observaciones y
entrevistas llevadas a cabo tanto con el administrador como con los auxiliares de almacn como se
mencion anteriormente. Abarca de forma general desde la adquisicin de datos para realizar el
anlisis que conllevar a la planeacin de los inventarios, hasta el resguardo final de los tems
comprados. Tambin se puede apreciar a los responsables de cada actividad por lo que
administrativamente permite visualizar a quienes intervienen en el proceso, en la figura 9 que a
continuacin se presenta.

58

Figura 9. Diagrama de flujo del proceso actual

59

60

61

62

4.3 Anlisis del proceso actual


Una vez que se ha descrito el proceso actual a travs del establecimiento del diagrama de flujo, se
procede a realizar el anlisis de las actividades que en esta seccin se efecta a travs del
diagrama analtico como herramienta de ingeniera. En el diagrama que a continuacin se muestra,
se puede observar que est basado en las actividades realizadas por el auxiliar del almacn (quien
tambin participa en las actividades del administrador del almacn en la planeacin y adquisicin
de tems) a su vez se ha determinado como principal actor dentro del proceso antes sealado
debido al grado de responsabilidad dentro del proceso, como se puede observar en el diagrama de
flujo anterior.
Diagrama analtico
Diagrama nm. Hoja 1 nm. 1 de 1
Objeto(s):
Auxiliar de almacn
Actividad:
Planeacin y adquisicin de tems
Mtodo: Actual / Propuesto
Lugar: Almacn de refacciones
Fecha: 01/08/09
Descripcin
1. Obtiene
informacin
de
consumos
2. Calcula promedio de consumos
3. Analiza consumos del tem
4. Clasifica tem en A, B o C
5. Calcula lote ptimo del tem
6. Compara existencias Vs. Lote
ptimo.
7. Determina cantidad a comprar
8. Calcula factor de conversin
9.
10.
11.
12.

Determina precio y proveedor


Agrupa tems
Ordena tems
Ejecuta programa Loader

13. Copia cantidad a comprar del


tem
14. Pega en sistema administrador
15. Captura informacin del tem
16. Genera orden de compra (OC)
17. Analiza costos de la OC
18. Realiza relacin de OCs
capturadas
19. Enva relacin de OCs va email
20. Genera imagen de OC

operario/material/equipo
Resumen
Actividad
Actual Propuesta Economa
Operacin
27
3
Transporte
Espera
1
Inspeccin
3
Almacenamiento
3
TOTAL
37
Smbolo
Observaciones
Informacin de 3 meses
Promedio por cada tem
Anlisis mediante ABC das de consumo

A=30 das B=60 das C=90 das


Frmula= promedio x 1.25 semanas

Segn tem sea comprado (paquetes, cajas,


etc.)
Del 2 al 9 se repite por cada tem a comprar

Por proveedor
Para convertir al formato
administrador del almacn

del

software

De hoja de clculo

Del 13 al 15 se repite por cada tem a


comprar
OC contiene uno o varios tems por proveedor
Costos de OC no pueden ser mayores a
$50,000

Del 16 al 17 se repite por cada OC


Al jefe del taller para aprobacin

63

21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.

Verifica datos de la OC
Copia imagen de OC
Pega en archivo de texto
Salva archivo
Enva OC a proveedor va e-mail
Da seguimiento a OC
Espera
recepcin
de
mercancas
Recibe mercanca
Verifica mercanca Vs. OC
original
Sella y firma facturas y OC
Ingresa nmero de OC en
sistema

Formato Word

Espera mxima de OC 3 das

Pieza por
cdigos

32. Verifica informacin de OC Vs.


Factura

etiquetas

con

Partidas, piezas costos de lo


recibido
Del 20 al 33 se repite por cada OC

33. Da entrada temporal a sistema


34. Realiza relacin de OCs
recibidas
35. Enva relacin por e-mail
36. Imputa nmero de OC en
sistema
37. Guardar informacin de OC
TOTAL

pieza,

Para aprobacin del jefe del taller

Datos de OC guardados definitivamente en


sistema
27

Figura 10. Diagrama analtico proceso actual

Para las actividades que comprenden de la actividad 2 a la actividad 7 (planeacin actual de


inventarios), en seguida se ampla las operaciones que intervienen en ellas as como un anlisis en
donde se ha detectado deba existir un mejor mtodo que optimice tanto los clculos para la
determinacin del lote econmico, como el tiempo invertido por la persona que realiza estas
actividades.
4.3.1 Anlisis de las actividades actuales para la planeacin de inventarios
Actualmente la planeacin de stock es efectuada cada 5 meses y para su desarrollo, se requiere
de varios parmetros a considerar. Entre ellos se encuentran el comportamiento de la demanda de
cada mes y el anlisis del estudio ABC de inventario.
Con el objetivo de ampliar ms en el tema en seguida se describe y analiza, a travs de un
ejemplo, la forma en que el almacn determina actualmente la planeacin de sus inventarios, es
decir, el anlisis ABC y el clculo del lote econmico (Qo) o cantidad ptima a pedir (base de
clculo: consumos de los meses de marzo a julio de 2008):

64

Figura 11. Hoja de clculos de lote econmico y ABC de stock

En la figura 11 se presentan algunos artculos de refacciones como ejemplo del clculo actual que
efecta la empresa.
Empezando de izquierda a derecha, se describe los parmetros q intervienen dentro de su
planeacin, dentro del prototipo hoja 1 se localiza a detalle cada operacin realizada:
Itemnum. El cdigo que identifica a cada artculo.
Descripcin. Define la descripcin de cada artculo.
Meses. En estos parmetros se encuentran el consumo correspondiente a cada mes.
Ke se. Cantidad que indica el nmero de meses de consumo (frecuencia de consumo).
N. Se indica la clasificacin segn el estudio ABC por frecuencia de uso (cada 30 das = A;
cada 60 das = B; cada 90 das = C).
O. Promedio.
C/stock. Clculo de stock. Este dato refiere al lote econmico (Qo) y se determina bajo la
frmula de redondear.mas (promedio *1.25). Como se puede observar, este parmetro
considera 5 semanas de stock dependiendo del anlisis de movimiento de demanda.
Ubicacin. Es el lugar en donde se encuentra almacena el articulo (nmero de pasillo,
nmero de estante, nivel de entrepao, nmero de espacio).
Como se puede observar, las estrategias consideradas por el almacn para la planeacin de
inventarios (que en el mejor de los casos realiza un anlisis cada 5 meses de consumos), no
permiten conocer a bien el comportamiento mes a mes de la demanda de los artculos del
almacn. En s se depende durante el transcurso de estos 5 meses del dato de Qo arrojado, no
pudiendo observar si dicha cantidad en realidad es suficiente o no, o si en realidad excede a las
necesidades de stock en el almacn.

