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REPORTE DE AUDITORA

Hoja: 1 de 7

INTERNA

Reporte de Auditora Interna


Folio de Auditora:
Fecha de elaboracin del
reporte:
No. de auditados:

AI11-ADMC-03
20 octubre 2011
30

Fechas de Auditora:
Reunin de apertura:

17 al 21 octubre 2011
17 octubre 2011

Reunin de cierre:

reas auditadas

21 octubre 2011

Procesos auditados
Provisin y gestin de servicios escolares y servicio
social (Egreso y titulacin / Revalidacin de Estudios)
Provisin de servicios financieros, materiales y
humanos
Provisin de servicios de salud
Administracin del Sistema de Gestin de la Calidad
Competencia del personal

Coordinacin General de Servicios Escolares


Coordinacin General de Desarrollo Financiero
Coordinacin del Sistema de Desarrollo Humano
Coordinacin General de Salud
Coordinacin Institucional de Planeacin y Desarrollo
Recursos Humanos/ Archivo

Resultados de Auditoria
Nmero total de clusulas con No Conformidades

Hallazgos
Folio.

Descripcin de la No Conformidad
Especificar: Requerimiento (R)- Incumplimiento (I)- Evidencia (E)

37

R: La norma establece que en los casos en que la organizacin


opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte a
la conformidad del producto con los requisitos, debe asegurarse
de controlar tales procesos.
I: No se encontr evidencia de que la organizacin se asegura de
controlar los procesos contratados externamente.
E: En la Coordinacin del Sistema de Desarrollo Humano no se
mostr evidencia de un documento que formalice la prestacin
de servicios.

No Conformidad

Punto de la norma
ISO 9001:2008

Mayor

4.1

F-CIPLADE-CC-13/ REV. 05

Menor

REPORTE DE AUDITORA

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R: La norma establece que los registros deben permanecer


legibles, fcilmente identificables y recuperables.
I: No se encontr evidencia de que los registros permanecen
fcilmente identificables y recuperables.
E: En la Coordinacin General de Desarrollo Financiero se
observ que varios registros del F-DGF-CGDF-110/REV:00 no se
encuentran codificados.
R: El procedimiento para la Adquiscin de materiales y equipos
de presupuesto general establece en la tarea 1.3.1 que el
responsable de adquisiciones y el responsable del DAP autorizan
el alta del artculo solicitado.
I: No se encontr evidencia del cumplimiento de la autorizacin.
E: No se cuenta con autorizacin del alta del artculo solicitado.
R: El Procedimiento para llevar a cabo el Control de Documentos
establece en la poltica 3.5 que todos los campos de los formatos
debern ser llenados de forma completa y legible.
I: No se encontr evidencia de que los formatos sean llenados de
forma completa y legible.
E: En la Coordinacin del Sistema de Desarrollo Humano se
encontraron varios formatos F-DGADP-CGDH-19/REV:00 que no
estn completamente llenos en el apartado de identificacin de
responsable de seguimiento.
E: En la Coordinacin General de Desarrollo Financiero los
registros F-DGF-CGDF-64/REV:00 no tienen la firma del
responsable y en F-DGF-CGDF-09/REV:04 y F-DGF-CGDF57/REV:03 no se llena la informacin de ponderacin del
proveedor.

4.2.4 e)

P-DGF-CGDF-01

P-CIPLADE-CC-01

Hallazgos
Fortalezas

Proceso

El representante del rea y el Provisin


financieros,
personal de apoyo demuestran
humanos
inters por la mejora continua del

rea

de
servicios Coordinacin General de Desarrollo
materiales
y
Financiero
Coordinacin del Sistema de Desarrollo

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SGC.

El personal demuestra completo


conocimiento
de
los
procedimientos auditados.

El rea se percibe muy organizada,


ordenada y limpia.

El personal demuestra eficiencia en


su forma de trabajar.

Existe orden y control en sus


registros, as como agilidad en la
disposicin de los mismos.

