Een goed verhaal

presenteren, praten, pleiten

Susanne Gerritsen

Eerste oplage december 2008

Tweede oplage september 2010
Uitgegeven door: Uitgeverij Nieuwezijds, Amsterdam
Zetwerk: CeevanWee, Amsterdam
Omslagontwerp: Marjo Starink, Amsterdam
Illustratie omslag en figuren binnenwerk: Mariet Numan
Copyright 2008, 2010, Susanne Gerritsen
isbn 978 90 5712 257 6
nur 780

Bij de productie van dit boek is gebruikgemaakt van papier dat het keurmerk van de Forest Stewardship Counsil (FSC) mag dragen. Bij dit papier
is het zeker dat de productie niet tot bosvernietiging heeft geleid.
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system
worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de
uitgever.
Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s)
noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

Voorwoord

Dit boek is de opvolger van Een goed gesprek (2001), dat zoals de titel
al aangeeft over gespreksvaardigheden ging. Dit boek gaat daar ook
over, maar het gaat daarnaast over presenteren en pleiten (anderen
overtuigen). Al twintig jaar geef ik colleges en trainingen op het gebied van mondelinge vaardigheden aan studenten en professionals.
Van de ervaringen die ik daarbij heb opgedaan, heb ik vooral zelf
veel bijgeleerd. Die ervaringen uit de praktijk zorgen voor een herkenbaar geheel, de theorie kreeg meer kleur en is meer dan ooit direct toepasbaar.
Mijn collegas Yolanda Mante, Elisabeth Martens en Anne Marie
Smit wil ik graag bedanken voor de vele gesprekken over mondelinge vaardigheden. Heel veel dank ook aan Erik, Christa en Sophia
voor alle gesprekken waar het echt om gaat in het leven.
Op de eerste druk zijn veel reacties gekomen. Sommige onderwerpen riepen kritische vragen op: Is het wel altijd zo dat een lange
pauze in een gesprek op een probleem duidt?. Andere onderwerpen
inspireerden lezers om zelf dingen uit te proberen. Een mevrouw
vertelde dat zij als attentum bij haar presentatie een groot gordijn
voor zich omhoog had gehouden waarachter zij vandaan kwam om
te spreken. Ze wilde daarmee onderstrepen dat de organisatie waarvoor zij de presentatie hield voor de buitenwereld zichtbaarder
moest worden. Een prima attentum! Hopelijk zal ook deze tweede
druk weer veel lezers prikkelen en uitnodigen tot experimenteren.

Inhoud

1 Inleiding

2 Een presentatie houden

De toegevoegde waarde van mondeling presenteren
De voorbereiding
Een eerste plan
De uitwerking van het plan
De invulling
PowerPoint-dias maken
De presentatie oefenen
De presentatie
Zenuwen beheersen
Een goede uitvoering
Lichaamstaal en stemgebruik
Vragen na afloop
Andere literatuur over de besproken onderwerpen

12
13
16
17
20
31
40
49
50
50
56
68
74
79

3 Een gesprek voeren

Algemene gespreksprincipes
Het samenwerkingsbeginsel en de conversationale stelregels
Indirectheid, implicietheid en face
Beurtwisseling en scripts
Nuttige gespreksvaardigheden
Het interpreteren van lichaamstaal
Actief luisteren
Omgaan met weerstand

81
82
83
103
115
133
134
141
151

een goed verhaal

Slecht nieuws brengen

Andere literatuur over de besproken onderwerpen

158
162

4 Pleiten: overtuigen in presentaties en gesprekken

Argumentatie
Onderscheidende kenmerken van argumentatie
Opvattingen over argumentatie
De begrijpelijkheid van argumentatie
Begrijpelijkheid
Soorten standpunten en bijbehorende argumenten
De herkomst van de argumenten
Begrijpelijk argumenteren met de argumentatiestructuur
De aanvaardbaarheid van argumentatie
Het argumentatieschema
Drogredenen
Adviezen voor de argumentatie in presentaties en
gesprekken
Argumenteren in presentaties
Argumenteren in gesprekken
Andere literatuur over de besproken onderwerpen

