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APOSTILA FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO 0

APOSTILA

FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO

1.

INTRODUÇÃO

A sociedade humana é feita de organizações que fornecem os meios para o

atendimento das necessidades das pessoas. Serviços de saúde, água e energia, segurança pública, controle de poluição, alimentação, diversão, educação, bancos, supermercados, em todos os níveis- praticamente tudo depende de organizações. As organizações também fornecem os meios de subsistência para muitas pessoas. Salários, abonos, lucros distribuídos e outras formas de remuneração são fornecidos as pessoas, em retribuição por seu trabalho ou seu investimento. São esses rendimentos do trabalho e investimentos que permitem às pessoas adquirir os bens e serviços que necessitam. A Administração constitui uma importante atividade em nossa sociedade pluralista que se baseia no esforço cooperativo do homem por meio das organizações. O desempenho, das organizações, é importante para clientes e

usuários, funcionários, acionistas, fornecedores e para a comunidade em geral. Para atender a todas essas expectativas, as organizações precisam ser bem administradas. É a administração que faz organizações serem capazes de utilizar corretamente seus recursos e atingir seus objetivos.

A Administração na sociedade moderna tornou-se vital e indispensável. Em

uma sociedade de organizações, na qual a complexidade e a interdependência das organizações constituem o aspecto crucial, a Administração avulta como

fator chave para a melhoria da qualidade de vida e para solução dos problemas mais complexos que afligem a humanidade hoje. Novas formas e modelos de organização são necessários, bem como uma nova mentalidade dos administradores será imprescindível para os novos tempos.

2. CONCEITOS

Apalavra Administração é usada frequentemente em nosso cotidiano e usamos com bastante naturalidade, o mesmo acontece com a palavra administradores, gerentes, eficiência, eficácia. Agora, vamos definir e entender o significado da palavra Administração.

Significado da palavra administração

A palavra administração vem do latim

AD- tendência para, sob;

MINISTER- subordinação, obediência.

Então Administração etimologicamente significa direção ou tendência á subordinação ou obediência, portanto significa alguém que realiza uma função abaixo do comando de outro, ou alguém que presta um serviço ao outro

CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO NA VISÃO DE ALGUNS ESTUDIOSOS:

Encontramos as mais variadas definições de administração.

Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais definidos.

Mary Parker Follet a chamou de “a arte de se conseguir que as pessoas façam as coisas”.

Na concepção de Idalberto Chiavenatto encontramos a administração definida como “a condução racional das atividades de uma organização, seja ela lucrativa ou não”. Já Henry Fayol define administrar como a atividade de prever, organizar, comandar, coordenar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar.

Nas palavras de Maximiano (1995, p. 60) administrar “é o processo que tem como finalidade garantir a eficiência e eficácia de um sistema”.

A visão das teorias comportamentais definia a administração como sendo

“alcançar objetivos através e com as pessoas”. Essa definição comportamental é a mais abrangente, pois engloba as demais. São as pessoas que constituem as organizações e quando falamos em condução racional estamos falando em conduzir pessoas de forma racional. Estas pessoas irão operacionalizar os ativos, as máquinas, os equipamentos, elas irão lidar com os clientes e demais elementos do sistema maior no qual se insere a empresa. Não esquecendo que são as pessoas que detém o conhecimento, e que fazem as ações, fazem com que as coisas aconteçam.

A Administração envolve a articulação e aplicação de vários conjuntos de

recursos e competências organizacionais. É um processo abrangente que envolve e aplica uma variedade de recursos: humanos, financeiros, materiais, tecnológico, e informação.

ADMISTRAÇÃO: ARTE, CIÊNCIA OU PROFISSÃO?

Tomando a Administração como uma arte, vemos que para exercê-la a pessoa deve ter uma habilidade artística- a visão do artista, o domínio da técnica e o êxito na comunicação.

A Administração tem os seus aspectos exatos, repetitivos e perfeitamente

quantificáveis, tomemos o exemplo de gestão de estoque, a quantidade de produtos estocados é exata, perfeitamente mensurável e suas entradas e saídas também o são. O mesmo se dá no caixa de um banco, o seu fechamento é e será obrigatoriamente exato, se tratando então por um ramo do conhecimento humano, um misto de arte e ciência. As comprovações

científicas que serão estudadas posteriormente quando falarmos em teorias administrativas irá mostrar a dimensão desse aspecto.

A Administração é uma ciência que estuda os principais problemas da empresa, visando melhorar o desempenho através de técnicas de planejamento, organização, direção e controle.

Por que estudar Administração? ● Interesse em melhorar o modo como as organizações são administradas (interação entre todos os recursos dentro das organizações). ●Evitar o desperdício de tempo na realização das operações (Ex.: Alfândegas, Setor Público). ● Perdas financeiras (ações, investimentos de curto e longo prazo). ●Falências (declínio). ●Administradores utilizam teorias administrativas para auxiliá-los no processo de tomada de decisão, baseadas no Planejamento, Organização, Controle, Comando e Coordenação. ● Teoria administrativa: Produz o comportamento organizacional.

A ATIVIDADE ADMINISTRATIVA

A Administração e o Gerenciamento

“Podemos definir um gerente como alguém que se esforça para alcançar objetivos quantificáveis, relacionados às finalidades do subsistema e um administrador como aquele que se esforça para atingir objetivos não quantificáveis, independentemente do efeito final de sua consecução”. (Richard N. Farmer & William G. Ryan, 1969). Outras correntes apontam uma identidade entre administrador e gerente, bastando avaliá-los em função da tipologia organizacional. (Ex: Escolas, Hospitais, Indústrias farmacêuticas, petrolíferas, agrícolas, entre outras).

O Trabalho de um Administrador é influenciado por fatores como:

A natureza da organização, filosofia, objetivos e tamanho;

Tipo de estrutura (organograma); Atividades e tarefas realizadas; Tecnologia e métodos de realização do trabalho; Natureza do pessoal empregado; Nível do trabalho administrativo na organização.

O administrador vai atuar tendo como operações básicas: O estabelecimento de objetivos, a organização, as comunicações e a motivação, a avaliação e o desenvolvimento das pessoas.

3.

ORGANIZAÇÕES E ADMINISTRAÇÃO

3.1 ORGANIZAÇÕES

Objetivos e recursos são as palavras chaves na definição de administração e também de organização. Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo (ou conjuntos de objetivos). As organizações estão por toda parte. O Instituto é uma delas, a Universidade, a ONU, o teatro, o aeroporto e outros. Existem organizações de todos os tamanhos para fornecer todos os tipos de produtos e serviços.

3.2 OBJETIVOS DAS ORGANIZAÇÕES

As organizações são grupos sociais deliberadamente orientados para a realização de objetivos, que, de forma geral, se traduzem no fornecimento de produtos e serviços. Toda organização existe com a finalidade de fornecer alguma combinação de produtos e serviços.

● Por exemplo: uma empresa montadora de veículos produz e comercializa ônibus, caminhões, peças e componentes e presta serviços como assistência técnica e treinamento do pessoal de suas concessionárias. Outro exemplo: a prefeitura de uma cidade, ou governo de um Estado, tem inúmeros objetivos, nas áreas da saúde, educação, transportes, assistência social e outros.

Por meio do fornecimento de bens e serviços, as organizações procuram alcançar outros resultados: proporcionar lucro e subsistência para seus proprietários e investidores ou cumprir um papel na sociedade, sem objetivo de lucro.

Os objetivos que norteiam as organizações são identificados de acordo com o setor na qual elas se inserem como:

O

Primeiro Setor: é aquele representado pelo Estado, o poder público;

O

Segundo Setor: é o mercado e corresponde à livre iniciativa de explorar

atividades comerciais. A maioria das empresas que conhecemos pertence a esse setor;

O Terceiro Setor: é a sociedade civil organizada. Ele é formado pelas ONGs (

organizações não governamentais), entidades filantrópicas, OSCIPs ( organizações da sociedade civil de interesse público), e outras formas de associações civis sem fins lucrativos. Exemplos: Greenpeace, transparência Brasil, Fundação SOS Mata Atlântica

3.3 RECURSOS

As pessoas são o principal recurso das organizações. Em essência, as organizações são grupos de pessoas que usam recursos: recursos materiais, como espaço, instalações, máquinas, móveis e equipamentos, recursos financeiros e recursos intangíveis como tempo e conhecimento.

