INTRODUCCION A LAS FUNCIO NES DE EXCEL

DEFINICIN DE FUNCIN
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2013 (o por el usuario), que opera con uno o ms
argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones estn agrupadas por categoras y es
sencilla su eleccin, segn el mtodo que emplees.

Sintaxis:
Todas las funciones de Excel, tienen una misma estructura de ingreso a la hoja de clculo, lo
nico que cambia son los argumentos utilizados por ellas; por eso se tiene como sintaxis
general:
Nombre_de_la_Funcin
Nombre_de_la_Funcin (arg1; arg2;....;
arg2;....; argN)
argN)
Separador de grupo
Dnde:

Nombre_de_la_Funcin:
Nombre_de_la_Funcin es un nombre abreviado que identifica a la funcin.

(arg;
arg; arg2,....;
arg2,....; argN)
argN): son los argumentos requeridos para proveer un resultado.

Separador de grupo: puede ser ; o , (debes tener presente, ya que puede devolverte un
Error como resultado).

INGRESAR UNA FUNCIN EN LA HOJA DE CLCULO

Mtodo 1: Escribiendo
Escribiendo la funcin
Este mtodo consiste en digitar
digitar la funcin y sus argumentos
argumentos con los datos de nuestra aplicacin,
teniendo en cuenta la sintaxis de la funcin que estas empleando. No olvides!,
olvides! que cada funcin tiene
argumentos diferentes.

Para explicar adecuadamente este mtodo, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ejercicio
Ejercicio:
rcicio
Se tiene las notas de los alumnos de una institucin educativa, y se pide Calcular el puntaje total
obtenido por cada uno de ellos.
1. Sita el cursor en la celda donde escribirs la funcin. Para nuestro ejemplo : celda F2
2. Escribe la funcin segn su sintaxis. Ejemplo: =SUMA(B2:E2)

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Clic y escriba la
funcin y sus
argumentos

IMPORTANTE:
1. Observa que al escribir el nombre de la funcin, iniciando con el signo =, el
programa te localiza rpidamente en una lista de funciones, la que desea utilizar; para
ingresar sus argumentos.

2. Al escribir la funcin y sus argumentos debes seguir exactamente la sintaxis que te

muestra en ese instante el Excel:

3. Pulsa la tecla Enter para ver el resultado.

4. Ahora debes copiar la funcin obtenida, verticalmente desde el controlador de relleno.

-2-

Mtodo 2: Usando el asistente Insertar funcin

funcin
Este mtodo consiste en insertar
insertar la funcin y sus argumentos
argumentos a travs del botn Insertar funcin,
funcin
para luego obtener los resultados.

Para explicar adecuadamente este mtodo, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ejercicio: Ahora usando el mismo cuadro de datos, debes calcular la mxima nota de cada alumno.
alumno
Previamente ingresa el texto MAXIMA NOTA en la celda G1.
1. Sita el cursor en la celda donde se insertars la funcin. Ejemplo: celda G2

2. Haz clic en el botn Insertar funcin que est en la Barra de frmulas

3. En el cuadro de dilogo Insertar

Insertar funcin,
funcin selecciona la categora y la funcin a usar:
Ejemplo:: Categora: Estadsticas y Funcin: Max.
Max

-3-

2
4. Haz clic en el botn Aceptar

5. Ingresa los argumentos solicitados. Puedes escribir el rango de celdas o seleccionarlo desde el
mismo cuadro de datos (con arrastre). Ejemplo: Nmero1:
Nmero1: B2:F2.
F2

6. Ahora haz clic en el botn Aceptar,

Aceptar enseguida copia la frmula hacia abajo.

Mtodo 3: Uso del botn Autosuma

Es otro mtodo que tambin puedes usar, consiste en utilizar el botn Autosuma,
Autosuma que contiene
bsicamente a las funciones ms usuales del programa.