164
165
166
177
182
182
185
193
209
219
220
223

Index

235

227
227
231
234

1
Inleiding

Dit boek gaat over mondelinge vaardigheden, een veelomvattend

begrip. Drie vaardigheden staan centraal: een presentatie geven, een
gesprek voeren en pleiten in de zin van anderen overtuigen. Deze
vaardigheden spelen tegenwoordig een belangrijke rol. Het leren
beheersen van minstens een ervan komt in vrijwel elke hbo-, universitaire of postdoctorale opleiding aan bod en ook op de werkplek
zijn mondelinge vaardigheden belangrijk. Veel mensen moeten op
hun werk presentaties geven en ergens voor pleiten, en gesprekken
voeren is onderdeel van vrijwel elke baan.
Iedereen die beter wil presenteren, goed gesprekken wil kunnen
voeren of anderen mondeling wil kunnen overtuigen, heeft iets aan
dit boek. Het is echter specifiek bedoeld voor studenten en professionals mensen die beroepsmatig met mondelinge vaardigheden
bezig zijn. Het boek is bruikbaar voor elke professional, maar de
meeste voorbeelden die aan bod komen, zijn in ruime zin ontleend
aan economische en juridische werksituaties van managers, bedrijfskundigen, ambtenaren, consultants, controllers, auditors, financieel planners, juridisch medewerkers, advocaten, officieren van
justitie en rechters. Daarnaast worden er voorbeelden aangehaald
waarin artsen, verpleegkundigen, technici en psychologen optreden.
De inhoud van dit boek is een combinatie van theoretische inzichten en ervaring uit de praktijk; de theoretische inzichten vormen
daarbij de basis. Er zijn veel boeken, opvattingen, trainingen en cur-

10

een goed verhaal

sussen over mondelinge vaardigheden, maar die zijn lang niet altijd
gebaseerd op gedegen theorie. Dit boek is dat wel. De theorie komt
op systematische wijze aan bod en wordt afgewisseld met concrete
voorbeelden en adviezen en met anekdotes en ervaringen uit mijn
werkpraktijk. Uiteraard wijs ik ook op valkuilen en fouten, en geef
ik aan hoe je die kunt voorkomen. Omdat de nadruk allereerst ligt
op de praktische toepassing en bruikbaarheid van de theorie en niet
op de theoretische onderbouwing, noem ik in de lopende tekst geen
bronnen voor de theorie die aan bod komt. Verwijzingen naar literatuur over de behandelde theorie zijn te vinden aan het eind van
elk hoofdstuk.
De opzet van het boek is als volgt: hoofdstuk 2 gaat over het houden
van een presentatie. Aan bod komen de planning, de voorbereidingen, de invulling van het betoog, het gebruik van PowerPoint, de
zenuwen vooraf en tijdens het presenteren, het belang van lichaamstaal en je stem, het houden van de presentatie zelf en het beantwoorden van vragen na afloop.
Hoofdstuk 3 gaat over het voeren van gesprekken. Eerst bespreek
ik verschillende theoretische concepten die de basis vormen van
kennis over gespreksvoering: het zogenaamde samenwerkingsbeginsel (dat betrekking heeft op doelen in een gesprek), het concept
face (dat betrekking heeft op het aanzien en de status van de gespreksdeelnemers), implicietheid en indirectheid (prominent in ieder gesprek), het wisselen van de gespreksbeurten (wat het gesprek
systematiek geeft) en het idee van scripts (vaste situaties die de gespreksinhoud bepalen en die we moeten kennen). Na de theoretische concepten komt een aantal concrete gespreksvaardigheden aan
bod. We bespreken hoe je lichaamstaal als signaal kunt interpreteren, hoe je beter namelijk actief kunt luisteren en hoe je kunt
omgaan met weerstand wat te doen als mensen niet willen wat jij
wilt? Daarnaast bespreek ik tips voor en valkuilen bij het brengen
van slecht nieuws in een gesprek.
Het laatste hoofdstuk, hoofdstuk 4, bespreekt een mondelinge
vaardigheid die de voorgaande twee overkoepelt: pleiten, ofwel an-

1 inleiding

11

deren ergens van overtuigen. Pleiten is overkoepelend omdat je het

zowel in een presentatie als in een gesprek kunt doen. Argumentatie
staat centraal in dit hoofdstuk, omdat dit de essentie is van anderen
overtuigen. We bekijken hoe je argumentatie kunt herkennen en
welke opvattingen er zijn over argumentatie: is argumentatie bijvoorbeeld retorica of niet? Ook komt aan bod hoe je voor anderen
begrijpelijk kunt argumenteren. In dat licht bespreken we wat voor
soort standpunten er zijn en hoe die verschillen, waar je je argumenten vandaan kunt halen en hoe je voorkomt dat je argumenten een
brij worden. Daarnaast bespreken we wat goede argumenten zijn
en hoe je dat kunt beoordelen. Hoofdstuk 4 eindigt met een overzicht van adviezen voor het argumenteren in presentaties en gesprekken.

