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TEMA:
PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS
BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2008 EN EMPACADORA DE MELN SANTA
ROSA
PRESENTADA POR:
DENIS ALEXANDER RODRIGUEZ SALINAS
YISSELLA EUGENIA CERRATO HERNNDEZ
HILDA ESMERALDA RODRIGUEZ CABALLERO
HERCILIA MARA OLIVA
RESUMEN EJECUTIVO
Cada da,
las organizaciones
se enfrentan
a grandes
INTRODUCCI
N
La calidad es considerada en nuestros das como una estrategia para hacer negocios,
por lo que muchas empresas se estn dando cuenta que calidad no es un gasto sino una
inversin.
Las Normas ISO se presentan como una oportunidad para facilitarles a las
organizaciones la implantacin de un sistema de gestin de calidad y ayudarles en la
estructura documental para la mejora de sus procesos.
Este trabajo pretende ser el inicio hacia una cultura de calidad de Empacadora Santa
Rosa y elevarle su nivel de competitividad con las empresas hondureas.
La preparacin de este trabajo estar dividido en 4 captulos: del primero al
segundo, se presenta la definicin del problema con sus objetivos, justificacin y
marco contextual; en el tercer captulo se condensa el diagnstico de la situacin actual
de Empacadora Santa Rosa para el cual se utiliz la Lista de Verificacin
de la
empresa Quara que es una firma consultora en las reas de implementacin de sistemas
de gestin; al final se presenta un capitulo con la propuesta de implementacin de un
sistema de gestin de calidad, conclusiones y la resea bibliogrfica de obras
consultadas.
CAPITULO 1 PLANTEAMIENTO
DEL PROBLEMA
1.1 SITUACION PROBLEMTICA
Actualmente las organizaciones necesitan contar con un sistema de administracin de la
calidad como medio para aumentar la satisfaccin de sus clientes as como mejorar su
imagen ante ellos. El fenmeno de la globalizacin, la apertura de nuevos mercados y la
crisis econmica en diferentes pases, propici una mayor competencia entre los diferentes
sectores productivos. (Carbellido, 2010)
Las normas de la serie ISO 9000 fueron establecidas por la organizacin internacional
de normalizacin (ISO) para dar respuesta a una necesidad de las organizaciones, la de
precisar los requisitos que debera tener un sistema de gestin de la calidad.
Las normas internacionales ISO 9000 impusieron una nueva tendencia a nivel mundial,
y sus efectos en las organizaciones no pueden desestimarse. Los ltimos datos disponibles
muestran que estas normas han sido utilizadas en 158 pases en alrededor 500,000
0rganizaciones. (Carbellido, 2010)
La familia de normas ISO 9000, se compone de 3 normas:
De las 3 normas, la que contiene los requisitos que debe cumplir un sistema de gestin
de la calidad es la ISO 9001:2008, es la norma que se utiliza para la implantacin de
sistemas de gestin de la calidad
Debido a la globalizacin de la economa y a la tecnologa avanzada, es necesario para
cualquier empresa mantener la ms alta calidad en servicios y productos con la intencin de
facilitar mejores productos a los clientes.
En Honduras, segn datos proporcionados por FIDE (Fundacin para la Inversin y
Desarrollo de Exportaciones), hasta diciembre del 2010, 147 empresas
lograron ser
1.2 PROBLEMA
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer una propuesta de estructura documental de los procesos en Empacadora de
meln Santa Rosa, basado en la Norma ISO 9001:2008.
1.3.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Cules son las directrices para que la Alta Direccin de Empacadora Santa Rosa
implemente un sistema de gestin de calidad?
1.5 JUSTIFICACIN
Si se logra cumplir con los puntos de esta propuesta se podr iniciar el proceso de
implementacin del sistema de gestin de calidad y alcanzar la certificacin la cual traer
muchos beneficios entre ellos tenemos la mejora de la imagen y el prestigio de la empresa
ante sus clientes y competidores, la mejora y estandarizacin de los procesos hacindolos
ms eficientes y eficaces, y el aumento de la productividad del personal.
Esta investigacin ofrece el uso de una metodologa muy conocida en el mundo, las
Normas ISO, pero que en nuestro pas y ms especficamente en Choluteca apenas
comienza su recorrido, ya que no se conoce de ninguna empacadora de meln certificada.
Finca Santa Rosa como parte de Sur Agrcola de Honduras, genera muchos beneficios al
sector productivo del pas como ser: empleos directos, generando empleos temporales e
indirectos, genera la utilizacin de recursos y servicios (bienes y servicios) de los sectores
pblicos y privados que mantienen una relacin con la empresa, generan una fuerte
cantidad de divisas para el estado.
