14. Cotizacin.

Solicitud de Cotizacin, se vio que es importante el esfuerzo del departamento de compras estar
involucrado en la creacin de las peticiones de oferta y seleccin de los proveedores
adecuados para la presentacin de ofertas.
Despus de que los proveedores han respondido a las solicitudes de cotizacin dentro de la
fecha lmite de presentacin de ofertas (RFQ), el departamento de compras entonces debe
introducir las ofertas y procesarlas para tomar una decisin fundada sobre la mejor oferta para
la peticin de oferta.
La primera seccin de este captulo examina la funcionalidad de introducir una cotizacin que
ha sido enviado por el proveedor en respuesta a la peticin de oferta (RFQ).

14.1 Introduccin de una Cotizacin.

La cotizacin que ha sido devuelta por el proveedor debe introducirse en el sistema SAP ERP
en tiempo y forma debido a la fecha lmite determinada dentro de cada peticin de oferta
(RFQ), La cotizacin se puede introducir en el sistema mediante el uso de transaccin ME47 o
a travs de la ruta de navegacin SAP Men Logistics Materials Management Purchasing
RFQ/Quotation Quotation Maintain
La pantalla inicial de la transaccin ME47 requiere que el usuario de compras para ingresar un
solo nmero RFQ. La peticin de oferta tambin se puede encontrar utilizando matchcodes
discutidos en el Captulo 13.
Detalles de oferta del proveedor para los artculos de lnea deben ser ingresados en la pantalla.
En la Figura 14.1, el proveedor ha ingresado en una oferta por 225 mil dlares por artculo en el
RFQ. Para cada cotizacin de proveedor que se presenta, la peticin de oferta adecuada se
actualiza con la cotizacin.

La cotizacin se puede introducir como una sola figura en el campo Precio neto. Si hay
descuentos, impuestos, u otras condiciones, stos se pueden agregar en el sistema utilizando
la pantalla Condiciones.

La figura 14.2 muestra que una entrada se hizo en la cotizacin de 225.000 dlares por
artculo. En el registro de condicin, una entrada adicional se ha realizado utilizando la
condicin para un descuento (RA00) de 4%. Una entrada ms se ha hecho para el transporte
de mercancas (FRB1) para ser cobrado por el proveedor para los artculos que se entregarn.
En esta pantalla Condiciones, se pueden aadir ningn detalle fiscales que pueden ser
relevantes para la compra o ms descuentos y Costes de la Carga. El precio real se determina
entonces ser de 217.400 USD.

Despus de la cotizacin se ha introducido, las cotizaciones deben ser comparadas para

seleccionar el proveedor que se ofrecer el PO. La siguiente seccin examina cmo se
comparan las cotizaciones.

14.2 Cotizaciones Comparacin.

Despus de que las cotizaciones se han introducido para la peticin de oferta (RFQ), a
continuacin, el departamento de compras las revisa y decide sobre un proveedor para
el material o servicio puesto a licitacin.
Un elemento del proceso de cotizacin es comparar las ofertas en una base de
comparacin de precios. Esta es la comparacin ms bsica que se puede hacer y no
necesariamente es un factor decisivo. Cada departamento de compra tendr un
procedimiento para la seleccin de los proveedores en base a la peticin de oferta /
respuestas de cotizacin.

14.2.1 Comparacin de precios Factor de Cotizaciones.

La comparacin de precios se puede encontrar utilizando la transaccin ME49
transaccin o a travs de la ruta de navegacin, SAP Men Logistics Materials
Management Purchasing RFQ/Quotation Quotation Price Comparison
La comparacin de precios se puede realizar entre varias cotizaciones como se
muestra en la figura 14.3, y estos se puede seleccionar por un nmero de criterios de
seleccin, tales como Organizacin de Compras, Proveedor, material o numero
colectivo de RFQ. El numero colectivo de RFQ. El nmero colectivo es el campo ms
til cuando se enva un nmero de peticiones de oferta a diferentes
proveedores. El nmero colectivo se puede utilizar para obtener fcilmente una
comparacin.
Los otros criterios de Transaccin ME49 incluyen los siguientes criterios de valor de
comparacin.

