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PROCEDIMIENTO DE FORMACIN

Y/O CAPACITACION

06/P2 Versin: 6

Elaborado por:

Revisado por:

Aprob:

Gerente Administrativo y
Financiero

Comit Coordinador de Control


Interno y Calidad

Gerente General

Firma:

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Medelln - Colombia

FORMACIN Y/O CAPACITACIN


Cdigo: 06/P2

Versin: 6

Fecha: 26-03-09

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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para la planificacin realizacin y evaluacin de la formacin, capacitacin,
induccin y reinduccin de todo el personal de la Empresa de Desarrollo Urbano que realiza actividades
que inciden en la calidad del servicio, de modo que satisfaga las necesidades del personal y posibilite un
mejoramiento de su desempeo, el ambiente de trabajo y el crecimiento personal.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los funcionarios de la Empresa de Desarrollo Urbano, de acuerdo al
organigrama aprobado en la Entidad.
3. DEFINICIONES
3.1

Capacitacin: Proceso que va orientado hacia el logro de aptitudes mentales en trminos de


conocimientos para mejorar el desempeo de las personas en el cargo o puestos de trabajo.

3.2 Formacin/ Entrenamiento: Proceso que va orientado a desarrollar conocimientos y habilidades


especficas para desempear un determinado cargo. Tiene como propsito lograr el dominio de la
tarea para asegurar que los procesos se realicen segn lo establecido por la empresa.
3.3

Facilitador: Persona que realiza la induccin, reinduccin, formacin, y/o capacitacin

3.4

Metodologa: Pasos a seguir para dar cumplimiento a una labor o actividad.

3.5 Induccin: Proceso mediante el cual se da a conocer al personal nuevo la estructura, organizacin
de la empresa y su funcionamiento.
3.6

Reinduccin: Proceso mediante el cual se le presenta al personal de la Entidad, cambios, nuevas


metodologas de trabajo o tecnologas, que se estn implementado y desarrollando en la Entidad.

3.7

Participante: persona que recibe la induccin, reinduccin, formacin y/o capacitacin.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Cada Gerente debe permitir la asistencia del personal a los programas de induccin, reinduccin,
formacin y/o capacitacin.
4.2 Cada Gerente que identifique una necesidad de formacin y/o capacitacin ser responsable de
hacer la solicitud y hacer el seguimiento al cumplimiento del mismo.
4.3 A todo el personal nuevo se debe suministrar induccin y formacin.
4.4 Para el personal antiguo se debe suministrar formacin, reinduccin y/o capacitacin siempre que se
presenten nuevas tecnologas, cambio de procedimientos y traslados o se le realice un encargo.
4.5 Cuando al inicio del ao se identifican las necesidades de capacitacin o formacin para consolidar
el plan de capacitacin y formacin del ao en curso, se debe precisar a cuales programas se les
debe evaluar eficacia. Solo se evala la eficacia de los programas de formacin.

FORMACIN Y/O CAPACITACIN


Cdigo: 06/P2

Versin: 6

Fecha: 26-03-09

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5. DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
(paso)
(qu)
(quin)
(cmo)
1
Identificar
Gerentes en apoyo
El primer mes del ao se deben establecer las
necesidades de con la Administradora necesidades de capacitacin, las cuales nacen de:
capacitacin
del Talento Humano.
- Las necesidades de formacin y/o capacitacin
y/o formacin
identificadas en cada proceso (se utiliza el
formato 06/F1).
- Los resultados de la evaluacin del desempeo
especificando las competencias que se
requieren reforzar.
2

Elaborar plan Gerente Administrativo de


y Financiero
Capacitacin
Administradora
del
Talento Humano.
-

Realizar
la Facilitador en apoyo capacitacin
con la Administradora
del Talento Humano.
-

Verificar
la Gerencia competente
eficacia de la Gerencia
Formacin
Administrativa
y
Financiera.
-

Archivo
registros

de Gerencia
Administrativa
Financiera
Administradora
Talento Humano.
Actualizar las Empleado
hojas de vida y Administradora
base de datos Talento Humano.

Se elabora el Plan de Formacin y/o


Capacitacin y se inician las gestiones para
desarrollarlo.
Si es un programa interno, seleccionar la
persona encargada de la capacitacin.
Si es externa analizar los posibles cursos para
la capacitacin, elegir el ms apropiado, segn
el presupuesto asignado y el proceso de
contratacin establecido.
Se debe especificar en el plan a que programas
de formacin se le debe evaluar su eficacia.
Se desarrolla la actividad y se registra en el
formato 06/F4 Registro de Asistencia.
En el caso de que la Capacitacin sea realizada
con personas externas se debe realiza la
evaluacin de la capacitacin utilizando el
formato 06/F3 Evaluacin de la capacitacin. La
Administradora del Talento Humano debe
analizar los resultados y presentarlos a la
Gerencia administrativa y Financiera.
Una vez se haya realizado la actividad de
formacin, la Administradora del Talento
Humano programa pasados tres meses la
evaluacin de la eficacia del mismo.
Dicha evaluacin la realiza los jefes inmediatos
de los funcionarios que efectivamente asistieron
al programa de formacin utilizando el formato
06/F8 Instrumento para la evaluacin de la
eficacia de los programas de formacin
Se archivan los registros en las carpetas
establecidas para ello, en la Gerencia
Administrativa y financiera.

del
del

Cuando se trata de una capacitacin externa, el


empleado entregar una copia del certificado, si
se gener, al CAD para se anexado a la hoja de
vida.

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Cdigo: 06/P2

Versin: 6

Fecha: 26-03-09

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6. REGISTROS Y PUNTOS DE CONTROL


REGISTROS

PUNTOS DE
CONTROL

6.1 Necesidades de Formacin y/o capacitacin 06/F1


6.2 Plan de Formacin y/o Capacitacin
6.3 Seguimiento al plan de formacin y/o capacitacin.

6.4 Registro de Asistencia 06/F4


6.5 Evaluacin de la Capacitacin 06/F3
6.6 Instrumento para la evaluacin de la eficacia de los programas de formacin 06/F8.