Humano
Provisin y gestin de servicios
escolares y servicio social.
Coordinacin General
de
Servicios
Escolares
(Egreso
y
titulacin/Revalidacin
Administracin del Sistema de
de Estudios)
Gestin de la Calidad
Coordinacin Institucional de Planeacin y
Desarrollo
Provisin
de
servicios Coordinacin General de Desarrollo
financieros,
materiales
y
Financiero
humanos
Coordinacin del Sistema de Desarrollo
Humano
Provisin y gestin de servicios
escolares y servicio social.
Coordinacin General
de
Servicios
Escolares (Egreso y titulacin/Revalidacin
Provisin de servicios de salud
de Estudios)
Administracin del Sistema de
Gestin de la Calidad
Coordinacin General de Salud
Coordinacin Institucional de Planeacin y
Desarrollo
Provisin
de
servicios Coordinacin General de Desarrollo
financieros,
materiales
y
Financiero
humanos
Coordinacin del Sistema de Desarrollo
Provisin y gestin de servicios
Humano
escolares y servicio social.
Coordinacin General
de
Servicios
Escolares (Egreso y titulacin/Revalidacin
Provisin de servicios de salud
de Estudios)
Coordinacin General de Salud
Provisin
de
servicios Coordinacin General de Desarrollo
financieros,
materiales
y
Financiero
humanos
Coordinacin del Sistema de Desarrollo
Humano
Provisin y gestin de servicios
escolares y servicio social.
Coordinacin General
de
Servicios
Provisin de servicios de salud
Escolares (Egreso y titulacin/Revalidacin
de Estudios)
Administracin del Sistema de
Gestin de la Calidad
Coordinacin General de Salud
Coordinacin Institucional de Planeacin y
Desarrollo
Provisin y gestin de servicios Coordinacin General
de
Servicios
escolares y servicio
Escolares (Revalidacin de Estudios)
Administracin del Sistema de Coordinacin Institucional de Planeacin y
Gestin de la Calidad social.
Desarrollo

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Provisin y gestin de servicios
Coordinacin
General
de
Un buen control de los productos
escolares y servicio social.
Escolares (Egreso y titulacin)
No Conformes
Provisin de servicios de salud
Coordinacin General de Salud

Observaciones
El instructivo donde se indica la forma de
facturacin y lugares de entrega del
mobiliario y/o equipo se encuentra referido
en la descripcin del procedimiento P-DGFCGDF-07 con el cdigo I-DGF-CGDF-01, sin
embargo en los anexos del mismo
procedimiento es referido con el cdigo
I-DGF-CGDF-02.
En el procedimiento para la Seleccin y
Evaluacin de Proveedores (P-DGF-CGDF-02)
se encontraron 4 oficios de resultados a los
proveedores condicionados que no han sido
entregados, uno de ellos con 25 das de
emisin.
En el procedimiento P-F-DGF-CGDF-04, el
formato F-DGF-CGDF-38 en ocasiones es
firmado por orden, sin que en la copia se
registre la anotacin P.O.
El rea comn donde se ubica el acceso a la
oficina de capacitacin se encuentra
desordenada, con agua acumulada, con una
manguera en las escaleras de acceso y con
objetos diversos desordenados (sillas,
sobrantes de espejos, vidrios).
De una muestra de 4 formatos, 1 no cuenta
con nivel de revisin (F-SG-CGSE-23 Libreta
de control de envos).
En el procedimiento P-SG-CGSE-04 no se
encuentran detalladas tareas que realizan
para brindar el servicio.

Proceso

Provisin de servicios financieros,


materiales y humanos

Provisin de servicios financieros,


materiales y humanos

Provisin y gestin de servicios


escolares y servicio social.

Servicios

rea

Coordinacin General de
Desarrollo Financiero

Coordinacin del Sistema de


Desarrollo Humano

Coordinacin General de Servicios


Escolares (Egreso y titulacin)

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No se han documentado en 2011 acciones
preventivas para evitar la ocurrencia de no
conformidades.
No se lleva a cabo en el procedimiento P-SGCGSE-07 la tarea 19 referente a la
digitalizacin y destruccin de documentos.

Coordinacin General de Servicios


Escolares (Revalidacin de
estudios)

No se han documentado en 2011 acciones


para la mejora continua del procedimiento
No se han documentado en 2011 acciones
preventivas para evitar la ocurrencia de no
conformidades
El orden de la tarea 5.1.4 establecida en el
procedimiento para llevar a cabo auditoras
internas (P-CIPLADE-CC-03/ REV:05) no
representa la realidad de la prctica.
En el
procedimiento P-DGADP-CGS03/REV:04, utiliza el F-DGADP-DS-23/REV:00
pero no est documentado en el
procedimiento.

