Sistema de Gestin de la Calidad

TRAHILSA SAC

Procedimiento de:

COMPRAS

ELABORADOR:

REVISOR

APROBADOR

Firma

Firma

Firma:

Fecha: 03/03/2015
NORMAN Y ASOCIADOS SAC

Fecha: 04/03/2015
COMIT SHEQ

Fecha: 06/03/2015
Gerente General

1.

OBJETIVO
1.1. Describir de manera ordenada las acciones necesarias a realizar en la compra de bienes y
servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de TRAHILSA S.A.C. estableciendo
criterios razonables que conduzcan al orden y control del proceso de compras de bienes y

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COMPRAS

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servicios, adems de proporcionar los lineamientos que en esta materia deban considerarse,
sirviendo como consulta a quienes laboran en el rea y dems personas que por algn motivo
necesiten conocer sobre las compras en TRAHILSA S.A.C.
2.

ALCANCE
2.1. Involucra a toda la Empresa de transportes Hilda, a los usuarios internos que requieran de algn
bien o servicio.

3.

RESPONSABILIDADES
3.1. Gerencia de Operaciones: Responsable de planificar, organizar, ejecutar y controlar las
actividades de compras.
3.2. Administracin de ventas y despacho de operaciones.- Responsable de registros de compra de
repuestos automotrices.
3.3. Gerente de Administracin y Finanzas.- Responsable de la disposicin de fondos, aprobacin de
los presupuestos y rdenes de compra, segn las escalas establecidas.
3.4. Jefe de Almacn.- Responsable de revisar el stock segn el pedido del usuario y retransmitir el
requerimiento.
3.5. Usuarios.- Solicitantes de compra de algn bien o servicio, son responsables por la requisicin del
bien especfico.

4.

REFERENCIAS
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.

5.

Flujo grama de compras.

ISO 9001.
ISO 1400.
OHSA 18001.

DEFINICIONES
5.1 Requerimiento: Es la solicitud de un bien o un servicio, hecho al departamento de compras.
5.2 Orden de compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago entre otros detalles que se considere
pertinente.

5.3 Cuadro comparativo: Documento en que se plasma las condiciones comerciales de los
proveedores consultados, respecto a un bien o servicio.
5.4 Stock: Cantidad de mercadera o artculos disponibles en el almacn para ser usado a su
requerimiento.
5.5 Tiempo de respuesta: Ciclo o periodo de tiempo que transcurre desde que se hizo el requerimiento
del bien, hasta su entrega al usuario o solicitante.
5.6 Cotizacin: Es el documento que emite el proveedor dando a conocer su propuesta y condiciones
comerciales de determinado producto o servicio. Adems sirve como elemento de negociacin.

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COMPRAS

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PROCEDIMIENTO
COMPRAS

5.7 Negociacin: Proceso mediante el cual el comprador y el vendedor de una empresa tratan un
asunto determinado, como la compra de un bien o servicio. Plantean puntos de vista, acercan
posiciones y tratan de llegar a un acuerdo beneficioso para ambos.
5.8 Ciclo de la orden: El tiempo y proceso involucrados desde la colocacin de una orden al recibo del
embarque.
5.9 Usuario: Persona que utilizar el bien solicitado.
5.10Comprador: Persona encargada de ejecutar las compras dentro de las funciones que le fueron
asignadas.

6.

DESPLIEGUE:
Descripcin

Responsable

Registro

Gerencia de Operaciones

Requerimiento de Compras
TH-CO-F-001

6.1 Recepcin de Requerimiento

6.1.1 rea de Mantenimiento
6.1.1.1 Gerencia de Operaciones recibe
del almacn el requerimiento de
materiales, va correo electrnico y en
el TH-CO-F-001 Requerimiento de
Compras, llenado con la informacin
bsica obligatoria:
rea del solicitante.
Responsable del rea.
Fecha de pedido.
tem.
Descripcin.
Cantidad.
Unidad de medida.
Centro de Costo.
Sede
6.1.1.2 Gerencia de Operaciones revisa
el formato y considera vlido el pedido
si los espacios han sido llenados
correctamente. En caso contario
devuelve al requirente y por el mismo
medio el referido formato haciendo
notar la falta.

Gerencia de Operaciones

6.1.1.3
Gerencia de operaciones
registra el pedido en el
formato
TH-CO-F-004 Control de Pedidos
a efectos de monitorear y controlar el
flujo de los mismos.