Referencia Cotizacin: Esta es la cotizacin que todos los dems se compara

contra. Si no se introduce cotizacin de referencia, a continuacin, las
cotizaciones se comparan entre s.
Valor Medio de la Cotizacin. Si este indicador est activado, entonces las
comparaciones se hacen contra el precio medio de las cotizaciones. Las
cotizaciones se promedian, y la cotizacin promedio se sita en el 100%.
Las cotizaciones a continuacin reflejan un porcentaje que muestra si est por
encima o por debajo de la media. Por ejemplo, una cotizacin inferior a la
media mostrar un porcentaje inferior al 100%; una cotizacin superior a la
media mostrar un porcentaje de ms del 100%.
Cotizacin Valor Mnimo. Si este indicador est activado, entonces las
comparaciones se hacen contra el precio ms bajo cotizacin. Esto significa
que la primera fila, o la mejor cotizacin del precio, es un rango de 100%.
Todos los restos de las cotizaciones ms caras mostrarn un porcentaje que se
calcula a partir de la oferta ms baja, es decir, 124%, 136%, y as
sucesivamente.
Porcentaje Base. El porcentaje base permite al usuario de compra especificar
qu valor se utilizar como base 100%. Esto puede ser el precio medio, el
precio mximo, o el precio mnimo. Esto alterar cmo se muestra el
porcentaje rango en las cotizaciones.

Adems de los criterios de valoracin de comparacin, los siguientes indicadores

comparacin de precio pueden ser.

Incluya Descuentos: Si este indicador est activado, la comparacin

cotizacin incluir los descuentos de precio que el proveedor ha aplicado. Si el
indicador no est establecido, entonces los descuentos no sern utilizados en
la comparacin.
Incluya Gastos de Envi. Si el indicador est establecido, entonces los gastos
de envo sern incluidos en el precio de la cotizacin y, por tanto, utilizarse en
la comparacin de la cotizacin. Los gastos de envo pueden incluir los costos
de flete, impuestos u otros costes de adquisicin como el embalaje, seguros y
manejo.
Determinar Precio Efectivo. Este indicador se establece si los descuentos por
pronto pago y los gastos de entrega se utilizan en la comparacin de precios.

Despus de que los criterios de seleccin se han decidido e ingresado, puede

obtener la comparacin de precios.
La figura 14.4 muestra la comparacin de precios para varios RFQ colectiva 6.
Muestra las cotizaciones de tres proveedores o postores, para una cantidad
(Qty) de material 110873.
La comparacin de precios se ha utilizado con el conjunto de indicadores del
valor medio de cotizacin. En otras palabras, el precio medio se ha establecido
como el 100%, y las ofertas sern un porcentaje inferior o un porcentaje mayor.

14.2.2 Otros factores cualitativos en Cotizaciones.

El informe de comparacin de precios ofrece un claro indicio de que el departamento
de compras de las cuales licitante est dando al cliente el mejor precio para el
material. Sin embargo, esto slo puede ser uno de los factores que el departamento de
compras tiene en cuenta. Muchas organizaciones de compras creen que la eleccin de
los proveedores basados nicamente en la cantidad de dlares bajo licitacin a
menudo resulta en la compra de una menor calidad de los bienes. El xito de las
licitaciones son ms a menudo adjudicarse una evaluacin comparativa de precio,
calidad, capacidad de rendimiento, y otros factores cualitativos que resultarn ms
ventajosos para el cliente.
Otros factores cualitativos que pueden ser identificados por un departamento de
compras incluyen los siguientes.

Anterior relacin con el cliente: Si el licitador tiene una relacin exitosa con
el cliente, esto se puede tener en cuenta en cualquier decisin final sobre el
ganador de la licitacin.

El cumplimiento de la Ley de Igualdad de Oportunidades (EOA) (Estados

Unidos): Muchos clientes insisten en que ningn proveedor debe estar en
conformidad con las leyes de EEO. Por ejemplo, el EOA puede ser violado si

una empresa discrimina por un nmero de

edad, discapacidad, origen nacional, raza o religin.

factores,

incluyendo

Alianzas Estratgicas. El cliente puede tener una serie de alianzas

estratgicas con proveedores o socios comerciales, que pueden ponderar la
decisin de otorgar una oferta. Por ejemplo, un cliente puede haber puesto una
peticin de oferta a los proveedores para un nuevo servidor UNIX y la oferta
ms baja por precio era de HP. Sin embargo, si el cliente tena una relacin
estratgica con IBM, la oferta puede ser colocada con IBM a pesar de la oferta
ms baja de HP.