65

4.3.2 Anlisis del sistema informtico empleado en el proceso actual


Como ya se haba mencionado antes, se ha reconocido la necesidad de apoyar a las operaciones
relacionadas con la planeacin a travs de herramientas informticas. En seguida se parte en
presentar los diagramas UML.
Por motivos de confidencialidad no se permiti ver cdigos o documentos de cmo est formado el
sistema informtico Maximo, por lo que los diagramas fueron generados basndose con los
resultados arrojados de la investigacin y el anlisis que se realiz en el almacn de refacciones.

extends
Auxiliar de
Facturas

Elaboracin de
factura

Facturacin

Calcular promedio
de consumo

Entregar
facturas de
proveedor

Obtener consumo
mensual

extends

Registro recepcin
de pedido
requires

Solicitud de compra
requires

extends
Recepcin artculos
con factura

Auxiliar de
Almacn

FMX

Despachar refaccin

Elaboracin /
Entregar
Requisicin de
servicio

Registro entrada /
salida artculo

Consultar existencia
requires
Consulta

Mecnico
del Taller

Generar reporte
mensual de compras

Figura 12. Diagrama de caso de uso

Adems del anlisis del sistema de informacin, consideraremos tambin todos los elementos que
intervienen en el sistema de informacin; como los recursos humanos, la tecnologa, el equipo, el
sistema de informacin, la informacin que entra al sistema de informacin, los procedimientos, los

66

procesos manuales, los procesos automatizados y los reportes para comprender el flujo de
informacin.
En la figura 12 anterior, se muestran las actividades que realizan los usuarios en el almacn de
refacciones; en el caso del auxiliar de almacn, realiza compras cada quince das o treinta das;
primero obtiene el consumo de los tres meses anteriores de la base y con ayuda de hojas de
clculo determina un aproximado del cual ser su lote econmico.
El mecnico del taller hace la solicitud de refacciones; para que le sean entregadas, llena un
formato llamado requisicin de servicio, en donde marca las refacciones que requiere y la entrega
al auxiliar de almacn para que ste haga el despacho de las refacciones.
El auxiliar de almacn realiza el despacho y recepcin de las refacciones, estos movimientos de
salida de artculos son registrados en el sistema informtico por el nmero de parte de la refaccin
o tem. El despacho de la refaccin depende de la existencia del artculo.
En el caso de que no haya stock de la refaccin solicitada, el auxiliar de almacn realiza la solicitud
de compra y la registra asignndole un nmero MAX que es el nmero que le proporciona el
sistema informtico; este mismo nmero se utiliza para el pedido y recepcin de la mercanca.
Cuando llega el pedido, el auxiliar de almacn entrega la factura del proveedor al auxiliar de
facturacin, el cual elabora una factura llamada FMX y la registra en el sistema informtico; con
esta factura, el auxiliar de almacn registra la recepcin de las mercancas y de esta manera se
cierra la compra. Para realizar la recepcin de mercanca previamente debe existir una solicitud de
compra con el mismo nmero MAX.
El auxiliar del almacn entrega mensualmente el resumen de compras; el cual realiza en hojas de
clculo con los pedidos registrados.

67

Usuario invalido

Inicio de
sesin a la BD
Usuario valido
A la base

ERP Maximo / Control


de inventarios

Loader

Extraccin
de datos

Despacho /
Recepcin de artculo

Solicitud de
compra

Facturacin

Carga de
datos
No existe
solicitud

Conversin
de formato
Existe
solicitud

Consulta /
Registro

Acceso a la base
de datos

Carga de
datos

Almacena
consumo
mensual

Extraccin
de datos

Pantalla / Imprimir /
Hoja de clculo

Conversin
de formato

Figura 13. Diagrama de actividades

Como se puede observar en el diagrama mostrado en la figura 13, nos muestra que el sistema
informtico actual, para su seguridad maneja usuarios autorizados, mientras el usuario sea vlido,
permite realiza las actividades de consulta de artculos, despacho y recepcin de artculos, registro
de solicitudes de compra y facturas mientras exista una solicitud previa.
En el proceso normal el sistema informtico almacena todos estos movimientos de entrada y salida
de informacin, esto es el histrico de consumo.
En otro caso con ayuda de un programa llamado Loader se cargar informacin de hojas de

clculo y extrae informacin de la base de datos, posteriormente se cambia el formato en hojas de


clculo. Este procedimiento se realiza solo para cargar a la base de datos los pedidos de artculos
al proveedor, para posteriormente con el sistema generar la orden de compra.
Cabe destacar que el sistema informtico actual no realiza algn clculo en lo que se refiere a
soporte para la toma de decisiones.

68

Proceso (inactivo)
Proceso (activo)

Mal
funcionamiento

Buen Funcionamiento
Listo
[TodoOk = false]
Proceso (activo)
[TodoOk = true]

Gestin almacn

[TodoOk = true]
Proceso (inactivo)
[TodoOk = true] /
Indicadores

Seleccin de
actividad

Ind
[TodoOk = true] /
Mostrar pantalla
seleccionada

[TodoOk = true]
Salida Pantalla /
Impresora

Inserta, consultar,
actualiza registro

Proceso (inactivo)

Figura 14. Diagrama de estados

El diagrama de estados, figura 14, nos ejemplifica el funcionamiento de la aplicacin del mdulo de
compras, mientras este activo y en buen funcionamiento, el sistema informtico realiza diferentes
tareas o procesos para gestin del almacn ya sea registro, consulta o actualizacin de un artculo.
Cuando alguna de estas tareas no se realice adecuadamente el sistema informtico queda
inactivo, si continua pon procesos adecuados ejecuta correctamente las tareas y cambia de una
tarea a otra en forma cclica.

69

Compras
-Usuario : char
-Nombre : char
-Item : char
+Compra()
+rden()
signal-Compra()

Orden de Trabajo

Equipos

-Mecnico : char
-Nombre : char
+rden()
+Vehculo()
signal-rden()

-Modelo : char
-Marca : char
-Descripcin : char
+Vehculo()
signal-Vehculo()

Figura 15. Diagrama de clases

En la figura anterior, figura. 15, se muestra la relacin de clases del sistema informtico actual, de
los mdulos relacionados con la gestin del almacn, como son la clase de compras que posee de
particularidad de la clave del usuario, el nombre y el nmero de tem, tambin posee la
caracterstica de nmero de orden de trabajo; sta clase a su vez posee caractersticas particulares
de la clave del mecnico y el nombre, adems de la caractersticas de la clase equipos que es el
vehculo al que se le da el servicio, la clase equipos son los vehculos a los cuales se les da
mantenimiento que tienen caractersticas particulares como son el modelo, la marca y la
descripcin.

Compras.pkg

Usuarios.pkg

Servidor
*

Cliente1

Cliente2

**

**
*

Cliente3

**

Cliente4

Cliente5

Figura 16. Diagramas de implantacin

En la figura 16 se representan los cinco equipos de cmputo, que se ocupan en el almacn de


refacciones, conectados a la intranet, los cuales tiene acceso al servidor por usuario, como lo
indica el paquete de usuarios, para gestin del almacn; en este caso el paquete de compras.
70

4.3.2.1 Recursos tecnolgicos


Equipo actual
Anlisis de los recursos y tecnologas del sistema informtico actual, por medio de especificaciones
del equipo de cmputo utilizado en el almacn de refacciones.
En el cuadro 14 siguiente se presenta las caractersticas del equipo actual existente en el almacn:
Cuadro 14. Equipo de Cmputo

Equipo de cmputo
Elemento

Descripcin

Computadoras:

5 Equipos.

Procesador:

Intel Pentium 4

Memoria RAM:

251,980 RAM.

Disco Duro:

14.6 GB

Lector CD DVD:

1 Lector

Impresoras:

1 Conectada en red.

Conexiones:
Intranet, Internet
Otros: Puertos de entrada / salida

La Intranet utilizada para conexin a la base de datos


central.
Internet con acceso restringido por tipo de usuario.
2 puertos USB

Por medio del anlisis de informacin recabada, se obtuvo que en el almacn no se haya renovado
el equipo de cmputo desde hace nueve aos; no realiza inversiones que signifiquen un gran
gasto.
Aplicaciones actuales
En el siguiente cuadro 15 se muestra el software que se utiliza actualmente para operaciones y
actividades bsicas para gestin y control del almacn de refacciones.
Cuadro 15. Software empleado actualmente dentro del proceso y sus aplicaciones
Aplicaciones
Sistema informtico principal:

Descripcin:
Sistema de informacin ERP. Mdulo ocupado para la

Nombre: Mximo
Tipo: ERP

gestin del almacn de refacciones es el control de


inventarios. Tambin se gestionan los almacenes de sus
71

Mdulo: Control de Inventarios

agencias.