2
Een presentatie houden

Er zijn veel situaties waarin presentaties worden gehouden, bij veel

studies en opleidingen bijvoorbeeld, en op de werkvloer. Bij opleidingen is presenteren soms een doel op zich, omdat studenten moeten leren hoe het moet. Bij bijna alle hbo- en academische opleidingen maakt presenteren dan ook onderdeel uit van de leerdoelen.
Vaak krijg je vooraf wat instructies en achteraf feedback. Soms moeten studenten presenteren als werkvorm tijdens colleges; ze moeten
dan de lesstof verwerken en toelichten in de vorm van een presentatie.
Op de werkvloer zijn presentaties, vooral sinds de komst van
PowerPoint, de manier om informatie snel over te brengen. In het
bedrijfsleven blijven toelichtingen op papier soms zelfs helemaal
achterwege. Juristen moeten presenteren voor de rechtbank, op
kantoor, op vakbijeenkomsten of op congressen. Economen en managers moeten presenteren tijdens werkbesprekingen en vergaderingen, tijdens sessies met klanten of overleg met het management.
Over het houden van presentaties in dergelijke situaties gaat dit
hoofdstuk. We bespreken daarbij vooral informerende presentaties,
waarbij het doel is het publiek over een bepaald onderwerp te informeren, niet om ze ergens van te overtuigen. Er zijn ook presentaties
die erop gericht zijn het publiek te overtuigen: zogenaamde betogende presentaties die argumentatie bevatten. Betogende presentaties komen apart aan bod in hoofdstuk 4 Pleiten: overtuigen in presentaties en gesprekken.

2 een presentatie houden

13

De toegevoegde waarde van mondeling presenteren

Veel sprekers vinden het geen lolletje om een verhaal te houden voor
een groep mensen die je aan zit te staren. Waarom al die moeite?
Wat is het doel van presenteren? Kan het management niet net zo
goed een A4-tje krijgen en dat in eigen tempo lezen? Blijkbaar heeft
het mondeling presenteren een toegevoegde waarde, anders gebeurde het niet zo veel. Het is een interessante vraag wat die toegevoegde
waarde is, want dat bepaalt mede het succes van een presentatie. In
tabel 2.1 vind je de belangrijkste vijf verschillen tussen mondelinge
en schriftelijke presentaties.
Tabel 2.1: Verschillen tussen schriftelijk en mondeling presenteren
Schriftelijke presentatie

Mondelinge presentatie

Lengte

Lang

Kort

Gedetailleerdheid

Groot

Gering

Verwerkingstijd

Lang

Kort

Amusementswaarde

Lang

Redelijk hoog

Interactie

Nee

Ja

De toegevoegde waarde van een presentatie is gelegen in een combinatie van de vijf aspecten uit tabel 2.1. Een presentatie is om te beginnen korter, en dus kost een presentatie het publiek minder tijd
dan een uiteenzetting op papier. Daarnaast is een presentatie minder gedetailleerd en dus minder complex om te volgen. Verder is de
verwerkingstijd bij een presentatie korter, het publiek begrijpt relatief snel waar het om gaat. Ook is de amusementswaarde van een
presentatie hoger, de meeste mensen vinden het leuk om iemand te
zien spreken en om naar een PowerPoint-presentatie te kijken
vaak leuker dan een rapport lezen. Ten slotte is de mate van interactie, het contact tussen de betrokkenen, een belangrijk verschil. Bij
een presentatie is er direct contact met degene die het verhaal vertelt: men kan de spreker zien en aankijken, en na afloop vragen stel-

