UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

1.1 Elementos del sistema.

Un sistema de Informacin de la mercadotecnia (SIM) es un grupo organizado en
marcha, de procedimientos y mtodos creados para generar, analizar, difundir,
almacenar y recuperar informacin para la toma de decisiones de marketing. El SIM
ideal tiene la capacidad para:
Producir informes peridicos y estudios ad hoc segn se necesiten.
Integrar los datos antiguos y nuevos para proporcionar actualizaciones de informacin
e identificar tendencias.
Analizar datos usando modelos matemticos que representen el mundo real.
Permitir a los gerentes obtener respuestas a preguntas del tipo de "qu pasar si".
Los Sistemas de Informacin de Mercadeo se sustentan en una Base de Datos de
Mercadeo.

1.1.2 La Base de Datos de Mercadeo

La Base de Datos de Mercadeo (BDM) es la columna vertebral de cualquier Sistema
de Informacin y ms an en programas de mercadeo Uno a Uno. La BDM est
constituida por dos componentes fundamentales: el software de base de datos y los
datos.

1.1.3 Software de aplicaciones.

Existen diversos tipos de software de bases de datos diseados para fines distintos. El
software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptacin de otro tipo de
software. Las caractersticas bsicas de un software de base de datos de mercadeo
son las siguientes:
Debe ser un software relacional
Debe permitir el almacenamiento de datos histricos
Debe permitir el almacenamiento de actividades de seguimiento
Debe contar con interfaces que sean "amigables" a los usuarios
Debe contener rigurosos elementos de seguridad
Debe permitir la interconexin con otras bases de datos
Debe permitir generar comunicaciones (cartas, faxes y correo electrnico)
Debe permitir discado de nmeros telefnicos directamente desde las
pantallas
Debe contar con interfaces con la central telefnica para la realizacin de
discado predictivo
Debe permitir interconectividad con la central telefnica para que se
ejecuten las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration)
Debe estar en capacidad de contener mdulos de guiones de
Telemercadeo con ayudas en lnea.
Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los
teleoperadores y sus respectivos motores de bsqueda
Debe permitir la generacin de mltiples tipos de reportes y estadsticas
Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin
que merme su desempeo

 Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones

Las plataformas ms recomendadas para este tipo de software son SQL Server y
Accsses97, ambas de Microsoft. La mayora de las bases de datos de mercadeo en
Venezuela son desarrolladas en MS Access 97(cuando se manejan hasta 100.000
registros) y SQL Server 7 (cuando se manejan de 100.000 a varios millones de
registros).

1.1.4 Apoyos administrativos.

Existen otras plataformas para manejar bases de datos que se utilizan cuando se
requiere el manejo simultneo de diferentes bases de datos de millones de registros
(Oracle, Sybase e Informix, entre otras), tanto la plataforma como los desarrollos de
aplicaciones en estas plataformas son considerablemente ms costosos que las
mencionadas en el prrafo anterior.
Lo que ms se usa en nuestro pas, debido a su compatibilidad es desarrollar el
software de Base de Datos de Mercadeo en MS Access 97 o MS SQL Server 7 con
interfaces grficas desarrollados en Visual Basic. Estas alternativas permiten una gran
interconectividad con todos los programas de Microsoft que servirn de soporte para la
generacin de las comunicaciones que se les enven a los integrantes de la BDM. El
paso ms importante en el desarrollo de un software de BDM est en el diseo del
mismo. Se deben incorporar todos los elementos de mercadeo que la experiencia
seala como necesarios para este tipo de herramientas. Slo as se podr contar con
un instrumento robusto que requerir pocos cambios en el futuro cercano.
Las computadoras que se utilizan en los Sistemas de Informacin de Mercadeo van
desde los equipos personales hasta los costosos mainframes de alto poder. El tamao
del computador, los componentes fsicos conocidos como hardware son una unidad
central de procesamiento y unidades de entrada/salida. Los siguientes trminos son
importantes para comprender el manejo de un Software para manejo de Informacin
de Mercadeo:
Unidad Central de Procesamiento.
Dispositivos Perifricos.
Red de computadoras.

1.2 El sistema de informacin interno.

El sistema de informacin interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la
parte administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las operaciones de
compra y venta que realiza la empresa de una forma segura, confiable y de acuerdo
con la legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnolgica que
permite una administracin y comercializacin eficiente, adems de que se mantiene
informado oportunamente de cada operacin de la empresa.
El uso de sistemas de informacin permite que la informacin se encuentre
actualizada en todo momento para que cuando se requiera de tomar una decisin
rpida se realiza correctamente y con un mnimo de error, este sistema de informacin
interna permite un mejor control sobre el negocio y una reduccin muy significativa en
el tiempo invertido, ya que automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y

tecnolgicos y facilita la supervisin del estado real de la empresa en cualquier

momento.