Tiempo de vida: 5 aos.


Sistema Operativo

Descripcin:

Nombre: Windows 2000

Windows 2000 Service Pack 4.

Aplicaciones de Apoyo:

Descripcin:
Hojas de clculo, utilizadas para determinar el lote econmico
y para llevar el control interno de las solicitudes de servicio.

Paqueteras: Microsoft Office

Outlook para correo de solicitudes de compras al proveedor.


La herramienta Word empleado para envi de la imagen de la
solicitud de compra generada por el sistema informtico.

Otras: SQL Loader

Descripcin:

Utilera de Oracle

Es utilizada para subir y bajar informacin a la base de datos


y

convertir

el

tipo

de

formato

para

su

anlisis

procesamiento.
El sistema informtico principal llamado Mximo es un ERP programado con la aplicacin
Oracle en lenguaje PL/SQL, en un ambiente grafico para facilidad de uso del usuario final; el cual
tiene cinco aos de vida.
El mdulo que se ocupa en el almacn es del de Control de Inventarios, el cual realiza las
operaciones bsicas de almacenar, actualizar e insertar informacin, adems de gestionar los
almacenes de sus agencias para que stas estn abastecidas de forma oportuna; no realiza
operaciones matemticas, no poya en la elaboracin de reportes o a la toma de dediciones.
Requieren del programa Loader, sta herramienta que se utiliza para bajar informacin de la base
de datos, como es el consumo de los meses anteriores; esta informacin la convierte en hojas de
clculo para su procesamiento y clculo del lote econmico. Tambin es utilizada para cargar al
sistema informtico las requisiciones de compra, para esto convierte las hojas de clculo en cdigo
para subir la informacin a la base de datos. As de esta manera el sistema informtico puede
procesar y generar las requisiciones de compra.
Estos procesos llevan para su ejecucin tiempos muy elevados que pueden tomar hasta un da
laboral, esto es por la gran cantidad de informacin que se maneja, sobretodo en el clculo del lote
econmico. Lo que podemos identificar es que hay procesos rutinarios que se pueden automatizar
para la reduccin de de tiempos ya que actualmente estos se realizan de forma semimanual, los
cuales presentamos en el cuadro 16.

72

Cuadro 16. Matriz de procesos actuales V.S. Sistemas informticos existentes

Herramienta

Maximo

Loader

Excel

Word

e-mail

Personal

Proceso
Determinacin de proveedores.
Evaluacin de compras para el
mes.
Elaboracin de requisicin de
compra.

X
X

Registro de solicitudes de

refacciones.
Registro de facturas.
Elaboracin de reportes de fin
de mes.
Calculo del consumo mensual.
Envo de solicitudes de compra
al proveedor.
Consulta de existencias en del
almacn.

servicio.
Registro de la recepcin de las

X
X

Despacho de refacciones.

Facturacin de la recepcin.

Listado de control interno.

Ejecutar procesamiento de la
informacin.
Producir estadsticas.

Analizar y diagnosticar

estadsticas.

Administracin del personal.

Administracin de recursos
(Presupuesto, lugar,

refacciones).
Compras planeadas e
improvisadas.

73

Transferencias de refacciones a
los almacenes de otras

agencias.
Reabastecimiento de
refacciones para otros

almacenes.
Balance actual del almacn.
Proceso V.S. sistema informtico
En el cuadro as se muestra que el registro de artculos es capturado manualmente. Existen
muchas inconsistencias de informacin, por no actualizar oportunamente el sistema informtico con
el abastecimiento del almacn.
No se realiza la explotacin de la informacin, la base de datos contiene mucha informacin; por lo
que es complicado el manejo de la misma en hojas de clculo y no se cuenta con una herramienta
que maneje esta informacin conectndose directamente a base de datos.
4.4 Planteamiento del problema
De acuerdo al anlisis anteriormente realizado al proceso actual de planeacin, adquisicin y
control de tems en el almacn de refacciones, desde el estudio del proceso de las actividades y
los responsables que intervienen en el administrativamente, el anlisis de las operaciones que
ejecuta tanto el administrador del almacn y el auxiliar as como los recursos informticos
presentes, se infiere que:
El almacn actualmente determina el lote econmico de cada tem por promedio. No
emplea algn modelo convencional o estudiado de lote econmico.
El anlisis del lote econmico se realiza cada cinco meses, por lo que ste se mantiene
constante durante estos meses.
El anlisis ABC de inventarios no contempla la relacin de costos (slo se enfoca en los
movimientos de salida mensual de los tems).
Se emplean hojas de clculo para las operaciones de anlisis de datos, por lo que no se
cuenta con otro programa informtico que facilite esta tarea.
Por lo tanto se define que el problema es:
Falta de un control de inventarios basado en modelos matemticos para la determinacin del nivel
de stocks y que se encuentre auxiliado en sistemas informticos.

74

4.5 Objetivo general


Optimizar el control de inventarios y control de almacn, por medio de tcnicas ingenieriles y
mtodos sistemticos, para la reduccin de costos en el almacn de refacciones del taller central,
planta Azcapotzalco, de la empresa Bimbo S. A. de C.V.
4.5.1 Objetivos especficos
Aportar propuestas de mejora a los procesos administrativos relacionados con la compra
refacciones del almacn.
Planear costos de inventarios reduciendo estos mismos a travs del planteamiento de un
modelo de lote econmico (Qo) adecuado al contexto del almacn.
Determinar alternativas para reducir tiempos y costos en el sistema informtico, para
mejora del departamento.
Mejorar la racionalizacin del nivel de inventarios.
Mejorar la toma de decisiones relacionadas con los inventarios.
Reducir los costos de operacin de inventarios.
Obtener un flujo continuo de materiales (refacciones).
En el siguiente captulo se abordan las propuestas de optimizacin planteadas para el proceso bajo
estudio en aras de apuntar hacia mejoras dentro del proceso.

75

Captulo V Propuestas de optimizacin

5.1 Optimizacin del proceso de planeacin y adquisicin de tems en el almacn de refacciones de Grupo Bimbo
5.1.1 Mejoras a las actividades del proceso
Cuadro 17. Cuadro Comparativo de actividades actuales y actividades propuestas
NUM.DE
ACT.

ACTIVIDADES ANTERIORMENTE A REALIZAR-ANTES

OBTENCIN DE INFORMACIN DE CONSUMOS DE MATERIALES

CLCULO DEL PROMEDIO DE CONSUMOS POR ITEM

ANALISIS DE CONSUMOS CON TECNICA ABC

CLASIFICACIN EN ITEM A

CLASIFICACIN EN ITEM B

CLASIFICACIN EN ITEM C

CLCULO DE LOTE PTIMO

COMPARACION DE LOTE PTIMO CONTRA EXISTENCIAS

DETERMINACIN DE CANTIDAD A COMPRAR

10

CLCULO DE FACTOR DE CONVERSIN

11

12

13

14
15
16

76

17

OBSERVACIONES

LA INFORMACIN SE
ACTUALMENTE SE MANEJA DE
OBTENDRA CADA 5
3 MESES
MESES
EXISTE UNA MEJOR
PARA TENER UN MEJOR
REDUCCION EN
CALCULO A LA CANTIDAD A
TIEMPOS DE
PEDIR
CALCULO
CREAR UN
DEBE EXISTIR UNA REDUCCIN
SIMULADOR Y
EN TIEMPOS DE CALCULO
MODELO DE MEJORA
SE MEJORA EL
CON CONSUMO DE 30
TIEMPO DE CLCULO
REDUCCION DE
CON CONSUMO DE 60
TIEMPOS Y COSTOS
CON CONSUMO MAYOR A 60 NO APLICA