Para explicar adecuadamente este mtodo, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ejercicio: Siguiendo con el mismo ejercicio, ahora debes calcular, debes calcular la mnima
mnima nota de
cada alumno.
alumno Previamente ingresa el texto MINIMA NOTA en la celda H1.
1. Haz clic en la celda donde se insertars la funcin. Ejemplo: celda H2
2. Selecciona la ficha Inicio,
Inicio y del grupo Modificar elija la opcin: Autosuma
3. Selecciona el nombre de la funcin a usar. Ejemplo: Min
4. Selecciona el rango de datos que se vas a usar (hazlo con arrastre).
Ejemplo: B2:E2

-4-

3
1

5. Ahora pulsa Enter para obtener los resultados y copia la funcin verticalmente.

Mtodo 4:
4: Uso de la Biblioteca de Funciones
Este mtodo es un resumen del mtodo 2, ya que las funciones estn agrupadas por
categoras en el grupo Biblioteca de funciones;
funciones; para que las puedas seleccionar segn el
clculo a realizar.

Para explicar este mtodo, continuaremos desarrollando el siguiente ejercicio:

Ejercicio: Ahora debes calcular, debes calcular el promedio de cada alumno.
alumno Previamente ingresa el
texto PROMEDIO
PROMEDIO NOTAS
NOTAS en la celda I1.

-5-

1. Ubica el cursor en la celda donde se insertars la funcin. Ejemplo: Celda I2

2. En la ficha Frmulas y en el grupo Biblioteca de Funciones,
Funciones, localiza la categora y funcin:
Promedio.
Promedio.

3. Ingresa los argumentos requeridos. Seleccione el rango de datos, con arrastre.

4. Haz clic en el botn Aceptar y copia la funcin.

-6-

FUNCIONES ESTADISTICAS
1. FUNCION PROMEDIO
Devuelve el promedio de un rango numrico de datos seleccionado.
Sintaxis:
=Promedio
Promedio (Nmero1; Nmero2;...)

Para explicar el uso de esta funcin, emplearemos el siguiente ejercicio:

Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Se tiene las ventas realizadas en el primer trimestre del presente ao por los vendedores
de la empresa TOLIMAS S.A. Se pide obtener el promedio de ventas por vendedor.
vendedor El mtodo de
funciones a usar quedar a tu criterio segn lo aprendido anteriormente.

Calculando el Promedio del Vendedor

Para nuestro caso usaremos el mtodo3: Botn Autosuma
1. Haz clic en la celda E2,
E2 para obtener el Promedio Vendedor.
Vendedor.
2. Como es una funcin bsica, puedes usar rpidamente el botn Autosuma (ficha Inicio)
Inicio):

3. Ahora debes seleccionar (con arrastre) los argumentos que sern promediados: B2:D2
:D2

-7-

4. Pulsa la tecla Enter para obtener el Promedio Vendedor.

Vendedor Ahora puedes copiar la funcin al
resto de vendedores (arrastre desde el controlador de relleno).

2. FUNCION MIN
Devuelve el valor mnimo de un rango de valores.
Sintaxis:
=Min
Min (Nmero1; Nmero2;...)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Ahora debes calcular la menor venta de cada vendedor..

Para este ejercicio, tambien emplearemos el mtodo 3: Botn Autosuma,

Autosuma por ser una
funcin bsica.
Previamente debes ingresar en la celda F1, el texto: MINIMA VENTA.

-8-

1. Selecciona la celda F2,

F2 para obtener la Mnima Venta por vendedor.
2. Haz clic en el botn Autosuma y elige la funcin MIN:
MIN

3. Ahora selecciona (con arrastre) el rango de datos donde se buscar el valor mnimo: B2:D2

4. Pulsa la tecla Enter,

Enter para obtener el resultado. Puedes copiar la funcin insertada al resto de
vendedores:

-9-

3. FUNCION MAX
Devuelve el valor mximo de un rango de valores.
Sintaxis:
=Max
Max (Nmero1; Nmero2;...)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Tambin en el mismo cuadro de datos que estamos trabajando debers calcular la venta
mayor de cada vendedor.
vendedor
Previamente debes ingresar en la celda G1,
MAXIMA VENTA
G1 el texto MAXIMA
VENTA y podrs usar tambin el
botn Autosuma para obtener el resultado.

