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GUIA ASISTENCIAL
RECEPCION
TECNICA
ADMINISTRATIVA
DE
MEDICAMENTOS
GPMASSF001-2
V2
BOGOTA, D.C. - 2013
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION Y JUSTIFICACION..3
2. OBJETIVO.4
3. ALCANCE... 4
4. DEFINICIONES Y SIGLAS...4
4.1. TECNICO DE FARMACIA
4.2. TECNICO DE ALMACEN
4.3. QUIMICO FARMACEUTICO
4.4. BODEGA CENTRAL
4.5. DEFECTO CRTICO
4.6. DEFECTO MAYOR
4.7. DEFECTO MENOR
4.8. TRAZABILIDAD
4.9. RECALL
5.
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INTRODUCCION Y JUSTIFICACION
El sistema de calidad debe asegurar que las condiciones del almacenamiento se cumplen en todo
momento inclusive en el trasporte asegurando que no se cause contaminacin con otros productos,
que los productos devueltos al almacn tienen asignado un lugar y se almacenan en reas seguras.
Otro atributo del sistema debe ser la trazabilidad, la cual permitir encontrar cualquier producto
defectuoso. Adems, debe existir un procedimiento efectivo de recogida del producto del mercado
(recall).
La poltica del Servicio Farmacutico est identificada con la calidad tcnica del medicamento, por lo
que en el plan de compras se debe establecer gasto institucional de los mismos teniendo como
prioridad la calidad de stos en la seleccin de los proveedores.
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OBJETIVO
Describir detalladamente el control de las caractersticas tcnicas sobre los medicamentos e insumos
medico quirrgicos y odontolgicos que ingresen al Hospital y/o a los Centros de Atencin CAMI
Nazareth y UPA San Juan, verificando que cumplan con las condiciones comerciales y tcnicas
establecidas.
ALCANCE
Nazareth, UPA San Juan y al Tcnico de la Bodega Central junto con el Qumico Farmacutico
responsable del Servicio Farmacutico. Comprende bsicamente actividades en el recibo e ingreso, la
recepcin de medicamentos en la Bodega Central, y en cada una de las farmacias del Hospital
Nazareth.
Inicia con la verificacin del cumplimiento de las caractersticas de los insumos, medicamentos y
elementos medico quirrgicos al ingresar al almacn y termina con la aceptacin, almacenamiento y
distribucin en los centros de atencin.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
DEFECTO CRTICO:
Defecto que puede producir condiciones peligrosas o inseguras para quienes usan o mantienen el
producto. Es tambin el producto que puede llegar a impedir el funcionamiento o normal desempeo,
de una funcin importante de un producto y de la cual depende la seguridad personal .El producto no
es utilizable.
DEFECTO MAYOR
Defecto que sin ser critico, tiene la probabilidad de ocasionar una falla o de reducir materialmente la
utilidad de la unidad para el fin que se destine. La utilidad del producto se reduce en forma
considerable.
Elaboro: Mara Victoria Mora Izquierdo - Responsable del Servicio Farmacutico
Reviso: Leonardo Garzn L. Subgerente de Servicios de Salud
Aprob: Eliana Ivont Hurtado Seplveda - Gerente
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DEFECTO MENOR:
Defecto que reduce muy poco la utilidad para el fin a que esta destinada, o que produce una
desviacin de los requisitos establecidos, con pequeo efecto reductor sobre el funcionamiento o uso
eficaz de la unidad. La utilidad del producto se ve muy poco reducida
RECALL Procedimiento efectivo de recogida del producto del mercado.
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Ser caracterstica del Servicio Farmacutico estar conformado fsicamente por una Bodega Central y
una Farmacia en cada Centro de atencin, con recurso humano idneo, por un Tcnico de Almacn y
un Tcnico de Farmacia o Tecnlogo en Regencia de farmacia en cada una de las Farmacia y un
Qumico Farmacutico como responsable del Servicio Farmacutico.
