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ESCUELA DE POSTGRADO-UPT
INDICE
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
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INTRODUCCION.
Continuamente, las personas deben elegir entre varias opciones aquella que consideran
ms conveniente. Es decir, han de tomar gran cantidad de decisiones en su vida cotidiana,
en mayor o menor grado importantes, a la vez que fciles o difciles de adoptar en funcin
de las consecuencias o resultados derivados de cada una de ellas. Es posible trasladar este
planteamiento general al mbito de la empresa. La toma de decisiones abarca a las cuatros
funciones administrativas, as los administradores cuando planean, organizan, conducen y
controlan, se les denomina con frecuencia los que toman las decisiones.
La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona
haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solucin a un problema que se
le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deber ser capaz de
resolverlo individualmente tomando decisiones con ese especfico motivo.
En la toma de decisiones importa la eleccin de un camino a seguir, por lo que en un estado
anterior deben evaluarse alternativas de accin. Si estas ltimas no estn presentes, no
existir decisin. Para tomar una decisin, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario
conocer, comprender, analizar un problema, para as poder darle solucin. En algunos
casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implcita y se
soluciona muy rpidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de
una mala o buena eleccin pueden tener repercusiones en la vida y si es en un contexto
laboral en el xito o fracaso de la organizacin, para los cuales es necesario realizar un
proceso ms estructurado que puede dar ms seguridad e informacin para resolver el
problema.
Para muchas personas, tomar decisiones importantes en la vida les supone un cierto temor
o al menos incertidumbre, por si se elige incorrectamente. Cuando se trata de decidir una
ocupacin o unos estudios, ste proceso est cargado de inseguridad, porque sabemos que
esta eleccin va a marcar nuestro estilo de vida y porque somos conscientes que estamos
decidiendo nuestro futuro profesional y vital. Tomar una buena decisin consiste en trazar el
objetivo que se quiere conseguir, reunir toda la informacin relevante y tener en cuenta las
preferencias del que tiene que tomar dicha decisin. Si queremos hacerlo correctamente,
debemos ser conscientes de que una buena decisin es un proceso que necesita tiempo y
planificacin. Por ello la nica manera de tomar una buena decisin es a travs de la
aplicacin de un buen procedimiento, o modelo de toma de decisiones, el cual nos ahorrar
tiempo, esfuerzo y energa.
La toma de decisiones es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o
ms alternativas. La evaluacin de alternativas puede requerir una serie de decisiones en
las cuales el resultado de una etapa es importante para la siguiente etapa en la toma de
decisiones. La seleccin de una alternativa en una etapa conduce a otra etapa.
El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lgico a la hora de tomarlas. Tiene
que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan
de manera consistente a la seleccin de aquella alternativa que maximizar la meta.
TECNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO
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La informacin con la que cuenta el gerente juega un papel muy importante en la toma de
decisiones, porque la materia prima de la administracin es la informacin. No es posible
tomar una buena decisin, si no se cuenta con la informacin necesaria, y que esta debe ser
confiable, oportuna y bien considerada, es decir, no solamente contar con la informacin,
sino que esta debe ser verdica, debemos tenerla en el momento adecuado y sobre todo,
saber cmo usarla con el fin de que sea til a la solucin del problema.
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Tormenta de ideas.
Tcnica grupal nominal.
Diagrama de espina de pescado.
Delphi.
Mtodo k j.
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10.2. CARACTERISTICAS.
A. Participacin Activa
B. Ideas Nuevas y Creatividad
10.3. VENTAJAS.
A. El grupo se siente involucrado con la oportunidad de compartir su opinin de forma
abierta
B. Se lleva a cabo en una atmosfera divertida, distinta de la usual
C. Da a las personas la oportunidad de ser creativos.
D. Anima a crear equipo y crea una sensacin de compromiso compartido del resultado.
10.4. DESVENTAJAS.
A. No fue creada para identificar riesgos
B. Los individuos con carcter fuerte, pueden imponer su visin en la sesin e inhibir a
otros de su contribucin.