3.4

PROCESSOS DE TRANSFORMAÇÃO

Por meio de processos, a organização transforma os recursos para produzir os resultados. Um processo é um conjunto ou sequência de atividades interligadas, com começo, meio e fim, que utiliza recursos, como trabalho humano e equipamentos, para fornecer produtos e serviços Exemplos de processos mais comuns:

Produção: transformação de matérias primas, por meio da aplicação de máquinas e atividades humanas, em produtos e serviços.

Administração de encomendas: transformação de um pedido feito por um cliente NE entrega de uma mercadoria ou prestação de serviços.

Administração de recursos humanos: transformação de necessidades de mão de obra em disponibilização de pessoas, desde seu emprego até seu desligamento da organização.

3.5 DIVISÃO DO TRABALHO

Em uma organização, cada pessoa, bem como cada grupo de pessoas realiza tarefas específicas que contribuem para a realização de objetivos.

Assim como as organizações são especializadas em determinados objetivos, as pessoas e os grupos que nelas trabalham são especializados em determinadas tarefas.

A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização. Quando se juntam as tarefas especializadas, realizam-se produtos e serviços que ninguém conseguiria fazer sozinho.

3.6 FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS

As funções organizacionais são as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam, para que a organização consiga realizar seus objetivos. Todas as organizações têm aproximadamente as mesmas funções. As funções mais importantes de qualquer organização são analisadas sucintamente a seguir: produção (ou operações), marketing, pesquisa e desenvolvimento, finanças e recursos humanos. A coordenação de todas essas funções especializadas é o papel da administração geral.

3.6.1 Produção (ou operações)

O objetivo básico da função de produção é fornecer o produto ou serviço da organização. Produção é uma palavra genérica, que indica todos os tipos

de operações de fornecimento de produtos ou serviços. Na organização encontra-se um sistema de operações produtivas, que utiliza e transforma recursos para fornecer bens e serviços aos clientes, usuários ou público-alvo.

No fornecimento de produtos, matérias primas são transformadas por meio da aplicação dos esforços de pessoas e do uso de máquinas. Por exemplo: fabricação de pães e automóveis.

Na prestação de serviços, os próprios clientes são processados e transformados. Por exemplo: pacientes tratados em hospitais e alunos educados nas escolas.

Produção em massa. É o fornecimento de grande número de produtos e

serviços idênticos, que podem ser simples ou complexo. Parafusos, automóveis e refeições rápidas em cadeias de lanchonete são fornecidos por meio de sistemas de produção em massa. Os sistemas de produção em massa são estáveis e padronizados, para que os produtos não

apresentem variações.

Produção por processo contínuo. É o fornecimento ininterrupto de um

produto ou serviço, como gasolina, açúcar ou transmissão de um programa

de televisão. Os processos contínuos funcionam como máquinas que trabalham ininterruptamente, para produzir sempre o mesmo produto.

•Produção unitária e em pequenos lotes. É o fornecimento de produtos e serviços sob encomenda, simples ou complexos. Por exemplo: montagem

de

aviões, navios de grande porte e de plantas petroquímicas, organização

e

realização dos jogos olímpicos e corridas de fórmula 1, eleições

presidenciais, cortes de cabelo, produção de programas de televisão e revisão periódicas de automóveis.

3.6.2 Marketing

O objetivo básico da função de marketing é estabelecer e manter a ligação entre a organização e seus clientes, consumidores, usuários ou público-alvo. Tanto as organizações lucrativas quanto as não lucrativas realizam atividades de marketing. A função de marketing é muito ampla e abrange atividades de:

mercado;

Pesquisa:

identificação

de

interesses,

necessidades

e

tendências

do

•Desenvolvimento de produtos: criação de produtos e serviços, inclusive seus nomes, marcas e preços e fornecimento de informações para o desenvolvimento de produtos em laboratórios e oficinas;

•Distribuição: desenvolvimento dos canais de distribuição e gestão dos pontos de venda;

Preço: determinação das políticas comerciais e estratégias de preço no mercado;

•Promoção: comunicação com o público alvo, por meio de atividades como propaganda, publicidade e promoção nos pontos de venda;

•Vendas: criação de transações com o público alvo ( em algumas organizações, vendas é uma função separada de marketing).

3.6.3 Pesquisa e Desenvolvimento

O objetivo básico da função de pesquisa e desenvolvimento (P&D) é

transformar informações de marketing, as idéias originais e os avanços da ciência em produtos e serviços, além de identificar novas tecnologias e melhoramento nos processos produtivos para reduzir custos.

3.7 Finanças

A função financeira cuida do dinheiro da organização. A função financeira de uma organização tem por objetivo a proteção e a utilização eficaz dos recursos financeiros, o que inclui a maximização do retorno dos acionistas, ou associados, donos e outros. Ao mesmo tempo a função financeira busca manter certo grau de liquidez, para que a organização consiga cumprir seus compromissos. A função financeira abrange as decisões de: investimentos,

financiamentos, controle, destinação dos resultados.

3.8 Recursos Humanos

A função de recursos humanos, ou de gestão de pessoas, tem como objetivos encontrar, atrair e manter as pessoas de que a organização necessita. Isso envolve atividades que começam antes de uma pessoa ser empregada e vão

até

depois que a pessoa se desliga.

4.

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

As

organizações realizam essas funções, adquirindo e usando recursos, para

desenvolver e fornecer produtos e serviços, com o objetivo de resolver problemas de seus usuários e das pessoas que as criaram. Quando as organizações resolvem problemas e são eficientes no uso dos recursos, todos ficam satisfeitos: clientes, usuários, funcionários, acionistas, a sociedade de forma geral. O desempenho de uma organização é aceitável ou satisfatório, portanto, quando os problemas dos usuários são resolvidos por meio da utilização correta dos recursos.

Duas palavras são usadas para indicar que uma organização tem desempenho

de acordo com as expectativas: eficiência e eficácia

Aquilo que é feito está relacionado com a eficiência (ação) e aquilo que é alcançado se refere à eficácia (resultado).

Eficiência: É a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa, refere-se à relação entre as entradas e saídas no processo. É operar de modo que os recursos sejam mais adequadamente utilizados.

Eficácia: A eficácia administrativa está relacionada ao uso dos recursos organizacionais de modo que resulte em alto desempenho de saídas e em altos níveis de satisfação entre as pessoas. É fazer as coisas certas, de modo certo, no tempo certo.

DESEMPENHO DAS ORGANIZAÇÕES

As pessoas que administram organizações, de qualquer tamanho, são

responsáveis pela realização de objetivos e pela forma como os recursos são utilizados. Eficiência, a medida de utilização dos recursos e eficácia, a medida de realização dos objetivos são os dois critérios básicos para avaliar o desempenho das organizações. Algumas organizações, além de eficientes e eficazes, precisam também ser competitivas, porque enfrentam outras organizações que perseguem os mesmos objetivos. O desempenho

de uma organização reflete o desempenho de seus administradores.

Alguns dos critérios mais importantes que todos os administradores de organizações devem considerar são;

1. Eficiência e desperdício- como:

Realizar atividades ou tarefas de maneira certa; Realizar tarefas de maneira inteligente, e com o melhor aproveitamento possível dos recursos; Realizar tarefas de maneira econômica, empregando a menor quantidade possível de recursos. Eliminar desperdício significa reduzir ao mínimo a atividade que não agrega valor ao produto ou serviço, substituindo por atividades ou esforço que agrega valor ao produto.

