FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo

ING. PEDRO WALTER GAMARRA LEIVA

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CONTENIDOS

1.
2.
3.

Introduccin: la importancia de los procesos

administrativos.
La planificacin primera fase
del proceso
administrativo .
Nivel estratgico corporativo, punto de arranque
En el proceso de planificar

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

La Planificacin es prepararse para el futuro.

Expresin popular

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

2
ORGANIZACIN

3
EJECUCIN
DIRECCIN

4
CONTROL
EVALUACIN

1
PLANIFICACIN

EL GERENTE

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Quin soy
Y qu hago?

Para
Dnde
Voy?

Planificar
Planificar

Cmo
Trabajo?
Qu he
logrado

Organizar
Dirigir

Evaluar

Quin soy
Y qu hago?

Para
Dnde
Voy?

Diagnstico
Objetivo general
Historia de la
institucin
Anual
Estatutos legales
(ordenanza)
Objetivos
Misin
especficos
Visin
Estructura
Proyectos
Organizativa
especficos
por
programas de mi
cada
objetivo
competencia
planteado
Instalaciones a mi cargo
Proyectos
Indicadores
Personal
convenios
Metas

Cmo
Trabajo?

Procedimientos internos.
Manual de cargos
Formatos de proyectos
Registros de condiciones
de instalaciones
Registro de instancia
debidamente registradas
Medios de evaluacin
Canales de
comunicacin
Medios de
financiamientos
Poblacin
Presupuesto

Propuesta Gerencial

Qu he
logrado

Indicadores
De gestin
Metas
Productos

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

La planificacin abarca la definicin

de las metas de una organizacin, el
establecimiento de una estrategia
general para lograr esas metas y el
desarrollo de una jerarqua amplia de
los planes para integrar y coordinar
las actividades. Se relaciona, por lo
tanto, con los fines (qu debe
hacerse) as como tambin con los
medios (cmo debe hacerse).
Robbins 2000.

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

La planificacin es la primera funcin administrativa porque

sirve de base para las dems funciones.
Esta funcin consiste en establecer por anticipado cules
son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse
para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para
actuar en el futuro.
La planificacin comienza por establecer los objetivos y
detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor
manera posible.

La planificacin determina donde se pretende llegar, que

debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

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Administrativo

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en

ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se
halla ligada a la previsin.
La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al
establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un
medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.
La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias
alternativas: la planificacin constituye un curso de accin escogido entre
varias alternativas de caminos potenciales.
La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el
sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin
como totalidad.
La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un
proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la
definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y
no humanos de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con
anterioridad.

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

Toda organizacin, sea pblica o privada,

requiere de planificacin a objeto de

conseguir los fines para los cuales fue
constituida.

Al no planificar, la organizacin no podr

alcanzar sus metas.

Para

alcanzarlas
debe
contemplar
programas y acciones en funcin de
dichas metas, tomando en cuenta que el
ambiente sufre modificaciones: cambios
sociales,
econmicos,
polticos
y
culturales, que en una u otra forma
influyen en ella.

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

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En Octubre de 1962, mediante el Decreto Ley N 14220, se cre el Sistema

Nacional de Planificacin del Desarrollo Econmico y Social. Si bien no se
puede afirmar que aqu se inici la historia de la planificacin en el Per; s es
posible decir que con ese Decreto Ley se dio inicio formal a la planificacin en
el Per.

En junio de 1981, mediante el Decreto Legislativo N 177 se puso en vigencia

la Ley de Organizacin y Funciones del Sistema Nacional de Planificacin,
encabezado por el entonces Instituto Nacional de Planificacin (INP),
organismo que en el ao 1992, despus de 30 aos, se disolvi el Instituto
Nacional de Planificacin mediante el Decreto Ley N 25548, siendo asumidas
sus funciones por el Ministerio Economa y Finanzas con excepcin a las de
cooperacin internacional.