10
CAPITULO
DOCUMENTAL
III
ANALISIS
norma ISO 9001:2008. La lista de verificacin indica qu elementos de los que ya estn
cumplen con los requisitos y qu otros elementos se deben mejorar.
Los mtodos utilizados para recolectar la informacin fue la observacin de los procesos
de empacadora Santa Rosa y la realizacin de entrevistas al Jefe de Planta Sr. Carlos
Estrada y a la Encargada de Inocuidad Ing. Kelin Chevez, las preguntas fueron en base a
Lista de Verificacin Quara. El tipo de investigacin es no experimental, transversal y
descriptivo.
Hallazgos
ISO
4.1 Requisitos
Empacadora Santa Rosa no cuenta con un Sistema de Gestin de Calidad. Tienen definido
generales
sus procesos y la interaccin de los mismos, pero no han identificado los mtodos
necesarios para medirlos, realizarles seguimiento y evaluarlos, para conocer de esta
manera su eficacia, ni han establecido objetivos de calidad.
12
de la organizacin.
Empacadora Santa Rosa no cuenta con una estructura documental necesaria para el
Requisitos de
la
documentaci
n
4.2.1
Generalidades
4.2.2 Manual
de Calidad
ISO
4.2.3
Control
9001:2008.
Empacadora Santa Rosa no cuenta con un procedimiento documentado para el control de
de documentos
4.2.4 Control
de los registros
Hallazgos
ISO
5.1
La Alta Direccin est comprometida con la satisfaccin de los requisitos de los clientes
Compromis
tanto legales como reglamentarios y prueba de ello son las certificaciones de inocuidad del
producto.
de
Direccin
la
13
5.2 Enfoque
al cliente
5.3
Poltica
de la calidad
5.4
tal manera que pueda asegurarse que sta sea adecuada al propsito de la organizacin.
Empacadora Santa Rosa no tiene definidos los Objetivos de Calidad.
Planificaci
n
5.4.1
Objetivos de
la calidad
5.4.2
Planificaci
Calidad.
n del SGC
Hallazgos
ISO
5.5
Empacadora Santa Rosa cuenta con un organigrama general, pero ste no describe de la
Responsabilidad
autoridad
comunicacin
5.5.1
Responsabilidad
y autoridad
5.5.2
Representante
14
de la direccin
5.5.3
Comunicacin
transmiten va celular.
interna
5.6 Revisin por
la direccin
5.6.1
Generalidades
5.6.2
rea donde se revisa los problemas que han impactado a la empacadora, buscando
Informacin
para la revisin
5.6.3 Resultados
de la revisin
Hallazgos
ISO
6.1 Suministro
La Alta Direccin proporciona los recursos necesarios para que la organizacin funcione.
de recursos
6.2 Recursos
humanos
realiza trabajos que afectan a la calidad del producto. No existen perfiles de puestos ni
6.2.1
Generalidades
6.2.2
Competencia,
les brinda charlas sobre Buenas Prcticas de Manufactura, Primeros Auxilios, Relaciones
15
formacin
toma
de
conciencia
6.3
Infraestructur
espacios de trabajo y equipo) sea la adecuada de modo que se logre la conformidad con los
a
6.4
Ambiente
de trabajo
no son las adecuadas para lograr la conformidad con los requisitos del producto. Por
ejemplo en el rea de empaque no hay ventiladores, por lo que las altas temperaturas
afectan el rendimiento de los trabajadores.
Hallazgos
ISO
7.1
Planificacin
control de los procesos de realizacin del producto. Existen algunos registros claves como
de
la
realizacin del
producto
7.2
Procesos
El principal producto en la organizacin es el meln, por lo que s estn bien definidos los
relacionados
atributos de ste que puedan ser evaluados, as como tambin los requisitos legales y
7.2.1
Determinacin
de
los
requisitos
16
relacionados
con
el
producto.
7.2.2 Revisin
de
los
requisitos
relacionados
con
el
producto
Hallazgos
ISO
7.2.3
Comunicacin
con el cliente
7.3 Diseo
desarrollo
7.3.1Planificaci
No existen registros que evidencien la realizacin de las etapas claves de este proceso.
n del diseo y
desarrollo
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de
SURAGROH por lo que las compras son efectuadas desde la oficina central,
compras
7.4.3 Verificacin
de los productos
comprados
7.5 Produccin y
especificado.