Agregar valor significa realizar operações estritamente relacionadas com a elaboração do produto ou prestação do serviço. São as operações de transformação de materiais e componentes e de atendimento de clientes. Um produto ou serviço fornecido sem desperdícios tem o máximo possível de valor agregado para o cliente. Assim, a eliminação de desperdícios diminui os custos de produção, sem que o valor do produto para o cliente fique comprometido.

2.

Produtividade

O

critério mais simples para avaliar a eficiência de um processo,

organização ou sistema é a produtividade. A produtividade é definida como a relação entre os recursos utilizados e os resultados obtidos. Todo sistema te um índice de produtividade, que é a quantidade de produtos/serviços que

cada unidade de recursos fornece. Por exemplo: a quantidade de alunos por professor, a quantidade de pessoas atendidas por hora, a quantidade de produtos fornecidos por funcionários etc.

Quanto mais elevada a quantidade de resultados obtidos com a mesma unidade de recursos, mais produtivo é o sistema.

a. Produtividade e qualidade combinadas

b. Eficiência no uso do tempo

3. 4 Eficácia que já foi falado anteriormente e é o conceito de desempenho que envolve a comparação entre objetivos ( desempenho esperado) e resultados (desempenho realizado). Eficácia significa o grau ou taxa de realização dos objetivos finais da organização:

satisfação do cliente, satisfação dos acionistas, impacto na sociedade entre ouros.

4. Satisfação dos clientes- é um objetivo prioritário para todas as organizações. Sem clientes satisfeitos, as demais medidas de desempenho da organização ficam comprometidas.

5.

Satisfação dos clientes internos.

6.

Impacto na sociedade - como respeito as normas ambientais; apoio a empreendimentos comunitários etc.

7.

Aprendizagem organizacional- capacidade de obtenção e utilização de conhecimento pela organização, a aprendizagem é resultado do processo de tomar decisões para resolver problemas. Quando se enfrentam novos problemas, é preciso buscar, produzir e aplicar novas informações. Alguns indicadores de desempenho relativos à aprendizagem são:

Aquisição de competências pelos funcionários; nível de treinamento dos funcionários; bancos de dados estratégicos; capacidade de trabalhar em equipe; Delegação de autoridade e poder de decisão para os funcionários.

8. Competitividade- as empresas têm natureza competitiva, elas concorrem entre si disputando a preferência dos mesmos clientes e consumidores. O sucesso de uma pode significar o fracasso de outra. A empresa mais competitiva é aquela que consegue transformar grande número de pessoas em seus clientes, obter lucro e sobreviver com isso, para serem competitivas as empresas precisam ter desempenho melhor que outras que disputam os mesmos clientes. Uma empresa é competitiva quando têm alguma vantagem sobre seus concorrentes. Algumas das vantagens competitivas são:

Qualidade do produto ou serviço; Domínio de fontes de matéria prima;

Domínio de tecnologia; Posse de capital;

I magem positiva junto aos clientes e à sociedade; Sistema eficaz de distribuição; istema eficaz de produção.

NÍVEIS DA ADMINISTRAÇÃO

Estratégico (Alta Administração): Direção da Organização estruturando as políticas e estratégias básicas. É formada por presidência; diretorias.

Tático

(Média

Administração):

Gerência

de

Departamento

ou

Setor

determinam que tipos de produtos e serviços vão ao mercado.

Operacional (Administração Operacional): responsável pela produção de bens ou serviços (gerentes de vendas, chefes de seções , supervisores

O tamanho das organizações está relacionado à sua estrutura ou ao seu projeto organizacional, diferenciando-se umas as grandes das pequenas de acordo com os seguintes aspectos:

GRANDES Economia de escala Alcance global Hierarquia Vertical Mecanísticas e Complexas Mercado estável Homens na organização

PEQUENAS Responsabilidade e Flexibilidade Alcance regional Estrutura Plana Orgânicas e Simples Pesquisa e Nichos Empreendedores

AS PRINCIPAIS ATIVIDADES DAS EMPRESAS

Marketing; Compras; Contabilidade; Finanças; Recursos Humanos; Informática; Produção; Setor de planejamento; Setor de qualidade; Engenharia de produção e processos; Engenharia de desenvolvimento de Produtos.

ORGANIZAÇÕES COMO SISTEMAS As organizações são sistemas abertos, elas precisam de objetivos claros, os quais vão determinar a natureza das entradas, a série das atividades para alcançar as saídas e a realização das metas organizacionais. O feedback

sobre o desempenho do sistema, e os efeitos das operações sobre o ambiente, são medidos em termos de consecução dos objetivos e intenções.

CARACTERÍSITICAS IMPORTANTES QUE ENFATIZAM A NATUREZA DAS ORGANIZAÇÕES EM SEU PROCESSO DINÂMICO COM UM SISTEMA ABERTO Interação com o Ambiente: Trocas importantes com o meio Sinergia: O resultado final é maior que a soma das partes envolvidas Equilíbrio Econômico: Balanceamento dos recursos internos e captação do meio ambiente Finalidade: Alcance dos mesmos resultados por meio de caminhos diversos

O ambiente geral das organizações pode ser visto como constituído de forças indiretas do ambiente externo. As forças indiretas do ambiente externo podem afetar os administradores porque influenciam o clima onde a organização atua. Estas forças são o ambiente econômico, o ambiente tecnológico, o ambiente sócio-cultural, o ambiente político-legal e o ambiente internacional.

1 - O ambiente das tarefas é constituído por: Clientes, Competidores,

Fornecedores, Reguladores e Parceiros estratégicos.

2 - O ambiente interno das organizações é formado por: Proprietários, Empregados, Administradores e Ambiente físico.

9. HABILIDADES E PAPÉIS ADMINISTRATIVOS

Correspondem às destrezas específicas para transformar conhecimento em

ação, que resulte no desempenho desejado para o alcance dos objetivos da

organização. Segundo Robert L. Katz, existem 03 tipos de habilidades:

Habilidades Técnicas: conhecimento, métodos técnicos e equipamentos para

a realização de tarefas.

Habilidades Humanas: É a capacidade para lidar com pessoas exercendo

liderança.

Habilidades Conceituais: É a capacidade de compreender as complexidades

da organização de forma global ajustando o comportamento dos participantes

Níveis Administrativos Habilidades

Figura 01 5.1 PAPÉIS ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG Segundo Henry Mintzberg, papéis representam um conjunto de

Figura 01

5.1 PAPÉIS ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG

Segundo Henry Mintzberg, papéis representam um conjunto de expectativas de comportamento de um indivíduo em situações especificas. As categorias de papéis administrativos são:

Interpessoais: chefe, líder, ligação

Informacionais: monitor, disseminador, interlocutor;

Papéis Decisoriais: empreendedor, solucionador de conflitos, alocador de recursos e negociador. Competência Administrativa

“É um conjunto de conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes que uma pessoa necessita para ser eficaz num vasto campo de atividades administrativas, em vários tipos de organizações”. (Hellriegel & Jackson, 1999).

Algumas competências para o sucesso gerencial extraídas da American Assembly of Collegiate Schools of Business (AACSB): liderança, objetividade, análise, flexibilidade, comunicação escrita e verbal, impacto pessoal, resistência ao stress e tolerância na incerteza.

10. A EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO- ANTECEDENTES HISTÓRICOS

As origens de alguns conceitos e práticas modernas de administração podem

ser atribuídas a civilizações muito antigas. Salomão, um governante bíblico

dirigiu a elaboração de acordos do comércio, administrou programas de

constituição e modelou tratados de paz no século X a.C. Entretanto, antes

disso já havia a necessidade de alguma forma ou sistema para governar o

povo. Muitos governantes antigos usaram seus fiéis servidores para executar

seus desejos soberanos, conferindo a esses servidores a devida autoridade

para atuar em nome do Chefe. De modo coletivo, os fiéis servidores se

converteram então no Conselho ou junta consultiva dos chefes. Para

administrar desenvolveram regras e tabus de conduta, usando o temor ao

sobrenatural para garantir a adesão e obediência a estas regras. Este é o

ponto de enfoque do estudo das civilizações antigas que influenciou o

pensamento administrativo em sua linha temporal.