Minoras y empresas propiedad de mujeres (US): Algunos clientes pueden

tener una preferencia en dar los negocios propiedad de mujeres de propiedad
minoritaria o determinados contratos o las OP. Si la peticin de oferta cae en
una zona donde el cliente ha indicado una preferencia por este tipo de
proveedor, entonces esto puede tener ms peso en la decisin de adjudicacin
al precio.

Garanta o Proceso de Devolucin: El perodo de garanta de un artculo o la

poltica de devolucin ofrecido por el licitante puede ser muy importante para el
comprador. Por ejemplo, si la peticin de oferta es para comprar PC, el
comprador puede ser ms proclives a aceptar un proveedor con un precio ms
alto por unidad si la garanta es de dos aos, que seleccionar un proveedor que
ofrece una garanta de seis meses. Lo mismo es cierto para la poltica de
devolucin. Cuanto ms fcil sea el procedimiento de devolucin, se convierte
en ms atractiva una oferta de un proveedor.

Precios Creativos: A menudo un proveedor no puede ofrecer el mejor precio

en respuesta a una peticin de oferta, pero puede ofrecer un calendario de
precios creativo. Los departamentos de compras a menudo buscan maneras
de reducir gastos y costos y da la bienvenida a proveedores que pueden
ofrecer a la empresa compra con pagos atrasados o pagos sobre el
rendimiento.

En esta seccin se ha analizado cmo se comparan las cotizaciones cuando se

reciben del proveedor. En la siguiente seccin se analizar el proceso de rechazo de
las cotizaciones de los proveedores que no han sido seleccionados.

14.3 Rechazo de Cotizaciones.

Despus de que el departamento de compras ha comparado las cotizaciones de los
proveedores como se muestra en la seccin anterior, se informar a los proveedores
cuyas cotizaciones fueron rechazadas. En el sistema, las cotizaciones tambin
necesitan ser marcado como rechazado.

14.3.1 Cmo marcar la Cotizacin como Rechazado.

Las cotizaciones sin xito pueden ser marcados como rechazados en el sistema
mediante la transaccin ME47 o a travs de la ruta de navegacin, men principal de
SAP Gestin Logstica Materiales Compras RFQ / Presupuesto Presupuesto
Mantener.

El usuario introduce el nmero de compra RFQ para la cotizacin que se rechaz, ya

que se muestra en la Figura 14.5. La partida debe ser seleccionada y marcada con
una marca de verificacin en la columna rechazada, se muestra en la Figura 14.5
como R, para reflejar que la cotizacin ha sido rechazada

14.3.2 Impresin del rechazo de Cotizacin.

En su caso, todos los vendedores sin xito en el proceso de peticin de oferta sern
notificados por el representante del cliente, a menudo el departamento de compras,
por escrito. La notificacin se hizo tan pronto como sea posible despus de la
adjudicacin del contrato, o cuando se ha determinado que no se le pedir al
proveedor para continuar en el proceso de peticin de oferta.
La carta de rechazo se puede imprimir desde el sistema utilizando Transaccin ME9A
o va la ruta de navegacin, men principal de SAP Logstica Gestin de materiales
Compras RFQ / Presupuesto Solicitud de Cotizacin Mensajes Imprimir /
Transmitir.
Para cada cotizacin rechazada, un aviso de rechazo puede ser impreso en base al
nmero RFQ, como se muestra en la Figura 14.6. El usuario compra entra en el
rechazo cotizacin Tipo de mensaje correcto, que es ABSA. El cliente puede modificar
el aviso de rechazo estndar con SAPscript o herramientas como Adobe Form
Designer o JetForm.

14.3.3 Asesoramiento Oferentes no seleccionados.

A veces, la notificacin de rechazo no es una forma adecuada de rechazar la
presentacin cotizacin de un proveedor. Si la peticin de oferta es para un proyecto
en particular o de gran valor monetario, el cliente puede decidir que todos los
vendedores sin xito se deben dar, o podr solicitar, una sesin informativa con
respecto a sus presentaciones. Estas sesiones con el cliente deben concentrarse en
las ventajas y puntos dbiles de la respuesta del proveedor individual.
La forma en que se rechazan las cotizaciones debe ser parte de una mayor poltica de
compras para que cada empresa se adhiera a. Consulte con el departamento de
compras individualmente por el mtodo correcto a utilizar.