NUEVO
NUM.ACTIVID
AD

NUEVO MTODO-DESPUES

OBTENCIN DE INFORMACIN DE CONSUMOS

REALIZACIN DE ESTUDIO ABC COSTO/CONSUMO

VERIFICACIN Y FILTRACION DE MODELO 1

CORRER EL SIMULADOR DEL MODELO 1

EJECUCIN DEL PLAN DE ABASTO DEL SIMULADOR

NO EXISTE

DETERMINACION DEL PRECIO Y PROVEEDOR CON QUE SE REALIARA LA COMPRA

NO EXISTE

AGRUPACIN Y ORDENACIN DE ITEMS POR PROVEEDORES

NO EXISTE

EJECUCIN DEL PROGRAMA LOADER

CREAR UNA SOLPED

ANLISIS Y DISMINUCIN DE COSTOS DE OC

GENERACION DE OC
ANTES DE SOLPED

10

REALIZACIN DE SOLICITUD DE PEDIDO Y VERIFICACIN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO

11

GENERACION DE OC E IMAGEN, UNA VEZ APROBADA LA SOLICITUD

EXISTE UNA OPTIMIZACIN DE


NO APLICA
PEDIDOS
PARA NO TENER UN SOBRE
NO APLICA
ABASTO DE MERCANCIA
SE TIENE PRECISIN
NO APLICA

SE REALIZA DE ACUERDO A
LA CANTIDAD A COMPRAR
SE TIENE EN BASE A
PROVEEDORES ESPECIFICOS Y
DETERMINAR PRECIO Y PROVEEDOR CON QUE SE REALIZAR LA COMPRA
ESO REDUCE TIEMPOS DE
EJECUCIN
SE TIENE UNA ORGANIZACIN
AGRUPACIN Y ORDENACIN Y ITEMS POR PROVEEDORES
ADECUADA DE LOS
COMPONENTES DEL PEDIDO
EXISTE UNA APLICACIN DE
EJECUCIN DEL PROGRAMA LOADER,
SOFTWARE PARA MAYO
EFICIENCIA
NO EXISTE UNA SOLICITUD DE
ANLISIS Y DISMINUCIN DE COSTOS DE OC
PEDIDO
RELACIN DE OCS CAPTURADOS Y ENVIARLOS AL JEFE DE ALMACEN PARA
PRIMERO SE DEBE GENERAR
APROBACIN
LA OC
VERIFICACIN DE CADA POSICION DE O.C. DE ACUERDO A LAS OBSERVACIONES SE TIENE UNA MAYOR
DEL JEFE DE ALMCEN
EXACTITUD

GENERACIN DE LA ORDEN DE COMPRA E IMAGEN

MEJORA

NO APLICA

NO APLICA

REALIZACIN DE
LA IMAGEN SE GENERA PARA SOLPED Y UNA VEZ
ENVIARSELA AL PROVEEDOR APROBADA
CREACIN DE LA OC

76

NUM.DE
ACT.
18

ACTIVIDADES ANTERIORMENTE A REALIZAR-ANTES

REVISIN DE DATOS DE LA ORDEN DE COMPRA

19

VERIFICACIN DE LA REQUSICIN SI DATOS DE OC ESTAN MAL

20

CREACIN DE IMAGEN DE OC EN WORD

OBSERVACIONES
SE TIENE PRECISIN EN LA
REVISIN
SE REALIZA SOLO SI LA OC
ESTA MAL
PARA ENVIO AL PROVEEDOR

MEJORA

NO EXISTE
SE VERIFICA LA
SOLPED
NO APLICA

RESGUARDAR DE
NO EXISTE UN ACUSE DE
ACUSE DE ENVIO DE
ENVIO DE OC AL PROVEEDOR
OC AL PROVEEDOR
SE TIENE UN CONTACTO
ADECUADO CON EL
NO EXISTE
PROEEDOR PARA RECIBIR
ADECUADAMENTE LA
MERCANCIA

NUEVO
NUM.ACTIVID
AD

NUEVO MTODO-DESPUES

12

REVISIN DE DATOS DE LA OC

13

VERIFICACIN DE SOLICITUD DE PEDIDO SI DATOS DE OC ESTAN MAL

14

ENVO DE LA OC POR E-MAIL AL PROVEEDOR

15

RESGUARDO DE COPIA DE ENVIO DE E-MAIL DE OC AL PROVEEDOR

16

SEGUIMIENTO A LA OC DE ACUERDO A LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS DE ENTREGA

77

21

ENVIO LA OC POR E-MAIL AL PROVEEDOR

22

SEGUIMIETO A LA OC Y ESPERA DE RECEPCIN DE MERCANCIAS

23

LLAMAR AL PROVEEDOR

ESTO SE REALIZA SI NO
NO EXISTE
EXISTE RESPUESTA DEL MISMO

17

LLAMAR AL PROVEEDOR SI NO LLEGO MERCANCIA

24

RECIBIR MATERIAL DEL PROVEEDOR

ES ADECUADA LA RECEPCIN NO EXISTE

18

RECEPCIN DE MATERIAL DEL PROVEEDOR

25

VERIFICACION DE MATERIAL ENTRANTE CONTRA OC

SE TIENE UNA VERIFICACIN


ADECUADA

NO EXISTE

19

VERIFICACIN DE MATERIAL ENTRANTE CONTRA OC

20

ESPECIFICAR EN LA FACTURA O REMISIN SI EXISTEN FALTANTES

21

SELLAR Y FIRMAR REMISION O FACTURA ENTRANTE

22

ENTRADA DE MATERIAL ENTRANTE AL ALMACEN EN SISTEMA

23

ALAMACENAJE TEMPORAL DE LA MERCANCIA EN ESPERA DE APROBACIN

24

VERIFICACIN DE MATERIAL ENTRANTE CON INGENIERA Y ALMACEN

25

VERIFICACON CON EL ADMINISTRADOR DE ALMACEN DE MATERIAL ENTRANTE MAL

26

APROBACION DE MATERIAL

27

ALAMACENAJE CORRECTO DE MATERIAL

28

IMPUTACIN DEL CODIGO DE FACTURA PARA CONTABILIZACIN

29

GURDAR

26

INDICACIN EN LA OC DE LOS FALTANTES

NO ES ADECUADA
ESPECIFICAR EN LA OC

SE ESPECIFICA EN
UNA REMISIN O
FACTURA PARA UN
MEJOR PAGO DEL
MISMO MATERIAL

27

SELLAR Y FIRMAR FACTURAS Y OC

SE TIENE UNA ADECUADO


REGISTRO DE FECHAS Y
PERSONAL Q RECIBE

NO EXISTE

28

ALMACENAJE DE MATERIAL EN ANAQUEL

29

VERIFICACIN DE INFORMACIN DE PARTIDAS CONTRA LO FACTURADO

30

SELECCIN DE MATERIALES BUENOS

31

ENTRADA TEMPORAL DEL MATERIAL EN SISTEMA

32

RELACIN DE OCS CONTRA MATERIAL RECIBIDO

33

VERIFICACIN CON ALMACEN Y LA PARTE DE INGENIERIA

34

IMPUTACION DEL CODIGO DE FACTURA PARA CONTABILIZACIN

35

GUARDAR

REGISTRAR
NO EXISTE UN REGISTRO EN
MERCANCIAS EN
SISTEMA DE LAS MERCANCIAS
SISTEMA
SE DISTRIBUYE
TEMPORALMENTE EL
VERIFICACIN ADECUADA
MATERIAL PARA NO
DARLE UNA DOBLE
ENTRADA
SE VERIFICA CON
ING. ANTES DE
SE DESECHA LO MALO
ALMACENAJE
CORRECTO
SE VERIFICA EL POR
NO DEBE E HABER ENTRADAS
QUE ESTA MAL LOS
TEMPORALES SE DUPLICA EL
MATERIALES
TRABAJO
ENTRANTES
SE APRUEBA
SE DEBIO HABER REALIZADO
MATERIAL UNA VEZ
ANTES
VERIFICADO
SE DEBIO HABER REALIZADO UNA MEJOR
ANTES
LOCALIZACIN
SE TIENE UNA ADECUADA
NO APLICA
CONTABILIZACIN
SE TIENE UNA SEGURIDAD EN
NO EXISTE
RESGUARDO DE INFORMACIN