Muitas teorias e técnicas usadas para administrar as organizações da atualidade são idéias que evoluíram de práticas do passado. Países, exércitos e organizações religiosas vêm há muito tempo criando soluções para lidar com recursos e realizar objetivos. As organizações militares contribuíram com: planejamento; organização; disciplina; hierarquia; logística; recursos humanos, unidade de comando; entre outros. A Igreja Católica contribuiu com: hierarquia de autoridade, assessoria, coordenação funcional . Alguns filósofos como Sócrates, Platão, Maquiável, Aristóteles entre outros, com seus pensamentos e ideias em suas épocas também contribuíram assim como os economistas.

A Revolução Industrial criou o contexto industrial, tecnológico, social, político e econômico que permitiu o surgimento da teoria administrativa, pois a substituição do trabalho manual pelas máquinas levou ao aparecimento das grandes indústrias e no final do século XX os problemas industriais como ineficiência, desperdício, vadiagem dos empregados e outros criaram a necessidade de novos modelos e processos de trabalho criando o ambiente necessário para os primeiros estudos que culminaram com o surgimento da Ciência da Administração.

11. AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO As teorias nos ajudam a entender processos essenciais. Segundo STONER (1999, p.22) teoria é um conjunto coerente de pressupostos elaborado para explicar as relações entre dois ou mais fatos observáveis. A teoria é aquela que embasa todas as nossas ações dentro da organização e sobre todos os seus stakeholders (participantes). Todas as teorias da administração são produto do ambiente, forças sociais, econômicas, políticas, tecnológicas e culturais. Situações de nosso dia-a-dia são bem claras das teorias

administrativas, pois em cada situação vemos a relação com as teorias. É importante salientar, que não existe uma teoria, modelo ou padrão para os acontecimentos, e a teoria que é eficaz em um determinado lugar pode não ser eficaz em outro determinado local.

ANOS - PRINCIPAIS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO

1903

- Administração científica

1909

-Teoria da burocracia

1916

-Teoria clássica

1932

-Teoria das relações humanas

1947

-Teoria estruturalista

1951

-Teoria dos sistemas

1953

-Abordagem sociotécnica

1954

-Teoria neoclássica

1957

-Teoria comportamental

1962

-Desenvolvimento organizacional

1972

-Teoria da contingência

Escola Clássica da Administração

Desde a pré-história, existe algum tipo de organização.O desenvolvimento de teorias de administração pare tornar os processos mais fáceis data de anos recentes, nos séculos XVIII e XIX. Estas teorias foram criadas devido a necessidade de planejar, organizar, direcionar e controlar os processos.

TEORIA CLÁSSICA (ESCOLA CLÁSSICA)

A Abordagem Clássica da Administração é formada por duas teorias principais:

Administração Científica ênfase na tarefa do operário Teoria Clássica- ênfase na estrutura da organização

Administração Científica se desenvolveu nos Estados Unidos no início do século XX com o engenheiro Frederick. W. Taylor. As tentativas de Taylor de substituir métodos empíricos e rudimentares de trabalho pelos métodos científicos recebeu o nome de Organização Racional do Trabalho- ORT.

A ORT se fundamenta nos seguintes aspectos:

12. Análise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos;

13. Estudo da fadiga humana;

14. Divisão do trabalho e especialização dos operários;

15. Desenho de cargos e tarefas;

16. Incentivos salariais e prêmios por produção;

17. Conceito de homo economicus;

18. Condições ambientais de trabalho;

19. Padronização

Princípios da Administração Científica segundo Taylor

Princípio do planejamento Princípio do preparo Princípio do controle Princípio da execução

Teoria Clássica

A Teoria Clássica nasceu com Henry Fayol (1841-1925), um engenheiro francês que, ao contrário de Taylor, procurou dar uma visão sintética, global e universal à Administração. Em seu livro “Administração Industrial e Geral”, ao definir administração, Fayol estabelece que o conjunto de operações, ou funções essenciais de qualquer empresa, seja ela grande, média ou pequena, pode ser dividido nos seguintes seis grupos:

1

Técnicas -Produção de bens ou de serviços

 

2

Comerciais- Compra, venda e permuta.

3

Financeiras- Procura e gerência de capitais

4

Segurança -Proteção e preservação dos bens e das pessoas

 

5

Contábeis-Inventários, registros, balanços, custos e estatísticas.

6

Administrativas

-Previsão,

organização,

direção,

coordenação

e

controle.

As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa, exercendo-se sempre acima delas.

Teoria da Burocracia Segundo o conceito popular, a burocracia é visualizada geralmente como uma empresa ou organização onde o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo as soluções rápidas ou eficientes. O termo também é empregado com o sentido de apego dos funcionários aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo passou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema (disfunções) e não ao sistema em si mesmo. O conceito de burocracia para Max Weber é exatamente o contrário. A burocracia é a organização eficiente por excelência. E para conseguir essa eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. Segundo Max Weber, a burocracia tem as seguintes características principais:

1-

Caráter legal das normas e regulamentos;

2-

Caráter formal das comunicações;

3-

Caráter racional e divisão do trabalho;

4-

Impessoalidade nas relações;

5-

Hierarquia de autoridade;

6-

Rotinas e procedimentos estandardizados;

7-

Competência técnica e meritocracia;

8-

Especialização da administração;

9- Profissionalização dos participantes.

O modelo Weberiano oferece vantagens, já que o sucesso das burocracias em

nossa sociedade se deve a numeras causas. Contudo, a racionalidade burocrática, a omissão das pessoas que participam da organização e os próprios dilemas da burocracia, constituem problemas que deve ser resolvidos pelos administradores, por isso hoje se propõem a aplicação da burocracia com flexibilidade para se adequar as necessidades organizacionais dentro do contexto atual.

Abordagem Humanística da Administração

A Abordagem Humanística ocorreu nos Estados Unidos, a partir da década de

1930. Ela surgiu graças ao desenvolvimento das ciências sociais, notadamente da Psicologia, e em particular, a Psicologia do Trabalho. A abordagem humanística teve seu início no final da segunda década do Século XX. Foi um

período marcado por forte recessão econômica, elevado desemprego e forte atuação dos sindicatos. Sua origem foi consequência das conclusões da

Experiência de Hawthorne, desenvolvida por Elton Mayo e colaboradores. A Experiência de Hawthorne teve quatro fases com as seguintes conclusões:

1. O nível de produção é resultante da integração social;

2. O comportamento do indivíduo se apoia no grupo;

3. O comportamento dos trabalhadores está condicionado a normas e padrões sociais;

4. O surgimento dos grupos informais;

5. As relações humanas;

6. A importância do conteúdo do cargo;

7. Ênfase nos aspectos emocionais;

Assim torna-se indispensável conciliar e harmonizar as duas funções básicas da organização: a função econômica ( produzir bens e serviços para garantir o equilíbrio externo) e a função social (distribuir satisfações entre os participantes para garantir o equilíbrio interno).