14

een goed verhaal

len. Dat geeft een extra dimensie aan de inhoud van een verhaal. Bij
een schriftelijke tekst is er afstand in tijd en plaats tussen de schrijver
en de lezers. Deze vijf verschillen verklaren waarom presentaties in
sommige situaties zinvol zijn.
Een presentatie heeft echter ook bepaalde beperkingen. Die komen
vooral aan het licht als we een presentatie vergelijken met een gesprek tussen twee mensen. Het gaat om het verschil tussen een monoloog (presentatie) en een dialoog (gesprek). In een monoloog is
alleen de spreker aan het woord en hij praat als enige, het publiek
luistert en kijkt alleen. In een gesprek zijn twee of meer mensen aan
het woord, zij wisselen elkaar af en leveren beiden input. De betrokkenen kunnen direct merken hoe hun opmerkingen worden genterpreteerd en gewaardeerd, want ze krijgen direct een reactie. Het
succes van een gesprek is meestal afhankelijk van alle betrokkenen
en niet van n bepaalde gespreksdeelnemer. Bij een presentatie is
dat anders, daar moet alles worden gedaan door de spreker. Er is wel
interactie, zoals zojuist besproken, maar die is niet zo intensief als in
een gesprek. De interactie bij een presentatie is implicieter en eenzijdiger; de spreker moet contact leggen met het publiek om het te
bereiken, maar hij kan niet zo ver gaan dat er echt een gesprek ontstaat. Dat past niet bij een presentatie.
Sommige sprekers vinden dit vervelend. Ze voelen zich niet prettig bij een monoloog en delen liever de verantwoordelijkheid; ze
proberen het publiek aan de praat te krijgen en de rollen om te
draaien. Ze stellen bijvoorbeeld vragen en hopen dat er een antwoord komt of gaan op een andere manier met het publiek in gesprek: Nou, dit was mijn verhaal en nu wil ik graag jullie mening
horen meestal gevolgd door een stilte. Het publiek reageert vaak
ongemakkelijk als een spreker uit zijn monoloog stapt en expliciet
om een bijdrage van het publiek vraagt, omdat dan het verwachtingspatroon van het publiek verstoord wordt. Toehoorders verwachten dat de spreker het werk gaat doen en dat zij slechts hoeven
te luisteren.
Een belangrijke beperking van een mondelinge presentatie is dus

2 een presentatie houden

15

dat de interactie maar n richting kan en mag uitgaan. Daar is niets

aan te doen en je moet het vooral niet veranderen als spreker je
zult je in de presentatie alleen moeten redden. Voor sommige mensen is dat wennen, vooral als je je prettiger voelt bij een dialoog. Het
is een kwestie van leren met welke middelen je contact met mensen
maakt zonder dat zij iets terug hoeven te zeggen.
Wat is een goede presentatie? Aan de ene kant is heel duidelijk wat
een spreker moet doen om succesvol te zijn; de technieken en vereisten die daarvoor nodig zijn, worden in dit boek besproken. Aan de
andere kant leert de praktijk dat goed presenteren op veel verschillende manieren kan. Dit komt omdat een presentatie altijd een
combinatie is van enerzijds het gebruik van presentatietechnieken
(een leuk begin, een heldere opbouw, adequate dias, enzovoort) en
anderzijds de persoonlijkheid en het gedrag van de spreker. De mix
die hieruit ontstaat, is per definitie uniek en dat maakt presentaties
nou juist zo boeiend. In die zin is het lastig te zeggen wat een goede
presentatie is en hoe je het moet doen: vele wegen leiden naar Rome.
Toch is in algemene termen wel te zeggen wanneer een presentatie succesvol is: een succesvolle presentatie heeft veel impact op het
publiek. De presentatie bereikt de luisteraars en doet hen iets. Veel
impact hebben betekent dat luisteraars het verhaal goed onthouden. Als ze het na afloop adequaat kunnen navertellen, heeft de
spreker een grote impact gehad op het geheugen van de luisteraars.
Er is ook sprake van veel impact als het publiek na afloop reageert
met vragen. Het is meestal geen goed teken als er helemaal geen vragen zijn. Als er geen vragen worden gesteld, betekent dat niet dat
het allemaal volkomen duidelijk was, dat zegt men alleen maar om
aardig te zijn. Geen vragen betekent geen impact: de spreker heeft
zijn doel niet bereikt en de luisteraars hebben weinig aan de presentatie gehad.
Als een presentatie impact heeft, kunnen informatieve of kritische reacties het gevolg zijn. Een luisteraar kan een informatieve
vraag stellen omdat hij het verhaal beter wil begrijpen, of hij kan het

