Sistema de Facturacin :

Microsoft Dynamics GP es un sistema de contabilidad financiera para pequeas y medianas empresas, se organiza en serie, cada
uno de los cuales contiene varios mdulos. La serie tpica son Financiero, Ventas, Compras, Inventario, Proyecto, Nmina,
Manufactura, Empresa y Sistema.
Proceso de Ventas

PEDIDO EN ESPERA

COTIZACION

FACTURACION ARTICULOS

FACTURACION ANTICIPOS

ENTREGA DE ARTICULOS

Comprobantes de pago que se emiten:

Facturas
Boletas de venta
Se deben emitir: En la transferencia de bienes muebles, en el momento en que se entregue el bien o en el momento en que se
efecte el pago, lo que ocurra primero. En la transferencia de bienes, por los pagos parciales recibidos anticipadamente a la
entrega del bien o puesta a disposicin del mismo, en la fecha y por el monto percibido.
Tipos de Documentos que se usan en GP (PERU):
Cotizacin Una propuesta de venta para un momento en el futuro y a un precio especfico. Las cotizaciones no se contabilizan,
pero la informacin que contienen puede transferirse a pedidos o facturas.
COTIZACIONES
TIPO DOC
1

ID DOC
CTLIMA

SECUENCIA
CTLI0014409

cotizaciones Per

Pedido en espera Los pedidos en espera son documentos que se ingresan como referencia de venta pero los artculos detallados
no afectan la disponibilidad de inventario, la informacin que contienen se puede transferir a facturas cuando los artculos estn
disponibles.

PEDIDOS EN ESPERA
TIPO
DOC
ID DOC
SECUENCIA
5
PDBLSANISIDRO PDBLSI00000373 Pedido para Boleta San Isidro
5
PDSANISIDRO
PDSI0000079
Pedido para Factura San Borja
5

PDLIMA

PDLI0001618

Pedido para Factura San Borja

PDLIMABOL

PDLB0004862

Pedido para Boleta San Borja

Factura Documento de vinculacin legal que registra el precio y los detalles de la transaccin. Puede transferir informacin de
ventas de una cotizacin o pedido en espera a una factura. Las facturas pueden contabilizarse y afectan directamente a la
disponibilidad de inventario
FACTURAS / BOLETAS
TIPO
DOC
ID DOC
3
BLLIMA

SECUENCIA
BL001-005122

Boletas desde logstica

FTLIMA

FT001-001536

Factura desde logstica

BLLIMA2COMPLE

BL002-001641

Boletas Directas Complementos/Anticipos San Borja

FTLIMA2COMPLE

FT002-000230

Facturas directas Complementos/Anticipos San Borja

BLSANISIDRO

BS003-000454

Boletas Directas Complementos/Anticipos San Isidro

FTSANISIDRO

FS003-000079

Facturas Directas Complementos/Anticipos San Isidro

VENT-EXTERNASLI

004-000002

ventas externas

Devolucin (Notas de Crdito) Documento utilizado para registrar la devolucin de un artculo vendido previamente. Las
devoluciones deben contabilizarse y no pueden transferirse a otros documentos.
NOTA DE CREDITO
TIPO DOC

ID DOC
4 NCLIMA

SECUENCIA
DF0001401

RECLAMOS
TIPO
DOC
ID DOC
SECUENCIA
1
RECLAMOS_LIMA RU00000579

Notas de Crdito /Devoluciones desde logstica

Reclamos Per

Datos Generales del Documento de Venta:

Tipo Documento

Cliente

Detalle de Articulo de
Venta

Bodega de Descarga
de Inventario
Detalle de lnea de
artculo.

Descuento en lnea de artculo

Cantidad
disponible para
facturar.

Cliente

Descuento en lnea
de articulo

Detalle de Articulo de
Venta

Artculo de entrega
directa

Impuesto de Cliente
Vendedor y Territorio de
lnea de artculo

Impuesto de Articulo

Para cambiar la direccin de envo o el Id de sitio de un nico artculo de lnea, puede seleccionar los botones de consulta
Id. Direccin envo o Sitio predeterminado en las ventanas Entrada transaccin de ventas o Entrada detalle de artculo de
ventas y, a continuacin, un nuevo Id. de direccin de envo o Id de sitio.
Los cambios slo se aplicarn al artculo de lnea seleccionado. Si especifica un artculo de lnea nuevo, el Id. de direccin
de envo o Id. de sitio proceder del artculo especificado previamente

Proceso de Registro de Documentos de Venta

Puede utilizar la ventana Entrada transaccin de ventas para especificar e imprimir los pedidos para los clientes y tambin
para ver, anular o eliminar los pedidos que ya existen.
Para registrar un documento venta (Pedido en espera)
1.

Abra la ventana Entrada transaccin de ventas.