C. Puede ser difcil conseguir que asistan las personas adecuadas.
10.5. PASOS.
Paso 1.
Elegir un Coordinador
Definir el Enunciado del tema
Paso 2.
Preparar la logstica de la sesin
Introduccin a la sesin
Paso 3.
Preparacin de la atmosfera adecuada
Comienzo y desarrollo de la tormenta de ideas
Paso 4.
Conclusin de la tormenta de ideas
Tratamiento de las ideas
De forma muy general las fases de una sesin de tormenta de ideas son:
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La Tcnica de Grupo Nominal hace posible alcanzar un consenso rpido con relacin a
cuestiones, problemas, soluciones o proyectos, haciendo posible generar y priorizar un
amplio nmero de elementos, evitando los trminos de perdedores y ganadores entre los
miembros del grupo.
Son tres los objetivos centrales de esta tcnica:
A. Asegurar diferentes procesos en la aplicacin de cada fase de la tcnica.
B. Equilibrar la participacin entre las personas participantes.
C. Incorporar tcnicas matemticas de votacin en el proceso de decisin del grupo.
Los grupos que participan en una tcnica de grupo nominal son especialmente eficaces en
la generacin de ideas, ya que cada participante tiene la obligacin de reflexionar
individualmente sobre el problema y registrar sus pensamientos de forma independiente. Por
el contrario, otros formatos de grupo de discusin se ven obstaculizados por las inhibiciones
individuales y las evaluaciones prematuras, as como por la influencia desproporcionada que
pueden ejercer los miembros dominantes, bien por su posicin jerrquica, su liderazgo o la
brillantez en exponer sus puntos de vista.
De hecho puede considerarse que la tcnica de grupo nominal es un grupo nominal, que no
real, ya que las interacciones que se dan entre los participantes son limitadas.
Utilice la tcnica del grupo nominal, cuando:
A. Trate con un problema sensible, que genere controversia, o sea muy importante, y
usted piense que las opiniones contrarias y una infinidad de detalles pueda paralizar
la discusin. ( al utilizar la tcnica, la primera ronda de ideas se genera
silenciosamente, as que la discusin no se presenta hasta que todas las ideas han
sido presentadas.)
B. Usted desea asegurar una participacin igual de todos los miembros del grupo (al
utilizar la tcnica, cada miembro del grupo tiene una oportunidad igual de contribuir,
sin tener en cuenta su rango, su edad y su personalidad)
C. Cuando un equipo ha identificado la causa real de un problema, pero es difcil
Identificar la direccin de la accin entre muchas alternativas.
11.2. CARACTERISTICAS.
A. Generar alternativas y escoger un curso de accin
B. Fomentar la participacin igualitaria en el proceso de toma de decisiones.
11.3. VENTAJAS.
A. Se generan muchas ideas en un periodo corto.
B. Permite la expresin libre de ideas.
C. Estimula el pensamiento creativo y el dialogo efectivo.
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11.4. DESVENTAJAS.
A.
B.
C.
D.
11.5. PASOS.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
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Este diagrama causal es la representacin grfica de las relaciones mltiples de causa efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En teora general de
sistemas, un diagrama causal es un tipo de diagrama que muestra grficamente las
entradas o inputs, el proceso, y las salidas o outputs de un sistema (causa-efecto), con su
respectiva retroalimentacin (feedback) para el subsistema de control.
El problema analizado puede provenir de diversos mbitos como la salud, calidad de
productos y servicios, fenmenos sociales, organizacin, etc. A este eje horizontal van
llegando lneas oblicuas -como las espinas de un pez- que representan las causas valoradas
como tales por las personas participantes en el anlisis del problema. A su vez, cada una de
estas lneas que representa una posible causa, recibe otras lneas perpendiculares que
representan las causas secundarias. Cada grupo formado por una posible causa primaria y
las causas secundarias que se le relacionan forman un grupo de causas con naturaleza
comn. Este tipo de herramienta permite un anlisis participativo mediante grupos de mejora
o grupos de anlisis, que mediante tcnicas como por ejemplo la lluvia de ideas, sesiones
de creatividad, y otras, facilita un resultado ptimo en el entendimiento de las causas que
originan un problema, con lo que puede ser posible la solucin del mismo.