No existe documentacin que describa todas las instrucciones de trabajo, stas se
prestacin del
servicio
17
7.5.1 Control de
cuenta con las competencias para llevarlas a cabo, al mismo tiempo que utiliza los
la produccin y
de la prestacin
del servicio
Hallazgos
ISO
7.5.2 Validacin
de los procesos
de produccin y
de prestacin del
servicio.
7.5.3
Identificacin
trazabilidad
el cdigo que lleva cada caja empacada, en donde se muestra la fecha, y el nmero de
lote, tambin los pallets llevan un cdigo que describe la calidad. Se realizan
inspecciones del producto final a efectos de conocer su conformidad en espera de su
7.5.4 Propiedad
del cliente
7.5.5
Preservacin del
producto
7.6 Control de los
equipos de
adecuada.
seguimiento y de
medicin
18
Hallazgos
ISO
8.1
Generalidades
8.2 Seguimiento
instalaciones.
En la organizacin no se llevan a cabo evaluaciones para medir el nivel de satisfaccin
medicin
8.2.1 Satisfaccin
del cliente
8.2.2 Auditora
interna
8.2.3
Seguimiento y
19
medicin de los
procesos
8.2.4
Seguimiento y
medicin del
producto
Hallazgos
ISO
8.3 Control de
producto
no
conforme
8.4 Anlisis de
datos
8.5 Mejora 8.5.1
Mejora continua
8.5.2 Acciones
planes de mejora.
La organizacin cuenta con registros de Acciones Correctivas.
correctivas
8.5.3 Acciones
preventivas
20
21
Segn la norma ISO 9001:2008 a travs de su Comit Tcnico han establecido los
siguientes principios de la gestin de calidad los cuales se muestran en la figura 1:
3.2.2.1 Enfoque al cliente: Las empresas que quieran plantear de forma acertada su futuro
deben estructurarse con una visin clara y directa hacia sus clientes.
3.2.2.3 Participacin del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una
organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el
beneficio de la organizacin.
23
3.2.2.5 Enfoque de sistema para la gestin: Identificar, entender y gestionar los procesos
interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin
en el logro de sus objetivos.
24
25
3.2.2.7 Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Las decisiones eficaces se
basan en el anlisis de los datos y la informacin.
El ciclo PDCA (P: Plan; D: Do; C: Check; A: Act) tambin se le conoce como: el ciclo
Shewhart o el ciclo Deming.
26
3.2.3.1 Plan: Es definir el mtodo de trabajo a seguir. Lo importante de esta etapa es que
los procesos, polticas, objetivos, procedimientos, instrucciones, manuales, etc. se deben
planificar de tal forma que se evite resultados diferentes de los esperados. Adems se debe
determinar si los recursos ya sean materiales, humanos y econmicos son los necesarios
para ejecutar los procedimientos. (Gonzales, 2011)
27
3.2.3.2 Do: Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior. Documentar las acciones
realizadas en los registros que son los documentos que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas. (Gonzales, 2011)
Vinculndolo con los requisitos de la ISO 9001 es una mezcla entre las clusulas 6 y 7.
Por parte de la Gestin de los Recursos en la acciones a tomar para asegurar las
competencias del personal, en la determinacin de los equipos de trabajo, etc. Para el caso
de la Realizacin del Producto, en el control de la produccin y de la prestacin del
servicio.
3.2.3.4 Act: Actuar para mejorar. Con los resultados obtenidos se analiza la informacin, lo
que servir de base para introducir cambios en el sistema de calidad que supongan mejoras.
(Gonzales, 2011)
Los puntos o apartados de la norma ISO 9001-2008 son los siguientes, los tres primeros
no contienen requisitos, pues identifican el mbito, las referencias normativas y los
trminos para la norma:
0.0 Introduccin
Aqu se describe a la organizacin, su tamao, su estructura, los productos que
proporciona, el rubro al que pertenece, adems de otros datos que se consideren
importantes.
0.1 Generalidades
29
La Norma ISO 9001 se centra en la eficacia del sistema de gestin de la calidad para
satisfacer los requisitos del cliente, mientras que la norma ISO 9004 proporciona
orientacin a la direccin, para que cada organizacin logre el xito sostenido.
31
Aumentar la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin eficaz del sistema, incluidos
los procesos para la mejora continua.
1.2. Aplicacin
Los requisitos especificados en esta Norma internacional son genricos aplicables a
todas las organizaciones, sin importar el tipo, tamao o producto que provea. Cuando uno o
varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de
la organizacin y de su producto, pueden considerarse para su exclusin.
2. Referencia Normativa
ISO 9000:2005, Sistemas de Gestin de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario.