(Transacciones >> Ventas >> Entrada transaccin de ventas)

2.

Seleccione Pedido en Espera y especifique o seleccione el ID del tipo de pedido que desee especificar.

De acuerdo al tipo de documento, se lista los Id de tipos de

ventas. En este acaso todos los de tipo pedido en espera

3.

Nmero de documento.

Especifique un nmero
de documento o acepte
la entrada
predeterminada.

4.

Especifique la fecha del documento. La fecha que especifique se utilizar para actualizar los registros de ventas. Para entrar una fecha
de envo solicitada, seleccione el botn de expansin Fecha.

5.

Especifique o seleccione el ID localizacin desde el que se vendern los artculos en el pedido (Bodega). El ID de sitio se utiliza para
asignar los artculos del inventario y puede utilizarse para calcular impuestos.

6.

Especifique o seleccione un ID lote (Generalmente un lote es asignado a cada usuario que tiene acceso para ingresar documentos de venta.) Los
pedidos deben guardarse en un lote donde permanecern hasta que se anulen, eliminen o transfieran a otro documento.

7.

Especifique o seleccione un ID cliente y entre el nmero de orden de compra si el cliente le ha provisto de uno. El nmero de orden de compra se
imprimir en el pedido

En el caso de pedidos en el
campo orden de compra se
guardara el nmero de garanta
que se le entregue al cliente en la
venta de muebles.

En esta ventana se debe ingresar la Zona de entrega que se utiliza para la generacin de rutas de entrega y para impresiones de notas adicionales en
el documento

8.

Escriba o seleccione un ID de moneda. Si el registro del cliente tiene un ID de moneda asignado al mismo, el ID de moneda del cliente aparecer como
la entrada predefinida.

9.

Especifique o seleccione nmeros de artculo, unidades de medida y cantidades de artculo para el pedido. Para ver lneas adicionales de informacin
para cada artculo, seleccione el botn Ocultar o Mostrar al lado de los precios totales.

Ocultar o Mostrar el detalle de lnea

de Artculo

Cumplimiento de Polticas de Venta (Descuentos de Artculos, generacin y Aplicacin de Bonos)

Descuento en Ventas

Ingreso de Descuento por lnea de articulo

Abre la ventana
de Descuento del
artculo

Dependiendo de la poltica s e cargara

el % de descuento correspondiente
para el articulo seleccionado, caso
contrario le permitir ingresar el dscto.
Correspondiente

Ingreso de Descuento por bono Cash

El bono o cash Colineal es un billete de descuento que se entrega al cliente por su compra cuando cumple
ciertas condiciones segn poltica de ventas:
Para aplicar un bono Colineal en un documento de venta debemos tener el bono a aplicar en la mano, ya que
antes de guardar el documento el bono debe estar aplicado caso contrario si guarda o imprime el documento
sin aplicar el bono, el sistema validara si cumple con la poltica de ventas y generara otro bono Colineal, luego
de esto el sistema no le permitir aplicar el bono a un documento que tiene un bono generado.
Para aplicar un bono debemos pulsar el botn (Cash Colineal) que est situado alado de los totales del
documento como se muestra en la grfica inferior.

Aplicar Cash Colineal

Al pulsar el botn Cash Colineal aparecer una ventana en donde consta el listado de bonos Colineal que se
encuentran generados en el sistema y nos permite buscar el bono a aplicar digitando el apellido o nmero de
identificacin del cliente.

Para aplicar el bono debemos seleccionarlo dando clic en el campo Pago del listado y lo sealamos con un
visto al seleccionarlo se nos muestra una ventana en donde debemos digitar la clave impresa en el bono,
pulsamos aceptar y se cargara el valor del bono al documento.

(Anexo1) Detalle de Bono Cash

Validado el bono se
mostrara seleccionado.

Una vez aplicado el bono el valor de descuento se mostrara en el campo Dto.comercial del documento de
venta como en la siguiente grafica

- Facturacin de Anticipos y Registro de Cobros a Clientes (MCP).

Facturacin de Anticipos

Datos generales
cabecera

tem Anticipo

Por el valor del pago parcial o total de la venta, se genera una factura por valor, en la cual se har uso de un tem de
tipo servicio, en donde la descripcin indicara que se pag por el pedido.
ITEM: 00ANTICIPOVENTA
DESCRIPCION: Anticipo de pago de pedido PDBL00004848
Este articulo generara los impuestos correspondientes pero no altera los inventarios.
Registro de Cobros a Clientes:
Para registrar un cobro de clientes nos vamos al men transacciones >> tesorera >> Recibos

Se abre la ventana de Entrada de Recibos: en donde se debe elegir el tipo/secuencia de ingreso

correspondiente a la tienda en donde se haga el cobro:

En el campo id. De Cliente digitamos el nmero de identificacin del cliente o lo podemos buscar desde la lupa
ubicada a la do del campo. Al validar el valor ingresado se cargara el nombre del cliente.