77

Como parte de las mejoras a planteadas derivadas del anlisis llevado a cabo en el Captulo IV, en
el Cuadro comparativo mostrado se puede observar dos partes importantes: Actividades actuales
(Antes) y Nuevo Mtodo (Despus)
Actividades actuales (Antes)
Dentro del antes, se puede observar una columna donde se enumeran las actividades realizadas
en el proceso de compras, que a su vez se encuentra una breve explicacin de las actividades
enumeradas, las cuales son las actividades principales que provienen del diagrama de flujo
presentado dentro del Captulo IV. Dentro de las actividades actuales que realiza Grupo Bimbo
dentro del rea se observaron ciertos puntos importantes de mejora que en una parte del cuadro
comparativo de antes-despus se agrego una columna seguida de la explicacin de las mismas
actividades, la cual es, como se menciono anteriormente, la de observaciones.
Nuevo mtodo (Despus)
Dentro del Nuevo Mtodo dentro de la nueva mejora a realizar se observa al igual forma que en
el Actividades Anteriormente a Realizar una columna donde se enumeran las actividades,
habiendo algunas actividades que se redujeron al fin de encontrar su mejora y tener una reduccin
de tiempos dentro del proceso mismo que en el cuadro anterior se explica cada actividad
brevemente, aplicando la mejora mencionada en la columna Mejora. Dentro de la parte de
Nuevo Mtodo en la columna de Mejora se puede observar puntos crticos a cambiar. Teniendo
en mente los puntos importantes y bsicos que no pueden sufrir modificacin alguna dentro del
mismo proceso. En algunas actividades en no aplica la mejora o en realidad no existe mejora
alguna.
Resultado
Una vez realizado los dos cuadros anteriores, tanto el de antes (Captulo IV) como el de Despus
(Captulo V), se realiz un cuadro comparativo (mencionado anteriormente) presentando y
analizando por medio de los diagramas de flujo y sus principales actividades, puntos importantes
de mejora y reduccin de actividades que se reflejan dentro del almacn de refacciones. Siendo
as un impacto, ya que de 35 actividades se reducen a 29 actividades siendo la diferencia de 6
actividades que no eran necesarias dentro del proceso o que se tena una mejora dentro de la
misma y por lo tanto se reducen tiempos de planeacin como de ejecucin dentro del mismo
proceso, as reduciendo costos y tiempos reflejados en el anlisis descrito anteriormente.
De acuerdo a lo anterior, las modificaciones que en su caso sufrira el diagrama de flujo del
proceso quedaran plasmadas como a continuacin se ilustra en la figura 17:
Figura 17. Diagrama de flujo propuesto

78

79

80

81

5.1.1.1 Descripcin del proceso propuesto. (Diagrama de flujo)


Como se puede observar en el diagrama de flujo del proceso actual, se encuentran identificados 35
actividades bsicas que en contraste al proceso mejorado se presenta una reduccin de
actividades de 35 a 29 actividades, disminuyendo as 6 pasos del proceso. Esto con lleva a
reduccin de tiempos de trabajo y a reduccin de tareas administrativas y de anlisis de
inventarios. Asimismo como parte de las propuestas realizadas y llevadas al plano del anlisis de
operaciones, en seguida se muestra el enfoque del diagrama analtico realizado para las
actividades del auxiliar y/o administrador del almacn:
Diagrama analtico
Diagrama nm. Hoja 1 nm. 1 de 1
Objeto(s):
Auxiliar de almacn
Actividad:
Planeacin y adquisicin de tems
Mtodo: Actual / Propuesto
Lugar: Almacn de refacciones
Fecha: 01/08/09
Descripcin

operario/material/equipo
Resumen
Actividad
Actual Propuesta Economa
Operacin
27
18
9
3
2
1
Transporte
Espera
1
1
-Inspeccin
3
4
-Almacenamiento
3
3
-TOTAL
37
28
10
Smbolo
Observaciones

1. Obtiene
informacin
de
consumos
2. Realiza estudio ABC por tem
3. Realiza estudio de tipo de demanda
4. Clasifica tem
5. Planea reabasto de tem
6. Determina precio y proveedor

Informacin de 5 meses

7. Agrupa tems
8. Ordena tems
9. Ejecuta programa Loader

Por proveedor

10. Copia cantidad a comprar del


tem
11. Pega en sistema administrador
12. Captura informacin del tem
13. Analiza costos de la OC

De hoja de clculo

14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.

Verifica informacin de OC
Genera imagen de OC
Revisa datos de OC
Enva OC a proveedor va e-mail
Resguarda copia de mail enviado
Da seguimiento a OC
Espera recepcin de mercancas
Recibe mercanca
Verifica mercanca Vs. OC
original
23. Sella y firma facturas y OC
24. Ingresa nmero de OC en

Por costo consumo


De acuerdo a modelo 1 propuesto
Del 2 al 5 se repite por cada tem en
simulador propuesto

Para convertir al formato


administrador del almacn

del

software

Del 10 al 12 se repite por cada tem


Costos de OC no pueden ser mayores a
$50000
OC contiene uno o varios tems por proveedor

82

sistema
25. Verifica material

Con Almacn e Ingeniera

26. Aprobar material


27. Imputar OC en sistema
28. Guardar

Del 13 al 28 se repite por cada OC


TOTAL

18

Figura 18. Diagrama analtico propuesto

Como se puede observar, existe una reduccin de actividades actuales del auxiliar que, de un total
de 37 y despus del estudio, con las propuestas planteadas se ve un ahorro de 10 actividades
teniendo en un total de 28 actividades para el nuevo proceso. Esto se ve reflejado bsicamente en
las mejoras efectuadas en la planeacin de inventarios as como en el simulador propuesto para su
ejecucin.
5.1.2 Optimizacin de la planeacin de inventarios
En la figura 19 se muestra el estudio ABC que nos arroja los productos con mayor valor, es decir el
20% seala los artculos ms costosos, mientras que el 80% muestra los artculos que presentan
menor valor. Este clculo nos permite tomar la decisin para asignar mayor importancia a ciertos
artculos.
Tambin se realiza el clculo de coeficiente de variacin para determinar los productos con mayor
demanda al mes.

Figura 19. Estudio ABC costo-consumo

La figura anterior muestra los resultados obtenidos en el estudio ABC y coeficiente de variacin, en
donde mencionan que 198 artculos de un total de 1754, tienen el 80% de valor del inventario, aqu
se podr tomar una decisin acerca del cuidado y el stock suficiente para estos materiales.