3. Trminos y Definiciones
Los trminos utilizados en esta edicin de esta Norma Internacional para describir la
cadena de suplidores son las siguientes:
Proveedor Organizacin Cliente
Besterfield (1995) en su libro Control de Calidad expresa que ningn otro recurso puede
considerarse en una organizacin ms valioso que el personal. Aunque esta frase se ha
usado bastante, sigue siendo cierta y aplicable a la calidad. Los programas de motivacin,
as como las acciones administrativas para el personal constituyen un recurso para mejorar
el rendimiento del personal. Ha tenido mucho xito la incorporacin del personal en
equipos de calidad.
sirve para medir los procesos de satisfaccin del cliente. Evala el seguimiento de todos los
procesos en el tiempo y verifica el cumplimiento de los requisitos especificados para el
producto y o servicio.
35
Para adoptar un enfoque basado en procesos se deben identificar todas y cada una de las
actividades que la organizacin realiza. Entendindola como una secuencia orientada a
generar un valor aadido sobre una Entrada para conseguir un resultado, y una Salida
que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente, ya sea ste, interno o externo.
a) Procesos Clave:
Son los procesos que tienen contacto directo con el cliente, los procesos operativos
necesarios para la realizacin del producto/servicio, a partir de los cuales el cliente
percibir y valorar la calidad (comercializacin, planificacin, facturacin, etc.).
b) Procesos Estratgicos:
Son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la
sociedad, del mercado y de los accionistas, para asegurar la respuesta a las mencionadas
necesidades y condicionantes estratgicos (marketing, recursos humanos, gestin de la
calidad).
c) Procesos de Soporte:
Son los procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos
necesarios en cuanto a personas, maquinaria y materia prima se refiere, para poder generar
el valor aadido deseado por los clientes (contabilidad, adquisiciones, informtica).
3.2.2 DIAGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento
interno y las relaciones entre los procesos de la empresa. Estos representan grficamente las
actividades que conforman un proceso, as como un mapa representa un rea determinada,
37
CAPITULO IV
PROPUESTA
DISEO
DE
LA
38
Para implementar un sistema de gestin de la calidad con base en ISO 9000 se requiere
que existan varias condiciones iniciales que garantizaran el xito del mismo, por lo que es
necesario por parte de la Gerencia General de Empacadora Santa Rosa un compromiso
formal, generar un entorno apropiado de confianza, promover el trabajo en equipo, y
sobre todo, usar el sentido comn.
39
4.1 ALCANCE
El alcance de la estructura documental es de aplicacin al proceso en el rea de empaque
de Empacadora Santa Rosa, como punto de partida y as obtener experiencia en la
implementacin de la Norma ISO, para despus extenderlo a toda la organizacin.
4.2 ACTIVIDADES
Este modelo (Rincn, 2002) presenta las distintas etapas de un proceso de intervencin
para la implementacin de un sistema de calidad con base en ISO 9001:2008. Dichas
etapas se encuentran inmersas dentro del ciclo de mejora continua PHVA (Planear, Hacer,
Verificar y Actuar).
40
Decisin
PLANEAR
R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S
Planificacin y
Planes
Objetivos
Polticas
Organizacin SGC
Resultados
HACER
ACTUAR
Definicin y Anlisis
Planes de Calidad
Implementacin del
SGC
C
L
I
E
N
T
E
S
Recursos
VERIFICAR
Documentacin del
SGC
Informacin
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
C
L
I
E
N
T
E
S
37
La efectividad del sistema de calidad en Empacadora Santa Rosa depender del nivel y
tipo del esfuerzo realizado por parte de los involucrados en la planeacin y organizacin
durante la implementacin. Por tanto, es necesario establecer una estructura documental
que contenga las directrices y procesos que guen el proyecto hacia un sistema de calidad.
Las principales actividades a realizar en esta etapa son:
Revisar los documentos elaborados de acuerdo con los requisitos de la norma, y proponer
mejoras de acuerdo con los resultados de la revisin.
Acompaar a los funcionarios de la entidad en la determinacin de las acciones
correctivas y orientar su implementacin.