16

een goed verhaal

oneens zijn met de spreker en diens argumenten aanvallen (meer

over argumentatie in hoofdstuk 4). Beginnende sprekers raken soms
uit balans bij kritische vragen, ze voelen zich dan aangevallen en
worden onzeker. Die houding is echter verkeerd, want bij kritiek
heeft de presentatie in elk geval een duidelijk effect je hebt de
mensen aan het denken gezet en op meer mag je niet hopen. Van
een publiek dat het vooraf niet met je eens was, zul je na afloop
nooit volledige instemming krijgen, zo werken overtuigingsprocessen niet. Mensen willen eerst zelf kritisch nadenken en weten hoe
het zit voor ze een definitieve mening vormen. Natuurlijk probeer je
als spreker wel de luisteraars zo veel mogelijk in jouw kamp te krijgen, en je moet in ieder geval geen weerstand oproepen, maar kritische vragen hoeven op zich geen slecht teken te zijn.
De spreker moet dus zorgen dat hij zo veel mogelijk impact heeft
op het publiek, zodat het publiek het verhaal kan begrijpen, verwerken in het geheugen en gebruiken om over na te denken. Die impact kan op allerlei manieren tot stand komen: de een praat lekker
vlot door en de ander praat juist heerlijk rustig, de een friemelt aan
zijn haar en de ander wipt van het ene op het andere been. Hoe je
het doet, maakt niet uit zodra er impact is, heb je het als spreker
goed gedaan.
In het vervolg van dit hoofdstuk bespreken we wat er komt kijken bij het houden van een presentatie. We beginnen bij de voorbereiding.

De voorbereiding

De eerste fase in het proces van het houden van een presentatie is de
voorbereiding: vanaf het eerste moment dat je weet dat je moet gaan
presenteren tot het moment dat de presentatie gaat beginnen.

2 een presentatie houden

17

Een eerste plan

Stel, je bent student, begint aan een nieuw vak en bij het eerste college hoor je dat je over drie weken een presentatie moet geven. Of je
bent auditor en hebt net een audit afgerond en nu vraagt het management of je je bevindingen volgende week wilt presenteren. Of
je bent consultant en jij en een concurrent moeten voor een potentile nieuwe opdrachtgever ideen voor een nieuwe opdracht presenteren; degene die het best voor de dag komt, krijgt de opdracht.
Als je hoort dat je moet gaan presenteren, hoef je niet direct aan
de voorbereidingen te beginnen als je ruim de tijd hebt. Toch is dit
moment wel erg belangrijk, want je moet proberen nu al zo veel mogelijk informatie te krijgen over de situatie waarin je gaat presenteren. Als je die informatie niet direct achterhaalt, moet je later weer
terug om dingen na te vragen en dat komt onprofessioneel over.
Wellicht ben je dan geneigd dingen op de gok te doen, en dat is erg
onverstandig. Zorg dus dat je de benodigde informatie zo snel mogelijk achterhaalt.
Sommige informatie krijg je niet rechtstreeks, maar moet je via
een omweg achterhalen: bekijk studiewijzers, congresfolders, jaarverslagen, de uitnodiging aan het publiek, de opdrachtbeschrijving,
het offerteverzoek. Dit kan je helpen om een beeld te vormen van de
omstandigheden waarin je je presentatie gaat geven. Stel jezelf in ieder geval de volgende vragen als je gaat presenteren.
Vragen over het publiek
Hoeveel mensen zijn er aanwezig en wat is de voertaal?
Hoe is het publiek samengesteld?
Welke kenmerken hebben de mensen in het publiek?
Vragen over de situatie
Waarom wordt de presentatie gehouden?
In welke concrete situatie vindt de presentatie plaats?
Hoe lang mag de presentatie zijn?
Hoe ziet de zaal eruit, welke apparatuur is er beschikbaar?

18

een goed verhaal

Kader 2.1: Presentatie Internationaal Gerechtshof,
Themadag Genocide

Het publiek
driehonderd personen, voertaal Engels
juristen uit allerlei landen, deskundigen op het gebied van
internationaal volkerenrecht
hoogopgeleid, juridisch onderlegd, experts, serieus, cultureel
gemixt
De situatie
naar aanleiding van onderzoek over de definitie van genocide en
het rapporteren van cases
tweedaags internationaal congres in Straatsburg
maximaal twintig minuten spreken en tien minuten voor vragen
zeer grote zaal (auditorium), beamer/computer en microfoon
aanwezig
Het doel
bevorderen van wetenschappelijke uitwisseling van juridische
kennis over genocide
interessante en relevante nieuwe kennis over genocide opdoen

Vragen over het doel

Welk doel heeft de organisatie met de presentatie?
Welk doel heeft het publiek?
De antwoorden op deze vragen bepalen hoe je de presentatie moet
aanpakken om succesvol te zijn om impact te hebben dus. Hoe dit
in de praktijk uitpakt wordt hier uitgewerkt aan de hand van de
voorbeelden in kader 2.1 en 2.2.