83

Figura 20. Resumen estudio ABC

La figura 20 ilustra el filtrado de los artculos ms importantes en cuanto consumo costo, a


continuacin se realizara el ltimo filtro para identificar los artculos que sean importantes y que
tengan una demanda constante, para esto se realizo el clculo de tipo de demanda, En el siguiente
figura 21 se muestran los parmetros obtenidos
Para realizar el clculo de tipo de demanda, se utilizaron los parmetros de desviacin estndar y
el coeficiente de variacin; de 133 artculos A, solo se obtuvieron 22 artculos con demanda 3, es
decir, se obtuvo el ltimo filtro para obtener los artculos ms valiosos y constantes.
Con los 22 artculos se propone el primer Modelo de planeacin que aporta lo siguiente.
En el figura 19 muestra el prototipo del primer modelo de planeacin para los artculos con mayor
demanda y mayor valor de inventario, los q se busca en este clculo es planificar las compras en
fecha y cantidad durante los primeros 5 meses, el caculo se realiza basndonos en su historial de
demanda, esto es en su totalidad un simulador de pronostico.
En esta planificacin de compras solo se toma en cuenta los artculos con demanda constante y de
mayor valor, con la finalidad de no dejar en desabasto estos productos.

Figura 21. Modelo para artculos con demanda constante

84

El modelo anterior es planteado nicamente para los artculos con demanda constante, siendo su
objetivo programar las compras cada mes, teniendo como poltica 2 semanas de Stock, y
solicitando el antecedente del historial de la demanda, como se muestra en el ejemplo 1, con esto
se pretende tener en abasto suficiente de estos artculos y con entregas programadas, as como un
ahorro dentro de la planeacin de abastecimiento.
Realizando un comparativo de costos de beneficio de Grupo Bimbo con el propuesto se obtuvieron
los siguientes resultados:
En la figura 22 se muestra un comparativo del clculo actual contra el propuesto. Se tomaron como
referencia los primeros 5 meses de ao en curso para ambos clculos, se realizo una sustraccin
obteniendo un ahorro de $566 345.58. Solo con 22 artculos de un total de 1754 y la planeacin de
compras.

Figura 22. Comparativo Qo. y costos actuales Vs. Qo. y costos propuestos

Estos son los parmetros descritos dentro de la figura 22 del comparativo realizado. Cada clculo
matemtico se encuentra descrito en el prototipo Modelo 1 hoja 2:
Qo Bimbo x 5 meses. Es la cantidad q calcula actualmente Grupo Bimbo, llevada a 5
meses.
Qo propuesta x 5 meses. Es la cantidad propuesta llevada a 5 meses.
Costo Bimbo. Es la cantidad obtenida de Cu * Qo Bimbo x 5 meses, nos da el costo total
a 5 meses de compra.
Costo propuesta. Es la cantidad obtenida Cu * Qo propuesta x 5 meses, nos da el costo
total a 5 meses de compra.
Ahorro. Es la cantidad de diferencia entre costo Bimbo y costo propuesta, y el ahorro en
dinero que se obtendr por la propuesta.

85

5.1.2.1 Propuesta del plan de reabasto


Para el resto de los artculos se cre un plan de reabasto que facilite el proceso de suministro, para
poder realizar este nuevo plan de reabasto se generaron diferentes medidas.
A continuacin se despliega las pantallas con la explicacin de cada parmetro, que se necesitan
de reportes por lo menos 2 veces a la semana.
En la figura 23 se muestra el plan de abasto para el resto de los artculos basndonos en lo
mencionado por Vidal Holgun, Carlos Julio (marco terico). Para determinar cada uno de los
parmetros q nos ayuden a una toma de decisiones para la compra de artculos en tiempo y
cantidad, cada parmetro va ligado con el resultado del otro, todos los caculos vienen
especificados el prototipo modelo plan de reabasto.
Estos resultados son arrojados automticamente por el simulador al momento de descargar el
inventario reservable, la cantidad q solicita las agencias y lo interno as como las solicitudes ya
realizadas. Con estos datos el plan nos indica los niveles de inventario q tienen, es decir nos
muestra quienes rebasan las polticas de stock o de caso contrario quien est por debajo de
provisin fsica. Para poderlos pedir de acuerdo a su historial, este plan tambin da la cantidad
sugerida de compra contemplando todos los paramentos, pero la decisin final la tiene el
planeador.

Figura 23. Plan de reabasto

A continuacin se describe cada unos de los parmetros del plan cada clculo es visible dentro del
prototipo de plan de abasto:
Meses de cosumo. Se contabiliza el nmero de meses de consumo durante cierto periodo
en este caso 10 meses.
Promedio movil y aritmetico. Obtenemos el promedio de mvil y aritmtico de la
demanda.
Reservable. La cantidad q tenemos en inventario disponible, se saca del reporte de
inventario semanal.
86

Q solicitada. Son los nmeros de refacciones requeridas, tanto internos como externos.
Backorder. Esto es lo que pide el cliente y no se tiene, es decir donde cay en desabasto.
Solicitu interna y orden de compra. Es la suma de artculos tanto solicitados como en
rdenes de compra en trnsito, es decir lo q viene en camino.
En seguida se ilustra la continuacin del plan de abasto mencionado en la figura anterior.

Figura 24. Plan de reabasto (continuacin 1)

Los siguientes parmetros calculan frmulas para el fin de obtener la informacin deseada.
Provision fisica y provision futura. En estos clculos se ve la cantidad futura dentro de
inventario, es decir la suma que contiene las cantidades de envo en trnsito que abarcan
rdenes de compra y solicitudes internas, que an no estn reflejadas en inventario fsico.
Estado fomds. Es el estado en que se encuentra el artculo, este estado lo designa la
empresa, como parmetros de comprar y no comprar. Como sugerencias entra,
excedentes, obsoletos, etc.
Lt. Tiempo de Entrega de proveedor.
Tiempo de respuesta. Tiempo de respuesta en nmero contra proveedor.
Stock de seguridad. Esta poltica la asigna la empresa dependiendo de sus capacidades
de almacenaje, como propuesta se dan 2 semanas.
Punto de reorden. Punto de re-orden, es la suma de la poltica de stock ms el tiempo de
respuesta de proveedor.

87

Figura 25. Plan de reabasto (continuacin 2)

Se describen los parmetros de la figura anterior:


Nivel maximo. Es la poltica de nivel mximo de stock que la empresa requiera.
Multiplo de orden. Es la cantidad que se tiene por paquete, como unidad intraclase esta
cantidad la asigna proveedor.
Minimo de compra. Es la cantidad mnima a comprar, este dato lo da el proveedor.
Nueo calculo de compra. Se realiza un clculo con los parmetros anteriores
considerando cada condicin que presente, entre ellos tenemos provisin futura, stock,
tiempo de respuesta, promedio aritmtico, para ver la nueva cantidad de compra, o de
caso contrario nos indica que no compremos, con el parmetro no comprar.
Compra redondeada. Se redondea la compra al mltiplo superior

Cantidad a comprar. Se lleva a su mltiplo de orden.


Condicion Solo se clasifica comprar o no comprar, de acuerdo al estado fondas que se
presente.
Procesamiento.Tiempo de proceso, desde q se crea la solicitud y los das contemplados
de entrega proveedor.
Fecha nueva. Nos da la fecha al da de entrega en almacn de proveedor contemplando el
tiempo de proceso.