Administracin del Sistema de


Gestin de la Calidad

Coordinacin Institucional de
Planeacin y Desarrollo

Coordinacin General de Salud

Provisin de servicios de salud

En un muestreo de 8 auditados 1 asegur


que no estaba informado de la auditora

Recomendaciones Generales
Considerar establecer un espacio para
resguardo de la documentacin de la
evaluacin de proveedores, ya que el rea de
la persona encargada es de acceso comn.
Se sugiere agregar en el formato F-SG-CGSE28/REV:02 Expedicin para extranjeros, un
campo para poner la fecha del examen del
egresado.
Se recomienda separar del procedimiento PSG-CGSE-04 el anexo de requerimientos de
documentacin por trmite ya que

Procesos
Provisin de servicios financieros,
materiales y humanos

Provisin y gestin de servicios


escolares y servicio social.

reas
Coordinacin General de
Desarrollo Financiero

Coordinacin General de Servicios


Escolares (Egreso y titulacin)

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establecen los niveles de revisin de los
formatos involucrados.
Considerar la redaccin especfica de las
modificaciones de los procedimientos en la
seccin de control de cambios y mejoras.
Se sugiere establecer una metodologa de
trabajo para el segumiento, medicin y
anlisis.
Se sugiere revisar el procedimiento para
llevar a cabo la Revisin de la Direccin (PCIPLADE-CC-07) para adecuacin de las
tareas.
Se recomienda anexar en el instructivo de
contratacin I-DGADP-CGDH-01 un tabulador
de honorarios para instructores internos y
externos.
Se recomienda establecer un mecanismo
para hacer del conocimiento de los
instructores los resultados que obtuvieron
en su evaluacin y vincular stos a criterios
de seleccin.

Administracin del Sistema de


Gestin de la Calidad

Coordinacin Institucional de
Planeacin y Desarrollo

Provisin de servicios financieros,


materiales y humanos

Coordinacin del Sistema de


Desarrollo Humano

Coordinacin General de Servicios


Escolares
Coordinacin General de
Desarrollo Financiero
Coordinacin del Sistema de
Desarrollo Humano
Coordinacin General de Salud
Coordinacin Institucional de
Planeacin y Desarrollo
Coordinacin General de Servicios
Se sugiere establecer tcnicas de Escolares
sensibilizacin de manera peridica, Coordinacin General de
enfocados en materia de calidad y dirigidos Desarrollo Financiero
al personal involucrado en el proceso.
Coordinacin del Sistema de
Desarrollo Humano
Coordinacin General de Salud
Coordinacin Institucional de
Planeacin y Desarrollo
Se sugiere que el jefe del rea analice y
determine si el personal a su cargo requiere
capacitacin y/o actualizacin relacionados
con las funciones y tareas que desempea.

Provisin y gestin de servicios


escolares y servicio social (Egreso
y titulacin / Revalidacin de
Estudios)
Provisin de servicios financieros,
materiales y humanos
Provisin de servicios de salud
Administracin del Sistema de
Gestin de la Calidad
Provisin y gestin de servicios
escolares y servicio social (Egreso
y titulacin / Revalidacin de
Estudios)
Provisin de servicios financieros,
materiales y humanos
Provisin de servicios de salud
Administracin del Sistema de
Gestin de la Calidad

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Representante de la Direccin:
Nombre

Firma

MDO. Juan de Dios Prez Alayn

Equipo Auditor:

Nombre

Firma

Maribel Prez Rodrguez


Pamela Pereyra Azcorra
Flor Lpez Bates
Liztbeth Estrada Osorio
Erwin Moiss Chan K
Paulina Martnez Navarrete
Cecilia Crdenas Encalada (AIF)
Mnica del Socorro Herrera Correa (AIF)
Mara del Carmen Payn Arjona (AIF)
Alejandra Ortega Canul (AIF)
Rosy del Pilar Quintal Sansores (AIF)
Nina Valadez Gonzlez (AIF)
Karla Gonzlez Burgos (AIF)
Ana Mara Rejn Magaa (AIF)
Mara Ortega Horta (AL)

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