Con el Acuerdo Nacional (2002), se vuelve a retomar la idea de la planificacin

estratgica, adoptndose la Quinta Poltica de Estado, por la cual se
estableci la creacin de un sistema nacional de planeamiento estratgico
con una clara fijacin de objetivos generales y especficos que establezcan
metas a corto, mediano y largo plazo. Se formaliz el ao 2005 mediante la
promulgacin de la Ley N 28522 por la cual se crea el Sistema Nacional de
Planeamiento Estratgico y el CEPLAN. No obstante la dacin de esta Ley, es
recin, a partir de junio del ao 2008, con la dacin del Decreto Legislativo N
1088 que se implementa el CEPLAN.

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

Herramientas

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

1.

DIAGNSTICO
ORGANIZACIONAL

2.

Polticas, PLANES,
programas Y PROYECTOS

3.

NIVEL CORPORATIVO

MISIN

VISIN

OBJETIVOS
ESTRATGICOS

presupuesto

Herramientas

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1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

1.

2.

3.

En medicina, el Diagnstico es la identificacin de las

enfermedades a travs de sus signos y sntomas. En
Planificacin la diagnosis es la fase en que investiga un
sistema en un momento del tiempo (el presente) y en un
perodo retrospectivo inmediato al presente.
Su propsito es identificar los problemas, deficiencias e
insuficiencias del sistema y la evolucin de ellos en el
tiempo, as como los factores determinantes o causas de
los problemas.
La investigacin diagnstica en Administracin se realiza
a travs de indicadores que equivalen a los signos y
sntomas de las enfermedades. Los indicadores son, en
si, variables.

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

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DIAGNSTICO
Interno

Conocimiento
De la
Institucin

DIAGNSTICO
Externo
Polticas
Planes
Poblacin
Servicios
Instalaciones

Presentacin de informe

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

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DIAGNSTICO
Interno
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Revisin de la materia legal que rige el rango de

actuacin del municipio en materia de deporte
educacin fsica y recreacin. (Artculos de la
Constitucin, Ley del Deporte, Ley del
municipio, ordenanza).
Revisin exhaustiva de los programas,
nacionales, regionales y
municipales de
desarrollo en materia de educacin fsica,
recreacin y deporte.
Determinacin de las competencias del
instituto en materia de servicios deportivos.
Inventario de materiales deportivos.
Revisin de la visin y misin del instituto.
Revisin de la estructura organizativa del
instituto.
Correspondencia entre misin, visin, objetivos
y plan de accin del instituto.
Revisin de los procedimientos para el
reclutamiento efectivo de personal.

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

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1.

Datos estadsticos de nmero de habitantes.

2.

Conocer la infraestructura disponible y sus

condiciones en correspondencia con los

objetivos

DIAGNSTICO
Externo

establecidos

en

los

planes

municipales de desarrollo.
3.

Determinacin preferencias que, con

relacin a la educacin fsica y el deporte,
poseen los habitantes en cada municipio.

4.

Revisin de programas de colaboracin

inter-municipales en pro de la educacin
fsica y el deporte.

5.

Revisin de convenios con instituciones

pblicas y privadas.

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

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Constituyen reglas o normas que permiten conducir el

pensamiento y la accin de la organizacin.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se
debe decidir asegurando que las decisiones sean slidas y
contribuyan al alcance los objetivos.
Exigen en el caso de los entes pblicos una sujecin a las
necesidades del estado planteadas a corto mediano y largo
plazo y establecidas en proyectos y leyes.
Establecen las competencias del cada organismo dentro de
la administracin pblica.
En materia deportiva las polticas derivan de la leyes
constitucin, ley orgnica u ley especial, como de los planes
de la repblica y sectoriales.

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

Plan

Instrumento orientador de las acciones de

gobierno para alcanzar un nivel de
desarrollo predefinido en un tiempo
determinado.
Define la orientacin de las inversiones
pblicas

PLANES DE DESARROLLO
OBJETIVOS/ PROGRAMAS
POA

PROYECTOS

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

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El plan es un producto de la planificacin, es un resultado

inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de
planificacin y el proceso de implementacin del mismo.
El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la
programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de
eventos.
Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios),
cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o
persona).

Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que

incluyen: objetivo general, especficos, metas, indicadores,

recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos,
financieros), tiempo.

ORGANIZACIN DEL DEPORTE

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

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conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para

ejecutar una accin especfica, la programacin puede
variar ampliamente e ir desde programas de pequeo
tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para
programar actividades, hasta programas complejos o de
gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas
matemticas, bases de datos, etc.

Poltica
OBJETIVO
PROGRAMAS
PLAN
GENERAL
Deportiva
ESPECILIZACIN ALTO RENDIMIENTO
DE DEPORTES MASIFICACIN
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DEPORTE PARA TODOS

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

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PROPUESTA TECNICAMENTE ELABORADA QUE INCLUYE

ACTIVIDADES ESPECFICAS DENTRO DE UN PROGRAMA.
TIENE IGUALEMENTE OBJETIVOS, METAS, ACTIVIDADESY
RECURSOS.
SU DIFERENCIA RADICA EN SU LOCALIZACIN
GEOGRAFICA Y ESPACIAL
Poltica
OBJETIVO
PROYECTOS
PROGRAMAS
PLAN
GENERAL
Deportiva
ESPECILIZACIN ALTO RENDIMIENTO
UATD
DE DEPORTES MASIFICACIN
111
DEPORTE PARA TODOSEID
CA
BD

3. EL NIVEL ESTRATGICO O CORPORATIVO.

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NIVEL ESTRATGICO
CORPORATIVO
corresponde a la cspide de la
pirmide organizacional, a la
cual le incumbe, aunque no en
trminos exclusivos, pero si en lo
fundamental, el establecimiento
y manejo de las estrategias de la
organizacin y la filosofa de
gestin.

Misin corporativa

Visin corporativa

Objetivos
corporativos

Metas y medidas de
Actuacin corporativa

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Misin:

Razn de ser o propsito fundamental de una organizacin.

La Misin debe sealar en trminos amplios pero

claramente expresados, las funciones o competencias que
la organizacin debe cumplir.

Juicio general que identifica el propsito fundamental para

el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su
negocio.

Quines somos?, Cules son nuestros talentos y

componentes distintivos?

Qu hacemos? Identificando nuestros

clientes, socios y mbitos geogrficos.

productos,

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Visin:

Situacin futura deseable para una organizacin que

expresa un cambio favorable en relacin con la situacin
actual.
Es un compromiso que asume la organizacin y sus
miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus
decisiones.

Las Visiones son las imgenes de realidad futura que tiene

tanto la institucin como nosotros -como personas
particulares, en funcin de los deseos, sueos, ideales,
valores y creencias.
La Visin es el horizonte al que queremos llegar, es el norte
que nos orienta.

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Objetivos

Los objetivos son los elementos hacia los

cuales se orientan las funciones y
actividades de la organizacin. Se les define
tambin
como
enunciados
escritos
expresados en palabras o nmeros que
describen los resultados que se esperan en
un lapso preestablecido de tiempo.

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Objetivos

Los objetivos se construyen atendiendo a los

siguientes requisitos:
1.Expresarlos por escrito
2.Redaccin clara

3.Deben ser medibles

4.Alcanzables
5.Orientados al trabajo y no a las personas.

6.Los objetivos no son actividades

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Por

cada

objetivo

debe

existir

estrategias

actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la

siguiente dinmica:

1. Objetivo General

2.Objetivos especficos
3. Metas(resultados)
4. Acciones concretas.

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PRESUPUESTO

Constituye un planteamiento de resultados esperados

expresados en trminos numricos.

Estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos

o gastos de un determinado periodo de tiempo.

Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos

financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros.
Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de
inversin, de operaciones o de caja.
Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no
sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado
los planes.

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RECOMENDACIONES

CONOCER LAS POLTICAS

CONOCER LOS PLANES
FIJAR LOS OBJETIVOS
ELABORAR DIAGNSTICO
ELABORAR PLAN
PROGRAMAS
PROYECTOS
FORMATOS