1.2.1 Informacin de compras y cuentas por

pagar.
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos
fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce
meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a
ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por cada
documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago
efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben
reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.
Cuentas por Pagar

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del

pago y de firma del cheque para su liquidacin.
Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de
pago segn controles contables, con los de los suministradores.
Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada
Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el
cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de
Pagado.
Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de
Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por
cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y
analizarse por el Consejo de Direccin.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente
recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los
Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de
control correspondientes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA.
Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por

deudores.
Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
(proveedores).
Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de
estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).

Verificar los convenios de pagos suscritos.
Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas

conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar
por edades para determinar las envejecidas (ms de das).
Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago,
as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las
operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor
Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta
en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores.
Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan
exclusivamente los que exceden de un ao.
Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,
etc).
Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

1.2.2 Informacin de inventarios.

Relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una
fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa
el valor de las mercancas existentes en un almacn. En trminos generales, es la
relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o
comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relacin
detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar
el nmero de unidades en existencia, la descripcin de los artculos, los precios
unitarios, el importe de cada rengln, las sumas parciales por grupos y clasificaciones
y el total del inventario.
Tipos de inventarios

Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,

normalmente el 31 de diciembre.
Inventarios peridicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de
una empresa.
Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la
empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los das de
elaboracin. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele
ser el 1 de enero.
Inventarios de liquidacin legal.
Inventarios de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo conforman los bienes
que ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y estn en

proceso an de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la

cantidad de materiales, mano de obra y o gastos de fabricacin, aplicables a la
fecha de cierre.
Inventarios de Materias Primas: Est formado por los materiales que se
requieren para la elaboracin de los productos y que an no se han procesado
de ninguna manera.
Inventarios de Suministros de Fbrica: Incluye todos aquellos materiales que
se utilizan para la elaboracin de los productos, pero que no se pueden
cuantificar exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.
Inventarios de Produccin en Proceso
Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que
adquieren Empresas Manufactureras o Industriales y despus modifican o
transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.
Inventarios de Materiales y Suministros.
Inventarios puntuales.
Inventarios forestales.
Inventarios de gestin.
Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por
periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio
puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancas
vendidas directamente, sin realizar un inventario.
Inventario fsico.
inventario mixto.
Inventario en trnsito.
Inventario en consignacin.
Inventario mximo.
Inventario mnimo.
Inventario disponible.
Inventario en lnea.
Inventario agregado.
Inventario en cuarentena.
Inventario de previsin.
Inventario de mercaderas.
Inventario de fluctuacin.
Inventario de anticipacin.
Inventario intermitente.
Inventario de lote o de tamao de lote.
Inventario estacional.
Inventario permanente.
Inventario cclico: permite contar con ms frecuencia los artculos de alta
rotacin que los artculos obsoletos.
Inventario Cero.

1.2.3 Mercadotecnia.

Para la American Marketing Asociation (A.M.A.):

"La mercadotecnia es una funcin de la organizacin y un conjunto de procesos
para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones
con estos ltimos, de manera que beneficien a toda la organizacin...".

Para Philip Kotler, autor del libro "Direccin de Mercadotecnia":

"La mercadotecnia es un proceso social y administrativo mediante el cual grupos
e individuos obtienen lo que necesitan y desean a travs de generar, ofrecer e
intercambiar productos de valor con sus semejantes".
Para Jerome McCarthy, Premio Trailblazer de la American Marketing
Asociation:
"La mercadotecnia es la realizacin de aquellas actividades que tienen por objeto
cumplir las metas de una organizacin, al anticiparse a los requerimientos del
consumidor o cliente y al encauzar un flujo de mercancas aptas a las necesidades
y los servicios que el productor presta al consumidor o cliente".

Para Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos del

Marketing":
"La mercadotecnia es un sistema total de actividades de negocios ideado para
planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promover y
distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organizacin".

Para John A. Howard, de la Universidad de Columbia

La mercadotecnia es el proceso de:

Identificar las necesidades del consumidor.