2 een presentatie houden

19

Kader 2.2: Presentatie college Financile Planning, oudedagsreserve

Het publiek
zestien personen, voertaal Nederlands
medestudenten (volwassenen), 70% man, 30% vrouw
praktijkmensen met diverse financile achtergrond die hogerop
willen
De situatie
college: toets van presentatievaardigheden, verplicht onderdeel
college week 4, s middags om 16.30 uur
15 minuten, echt niet langer
collegezaal, beamer aanwezig, geen internet
Het doel
studenten laten oefenen met presenteren
geen specifiek doel: vermaakt en genformeerd worden, zelf iets
leren?

Voorlopig hoef je nog niet veel meer te doen aan voorbereiding dan
de antwoorden op deze vragen verzamelen. Laat de informatie daarna even rusten en denk af en toe terloops aan je presentatie. Je zult
merken dat het beantwoorden van de vragen er al voor zorgt dat je
gaat bedenken wat aardig zou zijn om te doen bij je presentatie.
Wellicht schiet je opeens een goed begin te binnen of lees je iets in
de krant wat je op ideen brengt.
Je zou kunnen zeggen dat je in deze fase passief aan het brainstormen bent, het concept van je presentatie is aan het rijpen. Deze
fase van rijping is heel waardevol en draagt voor een groot deel bij
aan een succesvolle presentatie. Natuurlijk kun je je ook anders
voorbereiden op je presentatie dan door middel van deze vragen,
het gaat erom dat je tijdig relevante informatie verzamelt en de tijd
neemt om over de presentatie na te denken.

20

een goed verhaal

De uitwerking van het plan

Na de zojuist beschreven fase van informatie inwinnen, is twee tot
anderhalve week voordat je je presentatie moet houden, het moment aangebroken om echt tijd te reserveren voor het uitwerken ervan. In dit stadium kan die tijd nog kort zijn: n of twee uur.
Er zijn twee groepen sprekers die vaak denken dat het niet of nauwelijks nodig is om een presentatie voor te bereiden: beginners op
het gebied van presenteren (bijvoorbeeld eerstejaarsstudenten) en
degenen die juist erg ervaren zijn in het presenteren (professionals).
Dit is echter een enorme misvatting; zonder voorbereiding zul je
geen impact hebben op je publiek.
Onervaren sprekers zijn soms geneigd zich slecht voor te bereiden omdat zij nog niet hebben ervaren hoe extreem vervelend het is
om voor een groep mensen te staan en niet uit je woorden te komen.
Vaak denken beginners dat het allemaal niet zo veel uitmaakt: gewoon een leuk verhaal houden, dat kan toch iedereen? Maar het is
veel moeilijker dan je zou denken. Als je onvoorbereid gaat presenteren, levert dat een ernstige beschadiging op van je sociale aanzien
(verder aangeduid als face) omdat je publiek merkt dat je niet voorbereid bent. Jij kunt wel denken dat het allemaal niet veel uitmaakt,
maar het is als publiek heel pijnlijk om te moeten aanzien hoe een
onvoorbereide spreker zich door een presentatie heen worstelt. Bespaar jezelf en je publiek een onprofessionele en gnante vertoning
en begin dus zeker een week of twee voor de presentatie aan de voorbereiding.
Anderen die geneigd zijn zich slecht voor te bereiden, zijn juist de
ervaren sprekers. Zij kunnen vanwege tijdgebrek en vertrouwend
op hun routine, denken dat voorbereiden overbodig is. Tijdgebrek
is een rele factor; wie een drukke baan heeft, kan zich niet permitteren twee weken aan een presentatie te werken. Dat is ook niet nodig, maar de voorbereiding overslaan is onverstandig. Niet voorbereiden kan leiden tot pijnlijke (face-beschadigende) presentaties.

2 een presentatie houden

21

Matthijs is 28 en werkt als controller bij een grote bierbrouwerij.