Pulsamos la tecla TAB y nos ubicamos en referencia en donde aparecer la pantalla de listado de pedidos pendientes del cliente
ingresado, se debe elegir el pedido o documento que se est cancelando como mximo 2 documentos por cuestiones de longitud de
campo.
Despus de seleccionar los documentos pulsamos el botn aceptar

Luego pulsamos el botn Medio de Cobro para ingresar la informacin detallada del cobro del cliente:

En la ventana Entrada de medios de cobro debemos ingresar la informacin relacionada con el detalle del cobro :
Id de Medio de cobro: con cheque a la Vista, cheque postfechado, tarjeta de Credito y efectivo
Id. De Cuenca bancaria: aqu escogemos la caja a la que afecta el cobro .
Monto del Pago: digitamos el valor de ese cobro
Num. De Documento: digitamos el nmero del cheque.
N de cuenta del titular: aqu es el nmero de la cuenta bancaria a la cual pertenece el cheque.

El buscar los medios de cobro se listaran todos los que se encuentren activos dentro de la empresa para cada
tipo de cobro.

Al seleccionar el tipo de cobro se activaran los campos necesarios: en el ejemplo se eligi uno de tipo tarjeta de
crdito, por lo tanto en el campo Num. De Documento: digitamos el nmero de la tarjeta de crdito que nos
entregue el cliente, y N de cuenta del titular: aqu es el nmero de la cuenta bancaria o cualquier dato
adicional.

Ingresamos tambin las fechas validas de la tarjeta como fecha de emisin y vencimiento.
Digitamos en el campo Monto del Pago: el valor del cobro que se hara a esa tarjeta.

Los campos Id. Impuesto firmante y comentario no son obligatorios los puede utilizar para almacenar
informacin que se crea conveniente.
Verificamos que la informacin sea la correcta y pulsamos el botn insertar >> ubicado en la parte inferior
izquierda y la informacin se agregara al listado del detalle como se muestra a continuacin

Registro de efectivo, o cheque: si en el medio de cobro elegimos un medio de efectivo, cheque a la vista o
posfechado, se activar el campo Id. De Cuenca bancaria: en donde escogemos la caja a la que afecta el cobro,
en este lisrtaod se mostraran todas las chequeras/cuentas activas .

Se seleccin la cuenta correspondiente y se ingresan los dems campos solicitados. Verificamos los datos y
pulsamos Insertar>> para que se agregue al detalle

Una vez ingresada toda la informacin necesaria podemos ver que en la parte superior de la ventana nos
muestra el valor total del cobro. Campo: Monto en moneda Funcional, as como tambin el tipo en ingreso de
caja y numero de documento que seleccionamos al inicio. Pulsamos el botn aceptar y nos regresamos la
ventana de inicio donde podemos contabilizar le cobro registrado.

Notas de Crdito por Anticipos

El Dpto. de Logstica cuando FACTURE el pedido a ser entregado (PREVIA AUTORIZACION) deber tambin hacer la
emisin de una NOTA DE CREDITO que afecte a la(s) facturas por valor emitidas, de esta manera la facturacin del pedido
regulariza el inventario y la nota de crdito regulariza las facturas por valor

Esta nota de crdito debe originarse de la factura por valor emitida ..

Anexo 1:
Generacin Bono Cash:
Al momento de guardar o imprimir el documento de venta el sistema validara la generacin del bono Colineal y si est
dentro de la poltica activa mostrara la siguiente ventana

Imprimir el bono

Desde esta ventana podemos imprimir el bono pulsando el botn con el grafico de la impresora o guardarlo para
imprimirlo ms tarde desde el botn (guardar / salir)
Si seleccionamos imprimir se mostrara un documento con el detalle del bono generado, donde lo podemos imprimir y
entregar al cliente.

Consultar un cash

Para buscar un bono Colineal o saber si el cliente tiene otros bonos generados o el estado de estos (anulados, aplicados,
caducados) nos vamos a la consulta de documentos de ventas y pulsamos el botn (Cash_colineal)

En esta ventana se mostrara el listado de los bonos generados en el sistema y la informacin de los mismo , los podemos buscar
por nmero de bono, nombre del beneficiario y numero de documento de venta que lo origino..
Cuando hayamos encontrado el bono que queremos, damos clic sobre el nmero y se activara la ventana DATOS GENERALES.

Desde la ventana de DATOS GENERALES podemos ver toda la informacin del bono como su estado, documento que lo
genero y si esta aplicado la informacin del documento en donde se lo aplico.
Desde esta ventano lo podemos imprimir , y los usuarios administrador podrn modificar el estado de impresin, fechas
de caducidad o eliminar el documento..