4.5.7 ELABORAR UN PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD.
Cuadro 10 Plan de Implementacin
N
Etapa
Compromiso de la Gerencia
2
3
General
Planeacin y Organizacin
Definicin y Anlisis
4
5
Procesos
Elaborar Planes de Calidad
Diseo de los elementos del
Sistema de Calidad
Documentacin
de
los
elementos
de
del
Sistema
Calidad
Implementacin del Sistema de
Calidad
Validacin
Calidad
Aseguramiento del Sistema de
Sistema
Fecha
Ao 1
Ao 2
Inicio
Final
J J A S O N D E F MA MJ J
de
del
Fecha
de
Calidad
Ma
nu
al
de
Ca
lid
Procedimient
ad
os
(Principios,
estrategias)
Fuent
Procedimientos
especficos
Documentos externos
Formatos y documentos
relacionados
(Registros)
e: Elaboracin propia
a) Que cuenten con la acreditacin para los esquemas de certificacin que se requiere (ISO
9001:2008)
b) Analizar en el sector que actividad es ms representativa. Suele ese ser un factor
importante, porque eso le permite contar con auditores que conozcan el sector, su
problemtica, y le agreguen valor en el proceso de evaluacin (en especial para ISO 9001).
c) Analizar si los clientes o el mercado que sea el ms importante para la empresa en
trminos de ingresos, tienen alguna preferencia en cuanto al certificador.
d) Averiguar con los certificadores, hasta qu punto "integran" la evaluacin SGC ISO 9001
y la de producto. Eso puede llevar a disminuir la carga anual de auditoras e inspecciones.
f) Los costos.
Para que sea efectivo, el sistema de calidad debe ser diseado para que apoye los procesos
de negocios de la compaa. De hecho, no puede hacerse la planeacin de la calidad para
el sistema de calidad sin comprender los procesos ms importantes. Por lo tanto, el
objetivo principal de la etapa 3 es: Comprender los procesos que se emplean para crear y
desarrollar productos, como preparacin para la planeacin de la calidad.
4.6.2 IDENTIFICAR
LAS INTERFACES
S
Finca
de
produccin
Santa Rosa
Meln
I
Registros
control de Brix
y cantidad de
trocos
Pre- Meln
P
Recepcin
de
meln a pila de
pre-lavado,
control
de
cantidad
de
trocos
que
ingresan
pre- Clasificar
el
O
C
Producto
Preprelavado
clasificado
para
su
posterior
proceso.
Producto pre- Lavado
clasificado
lavado
y meln de acuerdo
registros
de a
calidad
y
control de brix condicin de la
fruta
Meln
Meln
pre- Lavado de meln
Lavado
y clasificado
con cloro a 200
preppm,
cido
enfriamient
lctico y jabn
o
vegetal
clasificado
Clasificado
Producto
Clasificado
Desinfeccin
Meln
desinfectado
Seleccin
Producto
seleccionado
Empaque
Meln
empacado
Control
calidad
preenfriamiento
Producto
Clasificado
lavado y preenfriado
de
Meln
Paletizado
controlado
en calidad
Meln
Colocacin
de Cajas
en Almacenado
controlado en cajas en pallets
Pallets
calidad
Cajas
en Almacenamiento
Meln
listo Despacho
Pallets
en cuarto fro a para
una T de <18
exportar
menor a 200 ppm no se produce el efecto bactericida. Para medir las concentraciones de
cloro se usar una cinta reactiva representada en la siguiente imagen:
propsito de distinguir en tal variable sus variaciones debidas a causas comunes de las
debidas a causas especiales (atribuibles). El uso adecuado de las cartas de control
permitir detectar cambios y tendencias importantes en los procesos.
Si todos los puntos caen dentro de los lmites de control superior e inferior; se dice que
es un proceso que est en control estadstico, si un solo valor sale fuera de los lmites se
considera fuera de control estadstico.
Con la carta control se podr medir el tiempo del proceso de empaque, se podr dar rango
inferior y superior en donde el proceso tendr la variacin normal y estadstica para un
buen uso de los recursos en base a la capacidad instalada de equipo, materiales y personal
de la planta.
4.8.1.2Control de documentos
Empacadora Santa Rosa debe establecer el procedimiento 4.2.3 control de documentos,
que es obligatorio de la ISO 9001:2008, definiendo los controles necesarios para:
a. La aprobacin de los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin.
b. La revisin y actualizacin de los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
c. La identificacin de los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos.
d. La disponibilidad de los documentos vigentes en los puntos de uso.
CONCLUSIONES
1. El uso de la Lista de Verificacin Quara para el Diagnstico de la situacin actual
en Empacadora Santa Rosa nos condujo en forma objetiva a realizar el anlisis de
los procesos, poniendo en evidencia la falta de un sistema de gestin de calidad en
dicha empresa, los hallazgos ms trascendentales fueron la falta de procedimientos e
instructivos de trabajo, la ausencia de una estructura documental, la no existencia de
una poltica y objetivos de calidad y la no planificacin por parte de la Gerencia
General.
Santa Rosa aplique estrategias basadas en calidad, con el objeto de alcanzar el nivel
de competitividad que un mercado globalizado le impone a las organizaciones.
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ANEXOS