Hij geeft wekelijks presentaties waarin hij resultatenoverzichten
presenteert en toelicht voor het management. Dat gaat hem altijd gemakkelijk af, hij heeft een basis-PowerPoint-presentatie
die hij wekelijks actualiseert en hij is een gemakkelijke prater.
Matthijs volgt naast zijn werk een masteropleiding in controlling
en moet op een bepaald moment voor zijn opleiding een korte
presentatie verzorgen over zijn eigen werk. Maar Matthijs heeft
het razend druk: hij heeft net een nieuw huis gekocht en zijn
vrouw staat op het punt van bevallen. Bovendien moet hij voor
zijn werk nog een week naar Sevilla. Daarom besluit Matthijs terug te vallen op de presentatie die hij kortgeleden heeft gegeven
aan het management. Die duurt misschien wat te lang, maar hij
kan tijdens de presentatie in het college wel wat PowerPoint-dias
overslaan. Matthijs neemt de presentatie mee op een USB-stick.
Als Matthijs zijn presentatie gaat geven, blijkt al bij de eerste
dia dat hij een presentatie heeft meegenomen van zijn werk: de titel sluit niet aan bij het publiek, de situatie en het doel. Een aantal mensen in het publiek zucht hardop, zij zien de bui al hangen.
Dat maakt Matthijs opeens erg nerveus, iets wat hem een beetje
verbaast. De vlammen slaan hem uit. Na de eerste vier dias krijgt
Matthijs het gevoel dat hij zijn publiek helemaal kwijt is, niemand lijkt hem te begrijpen en men staart hem wazig aan. Matthijs komt nu ernstig in tijdnood en besluit enkele dias over te
slaan, met als gevolg dat de lijn van zijn verhaal niet meer klopt.
Matthijs raakt in lichte paniek en gaat zweten en hakkelen men
kijkt nauwelijks meer in zijn richting. Iedereen is opgelucht als
Matthijs klaar is met zijn verhaal en de docent geeft hem een onvoldoende. Matthijs is verontwaardigd: hoe kan een ervaren
spreker als hij een onvoldoende krijgen? Maar ergens weet hij dat
hij heeft gefaald.
Matthijs heeft een fout gemaakt die je je niet kunt permitteren als je
moet presenteren; zonder voorbereiding kun je geen goede presentatie geven. In het geval van Matthijs had een minimale voorberei-

22

een goed verhaal

ding volstaan. Hij had zijn verhaal moeten aanpassen aan de nieuwe
situatie en het andere publiek, hij had zijn dias moeten langslopen,
een aantal moeten verwijderen, een paar moeten toevoegen en een
paar moeten aanpassen. Daarnaast had hij het verhaal moeten inkorten zonder de logische lijn te verliezen en had hij het nieuwe verhaal even voor zichzelf moeten oefenen een onmisbaar uurtje
werk voor een ervaren spreker die niet wil afgaan. Ook al heb je
maar een kwartiertje in de trein voordat je moet presenteren, alles is
beter dan niets.
Ook als een gebrek aan voorbereiding niet tot een zichtbaar vervelende ervaring leidt, dan nog is het onbeleefd en onprofessioneel
(face-beschadigend: zie verder hoofdstuk 3) om je niet voor te bereiden. Er zijn wel sprekers die bij allerlei gelegenheden dezelfde presentatie houden, zoals sommige docenten en verkopers. Andere
sprekers, bijvoorbeeld advocaten, lezen tijdens een zitting gewoon
hun uitgeschreven pleitnota voor. Het publiek (studenten, klanten,
de rechtbank) zal niet altijd laten merken dat het zon presentatie
niet waardeert, maar je kunt ervan uitgaan dat dat wel zo is. Wie
gaat spreken, vraagt tijd en energie van de mensen die komen luisteren, en wie gaat spreken, hoopt op een bepaald effect. Het minste
wat je dan kunt doen, is een verhaal houden dat voor jouw specifieke publiek interessant en boeiend is. Dit is een heel belangrijk uitgangspunt bij presenteren.
We gaan nu in op de vraag wat je moet voorbereiden en hoe je dat
precies doet. Om te beginnen, is het goed om na te gaan wat de consequenties zijn van de antwoorden op de vragen die je vooraf hebt
gesteld. Daarvoor kijken we naar een uitwerking van het voorbeeld
van de Themadag Genocide.