As decorrências da teoria das relações humanas mostra uma nova concepção sobre a natureza do homem: o homem social. Uma nova linguagem se deu com o advento da Teoria Das Relações

Humanas:

A influência da motivação humana;

A liderança;

A comunicação;

A organização informal;

A dinâmica de grupo;

Abordagem Comportamental da Administração

Elton Mayo e seus colegas chegaram a conclusão de que não é somente uma variável que altera a produtividade dos operários, mais sim um conjunto de variáveis interligadas. Segundo STONER (1999, p.31) Elton Mayo e seus colegas concluíram que os empregados trabalhariam mais caso acreditassem

que a administração estava preocupada com o seu bem-estar e que os

supervisores prestavam atenção especial neles. Portanto, foi a partir deste

estudo de Elton Mayo que se criou o conceito de homem social. Portanto, esta teoria foca mais o lado humano do que o lado técnico. Depois que Elton Mayo e seus colegas desenvolveram a abordagem das relações humanas, surgiram alguns pesquisadores que utilizavam métodos sofisticados e ficaram conhecidos como cientistas do comportamento. Entre os cientistas do comportamento estão Argyris, Maslow, McGregor e Herzberg. Uma das mais famosas teorias de motivação foi desenvolvida por Abhram Maslow. Ele desenvolveu a teoria de que a satisfação dos desejos e necessidades motiva o ser humano a buscar o objetivo de auto-realização. A Abordagem Comportamental- também chamada de behaviorista mostra a influência das ciências do comportamento na teoria administrativa e a busca de novas soluções democráticas, humanas e flexíveis para os problemas organizacionais. Assim surgem novos estudos sobre a motivação humana:

A Hierarquia das Necessidades Humanas de Maslow;

A Teoria dos Dois Fatores de Herzberg;

Os Estilos de Administração- teoria x e teoria y;

Sistemas de Administração;

Organização como um sistema social cooperativo;

Processo Decisório;

Homem Administrativo;

Comportamento Organizacional.

ABORDAGEM SISTÊMICA A abordagem sistêmica vê a organização como um sistema unificado e propositado, compostos de partes inter-relacionados. Isso permite que as pessoas enxerguem a empresa como um todo e parte do ambiente externo. Segundo STONER (1999, p.33) a teoria dos sistemas nos diz que a atividade de qualquer segmento de uma organização afeta em graus variados a

atividade de todos os outros segmentos.Entre eles estão os sistemas, subsistemas, sinergia, sistema aberto, sistema fechado.

ABORDAGEM CONTINGENCIAL

Esta abordagem foi criada por vários administradores e consultores que em campo procuram colocar em prática as teorias das escolas de administração. Descobriram então, que determinado método funciona bem em um ambiente e que o mesmo método não funciona bem em outro ambiente, portanto, concluíram que não existe um modelo padrão de abordagens que funcione bem em todos os ambientes. Portanto, segundo STONER (1999, p.35) a abordagem contingencial é a concepção que a técnica de administração que melhor contribui para o alcance dos objetivos organizacionais pode variar em situações ou circunstâncias diferentes. Verifica-se então que a abordagem contingencial é mais abrangente que a sistêmica, pois focaliza os pormenores das relações entre as partes.

EVOLUÇÃO DA ESCOLA CLÁSSICA- ESCOLA NEOCLÁSSICA

A Escola Neoclássica abrange diversas contribuições que permitiu classificar outros conceitos e técnicas como:

FUNÇÕES UNIVERSAIS DO ADMINISTRADOR

As Funções Universais do Administrador foram definidas na Abordagem Neoclássica da Administração, uma abordagem que deu uma nova roupagem as teorias da Administração, buscando trazer a praticidade necessária para o trabalho do Administrador e para a eficácia organizacional das empresas modernas.

As funções universais do Administrador e que juntas formam o processo administrativo são:

1- PLANEJAMENTO;

2- ORGANIZAÇÃO;

3-

DIREÇÃO, CORDENAÇÃO OU LIDERANÇA;

4- CONTROLE.

1. PLANEJAMENTO

As organizações não trabalham na base da improvisação. Quase tudo nelas é planejado antecipadamente. O planejamento figura como a 1 função administrativa, por ser aquela que serve de base para as demais funções. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá- los. Trata-se, pois de um modelo teórico para ação futura. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível. Planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para Alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Existem três tipos de planejamento: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. O planejamento estratégico é o planejamento mais amplo e abrange toda organização.

Planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. O planejamento é a mais importante das funções gerenciais. ● Planejar é: pensar e agir em relação ao futuro, essa é a essência do planejamento. Planejar é tomar decisões sobre o futuro. Uma das razões para planejar é lidar com a incerteza do futuro. Incerteza é a condição que ocorre quando se dispões de poucas informações ou quando não se tem controle sobre os eventos. Para uma organização, o futuro torna-se incerto quando não há informações suficientes sobre o comportamento da concorrência, dos consumidores, fornecedores, fontes de financiamento, evolução tecnológica e outros segmentos relevantes do ambiente.

● O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá- los. É um modelo teórico para ação futura. Planejar é definir objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência.

No planejamento se:

Define missão; Formula objetivos; Define os planos para alcançá-los; Programa as atividades

Princípios do planejamento

1) Flexibilidade: Os planos devem poder ser adaptados, segundo margens de tolerância 2) Precisão: Os planos devem ser o mais exatos possível

periodicamente

3) Reajustamentos:

Os

planos,

em

si,

necessitam

ser

reajustados

Elementos Do Planejamento

1) Plano: Como alcançar os objetivos

2) Objetivos:

rentabilidade, qualidade, produção, etc) 3) Estratégia: Esforço global para atingir os objetivos gerais da empresa 4) Tática: Esforço específico dentro do plano estratégico 5) Eficiência: Fazer corretamente o trabalho 6) Eficácia: Fazer o trabalho mais relevante para os objetivos da empresa 7) Metas: Resultados planejados (esperados)

As

"finalidades"

da

organização

(posição

no

mercado,

Abrangência do Planejamento Existem três níveis distintos de planejamento:

1.

O planejamento estratégico;

2.

O planejamento tático e;

3.

O planejamento operacional.

O

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

É o planejamento mais amplo e abrange toda organização. Suas característica

são:

● É projetado no longo prazo, tendo seus efeitos e consequências estendidos

há vários anos pela frente;

● Envolve a empresa na totalidade e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional;

● É definido pela cúpula da organização e corresponde ao plano maior.

ESTRATÉGIA E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO- DEFINIÇÕES

O conceito de estratégia nasceu da guerra, em que a realização de objetivos

significa superar um concorrente, que fica impedido de realizar os seus. Cada um dos dois lados quer derrotar o outro. Vem ai a definição de Aristóteles, segundo a qual a finalidade é a vitória. A estratégia é o meio (ou conjunto dos meios) para alcançar um fim (objetivo), que é a vitória sobre um oponente . ( figura 01)

Situação Desejada
Situação Desejada

X

Situação Atual

20

Figura 05

O Planejamento estratégico é um processo intelectual, que consiste em estruturar e esclarecer a visão dos caminhos que a organização deve seguir e os objetivos que deve alcançar. Há diversos componentes nesse processo intelectual, principalmente:

∙ A missão, que é a razão de ser da organização, e que reflete seus valores, sua vocação e suas competências.

∙ O desempenho da organização- os resultados efetivamente alcançados.

∙ Os desafios e oportunidades do ambiente.

∙ Os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização.

∙ As competências dos planejadores- seu conhecimento de técnicas, suas atitudes em relação ao futuro, seu interesse em planejar.

“PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO É UM PROCESSO DE ORGANIZAR IDÉIAS A RESPEITO DO FUTURO.”

PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO- VISÃO PANORÂMICA

Um processo sistemático de planejamento estratégico é uma sequência de análises e decisões que compreende os seguintes componentes principais:

(figura 02)

Figura 06

Processo de Planejamento Estratégico

Análise do ambiente externo Definição de objetivos e estratégias Análise de pontos fortes e fracos
Análise do
ambiente
externo
Definição de
objetivos e
estratégias
Análise de
pontos fortes e
fracos

Análise da situação estratégica

pontos fortes e fracos Análise da situação estratégica Estratégias funcionais e operacionais Execução e
pontos fortes e fracos Análise da situação estratégica Estratégias funcionais e operacionais Execução e
Estratégias funcionais e operacionais
Estratégias
funcionais e
operacionais

Execução e avaliação

PROCESSO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

1-

Análise

da

situação

estratégica

presente

da

organização.

(onde

estamos ? como chegamos aqui?)

 

2- Avaliação

das

diretrizes

superiores.

(que

orientações

de

níveis

hierárquicos superiores, se for o caso, devemos levar em conta?)