1. Selecciona la celda G2, para obtener la Mxima Venta por vendedor.

2. Haz clic en el botn Autosuma y elige la funcin MAX:
AX

-10-

3. Ahora selecciona (con arrastre) el rango de datos donde se buscar el valor mximo: B2:D2

4. Pulsa la tecla Enter,

Enter para obtener el resultado. Puedes copiar la funcin insertada al resto de
vendedores:

5. FUNCION CONTAR
Devuelve la cantidad de datos numricos de un rango.
Sintaxis:
=Contar
Contar (Valor1; Valor2;...)

-11-

Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Usando la misma aplicacin anterior, debes calcular el N de ventas hechas en el
trimestre.
trimestre.
Previamente debes ingresar en la celda C10,
N Ventas hechas en el Trimestre
C10 el texto N
Trimestre y
podrs usar tambin el botn Insertar funcin para obtener el resultado.

1. Selecciona la celda D10,

D10 para que insertes la funcin CONTAR.
CONTAR

2. Selecciona la ficha Frmulas y haz un clic en el botn Insertar funcin de la Biblioteca de

funciones. Elige la categora: ESTADISTICAS y la funcin CONTAR.
CONTAR

-12-

3. Ahora debes ingresar el argumento del conteo: Selecciona el rango de datos donde se
har el conteo.

4. Pulsa la tecla Enter para obtener el resultado.

IMPORTANTE!
IMPORTANTE! Debes tener siempre en cuenta que esta funcin solo se aplica sobre
rango de datos numricos. Ahora veremos la funcin CONTARA.

-13-

6. FUNCION CONTARA
Devuelve la cantidad de datos de un rango de celdas llenas.
Sintaxis:
=Contara
Contara (Valor1; Valor2;...)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Debes calcular el N de vendedores y el N de ventas hechas por Vctor y Andrea.

Previamente debes ingresar en la celda C12,

N Vendedores
C12 el texto N
Vendedores y podrs usar tambin el
botn Insertar funcin para obtener el resultado.

D12, para que insertes la funcin CONTARA

CONTARA.
1. Selecciona la celda D12

2. Selecciona la ficha Frmulas y haz un clic en el botn Insertar funcin de la Biblioteca de

funciones. Elige la categora: ESTADISTICAS y la funcin CONTARA.
CONTARA

-14-

1
2

3. Ahora debes ingresar el argumento del conteo: Selecciona el rango de datos donde se
har el conteo.

4. Pulsa la tecla Enter para obtener el resultado.

-15-

7. FUNCION CONTAR.BLANCO
CONTAR.BLANCO
Devuelve la cantidad de celdas en blanco en un rango de celdas.
Sintaxis:
=Contar.blanco
Contar.blanco (Rango)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Ahora calcularas el N de ventas no realizadas en el trimestre.
Previamente debes ingresar en la celda C14,
N Ventas no hechas en el trimestre,
C14 el texto N
trimestre
podrs usar tambin el botn Insertar funcin para obtener el resultado.

1. Selecciona la celda D14

D14, para que insertes la funcin Contar.blanco.
Contar.blanco.

2. Selecciona la ficha Frmulas y haz un clic en el botn Insertar funcin de la Biblioteca de

funciones. Elige la categora: ESTADISTICAS y la funcin CONTAR.BLANCO
CONTAR.BLANCO.
.BLANCO

-16-

1
2

3. Ahora debes ingresar el argumento del conteo: Selecciona el rango de datos donde se har el
conteo. Para nuestro ejemplo: Todos los trimestres.

4. Pulsa la tecla Enter para obtener el resultado.

-17-

FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS

1. FUNCION SUMA
Devuelve la suma de todos los nmeros de un rango de celdas.
Sintaxis:
=Suma
Suma (Nmero1; Nmero2;...)
Ejercicio 1: Se tiene informacin sobre el stock y las unidades vendidas de los productos de una
distribuidora de bebidas y se pide calcular el total de unidades vendidas de Enero a Abril.
Abril

Como es una funcin muy bsica, podemos escribir la funcin y sus argumentos para obtener
el resultado.
1. Selecciona la celda D10
2. Escriba la funcin y sus argumentos: = SUMA (D3:G8) y pulse Enter.
3. Habrs obtenido el resultado:

-18-

2. FUNCION ENTERO
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis
=Entero
Entero (Nmero)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Calcular el valor entero del promedio de las 3 notas.

Recuerda que ya tenemos calculado el promedio de las notas, para ello use la funcin
Promedio.

