GESTIONANDO EL PROYECTO DE LA EMPRESA

ACTIVIDAD 1

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y

Teorizacin).
3.3.1 La identificacin de un problema es lo que motiva a las personas a
desarrollar proyectos y en s a crear empresa a fin de satisfacer necesidades que
no han sido cubiertas por empresas existentes.
Para realizar la primera actividad de aprendizaje debe:
- Analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 1: Formular
el problema o necesidad a resolver en el proyecto de acuerdo con el
estudio de mercado y misin de la organizacin, ubicado en el botn
Material del programa.
- Documentarse con el material de apoyo para la actividad de aprendizaje 1.
Una vez termine de documentarse debe entregar como evidencia lo siguiente:
- Un documento Word donde describa la oportunidad, necesidad o
problema. Esto indica que deber establecer el planteamiento del problema,
teniendo en cuenta los antecedentes y diferentes situaciones transversales
que lo condicionan. El entregable debe concluir con la formulacin del
problema.
Identificacin del riesgo
Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta un organismo en la
persecucin de sus objetivos, ya sean de origen interno como externo.
La identificacin del riesgo es un proceso iterativo, y generalmente
integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso es conveniente
"partir de cero", esto es, no basarse en el esquema de riesgos identificados
en estudios anteriores.
Su desarrollo debe comprender la realizacin de un "mapeo" del riesgo, que
incluya la especificacin de los dominios o puntos claves del organismo, la
identificacin de los objetivos generales y particulares, y las amenazas y
riesgos que se pueden tener que afrontar.
Un dominio o punto clave del organismo, puede ser:
un proceso que es crtico para su sobrevivencia;
una o varias actividades que sean responsables de la entrega de porciones
importantes de servicios a la ciudadana;
un rea que est sujeta a Leyes, Decretos o Reglamentos de estricto
cumplimiento, con amenazas de severas puniciones por incumplimiento;
un rea de vital importancia estratgica para el Gobierno (ejemplo: defensa,

investigaciones tecnolgicas de avanzada).

Al determinar estas actividades o procesos claves, fuertemente ligados a
los objetivos del organismo, debe tenerse en cuenta que pueden existir
algunos de stos que no estn formalmente expresados, lo cual no debe
ser impedimento para su consideracin. El anlisis se relaciona con la
criticidad del proceso o actividad y con la importancia del objetivo, ms all
que ste sea explcito o implcito.
Existen muchas fuentes de riesgos, tanto internas como externas. A ttulo
puramente ilustrativo se pueden mencionar, entre las externas:
desarrollos tecnolgicos que en caso de no adoptarse, provocaran
obsolescencia organizacional;
cambios en las necesidades y expectativas del ciudadano/usuario;
modificaciones en la legislacin y normas regulatorias que conduzcan a
cambios forzosos en la estrategia y procedimientos;
alteraciones en el escenario econmico que impacten en el presupuesto del
organismo, sus fuentes de financiamiento y su posibilidad de expansin.
Entre las internas, podemos citar:
la estructura organizacional adoptada, dado la existencia de riesgos
inherentes tpicos tanto en un modelo centralizado como en uno
descentralizado;
la calidad del personal incorporado, as como los mtodos para su
instruccin y motivacin;
la propia naturaleza de las actividades del organismo.
Una vez identificados los riesgos a nivel del organismo, deber practicarse
similar proceso al nivel de programa y actividad. Se considerar, en
consecuencia, un campo ms limitado, enfocado a los componentes de las
reas y objetivos claves identificadas en el anlisis global del organismo.
Los pasos siguientes al diagnstico realizado son los de la estimacin del
riesgo y la determinacin de los objetivos de control.
1- Cules son los principales problemas que enfrenta la empresa?
Reduccin en las ventas.
Lenta recuperacin de cartera, lo que ha procreado falta de liquidez para
para invertir en nuevos pedidos.
Falta de competitividad.
Su estructura organizacional.
2- Cmo se relacionan estos problemas con la estructura organizacional?
Al rea de venta le puede hacer falta personal que se encargue de la
publicidad, adems puede que le haga falta personal en el rea de

recuperacin de cartera, para que la recuperacin se haga efectiva en

tiempo y forma, un personal encargado de la adquisicin compra,
planeacin de las mismas de acuerdo con lo recuperado, un administrador
con dinamismo y relativismo y tambin un contador.
3 -Qu objetivos persigue con la invitacin que ha formulado la direccin
general al resto de la empresa?
Evaluar las debilidades fortaleza con que cuenta la empresa, obtener un
diagnostico que le ayudara a ver con claridad lo que en realidad le est
afectando y as poder tomar decisiones acertadas y efectivas para poder
superar la di difcil situacin por la que est atravesando.
4- Qu rol puede desempear el personal de la empresa en particular los
responsables de reas que la componen en la bsqueda de alternativas de
solucin?
El rol de facilitadores de la informacin real, importante y asegurar de que
su personal subordinado haga lo mismo, pues principalmente de sus
aportes depender la eleccin de las mejores y ms eficientes alternativas
para dar solucin a cualquier dificultad por la que este atravesando la
empresa.
5- Qu pasos debe seguir la empresa para revisar su estructura funcional
y operativa?
Primeramente que los jefes de rea hagan una evaluacin interna de su
reas con esto no se obtiene un resultado relevante de lo que est
generando el problema y las alternativas a tomar en cuenta para mejorar
una situacin o superar una dificultad .Lo mejor sera hacer una auditoria
administrativa, con previa reunin con todo el personal de la empresa para
enterarlos de la de la misma y de lo importante que cera su participacin
brindado la informacin real, de la cual depender la eleccin de las
alternativas ,para que la empresa y todo el personal siga siendo eficiente
competitivo en el mercado.
6- En qu plazo debera de contar con un estudio para hacer frente a la
falta de competitividad? por las prdidas que est teniendo la empresa
actualmente en sus ventas, lo ms pronto posible. 2 meses.
7-cmo se debe de integrar el estudio para que cumpla los fines que
persigue la direccin general?
El estudio se debe de integrar a todas las reas de la empresa y
empezando con una capacitacin al personal de cuales fueron los cambios,
el porqu de qu manera se aplicaran los mismos para que se obtengan
los buenos resultados esperados, tambin se debe de capacitar a los
responsables de reas de manera ms amplia y rigurosa, para dar

seguimiento y monitoreo a su personal para asegurarse de que las cosas

se estn haciendo bien. Facilitar una copia a todos los empleados de los
cambios de acuerdo a su rea.
El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico que
tiene como propsito fundamental conocer la organizacin administrativa y el
funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas
y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y
proponer alternativas viables de solucin que ayuden a la erradicacin de los
mismos.
Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan
crisis dentro de la empresa, as como las necesidades de adaptacin del presente
al futuro.
Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su
aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolucin de
los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y
acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y
encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier
momento.
Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel
dentro de cualquier rea, departamento, funcin o proceso, simplemente se
encontrarn variantes de cmo aplicarlo dependiendo de las caractersticas
particulares del problema que se desee atacar.
Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos
aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente
con l, adems es necesario realizar anlisis peridicos sobre las reas objeto de
estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.
El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes
aspectos:
- De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de
control.
- De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al
conjunto de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para
lograr con los objetivos de la misma.
- De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia delas funciones
que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos.
- De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin existente entre

la ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el proceso de toma de

decisiones.
- De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la
relacin existente entre cada una de ellas.
Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un
orden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y
cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen
parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos que se deben evaluar.