Figura 26. Plan de reabasto (continuacin 3)

88

El la Figura 26, plan de reabasto (continuacin 3):


Solicitar. Se coloca la cantidad a comprar tomando como referencia el clculo de compra,
as como el filtro de modelo 1 q se describe posteriormente.
Cu y valor solicitado. El costo unitario del artculo, y valor solicitado es el valor total de la
compra por artculo para facilitar el presupuesto requerido.
Proovedor. El proveedor asignado.
Modelo 1 clasificacion. Son parmetros para la cantidad a solicitar, dentro de la base se
encuentran los artculos con clasificacin A3, en estos rubros no se compra material que
marca el plan de reabasto, sus adquisicin es programada mensualmente.
El uso de este plan de reabasto est sujeto al planeador, por medio de anlisis de inventario y de
filtro.
Se recomienda utilizarlo de dos a tres veces por semana, y se estima a solo una hora de revisin.
5.1.3 Propuesta de software para la planeacin de inventarios. (Tipo A)
A continuacin se muestra en la figura 27, la secuencia lgica en que est construido el sistema en
forma modular. El primer mdulo designado con la letra A es el programa principal. El siguiente
mdulo B es el programa de interface, para la presentacin del usuario; en el cual se pueden
ejecutan las opciones de cargar archivo indicado en el mdulo C y generar archivo indicado en el
mdulo D, dentro esto mdulo se encuentra el mdulo E en el cual mientras exista informacin en
la tabla, realiza los clculos necesarios de simulacin de los consumos de cada artculos, como se
representa en el mdulo F. Por ltimo el mdulo G, el programa exporta la informacin con el
cambio de formato de los artculos simulados.

89

Figura 27. Diagrama del simulador

Cuadro 18. Algoritmo del simulador

Algoritmo
Programa A
Inicio
hacer B
mientras B
Sea verdadero
fin_mientras
fin

Programa B
Inicio
si
condicion_1 es
verdadera
hacer C
si no
hacer D
fin si

Programa C
Inicio
hacer C
mientras C
sea
verdadera
fin_mientras

Programa D
Inicio
hacer E
mientras
condicin_2
sea
verdadera
fin_mientras

Programa E
Inicio
hacer
F
hacer
G
fin

fin
fin

fin
En el cuadro 18 se presenta el algoritmo de los mdulos que se ocupan en el simulador. A
continuacin se presenta en el cuadro 15, el diseo de tablas junto con sus propiedades de campo,
ocupadas en el sistema de informacin actual para procesamiento de informacin.
Cuadro 19. Tablas de Inventarios
No.

Nombre Campo

Opcional

Tipo

Tamao

Descripcin

itemnum

Character

11

Nmero de tem del artculo

descripcion

Character

100

Descripcin del artculo

costo_unitario

Numeric

17,3

Costo unitario del artculo

mes1

Numeric

10,2

Consumo promedio del 1 mes.

90

mes2

Numeric

10,2

Consumo promedio del 2 mes.

mes3

Numeric

10,2

Consumo promedio del 3 mes.

mes4

Numeric

10,2

Consumo promedio del 4 mes.

mes5

Numeric

10,2

Consumo promedio del 5 mes.

mes6

Numeric

10,2

Consumo promedio del 6 mes.

10

mes7

Numeric

10,2

Consumo promedio del 7 mes.

11

mes8

Numeric

10,2

Consumo promedio del 8 mes.

12

mes9

Numeric

10,2

Consumo promedio del 9 mes.

13

mes10

Numeric

10,2

Consumo promedio del 10 mes.

14

mes11

Numeric

10,2

Consumo promedio del 11 mes.

15

mes12

Numeric

10,2

Consumo promedio del 12 mes.

16

contar_mes

Numeric

Nmero total de meses

17

reservable

Numeric

10

Reservable

18

Total

Numeric

10,3

19

promedio

Numeric

10

20

lote_optimo

Numeric

17,3

Lote ptimo

21

costo_total

Numeric

10,3

Costo total

22

calsificacion

Character

Clasificacin del artculo

23

tipo_manda

Numeric

Tipo

24

ubicacion

Numeric

11

Ubicacin fsica en el almacn.

25

s_mes1

Numeric

10

Simulacin de consumo del 1

Total meses de consumo


Promedio

mes.
26

s_mes2

Numeric

10

Simulacin de consumo del 2


un mes.

27

s_mes3

Numeric

10

Simulacin de consumo del 3


mes.

28

s_mes4

Numeric

10

Simulacin de consumo del 4


mes.

29

s_mes5

Numeric

10

Simulacin de consumo del 5


mes.

30

s_mes6

Numeric

10

Simulacin de consumo del 6


mes.

31

s_mes7

Numeric

10

Simulacin de consumo del 7


mes.

32

s_mes8

Numeric

10

Simulacin de consumo del 8


mes.

91

33

s_mes9

Numeric

10

Simulacin de consumo del 9


mes.

34

s_mes10

Numeric

10

Simulacin de consumo del 10


mes.

35

s_mes11

Numeric

10

Simulacin de consumo de 11
mes.

36

s_mes12

Numeric

10

Simulacin de consumo de 12
mes.

Cuadro 20. Tabla del simulador


No.

Nombre Campo

Opcional

Tipo

Tamao

Descripcin

itemnum

Character

11

Nmero de tem del artculo.

Num

Numeric

Cantidad

Mes

Character

Mes

consumo

Numeric

10

Consumo Mensual

inv_ini

Numeric

10

Inventario inicial

ocxmes

Numeric

10

Orden de compra por mes

inv_final

Numeric

10

Inventario final

provision

Numeric

10

Provisin futura

4.1.3.1 Costo del sistema de informacin


El sistema de informacin est desarrollado en un lenguaje relacional de SQL para FoxPro,
compatible con la base de datos en SQL del sistema informtico Mximo que est programado en
Oracle, compatible con Excel. Compatible con la versin de Windows 2000 del equipo actual y con
el cmputo del almacn.
La herramienta de programacin es Visual FoxPro versin 9.0.
Cuadro 21. Costo estimado de inversin
Recurso
Licencia de Visual Fox 9.0 para un usuario por 2 aos

Costo
$

7,000.00

Equipo de cmputo y unidades de almacenamiento. (Este es opcional.)

15,000.00

Analistas y programadores 5 meses.

60,000.00

Instalacin y mantenimiento

20.000.00

Total

$ 100,000.00

92

5.1.3.2 Requisitos del sistema de informacin


Sistema operativo requerido Microsoft Windows 2000 SP2 o posterior
Dispositivos perifricas / interfaz Ratn o dispositivo compatible, CD-ROM, Monitor SVGA.
Detalles de los requisitos del sistema Pentium - RAM 64 MB - HD 115 MB.
Espacio en disco mnimo 1 G.
Factibilidad tcnica
El proyecto se puede realizar con el equipo actual, esto es con el software actual puede ser
implementada nuestra mejora, con los dos licenciados en informtica del equipo pueden desarrollar
la aplicacin. Se puede obtener un software por licencia a un costo bajo para un usuario.
Factibilidad econmica
Reduce los tiempos de procesamiento de informacin ya que, facilita tareas rutinarias y clculos
matemticos semimanuales. Es una opcin adecuada ya que se pidi que fuera una solucin
barata que no excediera su presupuesto.
Factibilidad operacional
Consideramos que esta nueva aplicacin ser utilizada ya que los usuarios requieren realizar otras
tareas de mayor prioridad y requieren una herramienta que les facilite la toma de decisiones, el
manejo de la informacin y realizacin operaciones matemticas.
5.1.3.3 Presentacin del sistema de informacin
Una vez que se hayan instalado todos los componentes en la ruta C:\Archivos de
programa\Simulador. Por lo tanto el simulador est listo para ser utilizado. Para ms detalles de la
instalacin consultar el instructivo de instalacin que se encuentra en Anexos.
Para trabajar con el software dar un clic al icono simulador.exe en la ruta donde ha sido instalado.
La imagen figura 28 del Icono se muestra a continuacin.