Ahora debes editar la funcin Promedio para obtener el Entero del Promedio:
a) Haz doble clic sobre la celda donde se calcul el promedio (F3
F3)
F3
b) Haz clic despus del signo = y escribe exactamente lo se muestra a continuacin con rojo:
=ENTERO (PROMEDIO
(PROMEDIO (C3:E3))
(C3:E3))

c) Pulsa la tecla Enter y vers el resultado:

d) Ahora copia verticalmente la funcin obtenida para hallar el promedio entero del resto de
alumnos.

-19-

3. FUNCION REDONDEAR
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
Sintaxis
=Redondear
Redondear (Nmero; nm_decimales)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Ahora redondea el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Recuerda que como ene lcaso anterior ya tenemos calculado el promedio de las notas,
con la funcin Promedio.

Ahora debes editar la funcin Promedio para obtener el Promedio Redondeado a 2 decimales:
a) Haz doble clic sobre la celda donde se calcul el promedio (G
G3)
b) Haz clic despus del signo = y escribe exactamente lo se muestra a continuacin con rojo:
=REDONDEAR (PROMEDIO (C3:E3);
(C3:E3);2)

c) Pulsa la tecla Enter y vers el resultado:

-20-

d) Ahora copia verticalmente la funcin obtenida para hallar el promedio redondeado del resto
de alumnos.

Observacin:
Observacin Este ejercicio, muestra el valor REDONDEADO en la misma celda donde est el
promedio o valor original. Puedes comparar con el anterior promedio obtenido a travs de la
funcin ENTERO, es diferente ya que este ltimo promedio considera 2 decimales del valor
original, mientras que el anterior solo la parte entera del promedio.

4. FUNCION TRUNCAR
Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero.
Sintaxis
=Truncar
Truncar (Nmero; nm_decimales)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Ahora trunca el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Recuerda que como en el caso anterior ya tenemos calculado el promedio de las notas,
con la funcin Promedio.

Ahora debes editar la funcin Promedio para obtener el Promedio Truncado a 2 decimales:
a) Haz doble clic sobre la celda donde se calcul el promedio (G3
G3)
G3

-21-

b) Haz clic despus del signo = y escribe exactamente lo se muestra a continuacin con rojo:

=TRUNCAR (PROMEDIO
(PROMEDIO (C3:E
(C3:E3); 2)

c) Pulsa la tecla Enter y vers el resultado:

d) Ahora copia verticalmente la funcin obtenida para hallar el promedio redondeado del resto
de alumnos.

Observacin:
Observacin Aparentemente usando truncar y redondear es lo mismo, pero no es as, ya que
REDONDEAR muestra con 2 decimales el resultado redondeado: 14.33,
14.33, y tiene en cuenta si en el
tercer decimal es igual o superior a 5 el ultimo digito decimal aumentara a 4, es decir quedara
14.34; mientras que en TRUNCAR no se considera el valor de tercer decimal.

-22-

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Estas funciones son muy usuales cuando queremos realizar clculos con fecha, por ejemplo:
Tiempos de Servicio, das de mora, etc. Es por ello que necesitamos explicar su uso:
1. FUNCION HOY()
Muestra la fecha que tiene su PC. Observe que esta funcin no tiene argumentos.
Sintaxis:
Sintaxis
=HOY()

2. FUNCION AHORA()
Muestra la fecha y hora que tiene la PC. Observe que esta funcin no tiene argumentos.
Sintaxis:
=AHORA()
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Insertar la fecha actual y la hora del sistema.

Calculando la fecha actual:

a) Selecciona la celda C8,
C8 para obtener la fecha actual
b) Escribe la funcin: =Hoy () y pulsa la tecla enter,
enter vers que ya tienes la fecha actual del
sistema.
Proceso muy similar seguirs para obtener la hora actual:
actual
c) Haz clic en la celda C10,
C10 y escribe la funcin: =Ahora()
Ahora() y pulsa la tecla enter,
enter, habrs obtenido la
fecha y hora actual.