Conceptualizar tales necesidades en funcin de la capacidad de
la empresa para producir.
Comunicar dicha conceptualizacin a quienes tienen la
capacidad de toma de decisiones en la empresa.
Conceptualizar la produccin obtenida en funcin de las
necesidades previamente identificadas del consumidor
Comunicar dicha conceptualizacin al consumidor "

Para los consultores Al Ries y Jack Trout, autores del libro "La Guerra de
la Mercadotecnia":
El trmino mercadotecnia significa "guerra". Ambos consultores, consideran que una
empresa debe orientarse al competidor; es decir, dedicar mucho ms tiempo al
analisis de cada "participante" en el mercado, exponiendo una lista de debilidades y
fuerzas competitivas, as como un plan de accin para explotarlas y defenderse de
ellas.
En sntesis, y complementando las anteriores definiciones, planteo la siguiente
definicin de mercadotecnia:
La mercadotecnia es un sistema total de actividades que incluye un conjunto
de procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos existentes
en el mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el
intercambio de productos y/o servicios de valor con los clientes, a cambio de una
utilidad o beneficio.
Anlisis Estructural de la Definicin de Mercadotecnia:
Tomando en cuenta las anteriores definiciones, se puede identificar un conjunto
de "elementos crticos" que conforman la estructura bsica de la mercadotecnia, los
cuales, revelan su verdadero alcance, como se detalla a continuacin:
1. La mercadotecnia es un proceso social y administrativo: Se considera un
proceso social porque intervienen grupos de personas, con necesidades,

deseos y demandas. Segn Kotler, el punto de partida de la disciplina de la

mercadotecnia radica
en
las
necesidades
y
deseos
humanos.
Adems, se considera un proceso administrativo, porque la mercadotecnia
necesita de sus elementos bsicos, como son: la planeacin, la organizacin,
la implementacin y el control, para el desarrollo de sus actividades.
Ambas caractersticas bsicas y que forman parte de la "definicin de
mercadotecnia", nos ayudan a recordar dos puntos muy importantes:

La mercadotecnia es realizada por personas y dirigida hacia

personas (proceso social): Este aspecto es fundamental para no
perder de vista la "humanizacin" de sus distintas actividades.

La mercadotecnia necesita ser administrada: Hoy en da no es

suficiente tener ideas brillantes, hay que planificarlas, organizarlas,
implementarlas y controlarlas, para de esa manera, incrementar las
posibilidades de xito y que la empresa sea ms competitiva.
2. La mercadotecnia promueve el intercambio de productos de valor con
sus semejantes: Intercambio es el acto en el que alguien obtiene algo (p. eje.
un producto o servicio) entregando alguna cosa a cambio (p. eje. dinero).
Segn Philip Kotler, para que el intercambio tenga lugar deben reunirse cinco
condiciones:

Que existan al menos dos partes.

que cada parte posea algo que pueda tener valor para la otra parte.

que cada parte sea capaz de comunicarse y hacer entrega.

que cada parte tenga libertad para aceptar o rechazar la oferta.

que cada parte considere que es apropiado o deseable negociar con

la otra parte.
Teniendo esto en cuenta, se puede llegar a la conclusin de que
la mercadotecnia promueve los procesos de intercambio para lograr la
satisfaccin de todas las partes que intervienen en l.
3. La mercadotecnia es una funcin de la empresa: En un sentido amplio, una
empresa est compuesta por diferentes departamentos (p. ej. Finanzas,
Recursos Humanos, Marketing, entre otras); los cuales, realizan diversas
funciones pero de una forma coordinada entre s.
La mercadotecnia, por su parte, es una funcin porque comprende una serie de
actividades (identificacin de oportunidades, investigacin de mercados,
formulacin de estrategias y tcticas) con objetivos propios, pero que estn
estrechamente interrelacionados con los otros departamentos, para de esta
manera servir a los objetivos globales de la empresa.
4. La mercadotecnia est orientada a la identificacin y satisfaccin de
necesidades y deseos: Las necesidades estn relacionadas con los
satisfactores bsicos (alimento, abrigo, vivienda, seguridad), en cambio, los
deseos tienen que ver con los satisfactores especficos (por ejemplo: una
hamburguesa Mc Donalds para saciar el hambre). Por tanto, una de las tareas
ms importantes de la mercadotecnia es identificar las necesidades y deseos
que existen en el mercado, para luego, satisfacerlos de la mejor manera
posible con un producto o servicio, lgicamente, a cambio de una utilidad o
beneficio.
5. La mercadotecnia evala la capacidad productiva de la empresa: Segn
John A. Howard, una de las funciones de la mercadotecnia consiste en