21

3- ∙Análise do ambiente externo. (Quais são as ameaças e oportunidades do ambiente?) 4- Análise do ambiente interno. (Quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização).

5-

6-

Definição do plano estratégico, compreendendo os objetivos e a seleção das estratégias da organização. (Para onde devemos ir? O que devemos fazer para chegar até lá?)

20. PROCESSO DECISÓRIO E RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS

O processo de tomar decisões ajuda a compreender o trabalho gerencial e a desenvolver as habilidades administrativas. Uma decisão é uma escolha entre alternativas ou possibilidades. As decisões são tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades.

O processo de tomar decisões é a sequência de etapas que vai da

identificação de uma situação até a escolha e colocação em prática de uma ação ou solução.

O processo

oportunidades tem cinco fases principais.

de

tomar

decisões,

para

resolver

problemas

e

aproveitar

1. Identificação do problema ou oportunidade;

2. Diagnóstico;

3. Geração de alternativas;

4. Escolha de uma alternativa;

5. Avaliação da Decisão.

Existem algumas técnicas que foram desenvolvidas para ajudar os gerentes a analisar os problemas de forma sistemática, estudando suas causas,consequências e prioridades;

Vejamos a seguir algumas dessas técnicas:

Diagrama de Ishikawa ou Espinha de peixe

O diagrama de Ishikawa é um gráfico que tem por finalidade organizar o raciocínio e a discussão sobre as causas de um problema. Os problemas estudados por meio da espinha de peixe começam com a pergunta: “ por que”

O diagrama espinha de peixe é um método de localizar a "causa original" de um

O diagrama espinha de peixe é um método de localizar a "causa original" de um problema. Cada "espinha" desse diagrama representa uma causa que contribui para o problema.

Após ter definido as causas originais, você deverá priorizar a causa que mais contribui para o problema.

Depois de você ter identificado as causas originais, geralmente será útil criar outras espinhas para compreender melhor como essas causas poderão ser abordadas.

O diagrama de Ishikawa além de ser chamado de espinha de peixe também é conhecido como diagrama de causa e efeito ou diagrama 4M porque foca os métodos, materiais, mão de obra e máquinas.

Brainstorming ou tempestade de ideias

O brainstorming opera com base em dois princípios - a suspensão do julgamento e a reação em cadeia. As pessoas interagem verbalmente, cada pessoa fala, dando sugestões para resolver um problema, sem que essas sugestões sejam criticadas pelos outros participantes. Quando houver número suficiente de ideias, ou quando o fluxo de ideias se esgotar, o processo é interrompido, as sugestões são sintetizadas e agrupadas em categorias. Finalmente cada sugestão ou categoria de sugestões é então avaliada e criticada.

Existem variadas técnicas que ajudam no planejamento estratégico

O PLANEJAMENTO TÁTICO

23

É o planejamento que atinge cada departamento ou unidade da empresa. Suas características são:

● É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual;

● Envolve cada departamento e abrange recursos específicos, preocupa-se em atingir os objetivos departamentais;

● é definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

O PLANEJAMENTO OPERACIONAL É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:

● É projetado para o curto prazo, para o imediato;

● Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente, preocupa-se com o alcance de metas específicas; ●É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional Figura03
Planejamento
Estratégico
Planejamento Tático
Planejamento Operacional
Figura03

Níveis do Planejamento

2. ORGANIZAÇÃO

Organização como função administrativa e parte do processo

administrativo é o ato de organizar, estrutura e integrar os recursos e os órgãos e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles. Assim, organizar consiste em:

● Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados;

● Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentos);

● Designar as atividades específicas, posições e pessoas ( cargos e tarefas).

A organização abrange também os três níveis (global, departamental e

operacional).

O processo de organizar consiste em dividir tarefas entre blocos de trabalho chamados departamentos, a escolha de tarefas que serão atribuídas aos departamentos baseia-se nos critérios da departamentalização. Um critério de departamentalização é uma forma de atribuir tarefas e de especializar os blocos de trabalho das organizações.

Os princípios e técnicas básicas do processo de organizar são os mesmos para todos os tipos de organizações. No entanto as estruturas

organizacionais são diferentes de uma organização para a outra. O modelo de estrutura organizacional é ao mesmo tempo estável e dinâmico

e deve ser capaz de atender as situações que podem variar de um momento para outro.

ser capaz de atender as situações que podem variar de um momento para outro. Estrutura linear

Estrutura linear

ser capaz de atender as situações que podem variar de um momento para outro. Estrutura linear

Estrutura Funcional

Estrutura linha – staff 3. DIREÇÃO/ COORDENAÇÃO/LIDERANÇA A direção constitui a terceira função administrativa

Estrutura linha staff

3. DIREÇÃO/ COORDENAÇÃO/LIDERANÇA

A direção constitui a terceira função administrativa e vem logo depois do planejamento e da organização. O papel da direção é acionar e dinamizar

a empresa. A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha e tem muito a ver com as pessoas. A direção é a função administrativa que se refere as relações interpessoais dos administradores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados.

A direção envolve vários elementos muito importantes como:

comunicação, motivação, estilo de liderança.

De acordo com Chiavenato (2005), existem três tipos de liderança, que são a liderança autocrática, liberal e democrática e estas possuem algumas características:

Cronograma

Liderança

 

Liderança

 

Liderança

 

de Trabalho

Autocrática

 

Democrática

Liberal

Tomada

de

Apenas

o

líder

As

diretrizes são

Total liberdade para

Decisões

decide

e

fixa

as

debatidas e decididas pelo grupo que é estimulado e assistido pelo líder.

a tomada de

diretrizes

sem

decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder.

qualquer

 

participação

do

grupo.

 

Programação

O líder determina

O

próprio

grupo

A participação

do

dos

providências pra a execução das tarefas, uma por vez, na medida em

esboça providências e

líder

no

debate

é

Trabalhos

técnicas para atingir o

limitada

alvo

com

o

apresentando

aconselhamento

apenas alternativas

que

são

técnico

do

líder.

As

ao

grupo,

necessárias e de modo imprevisível

tarefas ganham novos

esclarecendo

que

contornos

com

os

poderia

fornecer

pra o grupo

 

debates.

 

informações desde que solicitada.

Divisão

do

O

líder determina

A

divisão das tarefas

Tanto a divisão das tarefas quanto a

Trabalho

qual a tarefa que

fica a critério do grupo

cada

um deverá

e

cada membro tem

escolha dos colegas ficam por conta do

executar e

qual

liberdade de escolher seus próprios colegas.

seu companheiro

grupo.

 

Com

de

trabalho.

 

absoluta falta de participação do líder.

Participação

O

líder pessoal e

O

líder procura ser um

O

líder

não

faz

do Líder

dominador nos elogios e nas

membro normal do grupo. É objetivo e estimula com fatos,

nenhuma

tentativa

de

avaliar

o

curso

críticas ao trabalho

das

coisas.

Faz

de

cada um.

elogios ou críticas.

apenas comentários quando perguntado.

Fonte: CHIAVENATO, 2005.

3.3 Características do Líder

Para Chiavenatto (2005) o líder moderno o qual ele denomina e classifica como renovador e que neste contexto, os liderados de maneira geral esperam que o líder apresente algumas características, que o materializam e dão a ele estabilidade como líder que são:

Focalização nos objetivos; Orientação para a ação; Auto-Confiança; Habilidades no relacionamento humano; Criatividade e Inovação; Flexibilidade; Tomada de Decisão; Padrões de Desempenho; Visão de Futuro;

Além destas características que são citadas e sugeridas pelo referido autor acima, ainda se complementa algumas outras posturas que são atribuídas a um líder no momento em que ele se relaciona com a sociedade e que a partir disto toma suas decisões, são elas:

Cabeça estratégica; Integridade, autenticidade; Atitudes positivas; Ousadia, capacidade de assumir riscos; Abertura para as possibilidades das novas tecnologias; Coerência.