14.4 Ejemplos de Negocios Cotizaciones.

Despus de recibir una peticin de oferta de una compaa, el proveedor debe decidir
si responder a la peticin de oferta o de negarse a responder. No es raro que los
proveedores declinan para responder porque muchos proveedores no tienen los
recursos para responder a cada peticin de oferta, sobre todo cuando no tienen
ninguna relacin con la empresa que enva la peticin de oferta.
Cuando se recibe una respuesta del proveedor, se introducen en el sistema y se
compara con la cotizacin de otros proveedores que respondieron a la peticin de
oferta.

Las respuestas se analizan y se toma una decisin en cuanto a qu proveedor, en su

caso, recibir el Pedido de Compra (PO). Los otros proveedores pueden ser
informados de que su cotizacin se ha declinado.

14.4.1 Cotizaciones Comparacin.

Cuando se hayan recibido las cotizaciones de los vendedores, el departamento de
compras compara los detalles. Algunas empresas se ver en el precio como el factor
decisivo, pero muchos revisar otros criterios de las cotizaciones como la calidad, la
garanta, la capacidad de rendimiento y otros factores ms subjetivos.
Ejemplo.
Un fabricante de ropa irlandesa utiliza el mismo proveedor para suministrar las
materias primas bsicas utilizadas en la fabricacin de muchos aos. Sin embargo,
para reducir los costos, la empresa solicit con frecuencia cotizaciones de equipos de
oficina, servicios de TI, y el embalaje. Los productos en estas reas fueron revisados
anualmente y RFQ fueron enviados a una variedad de proveedores irlandeses y
britnicos. La compaa envi solicitudes de cotizacin a no menos de 10
proveedores y minuciosamente analizaron las cotizaciones de los proveedores. La
compaa baso sus criterios, en funcin de la lnea de productos, y seleccion a los 3
mejores proveedores para cada uno. Entonces, la empresa alent a los 3 vendedores
para revisar sus cotizaciones y si podan mejorar sus precios y condiciones. Despus
de la segunda ronda de las cotizaciones, la empresa selecciono un proveedor que tuvo
que someterse a una nueva revisin y negociacin antes de la firma de un acuerdo.
Ninguna de las cotizaciones de los proveedores en el proceso fue rechazada hasta
despus del final cuando el contrato fue firmado con el proveedor, en caso de que se
requera proveedor sustituto.

14.4.2 Rechazo de Cotizaciones.

Despus de que el departamento de compras ha comparado las cotizaciones del
proveedor, que emitir la orden de compra al proveedor ganador y luego informar a
los proveedores cuyas cotizaciones fueron rechazadas.
Ejemplo.
Cuando las cotizaciones fueron rechazadas por un fabricante de productos qumicos
especiales en Puerto Rico, un departamento de la compra se adhiri a un proceso
formal que haban desarrollado. Despus de informar al proveedor ganador de la
decisin de la empresa, el departamento de compras prepar los documentos de
rechazo para los otros proveedores. El documento inform a cada proveedor de las
razones por la oferta no tuvo xito. El departamento de compras decidi utilizar este
mtodo de informar a los vendedores porque se encontraron con que los proveedores
que recibieron informacin detallada sobre por qu no fueron seleccionados eran ms
propensos a responder a futuras solicitudes de cotizacin y ofrecer mejores
condiciones.

14.5 Resumen
En este captulo se describe la recepcin y el procesamiento de las cotizaciones. La
cotizacin permite que el departamento de compras para revisar el precio y las
condiciones que ofrece cada proveedor y pueda tomar la mejor decisin para la
empresa basado en las respuestas dadas por los proveedores. La aceptacin de un

presupuesto y la emisin de una orden de compra reflejarn que el proveedor tiene el

derecho de suministrar el material al cliente por un perodo de tiempo.
Los departamentos de compras peridicamente buscarn cotizaciones de otros
proveedores para asegurarse de que el material no puede ser adquirido a un precio
mejor en otro lugar.