-23-

Pero t solo deseas mostrar la hora actual, por ello cambiaremos el formato a la celda C10
(donde apareci el resultado):
1. Selecciona la celda donde hars el cambio de formato: C10
2. En la ficha Inicio,
Inicio selecciona el formato de N
Nmero
3. Elige el nuevo formato: Hora

-24-

FUNCIONES CON CRITERIO LGICO

Como ya comentamos lneas arriba, estas funciones ya utilizan criterios o condiciones para
obtener sus resultados, por ello le llamamos con criterio lgico. Empecemos
Empecemos!
Empecemos
1. FUNCIN CONTAR.SI
Cuenta las celdas no vacas dentro de un rango, pero solo aquellas que cumplen el criterio
especificado por ti.
Sintaxis:
=Contar.Si
Contar.Si (rango, criterio)
Ejercicio: En esta aplicacin se tiene los datos de evaluacin de los alumnos de una institucin
educativa. Se pide determinar en cada caso el nmero de alumnos:

Calculando el N Alumnos que rindieron examen de Lenguaje

Aqu el criterio del conteo es que sean del curso de Lenguaje,
Lenguaje entonces tenemos:
a) Selecciona la celda E14
b) Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir la
secuencia mostrada en la siguiente figura:

-25-

c) Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

IMPORTANTE
IMPORTANTE!
Lenguaje,
IMPORTANTE Puedes observar que el criterio es un texto: Lenguaje
Lenguaje el cual debe ser ledo en el
rango de los cursos (D2:D11
D2:D11)
D2:D11
d) Haz clic en el botn Aceptar.
Aceptar El resultado ser:

-26-

Calculando el N Alumnos que aprobaron el examen de aplazados

Aqu el criterio del conteo es >=10.5,
>=10.5 entonces tenemos:
e) Selecciona la celda E16
E16
f)

Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir la
secuencia mostrada en la siguiente figura:

g) Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

IMPORTANTE
IMPORTANTE!
IMPORTANTE Ahora observa que el criterio es una expresin matemtica: >=10.5,
>=10.5 el cual debe ser
ledo en el rango de los notas (E2:E11
E2:E11).
E2:E11
h) Haz clic en el botn Aceptar.
Aceptar El resultado completo ser:

-27-

2. FUNCIN SUMAR.SI
Esta funcin, suma las celdas en un rango de datos, pero solo aquellas que coinciden con el
criterio establecido por t.
Sintaxis:
=Sumar.Si
Sumar.Si (rango, criterio,rango_suma)
Ejercicio
Ejercicio:
rcicio: Este ejercicio, explicar claramente el uso de esta funcin.
Se tiene el mismo cuadro anterior, pero ahora se requiere conocer el Puntaje obtenido por los
alumnos que rindieron examen de matemticas.

-28-

El criterio a usar para obtener el puntaje total de los alumnos es que solo sean del curso de
MATEMATICA
MATEMATICA
1. Haz clic en la celda E18
2. Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir la
secuencia mostrada en la siguiente figura:

3. Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

IMPORTANTE
IMPORTANTE!
Matemtica,
IMPORTANTE Ahora observa que el criterio es una un texto: Matemtica
Matemtica el cual debe ser
ledo en el rango de los cursos (D
D2:D
2:D11),
11 mientras que el rango_suma es el rango de las notas
(E2:E11
E2:E11)
E2:E11 que ser sumado al ser evaluado el criterio.
4. Haz clic en el botn Aceptar.
Aceptar El resultado completo ser:

-29-

3. FUNCIN PROMEDIO.SI
Devuelve el promedio de todas las celdas de un rango que cumplen un criterio qur t determines.
Sintaxis:
=Promedio.Si
Promedio.Si (rango, criterio, rango_promedio)
Ejercicio: Para explicar esta funcin se requiere calcular solo el promedio del alumnado que rindi
examen de Lenguaje.
Lenguaje
El criterio a usar para obtener el promedio de los alumnos es que solo sean del curso de
LENGUAJE
LENGUAJE
1. Haz clic en la celda E20
2. Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir la
secuencia mostrada en la siguiente figura:

-30-

3
4

3. Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

IMPORTANTE
IMPORTANTE!
Lenguaje,
IMPORTANTE Ahora observa que el criterio es una un texto: Lenguaje
Lenguaje el cual debe ser
ledo en el rango de los cursos (D
D2:D
2:D11),
11 mientras que el rango_promedio
rango_promedio es el rango de las
notas (E2:E11
E2:E11)
E2:E11 que sern promediadas al ser evaluado el criterio
5. Haz clic en el botn Aceptar.
Aceptar El resultado completo ser:

-31-

-32-