Para Santos (1997) o líder deve apresentar características diferenciadoras se forem feitos traços de comparação com os gerentes e que são reproduzidos no

quadro que se refere e denota este traço comparativo entre um verdadeiro líder

e um gerente:

CARACTERÍSTICAS DIFERENCIADORAS ENTRE GERENTES E LÍDERES.

Gerentes

Líderes

Administra

Inova

É

uma cópia

É um original

Foco: sistemas e estruturas

Foco: pessoas

Apoia-se no controle

 

Inspira confiança

 

Visão de curto prazo

 

Visão de longo prazo

 

Pergunta como e quando

 

Pergunta o quê e por quê

 

Tem

os

olhos

sempre

nos

Tem

os

olhos

sempre

no

limites

horizonte

 

Limita

Dá origem

 

Aceita o status quo

 

Desafia

É o clássico bom soldado

 

É a sua própria pessoa

 

Faz certo as coisas

 

Faz a coisa certa

 

Fonte: SANTOS, Enise Aragão. A liderança nos grupos autogeridos. In Anais do II SEMEAD, 1997, p. 158.

MOTIVAÇÃO

A palavra motivação deriva do latim motivus, movere , que significa mover.

Em seu sentido original a palavra indica o processo pelo qual o comportamento humano é incentivado estimulado por algum tipo de motivo ou razão

A motivação é o processo responsável pela intensidade, direção e persistência dos esforços de uma pessoa para o alcance de uma determinada meta e cumpra determinados objetivos. (ROBBINS 2002, p. 112)

Fatores que Geram Motivação:

Trabalho interessante;

Auto - realização;

Reconhecimento;

Segurança;

Diálogo;

Desenvolvimento Pessoal e Treinamento;

Remuneração;

Promoção e crescimento na organização.;

Condições de trabalho;

Colegas;

Benefícios;

Status.

Sugestões para melhoramento:

Estimular o estrategismo:

Estabelecer objetivos claros:

Emponderamento;

Relacionamento e Comunicação;

Reconhecimento e Apreço;

Moral

.

e Comunicação; Reconhecimento e Apreço; Moral . Figura 02 Muitas foram as contribuições que os cientistas

Figura 02

Muitas foram as contribuições que os cientistas comportamentais deram a administração, entre as contribuições estão: compreensão da motivação,

29

comportamento de grupos, relações no trabalho, comunicação, liderança e muitas outras.

Comunicação

A comunicação é o processo de transmissão de informações e o respectivo

entendimento do significado pelos envolvidos. Tipos: Verbal e não-verbal Verbal: escrita Não-verbal: inclui o Comportamento Cinésico (movimentos dos corpos); Proxemia (influência da proximidade e do espaço); Paralinguagem (forma como alguma coisa dita, tom de voz, sonolência); Linguagem de Objeto (uso de coisas materiais, vestimenta, maquiagem A comunicação organizacional flui formalmente na direção vertical, horizontal e informal.

As Funções e os Elementos da Comunicação Funções: Informação, Motivação, Emoção e Controle Elementos: Transmissor, Codificação, Mensagem, Canal, Decodificação, Receptor e Ruído A Eficácia da Comunicação vai se dar por meio do que chamamos de Feedback. Melhoria dos Processos de Comunicação

A diferença entre comunicação eficaz e ineficaz, reside na avaliação de 04

aspectos do processo: diferenças de percepção, emoções, inconsistências entre a forma verbal e não verbal e confiança entre as partes.

Percepção e Comunicação

A percepção é o processo pelo qual a pessoa recebe, organiza e interpreta as

informações advindas do ambiente. A percepção atua como uma rede ou um futuro através do qual a informação passa antes de causar impacto nas decisões e ações individuais, conforme ilustramos abaixo:

Percepção do Transmissor

==>Mensagem ==> <==Feedback <==

Percepção do Receptor

FEEDBACK- consiste nas respostas que o receptor dá em sua comunicação com o transmissor original ou com outra pessoa

Distorções da Percepção Estereótipos: Atributos de um grupo que são transferidos ao indivíduo. Efeito Halo: Formação de opinião pela maneira de vestir, corte de cabelo. Percepção Seletiva: Destacam-se aspectos de pessoas ou situações pelas crenças, ou por um determinado ponto de vista. Projeção: Quando se designa atributos pessoais a outros indivíduos.

A comunicação nas organizações depende da qualidade da comunicação

pessoas. Se as pessoas comunicam-se eficazmente, os processos organizacionais de comunicação também tendem a ser eficazes também. A comunicação que envolve empatia garante além da melhoria organizacional a melhoria das relações interpessoais.

Desenvolvimento dos Grupos e Equipes

Um grupo é um conjunto de pessoas que têm um objetivo comum ou que compartilha alguma característica.

Os grupos formais, também chamados equipe de trabalho, são aqueles criados pela administração para fazer parte de uma unidade de trabalho.

A cada gerente está ligado um grupo formal- sua equipe de funcionários,

colaboradores ou auxiliares.

Grupos informais- os grupos informais não têm chefes, mais é possível que tenham líderes dependo das ocasiões.

A dinâmica de um grupo é um sistema no qual as pessoas interagem para

produzir resultados.

O desenvolvimento de equipes, é um processo de aprimorar as competências dos integrantes de um grupo, com a finalidade de torná-los um

grupo de alto desempenho. O desenvolvimento de equipes é um processo

contínuo.

Nunca se falou tanto em equipes como agora. As organizações estão

migrando velozmente para o trabalho em equipe, o objetivo é obter a

participação das pessoas e buscar respostas rápidas às mudanças no

ambiente de negócios e que permitam atender as crescentes demandas dos

clientes. O Administrador faz as coisas através das pessoas, ou melhor,

através da equipe que lidera e conduz. A equipe é essencial para o trabalho do

administrador em qualquer nível organizacional. Os principais atributos das

equipes de alto desempenho são:

Participação; responsabilidade; clareza; interação; flexibilidade; foco;

criatividade; velocidade entre outros.

CONTROLE

A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle é um processo cíclico que tem quatro fases:

1- Estabelecimento de padrões ou critérios. Os padrões representam i

desempenho desejado e podem ser expressos em tempo, dinheiro, qualidade, unidades físicas, custos, índices. Assim temos o custo- padrão, os padrões de qualidade, os padrões de volume entre outros são exemplos de padrões ou critérios. 2- Observação do desempenho, a observação ou verificação do desempenho ou do resultado busca obter informação precisa a respeito daquilo que está sendo controlado. 3- Comparação do desempenho com o padrão estabelecido, o desempenho deve ser comparado com o padrão para verificar eventuais desvios ou variações e geralmente essa comparação é feita por meio de gráficos, relatórios, índices, porcentagens, medidas estatísticas etc. essas técnicas visam ter o máximo possível de informação sobre o que está sendo controlado. 4- Ação corretiva, o objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados da melhor maneira. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos para que as operações sejam normalizadas. A ação corretiva visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretende fazer.

Essas quatro funções- planejar, organizar, dirigir e controlar- juntas formam o processo administrativo e são as funções universais do Administrador”.

ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS APO

A Administração por Objetivos surgiu também na Abordagem Neoclássica,

como um método de avaliação e controle sobre o desempenho de áreas e de

organizações em crescimento rápido, sendo uma técnica de direção de

esforços através do planejamento e controle administrativo fundamentado no

princípio de que, para atingir resultados, a organização precisa antes definir em

que negócios estão atuando e aonde pretende chegar.

Inicialmente se estabelecem os objetivos anuais da empresa formulados na

base de um plano de objetivos a longo prazo e os objetivos de cada

departamento são feitos na base dos objetivos anuais da empresa. Sendo a

APO um processo onde uma organização identifica os objetivos comuns

definindo as áreas de responsabilidade de cada um em termos de resultados

esperados.

Características Principais:

1. Estabelecimento conjunto de objetivos entre o executivo e o seu

superior.