12.2. CARACTERISTICAS.
A. Tambin llamado diagrama de causa y efecto
B. Analiza las diferentes causas que se relacionan con un problema determinado.
C. Es altamente participativa y permite involucrar al grupo en el anlisis y la solucin de
problemas.
12.3. VENTAJAS.
A.
B.
C.
D.
12.5. PASOS.
A. Se define cual es la caracterstica de calidad que ser analizada
B. Se traza una flecha gruesa que representa el proceso y a la derecha se describe la
caracterstica de la calidad
C. Se indican los factores causales ms importantes trazando flechas secundarias hacia
la principal
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13.1. CONCEPTUALIZACION.
El primer estudio fue realizado en 1950 por la Rand Corporation para la fuerza area de
Estados Unidos, y se le dio el nombre de Proyecto Delphi.
El mtodo Delphi es una tcnica de comunicacin estructurada, locamente desarrollado
como un mtodo de prediccin sistemtico interactivo, que se basa en un panel de expertos.
Su objetivo es la consecucin de un consenso basado en la discusin entre expertos. Es un
proceso repetitivo. Su funcionamiento se basa en la elaboracin de un cuestionario que ha
de ser contestado por los expertos. Una vez recibida la informacin, se vuelve a realizar otro
cuestionario basado en el anterior para ser contestado de nuevo.
Finalmente el responsable del estudio elaborar sus conclusiones a partir de la explotacin
estadstica de los datos obtenidos.
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13.2. CARACTERISTICAS.
A.
B.
C.
D.
Anonimato
Interaccin & Realimentacin Controlada
Respuesta del Grupo en Forma Estadstica
Heterogeneidad
13.3. VENTAJAS.
A. Permite obtener informacin de puntos de vista sobre temas muy amplios o muy
especficos.
B. El horizonte de anlisis puede ser variado.
C. Permite la participacin de un gran nmero de personas.
D. Ayuda a explorar de forma sistemtica
E. Elimina o aminora los efectos negativos de las reuniones de grupo Cara-Cara.
13.4. DESVENTAJAS.
A. Su elevado coste.
B. Su tiempo de ejecucin
C. Requiere una masiva participacin para que los resultados tengan significancia
estadstica
D. Una parte crtica del mtodo son las preguntas del cuestionario.
E. Sesgos en la eleccin correcta de los participantes.
F. Elevado nmero de deserciones debido al tiempo.
13.5. PASOS.
A.
B.
C.
D.
Definicin de objetivos
Seleccin de expertos
Elaboracin y lanzamiento de los cuestionarios
Explotacin de resultados
14. METODO K J.
14.1. CONCEPTUALIZACION.
Creado por: El antroplogo Japons Jiro Kawakita en la dcada de (1960); denominado
posteriormente diagrama de afinidad.
Es una tcnica de grupo que ayuda a entender la estructura de un problema global mediante
el anlisis de las afinidades verbales.
El Diagrama de afinidad es un mtodo de categorizacin de la informacin. Tambin se
denomina Mtodo KJ o Team Kawakita Jiro (TKJ) mediante el cual se clasifican varios
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conceptos en diversas categoras y se agrupan los elementos que estn relacionados entre
s.
Forma parte de las siete herramientas bsicas de calidad creadas en Japn en la dcada de
los 70 para la resolucin de problemas en el tratamiento y organizacin de la informacin
(brainstorming o lluvia de ideas) dentro de grupos de trabajo empresariales que tienen como
objetivos preferentes la gestin de la Calidad.
La aplicacin del diagrama de afinidad est indicada cuando: Se quiere organizar un
conjunto amplio de datos, se pretende abordar un problema de manera directa, el tema
sobre el que se quiere trabajar es complejo o es necesario el consenso del grupo.