conceptualizar las necesidades o deseos del mercado meta en productos o

servicios de acuerdo a la capacidad productiva de la empresa.
Para cumplir esta funcin, los mercadlogos necesitan evaluar las reales
capacidades productivas de la empresa por 3 razones fundamentales:
Asegurar la calidad, conocer el "tope" de su capacidad productiva y determinar
los puntos de equilibrio.
6. La mercadotecnia utiliza un sistema total de actividades comerciales: Un
sistema es un conjunto de elementos que actan e interactan entre s para
lograr objetivos determinados en un periodo de tiempo especfico.
Entonces, la mercadotecnia es un sistema porque tiene un conjunto de
elementos que actan e interactan entre s para coadyuvar al logro de los
objetivos de la empresa.
7. La mercadotecnia debe cumplir las metas de la empresa para mantenerla
en vigencia: Las actividades de mercadotecnia se realizan para coadyuvar al
logro de aquellos objetivos (a corto, mediano y largo plazo) que la empresa se
ha propuesto. Para ello, debe participar de forma sinrgica con todas las
dems actividades (financiera, administrativa, produccin, entre otras).
8. La mercadotecnia se encarga de las relaciones con los clientes en
beneficio de la organizacin: "No tenemos un departamento de
mercadotecnia: tenemos un departamento de clientes" afirma el Director
General de Southwest Airlines, Hell Kellner.
Esta afirmacin muestra la conviccin de una empresa orientada a mantener
relaciones a largo plazo con sus clientes, lo cual, es sin lugar a dudas, una de
las actividades ms importantes de la mercadotecnia. En todo caso, el
establecer vnculos permanentes entre la empresa y los clientes con la
finalidad de generar (si es posible) "clientes de por vida", es uno de los
objetivos ms importantes de la mercadotecnia moderna.
9. La mercadotecnia es un instrumento para competir con otras empresas:
Segn Al Ries y Jack Trout, todas las empresas tienen un segmento que
conquistar y competidores que vencer o de quienes defenderse. Esta
definicin, recuerda el principio bsico de que ninguna empresa es una "isla";
por lo tanto, necesita interiorizarse de las caractersticas de sus clientes y de
las debilidades y fortalezas de sus competidores; para luego, establecer un
plan de accin que le permita posicionarse, defenderse y atacar.

1.2.4 Contabilidad.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD.

Segn el libro CONTABILIDAD BSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES por

Ayaviri Garca Daniel, describe el Concepto de Contabilidad como: La
Ciencia y/o tcnica que ensea a clasificar y registrar todas las transacciones
financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de
base para la toma de decisiones sobre la actividad.
De igual manera, el mismo autor plantea: La Definicin de Contabilidad,
como: Ciencia y rama de las matemticas, que tiene por objeto llevar cuenta y
razn del movimiento de las riquezas pblicas y privadas con el fin de conocer
sus resultados".

Por otro lado segn McGraw-Hill en su coleccin La BIBLIOTECA MCGRAWHILL DE CONTABILIDAD conceptualiza: La contabilidad como un sistema de
informacin, cuya finalidad es ofrecer a los interesados informacin econmica
sobre una entidad. En el proceso de comunicacin participan los que preparan
la informacin y los que la utilizan.
Segn el libro TEMAS DE CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA del Autor
Tern Gandarillas Gonzalo J., precisa al Concepto de Contabilidad, de la
siguiente manera: La contabilidad es un instrumento de comunicacin de
hechos econmicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto
a medicin, registracin e interpretacin para la toma de decisiones
empresariales.
Segn el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA),
establecen la Definicin de Contabilidad, de la siguiente manera: "La
Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa
y en trminos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo
menos, de carcter financiero e interpretar los resultados de estos".

Es indudable que el concepto de contabilidad como tcnica de informacin

ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla slo un
registro de hechos histricos, en la actualidad es una herramienta intrnsecamente
informativa, que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de
decisiones internas (dentro de la misma organizacin, este tipo de decisin implica
variacin en el desarrollo habitual del negocio u empresa) y externas (genera una
conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores, bancos y
accionistas, etc.)
CONCLUSION CONCEPTO DE CONTABILIDAD
Por lo tanto, de acuerdo a los conceptos y definiciones de Contabilidad
plasmados anteriormente propongo el siguiente concepto de contabilidad.
La Contabilidad es la Ciencia que proporciona informacin de hechos
econmicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de
tcnicas para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos de
dinero, transacciones y eventos, de forma continua, ordenada y sistemtica, de tal
manera que se obtenga informacin oportuna y veraz, sobre la marcha o
desenvolvimiento de la empresa u organizacin con relacin a sus metas y objetivos
trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados"
La Contabilidad es una herramienta clave con la que contamos hoy en da para
la toma de decisiones en materia de inversin, en todo tiempo y lugar la humanidad ha
tenido y tiene la necesidad del orden en materia econmica.
Por lo tanto se reconoce que toda Organizacin con o sin fines de lucro
necesita encaminar su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos
enfatizar que toda organizacin fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano
y/o largo plazo, en este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible en
proporcionar informacin; para obtener la misma nos vemos en la necesidad de
practicar registros (anotaciones) de las operaciones que se susciten a lo largo de un
determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o anual, de dinero, mercaderas
y/o servicios por muy pequeas o voluminosas que sean estas.