Las disposiciones bsicas del manejo de las Farmacias se fundamentan en caractersticas propias de
las mismas (ver Documento Referencia: RMAS004 Servicio Farmacutico), con condiciones ptimas
de aseo y limpieza, ubicacin de las reas pertinentes dentro del Almacn y de cada Farmacia para
su correcto funcionamiento con medicamentos controlados, medicamentos no controlados, insumos
medico-quirrgicos, cuarentena, fechas de vencimiento, condiciones ambientales de humedad relativa
y temperatura, ubicacin de medicamentos por orden alfabtico e identificacin y registros
respectivos.
El Hospital a travs de este instructivo establecer los criterios para la toma de decisiones respecto a
la recepcin tcnica de medicamentos en lo que tiene que ver con lotes, fechas de vencimiento de los
mismos, registro INVIMA, caractersticas fsicas de los medicamentos teniendo como prioridad la
calidad de estos, en el momento de el recibo por parte del Hospital, o de las farmacias en cada uno de
los centros de atencin CAMI, UPA.
As mismo el seguimiento de las polticas del Servicio Farmacutico establecidas por el Hospital
Nazareth, para su cumplimiento de acuerdo a lo descrito en la gua correspondiente.
En caso que algn insumo, medicamento o elemento medico quirrgico no cumpla las condiciones
iniciales de compra o las establecidas en la matriz de servicio o producto no conforme, se debe
registrar y cumplir con las acciones all descritas, con el fin de evitar su uso no intencional.
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Recibir los medicamentos, e insumos medico quirrgicos, del proveedor y Verificar que traigan
consigo su (s) correspondiente(s) factura (s), remisin documento para tal fin.
Ubicar la Orden de Pedido Compra correspondiente y confrontarla con la Factura, o
remisin, en los centros de atencin, se verifica contra la orden de pedido emitida por el respectivo
centro que haya coincidencia l con el producto solicitado, en las cantidades requeridas.
Comparar que el producto relacionado en la Factura coincida con el producto fsico ingresado.
Realizar la recepcin tcnica y registrar en el formato de Recepcin Tcnica Administrativa: el
nombre genrico del medicamento, concentracin, la presentacin, forma farmacutica, el nmero de
lote, la fecha de vencimiento, el registro INVIMA la cantidad de unidades recibidas.
Si la entrega presenta diferencias respecto a medicamentos y/o las cantidades, debe reportarse
inmediatamente al Qumico Farmacutico a cargo, quien empleara su criterio para aceptar rechazar
la entrega, adems registrar en la parte inferior del formato si la entrega fue a satisfaccin segn la
Orden de Pedido Compra, si la cantidad entregada fue mayor o menor, y si el valor facturado fue
mayor o menor, en el recibido del proveedor .
Se debe verificar que cada producto cumpla con los requisitos tcnicos establecidos, para ello,
de cada uno de los productos se debe realizar un muestreo aleatorio, el cual se realizara de la
siguiente manera:
En la Tabla # 1, ubicar el intervalo al que corresponde el Tamao del Lote recibido e identificar
la letra correspondiente en el Nivel de Inspeccin General.
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Tabla # 1.
Letra clave del tamao de la muestra
NIVEL DE
TAMAO DEL
INSPECCIN
LOTE
GENERAL (I)
28
A
9 15
A
16 25
B
26 50
C
51 90
C
91 150
D
151 280
E
281 500
F
501 1200
G
1201 3200
H
3201 10000
J
100001 35000
K
35001 150000
L
150001 500000
M
500001 mas
N
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CODIGO GPMASSF001-2
LETRA
CLAVE
A
B
C
D
E
F
G
H
J
K
L
M
N
P
Q
R
TAMAO
DE LA
MUESTRA
Tabla # 2.
Planes de muestreo para inspeccin normal
Ninel Aceptable de
Calidad (Inspeccin
Normal)
1.5 %
2
3
6
8
13
20
32
60
80
125
200
315
500
800
1250
2000
Acepto
0
0
0
0
0
1
1
2
3
5
7
10
14
21
21
21
Rechazo
1
1
1
1
1
2
2
3
4
6
8
11
15
22
22
22
Una vez determinado el tamao de la muestra, las unidades necesarias sern extradas del lote
de manera aleatoria (no tomar unidades cercanas), y se revisaran los parmetros tcnicos del
producto indicados a continuacin:
Solo se verificaran los parmetros que apliquen al producto.