El mtodo-KJ, denominado posteriormente diagrama de afinidad, fue desarrollado en la
dcada de 1960 por el antroplogo japons Jiro Kawakita. Esta herramietna sorprende por
su potencia para organizar datos.
Kawakita se pregunt acerca de cmo obtener conclusiones partiendo de una gran cantidad
de hechos desordenados. Se plante como fundamento que los hechos deben hablar por s
mismos, en lugar de imponer ideas preconcebidas o hiptesis sobre ellos. As, comenz
escribiendo en forma de frase cada dato en una tarjeta individual para, posteriormente,
agrupar las tarjetas en funcin de las relaciones percibidas entre ellos. A cada agrupacin le
asign una frase corta, descriptora de los elementos contenidos en ella y de su relacin.
Para realizar un diagrama de afinidad:
1. Armar el equipo.
2. Establecer el problema.
3. Hacer lluvia de ideas/ Reunir datos.
4. Transferir datos en notas.
5. Reunir las notas en grupos similares.
6. Dar un ttulo para cada agrupacin.
7. Dibujar el diagrama de afinidad.
8. Discusin.
14.2. PASOS.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
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La meta de este modelo es encontrar una descripcin polidrica de los problemas sin tratar
de juzgar a priori lo que est bien o est mal o lo correcto o incorrecto. La idea es descubrir
las diferentes facetas de la realidad, hacer visibles los aspectos que puedan permanecer
ocultos y facilitar el proceso final de toma de decisiones.
Al no buscar la polmica estril, este mtodo ayuda a poner de acuerdo a personas que
puedan mantener puntos de vista aparentemente irreconciliables, utilizando la empata para
evitar las confrontaciones infructuosas.
Una breve descripcin de cada uno de los sombreros y el proceso de pensamiento que
representan:
a. Sombrero azul: es el que controla al resto de sombreros; controla los tiempos
y el orden de los mismos.
b. Sombrero blanco: para pensar de manera ms objetiva y neutral posible.
c. Sombrero rojo: para expresar nuestros sentimientos, sin necesidad de
justificacin.
d. Sombrero negro: para ser crticos de una manera negativa y pensar por qu
algo no podra salir bien.
e. Sombrero amarillo: al contrario que el sombrero negro, con este se intenta
buscar los aspectos positivos sobre un determinado aspecto.
f.
16. LA SINECTICA.
16.1. CONCEPTUALIZACION.
Creada por: William J. Gordon (1961) y perfeccionado por George M. Prince (1970) modific
despus y se le llam Sinectica; La palabra Sinectica, de origen griego, es la unin de
elementos distintos y aparentemente irrelevantes.
Se propone en base a este estado creativo el planteo y solucin de problemas concretos
Para ello organiza una excursin cuyos pasos consisten en:
Volver conocido lo extrao.
Volver extrao lo conocido.
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Finalmente, hay que integrar toda esa trama de significados y sentimientos en una o dos
palabras como si se trataran de un ttulo de libro. Estas expresiones, unas veces poticas,
otras un tanto paradjicas, tienen la virtud de integrar realidades muy distintas, abriendo un
campo nuevo de discusin y de sugerencias.
- Analoga Fantstica: Con ella se asla toda forma de pensamiento lgico y racional, y se
brinda libertad a la fantasa. Se parte de un problema especfico, esta libertad suele conducir
a la expresin abierta de pensamientos desarticulados y muchas veces totalmente ajenos al
sentido comn. Esto conduce a soluciones imaginarias que estn fuera del universo de lo
posible, pero que pueden desembocar en respuestas concretas y realizables.
16.2. PASOS.
A.
B.
C.
D.
E.
Analoga directa
Analoga personal
Analoga contraria
Analoga simblica
Analoga fantstica
CONCLUSIONES.
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La toma de decisiones grupales tienen muchas ventajas y sus resoluciones pueden ser muy
eficientes, pero estas reuniones deben ser manejadas por un verdadero Lder que pueda
orientar y controlar los juicios de las otras personas, para que as no exista tanta
contrariedad de ideas y se pueda llegar a la meta deseada.