2. Visão de resultado esperado, baseado nas premissas corporativas.

3. Definição objetivos para cada departamento.

4. Baseado no grau de envolvimento/participação nos objetivos.

5. Interligação dos objetivos departamentais (visão de conjunto);

6. mesmo quando os objetivos não se apóiam nos mesmos princípios

básicos;

7. Elaboração de planos táticos e de planos operacionais, com ênfase na

mensuração e no controle;

8. Comparação com os resultados planejados, portanto somente os

resultados que podem ser mensurados podem ser aplicados a “APO”.

9. Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos;

10. -Visa a correção de rumo caso necessário para alcançar o resultado esperado; 11. -Participação atuante dos gestores; 12. Assumir e envolver-se com os objetivos;

13. Apoio intenso do staff durante os primeiros períodos;

14. Requer apoio intenso até que os planos sejam alavancados. Conceito de Objetivo:

Um objetivo é um enunciado escrito sobre resultados a serem alcançados num

período determinado, os objetivos devem ser quantificáveis, difíceis, relevantes

e compatíveis, são números que orientam o desempenho dos gerentes para um resultado mensurável. Sendo assim devemos observar alguns critérios para a escolha dos objetivos:

Atividades que tem maior impacto sobre os resultados,

O objetivo deve ser específico quanto aos dados concretos,

Focalizar objetivos no trabalho e não no homem,

Detalhar cada objetivo,

Usar linguagem compreensível para os gerentes,

Manter-se dentro dos princípios de Administração.

Objetivos mais comuns as empresas privadas:

Administração. Objetivos mais comuns as empresas privadas: inovação e criatividade nos produtos. produtividade e

inovação e criatividade nos produtos. produtividade e índices de eficiência/eficácia. aplicação rentável dos recursos físicos e financeiros. Uma vez fixados os objetivos organizacionais, o próximo passo é saber como alcançá-los, ou melhor, estabelecer uma estratégia empresarial a ser utilizada para melhor alcançar aqueles objetivos e quais as táticas que melhor implementam a estratégia adotada.

A estratégia envolve a organização como um todo, é um meio para alcançar

os objetivos organizacionais e por sua vez visa o longo prazo.

A tática refere-se a cada departamento, é um meio de alcançar os objetivos

departamentais e por sua vez visa o médio ou curto prazo.

Tanto a estratégia empresarial quanto as táticas dela decorrente exigem planejamento estratégico. O planejamento estratégico refere-se a maneira pela qual uma empresa pretende aplicar uma determinada estratégia para alcançar

os objetivos propostos. Sendo geralmente um planejamento à longo prazo.

A definição da APO como um sistema dinâmico que procura integrar as

necessidades da companhia de definir e atingir seus alvos de lucro e crescimento com a necessidade do gerente de contribuir e de desenvolver-se. A APO não é uma fórmula mágica, mas um meio de desenvolver um trabalho

ordenado e consciente para conhecer com razoável probabilidade o resultado futuro das decisões, algumas críticas podem ser feitas ao modelo quando exposto a abusos e a má interpretação, assim como sua aplicação apressada sem a devida preparação das políticas e do pessoal pode conduzir a resultados desastrosos.

O CICLO CONTÍNUO DA APO

Figura 04

Fixação dos objetivos globais da

empresa

APO Figura 04 Fixação dos objetivos globais da empresa Elaboração do Planejamento Estratégico Fixação dos

Elaboração do Planejamento

Estratégico

da empresa Elaboração do Planejamento Estratégico Fixação dos objetivos departamentais para o ano
da empresa Elaboração do Planejamento Estratégico Fixação dos objetivos departamentais para o ano

Fixação dos objetivos

departamentais para o ano

Fixação dos objetivos departamentais para o ano Avaliação dos resultados alcançados em comparação com

Avaliação dos resultados alcançados em comparação com os objetivos departamentais

alcançados em comparação com os objetivos departamentais Elaboração do plano tático do departamento Revisão nos

Elaboração do plano tático do departamento

Revisão nos planos ou alteração nos objetivos departamentais

nos planos ou alteração nos objetivos departamentais Desdobramento do plano tático em planos operacionais

Desdobramento do plano tático em planos operacionais

Desdobramento do plano tático em planos operacionais Avaliação dos resultados alcançados em comparação com

Avaliação dos resultados alcançados em comparação com os objetivos departamentais

36

Pré - APO

Administração

cotidiano,

do

Visualização para dentro,

Orientação para produtos,

Orientação para a

organização,

Orientação para as

atividades,

Administração da rotina,

Ênfase no “como”,

Ênfase no dinheiro,

máquinas e materiais,

Controles centralizados,

funcionais e tecnocráticos,

Pós - APO

Focalização no futuro,

Visualização para fora,

Orientação para pessoas,

Orientação para clientes,

Orientação para

resultados,

Criação das inovações,

Ênfase no “para que”

Ênfase em pessoas,

mentalidade e tempo,

Iniciativa descentralizada

dos subordinados,

Estilo participativo,

Dele a ão

e

ADMINISTRAÇÃO HOJE

À medida que novos desafios vão surgindo à administração necessita se

adaptar ou modificar suas abordagens e conceitos para que fique aplicável. O mundo empresarial deixou a forma burocrática e migrou para os sistemas pós- industriais. Mudanças importantes aconteceram durante todos esses anos, entre elas, as mudanças rápidas e inesperadas, principalmente no campo do conhecimento,

o crescimento no tamanho das empresas, pois se tornaram empresas

complexas e globais e o mais importantes, a era do conhecimento, onde deve exigir dos administradores competência diversa e especializada. O mundo da

Administração é incerto e desafiador, pois muitas são as mudanças e as transformações que ocorrem no ambiente, e todas estas mudanças e transformações são muito ambíguas e incertas. A Administração se defronta com problemas diferentes todos os dias, cada dia

é um problema diferente a ser resolvido, e cada um com características

próprias. A sociedade está ficando cada vez mais exigente, os clientes estão cada vez mais cônscios de seus direitos, a concorrência é acirrada e o

mercado é competitivo, onde só sobrevivem as melhores empresas. Com a

globalização econômica, a temática prioritária no campo empresarial passou a

ser a competitividade. Pois saber competir em um universo é hoje questão de

sobrevivência para as empresas, desde grandes empresas globais a empresas

de menor porte. Uma a uma, estão caindo as barreiras alfandegárias entre os

países, tanto na Europa, América do Norte e América do Sul. Em um curto

prazo, o comércio internacional será realmente uma terra sem fronteiras,

facilitando o acesso da população aos bens fabricados. Nesse caminho, a

necessidade de se impor em um mercado sem fronteiras fez com que as

economias substituíssem o trabalho humano pela eficiência e perfeição da alta

tecnologia, um exemplo é a automação.

Hoje, a sociedade está passando por profundas mudanças que afetam todas

as empresas e seu ambiente. Segundo CHIAVENATO (1997, p.20-5), estas

mudanças são:

Da sociedade industrial para a sociedade de informação;

Da tecnologia simples para a alta tecnologia;

Da economia nacional para a economia global;

Do curto prazo para o longo prazo;

Da democracia representativa para a democracia participativa;

Das hierarquias para a comunicação lateral intensiva;

Da opção dual para a opção múltipla;

Da centralização para a descentralização; e, da ajuda institucional para

a auto-ajuda.

Em busca da competitividade e para atender as grandes transformações como a que vivemos nessa ERA DA INFORMAÇÃO que leva a vários desafios: o conhecimento; digitalização virtualização, globalização entre outros- a Administração, vêm expor as soluções emergentes como:

Melhoria contínua;

Qualidade total;

Reengenharia;

Benchmarking;

Equipes de alto desempenho;

Gestão de projetos, entre outros.

BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a Teoria Geral da Administração. 7ª edição. São Paulo : Makron Books. 2003.

MAXIMINIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração. 6. ed. São Paulo : Atlas : 2004.

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