C = Cumple
NC = No Cumple
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CODIGO GPMASSF001-2
1. RECEPCION TECNICA
NC
2. ROTULACION
2.1. Ausencia de nombre genrico, numero de registro
sanitario, laboratorio fabricante, numero de lote, fecha
de expiracin, formulacin del producto, cantidad o
volumen.
2.2. Ausencia de las condiciones especiales de
almacenamiento cuando el producto as lo requiera
Ejemplo: (conservarse bajo refrigeracin).
2.3. Ausencia de la va de administracin para
soluciones y polvos parenterales.
CRITICO
MAYOR
MENOR
X
X
CRITICO
CRITICO
MAYOR
MAYOR
MENOR
MENOR
X
X
CRITICO
MAYOR
6. ENVASE PLASTICO
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CRITICO
MAYOR
MENOR
MENOR
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CODIGO GPMASSF001-2
7. TUBOS COLAPSIBLES
CRITICO
MAYOR
MENOR
CRITICO
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MAYOR
X
X
MENOR
CRITICO
MAYOR
MENOR
X
X
NC
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CODIGO GPMASSF001-2
NC
sobre
temperatura
de
FARMACUTICAS
LIQUIDAS
CRITICO
CRITICO
14. TABLETAS
CRITICO
MAYOR
MAYOR
MENOR
MAYOR
MENOR
MENOR
CRITICO
MAYOR
MENOR
X
X
X
16.
PREPARACIONES
SLIDAS
NO
ESTRILES POLVOS Y GRANULADOS
16.1. No se dispersan fcilmente (polvos para
suspensin).
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CODIGO GPMASSF001-2
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CRITICO
MAYOR
MENOR
Si el producto es rechazado, se debe enviar un informe al proveedor para que tome las medidas
necesarias y realice el cambio del respectivo producto.
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CODIGO GPMASSF001-2
ETAPA
Recibir los medicamentos, e insumos medico quirrgicos,
del proveedor y Verificar que traigan consigo su (s)
correspondiente(s) factura (s), remisin documento para
tal fin.
Ubicar la Orden de Pedido de Compra correspondiente
y confrontarla con la Factura, o remisin; en los centros
de atencin, se verifica contra la orden de pedido emitida
por el respectivo centro, la coincidencia con el producto
solicitado y en las cantidades requeridas.
RESPONSABLE
Tcnico de Almacn.
Tcnico Auxiliar Farmacia para la
recepcin en las farmacias de los centros
Tcnico de Almacn.
Tcnico Auxiliar Farmacia para la
recepcin en las farmacias de los centros
Qumico Farmacutico,Tcnico Auxiliar
Farmacia para la recepcin en las
farmacias de los centros
10 Seguimiento y verificaciones
Qumico Farmacutico
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CODIGO GPMASSF001-2
Inicio
1.
2.
Entrega
medicamentos
farmacias
Compra , Recepcin
medicamentos
.
TBC y Q.F
3.
Recepcin
de
los
medicamentos por parte de
farmacias registro en formato
de
a
TBC
T.A.F.
A
A
4. Verificacin
cumplimiento
caractersticas
organolpticas
T.A.F.
de
de
5. Ubicacin en la
farmacia
de
acuerdo
a
lo
establecido.
6
Devolucin o
cambio
de
medicamentos si no
cumplen, registrar en
producto no conforme
7.
Devolucin
medicamentos
proveedor para
cambio
de
al
su
Q.F.
T.A.F.
T.A.F.
8.
Seguimiento
verificaciones
9.
FIN
Q.F.
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9. REAS INVOLUCRADAS
Este procedimiento aplica para todo el servicio Farmacutico del Hospital Nazareth E.S.E. I Nivel, es
decir, Bodega Central, Farmacias de CAMI Y UPA y sus respectivos tcnicos responsables
10. SEGURIDAD
Todo el personal del Hospital tiene acceso a la consulta del Instructivo para verificar el procedimiento
a seguir en la toma de decisiones en lo que tiene que ver con la recepcin tcnica las fechas de
vencimiento de los medicamentos.