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CASO PRCTICO
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utilidad de 5 millones. La fbrica inicio con 26 obreros y 6 empleados que hacan labores
administrativas y de ventas y en la actualidad cuenta con 122 obreros y 24 empleados.
Al inicio de sus operaciones la empresa estaba organizada de la siguiente manera: Gerente
general: Ing. Alfredo Prez, Contador: C.P. Jaime Herrera, Gerente de planta: Ing. Arturo
Sandoval, Jefe de Ventas: Sr. Rodrigo Castro.
Desde el principio al Ingeniero Prez le gustaba tomar decisiones en todas las reas y
supervisar directamente el buen funcionamiento de la fbrica. Durante los primeros 14 aos
la empresa fabricaba productos de buena calidad a bajos costos, lo que le permita obtener
una buena posicin en el mercado, magnificas utilidades, crecimiento continuo.
Debido a que el Contador Herrera siempre ha sido la mano derecha del Ingeniero Prez,
conforme ha ido creciendo la organizacin, el seor Herrera ha ocupado puestos de alto
nivel y percibido buen sueldo.
En la actualidad las personas mencionadas continan en sus funciones y por su puesto se
ha incrementado sus sueldos pero tambin sus responsabilidades. Desde hace tiempo fue
necesario contratar a 2 empleados ms que se hicieran cargo de otras funciones como son:
Gerente de capital humano; Lic. Luis Prieto y Jefa de crditos y cobranzas; Lic. Margarita
Meja.
ltimamente la empresa no ha funcionado bien, han descendido las ventas existen gran
nmero de rechazos, continua rotacin de personal y perdidas de materiales. El ingeniero
Prez se encuentra sumamente preocupado por lo que le ha contratado a usted para que le
asesore y le ayude a mejorar la situacin de la empresa. De acuerdo a las entrevistas
realizadas con los gerentes usted obtuvo la siguiente informacin:
a) El gerente de ventas opina que estas han disminuido debido a la mala calidad de los
productos, los altos costos, retraso en las entregas y precios altos.
b) El gerente de capital humano opina que los altos ndices de rotacin se originan en los
bajos suelos jornadas excesivas y controles exagerados que impone el Ing. Prez.
c) El contador se queja de que tiene demasiado trabajo, mientras los dems gerentes se la
pasan muy bien.
d) Todos los gerentes opinan que existe retraso en la toma de decisiones y falta de
autonoma, ya que todas las decisiones se deben consultar con el Ing. Prez y o el contador
Herrera.
e) El ingeniero Sandoval informa que en su ausencia los obreros y supervisores descuidan
la produccin adems de que existen perdidas de las herramientas que muchas veces los
supervisores no lo obedecen argumentando que el contador Herrera les giro instrucciones
contrarias. Por esta situaciones el ingeniero Sandoval est apunto de renunciar.
f) El licenciado Prieto cree que la situacin de la empresa se debe a que el personal es
maoso y flojo y que los gerentes no afrontan las situaciones que les competen, lo que
originan que el tenga que tratar con los obreros y administrativos para resolver los asuntos.
En base a lo anterior. Desarrolla en estricto orden lgico cada uno de los pasos para la toma
de decisiones.
Dese cuenta que no se plantean alternativas de solucin ya que ser usted el que despus
definido y analizado la problemtica sealada, las formule, para que posteriormente contine
el proceso hasta concluirlo. Recuerde que usted fue contratado para ello y aconsejar al
Ingeniero Prez.
2. Definicin del problema
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Alternativas
Cambios
estructural
es
Fortalecimi
ento
empresarial
Cultura
Organiz
acional
Mejoras
laborales
(trabajadores)
Total
A) Reorganizacin de las
gerencias, unidades
operativas y personal de
planta de la empresa
(cambios en organigrama), a
fin de evaluar el desempeo
de cada uno de los
profesionales y trabajadores.
La evaluacin de desempeo
determinar la continuidad de
los profesionales y
trabajadores en la empresa y
los incentivos por buen
desempeo.
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