Figura 28. cono simulador

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Para comenzar a la simulacin del inventario cree un archivo formato Excel con las columnas
itemnum, descripcin, costo_unitario, mes1, mes2, mes3, mes

n,, mes12,

reservable, clasificacin, tipo y ubicacin de tal forma que tengan el mismo orden del archivo
Inventario.xls que se encuentra en la ruta C:\Archivos de programa\Simulador. Como se muestra
en la figura 29.
En este se puede realizar la simulacin hasta de un ao. Las columnas indicadas anteriormente
son necesarias para el proceso de simulacin.

Figura 29. Excel-Inventario

Para subir la informacin al simulador se debe de crear un archivo en Excel y guardarlo en la ruta
C:\Archivos de programa\Simulador para cargar la informacin, de la forma y orden en que se
indica en el ejemplo instalado con el nombre de Inventario.xls. Esto es en formato en Excel como
se muestra en la figura 30.

Figura 30. cono Inventario

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Para arrancar es sistema dar clic en el cono de Simulador.exe, se muestra en la figura 31, para
mas detalles consultar el manual de instalacin en anexos.

Figura 31. cono simulador

Posteriormente dar clic en el botn Cargar Datos, como se muestra en la figura 32. De esta forma
usted puede comenzar a trabajar con el simulador y buscar el nmero de tem que desee realizar
su simulacin

Figura 32. Pantalla-refacciones

Para Iniciar la simulacin solo de un artculo, teclear el nmero de tem que desea simular y dar clic
en el botn Buscar, como se muestra en la imagen 33. Cuando aparezca el artculo deseado. Dar
clic en bot simular.

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Figura 33. Buscar

Para ver el resultado dar clic en Vista previa del artculo seleccionado.
A continuacin se despliega la pantalla con la simulacin del artculo seleccionado, como se
muestra en la figura 34, en la parte superior se muestra el tem del artculo y en la parte central se
muestra el detalle de consumo con su provisin correspondiente.

Figura 34. Simulacin

Para salir de esta simulacin presionar Cerrar. Si desea ver la simulacin de otro artculo repetir
la operacin.
Para generar el archivo en Excel con toda la informacin que usted desea simular. Dar un clic en el
botn Generar Archivo. El archivo quedar guardado en la ruta C:\Archivos de programa\
Simulador con el nombre de Refacciones.xls, para su posterior utilizacin. Como se muestra el
botn en la siguiente figura 35.
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Figura 35. Botn generar archivo

El simulador no amacena los archivos en Excel con la informacin, sobre escribe cada vez que
usted carga la informacin o simula un artculo. En caso de que dese la simulacin anterior se
encuentra en la carpeta de C:\Archivos de programa\Simulador\Copias.
Este simplifica el anlisis para el clculo de consumo de artculos clasificacin A, por lo que
tambin minimiza tiempos.
En la siguiente figura 36 se muestra un ejemplo realizando la simulacin de un artculo durante
diez meses en Excel y en el simulador con poltica de provisin dos semanas:

Figura 36. Excel V.S. simulador

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Conclusiones
El presente proyecto se llev a cabo en el almacn de refacciones del taller central de Grupo
Bimbo, con la finalidad de reducir los costos dentro del rea de inventarios y almacn.
Se realiz un amplio anlisis del proceso en el rea de control de inventarios, en rea de
adquisiciones y del sistema informtico, aplicando las tcnicas de investigacin de tipo
transaccional, como son la investigacin exploratoria, descriptiva, correlacional y la explicativa,
contando con tcnicas administrativas e ingenieriles para el anlisis de la investigacin como son
los diagramas de procesos analticos y de flujo. Derivado de este anlisis, se clasificaron los
artculos por niveles de importancia tanto en consumo, costo y comportamiento de demanda, se
desarroll un nuevo plan de abastecimiento para los artculos constantes de clasificacin A3.
Asimismo se elabor un modelo denominado modelo1 para anlisis de consumos de los tems,
para los artculos con mayor valor y mayor demanda comparando el clculo actual de Grupo Bimbo
contra el propuesto se produjo una reduccin de costo visible. Para los artculos no constantes, se
dise un Plan de reabasto con una tendencia de reduccin de costo a la baja paulatina,
cumplindose as los objetivos planteados de reduccin de costos y optimizacin de manejo de
control tems dando opcin a un seguimiento de mejora constante dentro de la administracin de
inventarios permitiendo una visin mayor para una toma de decisiones adecuada.
Como parte del anlisis de las actividades relacionadas con el control de inventarios y con miras a
mejorar y minimizar los tiempos de la operacin de planeacin, se desarroll un sistema de
simulacin que permitiera la automatizacin del anlisis de consumo de artculos constantes de
clasificacin A3 como soporte al modelo 1; ste se realiz basndose en datos histricos los
cuales fueron extrados de la base de datos del sistema informtico actual logrando de esta forma
la obtencin de informacin confiablemente. Este simulador determina el consumo de artculos y
realiza la simulacin de los mismos, facilitando as el manejo de gran cantidad de informacin que
se procesa. Con nuestro simulador se redujeron los tiempos en el clculo de operaciones as como
proporcionar una herramienta que facilite la toma de decisiones. De igual forma este se adecua a
la tecnologa que se utiliza actualmente por la empresa, en lo que se refiere al equipo de cmputo
y software.
Adems para una mejor organizacin y control, se realiz una simplificacin de pasos en el
proceso tanto administrativo como nuevos mtodos de control y de planificacin llevando consigo
la propuesta de un nuevo proceso ms eficiente tanto en costos como en tiempo y en operaciones.
Las mejoras fueron reflejadas en un cuadro comparativo y los procesos a su vez en un diagrama
de flujo y diagrama analtico tanto actual como propuesto.
As llegamos al final de la tesina cumpliendo los objetivos tanto globales como especficos,
planteando nuevas propuestas para el proceso actual que maneja la empresa de Grupo Bimbo.

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Bibliografa

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Wikipedia, UML, www.wikipedia.org/wiki/Uml. Abril 2009
Wikipedia ERP, www.wikipedia.org/wiki/ERP_(Enterprise_Resource_Planning). Mayo 2009

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Anexos
Manual de instalacin
Inserta el CD en la unidad correspondiente. En tu navegador entrar a la ruta de unidad de CD y
seleccionar el Icono Simulador para iniciar tu instalacin. En la imagen que continuacin en la
figura 36 se muestra esta sombrado el cono que se debe de pulsar.

Figura 36. Simulador

A continuacin se muestra la pantalla inicial que se presentara al inicio de la instalacin en la cual


se presentan los datos de la empresa y la pantalla de bienvenida, ver figura 37.

Figura 37. Bienvenida

Para continuar con la instalacin pulsar en el botn que indica Siguiente. A continuacin se
muestra un ejemplo de la pantalla de instalacin, ver figura 38.

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Figura 38. Instalacin

El instalador guarda por default el sistema en la ruta C:\Archivos de programa\Simulador en el


equipo de cmputo. Para continuar con la instalacin de un clic en el botn Siguiente.
Para continuar con su instalacin de un clic en el botn de Instalar para completar la instalacin,
ver figura 39.

Figura 39. Ruta de instalacin

Automticamente el asistente instalar los componentes y el simulador. Tambin indicando el


progreso de la instalacin, como se muestra a continuacin en la figura 40.

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Figura 40. Instalando simulador

Una vez que se hayan instalado todos los componentes se despliega la siguiente pantalla y para
terminar pulsar Finalizar, como se muestra en la imagen a continuacin en la figura 41.

Figura 41. Finalizar instalacin

Una vez realizado estos pasos, su software est listo para ser utilizado.
Para trabajar con el software dar un clic al icono simulador, como se muestra a continuacin en la
siguiente imagen, figura 42.

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Figura 42. Iniciar simulador

Tambin se puede iniciar su aplicacin desde la ruta: Inicio\programas\Simulador dando clic en el


mismo cono.

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