Gerencia de Operaciones

6.1.1.4 La oficina de Mantenimiento se

Mantenimiento

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COMPRAS

Control de Pedidos
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PROCEDIMIENTO
COMPRAS
encarga de canalizar pedidos de
compra de repuestos, accesorios y
dems partes para vehculos de Lima y
provincias. No se aceptan pedidos
directos.
6.1.2 OTRAS AREAS
6.1.2.1 Jefe de rea hace uso del
formato TH-CO-F-001 Requerimiento
de
Compra,
para
hacer
el
requerimiento de compra respectivo.
Considerando los detalle enunciados en
el prrafo uno (1) del requerimiento del
rea de Mantenimiento.

Mantenimiento

Requerimiento de Compra
TH-CO-F-001

6.1.2.2 Gerencia de Operaciones y

compradores siguen los pasos 2,3 y 4
del procedimiento para el rea de
Mantenimiento.

Gerencia de Operaciones

6.2 Cotizacin
El comprador asignado ubica las
fuentes
de
abastecimiento.
Determinando primero si la compra es
repetitiva o por vez primera. Para ello
hace uso de la base de datos existente.
Para ubicar a los proveedores posibles
el comprador hace uso de Catlogos,
bases de datos, Guas especializadas o
referencias.

Comprador asignado

6.2.1 Compra Repetitiva

6.2.1.1 Si la compra es repetitiva, el
comprador
pide
al
proveedor
actualizacin
de
cotizacin
y
disponibilidad del producto, teniendo en
cuenta, siempre, que se respeten los
acuerdos vigentes en lo referido a
condiciones de pago y tiempos de
entrega.
6.2.1.2 El comprador
informa a La
oficina de Administracin de ventas y
despacho sobre la viabilidad de esta
compra.

Comprador asignado

Comprador asignado

6.2.2 Compra por Primera Vez

6.2.2.1 Si la compra es por primera vez.
REVISIN 02:

Comprador asignado
COMPRAS

PROCEDIMIENTO
COMPRAS
El comprador debe ubicar tres
proveedores que posean el producto,
hacer una pre o evaluacin de la
empresa: formalidad, vigencia
y
solvencia; para luego pedir la cotizacin
respectiva.
6.2.2.2 El comprador en todo momento
debe negociar las mejores condiciones.
Estas deben estar plasmadas en las
cotizaciones que luego son trasladados
al cuadro comparativo que es
presentado al Jefe de compras.
6.2.2.3 Gerencia de Operaciones
evala el cuadro comparativo y de ser
necesario
hace
los
comentarios
pertinentes a las jefaturas solicitantes
para confirmacin y Visto Bueno de lo
requerido.
Adems,
solicitando
autorizacin de compra teniendo en
cuenta los niveles aprobacin.

Comprador asignado

Gerencia de Operaciones

6.2.3 Niveles de Aprobacin

6.3 Orden de compra

6.3.1 Gerencia de operaciones ordena
al comprador genere la orden
respectiva, considerando al proveedor
que tiene las mejores condiciones.
6.3.2 El comprador al momento de
generar
la Orden de Compra se
asegura que en la misma figuren los
acuerdos convenidos con el proveedor
de manera que no haya duda en ningn
aspecto.
6.3.3 El comprador transmite la Orden
de Compra va correo electrnico o fax
y pide confirmacin de su llegada y
conformidad de la misma. Nunca debe
caer en supuestos o sobrentendidos.

Gerencia de Operaciones

Comprador asignado

Comprador asignado

Seguimiento

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COMPRAS

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PROCEDIMIENTO
COMPRAS
- El comprador hace el seguimiento de
la orden, pidiendo informacin o
haciendo las coordinaciones con el
proveedor y el almacn sobre la llegada
del bien.

Comprador asignado

Tiene en cuenta:

Despacho de los almacenes

de los proveedores
Tiempo de trnsito.
Posibles
problemas
o
tardanzas en la llegada de los
productos.
Coordinar e informara de
posibles
dificultades
eventuales a los usuarios.

-El
comprador
comunicar
oportunamente al almacn sobre la
llegada de producto de manera que
pueda estar preparado y programado
para recibirlo. Para el efecto enva va
correo copia de la Orden de Compra.

Comprador asignado

-El ciclo culmina cundo el bien llega al

almacn y este da conformidad de la
coincidencia entre lo pedido y lo
recibido.
6.4 Productos en Consignacin
6.4.1 La Gerencia de Operaciones
Gestiona para que el
proveedor
otorgue en consignacin determinada
cantidad de artculos en determinada
lnea que considere necesario para no
quedar desabastecido.

Gerencia de operaciones

6.4.2 Gerencia de operaciones

en coordinacin con el Jefe del almacn
y usuario determinan la cantidad optima
a pedir.

Gerencia de Operaciones
/Jefe de Almacn/Usuario

6.4.3 Gerencia de operaciones

en
coordinacin
con
el
proveedor
convienen en seguir los siguientes
pasos:

Gerencia de
Operaciones/Proveedor

Proveedor enva pedido inicial

o de reposesin con la gua de
remisin.
Proveedor realiza el corte en la
fecha convenida, haciendo un
inventario de situacin a esa
fecha, en la que se determina

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COMPRAS

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Fecha

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Cdigo

PROCEDIMIENTO
COMPRAS

la cantidad consumida.
Proveedor emite informe de la
cantidad consumida.
El Jefe de almacn verifica la
cantidad consumida e informa
a la oficina de administracin
de ventas.
La oficina de administracin de
ventas. Verifica la informacin
y solicita al comprador generar
la orden de compra respectiva.
Proveedor
enva
factura
respectiva.

6.4.4 Los cortes se realizan los da 25

de cada mes.
6.5 Verificacin de
Servicios Comprados

Productos

6.5.1 El Jefe de Almacn recibe el

producto y en presencia del proveedor
(de preferencia) o transportista, se
toman las muestras al azar, si la
cantidad del pedido lo amerita. De lo
contrario la inspeccin ser sobre el
producto nico.
6.5.2 Gerencia de operaciones hace el
muestreo aleatorio simple (azar), en
funcin al artculo o bien, teniendo en
cuenta la cantidad adquirida (poblacin
o universo).Y comunica al Jefe del
almacn para que llegado el producto
proceda con evaluar la muestra.
6.5.3 La responsabilidad de la
inspeccin generalmente recae en el
encargado de Almacn, salvo que se
determine a otra persona por alguna
razn justificada. Ella bajo criterio
selecciona la muestra, teniendo en
cuenta la cantidad que la conforma,
previamente establecido. De ser
necesario se pedir la asistencia de un
especialista (mecnico, electricista,
soldadores, etc.) cuando se requiera su
opinin.

Jefe de Almacn

Gerencia de Operaciones

Jefe de Almacn

6.5.4 El evaluador aplica el formato

Hoja de Registro Control de Calidad
de Productos adquiridos, el mismo que
firma al final.
6.5.5 Si no existe observacin alguna,
el evaluador registra y archiva el
formato.
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COMPRAS

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PROCEDIMIENTO
COMPRAS

6.5.6 Si existe alguna observacin, el

evaluador hace conocer al Jefe de
compra para que haga el reclamo
respectivo al proveedor.
6.5.7 Para los servicios, el usuario final
dar conformidad del mismo con su
sello respectivo en el Comprobante de
Pago del mismo.

6.6 Compras por Caja Chica

6.6.1 Las compras por caja chica se
lleva cabo por emergencias, urgencias y
siempre en cuando los montos no
superen los S/. 900.00 por compra
6.6.2 Gerencia de administracin y
finanzas posee un fondo de S/.
1,000.00 reembolsable para manejo de
compra de las operaciones de
TRAHILSA S.A.C.
6.6.3 El manejo de sta es a travs de
una cuenta de ahorros abierta a nombre
del Gerencia de Operaciones en
moneda nacional.
6.6.4 Gerencia de operaciones se
responsabiliza de comprar el bien de
acuerdo
a
las
especificaciones
coordinadas con los encargados de
mantenimiento.

Gerencia de Administracin de
Finanzas/Gerencia de
Operaciones/Jefe de Almacn

6.6.5 Hecha la compra entrega el bien y

el comprobante al Jefe de Almacn.
6.6.6 Adems del Jefe de Almacn, el
Jefe de Mantenimiento debe sellar la
factura dando conformidad.
6.6.7 El Jefe de compras presenta
liquidacin en formato respectivo para
su rembolso a Caja chica Central.

7.

REGISTROS
Cdigo

Nombre
REVISIN 02:

Responsable del Control

COMPRAS

COMPRAS
TH-CO-F-001

Requerimiento de Compras

TH-CO-F-002

rdenes de Compra

TH-CO-F-003

TH-CO-F-005

Control de Pedidos
Liquidacin o reembolso de fondo fijo

TH-AL-F-001

Cartilla de Inspeccin

TH-CO-F-007

Cuadro Comparativo

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

____________________
Norman y Asociados. SAC
Fecha:

03/03/2015

____________________
Comit SHEQ
Fecha:

REVISIN 02:

04/03/2015

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Administrador de
documentos
Administrador de
documentos
Administrador de
documentos
Administrador de
documentos
Administrador de
documentos
Administrador de
documentos
Administrador de
documentos

Maestro de Proveedores

TH-CO-F-004

Versin
Fecha

TH-CO-P001
02
05-03-2015

Cdigo

PROCEDIMIENTO

APROBADO POR:
___________________
Gerente General
Hilda Vilca
Fecha:
05/03/2015

COMPRAS